AJANVARAUSHENKILÖKUNNAN OHJEISTUS, VERSIO 5.2014 Tiedote ja käyttöohjeet WinHIT-päivityksessä tuleville muutoksille 2013
2 / 23 SISÄLLYSLUETTELO 1. ALKUSANAT... 3 1.1. AJANVARAUSTA EI SAA ENÄÄ KÄYTTÄÄ MUISTILAPPUNA... 3 1.2. SANASTOA... 3 2. MUUTOKSET AJANVARAUSHENKILÖKUNNALLE... 4 2.1. POTILASTIETOJEN KATSELUN SYY... 4 2.2. YHTEYDENOTTO- JA HOIDON TARPEEN ARVIO -IKKUNA... 4 2.3. AJANVARAUS JA ASIAKASJONOT... 4 2.4. ASIAKKAAN TAPAHTUMAHISTORIA... 4 10.2.2. Hoidon kiireellisyys 18 10.2.3. Käynnin luonne 18 10.2.4. Ensikäynti 19 10.2.5. Hoidon tarpeen arvion tulos 19 11. LIITE ICD-10 KOODISTO... 20 12. LIITE ICPC-2 KÄYNTISYYKOODIT... 21 13. LIITE SPAT JATKOHOITOKOODIT... 22 3. ASIAKASHAKU ASIAKASREKISTERISTÄ... 5 3.1. ASIAKASHAKU KUN ASIAKAS EI OTA YHTEYTTÄ... 5 4. POTILASTIETOJEN KATSELUN SYY... 6 4.1. POTILASTIETOJEN KATSELUN SYY -IKKUNAN KÄYTTÖ... 6 5. YHTEYDENOTON JA HOIDON TARPEEN ARVION TÄYTTÄMINEN... 7 5.1. YHTEYDENOTON JA HTA:N TÄRKEIMMÄT TIEDOT... 7 5.2. UUDEN YHTEYDENOTON KIRJAAMINEN... 8 5.2.1. Yhteydenoton täyttäminen 8 5.3. YHTEYDENOTON PIILOTTAMINEN AJANVARAUKSEN AJAKSI... 9 5.3.1. Piilotetun yhteydenoton avaaminen 9 5.4. YHTEYDENOTON MUUTTAMINEN JÄLKIKÄTEEN... 9 5.4.1. Ajanvaraukseen liittyvän yhteydenoton katsominen 9 6. AJANVARAUKSEN MUUTOKSET... 10 6.1. AJANVARAUKSEN TEKOHETKI... 10 6.2. AJANVARAUKSEEN LIITTYVÄN YHTEYDENOTON KATSOMINEN.. 10 6.3. AJANVARAUKSEN PERUMINEN... 10 6.3.1. Ajanvarauksen poistaminen 10 7. ASIAKASJONOJEN MUUTOKSET... 11 7.1. HOITOTAKUUN PIIRISSÄ -JONON MUUTOKSET... 11 7.2. AJANVARAUSTA ODOTTAVAT -JONO... 11 8. ASIAKKAAN TAPAHTUMAHISTORIA... 12 8.1. TAPAHTUMAN TIETOJEN KATSELU... 12 9. LIITE POTILASTIETOJEN KATSELUN SYY... 13 10. LIITE YHTEYDENOTON JA HTA:N SISÄLTÖ... 15 10.1. YHTEYDENOTTO... 15 10.1.1. Yhteystapa 15 10.1.2. Yhteydenoton syy 16 10.1.3. Lisätiedot 17 10.2. HOIDON TARPEEN ARVIOINTI... 17 10.2.1. Arviointi 17
3 / 23 1. ALKUSANAT Pidät kädessäsi (tai katsot ruudulta) WinHITin uuden ohjelmistoversion käyttöohjetta. Version käyttöönoton myötä WinHIT alkaa lähettää AvoHILMO-tietoja joka ilta THL:lle. Muutoksista johtuen tämä käyttöohje pitää sisällään paljon asiaa ja pyydämmekin, että tutustut siihen huolella, jotta uuden version käyttöönotto menee osaltasi ilman ongelmia. Ohjeistuksen sisältö vaihtelee käyttäjän roolin mukaisesti: Pääkäyttäjille (sisältää kaiken) Hoitohenkilökunnalle (typistetty yhteydenoton käsittely) Ajanvaraushenkilökunnalle (ei sisällä käynnin kuittausta ja käynnin korjausta) Ei kuitenkaan huolta! Käytännön muutokset eivät paljon näy hoitotyöskentelyssä. 1.1. Ajanvarausta ei saa enää käyttää muistilappuna Asiakkaille ei saa enää tehdä soittopyyntö- tai muistilappuajanvarauksia, ellei ajanvarausta kuitata. Ajanvarauksesta muodostuu heti AvoHILMO-palvelutapahtuma. Käytä työajanvarausta tai sisäistä viestiä. 1.2. Sanastoa Termi Selite Palvelutapahtuma Tapahtuma, jonka aikana potilas/asiakas saa hoitoa/palvelua. Perinteisesti suun terveydenhuollossa asiakas tulee hoitolaan, mutta hoito/palvelu voi myös tapahtua puhelinsoittona asiakkaalle, käyntinä asiakkaan kotona tai muulla tavoin. Käynnin korjaus Hoitotiedon muuttaminen sen jälkeen, kun käynnin suorittaja on kuitannut käynnin ja hyväksynyt hoitotiedon oikeelliseksi. Hoitotietojen korjauksesta jälkikäteen on pääsääntöisesti vastuussa pääkäyttäjä. Yhteydenotto Hoidon tarpeen arvio Hetki, jolloin asiakas ottaa yhteyttä organisaatioon. Tästä hetkestä alkaa hoitoon pääsyn seuranta. Ammattihenkilön tekemä arvio potilaan vaatimasta hoidosta. HTA:n saa tehdä vain terveydenhuollon ammattihenkilö. HTA määrittää, kuinka nopeasti asiakas tarvitsee hoitoa. Hoitotakuu-jono Jono asiakkaista, joille pitää lain puitteissa tarjota tarkastus- tai muu hoitoaika, mutta joille ei ole voitu vielä antaa sellaista. Normaalisti hoitotakuu-jonossa on kiireettömiä tarkastuksia (HTA 3kk tai 6 kk). Ajanvarausta odottavat-jono Jono asiakkaista, jotka odottavat ajanvarausta esimerkiksi siksi, että heillä on hoito kesken, mutta heille ei ole voitu antaa vielä hoitoaikaa jostakin syystä. Myös asiakkaat, jotka ovat kieltäytyneet heille tarjotusta hoitotakuun piirissä olevasta hoitoajasta, mutta tarvitsevat/haluavat silti hoitoajan, voidaan laittaa tähän jonoon.
4 / 23 2. MUUTOKSET AJANVARAUSHENKILÖKUNNALLE 2.1. Potilastietojen katselun syy Ajanvaraushenkilökunta joutuu antamaan aina tietojen tarkastelun syyn, mutta heillä ohjelma ehdottaa oletusarvoisesti hoidon järjestämistä tarkastelun syyksi. Saman käyttöistunnon aikana asiakkaan tietoja voi katsoa uudelleen ilman tarkastelun syyn antamista. 2.2. Yhteydenotto- ja hoidon tarpeen arvio -ikkuna Uudistunut yhteydenotto- ja hoidon tarpeen arvion ikkuna tarkoittaa, että ajanvaraushenkilökunta pystyy nyt käsittelemään asiakkaan yhteydenoton hyvin tarkasti. Yhteydenoton valinnat on pyritty valitsemaan niin, että ne selittävät itsensä selkeästi. Yhteydenotto-ikkuna tarjoaa mahdollisuuden merkitä myös tilanne, jossa yhteydenotto tapahtuu suun terveydenhuollosta asiakkaaseen päin. Ajanvaraushenkilökunnan tulee tutustua liitteeseen 2. Siinä käsitellään yksityiskohtaisesti yhteydenoton ja HTA:n eri valinnat. 2.3. Ajanvaraus ja asiakasjonot Ajanvaraukseen ja asiakasjonoihin on tullut pienempiä muutoksia helpottamaan ajanvaraushenkilökunnan työtä. Ajanvarauksen tekohetki näkyy jatkossa ajanvarauksesta. Ajanvaraukseen liittyvän yhteydenoton saa auki ajanvarauksen kautta. Hoitotakuun piirissä -jonon sarakkeita on vaihdettu, jotta jono on parempi käyttää. 2.4. Asiakkaan tapahtumahistoria Entinen yhteydenottohistoria on saanut uuden nimen tapahtumahistoria. Tapahtumahistoria kerää kaikki asiakkaan ei-hoitoon liittyvät tapahtumat samaan käyttöliittymään.
5 / 23 3. ASIAKASHAKU ASIAKASREKISTERISTÄ Kun asiakas haetaan asiakasrekisterin kautta, WinHIT olettaa aina, että kyseessä on asiakkaan yhteydenotto. Ohjelma avaa aina yhteydenottokaavakkeen hoitosuhteen varmistuksen jälkeen. 3.1. Asiakashaku kun asiakas ei ota yhteyttä Mikäli asiakas haetaan asiakasrekisteristä muusta syystä kuin asiakkaan yhteydenoton takia, klikkaa Kirjataan asiakkaan yhteydenotto -ruksi pois päältä.
6 / 23 4. POTILASTIETOJEN KATSELUN SYY Henkilökunnan tulee oletusarvoisesti aina antaa syy potilastietojen katselulle kun katselu tapahtuu muussa kuin hoitosuhteessa. Katso liite Potilastietojen katselun syyt. Jos kirjautuneella käyttäjällä on aktiivinen hoitosuhde potilaaseen, ohjelma ei kysy potilastietojen katselun syytä. Aktiivinen hoitosuhde on: enintään 3 kuukautta viimeisimmästä hoitokäynnistä tai potilaalla on tulevia hoitokäyntejä suorittajalle. Hoidon avustaja (=hammashoitaja) ei oletusarvoisesti ole hoitosuhteessa potilaaseen: avustajan pitää määritellä potilastietojen avaamisen syy potilaan tietoja katsottaessa. Kun avustaja on kerran kuitattu potilaan käynnille, hoitosuhde säilyy 3 kuukautta käynnistä. Jos tarkistat aktiivisessa hoidossa olevan potilaasi tietoja muussa kuin hoitoon liittyvässä asiassa, merkitse tarkastelun syy asiakaskortin kautta. 4.1. Potilastietojen katselun syy -ikkunan käyttö Mikäli järjestelmä ei tunnista hoitosuhdetta potilaaseen, avaa ohjelma Potilastietojen katselun erityinen syy -ikkunan. Katselun syyn voi kirjata myös asiakaskortin kautta. 1. Valitse katselun syy listalta. Lista avautuu mistä tahansa sen päältä klikkaamalla. Voit pitää hiirtä syyn päällä nähdäksesi syyn käyttöohjeen. Ajanvaraus-henkilökunnalla on oletussyynä hoidon järjestäminen. 2. Anna kirjallinen selitys, mikäli katselun syy on opetus, tieteellinen tutkimus tai muu syy. 3. Jatka potilastietojen katseluun painamalla Tallenna. Mikäli et halua avata potilaan tietoja, paina Peruuta.
7 / 23 5. YHTEYDENOTON JA HOIDON TARPEEN ARVION TÄYTTÄMINEN Yhteydenotto ja hoidon tarpeen arvio muodostavat perustan asiakkaan hoidon tarpeen ja hoitoon pääsyn seurannalle. Niiden avulla voidaan seurata tarkasti hoitotakuun toteutumista ja toisaalta asiakkaan ja organisaation välinen kommunikointi jää talteen. Tavallisesti ajanvaraushenkilökunta käsittelee yhteydenotot, mutta kaikkien asiakkaiden kanssa tekemisissä olevien tulee osata täyttää yhteydenotto tarvittaessa. 5.1. Yhteydenoton ja HTA:n tärkeimmät tiedot Yhteydenotto täytetään oletuksena aina, kun asiakas on yhteydessä organisaatioon. Yhteydenoton ja hoidon tarpeen arvion tekstit ovat itsensä selittäviä ja ne esitäyttävät valintoja kun se on mahdollista. Yhteydenoton voi piilottaa siksi ajaksi kun tutkii potilaan tietoja ja tekee ajanvarausta. Jos hoitola on yhteydessä asiakkaaseen, on yhteydenoton syy Hoitola ottaa yhteyttä asiakkaaseen, ei HTA:ta eikä ajanvarausta. Yhteydenoton syy kertoo, miksi asiakas otti yhteyttä Yhteydenoton lisätiedot kertovat, mitä asiakas sanoi yhteydenotossa sekä muita huomioita Arviointi kertoo, tarvitseeko asiakas hoitoa ja kuinka nopeasti hoito pitää toteuttaa Hoidon tarpeen arvion tulos kertoo, varataanko aika vai meneekö asiakas esim. jonoon
8 / 23 5.2. Uuden yhteydenoton kirjaaminen Yhteydenotto aukeaa ajanvaraushenkilökunnalle automaattisesti, kun potilas haetaan asiakasrekisteristä. Uuden yhteydenoton saa auki myös asiakaskortilta ja hoitopuun alareunasta painamalla Kirjaa yhteydenotto. 5.2.1. Yhteydenoton täyttäminen 1. Valitse ensin Yhteydenoton syy (Katso Liite 2. Yhteydenoton sisältö). 2. Täytä Lisätiedot. Tähän kenttään laitetaan yhteydenottoon liittyviä tietoja, esimerkiksi asiakkaan kertomus tai muita huomioita yhteydenotosta ja hoidon tarpeen arviosta. 3. Voit piilottaa yhteydenoton potilaan tietojen katsomisen/muuttamisen ja ajanvarauksen teon ajaksi. Yhteydenotto aukeaa ajanvarausta tallennettaessa tai asiakasta vaihdettaessa. 4. Mikäli teet samalla hoidon tarpeen arvion, valitse Arviointi-listalta asiakkaan hoidon tarve. 5. Ohjelma ehdottaa hoidon tarpeen arvion tulosta, voit vaihtaa sitä tarvittaessa (jos esimerkiksi asiakas ei voi ottaa vastaan ensimmäistä vapaata aikaa). 6. Kun olet valmis, paina Tallenna.
9 / 23 5.3. Yhteydenoton piilottaminen ajanvarauksen ajaksi Voit piilottaa yhteydenoton milloin tahansa yhteydenoton tai hoidon tarpeen arvion kirjauksen aikana painamalla Piilota yhteydenotto. Kun yhteydenotto on piilotettu, voit katsoa ja muuttaa potilaan tietoja ja perua tai siirtää ajanvarauksia. 5.3.1. Piilotetun yhteydenoton avaaminen Piilotettu yhteydenotto avautuu automaattisesti, kun asiakkaalle varataan uusia aika tai kun yrität vaihtaa asiakasta. Piilotetun yhteydenoton saa auki myös asiakaskortin kautta painamalla Kirjaa yhteydenotto...tai painamalla työpöydällä näkyvää Yhteydenotto kesken -painiketta. 5.4. Yhteydenoton muuttaminen jälkikäteen Yhteydenoton tekijä voi muuttaa jo tallennettua yhteydenottoa saman päivän aikana asiakaskortilta Tapahtumahistorian kautta. 5.4.1. Ajanvaraukseen liittyvän yhteydenoton katsominen Mikäli ajanvaraukseen liittyy yhteydenotto, saa sen auki avaamalla ajanvarauksen ja painamalla Yhteydenotto-painiketta (yhteydenoton tekijä voi myös muuttaa yhteydenottoa saman päivän aikana).
10 / 23 6. AJANVARAUKSEN MUUTOKSET 6.1. Ajanvarauksen tekohetki Tulevissa ajanvarauksissa on nähtävissä ajanvarauksen tekohetki ajanvaraajan nimen perässä. 6.2. Ajanvaraukseen liittyvän yhteydenoton katsominen Mikäli ajanvaraukseen liittyy yhteydenotto, saa sen auki avaamalla ajanvarauksen ja painamalla Näytä yhteydenotto-painiketta. 6.3. Ajanvarauksen peruminen Käynnin perumisen yhteydessä on nyt lisätietoja käynnistä ja siihen mahdollisesti liittyvästä yhteydenotosta. 6.3.1. Ajanvarauksen poistaminen Ajanvarauksen poistaminen tekee kyseisen ajanvarauksen palvelutapahtumalle Tekninen peruutus -merkinnän, jolloin se poistetaan AvoHILMO-tietojen seurannasta.
11 / 23 7. ASIAKASJONOJEN MUUTOKSET 7.1. Hoitotakuun piirissä -jonon muutokset Hoitotakuun piirissä -jonoon on lisätty uusia sarakkeita, jotka helpottavat jonon käsittelyä ja asiakkaiden aikojen järjestelyä. Tiedot näkyvät vain uudella versiolla tehdyissä jonoliitoksissa. Sarake Kuvaus Hoitotakuu Asiakkaan hoitotakuun raja (3 kk / 6 kk) Umpeutuu Mihin mennessä hoito pitää viimeistään järjestää Omalääkäri Asiakkaan oma hammaslääkäri asiakaskortin mukaan Omahoitola Asiakkaan oma hoitola asiakaskortin mukaan Uudet sarakkeet ovat asiakaslistan oikeassa reunassa. Asiakkaan valinta jonosta vaatii potilastietojen tarkastelun syyn antamisen. Valittuna olevan asiakkaan vanhoja yhteydenottoja voi katsoa Tapahtumahistorian kautta. 7.2. Ajanvarausta odottavat -jono Ajanvarausta odottavat -jono (entinen hoitotakuun ulkopuoliset -jono) on tarkoitettu asiakkaille, joille on luvattu hoitoaika, mutta jota ei ole vielä pystytty antamaan. Asiakkaat, joiden hoitoaika on syystä tai toisesta jouduttu perumaan hoitolan puolesta, mutta joille ei ole voitu vielä antaa uutta aikaa, voidaan lisätä tähän jonoon. Tällainen tapaus on esim. hammaslääkärin sairastumisen johdosta tehty peruutus. Asiakkaat, jotka ovat itse kieltäytyneet hoitotakuun sisällä olevasta hoitoajasta, eivät kuulu hoitotakuun piiriin. Usein he tarvitsevat kuitenkin hoitoajan. Mikäli asiakkaalle ei käy mikään hoitoaika, mutta hän on valmis odottamaan aikaa, hänet lisätään tähän jonoon. Organisaatiossa olisi hyvä sopia, jos ja miten ajanvarausta odottavat -jonoa käytetään, jotta asiakkaat eivät unohdu sinne.
12 / 23 8. ASIAKKAAN TAPAHTUMAHISTORIA Tapahtumahistoria-näkymän (näkymä oli ennen yhteydenotot) kautta voi käydä tarkastelemassa asiakkaan yhteydenottoja, tietojenluovutuksia sekä palvelutapahtumia. Tapahtumahistoriaan pääset asiakaskortin ja asiakas-ylävalikon kautta. Tapahtumahistoriassa ovat: Yhteydenotot Luovutusloki Palvelutapahtumat 8.1. Tapahtuman tietojen katselu Saat tapahtuman auki tuplaklikkaamalla haluamaasi riviä.
13 / 23 9. LIITE POTILASTIETOJEN KATSELUN SYY Valinta Hoidon tarpeen arviointi tai hoidon järjestäminen Tekniset ylläpitotehtävät Käyttöohje Potilaan hoidon tarpeen arviointiin tai hoidon järjestämiseen (esim. hoidontai ajanvaraukseen) liittyvä potilastietojen katselu silloin, kun hoitosuhteen teknisen varmistuksen mahdollistavaa potilashallinnon merkintää (esim. ajanvarausta tai erikoissairaanhoitoon saapuneen lähetteen kirjaamista) ei ole ehditty muodostaa tai merkinnän on tehnyt tietoja katsova henkilö. Potilastietoja katsottaessa perusterveydenhuollon hoidontarpeen arviointitietojen kirjauksen yhteydessä ohjelma voi tuottaa erityisen syyn kirjauksen automaattisesti. Potilastiedon katselu, kun on kyse pääkäyttäjän tehtävien suorittamisesta (esim. tietoteknisten ongelmien selvitys). Asiakirja- ja Potilastiedon katselu, kun on kyse asiakirjojen tulostuksesta tai tietojen arkistohallinnolliset luovutuksesta asiakirjatilauksen tai tiedonsaantipyynnön perusteella tai tehtävät asiakirjojen yhdistämisestä toimintayksikköjen yhdistyessä. Lausunto Hätähaku Potilaan hoitotilanne Hoitopuhelu Konsultaatio Potilasasiakirjan tarkastus, täydennys tai korjaus Hoidon laadun seuranta Opetus Tieteellinen Potilastiedon katselu silloin, kun on kyse lausuntojen tekemisestä jälkikäteen (esim. erillisestä pyynnöstä) eikä hoitosuhdetta voida varmistaa. Potilastietojen katselu hätätilanteessa, kun hoitosuhdetta ei pystytä automaattisesti varmistamaan. Koodi on ohjelman automaattisesti tuottama eikä se ole käyttäjän erikseen valittavissa. Potilastietojen katselu hoitokontaktissa silloin, kun potilaasta ei ole ehditty tehdä hoitosuhteen teknisen varmistuksen mahdollistavaa potilashallinnon merkintää (esim. kun potilas saapuu kiireellisenä päivystystapauksena) tai hoitoon osallistuu poikkeuksellisesti henkilö, jonka hoitosuhdetta potilaaseen ei pystytä määriteltyjen käyttöoikeuksien puitteessa ohjelmallisesti päättelemään (esim. pääasiallisesti toisessa yksikössä toimiva hoitaja). Potilastietojen katselu silloin, kun potilas soittaa hoitavalle terveydenhuollon ammattilaiselle ja hoitosuhteen tekninen varmistus palvelutapahtuman perusteella ei ole enää voimassa tai hoitosuhteen teknisen varmistuksen mahdollistavaa potilashallinnon merkintää ei ole ehditty tehdä. Ei tarkoita yhteydenottoa hoidon tarpeen arvioimiseksi. Konsultaatioon liittyvä potilastietojen katsominen silloin, kun konsultaation yhteydessä ei ole ehditty tehdä hoitosuhteen teknisen varmistuksen mahdollistavaa potilashallinnon merkintää tai merkinnän on tehnyt tietoja katsova henkilö (esim. puhelinkonsultaatio). Potilastietojen katselu silloin, kun potilasasiakirjaa täydennetään, korjataan tai sen oikeellisuutta tarkastetaan jälkikäteen, eikä hoitosuhteen perustella hoitosuhteen teknistä varmistusta voida enää tehdä. Potilastietojen katselu hoidon seurannan vuoksi (esim. hoidosta vastaavan seurantavelvollisuuden tai laaduntarkkailun vuoksi) silloin, kun katsovalla henkilöllä ei ole hoitosuhdetta potilaaseen tai hoitosuhde on vanhentunut. Potilastietojen katselu, kun on kyse tiedon hausta oppimis- tai opetustarkoituksessa. Vaatii tekstimuotoisen selitteen potilaan suostumuksesta erilliseen selitekenttään. Potilastietojen katselu, kun on kyse tiedon hausta tieteelliseen tutkimukseen.
14 / 23 Valinta tutkimus Valvonta tai tarkastusoikeuden käyttö Muu syy Käyttöohje Vaatii tutkimusnumeron tai tutkimuksen nimen erilliseen selitekenttään. Potilastiedon katselu, kun on kyse tiedon hausta kantelu- ja valitusasioissa, tietosuojaselvityksen tekoa varten tai potilaan käyttäessä tarkastusoikeuttaan. Potilastietojen katselu muusta syystä. Vaatii aina tekstimuotoisen selityksen erilliseen selityskenttään.
15 / 23 10. LIITE YHTEYDENOTON JA HTA:N SISÄLTÖ Perusterveydenhuollon hoitoonpääsy (hoitotakuu) Perusterveydenhuollon kiireettömästä hoitoonpääsystä säädetään terveydenhuoltolain (1326/2010) 51 :ssä. Hoitoonpääsyn keskeisesti liittyviä käsitteitä ovat: Välitön yhteydensaanti: Asiakkaan on saatava arkipäivisin virka-aikana yhteys terveyskeskukseen joko puhelimella tai henkilökohtaisesti terveyskeskukseen menemällä. Hoidon tarpeen arviointi: Terveydenhuollon ammattilaisen on selvitettävä asiakkaan yhteydenoton syy, ongelma, sairauden oireet, niiden vaikeusaste sekä tarvittavan palvelun kiireellisyys asiakkaan antamien tietojen perusteella. Arviointi on toteutettava kolmen arkipäivän kuluessa yhteydenotosta. Yleensä hoidon tarve arvioidaan puhelimessa. 10.1. Yhteydenotto Asiakkaiden yhteydenotot tulee kirjata potilastietojärjestelmään. Käynnin kuittauksen yhteydessä muutetaan tarvittaessa oletustekstejä. 10.1.1. Yhteystapa Yhteystapa kuvaa, miten palvelutapahtuman vuorovaikutus ammattihenkilön ja asiakkaan välillä toteutetaan. Uutta yhteydenottoa kirjattaessa oletuksena on puhelinyhteys. Tarvittaessa se muutetaan sen mukaan mikä on yhteydenottotapa. Valinta Käynti vastaanotolla Kotikäynti Käyttöohje Asiakas tulee lääkärin tai muun ammattihenkilön luokse saamaan palvelua. Käynti vastaanotolla voi perustua ennalta varattuun aikaan tai tapahtua ilman ajanvarausta. Asiakkaan asuinpaikassa toteutuva palvelu Kotikäynniksi kirjataan myös käynti esim. vanhainkodissa, palvelutalossa tai asuntolassa, mikäli asiakas asuu pääsääntöisesti em. paikassa. Työpaikkakäynti Asiakkaan työpaikalla, oppilaitoksessa tai vastaavassa toteutuva palvelu Esimerkiksi ammattihenkilön päiväkodissa tai koulussa toteuttama palvelu. Sairaalakäynti Asiakkaan hoitojakson aikana toteutuva yksittäinen avohoidon palvelu
16 / 23 Valinta Puhelinyhteys Käyttöohje Sairaalakäynniksi kirjataan hoitojaksoon kuulumattomat yksittäiset ja ennalta suunnittelemattomat tapahtumat. Esimerkiksi terveyskeskuksen päivystävän avohoidon lääkärin käynti vuodeosastopotilaan luona sen sijaan, että potilas tuotaisiin vastaanottotiloihin. Puhelimitse toteutuva palvelu Puhelinyhteys kirjataan, kun puhelimitse toteutetaan yksilöllistä terveyden- tai sairaanhoidon tutkimusta, hoitoa, neuvontaa tai palveluun ohjausta. Asiakas voi soittaa ammattihenkilölle tai ammattihenkilö ottaa yhteyttä asiakkaaseen esimerkiksi tutkimustulosten tulkintaa ja hoito-ohjeiden antamista varten joko varattuna puhelinaikana tai ilman varausta. Palvelu voi tapahtua asiakkaan tai hänen edustajansa ja ammattihenkilön välillä. Sähköinen yhteys Sähköpostin, internetin, tekstiviestin tai videoneuvotteluyhteyden välityksellä toteutuva palvelu Kirje Sähköinen yhteys kirjataan, kun toteutetaan yksilöllistä terveyden- tai sairaanhoidon tutkimusta, hoitoa, neuvontaa tai palveluun ohjausta. Jos asiakas on ammattihenkilön vastaanotolla läsnä ja videoneuvotteluyhteys otetaan toiseen ammattihenkilöön, kirjaa se, jonka luona asiakas on, yhteystavaksi vastaanoton. Kirjeen tai faksin välityksellä toteutuva palvelu Konsultaatio Asiakirjamerkintä ilman asiakaskontaktia Muu 10.1.2. Yhteydenoton syy Yksilöllistä terveyden- tai sairaanhoidon tutkimusta, hoitoa, neuvontaa tai palveluun ohjausta kirjeen välityksellä. Erityisosaamista omaavan ammattihenkilön toiselle ammattihenkilölle asiakkaan asiassa antama neuvonta ilman hoitovastuun siirtymistä Ammattihenkilön toteuttama asiakasta koskeva palvelu, jossa asiakas ei ole läsnä (pl. sähköinen yhteys, kirje). Voi olla esimerkiksi reseptin kirjoittaminen tai uusiminen ilman potilaan läsnäoloa tai tutkimustulosten tulkinta. Yhteystapaluokituksessa erillisenä kuvaamaton palvelun toteutumismuoto Yhteydenoton syy kuvaa, miksi asiakas ottaa yhteyttä organisaatioon. Yhteydenoton syy HTA Mitä tehdään Asiakkaalla uusi asia tai ongelma Kyllä HTA ja edetään sen tuloksen mukaan Yhteydenotto kesken olevan hoidon takia, ajan muutos tai uusi ajanvaraus Yhteydenotto ei-ammattihenkilöön, varataan aika (HTA-käynti 3 vrk:n sisällä) Asiakas tulee päivystyksenä suoraan vastaanotolle, uusi ajanvaraus Yhteydenotto recall-käynnin takia, varataan aika tai ajanvarausjonoon Ei (Kyllä) (Kyllä) Ei Ajan peruminen, siirtäminen tai uusi ajanvaraus Varataan asiakkaalle aika 3 päivän sisällä, jolloin tehdään HTA Päivystysajanvaraus, HTA tarvittaessa Varataan recall-ajanvaraus tai laitetaan ajanvarausjonoon
17 / 23 Yhteydenoton syy HTA Mitä tehdään Asiakas tarvitsee yleistä neuvontaa, ei tehdä HTA:ta eikä ajanvarausta Hoitolasta otetaan yhteyttä asiakkaaseen, ei tehdä HTA:ta eikä ajanvarausta Ei Ei Ei mitään Ei mitään Muu yhteydenoton syy, ei ajanvarausta Ei Ei mitään 10.1.3. Lisätiedot Tähän kirjoitetaan asiakkaan kertomus yhteydenotosta sekä muut huomiot. 10.2. Hoidon tarpeen arviointi Hoidon tarpeen arvioinnilla selvitetään asiakkaan tarvitseman palvelun kiireellisyys ja luonne. Hoidon tarpeen arvioinnin voi tehdä asianmukaisen koulutuksen saanut terveydenhuollon ammattihenkilö (VnA 1019/2004). 10.2.1. Arviointi Arviointiin määritellyn tiedon perustella ohjelma esitäyttää HTA-osion muut kohdat oletustiedoilla. Ne tulee muuttaa, mikäli tieto poikkeaa oletustiedoista. Valinta Välitön hoidon tarve Kiireellinen hoidon tarve Ei-kiireellinen hoidon tarve, hoito 3 viikon sisällä Ei-kiireellinen hoidon tarve, hoito 3 kuukauden sisällä Ei-kiireellinen hoidon tarve, hoito 6 Käyttöohje Hoidon tarve on välitön, jos hoito on aloitettava kahden tunnin sisällä. Hoidon tarve on kiireellinen, jos hoito on aloitettava vuorokauden sisällä. HTA:n mukaan hoito aloitettava kolmen viikon sisällä. Tällaisia hoitotilanteita ovat esim. lähetteellä tulevat asiakkaat, lohkeamat, vaiva/ oire jonka hoito ei voi odottaa kolmea viikkoa pidempään. HTA:n mukaan hoito aloitettava kolmen kuukauden sisällä. Tällaisia hoitotilanteita ovat esim. lohkeamat, vaiva tai oire jonka hoidon aloitus voi mennä yli kolmen viikon mutta ei yli kolme kuukautta. HTA:n mukaan hoito aloitettava kuuden kuukauden sisällä.
18 / 23 Valinta kuukauden sisällä, potilaan terveys ei vaarannu Käyttöohje Tällaisia hoitotilanteita ovat esim. lohkeamat, vaiva tai oire jonka hoidon aloitus voi mennä yli kolmen kuukauden mutta ei yli kuusi kuukautta ja potilaan terveys ei vaarannu. Muu hoidon järjestely Asiakkaan kanssa käydyn keskustelun perustella hänet ohjataan esim. kuin ajanvaraus, esim. päivystykseen tai hän saa osto- tai palvelusetelilähetteen. Asiakkaalle ei päivystykseen ohjaus tai varata aikaan omaan organisaatioon. palveluseteli Annettiin neuvontaa/kotihoitoohjeet, asiakas ei tarvitse ajanvarausta Tarjottu hoitoaika ei sovi asiakkaalle, varataan aika myöhempään ajankohtaan Tarjottu hoitoaika ei sovi asiakkaalle, asiakas laitetaan ajanvarausjonoon 10.2.2. Hoidon kiireellisyys Asiakkaan kanssa käydyn keskustelun perusteella hänelle annetaan neuvontaa, kotihoito-ohjeita tms. Oletuksena käynnin luonteena on Terveydenhoito. HTA:n tuloksena ei anneta aikaa vastaanotolle. HTA:n perusteella asiakkaalle on tarjottu hoidon tarpeen mukaista aikaa mutta tarjottu aika ei sovi asiakkaalle. Aika varataan asiakkaan toivomuksesta myöhempään ajankohtaan. HTA:n tulokseen on tärkeätä merkitä jos aika joudutaan varaamaan asiakkaan toiveesta pidemmälle kuin ehdotettu aika. Tällöin hoidon saatavuuden seuranta päättyy eikä mahdollisesta hoitoon pääsyn ylityksestä tule palveluntuottajalle huomautusta. HTA:n perusteella asiakkaalle on tarjottu hoidon tarpeen mukaista aikaa mutta tarjottu aika ei sovi asiakkaalle. Asiakas laitetaan ajanvarausjonoon. HTA:n tulokseen on tärkeätä merkitä jos aika joudutaan varaamaan asiakkaan toiveesta pidemmälle kuin ehdotettu aika. Tällöin hoidon saatavuuden seuranta päättyy eikä mahdollisesta hoitoon pääsyn ylityksestä tule palveluntuottajalle huomautusta. Valinta Välitön hoidon tarve Kiireellinen hoidon tarve E-kiireellinen hoidon tarve Käyttöohje Hoidon tarve on välitön, jos hoito on aloitettava kahden tunnin sisällä. Hoidon tarve on kiireellinen, jos hoito on aloitettava vuorokauden sisällä. Hoidon tarve ei ole kiireellinen, jos hoidon aloitus voi odottaa yli vuorokauden 10.2.3. Käynnin luonne Käynnin luonteella tarkoitetaan asiakaan asian ensisijaista kohdistumista joko jo ilmenneeseen terveysongelmaan tai terveyden edistämiseen, terveyden ylläpitämiseen tai sairauksien ennaltaehkäisyyn. Valinta Terveydenhoito Sairaanhoito Käyttöohje Terveydenhoidolla tarkoitetaan kansanterveystyön osa-aluetta, jonka tarkoituksena on terveyden edistäminen sekä sairauksien ja tapaturmien ehkäisy. Sairaanhoidolla tarkoitetaan tässä yhteydessä tutkimista, toimenpiteitä
19 / 23 Valinta Käyttöohje ja muuta hoitamista sekä kuntouttamista oireen, sairauden, vian tai vamman vuoksi. Tieto käynnin luonteesta tulee olla sekä HTA:n tietona että käynnin tietona. Tieto voi olla erilainen eri yhteydessä. 10.2.4. Ensikäynti Valinta Käyttöohje Ei, hoitojakson käynti Saman ongelman tai asian vuoksi tapahtuvat seuraavat käynnit /uusintakäynnit Kyllä, vaiva on uusi 10.2.5. Hoidon tarpeen arvion tulos Kun ongelma tai vaiva on uusi, pitkäaikaisen ongelman paheneminen. Jos hoidon tarpeen arvioinnin yhteydessä potilas ohjataan päivystykseen, joka järjestetään muualla kuin omassa organisaatiossa, katsotaan hoito järjestetyksi ja valintana on muu hoidon järjestely kuin ajanvaraus, samoin jos hoito järjestetään antamalla palveluseteli. Valinta Ajanvaraus Muu hoidon järjestely kuin ajanvaraus Annettu neuvontaa / kotihoito-ohjeet Hoito tarpeellista, aikaa ei voida antaa, asiakas laitetaan hoitojonoon Tarjottu aika ei sovi asiakkaalle, ajanvaraus tarjottua myöhempään ajankohtaan Tarjottu aika ei sovi asiakkaalle, asiakas laitetaan ajanvarausjonoon Käyttöohje Asiakkaalle varataan vastaanottoaika. Muu hoidon järjestely tarkoittaa asiakkaan ohjaamista jonkin muun palvelujen tarjoaman hoidon piiriin, esimerkiksi kotikuntaansa tai asiakas ohjataan maksusitoumuksella yksityisen sektorin palveluun. Asiakkaan henkilökohtainen tilanne on selvitetty ja todettu, että asia voidaan hoitaa kotioloissa annettujen neuvojen ja kotihoito-ohjeiden avulla eli ei ole tarvetta terveydenhuollon ammattihenkilön antamaan hoitoon. On tehty HTA ja hoito todettu tarpeelliseksi, mutta aikoja ei ole annettavissa palveluntarjoajasta johtuvista syistä. Asiakas laitetaan hoitotakuun piirissä -jonoon odottamaan hoitoon pääsyä. Aika varataan asiakkaan toivomuksesta tarjottua myöhempään ajankohtaan. Asiakas ei ota hoitotakuun piirissä olevaa aikaa vastaan, mutta hänet laitetaan ajanvarausjonoon.
20 / 23 11. LIITE ICD-10 KOODISTO Ohjeellinen ICD-10 koodiston jaottelu ja muistilista. Hakemalla esim. K02 diagnoosi-ikkunassa löydät kaikki karies-diagnoosit. Koodi K02 K03-03.39 Diagnoosin nimi / kuvaus Karies-diagnoosit Hampaiden kuluminen, resorptio K03.4-03.8 Hampaiden pintamuutokset, ankyloituminen, kovakudossairaudet K04-04.9 K05-05.69 K06 K07 K08 K09 K10 K11 K12 K13 K14 L10-98.0 M00-89.88 Pulpaa, apexia ympäröivien kudosten sairaudet(pulpiitti, periapik.parodontiitti) Hampaan kiinnityskudossairaudet (gingiviitti, parodontiitti, perikoroniitti) Muut ikenen, alveoliharjanteen muutokset, sairaudet Purentaan, puremaelimistöön liittyvät muutokset, tilat Muut hampaiston ja tukikudosten sairaudet Muut suun alueen kystat Leukojen sairaudet (alveoliitti) Sylkirauhasten sairaudet Suutulehdustilat Huulisairaudet, muutokset, tilat Kielisairaudet, muutokset, tilat Pemfigus, rakkulat, punajäkälä + muita limakalvosairauksia Niveltulehdukset, nivel/lihaskiputilat, Sjögren, luusairaudet O26.80 Raskauteen liittyviä ongelmia Q07-78.0 R04-93.0 S00-09.9 Synnynnäiset epämuodostumat, kielijänne Verenvuoto, suuhengitys, kuorsaus, tunto/makumuutokset, päänsärky Vammat, murtumat, myrkytykset pään, kasvojen, suun alueella S02.5-02.59 Hampaan murtuma S03.0-03-4 Leukanivelten, hampaiden luksaatiot T80 T81-81.8 Infuusion, transfuusion tai hoitotarkoituksessa annetun injektion komplikaatiot Toimenpidekomplikaatiot T81.50 Amalgaamin aiheuttama värjäytymä T84 T84.9 Implantteihin liittyvät tulehdukset Y40-56.7 Z01-96.7 Määritellyn toimenpiteen yhteydessä vahingossa syntynyt vamma Tutkimukset, hoitokäynnin ja terveydentilan määritykset, jälkikontrollit; implantit, ompeleet Z76.0 Reseptin uusiminen Z88.0-88.9 Yliherkkyydet lääkeaineille Z87.1 Täytteen/paikan irtoaminen Z53.8 Toimenpiteen tekemättä jättäminen muusta syystä
21 / 23 12. LIITE ICPC-2 KÄYNTISYYKOODIT AvoHILMOn palvelutapahtumalla tulisi olla kirjattuna mitä asiaa, ongelmaa tai ongelmia asiakkaan käynti koski. ICPC-2-käyntisyykoodilla kerrotaan, miksi asiakas omasta mielestään tai hoitohenkilökunnan mielestä hakeutui hoitoon. Toistaiseksi käytössä on vain muutama valinta. ICPC-2 käyntisyykoodit A97 Ei sairautta Vastaa ICD-koodeja Z00, Z02 Mukaan lukien: mitään sairautta / tautia ei käsitelty kontaktin yhteydessä Pois lukien: terveyden ylläpito / sairauden ennaltaehkäisy A98 Huom.: Potilaan vastaanotolle hakeutumisen syy ei perusterveyden huollon ympäristössä ole aina esitettävissä diagnoosin muodossa. Näissä tapauksissa käytetään koodia A97 osoittamaan sitä, että syy vastaanotolle tuloon on sellainen, mihin ei voida ammatillisesti vastata muutoin kuin toteamalla asian olevan näin. A98 Terveyden ylläpito/sairauden ennaltaehkäisy Vastaa ICD-koodeja Z01, Z10-Z13, Z23-Z27, Z29, Z31.5, Z40, Z70 Pois lukien: ei sairautta A97 Mukaan lukien: lääketieteellinen toimenpide/neuvottelu ennaltaehkäisevässä tarkoituksessa, sisältäen perinnöllisyysneuvonnan D19 Hampaiden/ikenien oire/vaiva Vastaa ICD-koodeja K00.7, K08.8, Z46.3 Mukaan lukien: hammaskipu, hammasongelma, hampaan puhkeaminen, ikenen tulehdus/verenvuoto Pois lukien: hammasmätä D82 D20 Suun/kielen/huulen oire/vaiva Vastaa ICD-koodeja K13.1, K13.7, K14.5 K14.9, R19.6, R68.2 Mukaan lukien: arka suu, halitoosi, kuiva suu, kuolaaminen, pahanhajuinen hengitys, peitteinen kieli, rohtuneet huulet, turvonneet huulet Pois lukien: hampaiston/ikenen ongelma D19; huulien sierettyminen D83; makuhäiriö N16; dehydraatio T11 D82 Hampaiden/ikenien sairaus Vastaa ICD-koodeja K00.0 K00.6, K00.8, K00.9, K01- K10 Mukaan lukien: hammasmätä, hammas-/ienpaise, ientulehdus, karies, leukanivelen häiriö, purentavika Pois lukien: hampaiden tulon / purennan ongelma D19; hampaiden/ikenen vamma D80; Vincentin angiina D83
22 / 23 13. LIITE SPAT JATKOHOITOKOODIT SPAT Perusterveydenhuollon avohoidon jatkohoitoluokitus. Jatkohoitoluokitus kuvaa, miten asiakkaan kanssa tullaan etenemään. SPAT-jatkohoitokoodi kertoo, miten asiakkaan hoito etenee kuitattavan käynnin jälkeen. Oletuksena on jatkohoitoaika tai recall (SPAT 1339). SPAT jatkohoidon koodit 1334 1343. Tunniste Lyhenne SPAT 1334 Ei jatkotoimenpidettä SPAT 1335 Jatkohoidon suunnitelma, jatkohoidon järjestäminen SPAT 1336 Tutkimuspyyntö SPAT 1337 Puhelinajan varaaminen SPAT 1338 Sopimus kirjeestä / sähköisestä yhteydenotosta SPAT 1339 Uusi vastaanottoaika SPAT 1340 Ohjaus muulle terveydenhuollon työntekijälle tai terveydenhuollon ulkopuolisiin tukitoimiin SPAT 1341 Ohjaus lääkärille tai hammaslääkärille SPAT 1342 Lähete erikoissairaanhoitoon SPAT 1343 Lähete yksityiseen tutkimukseen tai hoitoon Määritelmä Ei tehty jatkohoitosuunnitelmaa tämän kontaktin perusteella. Asiakas ottaa tarvittaessa yhteyttä. Muu jatkohoidon suunnitelman laatiminen ja jatkohoidon järjestäminen. Palvelutapahtumaa seuraa tutkimuspyyntö. Asiakkaalle varataan puhelinaika. Sopimus kirjeestä /sähköisestä yhteydenotosta Sisältää sopimuksen hoito- tai tarkastusohjelmaan kuuluvasta uudesta käynnistä. Hoitojakson päättyessä asiakkaalle laitetaan recall-määritys. Ei sisällä lääkärille tai hammaslääkärille ohjaamista. Ohjaus lääkärille tai hammaslääkärille. Lähete erikoissairaanhoitoon tai konsultaatiopyyntö. Lähete yksityiseen tutkimukseen tai hoitoon.
23 / 23 14.