Maakuntauudistus Phjanmaalla Väliaikainen valmistelutimielin, päätöskkus I/2018 PÖYTÄKIRJA Aika: 25.1.2018 kl 9:00 11:57 Paikka: Vaasan keskussairaala, kkushune T1, Hietalahdenkatu 2-4, Vaasa Närvarande läsnälijat Medlemmar jäsenet Alice Backström x Päivi Berg x Riitta Palmberg x Anne Ekstrand x Marj Orava x Jukka Kentala (1. vicerdf./1. vpj.) x Tanja Erikssn x Juni Nummi x Olle Gull x Sfia Ulfstedt Marina Kinnunen x Anders Östergård x Jan Finne x Minna Uusimäki (2. vicerdf./2. vpj.) x Kaj Sumela (rdf./pj.) x Juha Nummela x Varpu Rajaniemi x Ter Mäki x Övriga närvarande - Muut läsnälijat Petra Fager (vice sekr./varasiht.) x Pia Vähäkangas Jhanna Kujala (sekr./siht.) x Riku Niemistö x Heli Masa Prtkllets riktighet bekräftas av Pöytäkirjan vakuudeksi Kaj Sumela, puheenjhtaja Jhanna Kujala, sihteeri Behandlade ärenden - Käsitellyt asiat 65-72 Prtklljustering Pöytäkirjan tarkastus Juni Nummi xx.xx.2018 Minna Uusimäki 9.2.2018 A. PÄÄTETTÄVÄT ASIAT 65 Kkuksen laillisuus ja päätösvaltaisuus Päätösehdtus: Valmistelutimielin tteaa, että kkus n laillisesti kutsuttu klle ja päätösvaltainen. Väliaikainen valmistelutimielin ttesi kkuksen laillisesti kllekutsutuksi ja päätösvaltaiseksi.
66 Pöytäkirjan tarkastus Päätösehdtus: Valmistelutimielin valitsee Juni Nummen (varalle Sfia Ulfstedt) ja Minna Uusimäen (varalle Juha Nummela) tämän pöytäkirjan tarkastajiksi. Valmistelutimielin valitsi pöytäkirjantarkastajiksi Juni Nummen ja Minna Uusimäen. 67 Maakuntauudistuksen ja ste-uudistuksen valmistelutilanne ja valmistelun uusi rganisintimalli Päätösehdtus: Valmistelutimielin päättää hyväksyä Phjanmaan maakuntavalmistelun rganisinnin uuden mallin, jka kskee epävirallisen väliaikaisen valmistelutimielimen timinta-aikaa 1.1. 31.5.2018. Valmistelutimielin päättää myös, että ICT- työryhmän lisäksi perustetaan ptilas- ja asiakastiethallintajärjestelmän hjausryhmä. Lisäksi valmistelutimielin päättää, että vuden 2018 alusta lähtien väliaikaisen valmistelutimielimen päätöskkuksiin kutsutaan vain varsinaiset jäsenet päätöskkuksen kkuskutsu lähetetään tiedksi seuraaville henkilöille: Phjanmaan muutsagentit sekä valmistelutimielimen viestinnästä vastaava tiedttaja, Vaasan sairaanhitpiirin viestintäpäällikkö ja Phjanmaan ELY-keskuksen jhdn assistentti, jilla n kkuksissa läsnäl- ja puheikeus, mutta ei päätöksentek-ikeutta päätöskkuksen kutsu timitetaan tiedksi myös Länsi- ja Sisä-Sumen aluehallintvirastn ylijhtajalle kkuskutsu teemakkuksiin lähetetään varsinaisille jäsenille ja muille, jilla n läsnäl-ikeus tai läsnälvelvllisuus valmistelutimielimen päättämällä tavalla. uusien työryhmien puheenjhtajistt täydennetään puuttuvilta sin ja jkainen puheenjhtajist täydentää työryhmäänsä muilla jäsenillä. uudet työryhmät valmistelevat man substanssialansa salta prjektisuunnitelman täydentämällä tiedt Drpbxissa levaan päivitettävään uudistuksen tiekarttaan. Työryhmät valmistelevat prjektisuunnitelmansa viimeistään helmikuun lppuun mennessä ja ne esitellään valmistelun jhtryhmälle, jnka jälkeen asia etenee pliittiseen viiteryhmään ja väliaikaiseen valmistelutimielimeen päätöstä varten. Kukin työryhmä valmistelee prjektisuunnitelmastaan myös diasarjan kkuskäsittelyjä varten. Valmistelutimielin hyväksyi Phjanmaan maakuntavalmistelun rganisinnin uuden mallin (liite 1), jka kskee epävirallisen väliaikaisen valmistelutimielimen timinta-aikaa 1.1. - 31.5.2018, sillä muutksella, että tukipalvelutyöryhmä siirretään hallinttyöryhmän alle. Lisäksi valmistelutimielin päätti, että
Phjanmaan liitsta lähetetään kaikkiin alueen kuntiin pyyntö nimetä edustaja/yhteyshenkilö kaikkiin työryhmiin, lukuun ttamatta ptilas- ja asiakastiethallintajärjestelmän hjausryhmää. Kunkin työryhmän puheenjhtajist rganisi käytännön työn parhaaksi katsmallaan tavalla. vuden 2018 alusta lähtien väliaikaisen valmistelutimielimen päätöskkuksiin kutsutaan vain varsinaiset jäsenet päätöskkuksen kkuskutsu lähetetään tiedksi seuraaville henkilöille: Phjanmaan muutsagentit sekä valmistelutimielimen viestinnästä vastaava tiedttaja, Vaasan sairaanhitpiirin viestintäpäällikkö ja Phjanmaan ELY-keskuksen jhdn assistentti, jilla n kkuksissa läsnäl- ja puheikeus, mutta ei päätöksentek-ikeutta päätöskkuksen kutsu timitetaan tiedksi myös Länsi- ja Sisä-Sumen aluehallintvirastn ylijhtajalle kkuskutsu teemakkuksiin lähetetään varsinaisille jäsenille ja muille, jilla n läsnäl-ikeus tai läsnälvelvllisuus valmistelutimielimen päättämällä tavalla. uusien työryhmien puheenjhtajistt täydennetään puuttuvilta sin muutsjhtajien timesta. uudet työryhmät valmistelevat man substanssialansa salta prjektisuunnitelman täydentämällä tiedt Drpbxissa levaan päivitettävään uudistuksen tiekarttaan. Työryhmät valmistelevat prjektisuunnitelmansa myöhemmin ilmitettavaan määräaikaan mennessä ja ne esitellään valmistelun jhtryhmälle, jnka jälkeen asia etenee pliittiseen viiteryhmään ja väliaikaiseen valmistelutimielimeen päätöstä varten. Kukin työryhmä valmistelee prjektisuunnitelmastaan myös diasarjan kkuskäsittelyjä varten. 68 Muutsjhtajien palkkaaminen maakuntauudistukseen ja ste-uudistukseen vuden 2019 lppuun Päätösehdtus: Valmistelutimielin päättää esittää maakuntahallitukselle, että maakuntahallitus jatkaa Varpu Rajaniemen tehtävää muutsjhtajana 1.4.2018 31.12.2019 maakuntahallitus päättää, että ssiaali- ja terveydenhulln uudistuksen muutsjhtajan tehtävä jaetaan ja että muutsjhtajina jatkavat Vaasan sairaanhitpiirin vt. jhtaja Marina Kinnunen (50 %) ja Vaasan kaupungin ssiaali- ja terveystimen timialajhtaja Jukka Kentala (50 %). Timeksiant kskee ajanjaksa 1.1.2018 31.12.2019. Marina Kinnunen ja Jukka Kentala pysyvät virkasuhteissaan nykyisiin työnantajiinsa. Vaasan sairaanhitpiiri ja Vaasan kaupunki laskuttavat muutsjhtajuudesta em. aikana aiheutuneista kustannuksista Phjanmaan liitta. ste-muutsjhtajuudesta aiheutuneista kustannuksista, jtka vat aiheutuneet 1.7.2017-31.12.2017 Vaasan sairaanhitpiiri ja Vaasan kaupunki laskuttavat Phjanmaan liitta. palkkakustannukset krvataan valtivarainministeriön Phjanmaan liitlle myöntämästä avustuksesta ja vain mikäli määrärahaa n käytettävissä riittävästi a. kustannuksiin. mikäli maakunta- ja ste-uudistus ei tteudu, ja sen valmistelu päätetään valtakunnallisesti keskeyttää, palaa muutsjhtaja Rajaniemi perusvirkaansa. Samin keskeytyy ste-muutsjhtajien sa-aikaisuus uudistuksen valmistelussa.
Valmistelutimielin päätti esittää maakuntahallitukselle, että maakuntahallitus jatkaa Varpu Rajaniemen tehtävää muutsjhtajana 1.4.2018 31.12.2019. Lisäksi valmistelutimielin päätti esittää maakuntahallitukselle, että ssiaali- ja terveydenhulln uudistuksen muutsjhtajan tehtävä jaetaan ja että muutsjhtajina jatkavat Vaasan sairaanhitpiirin vt. jhtaja Marina Kinnunen (50 %) ja Vaasan kaupungin ssiaalija terveystimen timialajhtaja Jukka Kentala (50 %). Timeksiant kskee ajanjaksa 1.1.2018 31.12.2019. Marina Kinnunen ja Jukka Kentala pysyvät virkasuhteissaan nykyisiin työnantajiinsa. Vaasan sairaanhitpiiri ja Vaasan kaupunki laskuttavat muutsjhtajuudesta em. aikana aiheutuneista kustannuksista Phjanmaan liitta. Ste-muutsjhtajuudesta aiheutuneista kustannuksista, jtka vat aiheutuneet 1.7.2017-31.12.2017 Vaasan sairaanhitpiiri ja Vaasan kaupunki laskuttavat Phjanmaan liitta palkkakustannukset krvataan valtivarainministeriön Phjanmaan liitlle myöntämästä avustuksesta ja vain mikäli määrärahaa n käytettävissä riittävästi a. kustannuksiin. mikäli maakunta- ja ste-uudistus ei tteudu, ja sen valmistelu päätetään valtakunnallisesti keskeyttää, palaa muutsjhtaja Rajaniemi perusvirkaansa. Samin keskeytyy ste-muutsjhtajien sa-aikaisuus uudistuksen valmistelussa. 69 Maakuntaknsernin rganisaatin lunns Päätösehdtus: Valmistelutimielin hyväksyy lunnksen maakunnan rganisaatiksi, jtta sitä vidaan käyttää tarvittaessa esimerkiksi viestinnässä ja jatkvalmistelun phjana. Valmistelutimielin hyväksyi lunnksen maakunnan rganisaatiksi (liite 2). Päätettiin, että lunnksesta tehdään lisäksi erilliset versit päätösrganisaatista ja virkamiesrganisaatista ja liikelaitksiin laitetaan jhtkunnat näkyviin. Knsernirakenne ja siihen vaikuttava hallintsääntölunns vat seuraavan, 9.2.2018 pidettävän VATE:n teemakkuksen aiheena. 70 Sinun Phjanmaasi rganisaatit yhdessä Phjanmaan Suurmessuille Päätösehdtus: Valmistelutimielin merkitsee saadun infrmaatin tiedksi ja päättää, että Phjanmaan uusi maakunta sallistuu keväällä 2018 Phjamaan suurmessuille. Valmistelutimielin merkitsi saadun infrmaatin tiedksi ja päätti, että Phjanmaan uusi maakunta sallistuu keväällä 2018 Phjanmaan suurmessuille. 71 Maakuntauudistuksen ja ste-uudistuksen viestinnän tehstaminen Päätösehdtus:
Valmistelutimielin merkitsee saadun infrmaatin tiedksi ja päättää kirjitusvastuista. Lisäksi valmistelutimielin päättää kutsua alueen rganisaatiiden viestinnästä vastaavat henkilöt klle hyvien käytäntöjen jakamiseksi ja jalkauttamiseksi sekä keskustelemaan muista henkilöstöviestinnän tehstamisen timenpiteistä. Valmistelutimielin merkitsi saadun infrmaatin tiedksi ja päätti sanmalehti Phjalaisessa julkaistavien klumnien kirjitusvastuista seuraavasti: (Tammikuu: Marina Kinnunen) Helmikuu: Varpu Rajaniemi (DL: 20.2.) Maaliskuu: Jukka Kentala (DL: 20.3.) Huhtikuu: Ter Mäki (DL: 17.4.) Tukkuu: Anders Östergård (DL: 15.5.) Kesäkuu: Minna Uusimäki (DL: 19.6.) Lisäksi, henkilöstöviestinnän tehstamiseksi päätettiin kutsua klle kaikkien uudistuksen piirissä levien rganisaatiiden henkilöstöviestinnästä vastaavat henkilöt (henkilöstöasiiden vastuuvalmistelijiden kkama HR-verkst), jille esitellään j lemassa levat viestinnän keint ja välineet ja jiden kanssa ideidaan yhdessä uusia hyvä käytäntöjä. Kkuksessa esitellyn esimies- ja henkilöstökampanjan (liite 3) salta päätettiin, että kampanjaa ei tteuteta kevään 2018 aikana, mutta asiaan palataan syksyllä. 72 Kasvupalveluiden valmistelu Phjanmaan maakuntauudistuksessa Päätösehdtus: Valmistelutimielin päättää, että Phjanmaan TE-timistn palvelujhtaja Juha Nummela rekrytidaan väliaikaishallintn kasvupalveluiden valmistelijaksi. Samalla hänet nimetään valmistelutimielimen asiantuntijaksi, jka kutsutaan teemakkuksiin. Valmistelutimielin päätti, että Phjanmaan TE-timistn palvelujhtaja Juha Nummela rekrytidaan väliaikaishallintn kasvupalveluiden valmistelijaksi. Samalla hänet nimetään valmistelutimielimen asiantuntijaksi, jka kutsutaan teemakkuksiin. B. ILMOITUSASIAT 1. Ajankhtaista maakunta- ja ste-uudistuksen valmistelijiden rekrytinnista Maakuntavalmistelun juristiksi n valittu Viktr Svarvars, jka alittaa tehtävässä 1.2.2018. Ensimmäisenä tehtävänään juristi alkaa perata spimuksia alittaen sairaanhitpiirin spimuksista. Carline Lång n palkattu 60 % työpanksella maakuntavalmistelun assistentiksi 1.2.2018 alkaen. Sekä Svarvarsin että Långin työpiste n Palsaaren timistlla. SOTE-krdinaattrin rekrytintiin n juuri saatu rahitus ja rekrytinti alkaa välittömästi.
3 ICT-asiantuntijan tehtävän kuvaukset vat työn alla ja rekrytinti alkaa mahdllisimman pian. Valmistelijiden palkkakustannusten laskutuksen salta tdettiin, että nimettyjen vastuuvalmistelijiden salta palkkakustannukset krvataan ja kaikkien kanssa tehdään sekä yleisspimus (luvuttaja - vastaanttaja) että ns. klmikantaspimus (luvuttaja - vastaanttaja - valmistelija). 2. Kkuksia ja muista tilaisuuksia Seuraavat valmistelutimielimen kkukset: päätöskkukset (vuden 2018 kkukset pidetään Vaasan sairaanhitpiirin tilissa (T1) ellei tisin ilmiteta.) pe 23.2. kl 9 12 t 22.3. kl 9 12 pe 27.4. kl 9 12 pe 25.5. kl 9 12 pe 15.6. kl 9 12 teemakkukset 9.2. Teemakkus kl 10 12 /Palsaari 8.3. Teemakkus kl 9 12/Palsaari 6.4. Teemakkus kl 9 12/Palsaari 9.5. Teemakkus kl 10 12/Palsaari 8.6. Teemakkus kl 10 12/Palsaari Alueellisia kkuksia ja muita tilaisuuksia: >> Phjanmaan pliittisen viiteryhmän tinen kkus 2.2.2018 Valtakunnallisia tilaisuuksia: >> Muutsjhdn akatemian kevään 2018 kulutushjelma >> HR sana knsernistrategiaa järjestäjä työnantajana 1. 2.2.2018 >> Tiedlla jhtaminen 15. 16.3.2018 >> Talusjhtaminen ja tulevat maakunnat 14. 15.5.2018 3. Muut asiat Kkusten ja tilaisuuksien hallinnan salta täsmennetään, että kkusajat lähetetään jatkssa kalenterikutsuna, ei sähköpstina. Muutsjhtajat pyrkivät krdinimaan sallistumisia ja tilaisuuksien tiedksi -lähettämistä pyritään vähentämään. Ohje edustamisesta tudaan seuraavaan VATE:n päätöskkukseen käsiteltäväksi.