II EHTOJEN NOUDATTAMATTA JÄTTÄMISEN SEURAAMUKSET... 9

Ympäristöministeriön tutkimus-, kehittämis- ja selvitystoiminta (T&K/TEAS) TUTKIMUS- JA KEHITTÄMISPALVELUN HANKINNAN YLEISET EHDOT 12.1.2018 SISÄLTÖ I YLEISTÄ... 3 1 Taustaa... 3 2 Tutkimus- ja kehittämispalvelun hankintaan sovellettavat menettelyt ja sopimuksen laatiminen... 3 3 Immateriaalioikeudet... 4 4 Konsortiot... 4 5 Alihankinta... 4 6 Hankkeen valvonta ja ohjaus... 5 6.1 Etenemisen ja tulosten seuranta sekä muutokset... 5 6.2 Ohjausryhmä... 5 6.3 Toteuttajan vastuullisen johtajan asema ja velvollisuudet... 6 7 Hankkeen talouden seuranta... 6 7.1 Laskutus ja maksaminen... 6 7.2 Hyväksyttävät kustannukset... 7 8 Tulosten hyödyntäminen... 8 8.1 Tulosten julkisuus ja viestintä... 8 8.2 Tulosten ja vaikuttavuuden arviointi... 9 9 Kirjanpitovelvollisuus ja kirjanpitoaineiston säilyttäminen... 9 II EHTOJEN NOUDATTAMATTA JÄTTÄMISEN SEURAAMUKSET... 9 10 Virhe, hinnanalennus ja sopimuksen purkaminen... 9 11 Viivästyminen... 10 12 Ylivoimainen este... 10 13 Vahingonkorvaus... 11

2 14 Salassapito ja henkilötietojen käsittely... 11 15 Sopimuksen siirtäminen... 12

3 I YLEISTÄ 1 Taustaa Ympäristöministeriön (ministeriö) tutkimus-, kehittämis- ja selvityshankkeet (T&K/TEAS) ovat tyypillisesti tutkimuksia ja selvityksiä, jotka toteutetaan lainsäädännön, strategioiden ja hallinnonalan toiminnan ennakoimiseksi, kehittämiseksi ja arvioimiseksi. Ministeriö myös osallistuu muiden valtionlaitosten kanssa yhteisesti toteutettaviin hankkeisiin. T&K/TEAS-hankkeen toteuttajana voi olla esimerkiksi yliopisto, tutkimuslaitos, virasto, yritys tai näiden konsortio. Näitä yleisiä ehtoja käytetään pääsääntöisesti hankintalain 9 :n 1 momentin 13 kohdassa tarkoitetusta tutkimus- ja kehittämispalveluja koskevissa ministeriön hankinnoissa. T&K/TEAS-toiminnan tarpeita kartoitetaan ministeriön osastoilla sekä tutkimusjohtajan ja tutkimustiimin toimesta. Osastot päättävät hankkeiden yksityiskohtaisemmasta suunnittelusta ja määrärahojen avoimista hauista. Avoimet haut ovat näkyvillä ministeriön www-sivuilla osoitteessa http://www.ym.fi/fi- FI/Ministerio/Rahoitus_ja_avustukset tai http://www.ym.fi/fi-fi/ajankohtaista. Avoimet haut voidaan julkaista myös avoimuusilmoituksena julkisten hankintojen ilmoituskanavassa HILMAssa http://www.hankintailmoitukset.fi/. 2 Tutkimus- ja kehittämispalvelun hankintaan sovellettavat menettelyt ja sopimuksen laatiminen Tutkimus- ja kehittämistä koskevaan palvelun hankintaan ei sovelleta julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista annettua lakia (1397/2016, jäljempänä hankintalaki). Lain 9 13 kohdan mukaan hankintalakia ei sovelleta palveluhankintoihin, jotka koskevat tutkimus- ja kehittämispalveluja, paitsi jos niistä saatava hyöty koituu yksinomaan hankintayksikölle sen toiminnassa käytettäväksi ja hankintayksikkö korvaa suoritetun palvelun kokonaan. Hankkeen valmistelussa on kuitenkin huomioitava hankintalain 3 :n mukaiset periaatteet sekä hallintolain (434/2003) 6 :n mukaiset objektiivisuuden, avoimuuden ja tasapuolisen kohtelun vaatimukset. Tutkimushankkeissa merkityksellisiä tekijöitä ovat tutkimuksen avoimuus ja tutkimuksen hyödynnettävyys mahdollisimman laajasti. Hakijan tekijän- ja muiden immateriaalioikeuksien rajoittamatta asiakkaalla on vapaa käyttö- ja levitysoikeus hankkeen lopputuloksiin rajoittamattoman ajan. Tutkimus- ja kehittämispalvelun hankinnan piiriin kuuluvien hankkeiden avoimen haun ilmoitus laaditaan avoimen haun mallipohjalle, jossa hakemukset pyydetään yleensä laatimaan hankehakulomakkeelle. Jos hakemukset pyydetään vapaamuotoisen hankesuunnitelman muodossa, hakijoiden on eriteltävä suunnitelmassa kustannukset (ml. yleiskustannukset) ja mahdollinen omarahoitusosuus. Jos valtion laitokset osallistuvat avoimeen hakuun, niiden on hinnoiteltava toimintansa muiden hakijoiden tavoin ja niitä on kohdeltava tasapuolisesti suhteessa muihin hakijoihin. Hakijoiden tulee sitoutua ministeriön hakuilmoituksen ehtoon, jonka mukaan hankkeessa käytetään liitteinä olevia sopimusmallia sekä yleisiä ehtoja. Saapuneiden hakemusten avaustilaisuudesta laaditaan avauspöytäkirja. Hakemusten arviointi dokumentoidaan arviointimuistioon ja valinnasta on tehtävä hankintapäätös, joka toimitetaan hakuun osallistuneille tiedoksi valitusosoitus ja oikaisuohjeen kanssa. Jos ennen varsinaista hakua järjestetään ideahaku, valinnasta laaditaan jokaiselle ideahakuun osallistuneelle hallintopäätös, joka toimitetaan tiedoksi oikaisuohjeineen.

4 Jos hankkeeseen sisältyy alihankintaa, toteuttajan on hankittava se hankintalain säännöksiä noudattaen. Hankkeiden toteuttamisesta tehdään kirjallinen sopimus. Jos tutkimus- ja kehittämispalvelun hankinnan piiriin kuuluvaan hankkeeseen osallistuu useampi organisaatio, sopimuksessa mainitaan kaikki hankkeeseen osallistuvat tahot. Hankkeen kokonaisbudjetti, ministeriön osuus ja toteuttajan mahdollinen osuus kirjataan sopimukseen euromääräisenä, jolloin osuuksien toteutumista on seurattava niiden osalta viimeistään hankkeen päättyessä toimitettavalla kustannuserittelylomakkeella tai kirjanpitoraportin yhteenvetosivulla. Tarvittaessa voidaan kirjata sopimukseen myös prosenttiosuudet ko. tahojen osalta, jolloin myös niiden toteutumista on seurattava. 3 Immateriaalioikeudet Tutkimus- ja kehittämishankkeen palvelun lopputuloksien, dokumentaatioiden tai muiden hankkeessa syntyvien aineistojen immateriaalioikeudet kuuluvat tekijälle. Kaikki aineisto, joka hankkeessa luovutetaan toiselle osapuolelle ennen tai jälkeen sopimuksen tekemistä, jää aineiston luovuttajan omaisuudeksi. Ministeriöllä on kuitenkin peruuttamaton käyttöoikeus palvelun lopputuloksena syntyviin tutkimustuloksiin. Käyttöoikeus sisältää oikeuden käyttää ja kopioida tutkimustuloksia sekä hyödyntää ja soveltaa hankkeen tuloksia haluamallaan tavalla. Käyttöoikeus sisältää oikeuden luovuttaa käyttöoikeus edelleen kolmannelle sekä tehdä muutoksia tutkimuksen tuloksena syntyviin tuloksiin. Ministeriöillä on lisäksi oikeus siirtää oikeudet sille, jolle ministeriön tehtävät mahdollisesti siirtyvät. Palveluntuottaja vastaa siitä, että lopputuloksena syntyvä aineisto ei loukkaa Suomessa voimassa olevia kolmannen osapuolen immateriaalioikeuksia. Hankkeen päätoteuttaja vastaa siitä, että hankkeen lopputuloksena syntyvän aineiston tekijät luovuttavat käyttöoikeuden työnsä tuloksiin siten, että käyttöoikeus työhön kokonaisuudessaan voidaan luovuttaa edellä mainituin laajuuksin. Jos ministeriötä vastaan esitetään työn lopputuloksiin liittyvän aineiston käyttöön perustuvia immateriaalioikeuteen perustuvia vaatimuksia, palveluntuottaja on velvollinen vastaamaan vaatimuksiin ministeriön puolesta omalla kustannuksellaan. Palveluntuottaja vastaa siitä, ettei tutkimustuloksiin liittyvään aineistoon kohdistuvista immateriaalioikeuksia koskevista vaatimuksista tai velvoitteista aiheudu ministeriölle oikeudenkäyntikuluja eikä vahingonkorvaus tai muita kolmannelle osapuolelle maksettavia kustannuksia tai muita vastuita kolmatta osapuolta kohtaan. Palveluntuottajalla on oikeus käyttää ministeriön aineistoa sopimuksen mukaisesti palvelun suorittamiseen ministeriölle. 4 Konsortiot Konsortiosta vastaava taho (päätoteuttaja) vastaa koko hankkeen toteutumisesta suunnitelman mukaisesti. Konsortion osapuolet vastaavat kuitenkin kukin oman tutkimus- ja selvitystyönsä sisällöllisestä oikeellisuudesta. 5 Alihankinta Hankkeen päätoteuttajalla on oikeus käyttää palvelun tuottamisessa alihankkijoita (ostopalvelut). Tällöin hankkeen päätoteuttaja vastaa käyttämänsä alihankkijan osuudesta kuten omastaan sekä vastaa siitä,

5 että alihankkija noudattaa omalta osaltaan hankintasopimuksen mukaisia velvoitteita ja noudattaa näitä yleisiä ehtoja. Käytettävät alihankkijat ja alihankkijoiden työosuudet tulee nimetä ja eritellä hankesuunnitelmassa. Palveluntuottajalla ei ole oikeutta vaihtaa hankintasuunnitelmassa nimettyä alihankkijaa tai olennaisten sopimusvelvoitteiden täyttämiseen osallistuvaa alihankkijaa ilman ministeriön suostumusta. Jos hankintasopimuksessa nimetty alihankkija tai olennaisten sopimusvelvoitteiden täyttämiseen osallistuva alihankkija ei kuitenkaan voi palveluntuottajasta riippumattomista ja pakottavista syistä osallistua 9(21) hankintasopimuksen mukaisten palvelujen tuottamiseen, palveluntuottajalla on oikeus vaihtaa alihankkija sellaiseen resursseiltaan ja laadultaan vastaavaan alihankkijaan, jonka tilaaja hyväksyy. Ministeriö voi olla hyväksymättä palveluntuottajan esittämän korvaavan alihankkijan vain perustellusta syystä. 6 Hankkeen valvonta ja ohjaus 6.1 Etenemisen ja tulosten seuranta sekä muutokset Ministeriön hankkeissa on valvojana sopimuksessa nimetty alan asiantuntija ministeriöstä. Valvoja toimii hankkeen yhteyshenkilönä ministeriössä ja seuraa, että hanke etenee sopimuksen mukaisesti. Hanke on toteutettava ja tuloksista raportoitava sopimuksessa määriteltyjen ehtojen ja hankesuunnitelman mukaisesti. Hankesuunnitelmasta ei saa poiketa ilman valvojan hyväksyntää (sähköposti). Valvoja hyväksyy pienet tarkistukset ja raportoi poikkeamat hankkeen hyväksyjälle. Hankintasopimusten oleelliset sopimusmuutokset tulee tehdä kirjallisesti molempien sopijapuolten allekirjoittamalla sopimuksenmuutoksella. Laajoille tai monen alan asiantuntemuksesta hyötyville hankkeille voidaan nimetä seuranta- tai ohjausryhmä. Ohjausryhmää tarvitaan erityisesti silloin, kun hankkeen seuranta ja työn ohjaaminen edellyttävät useiden osastojen tai yksiköiden tai ulkoisten sidosryhmien asiantuntemusta. Ohjausryhmä ei ole välttämätön pienissä hankkeissa, joiden kokonaisbudjetti on alle 50 000 euroa. Loppuraportin arkistointi on pyritty varmistamaan siten, että sopimusmalli edellyttää toteuttajaa toimittamaan loppuraportin valvojalle sähköisessä muodossa ministeriön kirjaamon kautta. 6.2 Ohjausryhmä Ohjausryhmän tehtävänä on ohjata ja seurata hankkeen työtä. Ohjausryhmä seuraa hankkeen edistymistä ja tavoitteiden toteutumista, varmistaa tulosten sovellettavuutta sekä edesauttaa hankkeen tulosten hyödyntämistä. Ohjausryhmän tehtäviä ovat seuraavat asiat: Alussa - hankkeen tarkennettu sisältösuunnitelma - tilaajan hankkeeseen kohdistuvien tarpeiden ja tavoitteiden täsmentäminen - kokonaiskustannusarvion ja kustannussuunnitelman (ml. kustannustenjako eri osapuolille) tarkistaminen - aikataulusuunnitelma - tulosten säilytys-, julkaisu- ja hyödyntämissuunnitelma - tuloksiin liittyvät omistus- ja käyttöoikeudet - ohjausryhmän jäsenten toteaminen - viestintäsuunnitelma ja vastuuhenkilöt - mahdolliset yhteistyösopimukset

6 Myöhemmin - hankkeen eteneminen ja varojen käyttö - hankesuunnitelmaan mahdollisesti tehtävät tarkistukset/muutokset Hankkeen lopuksi - hankkeen tulokset ja loppuraportti - kustannusselvitys - tulosten hyödyntäminen ja levittäminen - tulosten hyödyntämisen ja vaikuttavuuden seuranta 6.3 Toteuttajan vastuullisen johtajan asema ja velvollisuudet Vastuullinen johtaja johtaa ja valvoo hankkeen toteuttamista vastaten siitä, että 1) hanke etenee sopimuksen ja hankesuunnitelman mukaisesti. 2) hankkeen raportointi toteutetaan ministeriön edellyttämällä tavalla. 3) hankkeen kustannuksia seurataan ja ne laskutetaan asianmukaisesti ja 4) mahdollisille hankkeen kustannuksia ja sisältöä koskeville muutoksille on haettava ministeriön lupa. Jos toteuttajana on useasta organisaatiosta muodostuva hankekonsortio, sen vastuullinen johtaja 5) toimii ministeriön kanssa kaikkia hankinnan toteutukseen osallistuvia sitovalla tavalla (valtuuksista sovittava hankkeen toteuttajaosapuolten kesken). 6) sopii hankkeen rahaliikenteestä muiden toteuttajaosapuolten kesken sekä 7) huolehtii siitä, että hankkeen osapuolille ja ohjausryhmän jäsenille tiedotetaan hankkeesta, sen ehdoista sekä hankkeen etenemisestä. Jos ministeriön ja toteuttajan kesken on sovittu, että toteuttaja julkistaa tulokset, vastuullinen johtaja vastaa myös siitä, että 8) hankkeen tuloksista tiedotetaan ja ne julkaistaan asianmukaisesti. Jos toteuttava organisaatio käyttää työssä alihankintaa, toteuttaja vastaa alihankkijan työstä kuin omastaan ja vastuullinen johtaja valvoo myös alihankkijan työtä. Toteuttaja informoi aktiivisesti valvojaa hankkeen edistymisestä ja mahdollisista muutostarpeista. 7 Hankkeen talouden seuranta Hankkeen maksatustilannetta seurataan säännöllisesti. Erityisesti valvotaan, että hanke laskuttaa sille myönnetyt rahat ajoissa ja sopimuksen mukaisesti. Valvoja on yhteydessä hankkeen toteuttajaan, jos laskutuksessa uhkaa syntyä viivettä tai muita ongelmia. 7.1 Laskutus ja maksaminen Hankkeen toteuttaja laskuttaa ministeriötä sopimuksessa määritellyn aikataulun mukaan, todennettua työsuoritusta ja laskua vastaan. Työsuoritus todennetaan vastaanotettaessa toteuttajan työ, esimerkiksi väliraportti tai muu selvitys hankkeen etenemisestä. Valvoja asiatarkastaa laskun ja vastaa siitä, että laskun maksamisen edellytykset ovat kunnossa. Laskutusten yhteydessä on lisäksi eriteltävä toteutuneet työtunnit ja kustannukset kaikkien sopimukseen kirjattujen osuuksien osalta. Toteuttajan tulee pyydettäessä antaa ministeriölle kaikki hankkeen ja sen hyödyntämistä koskevat tiedot. Toteuttaja on pyydettäessä velvollinen korvauksetta esittämään myös tarvittavat tili- ja muut asia-

7 kirjat. Kaikissa hankkeissa valvojilla on oikeus pyytää toteuttajalta myös selvitys alihankintojen valintatavasta, laskuerittelyistä sekä laskutusperusteista. Ennen viimeisen erän laskutusta toteuttajan tulee toimittaa seuraavat materiaalit: loppuraportti ja mahdolliset muut raportit ja julkaisut valvojalle sähköisessä muodossa ministeriön kirjaamon (kirjaamo@ym.fi) kautta. hankkeen kustannuserittelylomake valvojalle ministeriön kirjaamon kautta (kirjaamo@ym.fi), jossa on eritelty sopimuksessa määriteltyjen osapuolten osalta o sopimukseen merkittyjen osuuksien toteutuminen, o hankkeen toteutuneet työtunnit ja o hankkeen toteutuneet kustannukset kaikkien sopimukseen kirjattujen osuuksien osalta (ml. yleiskustannukset). Valvoja tarkastaa, että toteuttaja on raportoinut hankkeesta sovitusti ja että aineisto löytyy AHJOsta. Laskut lähetetään ministeriön verkkolaskuosoitteeseen: Ympäristöministeriö OVT-tunnus 003705194561 Välittäjätunnus (OpusCapita Group Oy) 003710948874 Y-tunnus 0519456-1 ALV-tunnus FI05194561 Toteuttajan merkitsee laskun viitetietoihin hankkeen nimen, hankkeen koodin ministeriössä sekä hankkeen valvojan ja maksatusyhdyshenkilön nimet sekä mahdolliset seurantakoodit. Verkkolaskutuksen puuttuessa toteuttaja voi käyttää valtion toistaiseksi maksutonta verkkolaskutuspalvelua (www.valtiokonttori.fi/verkkolaskutus). Lasku erääntyy maksettavaksi kolmenkymmenen (30) päivän kuluttua hyväksyttävän laskun saapumisesta. 7.2 Hyväksyttävät kustannukset Vain sellaiset kustannukset voidaan katsoa hyväksyttäviksi, jotka ovat sisältyneet toteuttajan hankehakemukseen ja toimitettuun tarjoukseen. Hyväksyttäviä kustannuksia ovat selvityksen tai tutkimuksen kannalta välttämättömät ja kohtuulliset kustannukset, jotka voidaan kirjanpidon perusteella kohdistaa hankkeelle. Kustannusten tulee syntyä selvityksen tai tutkimuksen määräaikana, jotta ne voidaan hyväksyä. Ministeriöllä on oikeus olla hyväksyttämättä sellaisia kustannuksia, joiden ei selkeästi voida osoittaa kuuluvan hankkeeseen. Kustannuksina hyväksytään sopimuksen mukaiset kustannukset. Matkakustannukset sisältyvät kokonaishintaan ja kustannusten osalta noudatetaan valtion matkustussääntöä. Alihankintojen, materiaalien ja tarvikkeiden on oltava välttämättömiä hankkeen toteuttamisen kannalta ja niiden hankinnoissa tulee tarvittaessa noudattaa lakia julkisista hankinnoista. Arvonlisäveron määrä tulee eritellä. Valtion virastot ja laitokset Henkilöstökustannukset

8 Palkkakustannuksena hyväksytään henkilön hankkeelle tekemää tehollista työaikaa vastaava osuus henkilön ennakonpidätyksen alaisesta palkasta. Henkilösivukustannukset muodostuvat välillisistä työvoimakustannuksista (sotu-, eläke- ja tapaturmamaksut sekä lomarahat, vuosilomakorvaukset ja poissaolojen palkat) ja ne ilmoitetaan organisaatiossa käytössä olevan periaatteen mukaisesti. Yleiskustannukset Yleiskustannukset lasketaan prosentteina tai kertoimilla hankkeen palkkakustannuksista (= välittömät palkat + henkilösivukulut). Yleiskustannuksiksi hyväksytään vain hankkeesta aiheutuneet ja sille osoitettavissa oleva osuus hallintomenoista (esim. puhelin-, posti-, sihteeri- ja vastaavat toimisto- ja tekniset palvelut sekä johtotehtävät), toimitilakustannuksista (vuokra, energia jne.) ja omien koneiden ja laitteiden sekä rakennusten arvon vähenemisestä eli poistoista. Muita hyväksyttäviä kustannuksia Matkakustannukset valtion matkustussäännön mukaisina Ostopalvelut, alihankinnat, materiaalit ja tarvikkeet, jotka ovat hankkeen kannalta välttämättömiä ja joiden hankinnoissa on tarvittaessa noudatettu lakia julkisista hankinnoista. Alihankinnassa hankintalakia on noudatettava, jos ministeriö maksaa yli 50 % sen kustannuksista. Pyydettäessä toteuttajan on toimitettava selvitys hankintojen valintatavasta, laskuerittelyistä sekä laskutusperusteista. Tulosten julkaisemisesta, julkistamisesta ja tiedottamisesta aiheutuvat kustannukset Muut mahdolliset kustannukset (erityisen perustelluista, etukäteen hyväksytyistä syistä) Arvonlisävero Valtion virastot ja laitokset eivät peri toisiltaan arvonlisäveroa. Niiden tulee kirjata hankkeen hankintoihin sisältyvät arvonlisäverot ministeriön arvonlisäveromomentille. Valtion liikelaitokset ja sidosyksiköt voivat lisätä laskuun arvonlisäveron osuuden. Mahdollinen arvonlisävero maksetaan eri momentilta kuin muu hankinta. 8 Tulosten hyödyntäminen Ministeriön hanketoiminnan tavoitteena on tulosten tehokas ja laaja-alainen hyödyntäminen. Hankkeilla tulee olla selkeä hyödyntämistavoite myös ministeriön tai sen hallinnonalan kannalta. 8.1 Tulosten julkisuus ja viestintä Ministeriön hankkeiden perustiedot ovat aina julkiset sopimuksen teon jälkeen. Tulosten raportoinnin muodosta, laajuudesta ja hyödyntämistavasta sovitaan tapauskohtaisesti sopimuksessa. Ministeriö voi viestiä hanketoiminnan tuloksista hankekohtaisesti tai laajempien temaattisten kokonaisuuksien näkökulmasta. Hankkeiden ja hanketoiminnan viestintää voidaan tehdä myös yhteistyössä muiden organisaatioiden kanssa. Valvoja viestii hankkeen tuloksista hankkeen hyväksyjälle, esittelijälle ja muille aihepiirin kannalta keskeisille sisäisille ja ulkoisille tahoille. Tutkimus- ja kehittämispalvelun hankinnan tulokset ovat aina laajasti julkaistavia. Tulokset on julkaistava tarkoituksenmukaisella tavalla ja siten, että ne ovat kaikkien käytettävissä samoin ehdoin. Tarvittaessa sopimuksessa määritellään mahdollinen luottamuksellinen tulosaineisto. Tulokset on suositeltavaa julkaista avoimissa tiedejulkaisuissa ja muissa avoimissa julkaisuissa tai tallentaa artikkelit avoimeen sähköiseen arkistoon. Jos loppuraportti on sähköinen julkaisu, jakelu voidaan toteuttaa tiedotteella, jossa ilmoitetaan raportin www-osoite. Perinteisen raporttimuotoisen koosteen lisäksi tai sijaan tuloksista

9 voidaan viestiä esimerkiksi Policy Brief -koosteilla, seminaarien, työpajojen, tutkijoiden ja päätöksentekijöiden vuoropuhelua edistävien foorumien ja sähköisten kanavien kautta. Hankkeissa toteuttajan edellytetään yleensä huolehtivan siitä, että hankkeesta tiedotetaan riittävän laajasti ja näkyvästi, esimerkiksi kotimaisissa ammattilehdissä ja/tai sähköisissä tiedotuskanavissa. Hankkeesta tiedottaessa on mainittava ministeriö hankkeen tilaajana. 8.2 Tulosten ja vaikuttavuuden arviointi Kattava vaikuttavuuden arviointi voi kohdistua yksittäiseen hankkeeseen, hankejoukkoon tai esimerkiksi temaattiseen kokonaisuuteen. Vaikuttavuuden arviointiin kiinnitetään huomiota erityisesti lukuisista hankkeista koostuvissa laajoissa kokonaisuuksissa. Arvioinnin toteuttajana voi toimia hankkeen esittelijä, valvoja, toteuttaja tai muu erikseen sovittava taho. Isommissa kokonaisuuksissa on suositeltavaa, että jälkiarvioinnin tekee ulkopuolinen taho. Arvioinnissa huomioidaan, että vaikuttavuus on havaittavissa usein vasta vuosia hankkeen päättymisen jälkeen. Ministeriö kokoaa hankkeiden tietoja valtionhallinnon yhteiseen hankehallintajärjestelmään Hankesalkkuun. Hankesalkku on hankkeisiin liittyvän tiedon seurannan ja raportoinnin järjestelmä, jonka avulla voidaan hallita hankkeita myös yli hallinnonalarajojen. 9 Kirjanpitovelvollisuus ja kirjanpitoaineiston säilyttäminen Hankkeen kustannuksista on pidettävä kirjanpitoa siten, että hankkeen kustannukset voidaan vaivatta erottaa määrärahan saajan muun toiminnan kustannuksista. Kirjanpito on pidettävä kirjanpitolain (1336/1997) mukaisesti, ja sen tulee perustua tositteisiin. Määrärahan saajan on säilytettävä kaikki tutkimushankkeeseen liittyvän toiminnan tositteet siten, että niiden tutkiminen on vaikeudetta mahdollista. Kirjanpito ja siihen liittyvä aineisto on säilytettävä siten kuin kirjanpitolain (1336/1997) 2 luvun 9 ja 10 :ssä säädetään. Kirjanpitoa koskeva avustusehto koskee kaikkia hankkeeseen osallistuneita tahoja. II Ehtojen noudattamatta jättämisen seuraamukset 10 Virhe, hinnanalennus ja sopimuksen purkaminen Jos palvelussa on virhe, ministeriön tulee ilmoittaa virheestä palveluntuottajalle kohtuullisessa ajassa virheen havaitsemisesta tai siitä, kun se olisi tullut havaita. Palveluntuottajan on ilmoitettava ministeriölle virheilmoituksen vastaanottamisesta ja toimenpiteiden aloittamisesta viimeistään 14 päivän kuluttua ilmoituksen vastaanottamisesta. Ministeriöllä on virheen perusteella oikeus pidättyä maksamasta palvelun hintaa. Ministeriö ei kuitenkaan saa pidättää rahamäärää, joka ilmeisesti ylittää ne vaatimukset, joihin hänellä on virheen perusteella oikeus. Jos palvelussa on virhe, palveluntuottaja omalla kustannuksellaan selvittää virheen syyn ja korjaa sen viivytyksettä. Palveluntuottaja vapautuu vastuusta osoittamalla, ettei virhe johdu palveluntuottajan vastuulla olevasta seikasta. Tällöin palveluntuottaja on oikeutettu veloittamaan virheen selvitys- ja korjaustyöstä tavanomaisen hinnoittelunsa mukaisesti. Jos palvelussa on virhe, ministeriöllä on oikeus saada palveluntuottajalta hinnanalennusta. Ministeriö voi keskeyttää hankkeesta aiheutuvien kulujen korvaamisen ja irtisanoa sopimuksen päättymään välittömästi, mikäli sen tavoitteissa, edistymisessä, olosuhteissa tai määrärahan saajan henkilöstössä on tapahtunut sellaisia muutoksia, ettei hankkeen jatkamista voida enää pitää tarkoituksenmukaisena. Keskeyttäessään hankkeen em. perusteella ministeriö maksaa päätöksen mukaisen osuuden hankkeen toteutuneista kustannuksista hankkeen keskeyttämishetkeen saakka.

10 Kumpikin sopijapuoli saa purkaa sopimuksen kokonaan tai osittain, jos toinen sopijapuoli on olennaisesti rikkonut sopimusvelvoitteitaan tai on ilmeistä, että olennainen sopimusrikkomus tulee tapahtumaan. Olennaisena sopimusrikkomuksena pidetään muun muassa sitä, ettei palvelu vastaa sovittua ja virhe tai siitä ministeriölle aiheutuneet seuraukset ovat vähäistä suurempia eikä virhettä ministeriön huomautuksesta huolimatta viipymättä korjata tai virheet ovat toistuvia. Olennaisena sopimusrikkomuksena pidetään myös sitä, että sopijapuoli on olennaisesti viivästynyt suorituksessaan tai viivästykset ovat toistuvia. Ministeriö purkaa sopimuksen välittömästi, jos sopimusosapuoli rikkoo olennaisesti sopimuksen ehtoja (esimerkiksi ei toimita pyydettyjä raportteja), tai jos määrärahan saamiseksi on esitetty virheellisiä seikkoja tai salattu seikkoja, jotka olisivat voineet vaikuttaa rahoittamiseen tai sen ehtoihin. Jos ministeriö purkaa sopimuksen, sopimusosapuoli on ministeriön vaatimuksesta velvollinen palauttamaan päätöksen perusteella saamansa määrärahan osittain tai kokonaan. Mikäli määräraha on myönnetty yhteisesti useammalle, kaikki määrärahan saajat vastaavat yhteisvastuullisesti määrärahan palauttamisesta valtiolle. 11 Viivästyminen Jos sopijapuoli havaitsee viivästyvänsä velvoitteessaan tai pitää viivästystä todennäköisenä, viivästyvän sopijapuolen on viivytyksettä kirjallisesti ilmoitettava toiselle sopijapuolelle viivästyksestä ja sen vaikutuksesta sopimuksen täyttämiseen. Palveluntuottajan viivästyessä on sen ilmoitettava ministeriölle uusi palvelunsuorittamisajankohta niin pian kuin mahdollista. Palvelun viivästymiseen rinnastetaan sopimuksessa edellytettyjen tietojen, tavaroiden ja palveludokumentaation viivästyminen. Jos palvelu viivästyy palveluntuottajasta johtuvasta syystä, ministeriöllä on oikeus viivästyssakkoon. Ministeriöllä on oikeus viivästyssakkoon osoittamatta, että palveluntuottajan viivästyksestä olisi aiheutunut ministeriölle vahinkoa. Ellei toisin ole sovittu, viivästyssakko on suuruudeltaan yksi (1) prosentti viivästyneen palvelun arvonlisäverottomasta arvosta jokaiselta alkavalta seitsemän (7) vuorokauden pituiselta ajanjaksolta, jolla palveluntuottaja ylittää sovitun määräpäivän. Viivästyssakkoa peritään enintään kymmeneltä (10) viikolta. Viivästyssakon lisäksi ministeriöllä on oikeus vahingonkorvaukseen palveluntuottajan viivästyksestä aiheutuneesta vahingosta kohdassa 13 mainitulla tavalla. Ministeriöllä on viivästyksen perusteella oikeus pidättyä maksamasta palvelun hintaa. Ministeriö ei kuitenkaan saa pidättää rahamäärää, joka ilmeisesti ylittää ne vaatimukset, joihin hänellä on viivästyksen perusteella oikeus. Sopimus voidaan purkaa olennaisen viivästyksen perusteella kohdan 10 mukaisesti. 12 Ylivoimainen este Vapauttamisperusteeksi (force majeure) katsotaan sellainen hankintasopimuksen täyttämisen estävä ja hankintasopimuksen syntymisen jälkeen sattunut epätavallinen ja asiaan vaikuttava tapahtuma, jota sopijapuolten ei ole ollut syytä ottaa huomioon hankintasopimusta tehtäessä ja joka on sopijapuolista riippumaton, eikä sen estävää vaikutusta voida poistaa ilman kohtuuttomia lisäkustannuksia tai kohtuutonta ajanhukkaa. Tällainen tapahtuma voi olla sota, kapina, sisäinen levottomuus, viranomaisen suorittama pakko-otto tai takavarikko julkiseen tarpeeseen, tuonti- tai vientikielto, luonnonmullistus, yleisen liikenteen tai energiajakelun keskeytys, lakko tai muu työselkkaus tai tulipalo tai muu vaikutuksiltaan yhtä merkittävä ja epätavallinen sopijapuolista riippumaton syy.

11 Alihankkijan viivästys katsotaan vapauttamisperusteeksi vain siinä tapauksessa, että alihankkijan viivästys johtuu kohdassa yllä mainitusta esteestä eikä alihankintaa voida ilman kohtuutonta ajanhukkaa tai kustannuksia suorittaa muualta. Jos sopimusvelvoitteen täyttäminen viivästyy ylivoimaisesta esteestä johtuen, sopimusvelvoitteen täyttämisen aikaa jatketaan niin paljon kuin kaikki tapaukseen vaikuttavat olosuhteet huomioon ottaen on pidettävä kohtuullisena. Sopijapuolten on viipymättä ilmoitettava ylivoimaisesta esteestä toiselle sopijapuolelle samoin kuin esteen lakkaamisesta, jonka jälkeen sopijapuolten on viimeistään sovittava sen vaikutuksesta toimitukseen. Kumpikin sopijapuoli saa purkaa hankintasopimuksen kokonaan tai osittain, jos sopimuksen täyttäminen ylivoimaisen esteen jatkumisen johdosta viivästyy yli neljä (4) kuukautta. 13 Vahingonkorvaus Ministeriöllä on oikeus saada vahingonkorvausta viivästyksestä tai muusta palveluntuottajan sopimusrikkomuksesta aiheutuneesta välittömästä vahingosta siltä osin kuin vahingon määrä ylittää mahdollisen maksettavan sopimussakon tai muun mahdollisesti sovitun korvauksen. Vahingonkorvauksen enimmäismäärä on rikkomuksen kohteena olevien palveluiden kokonaishinta. Palveluntuottaja ei vastaa välillisestä tai epäsuorasta vahingosta, paitsi jos vahinko on aiheutettu tahallisesti tai törkeällä huolimattomuudella. Palveluntuottaja suorittaa sopimuksessa määritellyt tehtävät huolella ja ammattitaidolla. Ministeriön tulee vedota hankkeen suorituksessa tapahtuneeseen virheeseen kohtuullisen ajan kuluessa hankkeen lopputulosten luovuttamisesta. Virhetilanteessa palveluntuottajalla on ensisijaisesti oikeus korjata tai uusia hankkeen suoritus/virheellinen lopputulos. 14 Salassapito ja henkilötietojen käsittely Sopijapuolet huolehtivat kumpikin omalta osaltaan, että palvelua tuotettaessa noudatetaan salassapidosta, vaitiolovelvollisuudesta, tietosuojasta ja salassa pidettävien tietojen luovuttamisesta annettuja voimassa olevia säädöksiä. Lisäksi palveluntuottajan tulee noudattaa asiakirjojen ja tietojen käsittelyssä ja arkistoinnissa tilaajan antamia ohjeita. Sopijapuolet sitoutuvat pitämään salassa toisiltaan saamansa luottamuksellisiksi katsottavat aineistot ja tiedot, jotka ovat lain perusteella salassa pidettäviä sekä olemaan käyttämättä niitä muihin kuin hankintasopimuksen mukaisiin tarkoituksiin. Silloin kun palveluntuottaja tuottaa tilaajalle kuuluvia lakisääteisiä tai muita niihin rinnastettavia tehtäviä, on hankintasopimuksen kohteena olevassa palvelutuotannossa noudatettava salassapidosta annettuja julkista hallintoa koskevia voimassa olevia säädöksiä kuten lakia viranomaisten toiminnan julkisuudesta (621/1999). Henkilötietolaissa (523/1999) tarkoitettuna rekisterinpitäjänä toimii ministeriö. Toimeksiantosuhteen päättyessä palveluntuottajan hallussa olevat toimeksiantosuhteeseen liittyvät henkilörekisterit luovutetaan ministeriölle. Palveluntuottaja vastaa siitä, ettei palveluja tuotettaessa ja sopimuksen mukaisessa toiminnassa muuten tietoon tullutta yksityistä tai perheen salaisuutta luvatta ilmaista.

12 Palveluntuottaja ei saa ilman ministeriön lupaa luovuttaa ulkopuolisille tietoja, jotka voivat olla salassa pidettäviä tai henkilötietoja rekisterimuodossa. Palveluntuottaja vastaa siitä, että sen käyttämät alihankkijat noudattavat näitä salassapitoa koskevia määräyksiä ja palveluntuottajan on selvitettävä palvelua suorittavalle henkilöstölle salassapitovelvollisuuden sisältö. Ministeriön niin vaatiessa palveluntuottajan on laadittava luettelo niistä palvelun tuottamiseen osallistuvista palveluntuottajan tai sen alihankkijan henkilöistä, joilla on pääsy ministeriön aineistoihin tai arkaluonteisiin ministeriön tai kolmatta koskeviin tietoihin. Luetteloa on päivitettävä jatkuvasti. Salassapitovelvollisuuden rikkomisena ei pidetä viranomaisten velvoittavan määräyksen vuoksi tapahtuvaa tietojen luovuttamista viranomaiselle tai muulle taholle. Palveluntuottaja ei saa käyttää hankintasopimusta tai ministeriön nimeä markkinoinnissa ilman ministeriön suostumusta. Ellei toisin ole sovittu, palveluntuottaja saa kuitenkin käyttää sopimusta referenssitietona tehdessään tarjouksia hankintalainsäädännössä tarkoitetuille hankintayksiköille. Tässä luvussa tarkoitetut velvoitteet jatkuvat myös hankintasopimuskauden jälkeen. 15 Sopimuksen siirtäminen Palveluntuottajalla ei ole oikeutta ilman ministeriön suostumusta osaksikaan siirtää hankintasopimusta kolmannelle. Ministeriöllä on oikeus siirtää hankintasopimus sellaiselle kolmannelle osapuolelle, jolle ministeriön tehtävät siirtyvät kokonaan tai osittain. Sopimusmuutokset on tehtävä kirjallisesti. Kirjallisiksi sopimusmuutoksiksi katsotaan myös sähköisessä muodossa tehdyt muutokset.