Onnistu työvoiman hallintajärjestelmän käyttöönotossa Pikaopas kivuttomampaan järjestelmäprojektiin
Sisällysluettelo Johdanto Huolellinen suunnittelu varmistaa toimivan järjestelmäprojektin 11 askelta onnistumiseen 1. Nimeä työvoimanhallinnan järjestelmäprojektin kokoonpano 2. Tavoitteet ja aikataulu ohjaavat käyttöönottoprojektia 3. Esiselvityksellä taustatiedot kartalle 4. Hyvin suunniteltu käyttöönottoprojekti on lähes puoliksi tehty 5. Koulutukset varmistavat onnistuneen käyttöönoton ja sitouttavat henkilöstöä 6. Vastaako järjestelmä sovittua toteutusta? 7. Uusi ja vanha järjestelmä rinnakkain 8. Testaa pilottina, laajenna käyttö vasta sen jälkeen 9. Ongelmia horisontissa, mitä tehdä? 10. Dokumentoi Työvoimanhallinnan käsikirja 11. Riskienhallinta takaa levolliset yöunet Ammattitaitoinen järjestelmäkumppani varmistaa onnistuneen käyttöönottoprojektin Onnistu työvoiman hallintajärjestelmän käyttöönotossa 2
Johdanto Viime vuosina mediassa on ollut useita uutisia siitä, kuinka epäonnistunut järjestelmän käyttöönotto on rampauttanut pahimmillaan koko yrityksen liiketoiminnan; Oriola ei pystynyt toimittamaan elintärkeitä lääkkeitä, Tikkurilan tulos notkahti 15 miljoonaa epäonnistuneen toiminnanohjausjärjestelmän käyttöönoton myötä eikä VR pystynyt myymään lippuja epäonnistuneen järjestelmäpäivityksensä vuoksi. Usein järjestelmän käyttöönottoprojektit ovat osoittautuneet myös valtavasti suunniteltua kalliimmiksi, kuten tapauksissa, joissa Lidl pysäytti 500 miljoonan euron SAP-hankkeensa, kirkon IT-uudistuksen myötä kulut nousivat 4 miljoonalla tai jossa Espoon SAP-järjestelmähankintaan tuhlaantuikin miljoonia suunniteltua enemmän. Olipa kyseessä minkä tahansa järjestelmän käyttöönotto, sen on aina ensisijaisesti oltava toiminnan kehittämistä ja toimintatapojen muuttamista ja vasta toissijaisesti tietojärjestelmähanke. Esimerkiksi uuden työvuorosuunnitteluohjelmiston käyttöönotossa kyse ei ole pelkästä työvuorosuunnittelusta, vaan kokonaisvaltaisesta työvoiman hallinnan ohjauksesta. Pelkkä tietojärjestelmän toimittaminen ei siis riitä, vaan kumppanuuden tavoitteena on parantaa organisaation tuottavuutta. Uuden järjestelmän käyttöönottoon tarvitaan aitoa ja rehellistä kumppania, joka pystyy ymmärtämään asiakkaan kokonaisprosessin sekä uskaltaa tarvittaessa liputtaa sellaiset asiat, jotka vievät väärään suuntaan pois liiketoiminnan edun ajamisesta. Tähän oppaaseen olemme koonneet parhaat ohjeemme siihen, kuinka työvoiman hallintajärjestelmä otetaan käyttöön onnistuneesti. Toivottavasti oppaasta on sinulle paljon iloa ja hyötyä! Onnistu työvoiman hallintajärjestelmän käyttöönotossa 3
Huolellinen suunnittelu varmistaa toimivan järjestelmäprojektin 11 askelta onnistumiseen Projektit ja muutos ovat osa jokaisen organisaation arkea. Järjestelmäprojektien läpi vieminen on haastava kokonaisuus, joka vaatii monen eri osa-alueen hallintaa, tarkkaavaisuutta ja nopeaa reagointia. Oli tavoitteenasi sitten yhtenäistää organisaatiosi toimintamalleja, lisätä avoimuutta, tehostaa työvuorosuunnittelua tai parantaa henkilön osaamisen ja tehtävän vaatimusten yhdistämistä, kannattaa järjestelmäprojekti suunnitella ja toteuttaa huolellisesti. Näitä vinkkejä noudattamalla varmistat, että järjestelmäprojektisi sujuu mahdollisimman kivuttomasti. Onnistu työvoiman hallintajärjestelmän käyttöönotossa 4
1. Nimeä työvoimanhallinnan järjestelmäprojektin kokoonpano Jotta järjestelmän käyttöönottoprojekti lähtisi mahdollisimman sujuvasti käyntiin, kannattaa ihan aluksi varmistaa että mukana on sellainen kokoonpano ihmisiä, joiden osaaminen ja valtuudet vastaavat projektin tavoitteita. Tässä muutamia esimerkkejä siitä, ketä omasta organisaatiostasi sekä järjestelmäkumppanin kokoonpanosta ainakin kannattaa olla mukana, jotta järjestelmän käyttöönottoprojekti onnistuisi mahdollisimman hyvin: Oman organisaatiosi kokoonpano Rooli Projektipäällikkö Vastuualue Kokenut IT-projektijohtamisen ammattilainen, joka mielellään tuntee omaa organisaatiotaan sekä sen toimintatapoja Palkka-asiantuntija Organisaation palkanlaskennasta vastaava asiantuntija, joka tuntee oman organisaationsa palkanmaksun sekä sen käytännön sovellutukset, kuten työehtosopimusten tulkinnan Työvuorosuunnittelun asiantuntija Organisaation työvuorosuunnittelusta tai sen osasta vastaava asiantuntija, joka tuntee oman organisaationsa työvuorosuunnitteluprosessit Pääkäyttäjä Vastaa projektin jälkeisestä järjestelmän sisäisestä tuesta sekä poikkeamien raportoinnista toimittajalle. Pääkäyttäjä koulutetaan projektin aikana, joten hänen roolinsa on merkittävä jo projektissa. Onnistu työvoiman hallintajärjestelmän käyttöönotossa 5
Järjestelmäkumppanin kokoonpano Rooli Ohjausryhmä Vastuualue Vastaa projektin omistajuudesta sekä ohjaa projektipäälliköitä. Ohjausryhmä tekee päätökset projektin vaiheiden välillä siirtymisestä ja mahdollisista muutoksista. Projektipäällikkö Suunnittelee, seuraa ja ohjaa, että asiat tehdään oikein ja ajallaan Asiantuntijat Vastaavat projektin työpajoista sekä toteutuksista järjestelmään Projektipäälliköiden tehtävät Projektipäälliköiden tehtäviin kuuluu oman organisaationsa osalta: Vastata projektin suunnittelusta Varata osaavat resurssit projektisuunnitelman mukaisesti Käynnistää ja seurata projektin tehtävät Toimia projektipäällikön yhteyshenkilönä Vastata projektin dokumentaatiosta sovitulla tavalla Olla tietoinen omien organisaatioidensa osalta mahdollisista resurssipuutteista, kehitystarpeista, viiveistä ja raportoida niiden vaikutuksista välittömästi toista projektipäällikköä Osallistua viikkopalavereihin ja ohjausryhmän kokouksiin Kommunikoida ja tiedottaa niin sisäisesti kuin ulkoisesti Onnistu työvoiman hallintajärjestelmän käyttöönotossa 6
Pääkäyttäjän tehtävät Tärkeimpiä pääkäyttäjän tehtäviä ovat: Organisaation sisäinen tuki käyttäjien tuki- ja ongelmatilanteissa Tukipyyntöjen tekeminen kumppanille tarvittaessa Käyttäjien tiedottaminen uusista ominaisuuksista ja esimerkiksi käyttökatkoista Järjestelmän yleisten ohjaustietojen/parametrien ylläpito Käyttäjäkoulutukset Yhteistyö kumppanin kanssa sovelluksen toimivuuden ja kehittämisen osalta Organisaation sisäisen käyttöoppaan laatiminen ja ylläpito Järjestelmän käyttäjätunnusten ylläpito Roolituksen lisäksi kiinnitä huomiota näihin: 1. Varaa projektiryhmälle riittävästi työaikaa projektityöhön. Jos projekti tehdään oman toimen ohessa, yleensä joko oma työ tai projekti kärsii. 2. Sitouta projektin eri sidosryhmät: johto, työvuorosuunnittelijat, esimiehet, henkilöstö jne. Tavoitteiden määrittely yhdessä sekä yhteisten hyötyjen korostaminen auttaa sidosryhmiä uuden omaksumisessa. 3. Muista viestiä aktiivisesti projektin tavoitteista ja etenemisestä niin projektiryhmän sisällä kuin sen ulkopuolellakin. Osallista mahdollisimman paljon koko henkilöstöä mukaan muutokseen. Onnistu työvoiman hallintajärjestelmän käyttöönotossa 7
2. Tavoitteet ja aikataulu ohjaavat käyttöönottoprojektia Kunnollisten tavoitteiden kuvaamatta jättäminen on usein yksi kynnyskysymyksistä siinä, onnistuuko käyttöönottoprojekti vai ei. Sen vuoksi jo ennen projektin alkamista kannattaa asettaa ja kuvata kunnolla ne tavoitteet, jotka ohjaavat koko projektitiimin tekemistä. Paitsi selkeät tavoitteet, myös aikataulu on syytä suunnitella mahdollisimman tarkasti ja realistisesti ennen projektin aloittamista. Totuudenmukainen aikataulu auttaa koko projektitiimiä suoriutumaan paremmin. Työvoiman hallintajärjestelmästä puhuttaessa hyviä tavoitteita voisivat olla esimerkiksi: Toimintamallien yhtenäistäminen Henkilökunnan liikkuvuuden lisääminen Henkilön osaamisen ja tehtävän vaatimusten parempi linkittäminen Nopeampi reagointi päivittäisiin muutoksiin Työvuorosuunnitteluun käytetyn ajan vähentäminen Raportoinnin tehostaminen Ylitöiden vähentäminen Avoimuuden ja työtyytyväisyyden lisääminen Sairauspoissaolojen vähentäminen Yhdenmukainen TES-tulkinta Onnistu työvoiman hallintajärjestelmän käyttöönotossa 8
3. Esiselvityksellä taustatiedot kartalle Käyttöönoton ä pienentää huomattavasti kattava esiselvitys. Esiselvityksessä käydään läpi muun muassa: Organisaation nykytila Organisaation tavoitetila Työvuorosuunnittelun prosessit Työvuorosuunnittelun järjestelmäkokonaisuus Organisaation käyttöönottovalmius uudelle järjestelmälle Esiselvityksen lopputuloksena syntyvät suositukset käyttöönottoprojektiin sekä organisaation työvoimanhallinnan kehittämistoimenpiteisiin. 4. Hyvin suunniteltu käyttöönottoprojekti on lähes puoliksi tehty Esiselvityksen lopputuleman avulla kumppani esittelee projektin kulun sekä ohjeistaa suunnitteluvaiheen tehtäviin. Organisaatiosi tehtäväksi jää projektin suunnittelu valitsemallanne projektin kokoonpanolla toimittajan ohjeistuksen perusteella ja tukemana. Suunnitelmien pohjalta tehdään yhdessä käyttöönottoprojektin projekti- ja työsuunnitelmat järjestelmäkumppanin tarjoamiin dokumenttipohjiin. Tämän jälkeen aikataulutetaan tarvittavat työpajat. Onnistu työvoiman hallintajärjestelmän käyttöönotossa 9
5. Koulutukset varmistavat onnistuneen käyttöönoton ja sitouttavat henkilöstöä Työvoiman hallintajärjestelmä koskettaa usein koko henkilöstöä. Siksi on järkevää nimetä organisaatiostanne henkilöstön kokoon nähden sopiva määrä järjestelmän pääkäyttäjiä. Kumppani kouluttaa pääkäyttäjät työpajoissa ja samalla kuvataan järjestelmään tarvittavat yrityskohtaiset tiedot, kuten henkilöt, organisaatio ja työvuororakenne. Suositeltu koulutettavien järjestelmän käyttäjien määrä on 2-4 henkeä, joista yksi on ns. pääkäyttäjä. Suosittelemme, että koulutukset pidetään koko päivän työpajoina. Työpajatyöskentely on hyväksi todettu, intensiivinen tapa perehdyttää niin pääkäyttäjä kuin muutkin käyttäjät järjestelmän saloihin. Ripeän käyttöönottoprojektin edellytyksenä on, että työpajojen välillä osallistujat tekevät myös kotitehtäviä. Koulutusten välillä on hyvä pitää sisäisiä työpajoja, joissa käyttäjät harjoittelevat ja kuvaavat tietoja järjestelmään yhdessä. Koulutukset ja parametrointi (esimerkki kulusta) Järjestelmän esittely Suunnittelun taustatiedot Alakohtaiset konfiguraatiot Asiakkaan sisäinen työpaja Jaksosuunnittelu Asiakkaan sisäinen työpaja Asiakkaan ennakkotehtävät Päivittäismuutokset ja työajan seuranta HWFM Widgetit Raportit Lisämoduulit Muut avoimet asiat Asiakkaan sisäinen työpaja Pääkäyttäjäkoulutus Asiakkaan sisäinen työpaja Testauksen ja pilotoinnin valmistelu Esimerkki koulutuksen kulusta ja kotitehtävistä. Onnistu työvoiman hallintajärjestelmän käyttöönotossa 10
6. Vastaako järjestelmä sovittua toteutusta? Varmistakaa järjestelmäkumppanin kanssa niin kutsutun hyväksymistestauksen avulla, että järjestelmä vastaa sovittua toteutusta ja järjestelmän kaikki toiminnot ovat virheettömiä. Yrityksen kannattaa itse laatia testaussuunnitelma ja testitapaukset sekä tämän jälkeen suorittaa testaus ja dokumentoida se. Kun olette yhdessä järjestelmäkumppanin kanssa hyväksynyt testauksen tulokset, voidaan siirtyä järjestelmien rinnakkaiskäyttöön. 7. Uusi ja vanha järjestelmä rinnakkain Tässä vaiheessa kannattaa vielä kerran varmistaa, paraneeko vaihtamalla! Käytä rinnakkain vanhaa ja uutta järjestelmää valitulla osastoilla tai toimipaikoilla. Tee suunnitelma, miten järjestelmiä käytetään rinnakkain ja dokumentoi se huolella. Tämä vaihe on erityisen tärkeä, sillä rinnakkaiskäytöllä varmistetaan esimerkiksi palkkatulkinnat (usein työvoiman hallintajärjestelmissä on tämä ominaisuus) ja toimintamallit. Rinnakkaiskäytön tulokset käsitellään yhdessä järjestelmäkumppanin kanssa ohjausryhmässä. Kun rinnakkaiskäyttö on hyväksytty, voidaan siirtyä pilottiin. 8. Testaa pilottina, laajenna käyttö vasta sen jälkeen Pilotoinnilla tarkoitetaan järjestelmän käyttöönottoa valitussa pienessä osassa. Pilotoinnin tarkoituksena on varmistaa oikealla aineistolla, että järjestelmä ja prosessit toimivat myöhemmin myös laajemmalla käyttäjäryhmällä. Onnistu työvoiman hallintajärjestelmän käyttöönotossa 11
Pilotointikäyttö tehdään aina tuotantoympäristössä. Pilotoinnin suunnittelun sekä pilotin läpiviennin ja dokumentoinnin vastuu on omalla organisaatiollasi. Pilotoinnin tulokset hyväksytään yhdessä järjestelmäkumppanin kanssa ohjausryhmässä. Tämän jälkeen projekti voidaan päättää ja voitte siirtyä käyttöönoton laajennukseen muille toimipaikoille. 9. Ongelmia horisontissa, mitä tehdä? Käyttöönottoprojektin aikana järjestelmäkumppani on kouluttanut teille pääkäyttäjiä, jotka toimivat yrityksenne sisäisenä tukena ja turvana. Varmistakaa kumppanin kanssa, että myös pääkäyttäjillä on jatkossa tuki ja turva toimittajan puolelta. Käykää läpi myös mitä tukipalvelu sisältää, miten toimittajaan otetaan yhteyttä ongelmatilanteissa ja missä ajassa toimittaja palaa asiaan. Esimerkiksi Visma Numeron WFM -järjestelmän ongelmatilanteissa pääkäyttäjä voi laittaa tukipyynnön tai vikailmoituksen JIRA-tehtävienhallintajärjestelmän kautta. 10. Dokumentoi Työvoimanhallinnan käsikirja Projektin aikana järjestelmän sisäiset käyttöohjeet ja toimintamallit kannattaa kuvata työvoimanhallinnan käsikirjaan tai muuhun vastaavaan dokumenttiin tai dokumentteihin. Käsikirjaa varten kannattaa kysäistä järjestelmäkumppanilta valmiita dokumenttipohjia ja pyytää neuvoa yleisimpiin aihealueisiin ja asioihin, jotka on hyvä mallintaa. Aihealueita voivat olla esimerkiksi työvoiman hallinnan ja oman organisaation käsitteet, henkilötietojen ylläpito, toiveiden esittämisen ja hyväksymisen yhteiset käytännöt, työvuorosuunnittelu- ja palkanmaksuprosessien aikataulut sekä järjestelmään liittyvä tukimalli. Onnistu työvoiman hallintajärjestelmän käyttöönotossa 12
11. Riskienhallinta takaa levolliset yöunet Riskienhallinnan avulla pyritään havaitsemaan ja ehkäisemään käyttöönottoprojektin onnistumista vaarantavat t. Seuraa etenemistä jatkuvasti ja vertaa lopputuloksia projektissa asetettuihin tavoitteisiin. Pyri ennakoimaan mahdolliset toimenpiteitä vaativat asiat ja reagoi niihin välittömästi. Esimerkiksi nämä t kannattaa ottaa huomioon: Resurssien ylikuormittuminen Toimintamallien muutokset Tiedonkulun haasteet Epärealistiset aikataulut Resurssien substanssiosaaminen ja projektinhallintataidot Visma Numeron WFM-käyttöönottoprojekteissa käytämme en seurantamenettelyä, jonka avulla seuraamme projektin aikaisia riskejä aktiivisesti. Riskien merkittävyyttä arvioidaan seuraavasti: Todennäköisyys Vähäinen Mahdollinen Todennäköinen Kohtalainen Vähäinen Merkityksetön Merkittävä Kohtalainen Vähäinen Sietämätön Merkittävä Kohtalainen Vähäinen Haitallinen Vakava Vaikutus Onnistu työvoiman hallintajärjestelmän käyttöönotossa 13
Ammattitaitoinen järjestelmäkumppani varmistaa onnistuneen käyttöönottoprojektin Parhaimmat järjestelmäprojektit syntyvät usein yhteistyössä ulkopuolisen asiantuntijan kanssa. Visma Numeron WFM on markkinoiden johtava pilvipohjainen ratkaisu, joka auttaa organisaatioita kohti tehokkaampaa työvoiman hallintaa. Tarjoamme työkalut kokonaisvaltaiseen henkilöstöresurssien hallintaan työvuorosuunnittelusta työvuorolistan jälkeisiin muutoksiin, palkan mallinnukseen, tes-tulkintoihin ja johdon raportointiin. Visma Numeron WFM automatisoi prosesseja ja parantaa työtyytyväisyyttä huomioimalla muun muassa henkilöstön toiveet. WFM:n avulla varmistat asiakkaiden korkealaatuisen palvelun muuttuvissa tilanteissa. Numeron WFM:n hyödyt organisaatiollesi TEHOKKUUS Työn tuottavuuden parantuminen Ydintoimintoihin keskittyminen Hukka-ajan vähentyminen TYÖTYYTYVÄISYYS Lisääntynyt tasapuolisuus ja oikeudenmukaisuus Työvuorotoiveiden huomioiminen Henkilöstön osallistaminen LAATU Asiakastyytyväisyyden parantuminen Virheiden vähentyminen Potilasturvallisuuden lisääntyminen Henkilökustannustiedot hinnoittelua ja kustannuslaskentaa varten KUSTANNUSSÄÄSTÖT Alentuneet työvoimakustannukset Lyhytaikaisten poissaolojen väheneminen Työn tarpeen huomioiminen Onnistu työvoiman hallintajärjestelmän käyttöönotossa 14
Autamme mielellämme sinua työvoiman hallinnan käyttöönottoprojektissa. Ota yhteyttä, niin jutellaan lisää! Kari Haapakoski Asiakkuusjohtaja kari.haapakoski@visma.com +358 50 380 9990 Mika Alanen Workforce Management Specialist mika.alanen@visma.com +358 50 599 7409 Petteri Laine Senior Consultant petteri.laine@visma.com +358 50 464 0604