HIMALAYAN ADVENTURES toimitusprojekti

HIMALAYAN ADVENTURES toimitusprojekti 25.11.2004 Ryhmä C2 Turun yliopisto, Tietojenkäsittelytieteet Pia Danska Anne Forsell Niko Salminen pia.danska@wmdata.fi piukku@utu.fi njsalm@utu.fi

2 Versiohistoria Versio Päiväys Muutosperuste Tekijä 1.0 20.11.2004 Ensimmäinen versio Pia&Anne 1.1 21.11.2004 Käyttöliittymäkuvat Pia&Anne 1.2 25.11.2004 Toinen versio Pia 1.3 25.11.2004 Päivitetyt kuvat Niko.doc

3 Sisältö 1 Johdanto...4 1.1 Loppuraportin sisältö...4 1.2 Toimittajan rooli...4 1.3 Tietojärjestelmän suunnittelu...4 2 Tietojärjestelmän kehittäminen...5 2.1 P-tason suunnittelu...5 2.1.1 Yleistä HA:sta...5 2.1.2 HA:n nykytilan kuvaus...5 2.1.3 HA:n nykytilan toiminnan kuvaus...6 2.1.4 Ongelmakohdat...6 2.1.5 Juurimäärittelyt...7 2.1.6 Käsitemallit...10 2.1.7 Järjestelmän rajaus...12 2.1.8 Järjestelmään myöhemmin toteutettavissa olevat laajennukset...13 2.1.9 Laajennetun järjestelmän toteutus...14 2.1.10 P-tason tavoitteet...14 2.2 I/O-tason suunnittelu...16 2.2.1 Elinkaarimallit...16 2.2.2 Rajatun järjestelmän liittymäkaavio...17 2.2.3 Tietovuokaaviot...18 2.2.4 Käyttötapauskaavio...23 2.2.5 I/O-tason tavoitteet...24 2.3 CO-tason suunnittelu...25 2.3.1 Tietojärjestelmän ER-kaavio...25 2.3.2 Käyttöoikeusmatriisi...26 2.3.3 Käyttöliittymäkuvat...26 2.3.4 CO-tason tavoitteet...28 3 Projekti...31 3.1 Projektiryhmä...31 3.2 Toimintatapa...31 3.3 Projektiaikataulu...31 3.4 Resurssit...32 3.5 Kustannukset...32 4 Yhteenveto...33 4.1 Yleistä...33 4.2 Suunnitteluprojektin arviointi...33 4.2.1 Tulosten arviointi...33 4.2.2 Projektin toteutuksen arviointi...33 4.2.3 Opponoinnin arviointi...34.doc

4 1 Johdanto Tämä dokumentti on Himalayan Adventures matkanjärjestäjän tietojärjestelmän suunnitteluprojektin toimittajaosapuolen loppuraportti. Tämä dokumentti sisältää koosteen suunnitteluprojektin eri vaiheista sekä niissä käytetyistä menetelmistä ja malleista. Tässä dokumentissa Himalayan Adventures -matkanjärjestäjästä käytetään lyhennettä HA. 1.1 Loppuraportin sisältö in on koottu tietojärjestelmän suunnitteluprojekti kokonaisuudessaan, sen eri vaiheet ja niiden tavoitteet. sisältää HA:n nykytilan ja siinä esiintyvien kehitettävien kohteiden määrittämisen ja rajaamisen, sekä ehdotuksen tietojärjestelmäksi. Raportissa on esitetty eri vaiheissa käytetyt menetelmät ja mallit. Loppuraportissa on myös itse toimitusprojektia koskeva osuus, jossa on projektiryhmän kokoonpano, aikataulu, resurssi- ja kustannusarviot ja niiden toteutuminen sekä toimintatapaa koskevaa asiaa. Lisäksi loppuraportissa on yhteenveto toteutetusta suunnitteluprojektista ja sen tuloksista. 1.2 Toimittajan rooli Toimittajaosapuolen tehtävänä oli selvittää ja analysoida HA:n toimintaa, organisaatiota, toimijoita ja toimintaympäristöä, sekä tämän perusteella määritellä, esittää ja rajata mahdolliset kehittämiskohteet ja toimenpiteet. Toimittajaosapuolen tehtävänä oli lisäksi määritellä projektin riskit sekä tavoitteet projektin eri tasoille. Analysoinnin ja selvitysten pohjana ovat olleet HA:sta saatu taustatieto sekä asiakastapaamisissa HA:lta kyselemällä ja keskustelemalla saatu tieto. 1.3 Tietojärjestelmän suunnittelu Tietojärjestelmän suunnitteluprojektissa käytettiin PIOCO -metamallia. Metamalli mahdollisti suunnitteluprojektin jakamisen P-, I/O- ja CO-tasolle. Eri tasoilla käytettiin apuna erilaisia malleja ja menetelmiä HA:n toimintaa kuvattaessa ja analysoitaessa. P-tason suunnittelussa apuna käytettiin RP:tä (Rich Picture), CATWOE-analyysiä ja juurimäärityksiä sekä käsitemalleja. I/O-tasolla käytettiin elinkaarimalleja, liittymäkaaviota, tietovuokaavioita ja käyttötapauskaaviota. CO-tasolla käytettiin käyttöoikeusmatriisia ja ER-kaaviota. Kunkin tason suunnittelussa määriteltiin myös ko. tason tavoitteet. Suunnitteluprojektin lopputuloksena HA:lle tarjotaan ensimmäisessä vaiheessa tietojärjestelmää, joka pitää sisällään web-sivuston ja matkanhallintajärjestelmän. Web-sivuston avulla parannetaan HA:n näkyvyyttä, saavutettavuutta, tiedotusta ja markkinointia sekä helpotetaan HA:n asiakkaan osuutta matkan järjestämisessä. Matkanhallintajärjestelmän avulla helpotetaan HA:n matkojen järjestämistä sekä tuetaan markkinointia. Suunnitteluprojektissa määriteltiin myös mahdolliset laajennukset järjestelmään sekä niiden toteutusjärjestys ja aikataulu..doc

5 2 Tietojärjestelmän kehittäminen Tässä luvussa esitetään tietojärjestelmän suunnitteluprojektin eri vaiheet, niissä käytetyt mallit ja menetelmät sekä niiden tuottamat tulokset. 2.1 P-tason suunnittelu P-tason suunnittelussa keskityttiin HA:n toimintaprosessien, toimijoiden, organisaation ja toimintaympäristön analysointiin sekä tämän pohjalta kehittämiskohteiden määrittelemiseen ja rajaamiseen. P-tason suunnittelu alkoi HA:n nykytilan kuvaamisella sekä ongelmakohtien kartoittamisella. Nykytilan toiminnan kuvauksessa käytettiin apuna RP:ta (Rich Picture), joka auttaa myös ongelmakohtien selvittämisessä. RP:n avulla selvitettyjen tärkeimpien toimijoiden toimintaa ja toimintaympäristöä on kuvattu CATWOE-analyysien pohjalta tuotettujen juurimääritelmien avulla. Käsitemallien avulla on pyritty kuvaamaan matkanjärjestämiseen liittyviä toimintoja ja niiden välisiä yhteyksiä sekä HA:n, että HA:n asiakkaan kannalta. Toiminnan ja ongelmakohtien analysoinnin pohjalta tehtiin tietojärjestelmän rajaus ja esitettiin mahdolliset laajennukset sekä toteutusjärjestys ja toteutusaikataulu. P-tason suunnittelun lopussa on esitetty P-tasolle määritellyt tavoitteet. 2.1.1 Yleistä HA:sta Himalayan Adventures on Pakistanissa sijaitseva matkanjärjestäjä, joka järjestää elämysmatkoja Pakistanin pohjoisosiin. HA:n tuotevalikoimaan kuuluvat tällä hetkellä vaellusretket, pyöräretket ja kulttuurisafarit. HA:n asiakaskunnasta 100 % tulee ulkomailta. HA:lla on samalla toimialueella toimivia kilpailijoita. 2.1.2 HA:n nykytilan kuvaus HA:ssa toimivat Abdul Bari, Mohammed, yksi kokoaikainen opas, sekä tarvittaessa töihin kutsuttavia muita oppaita ja kantajia. Abdul on HA:n perustaja ja omistaa HA:sta kaksi kolmasosaa. Mohammed on pääomasijoittaja, joka omistaa HA:sta kolmanneksen. HA:lla on toimistotilat Gilgit Bazaarin keskustassa sekä käytettävänään yksi vuokrattu mökki tukikohdaksi retkeilijöille ja yksi leasing-auto retkeilijöiden kuljettamista varten. HA ei markkinoi palvelujaan. HA:n ainut markkinointikanava on tällä hetkellä aikaisemmat tyytyväiset asiakkaat. HA on itse passiivinen ja odottaa, että asiakas tulee neuvottelemaan matkasta. Matkan toteuttaminen vaatii asiakkaalta paljon erinäisiä selvittelyjä ja toimenpiteitä, esim. retkenjärjestäjän etsiminen, viisumin hakeminen, lentojen järjestäminen, vakuutusten ja rokotustietojen hankkiminen, sopivan ryhmän muodostaminen. HA:lla ei ole tällä hetkellä tietokonepohjaista tietojärjestelmää..doc

6 2.1.3 HA:n nykytilan toiminnan kuvaus Retken suunnittelu alkaa käytännössä vasta kun asiakas ottaa HA:iin yhteyttä tai kävelee sisään HA:n toimistoon. Retken toteutuminen edellyttää sopivan ryhmän (min 5 henkeä) muodostumista sekä oppaan ja mahdollisesti kantajan saamista retkelle. Jos edellytykset täyttyvät, retki toteutetaan suunnitelman mukaisesti. Kuva 1: Toiminnan kuvaus 2.1.4 Ongelmakohdat HA:sta saaduista taustatiedoista sekä asiakastapaamisissa käydyistä keskusteluista ilmeni, että markkinointi on yksi yrityksen ongelmakohta. Tietoa HA:sta on saatavissa vain viidakkorummun kautta vanhoilta asiakkailta, jolloin markkinointi on lähes olematonta. HA ei ole myöskään itse yhteydessä asiakkaisiin päin. Projektin alkuvaiheessa tehty, HA:n toimintaa kuvaava Rich Picture (kts. 2.1.3) toi selkeästi esille HA:n asiakkaalle kasautuvat toiminnot. Matkan suunnittelu ja toteutus vaativat suuren määrän tietoa eri lähteistä, mm. tietoa varusteista ja kuntovaatimuksista, tietoa rokotuksista, vakuutuksista. Kaikki tämä tieto on hajallaan, eikä tavoitettavissa samasta paikasta. Lisäksi pitää huolehtia mm. sopivan ryhmän kasaamisesta, viisumin hankinnasta ja matkajärjestelyistä. Vastuu näiden matkan järjestämiseen liittyvien asioiden selvittämisestä ja hoitamisesta jää lähes yksinomaan asiakkaan harteille, jolloin matkan toteutumiseen tähtäävät toimenpiteet kuormittuvat liikaa asiakkaalle. Kilpaillakseen muiden helpommin saavutettavien kohteiden kanssa, HA on joutunut alihinnoittelemaan omat palvelunsa..doc

7 2.1.5 Juurimäärittelyt CATWOE-analyysin avulla tuotetut juurimäärittelyt kuvaavat eri toimijoita ja heidän toimintaansa. Juurimäärittelyt toivat vahvistusta HA:n asiakkaan rooliin kohdistuviin paineisiin. Lisäksi juurimäärittelyt toivat RP:tä paremmin esille valtion ja armeijan roolin alueiden valvojana ja alueille pääsyn hallinnoijana. 2.1.5.1 Himalayan Adventures Himalayan Adventures tarjoaa seikkailumielisille yksityishenkilöille ja yrityksille opastettuja vaellusmatkoja, pyöräilyretkiä ja kulttuurisafareja Pakistanin pohjoisosassa Himalajan vuoristossa. HA:n omistajat ovat Abdul Bari ja Mohammed sekä Pakistanin valtio rahoittajan roolissa. Retkien järjestämistä vaikeuttavat toiminta-alueen viisumipakko sekä alueen poliittiset olosuhteet. C customers A actors T transformation process W Weltanschauung O owner(s) E environmental constraints Yksityishenkilöt, yritykset HA, oppaat, kantajat, yhteistyöyritykset Asiakkaan viedään vaeltamaan Himalajan kauniiseen vuoristoon oppaan avustuksella. Asiakas haluaa kokonaisvaltaista palvelua, joka alkaa asiakkaan suunnitellessa matkaa kotona ja päättyy asiakkaan palatessa kotiinsa. Bari, Mohammed, Sijoittajat (Valtio), Armeija Viisumipakko, rajoitetut alueet, sää, politiikka 2.1.5.2 Opas Opas johdattaa vaellusryhmän retkille Himalajan vuoristoon. Opas saa toimeksiannon Abdul Barilta (HA), joka on myös suunnitellut toteutettavan retken. Opas vastaa ryhmän turvallisuudesta ja viihtyvyydestä. C customers A actors T transformation process W Weltanschauung O owner(s) E environmental constraints Vaellusryhmä asiakas, opas Opas vie asiakkaan vaeltamaan Himalajan vuoristoon. Asiakas haluaa opastetun ja turvallisen retken, jolla hän voi rentoutua kauniissa ympäristössä. HA, asiakas Rajoitetut alueet, sää.doc

8 2.1.5.3 Abdul Bari Abdul on HA:n perustaja, joka suunnittelee retket ja toimii myös tarvittaessa oppaana. Hän vastaa HA:n toiminnasta ja hoitaa asiakaskontaktit. Tällä hetkellä hän omistaa yrityksestä kaksi kolmannesta. Abdulilla on hyvät suhteet valtion edustajiin. C customers A actors T transformation process W Weltanschauung O owner(s) E environmental constraints Opas, asiakas, sijoittajat Abdul, asiakas, oppaat Suunnittelee ja organisoi retket sekä hoitaa yrityksen juoksevat asiat. Tarjotaan asiakkaalle turvallinen ja unohtumaton elämys Sijoittajat, asiakkaat Valtio, Armeija 2.1.5.4 Asiakas Asiakas tilaa HA:lta opastetun retken Himalajan vuoristoon. Asiakas on itse vastuussa ryhmän kokoamisesta, tarvittavista varusteista ja matkoista Pakistaniin. Hän joutuu myös itse hakemaan viisumin Pakistanin lähetystöstä. C customers A actors T transformation process W Weltanschauung O owner(s) E environmental constraints HA, muut palveluntarjoajat Asiakas, HA Asiakas ostaa itselleen elämysmatkan HA:lta, kerää ryhmän ja hoitaa muut tarvittavat asiat. Elämysmatka tarjoaa asiakkaalle hyvänolontunteen, josta asiakas on valmis maksamaan. Asiakas Valtio, Armeija, työnantaja, muut ihmiset 2.1.5.5 Valtio Valtio rahoittaa HA:n toimintaa turistimäärän kasvattamiseksi. Valtio ei rahoita kilpailijoita, sillä rahoituksesta päättävä henkilö on Abdul Barin veli. Valtio myös säätelee armeijan avulla pääsyä tiettyihin osiin vuoristoa sekä myöntää viisumit ja matkustusluvat alueelle. C customers A actors T transformation process W Weltanschauung O owner(s) E environmental constraints HA, kansalaiset, asiakkaat HA, Virkamiehet, armeija Rahoittaa HA:n toimintaa turistimäärän kasvattamiseksi Turismia tulee edistää ja maan tunnettavuutta parantaa Kansalaiset Alueen epävakaus, politiikka,.doc

9 2.1.5.6 Armeija Armeija päättää rajoitettujen alueiden kulkuluvista. Armeijan tehtävänä on valvoa alueen turvallisuutta ja toisaalta pitää turistit poissa vaara-alueilta. Armeija tarjoaa henkilöstöään myös retkien oppaiksi. C customers A actors T transformation process W Weltanschauung O owner(s) E environmental constraints HA, asiakkaat HA, sotilaat Päästetään turistit alueelle ja tarjotaan HA:lle mahdollisuutta käyttää sotilaita oppaina. Valtion tavoitteena on edistää turismia ja armeija on yksi työkalu tavoitteen saavuttamiseksi. Valtio Alueen epävakaus, kielitaito, sotilaiden halukkuus toimia oppaina. 2.1.5.7 Matkatoimisto Matkatoimiston tavoitteena on myydä matkoja eri puolille maailmaa. Pakistanin vaellusretket ovat kohtuullisen uusi matkakohde, jolle riittäisi kysyntää, mikäli palveluntarjoajat saataisiin esille. Matkatoimisto on tällä hetkellä tietämätön HA:n palveluista, mutta tuntee osan kilpailijoista. C customers A actors T transformation process W Weltanschauung O owner(s) E environmental constraints HA, asiakkaat matkan välittäjät, HA, asiakkaat Tuodaan HA:n palvelut asiakkaiden tietoon. Pakistan on uusi alue, jonne on vientiä. HA, Sijoittajat Alueelle vaikea päästä, epävakaus.doc

10 2.1.6 Käsitemallit Käsitemallien avulla pyritään kuvaamaan matkanjärjestämiseen liittyviä toimintoja ja niiden välisiä yhteyksiä sekä HA:n, että HA:n asiakkaan kannalta. 2.1.6.1 HA, taso 0 Tällä käsitemallilla kuvataan HA:n ydintoimintoa, eli retken järjestämistä, HA:n näkökulmasta. Markkinointi kuvaa retkellä olleiden asiakkaiden suorittamaa markkinointia edelleen tuttavapiirilleen. Yhteydenotto Retken suunnittelu Laskutus Retken toteutus Markkinointi.doc

11 2.1.6.2 Retken suunnittelu, taso 1 Tällä käsitemallilla kuvataan tarkemmin edellisen käsitemallin (kohta 2.1.6.1) Retken suunnittelu toimintoa. Aluetietojen nopeakin muuttuminen tuo retken suunnitteluun omat ongelmansa. Retken varaushetkellä avoinna oleva alue saattaa olla suljettu silloin kun retki pitäisi toteuttaa. Siksi aluetiedot tarkistetaan vielä juuri ennen retken toteutusta. Asiakas ottaa yhteyden Abduliin Varaa oppaat, resurssit ja tarkista alueen kulkuluvat Yhteydenotto asiakkaaseen Lisätiedot asiakkaalle Retken toteutus Alueen tarkistus Asiakas saapuu Lasku asiakkaalle.doc

12 2.1.6.3 HA:n asiakkaan näkemä tilanne Tällä käsitemallilla kuvataan HA:n asiakkaan toimintaa. Tiedonsaanti HA:sta Yhteydenotto HA:han Ryhmän muodostaminen Viisumin hankinta Rokotukset Kuntovaatimusten selvittäminen Vakuutusten hankinta Varusteet Matkalle lähtö Matkojen varaaminen Retken varaaminen 2.1.7 Järjestelmän rajaus HA:n toiminnan analysoinnin ja ongelmakohtien kartoittamisen pohjalta toimittaja esitti, että HA:n saavutettavuuden parantamiseksi sekä palvelukokonaisuuden muodostamiseksi määritellään tietojärjestelmä, joka pyrkii mahdollisimman pitkälle kattamaan HA:n asiakkaan tietotarpeet ja parantaa kohdeyrityksen palveluiden saatavuutta. Lisäksi järjestelmä mahdollistaa HA:n asiakas-, matka- ja opastietojen hallinnan ja toiminnan paremman koordinoinnin sekä tukee markkinointia. Järjestelmälle esitettiin eri rajausvaihtoehtoja ja päädyttiin HA:n kanssa ratkaisuun, jossa toteutetaan HA:n tiedotusta ja mainontaa tukevat staattiset Web-sivut, joiden ylläpitäjinä toimivat kolme eri tahoa (HA, valtio ja armeija). Web-sivut pitäisivät sisällään HA:n yhteystiedot ja HA:n omaa informaatiota, kartat, säätiedot, kuvia retkistä, sähköpostilomakkeen sekä armeijan ja valtion ylläpitämän osuuden, jossa mm. viisumitietoa, tietoa lähetystöistä ja ajantasaista tietoa retkialueista. Web-sivujen lisäksi järjestelmään rajattiin kuuluvaksi matkanhallintajärjestelmä, joka pitäisi sisällään asiakas-, matka- ja opasrekisterin sekä reittitiedot. Tämä järjestelmä tukee mm. mat-.doc

13 kan suunnittelua, oppaiden varaamista sekä matkojen markkinointia. Matkanhallintajärjestelmä tukee myös Web-sivuston toiminnan myöhempää laajentamista. 2.1.7.1 Rajattu Rich Picture 2.1.8 Järjestelmään myöhemmin toteutettavissa olevat laajennukset 2.1.8.1 Laajennus 1: Matkojen varaus Laajennetussa versiossa Web-sivustolla on toteutettavien matkojen tiedot. Asiakkaalla on mahdollisuus ilmoittautua matkalle ko. sivuston kautta. Ilmoittautumistiedot päivittyvät automaattisesti matkanhallintajärjestelmään. 2.1.8.2 Laajennus 2: Valtio 1. vaiheessa valtion on mahdollista ylläpitää Web-sivustoa omalta osaltaan. Laajennetussa versiossa valtio voi hakea järjestelmästä matkailuun ja turismiin liittyvää tilastotietoa. 2.1.8.3 Laajennus 3: Armeija 1. vaiheessa armeijan on mahdollista ylläpitää Web-sivustoa omalta osaltaan lähinnä aluetietojen päivittämällä. Laajennetussa versiossa armeija voi hakea järjestelmästä tietoa eri alueille matkaavista ryhmistä, tietoa käynnissä olevista matkoista ja opastarpeesta sekä mahdollisesti ylläpitää opastietoja itse suoraan järjestelmän kautta..doc

14 2.1.8.4 Laajennus 4: Matkatoimisto Laajennetussa versiossa yhteistyökumppaneina toimivat matkatoimistot voivat varata matkoja Web-sivuston kautta ja hakea tietoa matkoista ja matkakohteista. 2.1.9 Laajennetun järjestelmän toteutus Oheisessa kuvassa esitetään toimittajan näkemys laajennetun järjestelmän mahdollisesta toteutusjärjestyksestä ja aikataulusta. Toimittaja suosittelee laajennetun järjestelmän tarkempaa määrittelyä ennen järjestelmän toteutuksen aloittamista. 2.1.10 P-tason tavoitteet HA:n toiveena oli lisätä näkyvyyttä ja saavutettavuutta sekä helpottaa asiakkaiden työn osuutta matkanjärjestämisessä. Toiveena oli myös parantaa mainontaa ja yrityksen kannattavuutta. HA:n toiveiden pohjalta määriteltiin P-tason tavoitteet. Tavoitteet: 1. Yrityksen näkyvyyden ja saavutettavuuden parantaminen yhteydenottojen määrän kasvu kysynnän kasvu Web-sivuston käyttöönotto parantaa ja helpottaa sekä uusien, että vanhojen asiakkaiden tiedonsaantia HA:sta ja sen järjestämistä matkoista. Sivustolta löytyvien yhteystietojen sekä sähköpostilomakkeen avulla asiakkaat tavoittavat HA:n palvelut entistä tehokkaammin. Kun asiakkaat löytävät HA:n ja sen palvelut, myös palveluiden kysynnässä on odotettavissa reipasta kasvua. Tavoitteiden toteutumista voidaan mitata seuraamalla Web-sivuston kävijämäärää sekä sähköposti ym. yhteydenottojen määriä..doc

15 2. Yrityksen kannattavuuden parantaminen toteutettujen matkojen määrän kasvu asiakasmäärien kasvu matkan järjestämiseen kuluvan ajan lyheneminen hintatason nostaminen Web-sivuston avulla toteutettu näkyvyyden ja saavutettavuuden paraneminen edesauttavat asiakasmäärien ja toteutettujen matkojen määrän kasvua. Matkanhallintajärjestelmä helpottaa ja nopeuttaa matkan järjestämistä. Web-sivustoilta löytyvä, ajan tasalla oleva informaatio helpottaa asiakkaan osuutta matkan toteuttamisessa. Palvelun parantaminen mahdollistaa hintatason nostamisen tuottavalle tasolle. Tavoitteiden toteutumista voidaan mitata sesongin aikana toteutettujen matkojen ja niille osallistuneiden asiakkaiden määrillä, sekä matkan järjestelyyn kuluvan ajan seurannalla. Kannattavuuden paranemista voidaan seurata myös tuloksen kehittymisellä. 3. Mainonnan ja tiedotuksen kehittäminen ajantasaisen tiedottamisen määrän kasvu toteutettujen markkinointitoimenpiteiden määrän kasvu asiakastietojen hyväksikäyttäminen mainonnassa Web-sivusto tarjoaa foorumin niin HA:sta ja sen toiminnasta tiedottamiselle, kuin markkinoinnillekin. Web-sivustoille pääsee mistä päin maailmaa tahansa vuorokauden ajasta riippumatta. Web-sivustolta löytyy pysyvämpää tietoa ja kuvia matkakohteista, sekä lisäksi myös ajankohtaista, nopeastikin muuttuvaa informaatiota koskien alueita ja matkojen järjestämistä. Matkanhallintajärjestelmästä saatavien asiakastietojen avulla voidaan markkinointia kohdentaa vanhoille asiakkaille esimerkiksi sen perusteella millaiselle/millaisille matkoille asiakas on aikaisemmin osallistunut. Tavoitteiden toteutumista voidaan mitata eri markkinointitoimenpiteiden määrillä sekä Web-sivuston ylläpitotiheydellä. 4. Joustava raportointi Muuttuvien raportointitarpeiden kattaminen Käyttöönoton yhteydessä järjestelmään luodaan ne raportit, joita HA sillä hetkellä tietää tarvitsevansa. Järjestelmän raportointiosuus on toteutettu ns. parametroitavana raportointina siten, että HA:n on mahdollista itse jatkossa tehdä lisää uusia raportteja ja kyselyjä sitä mukaa kun raportointitarpeet muuttuvat..doc

16 2.2 I/O-tason suunnittelu I/O-tason suunnittelussa on käytetty apuna elinkaarimalleja, liittymäkaaviota, tietovuokaavioita sekä käyttötapauskaaviota. Lopuksi on esitetty I/O-tasolle määritellyt tavoitteet. 2.2.1 Elinkaarimallit Elinkaarimalleilla on kuvattu matkan ja oppaan elinkaarta HA:n kannalta katsottuna. 2.2.1.1 Matkan elinkaari Matkan elinkaarimallissa on kuvattu myös asiakkaasta riippumattomasta syistä johtuva matkan peruutus, josta voidaan siirtyä suoraan uuden matkan resurssointiin, esim. tilanteessa, jossa alkuperäinen matka joudutaan peruuttamaan siksi, että armeija on sulkenut alueen. Tiedustelu matkasta Resurssiselvitys Lisätietojen pyytäminen/ matkasta sopiminen Laskutus Matka peruuntunut Keskeytys/ peruuntuminen Odottaa maksua Matkan valmistelu Matka toteutettu Matkan toteutus 2.2.1.2 Oppaan elinkaari Oppaan elinkaarimalli HA:n kannalta katsottuna..doc

17 2.2.2 Rajatun järjestelmän liittymäkaavio Liittymäkaavio kuvaa järjestelmän rajattua, ensimmäiseksi toteutettavaa osuutta..doc

18 2.2.3 Tietovuokaaviot 2.2.3.1 Tietovuot avattuina (abstrakti kuvaus).doc

19 2.2.3.2 1-tason tietovuokaavio.doc

20 2.2.3.3 2-tason tietovuokaavio prosessista 1 2.2.3.4 2-tason tietovuokaavio prosessista 3.doc

21 2.2.3.5 2-tason tietovuokaavio prosessista 2.doc

22 2.2.3.6 3-tason tietovuokaavio prosesseista 2.X Tämä kaavio on yleistys ja vielä tässä vaiheessa suuntaa antava..doc

23 2.2.4 Käyttötapauskaavio Käyttötapauskaaviossa kuvataan Web-sivuston ja Matkanhallintajärjestelmän käyttötapaukset ja käyttäjäroolit. Järjestelmässä on neljä käyttäjäroolia: asiakas, HA, valtio ja armeija. Kaikissa käyttäjärooleissa käydään selaamassa Web-sivuja. HA:n rooli on ylläpitää web-sivuja sekä asiakas-, matka- ja opastietoja. Matkatietojen ylläpito käsittää tässä kaaviossa myös matkoihin liittyvien reittitietojen ylläpidon. HA tekee myös erilaisia kyselyjä matkanhallintajärjestelmästä. Valtion ja armeijan rooli on toimia omalta osaltaan Web-sivujen ylläpitäjinä. Web-sivujen ja matkanhallintajärjestelmän ylläpitäminen sekä kyselyjen tekeminen matkanhallintajärjestelmästä edellyttää aina käyttäjän tunnistamista..doc

24 2.2.5 I/O-tason tavoitteet Uudelle tietojärjestelmälle asetetut, testattavissa olevat I/O-tason tavoitteet. Tavoitteet: 1. Käytettävyys nopeus tietojen reaaliaikaisuus Nopeus voidaan todeta sivujen latautumisajan mittaamisella. Tavoitelatautumisaika on 10 sekuntia. Yksi yhteinen tietokanta mahdollistaa tietojen reaaliaikaisuuden. 2. Luotettavuus tietojen oikeellisuus tietojen/järjestelmän eheys järjestelmän toimivuus Järjestelmä toimii oikein, tiedot eivät katoa. Tietojen tarkistaminen erilaisten tarkistussääntöjen avulla tietoja järjestelmään tallennettaessa. Hakuehdoilla tulee oikeat tiedot. Järjestelmään jää jälki tietojen muuttajasta ja muutospäivästä. Sivut ovat saatavilla 99,9% ajasta. 3. Tietoturva käyttäjätasot (ylläpitäjä, asiakas,.) käyttäjän tunnistaminen Selkeästi määritellyt käyttäjäprofiilit ja niiden mukaiset käyttöoikeudet, käyttäjän tunnistaminen ja sen perusteella käyttäjäprofiilin ja käyttöoikeuksien tarkistukset. HA:lla pääsy asiakas-, opas- ja matkarekisteriin, armeijalla ja valtiolla vain Web-sivuille..doc

25 2.3 CO-tason suunnittelu CO-tason suunnittelussa on kuvattu tietojärjestelmän rakennetta ja toimintaa. CO-tason suunnittelussa on käytetty apuna ER-kaaviota, käyttöoikeusmatriisia ja käyttöliittymäkuvia. Lopuksi on esitetty CO-tasolle määritellyt tavoitteet 2.3.1 Tietojärjestelmän ER-kaavio.doc

26 2.3.2 Käyttöoikeusmatriisi Seuraavassa matriisissa esitetään Web-sivuston ja matkanhallintajärjestelmän käyttäjien käyttöoikeudet. (C)reate (R)ead (U)pdate (D)elete Asiakas Matka Opas Reitti Sivujen hallinta Sivujen selaus Käyttäjien hallinta HA CRUD CRUD CRUD CRUD CRUD R CRUD Valtio RU R Armeija RU R Asiakas R 2.3.3 Käyttöliittymäkuvat Käyttöliittymäkuvien avulla pyritään havainnollistamaan suunnitellun tietojärjestelmän tietosisältöä ja ulkoasua. Käyttöliittymäkuvissa on kuvat tietojärjestelmän keskeisimmistä toiminnoista. 2.3.3.1 Matkaan liittyvät näytöt Matkaselausnäytöllä käyttäjä voi selata järjestelmässä olevia matkoja. Matkatunnus linkistä käyttäjä pääsee ko. matkan ylläpitoon. Asiakasselaukseen päästään Asiakasselaus painiketta painamalla. Uuden matkan pääsee järjestelmään syöttämään painamalla Uusi matka painiketta..doc

27 Matkan ylläpitonäytöllä käyttäjä pääsee perustamaan uuden matkan tai ylläpitämään olemassa olevan matkan tietoja. Näytöllä nähdään myös ko. matkan osallistujat sekä voidaan lisätä tai poistaa matkalle osallistujia. Asiakastunnuslinkistä voidaan siirtyä ko. asiakkaan tietoihin. 2.3.3.2 Asiakkaaseen liittyvät näytöt Asiakasselausnäytöllä käyttäjä voi selata järjestelmässä olevia asiakkaita. Tunnus linkistä käyttäjä pääsee ko. asiakkaan ylläpitoon. Matkaselaukseen päästään Matkaselaus painiketta painamalla. Uuden asiakkaan pääsee järjestelmään syöttämään painamalla Uusi asiakas painiketta..doc

28 Asiakkaan ylläpitonäytöllä käyttäjä pääsee perustamaan uuden asiakkaan tai ylläpitämään olemassa olevan asiakkaan tietoja. 2.3.3.3 WWW-sivut Sivujen ulkoasu teetetään graafiseen suunnitteluun erikoistuneella henkilöllä. Ulkopuolisen suunnittelijan käyttäminen ei aiheuta lisäkustannuksia asiakkaalle. Asiakas on esittänyt toivomuksen, että sivuilta löytyy ainakin kuvagalleria, alueen säätila, yhteydenottopyyntölomake, yleisinformaatiota retkistä ja varusteista sekä viisumi- ja lupavaatimukset. Lisäksi sivuilta tulee löytyä vanhojen asiakkaiden kertomuksia. 2.3.4 CO-tason tavoitteet Tässä luvussa on esitetty uudelle tietojärjestelmälle asetetut CO-tason tavoitteet. Tavoitteet: 1. Toteutuskustannukset Toteutusaikataulussa pysyminen Järjestelmän toteutuskustannukset eivät ylitä kustannusarviota.doc

29 Määrittelyvaiheen jälkeen tehdään suunnitelma järjestelmän toteuttamisesta. Aikataulu- ja kustannusarviot tehdään huolellisesti ja mahdollisimman realistisesti. Suunnitelmassa määritellään myös seurantapisteet toteutusaikataululle ja kustannuksille, jotta tavoitteiden toteutumista pystytään tarkistamaan säännöllisin väliajoin. 2. Käyttöönottokustannukset Käyttöönoton toteutuminen suunniteltavan aikataulun mukaisesti Käyttöönottokustannukset eivät ylitä kustannusarviota Määrittelyvaiheen jälkeen tehtävän toteutussuunnitelman yhteydessä arvioidaan myös käyttöönoton vaatimat kustannukset, kuten laitteistokustannukset, järjestelmän asennuskustannukset sekä koulutuskustannukset. Kustannusten toteutumista seurataan säännöllisin väliajoin käyttöönoton edetessä. 3. Käyttökustannukset Käytön tuoma säästö ajankäytössä Käyttökatkojen määrä Virheiden määrä ja selvittämiseen kuluva aika Asiakastuen saatavuus ja kustannukset Järjestelmä toteutetaan siten, että samaa tietoa ei tarvitse viedä järjestelmään montaa kertaa, vaan kun tieto on kerran viety, sitä pystytään järjestelmän eri osissa käyttämään. Käyttökatkojen määrää pyritään eri tavoin minimoimaan. Toimittaja vastaa järjestelmän testaamisesta ennen käyttöönottoa, sekä erikseen kunkin version yhteydessä. Toimittaja tarjoaa myös järjestelmälle asiakastukea, joka on tavoitettavissa arkisin klo 8.00 16.00. Lisäksi tarjotaan ns. hätänumero, johon asiakas voi hätätilanteessa soittaa mihin vuorokauden aikaan tahansa. Asiakastuesta laskutetaan toteutuneiden yhteydenottojen mukaan. Järjestelmän käytön tuomaa ajansäästöä voidaan mitata matkan toteuttamiseen kuluvan ajan mittaamisella. Käyttökatkojen ja virheiden määrää sekä virheiden selvittämiseen kuluvaa aikaa voidaan mitata. Asiakastuen saatavuutta voidaan mitata jonotusajoilla ja selvitettyjen asioiden määrällä. Asiakastuen kustannuksia voidaan seurata. 4. Ylläpitokustannukset Versiopäivitysten määrä ja niiden kustannusvaikutus Virheen korjauskustannukset Muutostarpeiden kustannukset.doc

30 Varsinaisia versioita ilmestyy vuodessa kaksi kertaa. Versiot ovat toimittajan testaamia sekä sisältävät aina aiemmat versiot sekä ennen version irrottamista asiakkaalle erikseen toimitetut päivitykset. Varsinaisten versioiden lisäksi toimitetaan mahdollisia korjauksia sekä asiakkaan tilaamia muutostöitä. Muutostyöt toteutetaan sovitun aikataulun ja kustannusarvion mukaisesti. Päivitysten kokonaismäärää voidaan seurata sekä mitata päivityksiin kuluvaa aikaa. Päivitysten yhteydessä ilmenneiden virheiden määrää voidaan mitata sekä virheiden korjaamiseen kuluvaa aikaa. Muutostarpeiden kustannuksia ja aikatauluarvioissa pysymistä voidaan seurata..doc

31 3 Projekti 3.1 Projektiryhmä Toimittajan projektiryhmän kokoonpano on seuraava: Niko Salminen, projektipäällikkö Pia Danska, järjestelmäsuunnittelija, projektisihteeri Anne Forsell, kiipeily/vaellusasiantuntija 3.2 Toimintatapa Toimittajan ja asiakkaan projektiryhmät tapasivat kerran viikossa perjantaisin koko suunnitteluprojektin ajan lukuun ottamatta viikkoa, jolloin pidettiin projektikokous ohjausryhmän kanssa. Toimittajan projektiryhmä toimitti kokouskutsun ja väliraportin aina tapaamista edeltävänä keskiviikkona klo 16 mennessä projektiryhmän web-sivulle. Tapaamisessa käytiin väliraportin asiat läpi, kirjattiin ylös asiakkaan kommentit ja pyrittiin etenemään suunnitteluprojektissa PIOCO-metamallin opastamana P-tasolta ensin I/O-tasolle ja sitten lopulta CO-tasolle asti. Tapaamisista tehtiin aina pöytäkirja, joka toimitettiin asiakkaalle ennen seuraavaa tapaamista kokouskutsun ja väliraportin toimituksen yhteydessä. 3.3 Projektiaikataulu Alla olevassa taulukossa näkyvät projektisuunnitelman mukaiset tapahtumapäivämäärät. Projekti toteutui suunnitellun aikataulun mukaisesti. Päävaihe Tapahtuma Päivämäärä P taso 1. väliraportti 13.10.2004 1. asiakaskokous 15.10.2004 2. väliraportti 20.10.2004 2. asiakaskokous 22.10.2004 IO taso Projektikokous 29.10.2004 3. väliraportti 03.11.2004 3. asiakaskokous 05.11.2004 CO taso 4. väliraportti 10.11.2004 4. asiakaskokous 12.11.2004 5. väliraportti 17.11.2004 5. asiakaskokous 19.11.2004 25.11.2004.doc

32 3.4 Resurssit Arvioitu työaika määrittelyn toteuttamiseksi oli yhteensä 250 henkilötyötuntia. Arvioitu työaika alitettiin suunnitteluprojektissa melko reippaasti. Toteutunut työaika oli yhteensä 170 tuntia. Viikko Arvioitu työaika Toteutunut työaika 42 35 tuntia 35 tuntia 43 30 tuntia 22,5 tuntia 44 35 tuntia 15,5 tuntia 45 25 tuntia 14 tuntia 46 35 tuntia 36 tuntia 47 30 tuntia 20 tuntia 48 60 tuntia 40 tuntia Yhteensä 250 tuntia 183 tuntia 3.5 Kustannukset Suunnitteluprojektin alussa HA valitsi, että suunnitteluprojektista laskutetaan arvioidun työmäärän perusteella, eli 20 000 euroa, joten kustannukset toteutuivat suunnitelman mukaisesti..doc

33 4 Yhteenveto 4.1 Yleistä Toimittajan projektiryhmä on tehtävänannon mukaisesti, eri menetelmiä apunaan käyttäen, määritellyt ja analysoinut Pohjois-Pakistanissa elämysmatkoja järjestävän HA:n nykytilaa ja toiminnassa esiintyviä ongelma-alueita sekä rajannut kehitettävät kohteet ja ehdottanut tietojärjestelmää toiminnan parantamiseksi. Lisäksi toimittaja on esittänyt suunnitteluprojektia koskevan osuuden, josta ilmenee projektiryhmän kokoonpano, aikataulu, resurssi- ja kustannusarviot ja näiden toteutuminen sekä toimintatapaa koskevaa asiaa 4.2 Suunnitteluprojektin arviointi Arvioinnissa on sanallisen arvioinnin lisäksi arvioitu lopputulosta arvosana-asteikolla 1-3. 4.2.1 Tulosten arviointi Tiukka aikataulu ja rajalliset resurssit huomioon ottaen projektin tulokset ovat kuitenkin ihan kohtuullisen hyvät. Työn alkuvaiheessa homma eteni liian demomaisesti. Aika kului demoohjeissa mainittujen kaavioiden ja mallien ihmettelemiseen ja piirtämiseen, eikä aikaa jäänyt enää miettiä ovatko kaikki tehdyt asiat ko. projektin etenemisen kannalta tarpeellisia tai merkittäviä. Aikaa ei jäänyt eri menetelmien vertailemiseen, eikä siihen, että olisi voitu itse arvioida ja valitakin käytettäviä menetelmiä. Ehkä juuri tämän vuoksi eri vaiheiden ja mallien yhteys toisiinsa ja itse kokonaisuuteen jäi vähän irralleen. Kaikesta huolimatta projekti kuitenkin eteni joka tapaamisella ja väliraportilla, rajaukset saatiin tehtyä ja PIOCO-mallin eri tasoillakin tuli käytyä. Arvosana projektin tuloksille on 2. 4.2.2 Projektin toteutuksen arviointi Projektiryhmä tapasi yleensä vähintään kerran viikossa ja väliraportit toteutettiin pääpiirteittäin ryhmätyönä. Jo työn alussa sovittiin, että työ tehdään yhdessä riippumatta siitä mikä kenenkin rooli projektiryhmässä on. Jotakin työnjakoa kuitenkin tehtiin, mm. projektisihteeri teki kokouskutsut ja pöytäkirjat, ja projektipäällikkö vastasi materiaalin toimittamisesta ryhmän web-sivulle sekä osin kuvien puhtaaksi piirtämisestä. Projektiryhmä pysyi aika hyvin aikataulussa, eli materiaalit toimitettiin yhtä poikkeusta lukuun ottamatta aina määräaikaan mennessä ryhmä web-sivulle. Kaikki ryhmän jäsenet olivat aina paikalla asiakastapaamisissa ja ottivat niissä osaa keskusteluun ja projektin eteenpäin viemiseen. Projektiryhmässä panostus ryhmätyöhön tuntui osittain hiipuvan loppua kohti. Kullakin ryhmän jäsenellä on kurssin annista omat henkilökohtaiset tavoitteensa, jotka tietysti vaikuttavat siihen miten kukin kurssiin haluaa panostaa. Arvosana projektin toteutukselle on 2-..doc

34 4.2.3 Opponoinnin arviointi Toimittajaryhmän mielestä asiakkaan projektiryhmä oli asiakkaana helppo. Asiakkaalla oli melko vähän palautetta ja huomautettavaa toimittajan esityksistä, ja jos jotain huomautettavaa oli, asioista päästiin aika nopeasti yhteisymmärrykseen. Aihealue oli melko eksoottinen, joten ei voinut odottaakaan, että asiakkaan projektiryhmällä olisi ollut realistista käsitystä ko. toiminnasta ja toimintaympäristöstä. Miettimisen arvoista on, voisiko http://www.himadventures.com sivusto tarjota jotain vinkkiä alueen oloista tai projektin vaatimuksista asiakasryhmälle. Arvosana opponoinnille on 2..doc