EURAN KUNTA VIESTINTÄOHJE
2 sivu 1. VIESTINTÄOHJEEN TAVOITTEET 3 2. KUNTAVIESTINTÄÄN LIITTYVÄ LAINSÄÄDÄNTÖÄ 3 3. VIESTINNÄN VASTUUT JA ORGANISAATIO 4 3.1. Viestinnän yhteyshenkilöt ja palvelualueiden viestintävastaavat 4 3.2. Henkilöstö viestijänä 4 3.3. Luottamushenkilöt viestijöinä 4 4. ULKOINEN VIESTINTÄ 5 4.1. Graafinen ohjeisto 5 4.2. Verkkoviestintä 5 - kunnan verkkosivut 4.3. Some: Facebook, Instagram ym. 5 4.4. Sähköpostikäytänteet 6 4.5. Mediaviestintä 6 4.6. Tiedotteet 6 4.7. Tiedotustilaisuudet 7 4.8. Osallisuus ja vaikuttaminen 7 4.9. Valmistelu- ja päätösviestintä 7 4.10. Julkiset ja salassa pidettävät asiat 7 4.11. Markkinointiviestintä 7 4.12. Kriisiviestintä 7 5. SISÄINEN VIESTINTÄ 7 5.1. Intranet 8 5.2. Sähköposti 8 5.3. Työpaikkakokoukset 8 5.4. Välitön viestintä 9 6. KUNTAKONSERNIA KOSKEVA VIESTINTÄ 9
3 1. VIESTINTÄOHJEEN TAVOITTEET Uudessa kuntalaissa (10.4.2015/410) painotetaan avointa hallintoa ja vuorovaikutusta. Kuntalaisille on annettava entistä enemmän mahdollisuuksia vaikuttaa asioiden valmisteluun. Tämä asettaa kunnan viestinnälle aiempaa enemmän haasteita. Keskeinen ja kunnan virallinen viestinnän kanava on tietoverkko. Julkishallinnon viestintä ei ole vain pakko, vaan ennen kaikkea mahdollisuus. Vuorovaikutuksen tarjoamat ideat, näkökulmat ja resurssit on syytä käyttää yhteiseksi hyväksi. Kunnan viestintäperusteet on hyvä tuntea kunnan koko kumppaniverkostossa. Ainakin seuraavat asiat ovat tärkeitä: kaikilla on oikeus tietoon ja vuorovaikutukseen viestintä lähtee kuntalaisten tarpeista, ei organisaatioista henkilöstö, luottamushenkilöt ja sidosryhmät on pidettävä ajan tasalla viestintä alkaa yhteisestä ideoinnista viestintää on suunniteltava ja vastuut on pidettävä kirkkaina mediaa palvellaan tasapuolisesti ja aktiivisesti perustiedot palveluista ovat verkossa joka hetki kunnossa sosiaalinen media on media muiden joukossa maine syntyy arkipäivän teoista brändityö vahvistaa elinvoimaa viestinnän on oltava selkeää erityisesti poikkeustilanteissa (Lähde: Kuntaviestinnän opas. Suomen Kuntaliitto, 2016) Euran kunnan viestintäohjeen tavoitteena on tukea eri toimialojen viestinnästä ja verkkoviestinnästä vastaavia henkilöitä viestimään avoimesti aktiivisesti ymmärrettävästi oikea-aikaisesti monikanavaisesti vuorovaikutteisesti Hyväksytyn kuntastrategian mukaiset arvot vastuullisuus, reiluus ja rohkeus ohjaavat myös kunnan kaikkea viestintää. Yksisuuntaisesta kunnallisesta tiedottamisesta on tultu kaksisuuntaiseen ja vuorovaikutteiseen viestintään, jossa kuntalainen määrittelee viestinnän tarpeen ja on tasavertainen keskustelija ja asiantuntija itseään koskevissa asioissa. 2. KUNTAVIESTINTÄÄN LIITTYVÄÄ LAINSÄÄDÄNTÖÄ Kuntalain tavoitteena on valmistelun avaaminen ja kaksisuuntainen vuorovaikutus. Lain 29 :n mukaan kunnan toiminnasta on tiedotettava asukkaille, palvelujen käyttäjille, järjestöille ja muille yhteisöille. Kunnan tulee antaa riittävästi tietoja kunnan järjestämistä palveluista, taloudesta, kunnassa valmistelussa olevista asioista, niitä koskevista suunnitelmista, asioiden käsittelystä, tehdyistä päätöksistä ja päätösten vaikutuksista. Kunnan on tiedotettava, millä tavoin päätösten valmisteluun voi osallistua ja vaikuttaa. Kunnan on huolehdittava, että toimielinten käsittelyyn tulevien asioiden valmistelusta annetaan esityslistan valmistuttua yleisen tiedonsaannin kannalta tarpeellisia tietoja yleisessä tietoverkossa. Kunnan on verkkoviestinnässään huolehdittava, että salassa pidettäviä tietoja ei viedä yleiseen tietoverkkoon ja että yksityisyyden suoja henkilötietojen käsittelyssä toteutuu. Viestinnässä on käytettävä selkeää ja ymmärrettävää kieltä ja sen on otettava huomioon kunnan eri asukasryhmien tarpeet. Kunnan toiminta määritellään laissa niin, että se kattaa kaiken, missä kunta on mukana. Tiedottaminen, valmistelun avoimuus ja vuorovaikutus ulottuvat siis myös kuntayhtymiin, kunnallisiin yhtiöihin ja yhteistyöhankkeisiin.
4 Kunnan viestintää ohjaavaan lainsäädäntöön voi tutustua Finlexissä os. https://www.finlex.fi/fi/laki/ajantasa/2015/2015 0410?search%5Btype%5D=pika&search%5B pika%5d=kuntalaki Kuntalain 22, 29, 90, 101, 108, 109 ja 140 pykälien lisäksi kuntaviestintään liittyviä säädöksiä löytyy hallintolain 9 ja 41 pykälistä, julkisuuslain 19 ja 20 pykälistä, henkilötietolaista sekä tekijänoikeuslaista. 3. VIESTINNÄN VASTUUT JA ORGANISAATIO 3.1. Viestinnän yhteyshenkilöt ja palvelualueiden viestintävastaavat Valtuusto luo edellytykset viestinnälle sekä asukkaiden osallistumiselle. Viestintää johtavat ja valvovat kunnanhallitus ja kunnanjohtaja sekä palvelualueiden johtajat. Ulkoinen viestintä kuuluu hallintopalveluiden palvelualueelle. Viestinnästä annetut ohjeet koskevat myös kuntakonsernia. Viestintää koordinoi, kehittää ja suunnittelee kunnanjohtajan nimeämä viestintätiimi. Kunnalla ei ole päätoimista viestintähenkilöstöä. Viestinnässä toimitaan yhteistyössä kaikkien palvelualueiden kanssa. Kunnan viestintä toimii pääasiassa hajautetusti palvelualueilla. Palvelualueiden, vastuualueiden ja työyksiköiden käytännön viestinnästä vastaavat niiden johtajat ja esimiehet. Toiminnan suunnittelun yhteydessä suunnitellaan myös viestintä. Palvelualueet laativat tarvittaessa omat tarkentavat tiedottamisohjeensa. 3.2. Henkilöstö viestijänä Jokainen kunnan organisaatiossa viestii työssään koko ajan. Jokainen tietystä palvelukokonaisuudesta vastuullinen henkilö huolehtii siitä, että omaa työtä koskevat tiedot ovat ajan tasalla julkisilla ja sisäisillä verkkosivustoilla. Julkiseen keskusteluun osallistuminen on kaikkien oikeus, mutta oma rooli, sen edellyttämä asenne ja korrekti toimintatapa työnantajaa kohtaan on syytä muistaa. Varsinaiset lausunnot organisaation toiminnasta antaa aina toiminnasta vastaava johto. Jokainen kunnan työntekijä viestii kuvaa Euran kunnasta. Asiakaspalvelu on oleellisesti kunnan imagoon vaikuttava tekijä. Viestinnän tulee olla omaa työyhteisöä ja kuntalaisia arvostavaa. Asioista ulospäin viestiessä on tärkeää, että se tapahtuu yhteisesti hyväksyttyjen pelisääntöjen mukaisesti ja tehtyjä päätöksiä kunnioittaen. Työntekijää sitoo lainsäädännössä määritelty lojaliteettivelvollisuus työnantajaansa kohtaan. Sananvapauteen perustuen jokaisella työntekijällä on oikeus esittää julkisuudessa näkemyksiään niistä asioista, joita joutuu käsittelemään. Asioista ulospäin viestiessä on tärkeää, että viestiminen tapahtuu tämän viestintäohjeen mukaisesti. Kunnan palveluksessa olevan henkilöstön tulee aina noudattaa julkisuuslain säädöksiä. Erityisesti sosiaalisessa mediassa on tärkeä erottaa, toimiiko siellä yksityishenkilönä vai kunnan edustajana. Kunnan virallisen kannan asioihin antaa asiayhteyden kannalta keskeisin esimies tai johtaja. 3.3. Luottamushenkilöt viestijöinä. Luottamushenkilöiden rooli on tärkeä arvo- ja linjakeskusteluissa sekä avoimen viestintäilmapiirin aikaansaamisessa. Poliittiset luottamushenkilöt toimivat toimielimessä työnantajan roolissa, ja heidän asenteensa ja toimintansa vaikuttaa omalta osaltaan henkilöstön työviihtyvyyteen. Valmistelu- ja päätösviestinnässä on noudatettava suunnitelmallisuutta, korrektia ja yhtenäistä linjaa sekä lakeja. Luottamushenkilöt voivat antaa päätöksistä omia haastattelujaan, mutta varsinaisen päätöstiedottamisen hoitaa toimielimen viestinnästä vastaava viranhaltija. Kuntalaisten ja luottamushenkilöiden yhteydenpitoa parantavat keskeisten luottamushenkilöiden käytössä olevat eura.fi sähköpostiosoitteet.
5 12) sähköisten henkilörekisterien rekisteriselosteet 4. ULKOINEN VIESTINTÄ 4.1. Graafinen ohjeisto Graafinen ohjeisto on oma erillinen asiakirjansa, joka löytyy kunnan kotisivuilta. 4.2. Verkkoviestintä Kunnan nettisivut tarjoavat kuntalaisille ajankohtaista ja ajan tasalla olevaa tietoa. Uusi tieto päivitetään sivuille heti, kun se on saatu. Palveluista pyritään tiedottamaan kattavasti. Tiedotusvälineissä tiedotettavat asiat tulee löytyä myös kotisivuilta. Kuntalain 12 luvun 109 :ssä määritellään, mitä tietoa yleisessä tietoverkossa on oltava saatavilla. Lainkohdan mukaan kunnan järjestämiä palveluja sekä kunnan toimintaa koskevat keskeiset tiedot on julkaistava yleisessä tietoverkossa. Yleisessä tietoverkossa on oltava saatavilla ainakin seuraavat tiedot: 1) kuntastrategia; 2) hallintosääntö; 3) talousarvio- ja suunnitelma; 4) tilinpäätös; 5) tarkastuslautakunnan arviointikertomus; 6) tilintarkastuskertomus; 7) kuntien yhteistoimintaa koskevat sopimukset; 8) konserniohje; 9) luottamushenkilöiden ja viranhaltijoiden sidonnaisuusilmoitukset; 10) luottamushenkilöiden palkkioiden ja korvausten perusteet; 11) palveluista perittävät maksut Verkkosivuja ylläpitää ryhmä, johon kuuluu edustajat kunnan eri palvelualueilta. Kotisivujen päävastaava on hallintopalveluiden hallintosihteeri. Ylläpitoryhmä kokoontuu päävastaavan koolle kutsumana ja vastaa sivujen rakenteesta ja ylläpidosta. Julkaisualusta on ostettu Staart Oy:ltä, joka vastaa teknisestä ylläpidosta. Verkkosivujen tärkein kohderyhmä ovat kunnan asukkaat. Verkkosivuilla kerrotaan kunnan palveluista, päätöksenteosta ja muista ajankohtaisista asioista sekä julkaistaan kunnan ilmoitukset ja kuulutukset. Sivuilla on kunnan lyhyt esittely englannin kielellä. Verkkosivuilta tulleisiin palautteisiin ja kysymyksiin vastataan niin nopeasti kuin mahdollista, samoin palautelomakkeella ilmoitetut mahdolliset asiavirheet oikaistaan mahdollisimman pian. Nimettömiin, epämääräisiin ja asiattomiin viesteihin ei ole tarkoituksenmukaista vastata. Suomi.fi on valtakunnallinen verkkopalvelu, josta löytyvät kootusti kaikki julkisen hallinnon palvelut ja asiointikanavat. Palvelu on tarkoitettu kansalaisille, yrityksille ja viranomaisille. Verkkopalvelussa esitetään tietoja julkisista palveluista, joita tuottavat muun muassa kunnat, valtion virastot ja laitokset. Suomi.fi palvelun pääkäyttäjinä Euran kunnassa toimivat palvelualueiden kotisivuvastaavat Kuten muussakin viestinnässä, kunnan verkkosivuilla tiedottamisessa sekä linkityksissä on noudatettava yhdenvertaisuuden ja tasapuolisuuden periaatetta. Kunnan sivuilla ei saa olla tietoja eikä linkkejä laissa kriminalisoituun toimintaan, hyvän tavan vastaisiin tai yleensä säädyllisyyttä loukkaaviin toimintoihin. Tekijänoikeuslainsäädännön mukaan tietoverkossa saa julkaista vain sellaisia tekijänoikeudella suojattuja teoksia tai kuvia, joiden julkaisemiseen on hankittu oikeudet. 4.3. Some: Facebook, Instagram ym.
6 Sosiaalinen media on haastava viestinnän alue. Kaikenlaiset puheet siellä ovat mahdollisia. Tätä julkisuutta on vaikea hallita. Kuntaviestijöiden ja päättäjien tulee kuitenkin seurata julkista keskustelua ja osallistua siihen. Väärän tiedon leviäminen tulee pyrkiä estämään nopeasti. Mielipidekeskusteluihin tulee suhtautua maltillisesti. Euran kunnalla on tilit Facebookissa, Instagramissa ja YouTubessa. Näissä medioissa korostuu viestinnän kaksisuuntaisuus ja reaaliaikaisuus. Sosiaalisessa mediassa on pyrittävä avoimuuteen, ymmärrettävään ja yksiselitteiseen vuorovaikutus- ja viestintätyyliin. Kirjoitustyyli on epävirallinen, tuttavallinen ja rento. Virkakieltä ja toisaalta liian markkinoivaa tyyliä tulee välttää. Sosiaalinen media vaatii aktiivista vuorovaikutusta. Perustettuja profiileja tulee päivittää säännöllisesti, mielellään viikoittain, ja sosiaalisen median kautta esitettyihin kysymyksiin vastata kuten muuhunkin palautteeseen. Kunta pyrkii pääsääntöisesti käyttämään sosiaalisen median palveluissa virkaprofiileja. Virkaprofiili ei edusta yhtä viranhaltijaa, asiantuntijaa tai työntekijää, vaan esimerkiksi asiaa, palvelua, yksikköä, ryhmää, tapahtumaa tai paikkaa. Profiili on useamman kuin yhden henkilön hallinnoima eikä siis ole henkilökohtainen. Jos työntekijä omassa henkilökohtaisessa some-profiilissaan julkaisee työpaikan/työnantajan tiedot, hän edustaa työnantajaansa myös vapaa-ajalla. Työtehtäviin liittymätön sosiaalisen median käyttö työaikana ei ole sallittua. Sosiaalisen median palvelun avaaminen ei ole yksittäisen työntekijän päätös, vaan avaamisesta päättää kuntaorganisaation osalta kunnanjohtaja ja oman palvelualueensa osalta palvelualuejohtaja. Uuden sosiaalisen median palvelun käyttöönotosta on ilmoitettava hallintojohtajalle, jonka johdolla ylläpidetään listaa kunnan käytössä olevista sosiaalisen median palveluista. 4.4. Sähköpostikäytänteet Sähköposti on kohdennettu viestinnän väline, jota käytetään yhdelle henkilölle tai rajatulle joukolle suunnattuun viestintään. Sähköpostijärjestelmää ei ole tarkoitettu tiedostojen massajakeluun eikä suurten tiedostojen välittämiseen. Intranet, asiakirjanhallintajärjestelmä Dynasty ja internet korvaavat sähköpostin laajempia ryhmiä koskevassa viestinnässä. Sähköpostin ulkoasu ja allekirjoitus yhtenäistetään. Asiasta on erillinen ohje. Kunnan henkilöstö on ohjeistettu vuosilomien ja muiden työstä poissaolojen ajaksi ns. poissaoloagentin käyttöön (automaattiset vastaukset). 4.5. Mediaviestintä Tiedotusvälineitä kohdellaan tasapuolisesti, ystävällisesti ja aktiivisesti. Tieto eri tiedotusvälineille annetaan samanaikaisesti ja samansisältöisenä. Euran kunnan kotisivuilla on valtuuston, hallituksen ja lautakuntien esityslistat luettavissa hyvissä ajoin ennen kokousta. Tiedotusvälineet ovat lisäksi aina tervetulleita seuraamaan kunnanvaltuuston kokousta. Kunnanhallituksen kokousta edeltävänä perjantaina järjestetään kunnanjohtajan pitämä lehdistöinfo, johon kaikki tiedotusvälineet ovat tervetulleita. Kunnanjohtajan pitämässä lehdistöinfossa voidaan ottaa esille myös muita ajankohtaisia, Euran kuntaa koskevia asioita sopimalla siitä kunnanjohtajan kanssa. Heti kunnanhallituksen kokouksen jälkeen lehdistölle toimitetaan kokouksen pöytäkirja. Päätöksistä tiedottamisen lisäksi kuntalaisille tiedotetaan uuden kuntalain mukaisesti myös keskeneräisistä asioista, ottaen kuitenkin huomioon julkisuus- ja salassapitosäädökset.
7 4.8. Osallisuus ja vaikuttaminen 4.6. Tiedotteet Kunnan yleinen palvelutiedottaminen tapahtuu ensisijaisesti kunnan kotisivujen kautta. Erillisiä tiedotteita laaditaan kulloisenkin tarpeen mukaan. Tiedotteet ovat tiedotettavasta asiasta riippuen luonteeltaan joko virallisia tai esimerkiksi tapahtumista tiedotettaessa teksti voi olla vapaamuotoisempaa. Tiedotettava asia voi olla uusi palvelu, palvelun muutos tai tapahtuma. Tiedotteen laatimisesta ja laatijasta päättää pääsääntöisesti kyseisen palvelualueen johtaja tai hänen valtuuttamansa henkilö. Yleensä tiedotteen kuitenkin laatii se, jolla on asiasta eniten tietoa. Tiedotteen tulee antaa vastauksia seuraaviin kysymyksiin: mitä, missä, milloin, miksi, miten, kuka? Tiedotteissa käytetään selkeätä, hyvää yleiskieltä. Lyhyet lauseet selkeyttävät esitystä. Tarvittaessa mainitaan julkaisuvapaudesta, myös kellonaika. Jos tiedotteen aiheesta pidetään tiedotustilaisuus. Julkaisuvapaus alkaa yleensä silloin kun tiedotustilaisuus alkaa. 4.7. Tiedotustilaisuudet Tiedotustilaisuus on syytä järjestää, kun mediaväeltä on odotettavissa kysymyksiä, mahdollisesti kiperiäkin, tai kun halutaan kutsua media muutoin paikalle. Avajaiset, vihkiäiset, merkittävän hankkeen aloittaminen, kunnan myöntämät palkinnot ja muut kunnianosoitukset ovat tiedotustilaisuuden arvoisia tapahtumia. Toimittajien on paikalle kokoontuneena helppo kysyä tärkeät tarkentavat ja lisäkysymykset. Kielteinenkin tapahtuma vaatii tiedotustilaisuuden. Tiedotustilaisuuden järjestämisestä päättävät kunnan viestinnästä vastaavat. Tiedotustilaisuuden kutsun mukana voidaan toimittaa lehdistölle tietoja aiheesta tai lisätietoja voidaan antaa kirjallisesti itse tilaisuudessa. Uusi kuntalaki painottaa kuntalaisten osallistumista ja vaikuttamista asioiden valmisteluun ja kunnan toimintaan. Eurassa kuntalainen voi antaa palautetta kunnalle kirjeitse, sähköpostilla, sosiaalisessa mediassa, kotisivujen kautta tai olla yhteydessä puhelimitse. Kuntalainen voi myös tehdä kuntalaisaloitteen. Lisäksi järjestetään keskustelutilaisuuksia, kyselytunteja, nettikyselyjä, asiakasraateja ja kuulemistilaisuuksia. Kunnassa järjestetään kaksi kertaa vuodessa tervetulo- ja tutustumistilaisuus uusille kuntalaisille ja kunnan uusille työntekijöille. 4.9. Valmistelu- ja päätösviestintä Kuntalain 29 velvoittaa kuntaa mm. tiedottamaan valmistelussa olevista asioista sekä siitä, millä tavoin kuntalaiset voivat osallistua päätösten valmisteluun. Kunnan päätökset annetaan kuntalaisille tiedoksi verkossa. Tämä koskee myös viranhaltijapäätöksiä, jos niihin on kunnallisvalitusoikeus. Kunkin palvelualueen on nimettävä viestintävastaava, joka hoitaa keskitetysti yleisen tiedottamisen. Kunnan valmistelu- ja päätösviestinnästä on lisäksi ohjeistuksia Euran kunnan hallintosäännössä. 4.10. Julkiset ja salassa pidettävät asiat Viestinnässä on otettava huomioon eri lait ja säädökset, kuten kuntalaki, julkisuuslain salassapitosäädökset ja henkilötietolaki sekä uusi tietosuoja-asetus (voimassa 1.5.2018 alkaen). Viranomaisten asiakirjat ovat pääsääntöisesti julkisia, poikkeuksena julkisuuslain mukaiset salassa pidettävät asiat. 4.11. Markkinointiviestintä Markkinointiviestintää suunnittelee työryhmä, johon kuuluvat kunnanjohtaja, yrityskehittäjä, hallintojohtaja ja kulttuuripäällikkö. Työryhmä tekee markkinointisuunnitelman vuosittain. 4.12. Kriisiviestintä
8 Euran kunnassa on erillinen kriisiviestintäsuunnitelma ja ohje osana valmiussuunnitelmaa. Kriisiviestinnästä Euran kunnassa vastaa hallintojohtaja. 5. SISÄINEN VIESTINTÄ Euran kunnan viestintäohjelman mukaan vastuu sisäisestä viestinnästä kuuluu kaikille ja se on osa jokapäiväistä toimintaa. Sisäisellä viestinnällä tarkoitetaan työyhteisön ja organisaation sisäistä tiedonkulkua ja vuorovaikutusta. Kyse on toisaalta tiedon ja informaation vaihdosta ja toisaalta yhteisöllisyydestä, kokemusten jakamisesta ja kulttuurista. Sisäistä viestintää tarvitaan tiedottamiseen, henkilöstön motivointiin ja hyvän ilmapiirin synnyttämiseen ja säilyttämiseen. Hyvä sisäinen viestintä lähtee toisen ihmisen kunnioittamisesta, hyvästä käytöksestä ja ystävällisestä vuorovaikutuksesta. Hyvä sisäinen viestintä auttaa organisaatiota työskentelemään tehokkaasti. 5.1. Intranet Euran kunnan intranet on kunnan sisäverkossa toimiva henkilöstön sisäinen tiedonvälityskanava. Intranet on keskeisessä roolissa ajankohtaisen tiedon välittäjänä ja työtä helpottavana tietovarastona. Ajankohtaisia uutisia ja tiedonantoja julkaistaan intranetissä viikoittain. Päivittäistiedon ja uutisoinnin seuranta intranetistä kuuluu kaikille niille, joilla se on käytännössä mahdollista. Mikäli työntekijällä ei ole mahdollisuutta päivittäiseen tai edes säännölliseen intranetin käyttöön, tulee esimiehen varmistaa tiedonkulku hänelle muulla tavoin. 5.2. Sähköposti Valtaosalla Euran kunnan henkilöstöä on oma eura.fi-sähköpostiosoite käytössään ja sen takia sähköpostijärjestelmä on sisäisen tiedotuksen käytetyin kanava. Sähköinen viestintä ei kuitenkaan saa kokonaan korvata henkilökohtaista kanssakäymistä. Jotta sähköpostiviestintä olisi toimivaa ja tehokasta, on hyvä muistaa joitakin sähköpostiviestinnän periaatteita: kiinnitä huomiota sähköpostiviestin otsikointiin; otsikoi viestisi kiinnostavasti ja informatiivisesti. Otsikon tulee antaa vastaanottajalle mielikuva siitä, mitä viesti tulee käsittelemään sähköpostiviesteihin mielellään yksi aihe kerrallaan sähköposteissa kannattaa mennä suoraan asiaan ilman pitkiä esipuheita erottele viestissäsi, keille se on mennyt tiedoksi ja keneltä odotat toimenpiteitä vältä lähettämästä laajoja liitetiedostoja lähettäessäsi viestejä useammalle vastaanottajalle, käytä mahdollisuuksien mukaan luotuja sähköpostiryhmiä. Vastuu sähköpostiryhmien ajantasaisuudesta on palvelualueilla Työyksikön esimiehen vastuulla on huolehtia viestin eteneminen myös niille yksikkönsä työntekijöille, joilla ei ole käytössään sähköisiä viestimiä. 5.2.1. Sähköinen kalenteri Euran kunnan käytössä on Outlookin sähköinen kalenteri. 5.3. Työpaikkakokoukset Kunnan koko henkilöstö pidetään tietoisena oleellista kuntaa, organisaatiota ja henkilöstöä koskevista asioista. Sisäinen tiedottaminen on osa kunnan henkilöstöjohtamista. Yksi sisäisen viestinnän keskeisistä keinoista on työpaikkakokoukset. Esimiehet vastaavat päivittäisestä viestinnästä oman yksikkönsä osalta alaisilleen. Henkilöstöä koskevissa asioissa lähtökohtana on, että henkilöstölle tulee tiedottaa asiasta ennen tai vähintäänkin samanaikaisesti kuin tiedotusvälineille.
9 Esimiesten tulee pitää oman työyksikkönsä jäsenet jatkuvasti ajan tasalla sekä päivittäisellä viestinnällä että säännöllisillä työpaikkakokouksilla. Esimiehen on myös varmistettava säännöllinen kahdenvälinen vuorovaikutus jokaisen työntekijänsä kanssa. Työpaikkakokousten järjestämisessä on hyvä muistaa: kokoukset järjestetään säännöllisesti mahdollistetaan työyhteisön kaikkien jäsenten osallistuminen minimoidaan mahdolliset häiriötekijät (mm. puhelin äänettömälle) motivoidaan työyhteisöä miettimään etukäteen kysymyksiä ja puheenvuoroja luodaan kokouksiin avoin tunnelma ja kannustetaan kaikkia ottamaan asioihin kantaa kirjataan kokouksessa sovitut asiat ylös ja tiedotetaan niistä mahdollisille poissaolijoille tiedotetaan yksikön ulkopuolelle asiat, joista on syytä informoida laajemmin Kuntalain mukaan kunnan toimintaa ja sen viestintää koskevat vaatimukset koskevat kunnan lisäksi myös kuntakonsernia. Näin ollen myös kuntakonsernin viestinnän tulee olla aktiivista ja avointa. Koko konserniyhteisöä koskevasta tiedottamisesta vastaa konsernijohto (kunnanhallitus, kunnanjohtaja, talousjohtaja, hallintojohtaja) kunnan viestintäohjeiden mukaisesti. Konsernijohdolle ja yhtiön hallitukselle on tiedotettava merkittävistä tapahtumista yhtiön toiminnassa ennen julkista tiedotusta. Tytäryhteisön omasta tiedottamisesta vastaa yhteisön puolesta sen hallitus. Kunnan edustajat yhtiön hallituksessa vastaavat tiedonkulusta konsernijohdolle ja päinvastoin. Yhtiöt raportoivat laajemmin toiminnastaan neljännesvuosittain konsernijohdolle. Tytäryhteisön oman tiedottamisen on tuettava konsernijohdon asettamia tavoitteita ja toimintapolitiikkaa. Tytäryhteisöjä velvoitetaan kriisi- ja hätäviestinnässä olemaan yhteydessä myös kunnan konsernijohtoon. Yhteistoimintalain mukaisesti henkilöstölle järjestetään tarvittaessa tiedotustilaisuuksia lain säätämällä tavalla. 5.4. Välitön viestintä Sisäisen viestinnän keinoilla ja kanavilla tavoitellaan välitöntä vuorovaikutusta. Tehokkainta on suora kanssakäyminen, jossa tiedottaminen tapahtuu suoraan henkilöltä toiselle. Jokainen on velvollinen välittämään tietoa ja viestimään omassa työyksikössään muille työntekijöille sekä osallistumaan yhteisiin työpaikkakokouksiin ym. vastaaviin vuorovaikutustilanteisiin. Myös välittömässä viestinnässä on syytä muistaa, että hyvä sisäinen viestintä lähtee toisen ihmisen kunnioittamisesta, hyvästä käytöksestä ja ystävällisestä vuorovaikutuksesta. 6. KUNTAKONSERNIA KOSKEVA VIESTINTÄ