Pöytäkirja 4/2018 Anjalankosken srk-neuvoston kokous Kokousaika klo 17:00 (tauko 18.42 18.45) Kokouspaikka Inkeroisten seurakuntatalo, Terholantie 4 Osallistujat Murto Eija Lehtomäki Elina Korri Ritva Pesonen Risto Pokki Teuvo Raskinen Marjatta Raukko Jussi Suutari Tero Vainio Marja-Leena Varjola Liisa puheenjohtaja varapuheenjohtaja, kok.pj Varaet Heino Matti vara Kivi Pentti vara Poissa Jalo Erkki Riikonen Kyösti Tuomala Hannu Tähtinen Sanna Viljakainen Hannele Muut Raskinen Tuulikki kokouksen sihteeri
Pöytäkirja 4/2018 Sisällysluettelo 28 Kouvolan srky - Anjalankosken seurakuntaneuvosto - Kokoustiedot... 1 29 Talousarvion laadintaohjeet suunnitelmakaudelle 2019-2021... 2 30 Anjalankosken seurakunnan jumalanpalvelussuunnitelma ajalle 1.6. - 30.9.2018... 5 31 Kolehtisuunnitelma ajalle 1.6. - 30.9.2018... 6 32 Myllykosken kirkon laajennusprojektin suunnittelun tilanne... 7 33 Kasvatuksen tulevaisuustyöryhmän terveiset... 8 34 Kouvolan srky - Anjalankosken srk - Ilmoitusasiat... 9 35 Kouvolan srky - Anjalankosken seurakuntaneuvosto - Muut asiat... 10 36 Kouvolan srky - Anjalankosken seurakuntaneuvosto - Kokouksen päättäminen... 11
Pöytäkirja 4/2018 1 28 Kokoustiedot Kokouksen avaaminen Kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus Puheenjohtaja avaa kokouksen ja kirkkoherra pitää alkuhartauden. Kokous todetaan laillisesti kokoon kutsutuksi ja päätösvaltaiseksi. Kokous todettiin laillisesti kokoon kutsutuksi ja päätösvaltaiseksi Pöytäkirjantarkastajien ja ääntenlaskijoiden valinta sekä pöytäkirjantarkastus Pöytäkirja on valmis tarkastettavaksi sähköisesti torstaina 11.05.2018. Tarkastajat allekirjoittavat pöytäkirjan ennen seuraavan kokouksen alkua. Pöytäkirjantarkastajiksi ja ääntenlaskijoiksi ehdotetaan valittaviksi Tero Suutari ja Hannu Tuomala. Pöytäkirjantarkastajiksi ja ääntenlaskijoiksi valittiin Tero Suutari ja Hannu Tuomalan poissa ollessa tilalle valittiin Marja-Leena Vainio. Kokouksen työjärjestys lista hyväksytään kokouksen työjärjestykseksi. Hyväksyttiin esityslista kokouksen työjärjestykseksi seuraavin muutoksin: Poistetaan kohdasta 35 Muut asiat 1. Viranhaltijapäätökset ja lisätään 1. Seurakuntaneuvoston tulevaisuusseminaari 2. Vaalikuulutuksen julkaisu Kouvolan Sanomissa ja Keskilaaksossa sekä 3. Jussi Raukon terveiset kiinteistöpalvelujen johtokunnasta.
Pöytäkirja 4/2018 2 29 Talousarvion laadintaohjeet suunnitelmakaudelle 2019-2021 Diaarinumero Yhteisen kirkkovaltuuston on hyväksyttävä seurakuntayhtymän talousarvio sekä toimintaja taloussuunnitelma viimeistään edellisen vuoden joulukuussa (KJ 15.3). Talousarviossa sekä siihen liittyvässä toiminta- ja taloussuunnitelmassa hyväksytään toiminnalliset ja taloudelliset tavoitteet kolmeksi vuodeksi. Talousarvio on toiminta- ja taloussuunnitelman ensimmäinen vuosi. Talousarviovuosi (tilikausi) on kalenterivuosi. Talousarvio sekä toiminta- ja taloussuunnitelma on laadittava siten, että edellytykset tehtävien hoitamiseen turvataan (KJ 15.2). Kouvolan seurakuntayhtymän talous Kouvolan seurakuntayhtymän tulokset ennen tilinpäätöseriä ovat olleet ylijäämäiset edellisinä neljänä vuotena. Jäsenmäärä on vähentynyt seurakuntayhtymän aikana vuosittain ja talouskehitys on ollut viime vuosina heikkoa. Jäsenmäärän lasku vaikuttaa verotulojen heikkenemiseen takapainoisesti. Seurakuntayhtymä tarvitsee edelleen rakenteellisia muutoksia. Kustannusrakenteen tulee olla joustavampi toiminnan muutoksissa, määrän vähenemisestä aiheutuvia vaikutuksia seurakunnallisen toiminnan supistumiseen tulee hillitä ja kiinteistökantaa pitää pystyä vähentämään. Tasapainoinen ja terve talous turvaa parhaiten tulevaisuuden toimintaedellytykset. Aiempien vuosien myötätuuli taloudessa antaa hyvät mahdollisuudet tulevan suunnitteluun tässä edelleen niukkenevassa seurakuntatalouden tilassa. Laadinnan yleisohje Vastuukatteen jakoperusteet Yhteinen kirkkoneuvosto vahvistaa jaettavat vastuukatteet. Vastuukate jakautuu yhtymän ja seurakuntien kesken. Seurakuntien keskinäinen vastuukatteen jako perustuu väkilukuun. Seurakuntaneuvostot päättävät itsenäisesti vastuukatteen käytöstä seurakunnittain. Talousarviota laadittaessa tavoitteena on tasapainoinen talous, jossa vuosikate kattaa korvausinvestoinnit ja lainanlyhennykset sekä talousarvio osoittaa ylijäämää. Pyrkimys siirtää keittiötoimen kulut kokonaisuudessaan sitoviksi vastuukatetasolle ei ole toteutunut. Asiaan ei ole löydetty toimivaa ja oikeudenmukaista järjestelmää. Talousarvion laadintapohjissa keittiötoimen kulut ovat samalla sitovuus tasolla kuin aiempina vuosina. Talkootyön tukeminen Seurakunta voi tehdä jo sovitun talousarviossa olevan investoinnin tai muun työn talkoilla sopimalla siitä ensin asianomaisen yhtymän viranhaltijan kanssa (mm. kiinteistöpäällikkö, hautaustoimenpäällikkö). Talkootyöläisille tarjotaan ruoka ja kahvit. Talousarvioon nähden säästyneistä kuluista seurakunnalle maksetaan puolet hyvityksenä kestitys vähentäen. Tarjoamme näin seurakunnissa vapaaehtoisille uusia toimintamahdollisuuksia. Talkootyön valvontavastuu on yhtymällä. Henkilöstön kehittämissuunnitelma
Pöytäkirja 4/2018 3 Henkilöstön kehittämissuunnitelma laaditaan vuosille 2019 2021. Kehittäminen kattaa koulutuksen lisäksi mm. mentoroinnin ja työnohjauksen. Henkilöstöpalvelut antavat tarkemman ohjeistuksen työaloille. Toimintasuunnitelma Toimintasuunnitelman alussa esitetään seurakunnan / työalan pysyvä toiminta-ajatus. Toimintasuunnitelman hyvin asetettu tavoite täyttää seuraavat tunnusmerkit: tavoitteiden lukumäärä 3-5 perustuu seurakuntalaisten tarpeisiin ja odotuksiin sidoksissa aikaan (esim. kerrotaan toteutusaikataulu) esitetään mittari toteutumisen seuraamiseksi konkreettinen, yksiselitteinen, realistisesti saavutettavissa, arvioitavissa (ei ole tehtäväkuvaus) ohjaa toimintaa strategian toteuttamiseen haasteellinen, mutta saavutettavissa. Ohjeen antaminen Yhteinen kirkkoneuvosto kehottaa seurakuntaneuvostoja ja yhtymän työaloja laatimaan oman toiminta- ja talousarvioehdotuksensa varainhoitovuodeksi 2019 sekä suunnitelman vuosille 2020 2021. Vastuukatteet Pääluokkien ja seurakuntien vastuukatteet vuodelle 2019 esitetään liitetietona. Sitovuustasot Käyttötalousosan sitovuus yhteiselle kirkkoneuvostolle on ollut seurakuntaneuvostoilla ja yhtymän pääluokilla vastuukate. Vastuukate on (ulkoinen + sisäinen) toimintakate, josta on vähennetty sisäisinä erinä veloitetut käyttöosuusvuokrat. Aikataulu Toiminta- ja taloussuunnitelman laadinnassa ja käsittelyssä noudatetaan seuraavaa aikataulua: Huhtikuu: Yhteisen kirkkoneuvosto antaa talousarvion laadintaohjeet sekä euromääräiset vastuukatteet seurakunnille ja yhtymän työaloille Toukokuu: Seurakuntaneuvostot antavat ohjeet työaloille, esimerkiksi painopistemuutokset ja omat talousarvion laadinta-aikataulut Kesäkuu: Yhteinen kirkkovaltuusto tekee päätöksen veroprosentista vuodelle 2019. Elokuu: Yhtymän työalojen tiedot talouspalveluihin 31.8. mennessä. Aikataulu on sitova kaikille työmuodoille. Syyskuu: Seurakuntaneuvostojen kokoukset 6.9. mennessä o Talouspalvelut kokoaa saamansa aineiston yhteiselle kirkkoneuvostolle esitettäväksi talousarvioksi ja kolmivuotissuunnitelmaksi ja neuvottelee tarvittaessa seurakuntien ja toimintayksiköiden kanssa tarpeellisiksi katsomistaan muutoksista eri ehdotuksiin. Lokakuu: Yhteinen kirkkoneuvosto käsittelee toiminta- ja taloussuunnitelman, tekee siihen mahdollisesti muutoksia ja pyytää lausunnot seurakuntaneuvostoilta Marraskuu: Yhteinen kirkkoneuvosto käsittelee toiminta- ja taloussuunnitelman toisen kerran, tekee siihen mahdollisesti tarkennuksia ja antaa esityksensä kirkkovaltuustolle. Joulukuu: Yhteinen kirkkovaltuusto hyväksyy toiminta- ja taloussuunnitelman.
Pöytäkirja 4/2018 4 Tammikuu: Yhteinen kirkkoneuvosto antaa täytäntöönpanopäätöksessään talousarvion käyttöohjeet. Seurakunnat ja työalat tarkastavat toiminta- ja rahankäyttösuunnitelmat talousarvion mukaisiksi ja toimittavat tarkastetut tiedot talouspalveluihin (toimintasuunnitelmatekstit ja rahankäyttösuunnitelmat). : Kokous hyväksyi hallintojohtajan päätösesityksen: 1 Yhteinen kirkkoneuvosto antaa edellä olevat ohjeet talousarvion ja toiminta- ja taloussuunnitelman laatimiseksi vuosille 2019 2021. 2 Yhteinen kirkkoneuvosto hyväksyi käyttötalousosan sitovuustason vastuukatteen mukaiseksi. 3 Yhteinen kirkkoneuvosto hyväksyi vastuukatteet talousarviovuodelle 2019. 4 Seurakuntien ja yhtymän työalojen tulee ottaa huomioon lapsivaikutukset KJ 23. luvun 3 :n mukaisesti; Lapsen edun edistämiseksi kirkollisen viranomaisen on päätöksen valmistelussa arvioitava ja otettava huomioon sen vaikutukset lapsiin. Vaikutusten arvioinnin tekee se viranomainen, joka käsittelee asiaa ensimmäisenä. Seurakuntaneuvosto kehottaa työaloja laatimaan edellä olevan yhteisen kirkkoneuvoston päätöksen ja ohjeen mukaisesti toiminta- ja talousarvioehdotuksensa vuodelle 2019 sekä suunnitelman vuosille 2020-2021. Työalojen on suunnitelmissaan huomioitava Anjalankosken seurakunnan strategia vuosille 2012-2020 sekä Kouvolan seurakuntayhtymän strategia 2013-2020, jossa painopistealue tulevalle vuodelle on Uutta kohti Taivaan Isän suojeluksessa. Hyväksyttiin päätösesitys.
Pöytäkirja 4/2018 5 30 Anjalankosken seurakunnan jumalanpalvelussuunnitelma ajalle 1.6. - 30.9.2018 Diaarinumero Anjalankosken seurakunnan jumalanpalvelussuunnitelma ajalle 1.6-30.9.2018 (liite 1). Vahvistetaan Anjalankosken seurakunnan jumalanpalvelussuunnitelma ajalle 1.6. -30.9.2018 (liite 1). Vahvistettiin Anjalankosken seurakunnan jumalanpalvelussuunnitelma ajalle 1.6. -30.9.2018 (liite 1).
Pöytäkirja 4/2018 6 31 Kolehtisuunnitelma ajalle 1.6. - 30.9.2018 Diaarinumero Aluepappien laatima kolehtisuunnitelma Anjalan, Inkeroisten, Myllykosken ja Sippolan osalta ajalle 1.6. - 30.9.2018 (liite 2). Vahvistetaan Anjalankosken seurakunnan kolehtisuunnitelma ajalle 1.6. 30.9.2018 (liite 2). Vahvistettiin Anjalankosken seurakunnan kolehtisuunnitelma ajalle 1.6. 30.9.2018 (liite 2).
Pöytäkirja 4/2018 7 32 Myllykosken kirkon laajennusprojektin suunnittelun tilanne Diaarinumero Myllykosken kirkon laajennusprojektin työryhmän viimeisin kokous on ollut 24.4.2018. Kokouksessa käsiteltiin erityisesti kerhotilaan toivottua ns. nuorten parvea. Työryhmä päätyi kuitenkin suunnitelmissa siihen, että parvea ei piirustuksiin tule, vaan kerhotila suunnitellaan ja muokataan eri-ikäisille lapsille ja nuorille sopivaksi monikäyttötilaksi. Suunnitelmia jatkotyöstetään vielä niin, että hallintokäsittely ja lupa-anomusprosessi siirtyvät alkusyksyyn. Työryhmän et esittelevät suunnitelmia. Merkittiin tiedoksi.
Pöytäkirja 4/2018 8 33 Kasvatuksen tulevaisuustyöryhmän terveiset Diaarinumero Huhtikuun seurakuntaneuvosto perusti työryhmän valmistelemaan lapsi-, varhaisnuori- ja nuorisotyön tulevaisuuden henkilöstörakenteen ja toiminnan muutostarpeita. Työryhmä on kokoontunut kerran ja esitteli seurakuntaneuvostolle esille nousseita tulevaisuuteen liittyviä asioita. Käsittelyn aikana kirkkoherra antoi muutetun päätösesityksen. Työryhmä esittelee asiaa. Kokouksessa muutettu päätösesitys Sopimusta yhteisestä lapsityönohjaajan virasta Valkealan seurakunnan kanssa ei enää jatketa nykyisen sopimuksen päättyessä 31.12.2018. Hyväksyttiin muutettu päätösesitys yksimielisesti.
Pöytäkirja 4/2018 9 34 Ilmoitusasiat 1. Talousarvion toteumavertailu tammi-maaliskuu 2018 (liite 3). 2. Seuraava kokousajankohta 7.6.2018 klo 17.00. 3. Seurakuntavaalien etkot 10.5.2018 seurakunnan kevätjuhlassa Inkeroisten kirkkopuistossa.
Pöytäkirja 4/2018 10 35 Kouvolan srky - Anjalankosken seurakuntaneuvosto - Muut asiat 1. Seurakuntaneuvoston tulevaisuusseminaari 21.6. klo 15 Puhjonranta 2. Vaalikuulutuksen julkaisu Kouvolan Sanomissa ja Keskilaaksossa. Kouvolan Sanomien lisäksi Keskilaaksoon tulee vaalikuulutus. 3. Jussi Raukon terveiset kiinteistöpalvelujen johtokunnasta. 4. Seurakuntaneuvoston syyskuun kokous on 5.9.2018 klo 17.
Pöytäkirja 4/2018 11 36 Kokouksen päättäminen Oikaisuvaatimusohjeet ja valitusosoitus on pöytäkirjan liitteenä. Puheenjohtaja päätti kokouksen klo 19.40. Allekirjoitukset Elina Lehtomäki puheenjohtaja Tuulikki Raskinen sihteeri Pöytäkirjantarkastus pöytäkirjantarkastaja Tero Suutari pöytäkirjantarkastaja Marja-Leena Vainio Pöytäkirjan nähtävänä pito Pöytäkirja on yleisesti nähtävillä Anjalankosken seurakuntatoimistossa toimiston aukioloaikoina ajalla 14.5. 25.5.2018. Ilmoitus nähtävillä pitämisestä on seurakunnan ilmoitustaululla 11.5.2018 lähtien nähtävillä olon loppuun asti.