2901030 Laatujohtaminen Järjestelmän rakentaminen Vierailuluento 27.10.2004 Sanna Vauranoja
Luennon aiheet Integroidun järjestelmän rakentaminen Järjestelmän suunnittelu Toteuttaminen eli operatiivinen toiminta Seuranta Parantaminen Järjestelmätyökaluja Ulkoiset auditoinnit Jatkuva parantaminen
Käsitteet 1/2 Integroitu järjestelmä = yhdistetty järjestelmä, esim. ympäristö ja turvallisuus Auditointi = vaatimustenmukaisuuden tarkastus Sisäinen auditointi = yrityksen itse, sisäisesti tekemä tarkastus Ulkoinen auditointi= ulkopuolisen (esim. asiakas) tekemä tarkastus
Käsitteet 2/2 Akkreditoitu auditoija = ulkopuolinen auditoija, joka on hyväksytty viralliseksi auditoijaksi Käsikirja = yrityksen omaan toimintaan laadittu ohjekirja joka sisältää järjestelmien keskeiset periaatteet ja kohdat Ulkoinen auditointi tehdään käsikirjaan peilaten
Järjestelmien periaate PARANTAMINEN SUUNNITTELU SEURANTA TOTEUTUS
Toimintajärjestelmän tavoitteet Asiakastyytyväisyyden paraneminen Poikkeamien ennaltaehkäisy Kustannusten vähentäminen Imagon parantaminen (sidosryhmät) Myynnin kasvu ja voittojen paraneminen Luotettavuuden, moraalin ja motivaation paraneminen Koulutuksen ja osaamisen paraneminen Sovellettu: DNV/ Lead Auditor Course
Konepaja Oy Liikevaihto 62 meur Yrityksellä 1 toimipiste Henkilöstöä 123 Tuotteet: koneistetut metallituotteet
Järjestelmien sidosryhmät Tavarantoimittajat Omistajat Kumppanit Viranomaiset Konepaja Oy Asiakkaat Henkilöstö Johto Naapurit
Suunnittelu PARANTAMINENSUUNNIITELU 4 LAADUNHALLINTAJÄRJESTELMÄ Järjestelmän yleiset vaatimukset Prosessien tunnistaminen ja nimeäminen Dokumentointi 5 JOHDON VASTUU Johdon sitoutuminen, asiakastarpeiden tunnistaminen, laatupolitiikka, laatutavoitteet, vastuut ja valtuudet SEURANTA TOTEUTUS 6 RESURSSIENHALLINTA Resurssitarpeiden suunnittelu ja varaaminen 4.2 JÄRJESTELMÄN SUUNNITTELU Ympärist ristönäkökohdat kohdat Lakisää ääteiset ja muut vaatimukset Päämäärät t ja tavoitteet Ympärist ristöasioiden hallintaohjelmat 4.2 JÄRJESTELMÄN SUUNNITTELU Vaaran tunnistamisen, riskin arvioinnin ja riskien hallinnan suunnittelu, Lakisää ääteiset ja muut vaatimukset PääP äämäärät TTT-asioiden hallintaohjelma(t)
Järjestelmän suunnittelu 1. Johdon sitoutuminen 2. Alustava katselmus (nykytila-arvio) 3. Toimintapolitiikka Keskeiset tavoitteet ja periaatteet laadun, ympäristön, turvallisuuden osalta, ts. kokonaislaatu 4. Päämäärät ja tavoitteet, hallintaohjelmat Asetetaan selkeät päämäärät (kvalitatiiviset ja kvantitatiiviset) laadun, ympäristön ja turvallisuuden parantamiseksi
Järjestelmän suunnittelu 5. Vastuut ja valtuudet Organisaatiokaavio 6. Resurssitarpeiden suunnittelu 7. Järjestelmän dokumentointi Toimintakäsikirja Standardista johdettu kyseisen yrityksen oma ohjekirja Muut vaadittavat asiakirjat
2. Alustava katselmus A. Prosessien tunnistaminen ja nimeäminen B. Asiakastarpeiden tunteminen C. Poikkeamien tutkiminen D. Lakisääteiset vaatimukset E. Ympäristönäkökohtien tunnistaminen F. Ympäristö- ja turvallisuusriskien kartoitus
Alustavan katselmuksen tulokset A. Prosessien tunnistaminen Asiakashallinta Tilaus-toimitusprosessi Tuotteiden ja palveluiden hallinta Liiketoiminnan ohjaus B. Asiakastarpeet Vuonna 2003 tehty asiakaskysely (89%) Myynnin ja markkinoinnin seurantatyökalut Kumppanuusyhteistyö tuotekehityksessä Asiakasvalitukset 2000-2004
A. Tilaus-toimitusprosessi MYYNTI TILAUS KÄSITTELY HANKINTA MATERIAALIN HANKINTA TUOTANTO KONEISTUS OSAKOKOON- PANO KOKOONPANO TUOTANTO/ PAKKAAMO PAKKAUS JA LÄHETYS TALOUS LASKUTUS
Alustavan katselmuksen tulokset C. Poikkeamat Virheelliset tuotteet Korjattavat Hylättävät Materiaalivirheet Konerikot ja seisokit Ympäristövahingot Tapaturmat Muut poikkeamat esim. lakko
Alustavan katselmuksen tulokset D. Lakisääteiset vaatimukset Tuotelainsäädäntö (Esim. CE merkintä) Ympäristönsuojelulaki Ympäristölupa, haettu 2002 Kemikaalilaki Ilmoitus viranomaisille Työsuojelulaki
E. Ympäristönäkökohdat Päästöt Melu Ilmaan Maaperään Vesistöön Energia Jätteet Merkittävyysarvio näkökohdille Asetetaan päämäärät ja tavoitteet sekä hallintaohjelmat, esim. sähkön kulutuksen alentaminen 10% vuoteen 2006 mennessä
Ympäristönäkökohdat Konepaja Oy:ssä Päästöt Melu Energia Jätteet Koneistushöyryt Koneistusemulsiot Tietyt työvaiheet 88 db Piha-alueet 65 db Sähkön kulutus Lämpö Sekajäte Ongelmajäte Hyötyjäte (puu, bio, metalli) Konttorijäte 2 3 4 1 3 1 4 3 2 3 1=ei merkittävä 5 = merkittävä
E. Vaarojen tunnistaminen Kemialliset vaarat Kemikaalivuodot ja roiskeet, höyryt ja räjahdykset Fysikaaliset vaarat Kaatuminen, kompastuminen, esineiden putoaminen, roskat silmiin (metallilastut), melu, viillot jne. Biologiset vaarat (esim. tartuntavaara sairaalassa) Ergonomia Fyysiset ja psyykkiset tekijät Esineiden nostot ilman apuvälineitä, työskentelyasennot Jokainen riski arvioidaan sen todennäköisyyden ja vaarallisuuden perusteella Asetetaan päämäärät ja tavoitteet sekä riskien hallintaohjelmat
F. Ympäristö- ja turvallisuusriskit Lastuamisnestevuoto viemäriin Emulsioaltaan vuoto maaperään Jätteiden väärä lajittelu Kemikaaliroiske iholle/silmään Melusta aiheutuva kuulovaurio Metallilastu silmään Kompastuminen käytävällä oleviin esineisiin Putoaminen kokoonpanotelineiltä Nostot ilman apuvälineitä Tietosuojamateriaalin joutuminen vääriin käsiin
Järjestelmän suunnittelu 1. Johdon sitoutuminen 2. Alustava katselmus (nykytila-arvio) 3. Toimintapolitiikka Keskeiset tavoitteet ja periaatteet laadun, ympäristön, turvallisuuden osalta, ts. kokonaislaatu 4. Päämäärät ja tavoitteet Asetetaan selkeät päämäärät (kvalitatiiviset ja kvantitatiiviset) laadun, ympäristön ja turvallisuuden parantamiseksi
4. Päämäärät ja tavoitteet Merkittävyysarvion pohjalta päämäärät ja tavoitteet 1. Toimitusvarmuus 98 -> 100% 2. Sisäiset laatukustannukset 30% 3. Sekajätteen vähentäminen 30% 4. Kuulo- ja näkötapaturmat nollaan 5. Läheltä piti ilmoituksia 20/vuosi 6. Henkilöstön valmennuspäivien lisääminen 123:lla (1 päivä/hlö)
Järjestelmän suunnittelu 5. Vastuut ja valtuudet Organisaatiokaavio 6. Resurssitarpeiden suunnittelu 7. Järjestelmän dokumentointi Toimintakäsikirja Standardista johdettu kyseisen yrityksen oma ohjekirja Muut vaadittavat asiakirjat
5. Vastuut ja valtuudet Tj Matti Virtanen Myynti- ja markkinointi Maija Koskinen Hankinta ja Tuotanto ja toimittajat laatu Otto Lahtinen Heikki Oksanen Kehittäminen ja henkilöstö Tarja Lehtonen Talous Eino Mäki Laatu-, ympäristö- ja turvallisuusryhmä 5 henkilöä Toimintavastuut = kuka vastaa mistäkin
6. Resurssitarpeet Henkilöresurssit Infrastruktuuri Tehdasrakennukset Koneet ja laiteet Mittalaitteet ja menetelmät Työympäristö
Järjestelmän suunnittelu 5. Vastuut ja valtuudet Organisaatiokaavio 6. Resurssitarpeiden suunnittelu 7. Järjestelmän dokumentointi Toimintakäsikirja Standardista johdettu kyseisen yrityksen oma ohjekirja Muut vaadittavat asiakirjat
Dokumentointi Käsikirja Politiikka Tavoitteet, päämäärät, hallintaohjelmat Vastuut ja valtuudet Prosessit Asiakirjojen hallinta Poikkeamien hallinta Sisäiset auditoinnit, korjaavat ja ehkäisevät toimenpiteet Toimintaohjeet, työohjeet Ei dokumentointia dokumentoinnin ilosta!
Toteutus PARANTAMINENSUUNNIITELU 4 Dokumentointi 5 JOHDON VASTUU Asiakastarpeet, vastuut ja valtuudet, viestintä SEURANTA TOTEUTUS 6 RESURSSIENHALLINTA Henkilöstöresurssit, infrastruktuuri, työympäristö 7 TUOTTEEN TOTEUTTAMINEN Asiakasprosessit, tuotteen suunnittelu ja kehittäminen, ostotoiminta, tuotanto ja palveluiden tuottaminen, seuranta ja mittalaitteiden ohjaus 4.3 JÄRJESTELMÄN TOTEUTTAMINEN Organisaatio, koulutus, tiedonkulku, asiakirjojen hallinta, toimintojen ohjaus, valmius ja toimiminen hätätilanteissah tilanteissa 4.3 JÄRJESTELMÄN TOTEUTTAMINEN Organisaatio, koulutus, tiedonkulku, asiakirjojen hallinta, toimintojen ohjaus, valmius ja toimiminen hätätilanteissah tilanteissa
Tuotteen toteutus Laatutavoitteet Käytettävät prosessit Käytettävät resurssit Tarvittavat asiakirjat / ohjeet Hankinta, toimittajien hyväksyntä Versiohallinta Jäljitettävyys Laadunvarmistus
Toteutus Asiakaslähtöiset toimintatavat Toimintojen ohjaus sovituilla menetelmillä Jokaisen vastuu laadukkaasta toiminnasta Tiedonkulku Koulutus Asiakirjojen ylläpito (ajanmukaisuus!) Valmius ja toimiminen hätätilanteissa Jatkuvaa toimintaa laadun ylläpitämiseksi ja parantamiseksi
Seuranta PARANTAMINENSUUNNIITELU 5 JOHDON VASTUU Johdon katselmukset: Katselmuksen lähtötiedot ja tulokset SEURANTA TOTEUTUS 8 MITTAUS, ANALYSOINTI JA PARANTAMINEN Asiakastyytyväisyyden mittaaminen Sisäiset auditoinnit Prosessien sekä tuotteen seuranta ja mittaus Poikkeavan tuotteen ohjaus Tiedon analysointi 4.4 TARKASTUKSET JA KORJAAVAT TOIMENPITEET Tarkkailu ja mittaukset, poikkeamat sekä korjaavat ja ehkäisev isevät t toimenpiteet, auditointi 4.4 TARKASTUKSET JA KORJAAVAT TOIMENPITEET Toiminnan tason mittaukset ja tarkkailu Onnettomuudet, vaaratilanteet ja poikkeamat sekä korjaavat ja ehkäisev isevät t toimenpiteet, auditointi
Prosessien mittaaminen Tyypillisiä mittareita Prosessin läpimenoaika Sisäiset laatukustannukset Kapasiteetin käyttöaste Toimitusvarmuus Sähkön ja lämmön käyttö Koulutuspäivät Jätemäärät Poikkeamat Sairaus poissaolot, tapaturmat
Poikkeama Poikkeama = virheellinen toiminto tai tuote Ennaltaehkäisevät toimenpiteet Tiedonkulku! (palautejärjestelmät) Korjaavat toimenpiteet Poikkeavan tuotteen hallinta Miten merkitään (korjaus/romu) Miten dokumentoidaan Laatuvirhekustannukset Tiedon analysointi Ei ainoastaan kerätä tietoa, vaan selvitetään ongelmien takana olevat syyt
Auditoinnit Strategia Valmisteleva kokous Prosessiauditointi Johdon katselmukset Toiminnan kehityskohteet Lähtötiedot
Lähtötiedot Strategia, muutokset toiminnassa, tulevaisuuden kehityssuunnat (uudet tuotteet, menetelmät, laitteet, organisaatio) Sisäisten asiakkaiden odotukset Edellisen auditoinnin havainnot Mittarit Suojelutasonkartoitukset, riskikartoitukset Kehitysehdotukset, itsearvioinnit Poikkeamat (reklamaatiot, tapaturmat, ympäristövahingot..) Koulutusrekisteri Ympäristö- ja turvallisuustiedostojen katselmointirekisteri Poissaolot Organisaatiokaaviot, vastuut Kehityskeskustelut, henkilöstötyytyväisyys jne.
Valmisteleva kokous Läsnä» Pääauditoija (toimitusjohtaja), laatupäällikkö, QES-ryhmän jäsen Lähtötiedot» Strategia, kehityskohteet, tulevaisuuden näkymät (uudet tuotteet, menetelmät, laitteet, organisaatio)» Muutokset prosessin toiminnassa» Suojelutasonkartoitusten havainnot, riskinkartoitukset» Poikkeamat, edellisen auditoinnin havainnot» Kehitysehdotukset / Jatkuva parantaminen» Mittaritiedot» Ohjeet ja muut asiakirjat» Viranomaistarkastusten havainnot Tavoitteet» Lähtötietojen arviointi -> yhteenveto pöytäkirjaan» Auditointikohteen valinta» Kysymyslistan laadinta» Henkilöiden valinta Valmistelevasta kokouksesta laaditaan pöytäkirja
Prosessiauditoinnit; auditointikohde Paikalle kutsutaan valmistelevassa kokouksessa valitut henkilöt Auditoinnissa keskitytään tiettyihin osa-alueisiin, jotka on valittu valmistelevassa kokouksessa (kysymyslistat) 8M» Me» Masiinat» Menetelmät» Materiaalit» Mittaus» Miljöö» Meurot» Maksaja (asiakas)
Auditointikohteet Me Koulutusrekisteri Poissaolot Ylityöt Henkilöstötyytyväisyys, henkinen työsuojelu, parannusehdotukset Kehityskeskustelut Organisaatiokaavio/vastuut Kompetenssikartat Masiinat ATK-laitteet Tuotantovälineet Ohjelmistot, käyttöoikeudet, tietoturvallisuus Puhelimet, kännykät Menetelmät Prosessikuvaukset Yritysturvallisuus (kulkuoikeudet, henkilökortit, vieraat, alihankkijat, perehdytys) Työmenetelmien ajanmukaisuus, kehitystoimet, hiljainen tieto, osaamisen siirto, ohjeiden tunteminen/noudattaminen Ergonomia Tiedonkulku (prosessien välillä, sisällä)
Auditointikohteet Materiaali Tilauspyyntö, standardirekisteri Varastoarvot, kiertonopeus Palautteet (toimittajat, sisäinen asiakas) Hukkamateriaali, jätemäärät Mittaus Mittauksen oikeellisuus (kalibroinnit) Mittausmenetelmät Mittauksen luotettavuus (datakuri), ajankohtaisuus Miljöö Suojelutasonkartoitukset, riskinkartoitukset Sidosryhmät (viranomaiset, naapurit, ) Merkittävien ympäristönäkökohtien hallinta Ympäristö- ja turvallisuuspoikkeamat Työskentelytilojen toimivuus, viihtyisyys (fysikaaliset olosuhteet) Meurot Kustannusten kohdistaminen Kustannustietoisuus Maksaja (loppuasiakas ja sisäinen asiakas) Asiakaspalautteet ja niiden hallinta (tietojärjestelmät) Asiakastarpeiden välittyminen tuote-, palvelu- ja prosessiominaisuuksiksi Asiakaskokemusten hyödyntäminen Mukaeltu: Qualitas Fennica
Auditoinnit Strategia Valmisteleva kokous Prosessiauditointi Johdon katselmukset Toiminnan kehityskohteet Lähtötiedot
Johdon katselmukset; agenda 1. Edellisen katselmuksen pöytäkirja 2. Muutokset toiminnassa 3. Auditointihavainnot 4. Asiakaspalaute ja muut sidosryhmät 5. Prosessien toiminta ja tuotelaatu 6. Muut asiat 7. Johtopäätökset, toimenpiteet, aikataulu ja vastuut
Korjaavat ja ennaltaehkäisevät toimet Korjaava toimenpide = jo tapahtuneen poikkeaman syiden selvittäminen ja korjaaminen Ennaltaehkäisevä toimenpide = miten poikkeamat voidaan ehkäistä etukäteen
Parantaminen PARANTAMINENSUUNNIITELU 5 JOHDON VASTUU Johdon katselmukset: Katselmuksen lähtötiedot ja tulokset SEURANTA TOTEUTUS 8 MITTAUS, ANALYSOINTI JA PARANTAMINEN Jatkuva parantaminen 4.6 JOHDON KATSELMUS 4.6 JOHDON KATSELMUS
Jatkuva parantaminen Jatkuvan parantamisen tavoitteena on kehittää yrityksen toimintaa jatkuvasti Jatkuvaa parantamista on Jokapäiväiset henkilöstön tekemät parannusja kehitysehdotukset Laajemmat kehitysprojektit, esim. uuden toiminnanohjausjärjestelmän käyttöönotto
Luennon aiheet Integroidun järjestelmän rakentaminen Järjestelmän suunnittelu Toteuttaminen eli operatiivinen toiminta Seuranta Parantaminen Järjestelmätyökaluja Ulkoiset auditoinnit Jatkuva parantaminen
Ulkoiset auditoinnit Ulkoisia auditointeja suorittavat Asiakkaat tai asiakkaan edustajat Akkreditoidut auditoijat ts. sertifiointiauditoinnit Sertifiointiauditoinnit Sertifikaatti voimassa yleensä kolme vuotta Esiauditointi (ennen ensimmäistä sertifiointi audit.) Sertifiointiauditointi (3 vuoden välein) Määräaikaisauditoinnit vuosittain Sertifikaatin voi myös menettää
Akkreditoidut auditoijat Mittatekniikan keskuksen hyväksymät auditoijat SFS-sertifiointi Oy Det norske veritas Oy ( dnv ) SGS Fimko Oy Inspecta Oy Muita Suomessa toimivia akkreditoituja auditoijia BSI TÜV Bureau Veritas Lloyd s
Jatkuvan parantamisen työkalut Palautejärjestelmät Koko henkilöstö voi tehdä tuotteeseen ja toimintaan liittyviä kehitysehdotuksia Kehityspalaverit Aloitteet (rahallinen korvaus)