ORIMATTILAN KAUPUNKI PÖYTÄKIRJA 1/2018 1 Aika 31.01.2018 klo 17:00-18:07 Paikka Orimattilan kaupungintalo, kokoushuone 3. krs. Osallistujat Nimi Tehtävä Kyöstilä Mauri pj. Gripenberg Marianna vpj., klo 17.00-18.03 Clewer Leena j. Forsman Kristian j. Huhmarkangas Rauni j. Ovaska Harri j. Rantala Sinikka yhtymäkokouksen pj. Karinen Jussi yhtymäkokouksen 1. vpj. Saarikko Eino yhtymäkokouksen 2. vpj. Rantalainen Jarmo yhtymän johtaja Suikkanen Päivi Orimattilan kaupungin talous- ja hallintojohtaja, Allekirjoitukset Mauri Kyöstilä Puheenjohtaja Päivi Suikkanen Pöytäkirjanpitäjä Käsitellyt asiat 1-10 Pöytäkirjan tarkastus Leena Clewer Kristian Forsman Pöytäkirjan nähtävilläolo Pöytäkirja on julkaistu Orimattilan kaupungin kotisivuilla.
ORIMATTILAN KAUPUNKI PÖYTÄKIRJA 1/2018 2 31.01.2018 Käsitellyt asiat 1 Kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus 4 2 Pöytäkirjan tarkastus 5 3 Kokouksen työjärjestys 6 4 Taloushallinnon ohjelmistojen ja pankkitilien käyttöoikeudet yhtymän johtajalle 7 5 Johtajasopimuksen hyväksyminen 8 6 Talous- ja hallintopalveluiden osto Orimattilan kaupungilta 9 7 Kunnostusprojektien käytetyn työajan seuranta 10 8 Fysioterapiaosaston tilojen korjauskustannusten hyväksyminen 11 9 Kiinteistöhuoltosopimuksen päivittäminen 12 10 Muut asiat 13
ORIMATTILAN KAUPUNKI PÖYTÄKIRJA 1/2018 3 1 31.01.2018 Kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus 1 Todetaan kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus. Kokous todettiin laillisesti koolle kutsutuksi ja päätösvaltaiseksi.
ORIMATTILAN KAUPUNKI PÖYTÄKIRJA 1/2018 4 2 31.01.2018 Pöytäkirjan tarkastus 2 Päätetään pöytäkirjan tarkastuksesta. Uuden kuntalain mukaan myös sähköinen tarkastus on mahdollista, siten että valitut pöy tä kirjan tar kas ta jat laittavat tarkistuksen kuittauksen Orimattilan kau pungin kirjaamon sähköpostiin. Pöytäkirja allekirjoitetaan seuraavassa ko kouk ses sa. Pöytäkirja päätettiin tarkastaa sähköisesti. Pöytäkirjantarkastajiksi valittiin Leena Clewer ja Kristian Forsman.
ORIMATTILAN KAUPUNKI PÖYTÄKIRJA 1/2018 5 3 31.01.2018 Kokouksen työjärjestys 3 Hyväksytään lähetetyn esityslistan ulkopuolelta käsiteltäväksi otet tavat asiat. Hyväksyttiin työjärjestys, jonka mukaan ensin käsitellään varsinaisen esi tys lis tan asiat sekä sen jälkeen lisälistan asia "Kiin teis tö huol to sopi muk sen päivittäminen". Asia "Kunnostusprojektien käytetyn työajan seuranta" käsitellään "Johtajasopimus hyväksyminen" asian yhtey des sä, koska ne liittyvät toisiinsa. Todettiin pykälän 10 asiat.
ORIMATTILAN KAUPUNKI PÖYTÄKIRJA 1/2018 6 4 31.01.2018 Taloushallinnon ohjelmistojen ja pankkitilien käyttöoikeudet yhtymän johtajalle 4 Asian valmistelu: Päivi Suikkanen, puh. 040 848 3051 Jarmo Rantalainen on aloittanut kiinteistökuntayhtymän johtajana 15.1.2018. Työ edellyttää taloushallinnon ohjelmien sekä pankkitilien käyt tö oi keut ta. Esittelijä: Hallitus päättää myöntää Jarmo Rantalaiselle taloushallinnon oh jelmien käyttöoikeudet tarpeen mukaan sekä pankkitilien käyt tö oi keudet. Päivi Suikkasen oikeudet jäävät voimaan varahyväksyjän ominai suu des sa. Päätösesitys hyväksyttiin yksimielisesti.
ORIMATTILAN KAUPUNKI PÖYTÄKIRJA 1/2018 7 5 31.01.2018 Johtajasopimuksen hyväksyminen 5 Asian valmistelu ja tiedustelut: Jarmo Rantalainen, puh 040 570 2018 ja Päivi Suikkanen, puh. 040 848 3051. Kiinteistökuntayhtymän johtajasopimuksessa määritellään mm. tehtä vän sisältö, palkkaus sekä tehtävästä eroaminen. Joh ta ja so pi muksen luonnos on liite nro 1. Esittelijä: Yhtymähallitus tekee sopimukseen tarvittavat lisäykset ja muutokset se kä hyväksyy sen. Yhtymähallitus hyväksyi liitteen mukaisen johtajasopimuksen. Todettiin, että yhtymän johtaja Jarmo Rantalainen oli esteellinen hallintolain 28 :n 1 kohdan mukaan. Hän poistui kokoushuoneesta asian käsittelyn ajaksi.
ORIMATTILAN KAUPUNKI PÖYTÄKIRJA 1/2018 8 6 31.01.2018 Talous- ja hallintopalveluiden osto Orimattilan kaupungilta 6 Asian valmistelu ja tiedustelut: Päivi Suikkanen, puh 040 848 3051. Kiinteistö Oy Orimattilan Vuokratalot on irtisanonut taloushallinnon tu ki pal ve lui den myyntisopimuksen Orimattilan seudun ter vey denhuol lon kiinteistökuntayhtymälle päättymään 31.12.2017. Orimattilan kau pun ki on ottanut hoitaakseen ko. tehtävät 1.1.2018 lukien. Tehtäviin kuuluvat: - esityslistat ja pöytäkirjat yhteistyössä yhtymän johtajan kanssa - kokousjärjestelyt ja arkistointi - laskutukset - ostolaskut yhteistyössä yhtymän johtajan kanssa - yhteyshenkilötehtävät Kevaan, tilitoimistoon ja verohallintoon. Kiinteistö Oy Orimattilan Vuokratalojen arvion mukaan tehtäviin kuluu aikaa n. 4-8 h viikossa. Orimattilan kaupunki laskuttaa pal veluis ta 600 /kk (alv 0 %), joka on sama summa kuin mitä Kiinteistö Oy Orimattilan Vuokrataloille on maksettu. Esittelijä: Yhtymähallitus hyväksyy tuki- ja halllintopalveluiden oston yllä olevan mukaisesti. Sopimus laaditaan tältä pohjalta. Päätösesitys hyväksyttiin yksimielisesti.
ORIMATTILAN KAUPUNKI PÖYTÄKIRJA 1/2018 9 7 31.01.2018 Kunnostusprojektien käytetyn työajan seuranta 7 Asian valmistelu ja tiedustelut: yhtymän johtaja Jarmo Rantalainen, puh. 040 570 0218. Yhtymän johtajan tehtävistä maksettava kiinteä korvaus on laskettu 10-15 h/kk perusteella. Tähän kuuluvat kiinteistön ylläpitoon liittyvät "juok se vat asiat". Mikäli kiinteistössä tulee tehtäväksi laajempia kunnos tus pro jek te ja, joita ei rinnasteta normaaliin kiinteistöhuoltoon, hal li tus päättää niiden korvaamisesta yhtymän johtajalle erikseen. Laa jem pien kunnostusprojektien erikseen korvattavia osuuksia ovat esi mer kik si investointirakentamiseen liittyvät suunnittelun ja ra ken tami sen kilpailuttaminen sekä laajemmat sisäilmatutkimuksiin ja korjauk siin liittyvät tehtävät hallituksen erillispäätöksen mukaan. Erikseen korvattavista tehtävistä maksetaan 50 /h tuntiseurannan perus teel la. Yhtymän johtaja Jarmo Rantalainen esitteli asiaa kokouksessa. Esittelijä: Yhtymähallitus päättää korvauskäytännöstä. Yhtymähallitus hyväksyi työajan seurannan ja korvauskäytännön teks ti osas sa esitellyn mukaisesti. To det tiin, että yhtymähallitus päättää erikseen korvattavista tehtävistä ta paus koh tai ses ti. Todettiin, että Jarmo Rantalainen oli esteellinen hallintolain 28 :n 1 koh dan mukaan. Hän poistui kokoushuoneesta päätöksenteon ajaksi.
ORIMATTILAN KAUPUNKI PÖYTÄKIRJA 1/2018 10 8 31.01.2018 Fysioterapiaosaston tilojen korjauskustannusten hyväksyminen 8 Asian valmistelu ja tiedustelut: Yhtymän johtaja Jarmo Rantalainen, puh. 570 0218. Fysioterapian käytössä olevissa tiloissa on tehty korjauksia. Yh tymän johtaja esittelee tehdyt korjaukset ja syntyneet kustannukset. Esittelijä: Yhtymähallitus hyväksyy korjauskustannukset. Fysioterapiaosaston tilojen korjauskustannusten kustannusarvio on ol lut 19 teur. Remontti on toteutunut n.12 teur mukaisena ja kus tannuk set on maksanut Päijät-Hämeen Hyvinvointikuntayhtymä suoraan tekijöille.
ORIMATTILAN KAUPUNKI PÖYTÄKIRJA 1/2018 11 9 31.01.2018 Kiinteistöhuoltosopimuksen päivittäminen 9 Asian valmistelu: Yhtymän johtaja Jarmo Rantalainen, puh. 040 570 2018. Kiinteistöhuoltosopimus on tehty toistaiseksi voimassa olevana Tuohen maa Palvelut Oy:n kanssa ja se on vuodelta 2014. Sopimukseen kuu lu vat lvi-päivystys, ulkoalueiden aamusiivous, huoltotyöt, nur mikon leik kaus, lumen auraus ja koneellinen hiekotus. Tuohenmaa Palvelut Oy:n kanssa tehty päivitykset sopimukseen. Hankinnan arvo on vuositasolla n. 27 000 euroa. Esittelijä: Yhtymähallitus päättää jatkaa kiinteistöhuoltosopimusta Tuohenmaa Pal ve lut Oy:n kanssa siten, että sopimus on voimassa toistaiseksi (ir ti sa no mis ai ka 3 kuukautta), mutta sopimusta tarkastellaan vuo sittain. Päätösesitys hyväksyttiin yksimielisesti.
ORIMATTILAN KAUPUNKI PÖYTÄKIRJA 1/2018 12 10 31.01.2018 Muut asiat 10 1. Kiinteistön ylläpitoon liittyvät sopimukset (hissihuolto, paloilmoittimet, sprinklerit, iv-nuohoukset ym.) sekä vakuutusturva käydään läpi alkuvuodesta. 2. Kokousajan muutos siten, että alkamisaika on klo 17.00 3. Kokouspalkkioiden tarkistus; Orimattilan kaupungin palkkiosääntö on muuttunut 1.6.2017 4. Ajankohtaiset asiat - liukastuminen 24.1.2018 - sisäilmaselvittely hallintosiiven 2. kerroksessa 5. Seuraava yhtymän hallituksen kokous pidetään 21.3.2018 ja yhtymäkokous 4.4.2018. Yhtymähallitus päätti kokousajan muutoksen (alkamisaika klo 17.00) ja totesi, että kokouspalkkioiden tarkistuksesta tuodaan esitys seuraavaan hallitukseen ja edelleen yhtymäkokoukseen. Kohtien 1, 4 ja 5 asiat merkittiin tiedoksi.