LUONNOS 28.2.2018 kuntajohtajakokous ja virkamiesjohtoryhmä (ver 28.2.2018 klo 8:50) Hankejohtaminen keväällä 2018 & väliaikaisen toimielimen (VATE) valmistelu Perustuu oletukseen että lainsäädäntö tulee voimaan 1.6.2018 tai 1.7.2018 & ajankohtaisia asioita
Hankkeen ohjaus keväällä 2018
Hankkeen ohjaus keväällä 2018 Maakuntahallitus käsittelee strategisella tasolla hankkeessa valmisteltuja luonnoksia tulevan maakunnan päätöksiksi Tarkoituksena ohjata valmistelua Hanketoimiston laajan kokoonpanon tilalle esitetty Strategista johtoryhmää Tarkoituksena siirtymävaiheen läpivienti ja hankeseuranta (tilannekuva) Varmistaa, että keskeisillä sidosryhmillä (ml. kunnat) on hyvä näkyvyys hankkeen toteuttamiseen Edistää yhteisen tilannekuvan muodostumista kuntien, kuntayhtymien ja valtion toimijoiden kesken organisaatioiden oman valmistelun tukemiseksi Hankkeen sisäiset raportit jaetaan maakuntahallitukselle, kuntajohtajille ja keskeisille sidosryhmille
Esillä ollut malli: Hanketoimiston laajan kokoonpanon tilalle Strateginen johtoryhmä (SJR) Juha Jolkkonen // toimialajohtaja, Helsinki puheenjohtaja Tuula Saxholm // rahoitusjohtaja, Helsinki Aki Linden // toimitusjohtaja, HUS varapuheenjohtaja Kaarina Torppa // hallintoylihoitaja, HUS Juha Metso // perusturvajohtaja, Espoo Jukka T. Salminen // apulaiskaupunginjohtaja, Vantaa Ossi Savolainen // maakuntajohtaja, UML N.N. // xxx, Keski-Uusimaa P.P. // yyy, Länsi-Uusimaa O.O. // zzz, Itä-Uusimaa Petri Knaapinen // ylijohtaja, ELY varajäsenet nimetään myöhemmin sovittava hanke johdon (Sovala, Aronkytö & sihteeristö) mahdollisesta osallistumisesta kokoukseen
Ryhmien ja vastuuhenkilöiden roolit ja työnjako Ryhmä Päätehtävät Raportoi kenelle Uudenmaanliiton hallitus Strateginen johtoryhmä (SJR) pj Juha Jolkkonen vpj Ossi Savolainen Uusimaa 2019 hankkeen ohjaus Tulevan maakunnan päätettäväksi tulevien asioiden valmistelun poliittinen ohjaaminen Siirtymävaiheen läpivienti Hankeseuranta (tilannekuvat) Sidosryhmätyö ja muutoksen strategia Maakuntajohtaja toimii maakuntahallituksen esittelijänä Maakuntavaltuusto Maakuntahallitus Muutosjohtajat Edunvalvonta Hankejohtaminen Strategia ja taktiikka Valmistelun sisällöllinen johtaminen Maakuntajohtaja Operatiivinen johtoryhmä (OJR) pj Markus Sovala vpj Timo Aronkytö Operatiivisen johtoryhmän jäsenet Hankehallinta, valmistelun priorisointi, aikatauluttaminen ja yhteensovittaminen Maakuntahallitukselle esiteltävien asioiden kuittaus ja käsittelyt ulkoisissa ohjausryhmissä Henkilöstöjohtaminen (työyhteisötasolla), hankkeen resursointia koskevat esitykset Hankekorien sisällöllinen ohjaus Asioiden tuominen OJR:ään (ao. hankejohtaja(t) esittelee valmistelemansa asiat) Strateginen johtoryhmä Muutosjohtajat Hankesalkkujen tilannekuvaryhmät pj hankekorin/salkun vetäjä Projekteihin liittyvien suunnitelmien laadinta (projektien tuotokset) Tilannekuvat operatiiviselle johtoryhmälle Sovitaan asioiden esittelystä OJR:ssä Operatiivinen johtoryhmä
Valmistelun hallinta& seuranta (tilannekuvat), valmistelutulosten juoksutus maakuntahallituksessa
Hankekehikko
Viikoittain/kuukausittain päivittyvät valmistelun tilannekuvat operatiivisen hankehallinnan työkaluna Raportoinnin sisältöjä mm. Projektien/tehtävien aikataulu Projektien/tehtävien status, hankeen edistyminen Ongelmat ja poikkeamat, riskitilanne Virstanpylväät ja niiden saavuttaminen Päätöksentekopisteet
Projektikeskus (MS Project Online) tilannekuvan/raportoinnin tietolähteenä
Asiat maakuntahallitukselle rivi 29.1. 12.2. 26.3. 9.4. 1 Maakuntastrategian luonnoksen ja valmistelutilanteen esittely ja lähetekeskustelu 2 Maakunnan talousstrategian lähtökohtia 3 Uudenmaan laadullisen tilannekuvan valmistelu ja aluekehityskeskusteluihin valmistautuminen Uuden maakunnan poliittisen johtamisjärjestelmän ja rakenteen esiselvitys ICT-hankkeen tilannekatsaus: Suunnitteluvaiheen loppuraportti, Kokonaisarkkitehtuurityön tilanne, hankesuunnitelma. Liikelaitoksen aluemallin periaatteet Luottamushenkilöhallinto tilannekatsaus Maakuntastrategia (maakuntastrategialuonnoksen käsittely ja lähetekeskustelu sen viimeistelystä) Hallintosäännön valmistelutilanne ml. alustava konsernirakenne, sote järjestäjä/tuottaja Palvelustrategian valmistelu / sote-palvelustrategiaa jalupausta käsittelevään työpaja 2 h. kokouksen yhteydessä Kokemuksia simulointikierroksesta, opit/kokemukset tuleviin, neuvottelumenettely- tiedoksi? 4 Rakennerahastohallinto TKIO 5 Sote-järjestäjän viranomaistoiminnan tavoitteet ja omavalvontaohjelman runko 6 Luottamushenkilöhallinto: tulosten raportointi ja workshop 7 8 9 yht 3 2 5 5
Asiat maakuntahallitukselle rivi 7.5. 4.6. Auki yht 1 Hallintosääntö sis. luottamushenkilörakenteen kuvaaminen 2 Turvallisuus ja varautumistoimialan organisoituminen järjestäjän tehtävät. 3 Ympäristöterveydenhuollon tehtävien järjestäminen maakunnassa Valmisteluvaiheen (2018-2019) maakuntastrategian hyväksyntä SOTE-palvelustrategia Suunnitelma liikelaitoksen muodostamisesta Back-office suunnitelma, Yhtiöittämisstrategia Investoinnit 4 Siirtosuunnitelma (HR, tilat, sopimukset) - tiedoksi? Pelastusliikelaitoksen perustamissuunnitelma 5 Järjestäjän keittokirja Mahdollinen ympäristöterveydenhuollon liikelaitoksen perustamissuunnitelma 6 Väliaikaishalllinnon käynnistäminen ja toimintasuunnitelma Luonnos maakunnan omavalvontaohjelmaksi 7 Osallisuusohjelma 8 Viestintäohjelma 9 ICT tilannekatsaus yht 6 9 3 33
Väliaikainen toimielin (VATE)
Väliaikainen valmistelutoimielin 1.6.2018/1.7.2018 - n. 12/2018 Päätehtävä Johtaa tulevan maakunnan toiminnan ja hallinnon käynnistämisen käytännön valmistelua kunnes maakunnan vaaleilla valittu johto aloittaa. Osallistuu mm. maakuntavaalien valmisteluun Rajanveto suhteessa poliittiseen päätöksentekoon Koska väliaikainen toimielin koostuu vain virkamiehistä, sen ei tulisi hoitaa tehtäviä, jotka edellyttävät poliittista tai tarkoituksenmukaisuusharkintaa tai synnyttävät pitkäaikaisia vaikutuksia maakunnalle. Koska VATE:n toimikaudella valmistellaan asioita, jotka tulevat aikanaan poliittisen johdon päätettäväksi, on luontevaa Uudellamaallakin sopia valmistelun poliittisesta ohjaamisesta. Rahoitus Valtio rahoittaa toiminnan ja tämän hetkisten tietojen mukaan käytetävissä tulee Uudellamaalla olemaan suuruusluokkaa 6 m (pl. ICT) vuoden 2018 jälkimmäisellä puoliskolla.
Väliaikainen valmistelutoimielin Toimikausi Mikäli lainsäädäntö tulee voimaan kesäkuun alusta (tai 1.7.2018), toimielimen toiminta alkaisi 1.6.2008 (tai 1.7.2018) ja jatkuisi kunnes vaaleilla valittu johto maakunnassa aloittaa vuodenvaihteessa 2018/2019. Ministeriöiden suunnitelmista toiminnan rahoitukseen seuraa, että väliaikaisen toimielimen tulee pystyä tehokkaaseen heti heinäkuun alussa. Ensimmäinen kokous pe 1.6.2018 (tai ma 2.7.2018)? Nopea aloitus heinäkuunkuun alussa edellyttää, että toimielin voi kokoontua epävirallisesti jo toukokuussa (tai kesäkuussa) sopimaan kesäkuussa (tai heinäkuussa) 2018 tehtävät päätökset. Nimeäminen Maakunnassa tulee sopia kokoonpanosta ja asettamisesta seuraavien tahojen kesken: 1) Maakunnan liiton, 2) kuntien, 3) perusterveydenhuollon ja sosiaalihuollon yhteistoiminta-alueiden 4) sairaanhoitopiirin, 5) erityishuoltopiirin, 6) pelastuslaitoksen, 7) ELY keskuksen ja 8) TE toimiston. Maakunnan liitto johtaa sopimusneuvotteluja ja asettaa valmistelutoimielimen neuvotteluissa sovitulla tavalla. Asettamisesta on ilmoitettava VM:lle. Uudenmaan liiton hallituksella ei ole mahdollisuutta poiketa neuvottelutuloksesta. Jos valmistelutoimielintä ei ole asetettu 2 kk kuluessa lain voimaantulosta siirtyy nimeäminen valtioneuvostolle. VM:n virkamiesten mukaan tätä ns. perälautaa oltaisiin lyhentämässä 1 kuukauteen. Jäsenet Jäsenten tulee olla virkamiehiä, tasa-arvolakia on noudatettava. Maakuntavalmistelun näkökulmasta olisi etu jos jäsenet edustaisivat erilaisia osaamisalueita (esim. sote, pelastustoimi, ICT, tukipalvelut, budjetointi, HR).
Väliaikaisen valmistelutoimielimen toimivalta maakunnan nimissä Voi solmia määräaikaisia virka- ja työsopimuksia 31.12.2019 saakka Voi solmia muita määräaikaisia sopimuksia 31.12.2020 saakka Voi jatkaa valtion, kuntien ja kuntayhtymien viranomaisilta sekä näille palveluja tuottavilta yksityisiltä tai julkisoikeudellisilta palveluntuottajilta hankittavia palveluja koskevia sopimuksia ilman kilpailutusta.
Tarkemmat tehtävät Tehdä itse 1. Päättää perustettavan maakunnan minitalousarviosta vuosille 2018-2019. 2. Selvittää siirtyvä henkilöstö ja valmistella siirtosuunnitelma- ja sopimukset. 3. Valmistella toiminnan ja hallinnon järjestämistä. 4. Valmistella muut käynnistämiseen välittömästi liittyvät asiat. 5. Viestintä ja osallistaminen. Osallistua yhteistyössä 1. Maakuntavaalien järjestämiseen. 2. Siirtyvän irtaimen ja kiinteän omaisuuden selvittämiseen. 3. Siirtyvien sopimusten selvittämiseen. 4. Tieto- ja viestintä tukijärjestelmien selvittämiseen. 5. Viestintä ja osallistaminen.
VATE:n asettaminen Maakuntahallituksen johdolla neuvotellaan maaliskuun loppuun mennessä kokonaisratkaisu: VATE:n jäsenet (virkamiehiä, tasa-arvolakia kunnioittaen), tarkoituksenmukaista sopia puheenjohtaja jo asettamisvaiheessa VATE:n pääsihteeri (tarvitaan juristi- tai vastaavaa osaamista, henkilö syytä sopia asettamisen yhteydessä) VATE:n kokoontumisaikataulu (kerran kuussa?) Järjestely, jolla huolehditaan valmisteluprosessin poliittisesta ohjauksesta Maakuntahallitus on luonteva elin (käsittelee valmistelua säännöllisesti kevätkaudella) Mikäli maakuntahallituksen asiantuntemusta tai edustavuutta ei pidetä riittävänä, ohjaaviin kokouksiin voidaan kutsua muita luottamushenkilöitä. Toimikausi 1.6.2018/1.7.2018 vuodenvaihde 2018/2019 (kunnes vaaleissa valittu valtuusto ja maakuntahallitus ovat aloittaneet)
Ajankohtaisia asioita
Rekrytoinnit hankekoreittain helmikuussa 2018 (toinen hakukierros) 20 18 19 18 16 16 14 12 10 8 6 4 2 3 3 Yht. 59 0 Elinvoimatoimiala Konserni-, hallinto- ja ohjaus Konserniresurssit Sote-järjestäjä Sote-liikelaitos
Rekrytoinnit hankekoreittain helmikuussa 2018 (toinen hakukierros) työaika hankkeelle 20 19 18 16 14 14 12 10 9 8 6 4 2 3 2 2 3 2 3 2 0 100% 80% 60% 50% 40-60 % 40% 30% 20-40 % 20% 10%
Uudenmaan elinvoimatoimiala Maakuntapolitiikka / Kehittämispalvelut Maakuntaohjelma Elinkeinot ja innovaatiot Alueiden käyttö Liikennejärjestelmä ja tienpito Ympäristö- ja luontopalvelut TKI Kansainvälinen yhteistyö Rahoituspalvelut Rakennerahastot (EAKR ja ESR) Maaseuturahoitus Kansallinen aluekehitysrahoitus Ympäristörahoitus EU-palvelu, Interreg-hallinnointi, Central Baltic -info Kasvupalvelut Yrityspalvelut Työllisyyspalvelut Maahanmuutto Maatalouspalvelut Viljelijätuet Valvonta Lomitus Joitakin lukuja: Resurssit: noin 1000 htv ml. kasvupalvelut Kasvupalveluiden volyymi 150-200 M / vuosi EAKR-rahoitus noin 125 M / ohjelmakausi ESR-rahoitus noin 30 M / ohjelmakausi (Uusimaa) Maaseuturahoitus noin 70 M / ohjelmakausi Viljelijätuet noin 100 M / vuosi