H6-H7: Taustamateriaali Tässä materiaalissa esitteellään taulukkolaskentaa sekä MS Excel 2010 että Libre- Office Calc-sovelluksilla. Harjoituksissa 6 ja 7 voi käyttää kumpaa tahansa ohjelmistoa. Taulukkolaskenta 1 Yleistä 2 MS Excel/LO Calc taulukkolaskennan peruselementit 2.1 Solu, rivi ja sarake (cell, row, and column) 3 Solujen käsitteleminen 3.1 Solun muotoileminen 3.2 Tietojen syöttäminen lomakkeen soluihin - Tiedon kopiointi täyttökahvan avulla - Solussa olevan tiedon muokkaaminen - Solun tiedon tyypin määräytyminen 4 Soluun viittaaminen ja kaavat 4.1 Suhteellinen soluviittaus 4.2 Absoluuttinen soluviittaus 4.3 Funktiot 5 Taulukkolaskenta kaavioiden laadinta 4.1 Kaavioiden laadinta: LO Calc 4.2 Kaavioiden laadinta: MS Excel 2010 1 Yleistä Taulukkolaskenta on tehokas tapa työstää luvuista erilaisia tuloksia. Taulukkolaskennassa luotavia lomakkeita (worksheets) voi ajatella ruutupaperina, jossa jokainen ruutu on tiedon tallentamisen mahdollistava solu (cell). Etuna ruutupaperin, tai muiden staattisten taulukoiden käyttöön verrattuna, lomakkeiden ruutuja, soluja, pystyy muotoilemaan ja niiden pohjalta pystyy laskemaan tuloksia joko valmiiden tai itse luotujen funktioiden avulla. Vieläpä niin, että mikäli solujen tiedot muuttuvat, myös tulokset lasketaan automaattisesti uudelleen. Taulukkolaskentaohjelmat ovat kehittyneet yllättävän monipuolisiksi työkaluiksi. Niiden avulla onnistuu melko monimutkaistenkin sovellusten, kuten esimerkiksi pienen yrityksen budjetointisovellus- tai myynninseurantaohjelmistojen laadinta. Niistä on kuitenkin hyötyä myös monessa pienimuotoisemmassa tilanteessa joita kuka tahansa keskiverto tietokoneen käyttäjä henkilökohtaisessa tietojenkäsittelyssä kohtaa. Tässä yhteydessä meillä on mahdollisuus tutustua vain pieneen osaan taulukkolaskentaohjelmistojen ominaisuuksista. Seuraavassa on kuitenkin pyritty ottamaan esille ne piirteet, jotka käyttäjän ohjelmistoista täytyy tietää pystyäkseen hyödyntämään niiden mahdollisuuksia, ja saadakseen valmiudet kehittää taitojaan omien tarpeidensa mukaan taulukkolaskentaohjelmien käyttäjänä. - 1 -
2 MS Excel taulukkolaskennan peruselementit Käynnistettyäsi Excel/Calc-taulukkolaskentaohjelman, sinulle aukeaa työkirja, jossa on valmiina kolme tyhjää lomaketta (taulukkoa, worksheet). Lomakkeilla liikutaan alareunan lehdyköiden avulla. Lomakkeita voi tuhota Edit-valikon kautta (Excel: Aloitus/Solut/Poista/Poista taulukko (Home/Cells/Delete/Delete Sheet) Calc: Muokkaa/TaulukkoPoista (Edit/Sheet/Delete) ja uusia lomakkeita voi lisätä Insert-valikon (Excel: Aloitus/Solut/Lisää/Lisää taulukko (Home/Ceslls/Insert/Insert Sheet) Calc: Insert / Sheet) valintojen kautta. Solut, rivit ja sarakkeet ovat taulukon peruselementit. Excel Calc Kuva 1 Solut lomakkeessa. 2.1 Solu, rivi ja sarake (cell, row, column) Taulukko muodostuu soluista, joista kuhunkin voidaan tallentaa tieto. Soluun viitataan rivin ja sarakkeen indeksien avulla; lomakkeen ensimmäinen solu vasemmassa yläreunassa on solu A1. Kuvassa 1 on valittuna (aktivoituna) solu B6. Taulukon rivit on nimetty (indeksoitu) numeroin ylhäältä alas ja sarakkeet kirjaimin vasemmalta oikealle. Taulukossa voi olla 65536 riviä ja 256 saraketta. Sarakkeiden nimet kulkevat A:sta Z:aan, jonka jälkeen niiden nimeämiseen käytetään kahta kirjainta: AA, AB, IV. 3 Solujen käsitteleminen 3.1 Solun muotoileminen Kuhunkin soluun liittyy sen sisältämän tiedon ja sijaintipaikan lisäksi tieto sen muotoilusta. Muotoilu kertoo - 2 -
solun tietotyypin, ts. tulkitaanko solussa oleva tieto esim. luvuksi, tekstiksi tai päiväykseksi, visuaaliseen ulkonäköön (esim. solun väri, fontti, tiedon sijoittelu solussa, solujen kehystykset, jne.) liittyvät määritykset, ja solun suojauksen (mahdollisen muutosten estäminen). Solun muotoilu tapahtuu Excel 2010ssa solunmuotoiludialogissa, jonka saa auki valintanauhassa Aloitus (Home) valintanauhassa kaikkien ryhmien Fontti, Tasaus ja Tyyli (Font, Alignment ja Number) -kulmapainikkeista. Samaan dialogiin pääsee myös kakkospainikkeella solun päällä aukeavasta valikosta Format Cells. Calc: Format-valikon kautta Muotoilu/Solut (Format/Cells...) aukeavassa dialogissa. (vrt. Kuva 2) Dialogissa annettavat määritykset kohdistuvat aina aktiiviseen soluun. Solun muotoilu tehdään siis valitsemalla ensin muotoiltava(t) solu(t), avaamalla solunmuotoiludialogi ja tekemällä dialogissa halutut valinnat Kannattaa jälleen tutustua hiiren oikean näppäimen kautta saataviin Kuva 2 Solunmuotoiludialogi (Format Cells...) Excelissä (Calcissa vastaava dialogi olisi lähes identtinen. komentoihin, esimerkiksi solunmuotoiludialogin voi avata näppärästi myös hiiren oikean näppäimen kautta. Dialogin Luku (Number) -välilehdellä voi määritellä solulle joko valmiiksi määritellyn tietotyypin tai muokata itse esitystapa solun tiedolle (Oma; Custom User-defined; Käyttäjän määrittämä). Yleisimmin käytettävät tietotyypit ovat luvut (Luku; Number) ja teksti (Teksti; Text). Esimerkiksi annettaessa solun tietotyypiksi luku (Number), sille voidaan antaa myös esitystarkkuus (desimaaliosan pituus) ja määrätä miten negatiiviset luvut esitetään (ks. Kuva 2). Ellei solulle anna itse tietotyyppimääritystä, sen oletusarvo on yleinen (Yleinen; General). Yleinen-tyyppisen tiedon tulkinta tapahtuu automaattisesti siihen kirjoitetun tiedon perusteella (tarkemmin alla). - 3 -
3.2 Tietojen syöttäminen lomakkeen soluihin Tietoja kirjoitetaan lomakkeelle aivan kuten muissakin ohjelmissa: valitaan kohta, johon halutaan kirjoittaa ja kirjoitetaan se näppäimistöltä. Kuvassa 3 syötetään tekstiä soluun A1. Tiedon syöttäminen soluun lopetetaan ( kuitataan ) joko Enternäppäimellä tai Enter-painikkeella (ks. Kuva 3). Excel Nimi-kenttä Calc Cancel-painike Kuva 3 Tiedon syöttämien soluun. Enter-painike Funktio-painike Kaavarivi Kaavarivi Tietoa syötetään soluun A1 Tiedon kopiointi täyttökahvan avulla Sen lisäksi, että tiedon voi kirjoittaa soluun, voi tiedon lisäämisessä käyttää hyödyksi ns. Täyttökahva täyttökahvaa (ks. Kuva 4). Tarttumalla täytön kantasolun kahvaan hiirellä, ja raahaamalla sitä alas, saadaan seuraavien rivien solut samassa sarakkeessa täytetyksi kantasolun tiedon perusteella. Kuva 4 Täyttökahva Vastaavasti raahaamalla täyttökahvasta oikealle, saadaan täytetyksi seuraavien sarakkeiden solut samalla rivillä. Calcissa täyttö tapahtuu oletusarvoisesti sarjaa (Kuva 6) jatkaen ja solujen muotoilu siirtyy uusiin soluihin. Excelissä sen, miten kantasolun kopiointi uusiin soluihin tapahtuu, pääsee määrittämään Automaattisen täytön asetukset (Auto Fill Options) - pudotusvalikon avulla (ks. Kuva 5). Valikko ilmestyy raahaamasi alueen oikeaan alakulmaan kun nostat hiiren painikkeen raahauksen jälkeen. Valikosta voit valita kopioidaanko kantasolun tieto (1) sellaisenaan uusiin soluihin, (2) käytetäänkö Kuva 5. Excel: Automaattisen täytön vaihtoehdot esiin ponnahtavasta valikosta kopioinnissa kantasolun arvosta lähtevää sarjaa (kuten kuvassa), (3) kopioidaanko uusiin soluihin vain kan- - 4 - Kuva 6 Sarjan alku
tasolun muotoilu, vai (4) kantasolun sisältö ilman muotoilua. Yksinkertaisin käytettävä sarja on lineaarinen nouseva lukujono, mutta muita Excelin tunnistamia sarjoja voit käydä katsomassa Tiedosto/Asetukset/Lisäasetukset/Yleiset/Muokkaa omia luetteloita (File/Options/Advanced/General/Edit Custom Lists) -dialogista, jossa voit määritellä itse omiakin sarjoja. Calc: Työkalut/Asetukset /LibreOffice Calc/Järjestä listat (Tools/Options / LibreOffice Calc/Sort Lists) Aritmeettisen sarjan voi määritellä yksinkertaisesti antamalla sarjan alku peräkkäisissä soluissa, ja aktivoimalla täyttökahva molemmille soluille. Kuvassa 6 on aktivoitu täyttökahva soluille, joissa on arvot 1 ja 4, jolloin täyttökahvan avulla täytettäisiin seuraavat solut kolmen askelvälillä 7, 10, 13, jne. Solussa olevan tiedon muokkaaminen Paitsi solun tiedon esityksen muotoilua joka esitettiin yllä, pitää soluun syötetyn tiedon sisältöäkin tietysti päästä muokkaamaan. Solu pitää ensin aktivoida hiiren napsautuksella, jonka jälkeen sitä voi muokata normaalien tekstinkäsittelytoimenpitein kaavariviltä. Painamalla näppäimistöltä funktionäppäintä F2 tai kaksoisnapsauttamalla solua, solu aukeaa muokkausta varten myös suoraan soluun. Syötetyn tiedon tyypin määräytyminen Jos soluun syötetään tekstiä, kuten Kuvassa 3 tehtiin, sen tietotyyppi määräytyy automaattisesti tekstityyppiseksi. Kuitenkin, jos se vain on mahdollista, soluun viety tieto tulkitaan numeraaliseksi. Numeraalista tietoa ovat paitsi luvut, myös esimerkiksi päivämäärät, kellonajat, prosenttiluvut ja rahasummat. Se, mistä tietotyypistä kulloinkin on kyse, päätetään tiedon kirjoitusasun mukaan. Desimaaliosan ilmaisemiseen käytettävän merkin voi määrätä dialogissa (Excel: katsomassa Tiedosto/Asetukset/Lisäasetukset/Desimaalierotin (File/Options/Advanced/Decimal Separator) ja Calc: Työkalut/Asetukset /Kieliasetukset/Kielet/Desimaalierotinmerkki (Tools/Options/Language Settings/ Languages/Decimal separator) Useimmiten lienee järkevää määrätä että taulukkolaskentaohjelma käyttää erotinta joka on määrätty järjestelmätasolla 1 desimaalierotinmerkiksi. Suomessa käytössä oleva desimaalierotin on pilkku. Jos soluun esimerkiksi syötetään tieto 1231, se tulkitaan kokonaisluvuksi 1231, jos tieto 12,31 se tulkitaan desimaaliluvuksi. tieto 12:31, se tulkitaan kellonajaksi. tieto 12.31, se tulkitaan päivämääräksi Käytetyn oletusmuotoilun voi halutessaan vaihtaa solunmuotoiludialogissa, joka jo edellä esiteltiin. Vaikka solun tekstityypin päättely automaattisesti siihen kirjoitetun sisällön perusteella on toisaalta kätevää (esim. lukuja sisältäville laskennoissa käytettäville 1 Käyttöjärjestelmätasolla Control Panel / Regional and Language Options / Finnish Cutomize painikkeen kautta pääsee muuttamaan kielialueen oletusasetuksia - 5 -
- 6 - soluille General-tietotyyppi riittää hyvin), sillä saattaa jossain tilanteessa olla yllättäviä vaikutuksia. Kokeilepa. Mitä tapahtuu, jos kirjoitat soluun (mikäli et ole käynyt muuttamassa solun oletusarvoista General-tietotyyppiä) luvun 23.8. Entä jos kirjoitat henkilötunnuksen 050879. Yllättävät tilanteet johtuvat automaattisesta tiedon tulkinnasta. Edellinen tieto tulkitaan päivämääräksi, ja sen esitys muutetaan päivämäärän oletusesitysmuotoon. Jälkimmäinen tieto tulkitaan kokonaisluvuksi, jossa etunolla on turha. Tällaisissa tilanteissa usein kannattaa määrittää tieto tulkittavaksi tekstinä. Tällöin tulee vain huomata, että tekstityyppisellä tiedolla ei voi suorittaa laskutoimituksia. Yksinkertaisin oikotie tiedon määräämiseksi tekstityyppiseksi on kirjoittaa tiedon eteen heittomerkki ( ). Merkkiä ei tulkita tietoon kuuluvaksi, se vain pakottaa solun tiedon tekstityyppiseksi. 4 Soluun viittaaminen ja kaavat Heti alussa todettiin, että soluun viitataan solun sarakkeen ja rivin avulla (siis esimerkiksi A1). Soluviittaukset voivat kuitenkin olla joko suhteellisia tai absoluuttisia. Esimerkiksi soluviittaus A1 on suhteellinen. 4.1 Suhteellinen soluviittaus Suhteellisen soluviittauksen tekeminen on taulukkolaskentaohjelmassa helppoa. Kokeilepa. Kirjoita johonkin soluun joku arvo, esimerkiksi soluun B2 arvo 15 (ks. Kuva 7), Näet mitä se tarkoittaa, kun muutat solun B2 sisällön esimerkiksi luvuksi 20. Myös solun C2 arvo muuttui, koska se viittaa solun B2 sisältöön. Soluun C2 kirjoittamasi lauseke =B2 oli itse asiassa jo yksinkertainen kaava. Kokeillaan hitusen monimutkaisemman kaavan kirjoittamista. Kirjoitetaan kaava joka laskee yhteen lukuja. Kuva 7 Suhteellisen soluviittauksen tekeminen hiiren avulla osoittamalla. Kirjoita soluihin B2:B5 joitain lukuja (ks. Kuva 8). aktivoi solu C2, ja kirjoita kaavariville yhtäsuuruusmerkki ( = ), napsauta hiirellä solua B2, jolloin saat kaavariville automaattisesti napsautetun solun suhteellisen osoitteen (B2), ja kuittaa solun C2 tiedon syöttäminen enterillä (joko näppäimistöltä tai painikkeesta). Näin sait C2:lle arvoksi solun B2 sisällön. C2:ssa ei kuitenkaan ole sisältönä lukua 15, vaan suhteellinen viittaus soluun B2. Kuva 8 Kaava lukujen yhteenlaskemiseen.
- 7 - Napsauta solu B6 aktiiviseksi, ja aloita kaavan kirjoitus kirjoittamalla kaavariville jälleen = -merkki. Napsauta ensimmäistä yhteenlaskettavaa (B2), kirjoita + merkki, Napsauta seuraavaa (B3), kirjoita + -merkki, napsauta seuraavaan (B4), kirjoita + merkki, ja napsauta vielä viimeistä yhteenlaskettavaa (B5). Kaavarivillä on nyt kaava =B2+B3+B4+B5. Kun kuittaat kaavan kirjoituksen enterillä, tapahtuu kaavan laskenta, ja soluun B6 saadaan lukujen summa (tässä tapauksessa se oli 3126,6). Mitä tarkoittaa se, että viittaus soluun on suhteellinen? Suhteellinen viittaus lasketaan aina viittaajasta käsin. Jos esimerkiksi solusta B6 viitataan soluun B2, suhteellista viittaustapa tarkoittaa että viittaus tehdään samaan sarakkeeseen, neljä riviä ylemmäs. Viittauksen suhteellisuus tulee esille kun kopioidaan kaavoja. Esimerkiksi, jos nyt kirjoitamme C-sarakkeeseenkin soluihin C2:C5 lukuarvot, ja haluamme laskea nekin yhteen, ei meidän tarvitse kirjoittaa soluun C6 uudelleen Kuva 9 Kaavan kopiointi kaavaa =C2+C3+C4+C5 vaan voimme kopioida kaavan solusta B6 soluun C6 (aktivoi solu B6, kopioi se C6:een kopioinnin voi tehdä monella tavalla, kätevästi täyttökahvalla tai vain tutusti leikkaa / liimaa Ctrl+C/Ctrl+v, vrt. Kuva 9). C6:seen tuli nyt lasketuksi C-sarakkeessa olevat luvut C2:C5. Kun tutkit C6:sen kaavaa (napsauta C6 aktiiviseksi, saat kaavan näkyviin kaavarivillä), huomaat, että kopioidun kaavan soluviittaukset B-sarakkeeseen muuttuivat viittauksiksi C-sarakkeeseen. Tämä johtuu siitä että summakaavassa käytetyt viittaukset muotoa Bn olivat suhteellisia, tähän sarakkeeseen, n solua ylemmäs ; ne siis muuttuivat viittauksiksi Cn. 4.2 Absoluuttinen soluviittaus Absoluuttinen soluviittaus saadaan kirjoittamalla sarakkeen ja/tai rivin nimen eteen $ -merkki. Siispä viittaus $X$n pysyy kaavoja kopioitaessa aina viittauksena soluun Xn, se ei muutu suhteessa siihen kohtaan johon kaava kopioidaan. Kokeilepa edellisessä esimerkissä muuttaa solun B6 sisältö muotoon =$B2+$B3+ $B4+$B5+$B6 ja kopioi kaava sitten uudelleen solu un C6. Mitä tapahtui? Katso miten solun C6 kaava muuttui? Miksi? Kokeillaanpa vielä. Tehdään kaava, joka kertoo luvut vaihdeltavissa olevalla kertojalla. Kuva 10 Kertolaskukaava Kirjota oheista kuvaa (Kuva 10) noudattaen taulukko, jossa kirjoitat soluun B2 luvun 2, ja soluihin B4:B9 joitakin lukuja.
Tee sitten soluun C4 kaava B2*B4, joka siis kertoo vasemmalla olevan luvun B2 solun kertojalla Kun kuittaat kaavan (enterillä), saat kertolaskun tuloksen (tässä tapauksessa 68) Edellä opimme, että samaa kaavaa ei tarvitse toistaa muille soluille C5:C9, vaan voimme kopioida sen solusta C5. Kopioinnin voi itse asiassa tehdä yhdestä solusta useampaan suoraan seuraavasti. Aktivoi solu josta kopioidaan (C6), ja kopioi se (itse asiassa siis sen sisältämä kaava) leikepöydälle (Ctrl c) Kopioi kaava C6:sta soluihin C5:C9. Ups! Mitä tapahtui? Soluun C7 ei tullutkaan sisällöksi kertoja x B7 niin kuin ehkä odotimme. Miksi? Alkuperäisen C4 solun kaavan molemmat soluviittaukset (B2 ja B4) olivat suhteellisia, ensimmäinen yksi sarake Kuva 10 Kaavan kopiointi useampaan soluun vasemmalla. Siispä kaavaa kopioitaessa suhteelliset vasemmalle, kaksi riviä ylös, ja toinen viereinen solu viittaukset muuttuivat soluissa C5:C9 vastaavasti. Kaavan jälkimmäisen viittauksen osalta se olikin mitä halutaan: halutaan kertoa viereinen solu vasemmalla, mutta kertojan tulisi olla kaavassa aina B2, ei yksi sarake vasemmalle, kaksi riviä ylös. Katso solujen kaavoja, niin huomaat, että esimerkiksi solun C5 kaava on =B3*B5. Solussa B3 ei kuitenkaan ole edes lukua jota laskutoimituksessa voisi käyttää. Tarvitsemme siis absoluuttista viittausta, joka pitää soluviittauksen B2 paikallaan kaavaa kopioitaessa. Muutetaan siis solun C4 kaava muotoon =$B$2*B4, ja kopioidaan se uudelleen soluihin C5:C9. Nyt kertolaskut toimivat oikein kaikkien lukujen osalta (Kuva 12). Tässä tilanteessa olisi itse asiassa riittänyt, jos vain rivi olisi kiinnitetty absoluuttiseksi osoitteeksi (B$2), koska sarakehan pysyy joka tapauksessa samana. Loogisempaa on kuitenkin sitoa sarake absoluuttisella viittauksella, koska soluviittauksen on tarkoitus pysyä aina viittauksena samaan soluun (vaikka sitä joskus käytettäisiinkin sarakkeiden yli). Kuva 12 Kertolasku sen jälkeen kun kertojaan viitataan absoluuttisesti Kokeilepa nyt kertolaskutaulukkosi toimintaa muuttelemalla kertojaa (solun B2 sisältöä). Tämä on itse asiassa hyvin tyyppinen tapa käyttää taulukkolaskentaohjelmia. Kaavojen avulla luodaan lomake, jossa olevat arvot riippuvat jonkun solun, parametrin, sisällöstä. Tällöin lomakkeella on helppo kokeilla erilaisia mitä jos tilanteita, jossa laskennoissa olevat muuttuvat arvot otetaan kaavoihin parametreina jonkun solun sisällöstä: mitä jos tilaisinkin suuremman määrän tuotetta ja saisin siitä suuremman alennuksen?, mitä jos matkalle lähteekin 15 henkilöä, mitkä ovat silloin kustannukset, mitä jos vuokra nouseekin 50 euroa, miten käy budjettini? jne Jos teit tämän esimerkin nyt Exceliin tai Calciin, tallenna taulukko, hyödyt siitä harjoituksessa. - 8 -
4.3 Funktiot Edellä teimme yhteenlaskukaavan soluun itse, muodostamalla summalausekkeen kirjoittaen yhteenlaskettavat solut (itse asiassa vain osoitimme niitä hiirellä, mutta olisimme voineet myös kirjoittaa solujen nimet) ja plus-merkin niiden väliin kaavariville. Meidän ei tarvitse kuitenkaan useinkaan kirjoittaa kaavoja itse; taulukkolaskentaohjelmat sisältävät laajan joukon valmiiksi määriteltyjä funktioita, jotka voimme vain ottaa käyttöön. Edellisessä lukujen yhteenlaskuesimerkissä olisimme voineet ottaa käyttöön valmiiksi määritellyn funktion SUM (SUMMA) seuraavasti (vrt. Kuva 13). Kokeillaan jälleen. Kirjoita lukuja lomakkeelle (uudelle lomakkeelle, työlehdelle), esimerkiksi soluihin B2:B5. Aktivoi solu B6, ja paina kaavarivin vasemmalla puolella olevaa funktiopainiketta (fx). Etsi ja avaa aukeavasta Insert function -dialogista (Calc: Function Wizard -dialogista) funktio SUM (SUMMA). Huomaa, että voit kysyä funktiota Etsi funktio (Search for function), ja että voit lajitella funktiolistaa eri tavoin Tai valitse luokka (Or select a category) (Calc: Luokka (Category) -pudotusvalikko). Aukeavassa ohjatussa funktionkirjoitusdialogissa pääset määrittelemään funktiolle annettavat argumentit: silloin kun argumentin kenttä on valittuna, voit napsautella halutut argumentit kenttiin, tai jos argumenttilista on yhtenäinen alue, voit raahata Excel Calc Kuva 13 SUM (summa) -valmisfunktion käyttäminen summien laskennassa - 9 -
hiirellä mukaan otettavien argumenttien yli - 10 - Tässä tapauksessa haluamme summan argumentit B2:B5. Vaikka sinulla olisi jo sattumalta ollut oikeat argumentit kentässä Number1 (Luku1), kokeile miten ne valittaisiin lomakkeelta hiirellä. Kun argumentit on valittu (tässä tapauksessa vain ensimmäiseen kenttään jos annoit yhtenäisen välin; voit antaa myös solun B2 kenttään Luku1 (Number1), solun B2 kenttään Luku2 (Number2), jne., kuittaa funktio OK painikkeella Näin sait lasketuksi summan soluun B6, huomaa kaavariville automaattisesti muodostunut kaava. Muiden valmisfunktioiden käyttö tapahtuu samalla periaatteella: aktivoidaan solu, johon halutaan laskea arvo funktion avulla, valitaan käytettävä funktio, ja ohjatussa funktionkirjoitusdialogissa määritellä kyseiselle funktiolle annettavat argumentit Voit tutustua valmisfunktioihin itsenäisesti sovellusten Help-toiminnon avulla, mutta tässä käsitellään vielä ohjatusti monessa tilanteessa kätevä IF (JOS)-funktio. IF-funktion avulla sinulla on mahdollista määrätä solulle arvo, joka riippuu annetun ehdon täyttymisestä. Funktion muoto on =IF (ehto; arvo_jos_ehto_tosi; arvo_jos_ehto_epätosi) Jos meillä on lomakkeella opiskelijoiden kurssilla saamia pisteitä (Kuva 14), ja heille pitäisi antaa tulos hyväksytty (1) tai hylätty (0) riippuen siitä ylittääkö heidän pistemääränsä 50 pistettä. Tämä saadaan IF-funktion avulla aikaan seuraavasti. Annetaan ensimmäiselle opiskelijalle (soluun C2) kaava: =IF (B2>50; ok ; hylätty ) Kuva 14 Opiskelijoiden kurssilla saamat pisteet. Toisin sanoen, jos yhteispisteet ylittävät 50 pistettä, solulle annetaan arvo 1 muuten 0. Kuten edellä kertolausekkeen yhteydessä, kaavaa ei tarvitse kirjoittaa muille riveille (muille opiskelijoille) uudelleen, vaan sen voi tässäkin kopioida suoraan tuottamaan muiden opiskelijoiden tulokset. IF-funktioita voi ketjuttaa sisäkkäin. Jos edellisessä esimerkissä pelkkä 50 pisteen ylitys harjoituksissa ei riitä, vaan lisävaatimus on, että ainoastaan korkeintaan yksi harjoitus on jäänyt teke- Kuva 15 IF-funktioita voi kirjoittaa sisäkkäin.
mättä hyväksytysti, taulukossa olisi mukana hylättyjen harjoitusten lukumäärä. Tällöin Kuvassa 15 näkyvä IF lause tarkoittaa, että jos pisteet ovat suuremmat kuin 50, niin silloin tarkistetaan: jos hylättyjen harjoitusten lukumäärä on alle 2 niin funktion arvo on ok. Muissa tapauksissa (hylätyt harjoitukset > 1 tai pisteet < 51) funktion arvo on hylätty. 5 Taulukkolaskenta kaavioiden laadinta Taulukoiden numerotiedoista on vaikea saada kokonaiskuvaa esitettävästä asiasta. Taulukoiden pohjalta tehdyt graafiset esitykset havainnollistavat usein tiedoista muuten vaikeasti havaittavia trendejä, ja antavat yhdellä silmäyksellä selkeän yleiskuvan. Graafisia esityksiä, kaavioita on taulukkolaskentaohjelmilla helppo tehdä. Usein jo oletusarvoilla tuotetut pylväs- tai palkkikaaviot auttavat ymmärtämään taulukossa esitettyjä tietoja. Seuraavassa esitellään, miten yrityksen kolmen eri liikkeen alkuvuoden myyntitulokset sisältävästä taulukosta voitaisiin tuottaa kaavio, josta on helpompi saada mielikuva kunkin liikkeen suoriutumisesta nopeammin kuin pelkästä numeroita sisältävästä taulukosta. 5.1 Kaavioiden laadinta: LO Calc Kaavion tekeminen aloitetaan valitsemalla taulukosta alue, jonka luvuista kaavio halutaan piirtää (Kuva 1). Kuva 1. Valitaan taulukosta arvot, joista kaavio halutaan piirtää Rivi- ja sarakeotsikot kannattaa ottaa mukaan, koska niistä saadaan automaattisesti kaavion x- ja y-akselien arvot. Kaavion luomisessa ei kannata arkailla, valinnat eivät ole peruuttamattomia, kaikkea pääsee muuttamaan ja muokkaamaan jälkikäteenkin. Esimerkissä on valittuna koko taulukko rivi- ja sarakeotsikoineen, sen jälkeen aloitetaan kaavion muodostaminen painamalla ohjatun kaavion luontipainiketta (Kaavio; Chart ) tai valitsemalla valikosta Lisää/Kaavio (Insert/Chart ) Chart -komennon antaminen luo heti oletusarvoisen kaavion ja aukaisee Ohjattu kaavion luonti (Chart Wizard) -dialogin, jossa voit muokata oletuskaaviota 4 vaiheessa: Kaaviotyyppi (Char Type), Tietoalue (Data Range), Arvosarjat (Data Series), ja Kaavioelementit (Chart Elements). - 11 -
Vaihe 1/4: Kaaviotyyppi (Chart Type) Näin aukeavassa ikkunassa Kaaviontyyppi (Chart Type) ikkunassa voidaan valita kaavion tyyppi. Oletusarvona on valittuna pylväskaavio, joka onkin usein hyvä ja selkeä valinta. Kun kaaviotyyppi valittu, edetään kaavion luonnin seuraavaan vaiheeseen (Seuraava; Next) Valittu alue Kuva 16 Ohjattu kaavion luominen, vaihe 1/4: Kaaviotyypin valinta Vaihe 2/4: Tietoalue (Data Range) Kaavion muokkauksen edetessä raakakuva kaaviosta näyttää miltä kaavio tähän asti annetuilla määrityksillä näyttäisi. Tässä dialogissa on mahdollista muuttaa valittua tietoaluetta (Data Range; Tietoalue) niin haluttaessa. Series ts. arvosarjat ovat kaaviossa samalla värillä piirrettyjä pylväitä. Voit valita piirretäänkö arvosarjat riveistä vai sarakkeista. Jos esimerkissä arvosarjat piirrettäisiin sarakkeista, samanväriset pylväät kuvaisivat kuukausia. Meidän taulukossamme on järkevämpää haluamme vertailla liikkeitä, joten jos haluamme vertailla liikkeiden myyntituloksia eri kuukausina, valitsemme arvosarjat riviltä (Data series in rows, Kuva 17). Jos käsitteen series; arvosarja tulkitseminen ja valinnan vaikutus kaavioon tuntuu hankalalta, tässäkin kohtaa on helppo kokeilla miltä taulukko näyttäisi jos arvosarjat valittaisiinkin sarakkeilta (kuukaudet). Tällöin kaavio toisi paremmin esiin kuukausittaisen myynnin kussakin liikkeessä erikseen, ts. vertailua tehtäisiin liikkeiden sisällä, eri kuukausien myynnistä. Huomaa, että valitsimme tietoalueeseen mukaan myös riviotsikot (Kemi, Jyväskylä, Tampere) ja sarakeotsikot (tammi - huhtikuu). Siksi lähdetieto-dialogissa ruksaamme kohdan, joka määrittää että ensimmäistä riviä ja saraketta käytetään kaaviossa akselien tunnuksina. - 12 -
Kuva 17 Ohjattu kaavion luominen, vaihe 2/4: Tietoalueiden valinta Vaihe 3/4 : Arvosarjat (Data series) Kolmannessa vaiheessa voit tarvittaessa muuttaa sidontoja sarjojen ja taulukon solujen välillä, mikäli alkuperäinen valinta ei vastaa sitä mitä haluat kaaviossa esitettävän. Kuva 18 Ohjattu kaavion luominen, vaihe 3/4: Arvosarjojen valinta Vaihe 4/4 : Chart Elements (Kaavioelementit) Kaavion muodostamisen viimeisessä vaiheessa voidaan mm. antaa koko kaaviolle ja/tai akseleille nimet, päättää näytetäänkö seliteruutu (Legend) ja miten aseteltuna ja piirretäänkö kaavioon apuviivoja (ks. Kuva 19). Muista, että kaikki määritykset näkyvät heti kaavion raakakopiossa, joten on helppo kokeilla mitä kukin valinta saa aikaan. Kaikkia löytyviä määrityksiä kannattaa siis kokeilla: mikään ei ole peruuttamaton. - 13 -
Kuva 19 Ohjattu kaavion luominen, vaihe 4/4: Kaavioelementit Finish; Valmis -painikkeen painaminen saa aikaan kaavion piirtymisen objektiksi työkirjan sivulle (Kuva 20). Saatu kaavio on liikuteltavissa työkirjassa. Vaikka kaavio olisi taulukon tietoalkioiden päällä, eivät tiedot katoa minnekään. Pääset muokkaamaan kaaviota silloin kun se on valittuna, kuten yllä kuvassa (Kuva 20). Sen huomaa reunaviivalla olevista pienistä mustista neliöistä. Näihin Kuva 20 Ohjattu kaavion luominen, vaihe 4/4: Kaavioelementit neliöihin tarttumalla voidaan kaavion kokoa muuttaa reunaviivalla olevien neliöiden raahaus venyttää kaaviota, kulmista venyttäen kaavion suhteet pysyvät ennallaan ja koko muuttuu. Mikäli valinta ei ole voimassa, voi valinnan tehdä uudelleen klikkaamalla kaaviota. Voit siirrellä kaaviota ottamalla kiinni kaavion reunaviivan sisäpuolella olevalta tyhjältä (valkoiselta) alueelta. Kaksoisnapsauttamalla eri kohtia kaaviosta pääset muokkaamaa lähes mitä tahansa kaavion ominaisuutta, viivojen tyylejä, värejä, palkkien värejä, pohjan ominaisuuksia, otsikkoa, käytettyjä fontteja jne. Kokeile mitä eri muokkausdialogeja saat kaksoisnapsautuksella eri alueille. Voit kokeilla myös alkuperäisen taulukon arvojen muuttamista työkirjassa näkyvätkö vaikutukset kaaviossa? Kyllä! Tässä esimerkissä kaavioon otettiin mukaan myös Yhteensä-tiedot. Koska niissä on selvästi suurempia arvoja kuin taulun toisissa soluissa, näkyvät toisten solujen pylväät kovin pieninä. Siksi usein onkin mielekkäämpää valita kaavioon vain taulukon varsinaiset tietoalkiot. Jos kuitenkin haluamme pitää myyntien summatiedon mukana kaaviossa, sille tulisi antaa järkevä nimi nimen Row 7 sijasta. Koska selitteen - 14 -
(legendan), kuten myös rivien ja sarakkeiden nimet ja tietysti myös itse pylväiden, tiedot saadaan suoraan työkirjasta, vihreälle palkille saa järkevän nimen kirjoittamalla Kuva 21 Ohjattu kaavion luominen, vaihe 4/4: Valmis kaavio sen soluun A7 (ks. Kuva 21). 5.2 Kaavioiden laadinta: MS Excel 2010 Excelin 2010 versiossa kaaviot tehdään kahdessa vaiheessa ensin luodaan oletusarvoisia sapluunoita käyttäen mahdollisimman lähelle sellainen kaavio kuin halutaan saada aikaan, ja sen jälkeen tehdään näin saatuun kaavioon mahdolliset tarvittavat muokkaukset Chart Tools; Kaavio työkalut -välilehden komentoja käyttäen. Edellisen esimerkin kaavio luotaisiin Excelissä seuraavasti. Valitse ensin työkirjasta ne tiedot, joista haluat piirtää kaavion ja valitse sen jälkeen Insert-välilehdeltä haluamasi kaavion tyyppi tässä tapauksessa siis pylväskaavio (ks. Kuva 22). Kuva 22. Valitaan tiedot kaavioon ja sen jälkeen kaavion tyyppi Tässä tilanteessa valittaessa yksinkertainen pylväskaavio: 2-D Column / Clustered column; 2-D - 15 -
pylväskaavio / Liitetty pylväskaavio saadaan Kuvan 23 kaavio. Kuva 23. Valmiilla sapluunalla luotu oletusarvoinen kaavio Nyt jälkikäteen voimme muuttaa melkein mitä tahansa oletuskaavion ominaisuuksia, lähtien jopa kaavion tyypistä. Kun napsautat kaaviota, aktivoituu valintanauhaan käyttöön; Kaaviotyökalut (Chart Tools), jossa Rakenne (Design) välilehden Tyyppi (Type) -komentojen kautta pääsee muuttamaan kaavion vielä ihan toisentyyppiseksi, esimerkiksi kolmiulotteisiksi pylväiksi tai piirakaksi. Calcissa (ja vanhoissa Exceleissä) pylväiden merkitys määrätään sillä valitaanko sarjat riveiltä vai sarakkeilta. Word 2010:ssa vastaavan valinnan voi tehdä napsauttamalla painiketta Rakenne/Tiedot/Vaihda rivi tai sarake (Desing/Data/Switch Data Row/Colum).; Saman komentoryhmän Valitse tiedot (Select Data) -painikkeesta pääsemme halutessamme muokkaamaan sekä valittuja x-akselin arvoja (sarakeotsikoita), että sarjoja ts. riviotsikoita ja pylväiden arvoja (Kuva 24). Kuva 24 Muutetaan viimeisen sarjan nimeksi Myynti yhteensä Kuva 24 osoittaa miten esimerkiksi sarjan nimen (Myynti yhteensä, joka puuttui - 16 -
taulukon riviotsikoista) voi antaa jälkikäteenkin viimeiselle arvosarjalle eli siis viimeiselle neljästä pylväästä. Toki saman olisi saanut aikaan kirjoittamalla Myynti yhteensä soluun A7, koska sarakkeessa A olleita riviotsikoita käytettiin sarjan nimikkeinä. Otsikoiden lisääminen kaavioon tehdään Rakenne (Design) välilehden Kaavion asettelu (Chart Layouts) valikoimasta löytyvien sapluunoiden avulla. Kuvan 25 kaavio on tehty valitsemalla sapluunaksi Kaavion asettelusta Asettelu 9 (Layout 9). Kuva 25. Muutetaan viimeisen sarjan nimeksi Myynti yhteensä Sen jälkeen Asettelu 9 -sapluunan mukanaan tuoma otsikko, sekä pysty- ja vaakaotsikot voidaan muuttaa halutuiksi teksteiksi. Sapluunan tekstit saa auki muokattavaksi kaksoisnapsautuksella. Kaavio työkalun (Chart Tools) kolmen välilehden kautta pääsee muokkaamaan kaavion lähes kaikkia muokattavaksi ajateltavissa olevia ominaisuuksia. Esimerkiksi viimeiseltä välilehdeltä Muotolu (Format) -välilehdeltä pääsee muokkaamaan pylväiden ominaisuuksia, kuten vaikkapa Muotoilu/Muodon tyylit/muototehosteet (Format/Shape Styles/Shape Effects) -valinnan kautta asettaa viimeisen pylvässarjan hehkumaan (Kuva 26). Kuva 26. Pylväiden ominaisuuksien muokkausta (glow). Sekä Calcista että Excelistä kaavion voi kopioida suoraan leikepöydän kautta muihin Office -sovelluksiin, ts. Writeriin ja Impressiin tai Wordiin ja PowerPointtiin. Tämä tapahtuus siis seuraavasti: koko kaavion aktivointi + Leikkaa (Copy, tai ctrl + c) ja määränpääsovelluksessa Liimaa (Paste, tai ctrl + v). - 17 -