Salon kaupungin Lean-matka

Transkriptio

1 Salon kaupungin Lean-matka Kehittämispalveluiden esimies Janne Hyvärinen,

2 Miksi lean Salossa? Uusia ajatuksia toimintojen tehostamiseen Uudenlaisten toimintamallien luominen Parannusta asiakastyytyväisyyteen ja palvelujen laatuun Pienennystä toiminnan kustannuksiin Lyhyempiä prosessin läpimenoaikoja Parempi työhyvinvointi

3 Lean-toiminta Salossa Aloitettiin 3 vuotta sitten Projektivastuu kaupungin kehittämispalveluilla Lean-ydinryhmä Liinarit-ryhmä (="lean-agentit") Ylätason ohjaus ja raportointi kaupunginjohtajan jory 1-2 kk välein + kh Konsulttihankkeita 2-3 vuodessa (konsultit PWC, Deloitte ja Lean5 Europe) Pieniä työyhteisöhankkeita itse vetäen ideoiden perusteella Johtamisen periaatteet (valmentava johtaminen) Verkostot ja yhteistyö Viestintää (kaupungin intranet, uutiskirje, infot, klinikat, koulutukset, ideataulut...) Seuranta

4 Muita lean-tapauksia Sisäinen laskutus Venepaikkalaskutus Toripaikkalaskutus Tavarakuljetukset Varhaiskasvatuksen laskutus Yhdistystuet Sosiaalityön jälkihuollon laskutus Vps- ja shl-kuljetukset vanhuspalvelut & vammaispalvelu Palkkatukilean Toimeentulotuki Kehitysvammahuollon laskutus Kotihoidon raportointi Vanhus päivystyksessä Kuntouttava työtoiminta Ympäristönsuojelu Palvelutalo Paukkula-koti Lasten ja nuorten palvelut Päätöksenteon lean Halikon keittiö Kimara Työllisyyspalveluiden lean Palvelutalo Alholan lean Lastensuojelu 5s- hanke

5 Tulokset lean-hankkeista Järjestelmien tehokkaampi käyttö, palvelun sähköistäminen Työnjaon muuttaminen Tilajärjestelyt Toiminnan oikominen ja vastuiden selkeyttäminen, aikavarkaat kuriin Turhien vaiheiden poistaminen ja prosessin nopeuttaminen Ajan vapauttaminen ydintekemiseen Prosessin aikataulutus ja sujuvoittaminen Parempi tiedonkulku Prosessin alkuvaiheen kriittisyys (mm. lomakkeet toimeentulotuki, palkkatuki) Hyvien käytäntöjen hakeminen muualta Jokapäiväinen johtaminen Ideataulu Samanlaatuinen asiakaspalvelu Oma halu kehittyä ja kehittää!

6 Kokemukset lean-tekemisestä Parannuksia on tehty ja homma toimii Kaupungin ylin johto on hankkeen takana avainasia! Esimiehet pitää olla mukana vastuu jatkokehittämisestä Esimiestyöhön koulusta mm. valmentava johtaminen Oleellista on osaamisen vahvistaminen kaupungin sisällä hankkeen organisointi ja etenemisen varmistaminen Päivittäisjohtaminen, eli ns. peräpeiliin katsominen ideataulu, jokapäiväisen johtamisen taulu ja muut visuaaliset työkalut käyttöön Viestintä tärkeää hyvät hankkeet ja onnistumiset esiin Edettävä askel kerrallaan, tavoitteellisesti Seurantaan ja hyvien käytäntöjen jakamiseen panostettava Kyseessä myös työnhyvinvointi oman työn parantaminen ja siihen vaikuttaminen motivoi Haastavaa saada selville helposti mitattavia tuloksia Tekeminen olisi hyvä sitoa isompaan kokonaisuuteen; jatkuva parantaminen, lean-talo tms., jotta toimintatapa saisi vakautta jatkoa ajatellen

7 Salon kaupungin leantoiminnan tarkoitus (missio): Lean-toiminnan kautta Salon kaupunki selkeyttää asiakaspalveluprosessejaan samalla kasvattaen työn mielekkyyttä. Työntekijöiden yrittäjämäinen asenne omaa työtä kohtaan lisääntyy tuottaen parempia tuloksia ja kokemuksia niin asiakkaille kuin työntekijöillekin.

8 Salon kaupungin leantoiminnan tavoite 2019 (visio): Salon kaupungin henkilöstö käyttää lean-toimintatapaa kaikessa toiminnassaan lisäten työn tuottavuutta ja työhyvinvointia. Lean-toiminnan kautta kaupunki palvelee asiakkaitaan yhä paremmin. Salo tunnetaan Suomen johtavana lean-kaupunkina

9 Lean-case: Päätöksenteon lean Kuntaorganisaatio on päätöksentekoapparaatti Tarkastelussa tarkemmin talousarvioprosessi Alaprosesseina: päätöksenteon viestintä Talousraamin valmistelu Mukana työssä kaupungin keskeiset päätöksentekijät (kh), johtoryhmä ja valmistelevia virkamiehiä Lean-tarkastelutapana mahdollisti alusta asti avoimen, reippaan ja hyvähenkisen keskustelun Valmistui joulukuussa muutokset prosesseihin vuoden alusta Johtoryhmän jp-taulu, 1. esitys ke 15.2.

10 Johtoryhmän pj-taulu Kerran kuussa, sovittu katselmus (standardi), vuorot Kaupungin kpi- mittarit Kirjataan keskustelu ja havainnot seuraavaa kertaa varten Viestintä muualle kuvana Viestintä kaupungintalon henkilöstölle Palveluiden mittarointi haasteena Kevään aikataulu olemassa Tavoitellaan strategista ja kokoavaa keskustelua kaupungin tilanteesta ja johtopäätöksiä ja toimenpiteitä sen seurauksena ja viestintää niistä henkilöstölle Etunimi Sukunimi

11 Johtoryhmän jp-taulu Etunimi Sukunimi

12 Etunimi Sukunimi

13 Etunimi Sukunimi

14 Etunimi Sukunimi

15 Etunimi Sukunimi

16 Palvelualueen nimi Vastuuhenkilö ja palvelut, mukainen huhtikuu Tavoitteiden Hyvinvointi nosto Vapaa-aika palvelut Hilpi Tanska eteneminen Positiivinen Haaste Henkilöstö ja talous Seppo Juntti Vanhuspalvelut Hannele Lyytinen Kaupunkikehitys Ari Vainio Lupa- ja valvonta Esa Nieminen Hallintopalvelut Terveyspalvelut Lasten ja nuorten palvelut Irma Nieminen Kaisa Nissinen- Paatsamala Pia Setälä Sosiaalipalvelut Eeva Purhonen

17 Etunimi Sukunimi

18 Etunimi Sukunimi

19 Etunimi Sukunimi

20 Kokemukset päivittäisjohtamisen (pj-) taulusta Homma kehittyy koko ajan Visuaalisuus toimii Toimintakulttuurin muutos isoin asia katse enemmän arjen johtamiseen kuin peräpeiliin Viestintä tärkeää Kh ei vielä mukana Sitouttaa johtoryhmää yhteisten tavoitteiden taakse Seuraavia askeleita ollaan ottamassa -> Salo-talo Etunimi Sukunimi

21 Lean-talo /Jatkuvan parantamisen malli Lean talomallin / jatkuvan parantamisen mallin luominen Lean toimintamallin periaatteet mitä ja miksi? Lean talomallin luominen yhdessä valitun ydintiimin kanssa Rakenteiden määrittely, Lean johtamisen standardit ja mittareiden valinta Tahtotila 2021 Nykytila 2017

22 Process Flow First time right Way to Operate Customer Value People Continuous Improvemen t Operational Stability Strategy and Must-Wins Values

23 Systemaattista kehittämistä Kaupungin Visio Kaupungin strategia ja visio Kehitystoimet Ideat Teknologia kehitys Kun tavoitetaso on saavutettu pitää asettaa uusi tahtotilatämä johtaa organisaatiota kohti visiota Tavoitetaso Nykytila

24 Pohjantähti olemassa! Voidaan hoitaa! FOCUS Tänne! Kaupungin Visio Näitäkin voidaan kehittää! Pohjantähti olemassa!

25 KIITOS! Janne Hyvärinen, kehityspäällikkö, Salon kaupunki, #welovesalo #salostrikesback #visitsalo