Maanmittauslaitos. Tietoa, palvelua ja tutkimusta Maasta. Asiakirjahallinnon ja arkiston esittely. Miina Pelkonen

Maanmittauslaitos Tietoa, palvelua ja tutkimusta Maasta Asiakirjahallinnon ja arkiston esittely Miina Pelkonen 6.10.2016

SS16 Nimemme mukaisesti

Dia 2 SS16 vaihtoehtoiset diat peräkkäin, ensin teksti ja sitten kuva --> älä poista vaan tee erillinen diasarja (esittäjä saa valita käyttääkö pelkkiä kuvia vai tekstejä tai tärkeisiin esityksiin voi tulostaa tekstillä ja esittää kuvilla) SKARKKAINEN; 22.1.2015

Toimimme valtakunnallisesti Toimimme 37 paikkakunnalla Maarianhaminasta Ivaloon. Aluerajat poistuivat 2014 eikä maanmittaustoimistoja enää ole.

Strategiset kärkihankkeet Sähköinen asiointi Muun muassa 2SASI-hanke ja Kiinteistökaupan verkkopalvelun käytön lisääminen Paikkatiedon tehokäyttö Muun muassa KMTK-hanke Uusi katasterijärjestelmä Muun muassa Katasteri2035-tutkimushanke,3d-projektit, koordinaattikatasterin tutkimus Sähköinen asunto-osakerekisteri (ASREK)

Toimialasidonnaisia IT-palveluja Tietotekniikan palvelukeskus Mitpa tuottaa innovatiivisia ja elinkaarihallittuja toimialasidonnaisia IT-palveluja vahvalla toiminta- ja teknologiaosaamisella Toimialasidonnaiset digitaaliset palvelut tuotetaan asiakasvirastojen substanssiosaamisen ja Mitpan teknologiaosaamisen yhteistyöllä Ylläpidossa on noin 250 järjestelmää, yhtäaikaisia kehittämisprojekteja on noin 50 Asiakkaat: Maanmittauslaitos, Maaseutuvirasto (Mavi), Elintarviketurvallisuusvirasto (Evira), maa- ja metsätalousministeriö, Luonnonvarakeskus Luke, Suomen Metsäkeskus, sosiaali- ja terveysministeriö, Valvira ja Tukes

Paikkatietokeskus FGI Paikkatietokeskus FGI:n ydintehtävä on tuottaa huipputason tutkimusta yrityksille, valtiolle ja muille yhteisölle Toimii kansainvälisesti Suomessa ja maailmanlaajuisesti Puolella henkilöstöstä on tohtorin tutkinto Vie yhteistyökumppaneidensa kanssa aktiivisesti huipputeknologiaa käytäntöön

Henkilöstö toimintayksiköittäin 1.1.2016 Yleishallinto 6,0 % Paikkatietokeskus 6,0 % Keskushallinto 0,6 % Tietotekniikan palvelukeskus Mitpa 16,5 % Tuotanto 71,0 % Tuloksentekijöitä 1 777

Maanmittauslaitoksen arkisto

Maanmittauksen historiaa Maanmittauksella on takanaan yli 375 vuotinen historia. Ensimmäinen maanmittari Olof Gangius sai kuningatar Kristiinalta 1633 määräyksen tulla Suomeen mittaamaan maat pellot sekä niityt. vanhimpia alkuperäisiä karttoja säilytetään Ruotsin valtionarkistossa ja kopioina KA:n kopiokokoelmassa Jäljennöksiä Ruotsin Valtionarkiston kartoista ja piirustuksista Maanmittaushallinto perustettiin ja Suomen Suuriruhtinaanmaan Päämaanmittauskonttorin ohjesäännöt vahvistettiin 14.11.1812.

Kamarikollegion ohjeita 19.6.1633 Maanmittareiden tulee vuosittain, niin pian kuin maa tulee paljaaksi, alkaa työnsä ja ahkerasti mitata kunkin kylän maat, sekä pellot että niityt. Maanmittareiden tulee talvella saapua henkilökohtaisesti töittensä kanssa kamarikollegioon tekemään selkoa niistä ja jättämään ne sinne säilytettäväksi.

Arkistojen syntyvaiheista Maanmittarien laatimien karttojen säilytys oli pitkään puutteellista Järjestelmällisempi arkistointi alkoi 1700-luvulla, kun läänien maanmittauskonttorit syntyivät. Maanmittarien tuli jättää maanmittauskonttoriin kaikki toimituksissa syntyneet kartat. Läänien maanmittauskonttorien arkistot säilytettiin läänien pääkaupungeissa omina kokonaisuuksinaan MML:n organisaatiomuutoksista huolimatta

Rullakartat Maanmittauskartat säilytettiin aikaisemmin pääasiassa rullina. Myöhemmin rullakartat oikaistiin ja samalla suurikokoisimmat kartat leikattiin pienempiin osiin. MML:n arkistossa on noin 2000 rullakarttaa

Maanmittausarkistojen keskittäminen Vuonna 2005 maanmittausarkistot siirrettiin läänien pääkaupungeista Jyväskylään rakennettuun arkistoon. Säilyttäminen Tietopalvelu Sähköisen arkiston käyttöönotto ja sähköisen arkiston tuotanto

Maanmittaus arkistojen keskittäminen Sisältää maanmittaustoimitusten asiakirjat sekä muun kiinteistöjaotukseen ja sen muuttamiseen liittyvän aineiston. Noin 10 hkm ja noin erillistä 500 000 karttaa Arkistonmuodostus Vuodesta 2005 lähtien maanmittausarkisto kasvaa yhdestä kasvupisteestä. Aikaisemmin 13 kpl. 1.1.2009 alkaen maanmittausarkistoon arkistoitavat uudet toimitusasiakirjat ja kiinteistörekisteriä koskevat hallinnolliset päätökset säilytetään pysyvästi ainoastaan sähköisesti ARKKI- järjestelmässä Arkistolaitoksen luvan mukaisesti

Kiinteistöjen kirjaamisarkistojen keskittäminen Kirjaamisasiat siirtyivät käräjäoikeuksilta Maanmittauslaitokseen vuonna 2010 Kiinteistöjen kirjaamisarkistot, lainhuuto- ja kiinnitysarkistot, keskitettiin Jyväskylään käräjäoikeuden noin 60 toimipaikalta vuonna 2009 1.12.1993 alkaen - n. 5 hyllykilometriä Tätä vanhempi aineisto siirrettiin maakunta-arkistoihin Lainhuutokortit paikallisiin maanmittaustoimistoihin

Kiinteistöjen kirjaamisarkistojen keskittäminen Aluksi jokainen maanmittaustoimisto oli oma arkistonmuodostaja kirjaamisarkiston osalta KIRRE järjestelmän käyttöönoton 13.5.2013 jälkeen saapuneet asiakirjat skannataan ja itse laaditut tuotetaan sähköiseen muotoon Sähköinen pysyvä säilytys Alkuperäiset palautetaan skannauksen jälkeen asiakkaalle

Arkiston tietopalvelun keskittäminen Maanmittauslaitoksen arkisto käsittelee tällä hetkellä vuosittain noin 25 000 tilausta. Yhdessä tilauksessa käsitellään keskimäärin 1,5 arkistotunnusta (maanmittaustoimitus) eli keskimäärin vuodessa käsitellään 37 500 toimitusta. Koko arkiston skannaus konservointeineen veisi noin 537 htv:tta. Nykyresursseilla noin 39 vuotta.

Maanmittauslaitoksen arkistokokoelmat Maanmittauslaitoksen tuottamat painetut kartat itsenäisyyden ajalta MML:n hallintoarkistot (Pasilassa) Ilmakuva-arkistot Pasilassa 1930-luvulta alkaen

Uudistusarkisto - maanmittausarkisto karttojen puhtaaksi piirretyt kappaleet, karttauudistukset eli renovaatiot lähetettiin Kamarikollegioon Tukholmaan, 1600- luvun lopulta Päämaanmittauskonttoriin Tukholmaan kertyneet kartat luovutettiin 1809 Suomeen (Haminan rauhansopimus) luovutettuja karttoja oli noin 10 000 kpl ja ne muodostivat pohjan Suomen Päämaanmittauskonttorin (Maanmittaushallitus 1918) arkistolle määräys uudistuskarttojen lähettämisestä Maanmittaushallitukseen oli voimassa 1960 luvulle asti Uudistusarkistoa säilytetään KA:ssa Helsingissä

Maanmittauslaitoksen arkistoja muualla Maakunta-arkistoissa/Kansallisarkistossa ennen isojakoa syntynyt Suomessa oleva aineisto (1600-1700-luvuilta) Maakirjakarttoja löytyy sähköistettynä: http://palvelut.virtuaaliyliopisto.fi/maakirjakartat/ Kansallisarkiston uudistusarkisto on kopioarkisto maanmittaustoimitusaineistosta 1960-luvulle saakka MMH:n ajan hallintoarkistot luovutettu arkistolaitokseen (aineisto käytössä Kansallisarkistossa 7.12.2010 alkaen)

Maanmittauslaitoksen arkistoja muualla Luovutetun alueen maanmittausarkistoja Mikkelin maakunta-arkistossa ja Petsamon, Kuusamon, Sallan eli Kuolajärvi osalta Oulun maakunta-arkistossa (Viipurissa laajimmat kokoelmat entisen Viipurin läänin maanmittauskonttorin arkistoa) Ennen v. 1917 tehdyt painetut kartat MML on luovuttanut Kansallisarkistoon, myös Kansalliskirjastossa on painettuja karttoja

Sähköinen arkisto ARKKI MML:n sähköinen arkistointi aloitettiin maanmittaustoimitusten pohjalta Käytössä oli sähköinen erikoisluettelo ELU (luettelo maanmittaustoimituksista isojaosta lähtien), kiinteistörekisteri ja JAKODiaari Tavoitteena sisäinen palveluja jakelukanava arkistoiduille toimitusasiakirjoille ja -kartoille sekä kiinteistörekisterinpitäjän päätöksille, kun keskusarkisto vuonna 2005 aloitti toiminnan Jyväskylässä palvelu toimistoilla olevien mikrofilmien lisäksi Myöhemmin pysyvä sähköinen arkistointi Alustana Hummingbird DM 5.1.0.2.- asianhallintajärjestelmä(myöhemmin tuotemerkki Opentext edocs)

Sähköisen arkiston metatietomalli ARKKI metatietomalli perustui SÄHKE 1, Dublin Core ja MML:n omiin normeihin / malleihin VAPA-luovutuskelpoinen ELU- konvertointi metatiedon pohjaksi Maanmittaustoimitukset aina 1750 luvulta lähtien Ongelmia ELU-järjestelmän konvertoinnissa Yleismallista poikkeavat asiatunnukset ( arkistotunnukset) Tallennusvirheet / -poikkeamat ELU-järjestelmässä

32 ARKKI sähköinen arkisto Arkistokuvat ovat TIFF tai PDF/A formaatissa Palvelu-/esikatselukuvat JPEG tai PDF Käyttäjät voivat tilata TIFF:in paikalliselle levylle, mikäli palvelukuvan laatu ei riitä (mm. vanhat käsin korjatut kartat) Tällä hetkellä tietovaraston koko on noin 40 teraa

Maanmittauslaitoksen ARKKI-järjestelmä Ennen v. 1998 syntyneen aineiston osalta arkistostrategiaan/ prioriteetteihin perustuva skannaus laitoksen oma tarve Palveluperusteinen skannaus 1700 loppukäyttäjää MML:ssa ja noin 11000 käyttäjää KTPselaintietopalvelussa Kuntien kiinteistöarkistoja vain rekisterinpidosta luopuneiden osalta (esim. Outokumpu, Kaskinen, Pieksämäki, Varkaus, Alavus) Arkisto karttuu suoraan tuotantojärjestelmistä sekä skannaamalla suunnitelmallisesti

Kartta tutkimuksen lähteenä Kartta on kuva siitä ympäristöstä, jossa ihminen toimii ja jota hän toiminnallaan muokkaa. Kartta ei ole luonnonmukainen jäljennös ympäristöstä, jota se kuvaa vaan graafinen abstraktio, valikoima suuresta joukosta tosiasioita. Kartan sisällön määrää sen funktio. Kartta kuvaa hetkellisen tilan tiettyjä piirteitä ja sen tietosisältö vanhenee sitä nopeammin, mitä yksityiskohtaisemmin se kuvaa kohdettaan. Metsä voi muuttua niityksi, niitty pelloksi ja pelto metsäksi tai tonttimaaksi.

Peruskartta 1:20000

Esimerkki toimituskartasta

Tässä kartta 1700 luvun alusta

41 Maanmittauslaitoksen asiakirjahallinto

MML Arkistotoimi Arkistosääntö: Arkistotoimi vastaa Maanmittauslaitoksen asiakirjojen käytettävyydestä ja asiakirjoihin liittyvästä tietopalvelusta sekä Maanmittauslaitoksen tuottamien että vastaanottamien asiakirjojen osalta. Arkistotoimi kattaa MML:n tuottamien ja käsittelemien asiakirjojen koko elinkaaren, aineiston syntymisestä sen lopulliseen säilytykseen tai hävittämiseen saakka. Sen piiriin kuuluvat sekä aktiivisesti käytettävä että historiallinen asiakirja-aineisto. MML on yksi arkistonmuodostaja.

Tiedonohjausssuunnitelma Arkistosääntö ja sen liitteenä oleva tiedonohjaussuunnitelma ohjaa ennen kaikkea uuden, muodostuvan asiakirja-aineiston käsittelyä. Vanhempaa aineistoa, jonka kohdalla arkistonmuodostus on jo päättynyt, käsitellään soveltuvin osin tiedonohjaussuunnitelman tai erikseen annettavien ohjeiden avulla. Esim. maanmittausarkistojen digitointi Asioiden tallentamista asianhallintajärjestelmään ohjaa tiedonohjaussuunnitelman tehtäväryhmän mukainen luokitus.

MML:n diaarit JAKOdiaari = toimitusten ja hallinnollisten päätösten hallintaa varten Noin 20 000 25 000 avausta / vuosi KIRdiaari = kirjaamisasioiden hallintaa varten Noin 200 000 250 000 avausta / vuosi Asianhallinta= hallinnollisten asioiden hallintaa varten Noin 6 000 avausta / vuosi

MML:n kirjaamo Kirjaamo, informaatio ja arkistopalvelut palveluryhmä Toiminnan keskittäminen vuoden 2014 alusta Noin 2 000 sähköpostia / kk Eri oikeusasteista tulevat viestit välitetään saman päivän aikana eteenpäin. Samoin kaikki lainhuutoihin, kiinnityksiin, muistutustietoihin ja erityisiin oikeuksiin ja maanmittaustoimituksiin liittyvät hakemukset. Kirjaamo avoinna klo 8-16:15

eams/ Tiedonohjausjärjestelmä Tiedonohjausjärjestelmä (TOJ) hankittiin Affecto Genimapilta ASHA-projektissa 2013 eams laadittiin korvaamaan arkistonmuodostussuunnitelma Asianhallintajärjestelmä ASHA hankittiin Affecto Genimapilta hallinnollisten asiakirjojen ja asioiden järjestelmäksi eams luokitus MML:n tehtävien mukainen Malli: normit Arkistolaitos / SÄHKE 2 mukainen Pohjatyöt tehtiin Arkistolaitoksen EXCEL-tiedostoon, mikä työ oli erittäin haastavaa Käyttäjätunnuksia noin 1800 koko henkilöstö

Karttapaikka uudistui 5.10 Karttapaikalla voi selata ilmaiseksi Maanmittauslaitoksen kartta-aineistoja. Palvelu sisältää kartat, ilmakuvat ja ajantasaiset kiinteistörajat koko maasta. Uutena karttatasona palveluun on lisätty maaston korkeuseroja havainnollistava rinnevarjostus. Karttatasoja voi katsella päällekkäin ja tasojen läpinäkyvyyttä säätämällä luoda mieleisensä karttanäkymän. Kartalla voi myös tehdä omia merkintöjä ja jakaa sen linkkinä edelleen esimerkiksi sähköpostissa. https://asiointi.maanmittauslaitos.fi/karttapaikka/

Tietoa Maanmittauslaitoksesta Facebook, Twitter, asiakaslehti Tietoa Maasta, sähköinen uutiskirje Lohkaisuja Maasta, blogi Plokkauksia maasta, maanmittauslaitos.fi