Asialista 1 (6) Konsernirakenne ja johtaminen -työryhmän kokous Aika 22.3.2018 klo 13.00-16.05 Paikka Osallistujat Kokouskeskus Pellava, kh. Veturi (Kelloportinkatu 1C, 4. krs.) erillinen liite
Asialista 2 (6) Asia 1 Kokouksen avaus, läsnäolijoiden toteaminen sekä kokousdian esittely. Esittely, keskustelu, jatkotoimenpiteet Puheenjohtaja avasi kokouksen, todettiin läsnäolijat. Kokousdian esittely: käytiin läpi edellisen kokouksen asioiden toimeenpanon tilanne, päivän kokouksen asiat sekä tavoitellut päätökset/linjaukset. Päivi esiteli VM:n tilannekuvaa maakuntien osalta. Pirkanmaan valmistelu näyttäytyy VM:n näkökulmasta etenevän hyvin verrattuna muihin maakuntiin. 2 Edellisen kokouksen muistio Hyväksytään edellisen kokouksen muistio (15.2.2018). Kokousmuistio on luettavissa osoitteessa: http://www.pirkanmaa.fi/pirkanmaa2019/esivalmistelun-2-vaiheenmateriaalit/strategiset-konsernipalvelut/konsernirakenne-ja-johtaminen/ 3 Väliraportointi 28.2.2018 ja työryhmän toimeenpanosuunnitelman päivitys Työryhmien väliraportointi käsiteltiin muutosjohdossa, johtoryhmässä 9.3. ja ohjausryhmässä 12.3. Väliraportointi on luettavissa Pirkanmaa2019-sivuilla ja KoJon työtilassa. Käytiin läpi väliraportointikoonnin keskeiset tunnistetut riskit ja huomiot KoJon näkökulmasta. Todettiin lisäksi työryhmän toimeenpanosuunnitelmaan tehdyt muutokset: Johtamisjärjestelmän toimeenpanoon liittyvän koulutuksen suunnitelma ( mistä tässä on kyse ) on laadittu yhteistyössä henkilöstö-työryhmän kanssa 30.6.2018 mennessä (aikaistettu). Väliaikaishallinnon suunnittelussa on erillinen valmisteluryhmä Tukipalvelujen ohjausmalli suunnitellaan ao. työryhmässä eli Kojo tarkastelee sitä vain osana kokonaisohjausta. 4 Maakuntakonsernin suunnittelun pääperiaatteet (liite 1) Tarja esitteli Pirkanmaan maakuntakonsernin suunnittelun pääperiaatteet (6 kpl), jotka on koottu yhteen ja hyväksytty jatkovalmistelua ohjaaviksi periaatteiksi johtoryhmässä 9.3. ja ohjausryhmässä 12.3.2018. Hyväksytyt periaatteet ovat: 1. Maakuntahallinnossa järjestämisen ja konserniohjauksen yhteistyö rakennetaan tukemaan vahvaa järjestäjätoimintoa ja selkeää tuotannon ohjausta. 2. Palvelujen järjestämisessä tulee tunnistaa väestötasolla asiakasryhmät ja määritellä niiden tarpeen mukaiset keskeisimmät palveluketjut. 3. Maakunnan eri ohjausmallien tulee tukea maakunnan tuloksellista toimintaa. 4. Palvelutuotannon ohjaus toteutetaan vuorovaikutuksellisesti, yksikanavaisesti ja selkeästi. 5. Maakunnan palvelutuotannolla on toimintavapautta ja joustavat muutosmahdollisuudet uudistaa ja kehittää toimintaansa osana maakuntakonsernia.
Asialista 3 (6) 6. Maakuntakonsernin rakentamisessa ja riskienhallinnassa huomioidaan sujuva siirtymä sekä palvelujen häiriötön jatkuvuus asiakkaan näkökulmasta. Taustamateriaali (liite 1) on työtilassa. Todettiin, että periaatteet on haluttu koota yhteen ja näin osaltaan varmistaa valmistelun kunnianhimotasoa. Keskusteltiin myös käytännön realiteettien (niukat resurssit) suhteesta periaatteisiin. 4 Valiokuntamalli ja järjestämisen mallit (liite 2) Valmisteleva valiokunta -malli: Poliittinen ohjausryhmä päätti osaltaan 19.2.2018, että maakunnan toimielinrakenne valmistellaan valmistelevan valiokuntamallin pohjalta. Vaihtoehtoina ovat valmistelevan valiokunnan muodostaminen juridisen toimielinstatuksen omaavaksi tai ns. valmisteluelimeksi, joka ei muodollisesti ole toimielin. Vaihtoehtojen ominaisuuksia on arvioitu Vuokko Ylisen laatimassa työmuistiossa. Kuntaliitosta hankitaan lisäksi asiantuntijalausunto asiaan liittyen. Valiokuntamalli on tarkoitus viedä johto- ja ohjausryhmän käsittelyyn toukokuussa. Kojo1 alatyöryhmä on käynyt keskustelua valiokunnista ja nostanut esille neljä mahdollista valmistelevaa valiokuntaa: Palvelut, Hyte ja turvallisuus, Tulevaisuus ja tutkimus, Kasvu ja elinvoima. Valiokuntamalli on KoJo:n käsittelyssä huhtikuussa ja sen on tarkoitus mennä käsiteltäväksi ohryyn 7.5. ja joryyn 18.5.2018. Keskusteltiin alustavista poikkialaisista valiokuntaesityksistä. Poikkihallinnollisuus koettiin hyväksi. Kuinka monta valiokuntaa? Maakuntakaava ja liikennejärjestelmäsuunnitelma jakautuu useaan esitettyyn valiokuntaan. Ne pitäisi saada yhden valiokunnan alle. Elinvoima-terminä hyvä, mutta se kuvaa vahvasti kuntien ydintehtävää. Maakuntapuolella elinvoima-sanan käyttöä voisi siis uudelleen muotoilla. Miten kuntien kanssa tehtävä yhteistyö näkyy esitetyissä valiokuntamalleissa? Kyse enemmänkin toimintatavasta. Toivottiin esimerkkien kautta valiokuntaprosessin kuvaus (esim. palvelutasopäätös, maakuntastrategia). Tämä on valmistelun alla. Kirjoitetaan auki tarinamuotoon (miten asia syntyy, käsittelyprosessi ml. talousarvio, miten valuu ohjausmallin kautta tekemiseksi ja muutokseksi tuotannon liikelaitokseen). Valiokuntien valmistelun pitää olla strategisen tason ja poliittista harkintaa vaativien asioiden ympärillä.
Asialista 4 (6) Järjestämisen malli: Järjestämisen kahta mallia (palvelualapohjainen ja tehtäväalakohtainen malli) on käsitelty puheenjohtajistossa 27.2. Tehtäväalakohtaiseen malliin on tehty muutoksia puheenjohtajiston käsittelyn pohjalta. Kokouksessa esiteltiin päivitetty materiaali. Työryhmä kommentoi ja antoi näkemyksenä maakunnan palvelujen järjestämisen malliin. Järjestämisen malli viedään linjattavaksi ohjausryhmään 9.4. ja johtoryhmän 13.4.2018 em. kahden mallin pohjalta. Esitettiin linjattavaksi tehtäväalakohtaiseen malliin kaksi tehtäväalakokonaisuutta: Alueen kehittäminen ja kokonaisturvallisuus sekä SOTE-palvelut. Esitettiin linjattavaksi, että MAKU-palvelut tuotetaan erillisessä MAKUtaseyksikössä. Huomioitava ja käytävä tarkat keskustelut erityisesti ensihoidon osalta. Ensihoito on sairaanhoitotoimintaa, joka tarvitsee erillisen tarkastelun toiminnan suhteesta PELA-liikelaitokseen ja järjestäjään. Maakunnan tytäryhtiöt eivät voi jäädä erillisiksi toiminnoiksi. Niiden toiminta määriteltävä tarkasti suhteessa muuhun tuotantoon ja järjestäjään. Markkinointi, viestintä ja yhteiskuntavastuu. Järjestäjän puolella oltava turvallisuudesta ja riskienhallinnasta vastaava viranhaltija, joka on tiiviissä vuoropuhelussa PELA-liikelaitoksen pelastusjohtajan kanssa. Taustamateriaali (liite 2) on työryhmän työtilassa. 5 Maakuntakonsernin ohjaus (liite 3) Maakuntakonsernin ohjausta on valmisteltu Kojo2 alatyöryhmässä huomioiden KoJo -työryhmän 24.11.2017 keskustelu. Maakuntakonsernin ohjauksesta on koottu materiaali, joka sisältää ohjaukseen liittyvän lainsäädäntöpohjan ja muun raamittavan ohjeistuksen. Pirkanmaan maakunnan ohjausmallia on valmisteltu tämän mukaisesti tavoitellen modernia, vuorovaikutukseen tukeutuvaa ja yhteiskehittämiseen painottavaa ohjausmallia. Tarja Puskala esitteli ohjauskokonaisuuden. Työryhmä keskusteli jatkovalmistelun suuntaviivoista ja linjasi etenemistä. Taustamateriaali (liite 3) on työtilassa. Missä käsitellään maakunnallisen tilapalvelukeskuksen perustamisen asia? Asia on vasta lähetekeskusteluvaiheessa. Myöhemmin määritellään mahdollinen työryhmä. Keskusteltiiin huomioista omistajaohjauksen delegoimisesta liikelaitokseen. Tämä asia on selvitettävä erittäin tarkasti.
Asialista 5 (6) Liikelaitoksen johtokunnan nimitysperiaatteita mietittävä konserniohjeeseen. Omistajapolitiikan periaatteita on linjattava ja keskustelu aloitettava. Ohjausmatriisi, informaatio-ohjaus, yhteistoiminta ohjauksen näkökulmasta. 6 Palvelutuotannon organisoituminen (liite 4) Pirkanmaan maakunnan palvelutuotannon organisoitumisesta on valmisteltu jo esivalmistelun I vaiheessa erilaisia liikelaitos- ja yhtiöpohjaisia vaihtoehtoja, jotka päivitettiin esivalmistelun II vaiheen alkaessa syksyllä 2017 ja niistä pyydettiin arviot työryhmiltä tammikuun 2018 loppuun mennessä. Vaihtoehtoja oli viisi ja arviot saatiin yhteensä 13 työ-/alatyöryhmältä. Vastaukset on koottu excel-tiedostoon, joka löytyy työryhmän työtilasta. Mikko Koponen esitteli vastauksista laaditun yhteenvedon (liite 4). Arvioissa kannatusta saivat tuotantomalli, joissa palvelutuotanto (erityisesti soten osalta) kootaan yhteen isoon organisaatioon. Palvelutuotannossa liikelaitosten poliittisesta ohjauksesta vastaavat johtokunnat, joilla voi olla jaostoja. Tarja Puskala esitteli tuotannon toimielinmallin. Työryhmä keskusteli tuotannon organisointivaihtoehtojen yhteenvedosta ja johtopäätöksistä sekä linjasi jatkovalmistelua esityksen mukaisesti (mm. markkina- ja yhtiöselvitysten laadinta, jatkovalmistelun pohjana liikelaitosmalli 1b). Asiaa linjataan ohryn ja joryn kokouksissa huhtikuussa. Kumpi on tärkeämpää pirkanmaalaisen asukkaan näkökulmasta: toimiva esh-yhteistyö Kanta-Hämeen kanssa vai palveluiden maakunnallinen integrointi? Toisaalta huomioitava, että ESH:a ei ole tarkoitus yhtiömalleissa irrottaa kokonaisuudesta. Kyse on siitä, haluammeko erikoissairaanhoidossa pelata maakuntasarjaa vai mestareiden liigaa. Helposti unohtuu valtakunnallinen erityisvastuualuekeskustelu ja sen taloudellinen merkitys maakunnalle. Kanta-Häme -selvityksen tulokset ja markkinatutkimus ovat avainasemassa, jotta voimme arvioida yhtiömalleja kattavammin. Yhteistyöalueet, onko tarvetta pitää eri muotoisia ja kokoisia yhteistyöalueita (ohjauksen näkökulmasta erittäin tärkeää). 7 Maakunnan toiminta- ja johtamiskulttuuri (liite 5) 30 min Riku Siren alusti maakunnan toimintakulttuurin rakentumista ja siihen liittyvää valmistelua. KoJo kommentoi osaltaan esiteltyjä toimintakulttuurin elementtejä (uudistuminen, selkeys, vuorovaikutus ja vastuullisuus), joiden mukaan valmistelua jatketaan. Keskustelussa nousi esille asiakaspalvelun asenne ja asiakkaan kunnioittava ja arvokas kohtaaminen. Keskinäinen kunnioitus myös yksi toimintakulttuurinen näkökulma. Nostettiin esiin myös arvojen määrittely.
Asialista 6 (6) Arjen konkreettisen tekemisen tukena arvojen määrittely koettiin kuitenkin haastavaksi. Toimintakulttuurin elementit uudistuminen, selkeys, vuorovaikutus ja vastuullisuus ovat ns. varmoja eli ne vievät vahvistuessaan modernia uutta maakuntakonsernia oikeaan suuntaan. Toimintakulttuurilla on vahva kytkentä toiminnan lisäksi maakunnan brändiin/brändeihin, viestintään ja osaamiseen ja henkilöstöpolitiikkaan. Taustamateriaali (liite 5) on työtilassa. 8 Tiedotettavat asiat Maakuntakonsernin suunnittelun pääperiaatteet Esimerkit valmistelevista valiokunnista Järjestämisen mallit, jory ja ohry linjaa huhtikuussa. Palvelutuotannon organisoituminen ja jatkovalmistelua tehdään mallin 1b pohjalta, jossa sote-palvelut on koottu yhteen liikelaitokseen Toimintakulttuurin elementit 9 Muut asiat 10 Seuraava kokous sekä tulevat kokoukset ja niiden sisällöt Seuraava kokous pidetään 26.4.2018 klo 13-16 kokouskeskus Pellavan kh. Valimossa (Kelloportinkatu 1B, Tampere). Kokouksen asioina suunnitelman mukaiset asiat sekä muut valmistelusta nousevat teemat. Suunnitelman mukaiset asiat: omistajaohjauksen periaatteet (luonnos), järjestäjän palvelukokonaisuudet ja järjestäjän organisoituminen. Tulevat kokoukset: to 24.5. 2018 klo 9-16 (koko päivä). Asiat: Maakunnan poliittisen ohjaus, konsernirakenne ja ohjaus - kokonaisuus. Maakunnan prosessikartta. Konserniohje ja valvonta (alustus). ti 19.6.2018 klo 13-16 Kojon loppuraportti ja muut asiat (mm. koulutussuunnitelmat) 12 Kokouksen päättäminen Puheenjohtaja päätti kokouksen.