TK-Vuokrat järjestelmän muutokset 11.3.2011 Ohessa koontia järjestelmämuutoksiin liittyen Tuomas Niemi / Tietokari Oy T i e t o k a r i O y I d e n t o i G r o u p K e l l o n k ä r k i 1 0 7 0 4 6 0 K u o p i o 010-4 2 5 2 2 5 0
Sisällysluettelo Yleistä... 3 Rakennusalan käännetty arvonlisäverovelvollisuus 1.4.2011 alkaen... 3 Asiakasrekisterin muutokset y-tunnus ja VAT-numero... 4 Asiakasrekisterin muutokset verottomuuden peruste taulukkoon... 5 Sopimuksen kirjauksen muutokset käännetyssä arvonlisäveromenettelyssä... 6 Kirjatun sopimuksen muuttaminen verottomasta verolliseksi... 7 Kirjatun sopimuksen verokannan muutosesto... 8 Verottoman ja verollisen sopimuksen vaikutukset taloushallintoon... 8 Laskutustoimintojen muutokset käänteisessä arvonlisämenettelyssä... 8 Asiakasrekisterin muut muutokset... 9 Asiakasluetteloon verkkolaskuosoitteet ja välittäjän tiedot... 10 Isot kirjaimet ilman CAPS LOCK-painiketta... 10 Järjestelmässä käytettävien desimaalien laajennus 4 desimaaliin... 10 Kommenttirivin lisäys sopimukselle ja laskulle muuttunut... 11 Sopimusten ylläpidossa mahdollisuus vain avoimien sopimusten näyttämiseen... 12 Välilaskutuksen muut muutokset... 13 Tulevia tiedotettavia asioita TK-Vuokrat järjestelmän osalta... 14 2
Yleistä TK-Vuokrat versiotiedote pitää sisällään tietoa uusimmista lisäyksistä ohjelmistoomme. Kyseiset toiminnot ovat versiopäivityksen kautta toiminnassa. Kuitenkin osa tiedotteen toiminnoista voi olla muutoksia valinnaisiin ominaisuuksiin. Toisin sanoen kaikilla teillä ei ole kaikkia tiedotteessa käsiteltäviä toimintoja välttämättä käytössä. Uudessa ohjelmistoversiossa on aina kehitetty lukuisia pieniä asioita, joita ei erikseen mainita versiotiedotteessa. Uusi versio antaa parhaan toimintaympäristön järjestelmän käyttämiseksi. Antoisia lukuhetkiä. Palaamme versiopäivitysten osalta asiaan puhelimitse! Asiakkaamme, joita käännetty arvonlisävelvollisuus koskee saavat uuden version käyttöönsä viimeistään 1.4.2011. Rakennusalan käännetty arvonlisäverovelvollisuus 1.4.2011 alkaen Yleistä tietoa löytyy verohallinnon WWW-sivuilta: http://www.vero.fi/?path=5,40,89&article=9528&domain=vero_main&language=fin&index=# Olemme toteuttaneet tarvittavat muutokset TK-Vuokrat järjestelmään liittyen käännettyyn arvonlisäverovelvollisuutteen ja sitä kautta tietojen tallennukseen TK-Vuokrat järjestelmän osalta. Muutoksia kohdistuu asiakkaiden ylläpidon verottomuuden peruste-rekisteriin, sopimuksen kirjauksiin, laskuluettelon rajaukseen, myyntipäiväkirjan sekä tilierittelyn tuottamiseen järjestelmällä. Käytännössä peruskirjaus ei tavanomaisesta kovasti muutu, mutta todettava on että tarkkana täytyy olla. Kirjattaessa sopimuksia tulee käyttäjän kirjata asiat verokannan mukaisesti omille sopimuksille. Toisin sanoen yhtä verokantaa voi olla per yksi sopimus. Laskutusajoissa laskut yhdistellään kuten ennenkin, mutta järjestelmä yhdistelee ne verokannoittain ja luonnollisesti asiakkaan yhdistely-koodin mukaisesti koodien ollessa 1 tai 2. 3
Asiakasrekisterin muutokset y-tunnus ja VAT-numero Asiakasrekisterissä suurin muutos on y-tunnuksen ja VAT-numero kentän yhteneväisyys. Uudessa versiossa y- tunnuksen kirjaaminen kirjaa myös VAT-numero kenttään tiedon automaattisesti. Esimerkiksi y-tunnus: 123456-7 on VAT-numero muotoa FI1234567. Kyseinen informaatio välittyy automaattisesti TK-Vuokrat järjestelmästä muodostettaviin laskuihin. Mikäli y-tunnusta muutetaan, muuttuu tieto myös VAT-numero kenttään automaattisesti. Päivitämme versiopäivityksessä myös asiakasrekisterin tietoihin VAT-numero tiedon, mikäli kyseinen tieto on tyhjä ja mikäli y- tunnus on asiakkaalle annettu asiakasrekisteriin. 4
Asiakasrekisterin muutokset verottomuuden peruste taulukkoon Asiakasrekisterissä hallinnoidaan myös verottomuuden peruste taulukkoa. Täten verottomuuden peruste taulukkoon voidaan avata uusi peruste AVL 8 c. Kyseiseen perusteeseen liittyen voidaan avata käytettävät verottomat myyntitilit laskutustyypeittäin. Laskutustyyppi 1 = vuokraus (veroton myyntitili vuokraus) Laskutustyyppi 2 = myyntiveloitus (veroton myyntitili myynti) Laskutustyyppi 3= kuljetusveloitukset (veroton myyntitili kuljetus) Laskutustyyppi 4 = työveloitukset (veroton myyntitili työ) Mikäli verottomuuden peruste taulukkoon on avattu ko. verottomat myyntitilit, kirjautuvat tiedot automaattisesti sopimuksella oleville riveille ko. myyntitileiksi laskutustyypeittäin. Myyntitilien automaattinen ohjautuminen mahdollistaa tietojen siirtymisen oikeellisena laskutuksesta niin myyntipäiväkirjalle kuin tilierittelyyn. Mikäli tilit jätetään käyttämättä, toisin sanoen tyhjiksi, käyttää järjestelmä automaattisesti tuotteen takana olevia myyntitilejä. Kaikilla laskutustyypeillä voi toki olla samakin myyntitili veroperusteellaan. Tällöin tulee asettaa kaikkiin veroperusteen sarakkeisiin sama myyntitilinumero. HUOM! TILIT OLISI HYVÄ LISÄTÄ KUUNVAIHTEESSA SIIS VIIMEISTÄÄN 1.4.2011 ENNEN ENSIMMÄISIÄ HUHTIKUUN KIRJAUKSIA. 5
Sopimuksen kirjauksen muutokset käännetyssä arvonlisäveromenettelyssä Sopimuksen kirjaaminen ei käytännössä käyttäjälle paljoakaan muutu. Kuitenkin ohjaukseen liittyviä asioita on otettu laajalti huomioon. Jos asiakkaalle on asiakasrekisteriin määritelty verottomuuden peruste esimerkiksi: Arvonlisäverolain 8 c. Myynnistä arvonlisäverovelvollinen on ostaja, kysyy järjestelmä Tehdäänkö veroton vai verollinen sopimus?. Tämä lähinnä sen vuoksi, että asiakkaalle voi joissakin tapauksissa tulla niin verotonta kuin verollista myyntiä. Eri verokannan sopimukset on kirjattava ominaan. 6
Kirjatun sopimuksen muuttaminen verottomasta verolliseksi Mikäli käyttäjä haluaa kuitenkin vielä muuttaa kirjaamansa sopimuksen verolliseksi, onnistuu se tyhjentämällä verottomuuden peruste tieto. Muutos on mahdollinen vain, mikäli sopimukselle ei ole kirjattu vielä tuoterivejä. Vastaamalla kyllä alla olevaan kysymykseen, muuttuvat sopimuksen arvonlisävero ja verottomuuden peruste tieto automaattisesti. 7
Kirjatun sopimuksen verokannan muutosesto Mikäli sopimukselle on kirjattu tuoterivejä, ilmoittaa ohjelma seuraavan ilmoituksen jos verottomuuden perustetta mennään vaihtamaan. Verottoman ja verollisen sopimuksen vaikutukset taloushallintoon Verottomuus ja verollisuus vaikuttavat suoraan tuoteriveillä käytettäviin kirjapidon myyntitileihin. Myyntitilien on oltava oikein, sillä tuoterivien myyntitilit seuraavat sopimusriveiltä aina laskutukseen ja kuukausittaiseen myyntipäiväkirjaan sekä tilierittelyihin. Näin ollen taloushallinto saa suoraan tiedot kuukausittain käänteisen arvonlisävero menettelyn mukaisen myynnin osuudesta kokonaismyynnistä. Laskutustoimintojen muutokset käänteisessä arvonlisämenettelyssä Nyt kun sopimusrekisterissä on yhä enemmän kahden verokannan sopimuksia, tulee välilaskutuksessa ja muissa laskunmuodostuksissa asia huomioida. TK-Vuokrat järjestelmässä asia on huomioitu siten, että järjestelmä yhdistelee laskut verokannoittain omiksi laskuiksi. Luonnollisesti yhdistelykoodit 1 ja 2 tuottavat yhdisteltyjä laskuja, kuten ennenkin nyt vain verokannoittain. Samassa yhteydessä on myös otettu huomioon yhdisteltävien sopimuksien maksuehdot, arvonlisäveroprosentit sekä verottomuuden perusteet. Mikäli tiedot ovat jollain muotoa erilaiset yhdisteltävillä sopimuksilla, niin yhdistelyä ei tapahdu. Kyseisissä tapauksissa muodostuu jokaisesta sopimuksesta tällöin oma laskunsa. Muutoin yhdistely toimii kuten ennenkin. 8
Asiakasrekisterin muut muutokset Asiakasrekisteriin on tullut lisäosoite-kentät. Tieto lisättiin järjestelmään, sillä tuli tarve saada asiakkaan nk. oikea osoite muita postituksia varten. Monen asiakkaan laskut menevät palveluntarjoajan osoitteeseen skannattavaksi tai muutoin jatkokäsittelyyn, joten uudet lisäosoitekentät tarvittiin. Kyseiset tiedot välittyvät mm. asiakastarroihin ja asiakasluettelon vientiin MS Exceliin. Asiakasrekisterin e-mail-kenttä on siirtynyt ensimmäiselle välilehdelle viimeiseltä välilehdeltä. 9
Asiakasluetteloon verkkolaskuosoitteet ja välittäjän tiedot Asiakasluetteloon on lisätty rajausmahdollisuus veloitustavalla. Tiedot välittyvät myös asiakasluettelon viennissä MS Exceliin. Isot kirjaimet ilman CAPS LOCK-painiketta Perustietorekistereihin on mahdollista määrittää suoraan isot kirjamet käyttöön ilman, että Caps Lock painike on päällä. Useat tahot ovat halunneet mahdollisuuden, että perustietorekistereiden kirjauskäytäntö olisi kirjavassa käyttäjäkunnassa yhteneväinen. Yksi käyttäjä kirjoittaa tiedot pienellä ja toinen isoilla kirjaimilla. Selkeyden ja luettavuuden kannalta on mahdollisuus määrittää, että tuotteen nimi, tyyppi, asiakkaan nimi ja osoitetiedot sekä työmaan nimi kirjautuvat automaattisesti isoilla kirjaimilla. Eli käyttäjän ei tarvitse erikseen määrittää Caps Lock toiminnetta päälle. Näin ollen rekisterit ovat saman näköisiä. Järjestelmässä käytettävien desimaalien laajennus 4 desimaaliin TK-Vuokrat tukee tästä versiosta lähtien yleisesti verottomissa hinnoissa 4 desimaalia. Näin ollen verottomat hinnat päästään pyöristämään verollisina mahdollisimman tarkoiksi. Esimerkiksi verolliset hinnat lähimpään viiteen senttiin mahdollistuvat. Mikäli järjestelmän käyttäjä haluaa mahdollisuuden käyttää 4 desimaalia, tulee siitä erikseen ilmoittaa Tietokari Oy:n. Käytännössä operaatio vaatii toimenpiteen järjestelmän tietokantaan, jotta se voidaan vaivatta ottaa käyttöön. 10
Kommenttirivin lisäys sopimukselle ja laskulle muuttunut Kommenttirivin lisäys on helpottunut niin sopimusriville kuin laskuriville kirjattaessa. Painikkeen Kommenttirivin lisäys F5 avulla voidaan kommenttirivi kirjata riville kun riville erillisen kirjausikkunan kautta. Kun klikataan sopimustai laskuriviä, muodostaa järjestelmä ko. kommentin klikatun rivin alapuolelle ja rivittää sen mahdollisuuksien mukaisesti automaattisesti. 11
Sopimusten ylläpidossa mahdollisuus vain avoimien sopimusten näyttämiseen Sopimusten ylläpito on aina näyttänyt kaikki sopimukset selaus välilehdellä huolimatta siitä, onko sopimus jo päättynyt tai avoin. Nyt käyttäjällä on mahdollista klikata sopimusten ylläpidon selaus välilehdellä Näytä vain avoimet. 12
Välilaskutuksen muut muutokset Välilaskutukseen on lisätty automaattinen tietokannan varmistus toiminto. Tietokanta varmistetaan ensimmäisessä päivittäisessä laskutusajossa. Toisin sanoen mikäli saman päivän aikana välilaskutus ajetaan useampaan kertaan, ei varmuuskopiota oteta uudelleen. Varmuuskopiointi toteutetaan aina edellisen päälle, joten tallennettavan tiedon määrä ei vaadi lisää kiintolevytilaa. Varmuuskopioinnin voi keskeyttää sulkemalla cmd -ikkunan. Välilaskutuksessa voidaan lisäksi rajata Vain palautetut sopimukset. Tällöin laskutusajo käsittelee vain sopimukset, mitkä on palautettu. 13
Välilaskutukseen on tehty tarkistus sopimuksen rivien myyntitilien osalta. Eli jos sopimusriviltä puuttuu myyntitili veloitusriviltä, tulee seuraavanlainen huomautusikkuna: Tulevia tiedotettavia asioita TK-Vuokrat järjestelmän osalta Tulemme tiedottamaan erikseen muista järjestelmään tulleista kehityksistä myöhemmin. Asialistalla tällöin ovat: varauskalenterin toiminnallisuus ja hyödyntäminen TK-Vuokrissa RF-viitesuoritusten toiminnallisuuden käyttöönotto TK-Reskissä muita lisäohjelmalaajennuksia 14