Luvan antaminen ympäristöviraston toimistopalveluiden toimistosihteerin toimen täyttämiseen

Transkriptio

1 Kaupunginhallitus Kaupunginhallitus Luvan antaminen ympäristöviraston toimistopalveluiden toimistosihteerin toimen täyttämiseen 35/ /2017 Kaupunginhallitus Talouspäällikkö Pirjo Kankaristo: Esitän, että ympäristöviraston palvelukeskuksen toimistopalvelut-tu los yk siköl le annetaan täyttölupa vakanssille toimistosihteeri, si joi tus paikka na on rakennusvalvonta. Rakennusvalvonnan tehtäväalueelle on kohdistettu kaksi toimistosihteerin va kans sia, joista toinen vakanssi täytettiin alkaen ja nyt toisen vakans sin hoitaja on irtisanoutunut toimestaan eläkkeelle siir ty misen johdosta. Rakennusvalvonnan toimistosihteerin tehtäviin kuuluvat ra ken nus lupa-asioi den toimistotehtävät, asiakaspalvelu, neuvonta, lupa-arkiston hoito, ra ken nus tar kas ta jan päätösten julkipanot, rakennus- ja huoneistotietojen tallen nus ja ylläpito, rakennusvalvonnan laskutus sekä rakennusvalvonnan osto las ku jen asiatarkastus. Rakennusvalvonnan toimistotehtäviä hoitaa kaksi toimistosihteeriä. Toi misto hen ki lös tön erityishaasteena on tällä hetkellä erilaisten sähköisten jär jestel mien ja pysyvän rakennustunnuksen käyttöön otto. Rakennusvalvonnassa on myös käynnistymässä projekti paperimuodossa olevien arkistojen di gi tali soin nis ta. Projektin läpivienti tulee vaatimaan lisäpanostusta toi mis to henki lös töl tä. Oheismateriaali: Ympäristöviraston palvelukeskuksen organisaatiokaavio Rakennusvalvonnan toimistosihteerin tämänhetkinen toimenkuva Rakennusvalvonnan toimistosihteerin toimen pätevyysvaatimuksena on toimis to alan amk- tai opistoasteinen ammatillinen tutkinto ja hyvä pe reh ty neisyys teknisen toimen tai rakennusvalvontaan kuuluviin tehtäviin. Va kans sin hoi ta jal ta edellytetään kykyä hoitaa vaativia ja vastuullisia toi mis to teh tä viä se kä kykyä itsenäiseen työskentelyyn. Palkkaus määräytyy KVTES:n palkka ryh män 01TOI060 mukaisesti. Vakanssille on määräraha vuo den 2017 talous ar vios sa. Vakanssin täyttämisen vaihtoehdot

2 Tekninen johtaja Kimmo Suonpää: Palvelu hankitaan ulkopuoliselta palvelun tuottajalta Vakanssin tehtävissä on merkittävästi asiakaspalvelua ja tehtäväalueelta tule vien vaihtelevien työtehtävien hoitamista, kaupungin eri tietojärjestelmien käyt töä sekä luottamuksellisten tietojen käsittelyä. Näiden palveluiden ostoa ul ko puo li sel ta palveluntuottajalta ei tästä syystä voida pitää perusteltuna toimin ta mal li na. Tehtävä täytetään sisäisillä järjestelyillä Rakennusvalvonnan toimistosihteerin tehtävässä edellytetään pe reh ty neisyyt tä rakennusvalvonnan lupakäytäntöihin, hyvää teknisen ja ra ken nus valvon nan toimialan tuntemusta ja sujuvia tietotekniikan käyttötaitoja. Rakennusvalvonnan toimistotyöt edellyttävät kahden henkilötyövuoden panos tus ta ja ympäristöviraston eri yksiköiden toimistopalveluiden luotettava jär jes tä mi nen edellyttää, että palvelukeskuksen toimistopalveluyksikössä on käy tet tä vis sä riittävä ja ammattitaitoinen henkilöstöresurssi. Tästä syystä teh tä vien yhdistäminen ympäristöviraston toimistopalveluiden muiden toimis to sih tee rei den tehtäviin ei ole mahdollista. Tehtävän täyttämättä jättäminen Vakanssin täyttämättä jättäminen heijastuu välittömästi rakennusvalvonnan pal ve lui den tuottamiseen heikentävästi. Tehtävän auki julistaminen Rakennusvalvonnan palveluiden toiminnan kannalta rakennusvalvonnan toimis to sih tee rin vakanssin hoitaminen vakituisessa työsuhteessa on paras vaih to eh to toimintojen varmistamiseksi. Edellä olevaan viitaten esitän, että kaupunginhallitus antaa luvan ra ken nusval von nan toimistosihteerin toimen täyttämiseen toistaiseksi. Vakanssin täyttölupavalmistelusta on keskusteltu rakennustarkastaja Markku Aron ja henkilöstöpäällikkö Laura Sauraman kanssa ja he pitävät esitystä pe rus tel tu na. Puollan vakanssin täyttämistä ja talouspäällikön perustelujen mukaista haku pro ses sia. KAUPUNGINJOHTAJA:

3 KOKOUSKÄSITTELY: Kaupunginhallitus antaa ympäristövirastolle luvan toi mis to sihtee rin toimen (vakanssi nro ) täyttämiseen. Merkittiin, että henkilökunnan edustaja Marja-Terttu Paju oli läs nä kokouksessa tämän asian käsittelyn ajan. Kaupunginjohtaja muutti kokouksessa ehdotuksensa kuu lumaan seuraavasti: Asia palautetaan uudelleen valmisteltavaksi. Valmistelun yhtey des sä selvitetään erityisesti toimistotehtävien uu del leen järjes tä mi sen mahdollisuudet ympäristövirastossa ottaen huo mioon valmisteilla oleva luottamushenkilöorganisaatiouudistus. KAUPUNGINHALLITUS: Kaupunginhallitus Kaupunginhallitus hyväksyi kaupunginjohtajan muutetun ehdo tuk sen ja päätti palauttaa asian uudelleen valmisteltavaksi. Val mis te lun yhteydessä selvitetään erityisesti toi mis to teh tävien uudelleenjärjestämisen mahdollisuudet ym pä ris tö vi ras tossa ottaen huomioon valmisteilla oleva luot ta mus hen ki lö or gani saa tio uu dis tus. Ympäristöviraston talouspäällikkö Pirjo Kankaristo: Ympäristövirastossa on valmisteltu oheinen lisäselvitys liittyen toi mis to palve lui den toimistosihteerin toimen täyttämiseen. Ympäristöviraston toimistopalveluyksikössä on sopeutettu toimintaa re sursse ja vähentämällä jo vuodesta 2014 lähtien. Vuoden 2014 maaliskuussa jätet tiin eläköityneen toimistosihteerin vakanssi täyttämättä ja tehtävät jaettiin jäl jel le jääneiden toimistosihteereiden hoidettavaksi. Vuodesta 2015 alkaen on yksikön henkilöstöresursseissa ½ hen ki lö työ vuoden vajaus, joka jatkuu edelleen. Tältä osin tehtävien hoitoa on priorisoitu ja tiivistetty olemassa olevin resurssein ottaen huomioon myös tulevia hal linnol li sia organisaatiomuutoksia. Toimistopalveluyksikön hen ki lö työ vuo simää rä on tällä hetkellä 8,5 henkilöä. Toimistosihteerien työ on elintärkeä osa ympäristöviraston pal ve lu toi mintaa, investointihankkeiden seurantaa, tulorahoituksen toteutumista ja pää töksen te ko pro ses sien oikeellisuuta. Ympäristöviraston toimistosihteerien työku vat ovat eriytyneet. Samalla on kuitenkin huomioitava, että kaikille on mää ri tel ty keskinäiset sijaistukset, joilla turvataan keskeisten tehtävien hoi to

4 kaikissa tilanteissa. Oheismateriaali: Selvitys tehtävistä vakansseittain Rakennusvalvonnan toimistosihteerin paikan täyttämättä jättäminen lisäisi suo raan rakennustarkastajan ja tarkastusinsinöörien työmäärää ja siirtäisi raken nus val von nan toimintojen ja arkistojen sähköistämisprosessia pitkälle tu le vai suu teen. Mikäli rakennusvalvonnan toisen toimistosihteerin tehtävät li sä tään jollekin muulle viraston toimistosihteerille, merkitsee se ko. toi misto sih tee rin tai sihteerien työtehtävien järjestämistä siten, että osa tehtävistä siir tyy talouspäällikön, ympäristöpäällikön, yhdyskuntatekniikan päällikön tai kiinteistöpäällikön hoidettavaksi ja lisää näin ollen heidän työmääräänsä. Toi mis to sih tee rien työajan seuranta osoittaa, että tälläkin hetkellä yksikön työ teh tä vien hoito edellyttää normaalityöajan ulkopuolella tehtävää työtä. Valmistelussa oleva luottamushenkilöorganisaation muutos tulee se vai kutta maan toimistosihteerien työpanokseen erityisesti tilapalvelujaoston ja yhden lautakunnan vähenemisen osalta. Tästä aiheutuva arvioitu työmäärän vai ku tus toimistopalveluiden kohdalla on yhteensä noin 16 työpäivää/vuosi. Maan käyt tö asioi den siirtyminen tekniseen lautakuntaan ei muuta re surs si tarvet ta toimistopalveluiden osalta, koska suurin piirtein sama määrä asioita tul laan valmistelemaan jatkossakin. Paras hyöty lautakuntien ja jaoston vähe ne mi ses tä saadaan toiminnan järjestämisessä, kokousten rytmittämisessä ja valmistelun sujuvoitumisena aikataulutuksineen sekä kustannussäästöinä lau ta kun tien kokousten vähentyessä. Tilapalvelujaoston osalta asuntoasioita hoitavan toimistosihteerin työstä pois tuu jaoston esityslistojen ja pöytäkirjojen kokoaminen. Jaosto on kokoon tu nut vuonna 2016 kahdeksan kertaa ja käsiteltäviä pykäliä oli 40. Arvioi tu toimistosihteerin työaika esityslistojen ja pöytäkirjojen kokoamiseen ja tietojen siirtämiseen sähköiseen kokoushallintaan on noin 8 työ päivää/vuo si. Jaoston kaikki jäsenet ovat sähköisessä kokoushallinnassa. Hanka luu te na tilapalvelujaoston kokousten järjestämisessä on erityisesti ollut se, että tilapalvelujaoston kokoukset tulee pitää kaksi viikkoa ennen teknistä lau ta kun taa, koska tekninen lautakunta tekee pääsääntöisesti jaoston kä sit tele mis tä asioista päätökset tai lähettää asiat edelleen kaupunginhallituksen tai -valtuuston käsiteltäväksi. Tässä rytmissä erityisesti talousarvion laa din ta ja tilinpäätöskäsittelyt ja talouden raportit ovat osoittautuneet ai ka tau lul li ses ti kaikilta osin erityisen haastaviksi. Rakennuslautakunnan osalta asiat siirretään uudelle ympäristö- ja ra ken nuslau ta kun nal le, jonka esityslistojen ja pöytäkirjojen kokoamista jatkaa ny kyisin kaavoitus- ja ympäristölautakunnan listoja kokoava toimistosihteeri. Raken nus lau ta kun nan esityslistat ja pöytäkirjat kokosi aiemmin ra ken nus lau takun nan toimistosihteeri ja vuoden 2017 alusta tehtävää hoitaa val tuus to kauden loppuun teknisen lautakunnan esityslistoja kokoava ym pä ris tö vi ras ton

5 Henkilöstöpäällikkö Laura Saurama: sihteeri. Vuonna 2016 rakennuslautakunta on kokoontunut 8 kertaa ja kä sitel tä viä pykäliä oli 56. Arvioitu toimistosihteerin työaika esi tys lis to jen ja pöytäkirjojen kokoamiseen ja tietojen siirtämiseen sähköiseen ko kous hal lintaan on noin 8 työpäivää/vuosi. Rakennuslautakunnan jäsenet ovat yhtä henki löä lukuun ottamatta sähköisessä kokoushallinnassa. Ra ken nus val von nan päätökset, tiedoksiannot ja julkipanot tehdään ra ken nus val von nan Fac ta-ohjel man kautta, näin myös jatkossa. Jatkossa toimistosihteerien resurssihaasteena tulee olemaan etenkin ti la laitok sen, mutta myös muidenkin yksiköiden uusien toimistotehtävien edel lyttä mät resurssitarpeet, joka edellyttävät jatkuvaa priorisointia ja töiden uu delleen järjestelyä rajallisten resurssien vuoksi. Tekninen johtaja puoltaa talouspäällikön esitystä. Naantalin kaupungin työsopimussuhteisille työntekijöille tehdään työ so pimuk set. Työsopimuksessa määritetään tehtävänimike, pääasialliset tehtävät ja sijoituspaikka työsuhteen alussa. Työsopimuksessa todetaan, että tehtävä ja/tai työyksikkö voivat muuttua työsuhteen aikana.työsopimuksen lisäksi laa di taan tarkemmat tehtävänkuvat, jotka muuttuvat tarpeen mukaan. Työnantajalla on työsuhteessa oleviin työntekijöihin käskyvalta työn johto-oi keu den ja työsopimuksen rajoissa. Työtehtävien oleellinen muut ta minen edellyttää sopimista ellei irtisanomisperustetta ole (TSL 1:1, KVTES 1 lu ku 10 ). Naantalissa käytössä oleva työsopimuspohja on KT:n hyväksymä ja kunta-alal la käytössä. Se mahdollistaa kohtuullisen hyvät puitteet tarvittaessa työ teh tä vien uudelleen järjestelyille. KAUPUNGINJOHTAJA: KOKOUSKÄSITTELY: Kaupunginhallitus antaa ympäristövirastolle luvan toi mis to sihtee rin toimen (vakanssi nro ) täyttämiseen. Merkittiin, että henkilökunnan edustaja Marja-Terttu Paju oli läs nä kokouksessa tämän asian käsittelyn ajan. KAUPUNGINHALLITUS: Kaupunginjohtajan ehdotus hyväksyttiin.