SOPIMUSLUONNOS LÖYTÖTAVARAPALVELUN HOITAMISESTA

Transkriptio

1 LIITE 1 SOPIMUSLUONNOS LÖYTÖTAVARAPALVELUN HOITAMISESTA 1 Sopimuksen osapuolet Tämän sopimuksen sopijaosapuolia ovat Helsingin seudun liikenne -kuntayhtymä (jäljempänä HSL), Y-tunnus , ja löytötavaratoimisto, Y-tunnus. 2 Sopimuksen kohde ja tarkoitus Sopimus koskee HSL:n löytötavarapalvelun hoitamista sekä siitä maksettavaa korvausta. Palvelun sisältö on määritelty tarkemmin tarjouspyynnössä, keskeiset osa-alueet ovat: - löytötavaroiden noutaminen tilaajan osoittamista noutopisteistä - löytötavaroiden asianmukainen säilyttäminen - löytötavararekisterin ylläpito - asiakaspalvelu (henkilökohtainen, puhelin- ja internetpalvelu) - löytötavaroiden luovuttaminen asiakkaille - raportoiminen tilaajalle 3 Palvelukorvaukset Palvelusta maksetaan palveluntuottajalle hyväksyttyyn tarjoukseen perustuvat arvonlisäverottomat korvaukset seuraavasti: euroa kuukaudessa. Korvauksiin lisätään kulloinkin voimassa oleva arvonlisävero (24 prosenttia sopimuksentekohetkellä). 4 Maksuaikataulu Sopimusmaksu maksetaan kuukausittain jälkikäteen laskun perusteella. Lasku erääntyy maksettavaksi seuraavan kuukauden 15. päivä, mikäli hyväksyttävä lasku on toimitettu 14 päivää aikaisemmin. 1

2 5 Alihankinta Mahdollisesta alihankinnasta sovitaan erikseen. 6 Palvelusta vastaava henkilö Palvelusta vastaavana henkilönä toimii palveluntarjoajalta ja tilaajalta hankintaryhmän päällikkö. Vastuuhenkilön muutoksesta tulee ilmoittaa toiselle osapuolelle välittömästi kirjallisesti. 7 Palvelupisteen sijainti ja aukioloajat Palvelun tulee koko sopimuskauden olla vähintään tarjouspyynnön ja tarjouksen mukaista, koskien esimerkiksi palvelupisteen sijaintia ja aukioloaikoja. Kaikki toimintaan vaikuttavat muutokset tulee neuvotella etukäteen. 8 Sopimussakko Palvelupiste on esiteltävä tilaajan hyväksyttäväksi viimeistään kuukausi ennen palvelun alkua. Mikäli toimitilat eivät täytä tilaajan asettamia vaatimuksia tai palveluntarjoaja ei saa tiloja haltuunsa tarjouksessa ilmoittamanaan aikana, on tilaajalla oikeus lykätä sopimuksen voimaantuloa tai purkaa sopimus. Asianmukaisen palvelun aloittamisen viivästyessä palveluntuottajan maksettavaksi lankeaa sopimussakko, joka on euroa jokaista alkavaa viikkoa kohti, jolloin palvelu ei ole sovitun mukaista. Sopimussakko lankeaa maksettavaksi myös palvelun tilapäisestä keskeytymisestä. Pidempiaikainen palvelun keskeytyminen johtaa sopimuksen purkamiseen. 9 Löytötavaroiden noutaminen Löytötavaratoimiston tulee noutaa löydetyt tavarat tilaajan osoittamista noin noutopisteestä. Noutopisteiden määrä ja sijainti voi muuttua sopimuskauden aikana. Tilaajan tulee ilmoittaa muutoksista vähintään kuukautta ennen noutojen käynnistämistä. 10 Henkilöstön soveltuvuuden varmistaminen Löytötavaratoimiston tulee varmistaa työntekijöiden luotettavuus sekä riittävä pätevyys ja perehdytys, jotta palvelu voidaan toteuttaa löytötavaralainsäädännön ja sopimuksen mukaisesti. 2

3 11 Tietosuoja Palveluntuottaja ylläpitää tilaajan puolesta löytötavara-asetuksen 6 :n mukaista rekisteriä löytötavaroista ( löytötavararekisteri ). Niiltä osin kuin löytötavararekisteri sisältää henkilötietoja, sovelletaan tämän kohdan mukaisia ehtoja. Palveluntuottajan on informoitava tilaajaa kaikista tieto-turvaloukkauksista, jotka voivat vaarantaa löytötavararekisterissä olevien asiakkaiden tiedot, mukaan lukien EU:n yleisen tietosuojaasetuksen artiklassa 4(12) tarkoitetut henkilötietojen tietoturvaloukkaukset. Palveluntuottajan on: (i) käsiteltävä henkilötietoja ainoastaan tilaajan lukuun ja tämän sopimuksen mukaisesti; (ii) noudatettava voimassaolevaa tietosuojaa koskevaa lainsäädäntöä, mukaan lukien soveltuva Euroopan Unionin ja kansallinen tietosuoja-lainsäädäntö (yhdessä Tietosuojasäännökset ); (iii) noudatettava henkilötietojen käsittelyssä tilaajan antamia ohjeita, paitsi jos ja siinä määrin kuin pakottavassa Euroopan unionin tai kansallisessa lainsäädännössä toisin vaaditaan; (iv) ilmoitettava tilaajalle, jos se katsoo, että Yrityksen ohjeet ovat Tietosuojasäännösten vastaisia. (v) varmistettava, että henkilöt, jotka käsittelevät henkilötietoja, ovat sitoutuneet noudattamaan salassapitovelvollisuutta, tai heitä koskee asianmukainen lakisääteinen salassapitovelvollisuus; (vi) toteutettava kaikki Tietosuojasäännöksissä, mukaan lukien EU:n yleisen tietosuojaasetuksen voimassa ollessa sen 32 artiklassa, vaaditut tietoturvatoimenpiteet; (vii) autettava tilaajaa asianmukaisilla teknisillä ja organisatorisilla toimenpiteillä täyttämään tilaajan velvollisuuden vastata pyyntöihin, jotka koskevat Tietosuojasäännöksissä, mukaan lukien EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen voimassa ollessa sen III luvussa, säädettyjen rekisteröityjen oikeuksien käyttämistä; (viii) autettava tilaajaa varmistamaan, että Tietosuojasäännöksissä, mukaan lukien EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen voimaantulon jälkeen sen artiklassa, säädettyjä tilaajan velvollisuuksia noudatetaan; (ix) sitouduttava poistamaan, sen jälkeen, kun tämä sopimuksen ja sopimuksen 24 kohdassa mainittu siirtymäaika ovat päättyneet ja henkilötiedot on kohdan 24 mukaisesti siirretty uudelle palveluntuottajalle, kaikki löytötavararekisterissä olevat henkilötiedot ja poistamaan olemassa olevat jäljennökset, paitsi jos ja siinä määrin kuin pakottavassa Euroopan unionin tai kansallisessa lainsäädännössä vaaditaan säilyttämään henkilötiedot; ja (x) saattamaan tilaajan saataville kaikki tiedot, jotka ovat tarpeen tässä sopimuksessa sovittujen ja Tietosuojasäännöksissä säädettyjen velvollisuuksien noudattamisen osoittamista 3

4 varten, sekä sallimaan tilaajan tai tilaajan valtuuttaman auditoijan suorittamat tarkastukset ja osallistumaan niihin Mitään löytötavarareisiterissä olevia henkilötietoja ei saa siirtää EU-/ETA-alueen ulkopuolelle, eikä niihin saa olla pääsyä EU-/ETA-alueen ulkopuolelta, ellei tilaaja ole sitä nimenomaisesti kirjallisesti etukäteen hyväksynyt. Jos henkilötietoja siirretään EU-/ETA-alueen ulkopuolelle eikä toisin ole kirjallisesti sovittu, palveluntuottajalla (tai kolmannella osapuolella, jolle tieto siirretään) on velvollisuus allekirjoittaa voimassa olevien Euroopan komission hyväksymien mallisopimuslausekkeiden (Mallisopimuslausekkeet henkilötietojen siirtoa varten kolmansiin maihin sijoittautuneille henkilötietojen käsittelijöille) mukainen erillinen sitoumus tilaajan hyväksymällä tavalla. Jos mallisopimuslausekkeet muuttuvat, palveluntuottaja (tai kolmas osapuoli, jolle tieto on siirretty) on velvollinen allekirjoittamaan sitoumuksen uudelleen muutetussa muodossa. Tilaaja voi antaa palveluntuottajalle lisäohjeita henkilötietojen käsittelystä ja palveluntuottajan tulee noudattaa näitä ohjeita, ellei pakottavasta lainsäädännöstä muuta johdu. 12 Vakuudet Palveluntuottaja asettaa HSL:lle tämän sopimuksen mukaisten velvollisuuksiensa täyttämiseksi suuruisen pankkitalletuksen, pankin tai vakuutusyhtiön omavelkaisen takuun taikka muun hyväksyttävän vakuuden tai järjestelyn viimeistään kaksi (2) kuukautta ennen sopimuskauden alkua ja sen on oltava voimassa vähintään yksi (1) kuukausi palvelun aloittamisen jälkeen. Vakuusasiakirjat tulee toimittaa HSL:lle. 13 Korvausten pidättäminen ja kuittaus Tilaajalla on oikeus palveluntuottajaa enempää kuulematta pidättää palveluntuottajan korvaussaatava kokonaan tai osaksi tai käyttää sitä niiden sopimussakko-, vahingonkorvaus- tai muiden saataviensa kuittaamiseen, joita voi aiheutua, jos palveluntuottaja rikkoo sopimusta. 14 Vahingonkorvaus Palveluntuottajan ja tilaajan välinen vahingonkorvausvelvollisuus määräytyy JYSE 2014 ehtojen mukaan. Korvattavaksi tulevat ainoastaan välittömät vahingot, ellei vahinkoa ole aiheutettu tahallisesti tai törkeällä tuottamuksella, rikottu salassapitovelvoitetta tai loukattu immateriaalioikeuksia. Palveluntuottaja selvittää ja vastaa asiakkaiden löytötavarapalveluun kohdistamista vaatimuksista. HSL ei missään olosuhteissa ole vahingonkorvausvelvollinen palveluntuottajan asiakkaille mahdollisesti aiheuttamista vahingoista. 4

5 15 Sopimuksen muuttaminen ja siirtäminen Kaikista sopimusmuutoksista sovitaan kirjallisesti sopijapuolten kesken. Sopimusta ei saa siirtää kolmannelle ilman toisen sopijapuolen kirjallista suostumusta. 16 Sopimusasiakirjojen muutokset Sopimuksessa ja sen liiteasiakirjoissa kirjattuja sopimusehtoja ja menettelytapoja voidaan sopimuskauden aikana tarvittaessa muuttaa joko sopimuksen kirjallisella tarkistuksella tai vähäisten muutosten osalta molempien osapuolten allekirjoittamilla hyväksymispöytäkirjoilla. Nämä sopimustarkistukset ja hyväksymispöytäkirjat tulee liittää alkuperäiseen sopimukseen. 17 Erimielisyydet Sopimuksen pätevyyttä, tulkintaa ja soveltamista koskevat erimielisyydet pyritään ensisijaisesti ratkaisemaan sopijapuolten välisin neuvotteluin. Mikäli tämä ei johda sopijapuolia tyydyttävään lopputulokseen, ratkaistaan erimielisyydet Helsingin käräjäoikeudessa. Tähän sopimukseen sovelletaan Suomen lakia. 18 Asiakaspalautteiden käsittely Palveluntoimittajalla tulee olla käytössään maksuton asiakaspalautejärjestelmä. Palveluntuottajan on vastattava asiakaspalautteisiin kohtuullisessa ajassa ja raportoitava asiakaspalautteista tilaajalle. 19 Yhteistyö ja raportointi Palveluntuottajan ja tilaajan välillä järjestetään yhteistyötapaamisia säännöllisesti ja tarpeen mukaan. Yhteistyötapaamisissa käsitellään muun muassa tarjouspyynnössä määritellyt palveluntuottajan toimittamat raportit, asiakaspalautteet ja reklamaatiot. 20 Reklamaatioiden käsittely Tilaaja ja palveluntuottaja reklamoivat, mikäli toisen osapuolen menettely ei ole sopimuksen mukaista. Mikäli reklamaatio koskee palvelun keskeytymistä, olennaista virheellisyyttä tai muuta sen kaltaista tilaajalle erityisen tärkeää seikkaa, palveluntarjoajan on vastattava tilaajalle mielellään samana, mutta viimeistään reklamaation tekemistä seuraavana työpäivänä. Vastauksessa on ilmoitettava, miten ja missä aikataulussa palvelussa oleva virhe korjataan ja/tai miten sen seuraamukset korvataan. Mikäli reklamaatio koskee muuta seikkaa, palveluntarjoajan on vastattava reklamaatioon viimeistään neljän työpäivän kuluessa sen tekemisestä. Vastauksessa on ilmoitettava edellä mainitut korjaavat ja/tai korvaavat toimenpiteet ja niiden aikataulu. 5

6 21 Sopimuksen irtisanominen Tilaajalla on oikeus irtisanoa sopimus kesken sopimuskauden, mikäli palveluntuottaja muuttaa hintoja, kaupallisia ehtoja tai palvelun sisältöä sopimuksen vastaisesti tai muutoin rikkoo sopimusvelvoitteitaan. Sopimus voidaan tällöin irtisanoa viimeistään kolme (3) kuukautta ennen haluttua päättymisajankohtaa tehdyllä kirjallisella irtisanomisilmoituksella. 22 Sopimuksen purkaminen Tämä sopimus voidaan purkaa, jos jompikumpi sopijapuoli olennaisesti rikkoo sopimusvelvoitteitaan ja rikkomuksen luonne huomioon ottaen toisen sopijapuolen kannalta olisi kohtuutonta jatkaa sopimusta. Sopimus voidaan purkaa myös, jos toinen sopijapuoli olennaisesti rikkoo sopimusvelvoitteitaan eikä kohtuullisessa ajassa (30 päivää) kirjallisesta huomautuksesta korjaa laiminlyöntiään. Olennaisena sopimusrikkomuksena pidetään esimerkiksi reklamaatioista huolimatta toistuvia viivästys- ja virhetilanteita. Tilaajalla on oikeus purkaa sopimus, jos palveluntuottajan tai palveluntuottajan alihankkija on laiminlyönyt verojen tai lakisääteisten eläkevakuutusmaksujen maksamisen tai jos palveluntuottaja ei toimita tilaajan niin pyytäessä määräajassa edellä mainittujen maksujen maksamista koskevia selvityksiä. Ennen sopimuksen purkamista tilaajan tulee kirjallisesti huomauttaa palveluntuottajaa laiminlyönnistä ja ilmoittaa sopimuksen purkamisen uhasta, ellei laiminlyöntiä korjata tilaajan vaatimassa kohtuullisessa ajassa. Tilaajalla on oikeus purkaa sopimus, jos palveluntuottaja nostaa asiakkaiden maksettavaksi tulevia hintoja nopeammin, kuin mitä kuluttajahintaindeksi nousee. Jos palveluntuottaja joutuu konkurssiin, saneerausmenettelyyn, selvitystilaan tai muutoin sellaisiin taloudellisiin vaikeuksiin, että on syytä olettaa sopimusvelvoitteiden täyttämisen vaarantuvan, tilaajalla on oikeus purkaa sopimus välittömin vaikutuksin kokonaan tai määrätyiltä osin ilmoittamalla siitä kirjallisesti palveluntuottajalle. Kummallakin sopijapuolella on oikeus purkaa sopimus, jos sopimuksen täyttäminen tulee ylivoimaisen esteen takia mahdottomaksi tai viivästyy olennaisesti. 23 Sopimusasiakirjat Sopimusasiakirjat ovat seuraavat: 1) tämä sopimus nro 2) tarjouspyyntöasiakirjat liitteineen ja täydennysasiakirjoineen (liite 1) 3) Julkisten hankintojen yleiset sopimusehdot palveluhankinnoissa (JYSE 2014 PALVELUT) (liite 2) 6

7 4) tarjousasiakirjat liitteineen (liite 3) Tulkinnat tehdään noudattaen edellä lueteltua sopimusasiakirjojen pätevyysjärjestystä, mikäli asiakirjat ovat ristiriidassa keskenään. Palvelun toteuttamisessa noudatetaan tässä sopimuksessa ja sen liitteissä vahvistettuja periaatteita sekä hankintaryhmän erikseen antamia ohjeita. 24 Sopimuksen voimassaolo Sopimus on voimassa kolme (3) vuotta siten, että sopimuksen mukainen palvelu alkaa ja perussopimuskausi päättyy Tämän lisäksi tilaajalla on mahdollisuus käyttää yhteensä enintään yksi (1) optiovuosi. Optiovuoden käytöstä on päätettävä ennen perussopimuskauden päättymistä. Sopimus päättyy ilman erillistä irtisanomista. Sopimuksen päätyttyä tilaajalta ei enää toimiteta uutta löytötavaraa palveluntuottajalle, mutta palveluntuottaja sitoutuu huolehtimaan sopimuskauden aikana saapuneista tavaroista lainmukaisen säilytysajan (3 kuukautta) ja palvelemaan asiakkaita, ellei tilaajan kanssa muuta sovita tavaroiden siirtämisestä uuden palveluntuottajan tiloihin. Tällöin myös rekisteritiedot kyseisistä tavaroista tulee toimittaa uudelle palveluntuottajalle. 25 Allekirjoitukset Tätä sopimusta on tehty kaksi (2) samasanaista kappaletta, yksi kummallekin osapuolelle. Helsingissä, XX. kuuta 2017 Helsingin seudun liikenne -kuntayhtymä (HSL) toimitusjohtaja osaston johtaja Löytötavaratoimisto 7

8 toimitusjohtaja LIITTEET 23 :n mukaan 8