Rekisteri-ilmitus Rekisterinpitäjä ja yhteyshenkilö Länsi-Sumen Pelastusalan Liitt ry (LSPeL) Y-tunnus 0731063-4 Kersiinitie 26, 20360 Turku p. (02) 511 7711 Timistn sähköpsti: timist@lspel.fi Yhteyshenkilön sähköpsti: anssi.lamminen@lspel.fi Sisällysluettel Jäsen-, luttamushenkilö-, ja yhteistyökumppanirekisteri / markkinintirekisteri... 2 Henkilötietjen käsittelyn peruste ja käyttötarkitus... 2 Paklliset tiedt... 2 Seuraus mikäli tietja ei luvuta... 2 Tietsujasuunnitelma... 2 Henkilötietjen käsittelijät... 2 Sähköinen dkumentinhallinta... 3 Paperidkumentin hallinta... 3 Sme... 3 Valkuvat... 3 Käsiteltävät henkilötiedt:... 3 Henkilötietjen sujaaminen ja tietturva... 4 Henkilötietjen säännönmukaiset luvutukset ja siirrt... 4 Henkilötietjen säilytysaika... 4 Rekisteröidyn ikeudet:... 5 Oikeus valittaa valvntaviranmaiselle... 5 Timintahjeet ja prsessikuvaukset... 5 Rekisterin käyttäjän velvllisuudet... 5 Yhteydentt... 6 Muutkset tähän tietsujaselsteeseen... 6 LSPeL Palkkarekisteriselste... 7 Rekisterinpitäjä ja rekisteristä vastaavan yhteyshenkilö... 7 Rekisterin nimi, ikeusperuste ja henkilötietjen käsittelyn tarkitus... 7 Rekisterin tietsisältö... 7 Tarkitus... 7 Tietjen säännönmukaiset luvutukset ja tietjen siirt EU:n tai ETA:n ulkpulelle... 8 Rekisterin sujauksen periaatteet... 8 Tarkastusikeus ja ikeus vaatia tiedn krjaamista... 8 Muut henkilötietjen käsittelyyn liittyvät ikeudet... 8 s. 1
Jäsen-, luttamushenkilö-, ja yhteistyökumppanirekisteri / markkinintirekisteri Rekisterissämme käsitellään LSPeL:n jäsenien ja sen entisten jäsenien sekä LSPeL:n timintaan liittyvien rganisaatiiden yhteyshenkilöiden sekä sen luttamushenkilöiden henkilötietja. Lisäksi rekisterissä käsitellään LSPeL:n järjestämiin kulutuksiin ja tapahtumiin sallistuvien / sallistuneiden henkilöiden henkilötietja. Henkilötietjen käsittelyn peruste ja käyttötarkitus Rekisterimme käyttötarkitus n rekisteröityjen jäsenien ja niiden luttamushenkilöiden tietjen ajantasainen hallinta jäsenyyden aikana, sen ylläpit ja kehittäminen sekä markkininti ja myös päättyneiden jäsenyyksien dkumentaatin hallinta henkilötietjärjestelmässä. LSPeL:n järjestämiin kulutuksiin ja tapahtumiin sallistuneiden salla myös henkilöryhmäkhtaiseen khdennettuun pelastusalaan liittyvä suramarkkininti. Henkilötietjen käsittely perustuu: 1. LSPeL:n lainsäädännölliseen velvitteeseen ylläpitää jäsenrekisteriä jäsenten salta. 2. Spimuskumppanien (yhteistyökumppanit) salta spimuksen täytäntöönpann sekä mahdllisen rekisterinpitäjän muuhun perusteltuun etuun. Rekisterinpitäjän etu spimustilanteissa n taludellisten saatavien ja vastuiden valvnta. 3. Luttamushenkilöiden salta rekisteröinti perustuu yhdistyslainsäädäntöön. 4. Markkinintirekisterin salta sustumukseen. 5. Henkilön/tapahtumaan sallistujan elintärkeään etuun, esimerkiksi ruka-aineallergiat. 6. Tapahtumiin sallistuvien henkilöiden etuun saada laadukasta palvelua Paklliset tiedt Yhdistyksen (LSPeL ry) luttamushenkilöiden salta yhdistyslain edellyttämät tiedt (nimi, hetu, yhteystiedt). (yhdistyslaki). Spimussuhteissa levat taht: Spimuskumppanin perustiedt, luttsuhteessa lutn perinnän edellyttämät tiedt (hetu). Allergiatiedt tapahtumiin sallistuvien salta (rekisteröidyn elintärkeä etu). Muut tapahtuman järjestämiseksi klmansien tahjen edellyttämät tiedt (ilmitetaan ilmittautumisen yhteydessä). (Spimuksen tekeminen). Seuraus mikäli tietja ei luvuta Yhdistyksen luttamustehtävään ei vida valita ilman pakllisten tietjen luvuttamista. Osallistumista ei vastaanteta ilman pakllisten tietjen luvuttamista. Tietsujasuunnitelma Henkilötietjen käsittelijät LSPeL:ssä henkilötietja käsittelee pääsääntöisesti liitn palkattu henkilöstö. Lisäksi henkilötietja käsittelevät nimetyt kurssinjhtajat ja k. tapahtumaan liittyvät luttamushenkilöt. LSPeL vastaa siitä, että henkilötietjen käsittelijöille n annettu tarpeenmukainen hjeistus henkilötietjen asianmukaiseen käsittelyyn. Tietvudn sattuessa asiasta ilmitetaan tietsujavaltuutetulle sekä niille henkilöille keitä mahdllinen tietsujavut kskee. Sähköisen sujauksen tas n liitssa asianmukainen. Tapahtumien sallistujatietja jaetaan harkintaa käyttäen niille henkilöille, ketkä liittyvät k. tapahtuman järjestämiseen. Esimerkkinä alueen nuristyönhjaaja käsittelee alueleiriin liittyviä henkilötietja. s. 2
Sähköinen dkumentinhallinta Tapahtumista syntyvät paperiset henkilölistat muutetaan viipymättä sähköiseen mutn ja tarpeen mukaan arkistidaan LSPeL sujatulle palvelimelle. LSPeL henkilöstö käyttää yhteistä ffice 365 -sähköpstitietkantaa, jhn sähköpstitiedt aina päivittyvät sitä mukaa, kun muutksia ilmenee. Laajemmat ryhmäsähköpstiviestit jaetaan aina piilkpina vastaanttajille. LSPeL:llä n backup sähköpstina Gmail tili, jnka kautta saatetaan käyttää Ggle Drivea tai kuvapalvelua laajempien tiedstjen jakamiseen. LSPeL Drpbx -timii mm. Liitn tiedstuslehden painatusta ja jakelua varten. Paintal saa liitlta vastaanttajien sitetiedt pstitusta varten. Paperidkumentin hallinta LSPeL tapahtumista syntyneet paperiset henkilötietja sisältävät listat tuhtaan tapahtuman päätyttyä viimeistään kuuden kuukauden kuluttua. Pislukien leirin sallistujalistakansi, jka arkistidaan myös paperisena LSPeL histriikkiitarkituksiin. Sme LSPeLillä n verkksivujen lisäksi Facebk -alustja (LSPeL, LSPeL palkuntaleiri ja Tulimeri sivustt) Näitä hallinnivat pääsääntöisesti liitn henkilöstö ja LSPeL tiedtusvalikunnan nimetyt jäsenet. LSPeL Instagram -tiliä päivittää pääsin liitn timist, malla LSPeL palkuntaleirillä Facebkia ja Instagramia päivittävät myös asiaan nimetyt leirin timihenkilöt. Valkuvat LSPeL timinnissa ja tapahtumissa tettuja valkuvia säilytetään LSPeL palvelimella sekä julkaistaan hyviä tapja nudattaen LSPeL:n ssiaalisessa mediassa, LSPeL verkksivuilla sekä LSPeL tiedtuslehdessä. Jitain kuvia saatetaan julkaista myös median tiedtusvälineissä uutisten ja juttujen lmassa. Käsiteltävät henkilötiedt: Rekisterissä käsitellään LSPeL:n jäsenten, luttamus- ja timihenkilöiden sekä tapahtumiin sallistuvien henkilöiden henkilö- ja yhteystietja sekä muita jäsenyyteen tai kulutuksiin ja tapahtumiin sallistumiseen liittyviä tarpeellisia tietja. Näitä tietja vat: Jäsenen täydellinen nimi Pstisite Puhelinnumer Sähköpstisite www-site Puheenjhtaja Timinnanjhtaja Sihteeri Taluden/rahastnhitaja Verkklaskusite tai laskutussähköpstisite Muu luttamushenkilö tai virkamies, Osastnjhtaja, kuluttaja, virkamies yms. Osallistujilta kerättävät tiedt: nimi sähköpstisite syntymäaika Henkilöturvatunnus (Leireillä vaadittavat timenpiteet, esimerkiksi järjestyksenvalvnta) ruka-aineallergiat (vain tilaisuuksiin, jissa n tarjilua) (perusteluna rekisteröidyn elintärkeä etu eli terveys) Sekä muut mahdlliset, tapahtuman järjestämiseen vaadittavat tiedt s. 3
Säännönmukaiset tietlähteet Henkilötietja kerätään jäseniltä, rekisteröidyiltä itseltään ja sallistujilta itseltään. Henkilötietja kerätään tapahtumakhtaisesti pääsin Sumen Pelastusalan Keskusjärjestö SPEK:n hallinnimasta Haka/Kilta -tietkannasta. Tietjen luvuttaja n yleensä jäsenyhdistys, jka ilmittaa mia luttamus- ja timihenkilöiden tietja. Tietjen luvuttaja vi lla myös henkilö itse ilmittautuessaan tapahtumiin puhelimitse, kirjeitse tai sähköpstilla. Tiedt saadaan jäsenyhdistyksiltä, jtka vat itsenäisiä rekisterinpitäjiä. Tiedt kerätään sallistumisilmittautumisissa annetuista tiedista. Henkilötietjen sujaaminen ja tietturva Digitaalisesti käsiteltävät henkilötiedt n sujattu ja tallennettu LSPeL:n järjestelmään, jhn n rajattu pääsy vain sellaisilla henkilöillä, jtka tarvitsevat kyseisiä tietja työtehtäviensä hitamiseksi. Kyseisillä henkilöillä n käytössään henkilökhtaiset käyttäjätunnukset ja salasanat. Järjestelmään n pääsy LSPeL timihenkilöillä sekä ATK tukihenkilöllä. Henkilötiedt n sujattu ulkpuliselta käytöltä ja jäsentietjen käyttöä valvtaan. Käytetyt työasemat ja tallennusmediat vat salattu. Henkilötietjen säännönmukaiset luvutukset ja siirrt Tietja ei luvuteta tai myydä markkinintitarkituksiin. Osallistujalistja luvutetaan kulutusten järjestäjille, tilaajille tai kuluttajille tai majitus- ja munituspalveluiden järjestäjille. Henkilötiedt luvutetaan rekisterin ylläpitäjälle, jka timii henkilötietjen käsittelijänä. Henkilötietja vidaan siirtää muille rekisterin palveluntarjajaa vaihdettaessa uudelle järjestelmän ylläpitäjälle. Henkilörekisterin teknisen ylläpidn ja käsittelijä tteuttava rekisterinpitäjän yhteistyökumppani vi siirtää henkilötietja sveltuvan yksityisyyden sujaa kskevan lainsäädännön ja tämän tietsujaselsteen mukaisesti. Henkilötietjen säilytysaika Jäsentiedt säilytetään rekisterissä niin kauan kuin rekisteröity n LSPeL:n jäsen, luttamushenkilö, yhteyshenkilö tai spimuskumppani ja spimukseen perustuvan reklamaativastuuajan. Jäsenyyden päättymisen jälkeen henkilötietja säilytetään enintään kymmenen vuden ajan jäsenyyden päättymisestä. Spimuskumppanin tiedt säilytetään vähintään klmen vuden ja enintään kymmenen vutta vanhentumisajan spimuksen päättymisestä. Sustumukseen perustuvat tiedt säilytetään kunnes sustumus peruutetaan. Leiri- ja kurssitiminnasta syntyneitä henkilötietja säilytetään histria ja tilastanalyysejä varten, niin kauan kunnes henkilö itse tisin haluaa. s. 4
Rekisteröidyn ikeudet: Rekisteröidyllä n ikeus kska tahansa vastustaa henkilötietjensa käsittelyä suramarkkinintitarkituksiin. Suramarkkininnilla tässä tapauksessa tarkitetaan pelastusalaan liittyvää viestintää ja markkinintia. Lisäksi rekisteröidyllä n lähtökhtaisesti ikeus sveltuvan tietsujalainsäädännön mukaisesti millin tahansa: saada tiet henkilötietjensa käsittelystä vaatia epätarkan ja virheellisen henkilötiedn ikaisua ja tietjen täydentämistä; vaatia henkilötietjensa pistamista; peruuttaa sustumuksensa ja vastustaa henkilötietjensa käsittelyä siltä sin kuin henkilötietjen käsittely perustuu rekisteröidyn sustumukseen vastustaa henkilötietjensa käsittelyä henkilökhtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella siltä sin kuin henkilötietjen käsittelyperusteena n LSPeL:n ikeutettu etu saada henkilötietnsa kneluettavassa mudssa ja siirtää kyseiset tiedt tiselle rekisterinpitäjälle, LSPeL käsittelee kyseisiä henkilötietja rekisteröidyn sustumuksen perusteella vaatia henkilötietjensa käsittelyn rajittamista. Rekisteröidyn tulee esittää edellä mainitun ikeuden tteuttamista kskeva pyyntö sähköisesti tässä selsteessa levaan viralliseen LSPeL:n sähköpstiin. LSPeL vi pyytää rekisteröityä tarkentamaan pyyntöään kirjallisesti ja varmentamaan rekisteröidyn henkilöllisyyden ennen pyynnön käsittelemistä. LSPeL vi kieltäytyä pyynnön tteuttamisesta svellettavassa laissa säädetyllä perusteella. Oikeus valittaa valvntaviranmaiselle Jkaisella rekisteröidyllä n ikeus tehdä valitus asianmaiselle valvntaviranmaiselle taikka sen Eurpan uninin jäsenvaltin valvntaviranmaiselle, jssa rekisteröidyn asuinpakka tai työpaikka sijaitsee, mikäli rekisteröity kats, että hänen henkilötietjaan ei le käsitelty sveltuvan tietsujakäytännön mukaisesti. Timintahjeet ja prsessikuvaukset Tapahtumailmittautumisissa käytetään pääsääntöisesti HAKA -palkuntarekisteriä, jllin yksilöllä n itse mahdllisuus tietää, mitä tietja hänestä menee tapahtuman järjestäjälle. LSPeL henkilöstö esikäsittelee tapahtumailmittautumiset (pistaa tarpeettmat tiedt) ja jakaa henkilölistat a. tapahtumasta vastaaville tahille (kurssinjhtajat, leirin vastuuhenkilöt, munituksen järjestäjät yms.). Tapahtuman jälkeen turhat paperiset henkilötiedt hävitetään asianmukaisesti tietsujarskikseen. Sähköiset henkilölistat arkistidaan tapahtumista LSPeL palvelimelle, jtta tiedetään sallistujan kurssi- tai leirihistria palkuntaharrastuksessa. Leirien henkilöstöhallintaa käytettäessä paperiset henkilötietja sisältävät dkumentit tuhtaan tietsujarskikseen leirin päätyttyä. Rekisterin käyttäjän velvllisuudet Rekisterin käyttäjillä n vaitilvelvllisuus. Henkilö, jka henkilötietjen käsittelyyn liittyviä timenpiteitä surittaessaan n saanut tietää jtakin tisen henkilön minaisuuksista, henkilökhtaisista lista tai taludellisesta asemasta, ei saa sivulliselle ilmaista näin saamiaan tietja. Yhdistys ilmittaa mahdllisista tietturvalukkauksista välittömästi henkilökhtaisesti niille rekisteröidyille, jiden tietja lukkaus kskettaa. s. 5
Yhteydentt Rekisteröidyn ikeuksien käyttämistä kskevat pyynnöt, kysymykset tästä tietsujaselsteesta ja muut yhteydentt tulee tehdä sähköpstitse sitteeseen: timist@lspel.fi. Rekisteröity vi myös ttaa yhteyttä henkilökhtaisesti tai kirjallisesti Tämän dkumentin tsikssa leviin yhteystietihin. Muutkset tähän tietsujaselsteeseen Tätä tietsujaselstetta vidaan päivittää aika ajin esimerkiksi lainsäädännön muuttuessa. Tämä tietsujaselste n käsitelty LSPeL tiedtusvalikunnassa 14.5.2018 ja sen n hyväksynyt liitn hallitus kkuksessaan xx.xx.2018. Tämä ilmitus n viimeksi päivitetty (14.5.2018). s. 6
LSPeL Palkkarekisteriselste Tämä n Yrityksen henkilötietlain (10 ja 24 ) ja EU:n yleisen tietsuja-asetuksen (GDPR) mukainen rekisteri- ja tietsujaselste. Laadittu 8.5.2018. Viimeisin muuts 8.5.2018. Rekisterinpitäjä ja rekisteristä vastaavan yhteyshenkilö Länsi-Sumen Pelastusalan Liitt ry. Saija Kirstilä, timistsihteeri Rekisterin nimi, ikeusperuste ja henkilötietjen käsittelyn tarkitus Yhdistyksen palkkarekisteri; Asteri yrityshjelmat EU:n yleisen tietsuja-asetuksen mukainen ikeusperuste henkilötietjen käsittelylle n - henkilön sustumus (dkumentitu, vapaaehtinen, yksilöity, tietinen ja yksiselitteinen) - spimus, jssa rekisteröity n sapulena - rekisterinpitäjän ikeutettu etu (asiakassuhde) Henkilötietjen käsittelyn tarkitus n palkanmaksu. Tietja ei käytetä autmatisituun päätöksentekn tai prfilintiin. Rekisterin tietsisältö Järjestelmään merkitään ne tiedt, jita liitt hitaessaan työnantajatehtäviä tarvitsee työntekijöistään ja luttamushenkilöistään. Tietjen tyypillisimmät käyttöalueet vat: palkanlaskenta ja maksatus eläkkeeseen vaikuttavien tietjen tallennus ennaknpidätyksen suritus palkansaajien etuuksien määritys henkilöstötilastinti Säännönmukaiset tietlähteet Tarkitus Rekisteri jakautuu sajärjestelmiin, jtka sisältävät: kuukausipalkat tuntipalkat luttamustimipalkkit Järjestelmän tiedt vat valtasaltaan määrämutisessa mudssa, kuten: henkilön nimi- ja sitetiedt henkilötunnus tehtävää kuvaavat tiedt palkkaa kuvaavat tiedt Säännönmukaiset tietlähteet Rekisteriä päivitetään palkan-, palkkiiden ja eläkkeensaajien tiedilla palvelussuhteen alkaessa ja päätöksentekijöiden palvelussuhteita kskevilla päätöksillä. Kaikki palkkaan ja palvelussuhteiden ehtihin vaikuttavat päivitettävät tiedt perustuvat kirjallisiin dkumentteihin. Jkaisen palkka-ajn yhteydessä päivitetään laskentakauden palkkaan vaikuttavat tiedt. Kerran vudessa päivitetään verttajalta saadut palkansaajakhtaiset ennaknpidätystiedt. s. 7
Tietjen säännönmukaiset luvutukset ja tietjen siirt EU:n tai ETA:n ulkpulelle Rekisteröidyt henkilöt (palkansaajat) saavat tärkeimmistä perustiedista, maksetusta palkasta ja palkanpidätyksistä erittelyn jkaisen palkanmaksun yhteydessä jk ktisitteeseen tai verkkpankkiinsa. Palkanmaksutiedt siirretään jakajapankkiin. Tilitykset: jäsenmaksujen tilitys ammattiyhdistyksille, KVTEL/VEL-tilitykset eläkelaitksille, ver- ja stutilitys verttajalle, ulstttilitykset ulsttviranmaisille. Yksilötasn henkilötietja luvutetaan massasiirtina a. lakien perusteella verttajalle, eläkevakuutukselle ja neljä kertaa vudessa ammattiyhdistyksille. Kerran vudessa luvutetaan tapaturmavakuutuksen palkkaselvitys ammattiryhmittäin vakuutusyhtiölle. Tietja ei luvuteta säännönmukaisesti muille tahille. Rekisterin sujauksen periaatteet Rekisterin käsittelyssä nudatetaan hulellisuutta ja tietjärjestelmien avulla käsiteltävät tiedt sujataan asianmukaisesti. Kun rekisteritietja säilytetään Internet-palvelimilla, niiden laitteistn fyysisestä ja digitaalisesta tietturvasta hulehditaan asiaankuuluvasti. Rekisterinpitäjä hulehtii siitä, että tallennettuja tietja sekä palvelimien käyttöikeuksia ja muita henkilötietjen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietja käsitellään luttamuksellisesti ja vain niiden työntekijöiden timesta, jiden työnkuvaan se kuuluu. Tarkastusikeus ja ikeus vaatia tiedn krjaamista Jkaisella rekisterissä levalla henkilöllä n ikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietnsa ja vaatia mahdllisen virheellisen tiedn krjaamista tai puutteellisen tiedn täydentämistä. Mikäli henkilö haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedt tai vaatia niihin ikaisua, pyyntö tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä vi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää tdistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietsuja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa). Palkansaaja vi esittää tiedn krjaamista millin tahansa palkanlaskijalle. Kaikkien palkkaan ja palvelussuhteiden ehtihin vaikuttavien tietjen tulee perustua kirjalliseen dkumenttiin Muut henkilötietjen käsittelyyn liittyvät ikeudet Rekisterissä levalla henkilöllä n ikeus pyytää häntä kskevien henkilötietjen pistamiseen rekisteristä ("ikeus tulla unhdetuksi"). Niin ikään rekisteröidyillä n muut EU:n yleisen tietsujaasetuksen mukaiset ikeudet kuten henkilötietjen käsittelyn rajittaminen tietyissä tilanteissa. Pyynnöt tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä vi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää tdistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietsuja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa). s. 8