H5: Tehtävänanto Taustamateriaali tähän harjoitukseen on yhteinen edellisen harjoituksen kanssa. Tästä harjoituksesta palautetaan kaksi dokumenttia, kolme tiedostoa: T1: Tekstin muokkausta: H5T1.docx ja H5T1.pdf T2: Ryhmätyökalujen käyttö: H5T2.png Tekstidokumentit pitää näissä loppupään harjoituksissa muistaa jättää sekä docx- että pdf-tiedostoina, jotta arvioija pääsee toisaalta aukaisemaan ratkaisunne ja tutkimaan sitä tekstinkäsittelyohjelmassaan ja toisaalta voi vakuuttua siitä miltä ratkaisu näytti alun perin tekijällä itsellään. Kuvatiedostosta (T2) riittää kuitenkin yksi formaatti. Harjoituksen tavoitteet Harjoituksessa käsitellään joitakin edistyneempiä tekstinkäsittelytoimintoja. Myös edellisen harjoituksen asioita tulee kerratuksi. Osaamistavoitteet: osaan käyttää kielityökaluja tekstin tavutukseen ja kieliasun tarkastamiseen, osaan käyttää kielityökaluja tekstin tavutukseen ja kieliasun tarkastamiseen, osaan tehdä dokumenttiin ylä- ja alatunnisteet, osaan tehdä dokumenttiin automaattisesti päivitettävän sisällysluettelon, osaan käyttää dokumentin tyylejä lukujen ja alalukujen otsikoiden ja niiden numeroinnin hallintaan, osaan tehdä dokumenttiin kansilehden ja sisällysluettelon, ja numeroida sivut siten että kansilehdellä ei ole sivunumeroa ymmärrän, miten dokumenttiin voi luoda tunnisteiltaan ja layoutiltaan erilaisia sivuja (ts. Wordissä ymmärrän milloin teksti tulee jakaa osiin, sektioihin ja mitä sen avulla saa aikaan), ja tiedän miten käyttää ryhmätyökaluja (tekstin kommentointi sekä muutoshistorian tallentaminen ja läpikäynti). Tehtävänanto Tehtävä on kuvattu ensin lyhyesti kaikille niille, jotka jo osaavat asian eivätkä halua turhaan lukea yksityiskohtaisia ohjeita. Yksityiskohtaiset ohjeet löytyvät vihjeistä niitä tarvitseville. Huom! Annettujen muotoiluohjeiden seuraamisen helpottamiseksi tehtävän yhteydestä löytyy pdf-tiedostona mallidokumentti H5T1-malli.pdf, josta näet mitä tehtävässä pyydetyillä muotoiluilla tarkoitetaan. Seuraa sitä samalla kun teet omaasi! - 1 -
Tehtävä 1 (8p): Tekstin muokkausta. Tallenna omalle koneellesi kurssisivuilta H5-tehtävänannon yhteydestä löytyvä dokumentti H5-T1-pohjateksti.docx ja avaa Wordiin. Kirjoita dokumentin ensimmäiseksi riville tieto siitä missä ympäristössä harjoitusta teet. Kirjoita tieto tarpeeksi lyhyesti, että se mahtuu yhdelle riville, jotta se ei vaikuta lopun dokumentin muotoiluun. Tallenna se heti aluksi nimelle H5T1.docx. Muista tallentaa dokumenttisi lopuksi myös pdf-tiedostoksi. Seuraavassa harjoitellaan (a) tavutuksen tekemistä, (b) tekstin kielen tarkastusta ja alaviitteen tekemistä, (c) lukujen automaattista numerointia, (d) sisällysluettelon tekemistä, (e) kansilehden tekemistä, (f) johdanto- ja sisällysluettelosivun erottaminen omaksi osakseen, joissa omat ylä- ja alatunnisteensa ja sivunumerointinsa, (g) dokumentin eri osien erilaiset ylä- ja/tai alatunnisteet ja miten toimitaan jos halutaan sivunumerointi on/ei ole jatkuva osien välillä ja (h) miten yksi sivu saadaan käännetyksi vaaksasivuksi kesken dokumentin. Noutamasi pohjatekstin alku on sama kuin H4 harjoituksen viimeisessä tehtävässä käytetty teksti, ja muokkauksetkin ovat kutakuinkin vastaavat. Jatketaan dokumentin muokkausta edelleen. Harjoitellaan aluksi kielityökalujen käyttöä, suomen kielen tavutusta ja oikeinkirjoituksen tarkistusta. 1 a. Tavutus Palstoitimme aiemmin dokumentin toisen luvun kahteen palstaan, jolloin tekstin tavutustarve on ilmeisempää kuin sivun levyisessä tekstissä (Kuva 1). Kuva 1 Isot sanavälit toisella rivillä. Tavuta dokumentin palstoitettu luku (huom: vain palstoitettu luku, ei koko dokumenttia). Vihje 1 b. Kielen tarkastus ja lähteen merkitseminen alaviitteeksi Käytä kielityökaluja dokumentin oikeinkirjoituksen tarkastamiseen. Korjaa kirjoitusvirheet. Muista, että kielityökalut ovat kuitenkin vain apuvälineitä. Niiden avulla on helpompi löytää mahdollisia virheitä, mutta löytyy paljon erityistilanteita jossa ne saattavat antaa virheellisiä korjausehdotuksia. Sinun tulee aina käyttää omaa harkintaasi siinä hyväksytkö ehdotetun korjauksen. Vihje2 Lisää johdantotekstin alkuun alaviite (vertaa mallidokumentti): Dokumentti on koostettu Mannerheimin lastensuojeluliitossa kirjoitetuista ohjeista, jotka löytyvät osoitteesta: http://www.mll.fi/vanhempainnetti/tietokulma/lapset_ja_media/ c. Lukujen automaattinen numerointi Numeroi tekstin luvut ja aliluvut automaattisesti. Käytä numerointia jossa ei ole pistettä numeroinnin ja luvun nimen välissä. Vihje 3 d. Sisällysluettelon automaattinen luonti. Luo johdannon ja ensimmäisen luvun väliin sisällysluettelo (automaattisesti, ei käsin, vrt. malli). Vihje4 1 Jos käytät omaa kotitietokonettasi, sinulla tulee olla suomenkielen työkalut asennettuna ohjelmaasi. Jos olet ostanut MS Officen, sait ne suomenkielisen version mukana. Jos taas käytät LibreOfficea, sinulla tulee olla asennettuna Voikko-kielipaketti (käsiteltiin luennolla). - 2 -
Kun dokumentin sisältö muuttuu, esim. lukujen otsikot tai sivunumerointi muuttuvat, sisällysluettelon saa päivittymään automaattisesti dokumenttia vastaavaksi sisällysluettelon yläreunaan aukeavasta Päivitä taulukko (Update Table) painikkeesta, joka aukeaa kun napsautat kursorin sisällysluettelon sisään. e. Kansilehden luonti: otsikko sivun keskelle, kuva sen yläpuolelle Muuta Title; Otsikko -tyylin välistystä niin että sen yläpuolelle jätetään 15 cm tyhjää. Muotoilua ei saa tehdä tyhjillä riveillä! Hae kansilehdelle Kuvan 2 mallin mukaan jokin kuva (ei kuitenkaan sama kuva kuin mallissa, nouda verkosta jokin kuva omalle koneelle, jota käytät 1 ). Vihje 5 Kuva 2 Dokumentin kansilehti tässä vaiheessa f. Alkusivut Johdantotekstistä (oma sivunsa, käy katsomassa mallitiedostoa) ja sisällysluettelosivuista tehdään dokumentin alkusivut. Määrää johdantoteksti ja sisällysluettelo alkamaan omilta sivuiltaan. Sisällysluettelon voi aloittaa normaalilla sivun vaihdolla (page break), mutta jotta saisimme määritellyksi (seuraavassa kohdassa) alkusivuille oman ylä- ja alatunnisteensa, älä tee johdantotekstin alkuun ja luvun 1 alkuun tavallisia sivunvaihtoja, vaan teen sivun vaihto osanvaihtomerkillä (ei page break vaan section break). Vihje6 g. Osien ylä- ja alatunnisteet Dokumentin eri osille (sections) on mahdollista määritellä omat ylä- ja alatunnisteensa (vrt. mallidokumentti). Kansilehdelle emme halua ylä- ja alatunnisteita lainkaan, sisällysluettelosivulle haluamme ylätunnisteen Lapset ja media, ja alatunnisteeseen roomalaiset sivunumerot (i, iii, iv, v, ). Lopuille, dokumentin sisältösivuille ylätunnisteeseen tulee kirjoittaa T3 syksy 2015 ja alatunnisteeseen vasemmalle päiväys, keskellä on sivunumero muodossa n (viiva numeron molemmin puolin) ja oikealle aika (oikealle tasattuna). Vihje 7 h. Yhden sivun kääntäminen vaakasivuksi Dokumentissasi on nyt yli kaksikymmentä sivua: kansilehti, kolme alkusivua ja sisältösivuja 2, joista ensimmäinen luku on palstoitettu ja tavutettu. Tee lukujen kaksi ja kolme väliin yksi uusi vaakasivu seuraavasti. Luo uusi tyhjä sivu ennen kolmosluvun otsikkoa, käännä tyhjä sivu vaakatasoon ja luo siihen taulukko (ks. mallia esimerkkidokumentista, taulukkoon ei tarvitse viedä sisältöä, sen saa jättää tyhjäksikin). Vihje 8 Huomaa korjata vaakasivun ylä- ja alatunnisteet vaakasivua vastaaviksi (pvm ja aika reunoissa, sivunumero ja ylätunniste keskellä). Tästä tehtävästä sinun tulee siis palauttaa yksi dokumentti kahtena tiedostona: H5T1.docx ja H5T1.pdf. 1 Tässä ei tarvitse välittää tekijänoikeuksista, koska ratkaisudokumenttia ei julkaista missään. 2 Riippuu hiukan Wordiisi asetetuista oletustyyleistä, sivujen määrä voi vaihdella, se voi olla 18 21. - 3 -
Tehtävä 2 (2p): Kommenttien lisääminen, muutosten jäljitys. (a) Kommenttien avulla voit kirjoittaa dokumenttiin viestejä ja mielipiteitäsi tekstistä seuraavalle lukijalle kirjoittajalle muuttamatta kuitenkaan dokumentin varsinaisesta sisältöä. Kokeile kommenttien tekemistä (ja poistamista). Aukaise joku teksti Wordiin (vaikkapa edellisen tehtävän pohjana käyttämäsi alkuperäinen pohjateksti) ja tee siihen Johdantokappaleeseen ainakin kaksi kommenttia. (TAR- KISTA/Kommentit/Uusi kommentti; REVIEW/Comments/New Comment (b) Muutosten jäljitys puolestaan sopii tilanteeseen, jossa tekstiä tuotetaan yhteistyönä. Haluat muokata olemassa olevaa tekstiä, mutta haluat että kollegasi näkee tekemäsi muutokset ja voi halutessaan joko hyväksyä tai hylätä ehdotuksesi. Laita Muutosten jäljitys (TARKISTA/Jäljitä muutokset; REVIEW/Track changes) päälle, poista muutama sana jostain kohtaa tekstiä, ja lisää joku sana tai lause toiseen kohtaan. Nämä tekemäsi muutokset jäävät näkyviin. Työparisi voi sitten aukaistessaan dokumentin, joko hyväksyä tai hylätä (accept/reject) tekemäsi muutokset. Ota dokumentista ruudunkaappauskuva (vrt. kuva 3 alla), ja leikkaa siitä kohta, jossa näkyy sekä tehdyt kommentit, että poistetut sanat ja lisätyt sanat. Tallenna kuva pngtallennusmuotoon. Jätä kakkostehtävästä vastaukseksi kuva H5T2.png, siis ruudunkaappauksesta leikattu kuva, jossa (1) on näkyvissä kommentteja oikeassa laidassa, ja (2) on näkyvissä joitain dokumenttiin tehtyjä muutoksia. Kuva 3. Ruudunkaappauskuva, jossa näkyvissä tehtyjä kommentteja ja muutoksia. Vihje 1 Osan dokumentista voit tavuttaa valitsemalla ensin tavutettavan alueen (koko palstoitettu luku) ja antamalla sille komennon SIVUN ASETTELU/Sivun asetukset /Tavutus/Manuaalinen (PAGE LAYOUT/Page Setup/Hyphenation/Manual). Word ehdottaa tavutettavia kohtia, jolloin voit hyväksyä / hylätä ohjelman antamat tavutusehdotukset sillä alueella jonka halusit tavuttaa. Tällöin joudut kuitenkin napsuttelemaan hyväksynnät tavujaoille koko tavutettavan alueen läpi. Toinen tapa on, että valitset (samasta kohdasta) tavutustavaksi automaattisen tavutuksen koko dokumentti tulee tavutetuksi. Sen jälkeen voit alueet, joita et halua tavutettavaksi ja kieltää niiden tavutukset. Valitse teksti ennen palstoitettua kappaletta ja sen jälkeen ALOITUS/Kappale/Tekstin käsittely/älä tavuta (HOME/Paragraph/Line and Page Breaks/Don t Hyphenate;). Edellä siis esimerkiksi Kappale/Tekstin käsittely tarkoittaa Kappale-ryhmän kulmanuolesta aukeavan valintaruudun Tekstin käsittely välilehteä. Huom. Piilotavuviivan kirjoitus. Jos haluat tavuttaa käsin vain joitakin ikävästi välittyviä rivejä (ts. kirjoitat tavumerkin sanaan itse) älä käytä normaalia tavuviivamerkkiä vaan sen sijasta aina ctrl + - (tavuviiva pitäen ctrl-näppäintä painettuna). Tällöin tavuviiva kirjoittuu piilotavuviivana, ts. se tulee näkyviin vain jos ko. sanajakokohta osuu rivinvaihdon kohdalle. Jos sanajaon kohta tekstin muokkauksen myötä siirtyy pois rivin lopusta, tavuviiva jää piilomerkiksi eikä näy sanassa rivin keskellä. - 4 -
Vihje 2 Aseta ensin dokumentin kieli suomeksi. Valitse koko dokumentti (ctrl+a) ja valitse: TARKISTA/ Kieli/Määritä tekstintarkistuskieli.../suomi (REVIEW/Languate/Set Proofing Language /Finnish). Vie sen jälkeen kursori dokumentin alkuun. Valitse nyt TARKISTA/Tekstin tarkistus/kielen tarkistus (REVIEW /Proofing/Spelling & Grammar). Askella dokumentti läpi joko hyväksyen (change) tai hyläten (ignore) Wordin ehdottamat korjaukset. Joissain kohdissa tarkistaja löytää virheen, mutta ei osaa ehdottaa oikeaa korjausta, silloin käyt korjaamassa virheen tekstiin, ja palaat (resume) takaisin tarkistukseen. Vihje 3 Siirrä kursori otsikon Media ja lapsen ikä kohdalle. Valitse ALOITUS/Kappale/Monitasoinen luettelo (HOME/Paragraph/Multilevel List) ja tästä avautuvasta listasta hierarkkinen numerointi (Kuva 4). Käytä numerointia, jossa ei ole pistettä lopussa (ts. esimerkiksi 1.2 ei 1.2.). Jos valikoimassa ei suoraan ole pisteetöntä numerointia, valitse pisteeseen päättyvä numerointi, ja poista piste seuraavasti. Samasta valikosta ALOITUS/Kappale/Monitasoinen luettelo (HOME/ Paragraph/Multilevel List/) valitaan Määritä uusi monitasoinen luettelo (Define New Multilevel List). Avautuvassa dialogissa (Kuva 5) valitaan vasemmalla olevasta valikosta muokattava taso, sitten poistetaan sen alla olevalta enter formatting for number -kentästä viimeinen piste. Sitten muokataan seuraava taso vastaavasti. Kuva 4.Hierarkisen numeroinnin valinta. Vihje 4 Vie kursori johdanto-osan viimeisen lauseen ( Voit soittaa tai kirjoittaa anonyymisti. ) jälkeen. Valitse VIITTAUKSET/Sisällysluettelo/Automaattinen taulukko 1 (REFERENCES/Table of Contents/Automatic Table 1). Mallidokumentissa olevan sisällysluettelon tyylejä on muokattu oletusarvosta. Tehtävässä riittää, jos saa sisällysluettelon luoduksi, mutta jos haluat, voit yrittää saada sisällysluettelosta mallin mukaisen muokkaamalla sisällysluettelon tyylejä Sisällysluettelo, Sisällysluettelo 1, Sisällysluettelo 2 (TOC Heading, TOC1, TOC2 ). Vihje 5 Kuva 5. Uuden hierarkisen numeroinnin asemoinnin määrittely. Vie kursori otsikkoon (Lapset ja media) ja avaa Tyylit (Styles) dialogi. Käy muokkaamassa Otsikko; Title - tyylin välistystä Muokkaa tyyliä (Modify Style) -dialogissa (ALUSTUS/Tyylit/Otsikko/Muokkaa; HOME/Styles/Title/Modify) ja valitse Muotoile/Kappale (Format/Paragraph). Aukeavasta dialogista voit muotoilla Välistys/Ennen: (Spacing/Before:) aseta arvoksi 15 cm (jos mittayksikkö pisteitä, ts. pt, kirjoita yksikkökin mukaan kenttään: 15 cm). Muuta myös otsikko keskitetyksi. Kuvan voit käydä kopioimassa joko jostain netistä tai, jos sinulla on omalla koneella tallennettuja kuvia, voit noutaa sen kuvakansiostasi Lisää (Insert) -välilehteä käyttäen. Kun napsautat kuvaa dokumentissa, aukeaa valintanauhaan uusi välilehti KUVATYÖKALUT MUO- TOILE (PICTURE TOOLS FORMAT). Kuvatyökalujen avulla saat määrätyksi miten kuva sivulle sijoitellaan. Tähän sopiva asettelu olisi tekstin päälle asetus: Kuvatyökalut/Muotoilu (Picture Tools/Format) -välilehdeltä Järjestä (Arrange) -ryhmästä Rivitä tekstiä /Tekstin päällä (Wrap Text/In Front of Text). Voit sen jälkeen siirtää kuvan haluttuun kohtaan. - 5 -
Vihje 6 Erotetaan alkusivut omaksi sektiokseen: - Lisää osajako-merkit (section breaks) alkusivujen molemmille puolille (johdantotekstin alkuun ja ensimmäisen luvun alkuun): SIVUN ASETTELU/Sivun asetukset/vaihdot/osanvaihdot:seuraava sivu (PAGE LAYOUT/Page Setup/Breaks/Section Breaks: Next Page). Sisällysluettelo aloitetaan omalta sivultaan tavallisella sivun vaihtomerkillä: Sivun asettelu/sivun asetukset/vaihdot/sivunvaihdot:sivu (Page Layout/Page Setup/Breaks/Page Breaks: Page). Vihje 7 Saat ylä- tai alatunnisteen auki kaksoisnapsauttamalla sen kohdalla sivun ylä- tai alareunassa. Avautuvassa ylä- ja alatunnisteiden Rakenne (Design) -työkaluvalikossa pääset muokkaamaan automaattisesti sisältöjä kuten sivunumero Ylä- ja alatunniste/sivunumero/nykyinen sijainti (Header & footer/page Number/Current Position) tai päiväys Rakenne/Lisää/Päivämäärä ja aika (Design/Insert/Date & Time). Valittu sisältö ilmestyy aktiiviseen kirjoituskohtaan. - Kun dokumentti on jaettu osiin voit muokata eri osien ylä- ja alatunnisteita haluamiksesi. Huomaa kuitenkin ensin, että tunnisteet on oletusarvoisesti sidottu toisiinsa painike Linkitä edelliseen (Link to Previous) ylä- ja alatunnisteiden omalla valikkovälilehdellä. Jotta muokkaus ei vaikuta toisenkin sektion ylä- /alatunnisteeseen, sidonta tulee purkaa. Jos painike on valittuna, sen saa pois päältä yksinkertaisesti napsauttamalla sitä kerran. - Jos haluat muokata sivunumeron automaattista muotoilua (esim. mistä numerointi alkaa), voit aktivoida alatunnisteesta ja muokata haluamakseen kohdassa Ylä- ja alatunnistetyökalut/rakenne/ylä- ja alatunniste/sivunumero (Headers & Footers Tools/Design/Header & Footer/Page Number/Format Page Numbers. - Kikkakolmonen kansilehden tunnisteiden käsittelyyn: Kansilehdeltä ylä- ja alatunnisteen saa nopeasti poistetuksi myös seuraavasti. Aktivoi ylätunniste, ruksaa valintanauhaan aktivoituvan Ylä- ja alatunnistetyökalut/rakenne (Headers&Footers Tools/Design) -välilehdeltä valintaruutu Asetukset/Erilainen ensimmäinen sivu (Options/Different First Page). Vihje 8 Tämäkin tulee tehdä osien (section) avulla eri osille voi määritellä sivun taittoon liittyviä asioita, kuten sivun suunnan tai marginaalit erikseen. Luo siis kaksi sivun vaihtavaa osan vaihtoa SIVUN ASETTELU/Sivun asetukset/vaihdot/osanvaihdot:seuraava Sivu (PAGE LAYOUT/Page Setup/Breaks/Section Breaks:Next Page) sen sivun loppuun, jonka jälkeen käännetty sivu lisätään, pidä piilomerkit näkyvissä, jotta näet luomasi vaihdot. Nyt voit kääntää osan vaihtojen välissä olevan sivun vaakasuuntaiseksi (vie kursori sivulle ja vaihda suunta valikosta SIVUN ASETTELU /Sivun asetukseet/suunta/vaaka (PAGE LAYOUT / Page Setup / Orientation). Tee vakasivulle 10x6 taulukko, solujen sisällöllä ei ole väliä. Korjaa vaakasivulle vielä vastaavat ylä-ja alatunnisteet (keskitetty T3 XXX) ja sivunumero, päiväys ja aika alhaalla. Ala- ja ylätunnisteita muokatessasi muista poista ensin tunnisteiden osioiden väliset sidonnat Linkitä edelliseen (Link to Previous) jotta tekemäsi muutokset kohdistuvat vain uuteen vaakasivun sektioon. Tästä harjoituksesta tulee jättää kaksi dokumenttia, kolme tiedostoa: (1) H5T1.docx ja H5T1.pdf ja (2) H5T2.png - 6 -