Puistokadun koulun, liikuntahallin ja urheilukeskuksen siivousta on hoitanut SOL-Palvelut Oy alkaen. Sopimus päättyy

Transkriptio

1 Kaupunginhallitus Kaupunginhallitus Siivouspalveluiden kilpailuttaminen 98/ / / /2015 Kh Vuoden 2015 talousarviossa on linjattu, että vuoden 2015 aikana Keskuskoulun ja Hirvikosken yhtenäiskoulun siivouspalvelut kilpailutetaan yhdessä Puistokadun koulukeskuksen kanssa. Puistokadun koulun, liikuntahallin ja urheilukeskuksen siivousta on hoitanut SOL-Palvelut Oy alkaen. Sopimus päättyy Liitteenä Puistokadun koulukeskuksen (yhteiskoulu, liikuntahalli), siivouksen tarjouspyyntö ajalle Lisäksi on mahdollisuus 1v + 1v optioihin. Siivouskilpailutus on avoin ja siitä ilmoitetaan HILMAssa, kaupungin internetsivuilla sekä Loimaan Lehdessä. Hallintosäännön 38 mukaan kaupunginhallitus päättää EU-kynnysarvon ylittävistä hankinnoista. Hankinnalla on merkittäviä yritysvaikutuksia. Kaupunginhallitus hyväksyy liitteen mukaisen tarjouspyynnön Puistokadun koulukeskuksen (yhteiskoulu, liikuntahalli), Hirvikosken yhtenäiskoulun, Keskuskoulun ja urheilukeskuksen siivouksesta ajalle Lisäksi on mahdollisuus 1 vuosi + 1 vuosi optioihin. Käsittely: Keskustelun kuluessa jäsen Esko Lundgren ehdotti jäsen Eveliina Tyyskäsen kannattamana että kaupunginhallitus ei laita kyseisen kiinteistöjen siivouspalveluita pelkästään yksityiseen kilpailutukseen, vaan ottaa myös omalta siivoustoimelta tarjouksen, koska oheisen liitteen mukaan omana työnä tehty siivous tulee kaupungille

2 edullisemmaksi. (Liite 3) Puheenjohtaja totesi Lundgrenin kannatetun ehdotuksen ja ehdotti, että suoritetaan nimenhuutoäänestys siten, että ne, jotka ovat kaupunginjohtajan ehdotuksen kannalla äänestävät "jaa" ja ne, jotka ovat Lundgren ehdotuksen kannalla äänestävä "ei". Hyväksyttiin puheenjohtajan ehdottama äänestystapa. Suoritetussa äänestyksessä annettiin 9 jaa-ääntä (Heikkilä, Kalsi, Laaksonen, Laitila, Perho, Raitala, Suominen Olavi, Vuolle, Suominen Teuvo) ja 2 ei-ääntä (Lundgren, Tyyskänen) Puheenjohtaja totesi kaupunginjohtajan ehdotuksen tulleen hyväksytyksi. Kh Hyväksyttiin kaupunginjohtajan ehdotus. Valmistelija: tekninen johtaja Jaana Koota, puh Siivouspalvelujen hankintailmoitus on julkaistu HILMAssa ja Loimaan kaupungin internetsivuilla sekä Loimaan Lehdessä Tarjoukset tuli toimittaa klo Määräaikaan mennessä saatiin kuusi tarjousta, joista neljä hylättiin. Tarjousten avauspöytäkirja, yhteenveto ja vertailu ovat oheismateriaalina. Hankinnalla ei ole paikallisia yritysvaikutuksia. Kaupunginhallitus päättää valita Puistokadun koulukeskuksen, siivouspalvelujen tuottajaksi kokonaistaloudellisesti edullisimman tarjouksen tehneen ISS Palvelut Oy:n ajalle Lisäksi on mahdollisuus 1v + 1v optioihin. Hyväksyttiin. Kh ISS Palvelut Oy:n kanssa on neuvoteltu sopimuksen mukaisen option käyttämisestä Puistokadun koulukeskuksen, Hirvikosken yhtenäiskoulun, Keskuskoulun ja urheilukeskuksen

3 siivouspalveluissa ajalla Lisäksi jää mahdollisuus 1 v option käyttämiseen vuodelle Kaupunginjohtajan ehdotus Kaupunginhallitus päättää hyväksyä Puistokadun koulukeskuksen, siivouspalvelusopimuksen mukaisen 1 vuoden option käytön ajalle Vuoden 2019 option käytöstä päätetään erikseen. Käsittely: Keskustelun kuluessa 2. varapuheenjohtaja Eveliina Tyyskänen teki muutosehdotuksen että option käyttöä ei hyväksytä ennen kuin on selvitetty ko. kiinteistöjen käyttäjiltä kokemukset siivouksen laadusta. Tarkistetaan sopimukset ja onko tilattu työ samalla tasolla kuin se oli ennen kuin siivous kilpailutettiin yksityiselle. Jäsenet Tuija Ketonen, Esko Lundgren ja 1. varapuheenjohtaja Tiina Perho kannattivat Tyyskäsen ehdotusta. Puheenjohtaja totesi tehdyn kannatetun ehdotuksen ja tiedusteli voidaanko ehdotus hyväksyä yksimielisesti. Kukaan ei tätä vastustanut. Option käyttöä ei hyväksytä ennen kuin on selvitetty ko. kiinteistöjen käyttäjiltä kokemukset siivouksen laadusta. Tarkistetaan sopimukset ja onko tilattu työ samalla tasolla kuin se oli ennen kuin siivous kilpailutettiin yksityiselle. Kh ISS Palvelut Oy tuottaa siivouspalvelut Puistokadun koulukeskuksessa, urheilukeskuksessa, Keskuskoululla ja Hirvikosken yhtenäiskoululla. Siivoustyönohjaaja Katja Järvinen valvoo palvelusopimuksen toteuttamista säännöllisillä valvontakäynneillä. Valvontakäynnit tehdään jokaisen kuukauden alussa ja puolivälissä. Valvonta ja -seurantakäynneistä ei ilmoiteta etukäteen palveluntuottajalle ja valvonta-ajankohtia vaihdellaan. Tarkastuksessa kiinteistöt käydään läpi tarkistaen kaikki palvelusopimukseen sisältyvät tilat. Tarkastuskäynnit pyritään ajoittamaan siten, että tiloissa on mahdollisimman vähän oppilaita eli aamulla tai iltapäivällä. Siivoustason tarkastelu tapahtuu ylläpitosiivouksen osalta silmämääräisellä arvioinnilla (esim. lasipintojen katsominen valoa vasten, tahrat, roskat ja pölyisyys). Perussiivouksessa laadun tarkkailussa täytetään lomake. Perussiivouksen laatuvaatimukset ovat määritelty sopimuksessa

4 erikseen. Perussiivous tehdään kesäaikaan. Siivoustyönohjaajan selvityksen mukaan valvontakierroksilla yleisilme on pääsääntöisesti ollut siisti ja on ollut selvästi nähtävissä missä vaaditut siivoustoimenpiteet on tehty. Mikäli siivouksessa on huomautettavaa, siivoustyönohjaaja huomauttaa havainnoista henkilökohtaisesti laitoshuoltajalle sekä informoi ISS:n työnjohtotasoa. Siivoustyönohjaaja myös dokumentoi puutteet ottamalla kuvia puhelimen kameralla, jotta työn jäljen korjaamista on helpompi seurata. Asiat, joista laitoshuoltajille on huomautettu, on korjattu nopeasti. ISS:n kanssa pidetään laajamittaisempia seuranta/kehityspalavereita kaksi kertaa vuodessa. On huomioitava, että ulkoistettu siivouspalvelu on kilpailutettu siivousstandardien mukaisella täydellä siivousmitoituksella ja sopimus laadittiin sen mukaisesti ISS Palvelut Oy:n kanssa. ISS:n palvelutuotantosopimus sisältää kohteiden siivouksen em. täydellä siivousmitoituksella. Palveluntuottaja määrittelee sopimuksen mukaisen palvelutuotannon tuottamiseen tarvittavan tunti- ja henkilöstömäärän. Kaupunki ei tilaajana niitä määrittele, vaan kaupunki ostaa kilpailutuksen myötä tehdyn sopimuksen mukaisen palvelun. Loimaan kaupunki siirtyi vuonna 2013 harvennettuun siivoukseen taloudellisen tilanteen niin vaatiessa. Tämä alennettu puhtausluokka on edelleen käytössä omana työnä tehtävissä vastaavissa kohteissa. Mikäli omassa siivouksessa olevissa kohteissa siirryttäisiin täyden mitoituksen mukaiseen siivoukseen, edellyttäisi se 4-6 laitoshuoltajan lisäämistä, josta aiheutuisi noin henkilöstökulujen lisäys. Ennen palvelukauden alkua ISS Palvelut Oy:n ja kiinteistöjen edustajien kanssa käytiin läpi siivouksen palvelutaso kussakin kiinteistössä ja sovittiin menettelytavoista, joilla ilmoitetaan mikäli siivous ei vastaa sovittua. Koulujen opettajan huoneessa on vihko, jonne voi merkitä huomautettavat asiat. ISS:n laitoshuoltajat seuraavat vihkoa ja tekevät sinne merkinnät mahdollisimman pian. Kouluilta ei ole tullut suoria yhteydenottoja siivoustyönohjaajalle ja sähköpostiviestejä on tullut muutamia. Huomautettavaa on ollut 2-3 asiaa kuukaudessa kaikista kiinteistöistä yhteensä. Ostopalveluna siivottava neliömäärä on yhteensä m2. Käyttäjien edustajille lähetettiin sähköpostilla kysely siivouspalvelun sopimuksen mukaisten siivoustoimenpiteiden toteuttamisesta. Siivoustyönohjaaja Katja Järvisen selvitys siivouspalvelun

5 valvonnasta sekä käyttäjäkyselyn vastaukset ovat oheismateriaalina. Vertailutieto siivouskustannuksista (oma työ / ostopalvelut): Siivous yhteensä (oma työ+ostopalvelu): - 20,62 /m2/v (ilman vuodeosastoa) - 25,47 /m2/v (sis. vuodeosaston). Omana työnä siivottavat kohteet (koulut, päiväkodit, virastot, sote-kiinteistöt): - 22,32 /m2/v (siivottava neliömäärä m2, sis. vuodeos.) Ostopalveluna siivottavat kohteet (Puistokadun koulu, liikuntahalli, urheilukeskus, Keskuskoulu, Hirvikosken yk.): - 11,62 /m2/v (siivottava neliömäärä m2) Eriteltynä: Kaikki kiinteistöt yhteensä 25,47 /m2, -sote-kiinteistöt omana työnä 39,80 /m2, -muut (koulut (pl. ostopalvelukohteet), päiväkodit, virastot) omana työnä 18,01 /m2, -ostopalvelut 11,62 /m2 Siivouksen vaatimustaso vaihtelee tilojen käyttötarkoituksen ja koon mukaan. Vaativinta siivous on sote-kiinteistöjen tiloissa. Ostopalveluna siivottavien kohteiden kanssa vertailukelpoisinta on omana työnä tehtävä muiden kohteiden siivous (koulut, päiväkodit, virastot) 18,01 /m2. Ostopalvelu on tällä hetkellä noin 7 edullisempaa neliötä kohti. On huomioitava, että ostopalveluna tehtävä siivous on siivousstandardien täyden siivousmitoituksen mukaista, mutta omana työnä siivottavissa vastaavissa kohteissa on edelleen käytössä alennettu puhtausluokka (käytössä v. säästölinjauksesta 2013 saakka). Kaupunginhallitus hyväksyy Puistokadun koulukeskuksen, siivouspalvelusopimuksen mukaisen 1 vuoden option käytön ajalle Vuoden 2019 option käytöstä päätetään erikseen. Hyväksyttiin.