6.10.2017 Jukka Vihtkari EmCe 365 Drive aloitusohje
Sisällys 1 Yleistä... 1 2 Käyttöoikeudet... 1 2.1 EmCe ohjelman käyttäjätunnus... 2 2.2 EmCe Drive käyttäjätunnuksen aktivointi... 2 3 EmCe Driven asennus... 3 3.1 Ohjelman käynnistäminen... 5 4 Pääkäyttäjän toimenpiteet... 7 4.1 Yrityksen aktivointi... 7 4.2 EmCe käyttäjien aktivointi... 9 4.3 Käyttäjien aktivointi yritykselle... 10 5 Palveluun kirjautuminen... 12 6 Ostolaskujen hyväksyntä käyttöön... 14 6.1 Ostolaskujen hyväksynnän aktivointi yritykselle... 14 6.2 Saapuneen ostolaskun ohjaaminen kiertoon... 14 6.3 Laskun hyväksyntä EmCe 365... 15 7 Asiakaspalvelu ja palvelupyynnöt... 16 8 Palautteen keruu... 16 8.1 Asiakkaat... 16 8.2 Tilitoimistot... 17 9 Asiakkaille viestiminen... 17 10 Markkinointitoimenpiteet... 17
1 1 Yleistä EmCe Drive nimellä tarkoitetaan käytönnössä nykyistä EmCe Windows ohjelmaa. EmCe Drive tarjoaa vaihtoehtoisen käyttötavan ilman Citrix kirjautumista. Tällöin ohjelma asennetaan käyttäjän työasemalle, jossa vain Windows-käyttöjärjestelmä on mahdollinen. EmCe 365 palvelulla tarkoitetaan selainsovellusta, joka toimii eri päätelaitteissa. Selainsovelluksessa on käytettävissä rajallisemmat toiminnot kuin EmCe ohjelmassa. EmCe Drive ja EmCe 365 palvelu käyttävät samaa käyttäjätunnistusta eli esimerkiksi salasanan vaihtaminen vaikuttaa kirjautumiseen kummassakin sovelluksessa. 2 Käyttöoikeudet EmCe Drive palvelua käyttäville luodaan uusi käyttäjätunnus tai käytetään olemassa olevaa EmCe käyttöoikeuksista löytyvää tunnusta, mikäli käyttäjä on käyttänyt EmCe ohjelmaa / EmCeWeb-ohjelmaa aikaisemmin. Tunnistautumiseen käytetään sähköpostiosoitetta, joka löytyy vastaavalla tiedolla EmCe ohjelman käyttöoikeudet toiminnosta. EmCe Drive tunnuksen vaihtoehtona tai rinnalla voi olla Citrix-käyttäjätunnus. EmCe Drive tunnuksen salasanatiedot eivät ole samassa rekisterissä Citrixtunnuksen kanssa. Käytännössä siis Citrix-tunnuksen salasanan vaihto ei muuta EmCe Driven salasanaa tai päinvastoin. Pelkästään EmCe 365 palvelua käyttävillä ei tarvitse olla käyttäjätunnusta EmCe ohjelman käyttöoikeudet toiminnossa. Näiden tunnukset voidaan luoda suoraan EmCe ohjelman EmCe 365 hallinta toiminnossa.
2 2.1 EmCe ohjelman käyttäjätunnus EmCe ohjelman käyttöoikeudet toiminnossa tulee olla perustettuna käyttäjä sähköpostiosoitteella (EmCe Drive tunnuksen sähköposti). Jos käyttäjätunnus on domaintunnus, lisätään sähköpostiosoite tälle varattuun kenttään. Käyttäjätunnus = sähköpostiosoite, jolloin sähköpostiosoitekenttä on lukittu. Käyttäjätunnuksella on normaaliin tapaan käyttöoikeudet yrityksissä, jonka perusteella EmCessä toiminnot ovat käytettävissä. Tämän lisäksi käyttäjälle pitää edelleen antaa lisenssikäyttöoikeudet. 2.2 EmCe Drive käyttäjätunnuksen aktivointi Aivan ensimmäinen EmCe Drive käyttäjätunnus aktivoidaan toistaiseksi EmCen toimesta. Käyttäjä saa sähköpostiinsa seuraavan sisältöisen tunnuksen aktivointilinkin: Sähköpostilinkkiä klikkaamalla pääsee asettamaan salasanan. Salasanan tulee olla vähintään 8 merkkiä pitkä ja pitää sisältää vähintään yksi iso kirjain, pieni kirjain, numero ja erikoismerkki.
3 3 EmCe Driven asennus Seuraavaksi asennetaan EmCe Drive, jonka saa ladattua osoitteesta http://drive.emce.fi. Ohjelman lataus käynnistyy heti ja selaimesta riippuen ladattu EmCeDrive.msi paketti näkyy eri tavoin. Alla kuva Mozilla Firefox selaimesta. Tallenna tiedosto ja tämän jälkeen suorita ohjelman asennus. Käynnistä asennus ja paina Next.
4 Asenna ohjelman ehdottamaan oletuskansioon ja paina Next. Käynnistä asennus painamalla Next. Lopuksi asennus on suoritettu ja paina Close.
5 3.1 Ohjelman käynnistäminen Työpöydällä löytyy tämän jälkeen EmCe Drive kuvake. Kaksoisklikkaa kuvaketta, jonka jälkeen ohjelma käynnistyy. Aluksi ohjelma kysyy käytettävää EmCe 365 palvelua (oletusarvoa ei tarvitse muuttaa) sekä käyttäjätunnuksen ja salasanan. Lisäämällä muista-valinta, ohjelma ei jatkossa kysy kirjautumistunnuksia samalla työasemalla. Syötä tähän edellä vahvistamasi EmCe Drive tunnus ja salasana.
6 Onnistuneesta kirjautumisesta tulee ruudulle viesti Windows ilmoituksena. Windowsin tehtäväpalkin oikean alakulman kuvakkeista pääset hiiren kakkospainikkeella valitsemaan EmCe Drive kuvakkeesta Asetukset. Tarvittaessa pääset tästä kirjautumaan myös ulos tai sammuttamaan EmCe Driven. Mikäli käyttäjällä on oikeus yhteen lisenssiin, valittavissa on vain yksi yhteys, joka on oletuksena valittu. Jos käyttäjällä on useampi yhteys valittavissa, voi jonkun lisensseistä/yhteyksistä valita oletukseksi (valinta: Älä kysy käytettävää yhteyttä käynnistettäessä). Muussa tapauksessa ohjelman käynnistyksen yhteydessä kysytään käytettävää yhteyttä. EmCe ohjelman saa käynnistymään automaattisesti, kun EmCe Drive käynnistyy, jos valitaan Käynnistä EmCe Drive Windowsin käynnistyksen yhteydessä.
7 EmCe ohjelma käynnistyy työpöydän EmCe Drive -pikakuvakkeesta. 4 Pääkäyttäjän toimenpiteet 4.1 Yrityksen aktivointi Pääkäyttäjän ensimmäisenä tehtävänä on aktivoida oma kotiyritys eli itse tilitoimisto. Tämä tehdään EmCe ohjelman toiminnossa: Yleiset toiminnot ja asetukset - > Yritysten yhteiset toiminnot -> EmCe 365 hallinta. Valitse tässä toiminto Asiakasyritysten aktivointi. Samassa toiminnossa voi myöhemmin aktivoida myös asiakasyritykset.
8 Lisätään ruksi kotiyrityksen kohdalle ja painetaan Seuraava. Seuraavaksi annetaan yrityksen yhteyshenkilön tiedot, jotka ovat käytännössä omat tietosi. Yrityksen omistajuus aktivoidaan tällöin sinun käyttäjätunnuksellesi.
9 Tämän jälkeen hyväksyt vielä käyttöehdot (ruksi) ja vahvistat tiedot painamalla Vahvista. Onnistuneesta vahvistamisesta saat ruudulle viestin. Vastaavalla tavalla voit aktivoida muita yrityksiä (asiakasyrityksiä), jossa samalla luot yritykselle ensimmäisen käyttäjän (yrityksen yhteyshenkilö). 4.2 EmCe käyttäjien aktivointi Mikäli nykyisistä EmCe käyttäjistä halutaan aktivoida lisää EmCe Drive käyttäjiä, tehdään se EmCe 365 hallinta toiminnoissa. Edellytyksenä on, että käyttäjällä tulee olla oikeus johonkin EmCe lisenssiin Lisenssikäyttäjät toiminnossa.
10 EmCe 365 hallinta toiminnoista valitaan Drive käyttäjien aktivointi. Listalta valitaan aktivoitava käyttäjätunnus ja tälle annetaan nimi-, sähköpostiosoite- ja puhelinnumerotiedot. Tällöin EmCe käyttäjätunnus linkittyy suoraan 365 palvelun käyttäjätunnuksen kanssa. Aktivoitava käyttäjä saa sähköpostiinsa linkin, jossa pääsee vahvistamaan tunnuksen ja asettamaan salasanan. Aktivointi tulee tehdä 48 tunnin kuluessa. 4.3 Käyttäjien aktivointi yritykselle Mikäli aktivoituun yritykseen (kotiyritys tai asiakasyritys) halutaan aktivoida käyttäjiä pelkästään EmCe 365 palveluun (siis vain selaintoimintoja käyttäviä), tehdään se EmCe 365 hallinta toiminnoissa. EmCe 365 hallinta toiminnoista valitaan yritysten hallinta.
11 Tässä toiminnossa nähdään aktivoidut yritykset ja valitsemalla yrityksen, pääsee näkemään yritykselle luodut käyttäjät. Valitsemalla Kutsu uusi käyttäjä, pääsee syöttämään käyttäjän tiedot, jossa pakollisena on etunimi, sukunimi ja sähköposti. Puhelinnumero kannattaa täyttää myös tulevaisuutta ajatellen. Tietojen täyttämisen jälkeen paina Lähetä kutsu, jolloin käyttäjä saa sähköpostiinsa tunnuksen vahvistamislinkin. Luodulla tunnuksella voi kirjautua EmCe 365 palveluun (https://365pilot.emce.fi), kun käyttäjätunnukselle on annettu roolit (asetukset).
12 Dashboard antaa aloitussivun taloustietojen näkymän ja PurchaseInvoiceActor antaa oikeudet ostolaskujen käsittelyyn. Käyttäjän salasanan pääsee palauttamaan käyttäjätunnusrivin toimintovalinnasta. Salasanan palautuksessa käyttäjä saa sähköpostiviestin ja ohjeet salasanan asettamiseksi. Jos käyttäjätunnukselle ei ole EmCe ohjelman Käyttöoikeudet-toiminnossa annettu oikeuksia, ei käyttäjä pääse käyttämään EmCe Drive Windows ohjelmaa vaikka DrivePro olisikin ruksattu. 5 Palveluun kirjautuminen EmCe 365 palveluun kirjaudutaan osoitteesta https://365pilot.emce.fi (pilottipalvelun osoite).
13 Kirjautumisen jälkeen pääset aktivoimasi yrityksen aloitusnäkymään. Aloitusnäkymässä pääset selailemaan yritykselle julkaistuja EmCe raportteja kohdassa Raportointi. Tässä näkyvät siis EmCe ohjelmassa raportin esikatselussa klemmarilla merkityt arkistokappaleet. Palkanlaskennan raportit eivät toistaiseksi ole vielä nähtävissä. Muut ohjelman toiminnot tulevat valittavaksi käyttäjälle annettujen roolien mukaisesti.
14 6 Ostolaskujen hyväksyntä käyttöön 6.1 Ostolaskujen hyväksynnän aktivointi yritykselle Ostoreskontra tulee olla otettuna käyttöön normaalisti eli ohjaustietojen Kirjanpitotiedot-välilehdellä tulee olla tarvittavat kirjanpitotiliohjaukset sekä tositelajit. Laskujen tarkastus/hyväksyntä asetetaan toimimaan EmCe 365 palvelun kautta tarkistamalla kuvan mukaiset kohdat: - Laskujen hyväksyntä: Kyllä - EmCe 365 hyväksyntä: Käytössä - Työkulku: Tarkastus/hyväksyntä tai Vain hyväksyntä - Hyväksyjä: EmCe 365 (tieto siirtyy myös Yrityksen ohjaustietojen oletushyväksyjä-kenttään) 6.2 Saapuneen ostolaskun ohjaaminen kiertoon Ostolaskut saapuvat ohjelman ensimmäisessä versiossa kuten tähänkin asti eli aineisto on noudettu pankin tai operaattorin välityksellä. Laskut luetaan EmCeen Verkkolaskujen luku + Ostoreskontran sähköisten laskujen siirto palveluilla tai vain jälkimmäisellä.
15 Kun lasku on OR Laskut toiminnossa, tälle voidaan antaa tarkastaja/hyväksyjä valitun työnkulun mukaisesti. Kuvassa laskulle on valittu Vain hyväksyntä työnkulku. Laskun Hyväksytty-kentän arvoksi tulee automaattisesti Ei. Hyväksyjäksi ja tarkastajaksi voi valita vain edellä aktivoituja käyttäjätunnuksia, joiden roolina on PurchaseInvoiceActor. 6.3 Laskun hyväksyntä EmCe 365 Aloitusnäkymästä valitaan Myynnit ja ostot, jolloin päästään omalle hyväksyntälistalle. Klikkaamalla listalla olevaa laskua, nähdään hyväksyttävän laskun tiedot. Lasku hyväksytään Hyväksy-painikkeella ja tila EmCessä muuttuu hyväksytyksi.
16 7 Asiakaspalvelu ja palvelupyynnöt Tilitoimisto vastaa omilta asiakkailta tuleviin palvelupyyntöihin ja pyrkii vastaamaan näihin. Jos ongelma ei ole itse ratkaistavissa, tilitoimisto välittää ne tarvittaessa EmCen helpdeskiin. EmCen helpdesk ottaa vastaan tilitoimistojen palvelupyynnöt ja välittää ne tuotekehitykselle. Palvelupyynnöt lähetetään ensisijaisesti osoitteeseen: helpdesk@emce.fi. 8 Palautteen keruu 8.1 Asiakkaat Palvelun käyttäjiltä kerätään jatkuvasti palautetta satunnaisotannalla ohjelman sisällä. Tavoitteena on testata palvelun toimintoja ketterästi ja tehdä palautteen antamisesta helppoa ja nopeaa. Palautetta pyydetään ns. fiilismittarilla, jossa käyttäjä arvioi ko. toimintoa hymy- tai surunaamoilla. Käyttäjällä on mahdollisuus antaa myös tarkempaa kirjallista palautetta.
17 8.2 Tilitoimistot Tilitoimistoilta kerätään tasaisin välein palautetta palvelusta ja sen toiminnoista palautelomakkeella. Palautteeseen vastaamisesta vastaa tilitoimistossa nimetty vastuuhenkilö. Palautetta voi antaa myös vapaasti osoitteeseen: 365palaute@emce.fi Huom! Palvelupyynnöt helpdeskiin ja kehitysideat, kommentit ja huomiot palautteeseen. 9 Asiakkaille viestiminen Pilotoinnista on hyvä viestiä asiakkaille avoimesti, jotta ymmärtävät että palvelu ei ole vielä valmis tuotantoversio ja pilotoinnin tavoitteena on kerätä käyttökokemusta, varmistaa tuotteen laadukas toimivuus, tunnistaa kehitystarpeet ja hioa käytettävyyttä. Vaikka testiympäristössä tuotetta testataan, kuormitetaan ja myllätään, on pilotointijakso äärimmäisen tärkeä vaihe matkalla valmiiksi tuotteeksi. Jokainen pilotti vastaa omien asiakkaiden tiedottamisesta. Halutessanne voitte käyttää laatimaamme valmista tiedotetta asiasta. Tiedote ja markkinointimateriaalit ovat ladattavissa täältä. 10 Markkinointitoimenpiteet EmCe 365 kumppani -logo Logon käyttömahdollisuuksia: omat kotisivut ja some-kanavat, tarjouspohjat, esitteet, myyntimateriaalit, sähköpostin allekirjoitukset jne. Yritysesittelyt (ns. testimoniaalit toteutetaan elo-lokakuussa) Myyntimateriaali (PowerPoint & Pdf) Sähköpostikampanja» tietoa palvelusta ja kilpailu (kesäkuun-syyskuu)
18 EmCen uusi showroom ja asiakastilaisuuden (elokuun lopusta alkaen) How to -videot (tulossa) Give away pilotointiin lähteville asiakkaille»väriävaihtava muki (lähetetään kesäkuun loppuun mennessä) Ja tietysti www.emce365.fi