TUOTETYYPIT JA PÄÄRYHMÄT

Transkriptio

1 TUOTETYYPIT JA PÄÄRYHMÄT 1

2 Sisällys YLEISTÄ TÄSTÄ OSIOSTA... 4 PÄÄRYHMIEN KÄSITTELY... 5 YLEISTÄ... 5 MIKSI LUODA PÄÄRYHMÄT?... 6 PÄÄRYHMIEN HALLINTARUUTU... 7 PÄÄRYHMÄN LISÄÄMINEN JA MUUTTAMINEN... 8 PÄÄRYHMÄN HAKUTOIMINTO... 9 TUOTERYHMIEN TARKENNETTU JAKO PÄÄRYHMIIN AKTIIVISTEN TUOTTEIDEN PÄÄRYHMÄTIEDON PÄIVITTÄMINEN, KUN RYHMITTELYJÄ MUUTETTU HINNOITTELUKERTOIMEN KÄYTÖN VALITSEMINEN PÄÄRYHMILLÄ TUOTTEEN OHJAAMINEN POIKKEAVAAN PÄÄRYHMÄÄN PÄÄRYHMÄN KERTOIMIEN PÄIVITTYMINEN TUOTERYHMÄLLE PÄÄRYHMITTELYN TEKO JA TUOTERYHMIEN LINKITTÄMINEN PÄÄRYHMÄRUUDULTA PÄÄRYHMÄN JA TUOTERYHMÄN MUUTTUMISEN ESTÄMINEN TUOTEKOHTAISESTI TUOTETYYPPIEN HALLINTA TUOTETYYPPIEN KÄYTTÖ YLEISESTI TUOTETYYPPIEN HALLINTARUUTU TUOTETYYPPIEN LISÄÄMINEN TUOTETYYPIN TIETOJEN MUUTTAMINEN TUOTETYYPIN LISÄMÄÄRITYSTEN ASETTAMINEN APUVALIKON TOIMINNOT TUOTETYYPPIEN KOHDALLA OLTAESSA USEIDEN TUOTETYYPPIEN MUUTTAMINEN KERRALLA TUOTETYYPPIEN RAJAAMINEN VIIMEISELLÄ MUUTOSPÄIVÄLLÄ TUOTETYYPPIEN KÄSITTELY SUORAAN MYYNTI- JA TUOTTEIDEN HALLINTATOIMINNOISSA YLEISTÄ TUOTETYYPIN PERUSTAMINEN KOHDALLA OLEVAN TUOTTEEN POHJALTA TUOTETYYPIN TUOTTEET TUOTTEIDEN HALLINNASSA VARASTOSALDOINEEN HINNOITTELUTUOTTEEN VAIHTAMINEN USEILLE TUOTETYYPEILLE KERRALLA VASTAAVIEN TUOTTEIDEN PRIORITEETIN NOSTAMINEN KERRALLA VALITUILLE TUOTTEILLE TUOTETYYPPIEN LUENNASSA TILAUSKIELTOON MERKINTÄ, AJETTAESSA KORVAAVIA TUOTTEITA TUOTETYYPPIEN MUUTOSAJOT TUOTETYYPPIEN HALLINNAN LISÄTOIMINNOT YLEISTÄ TUOTETYYPPIEN KÄYTTÖÖNOTTO- PANEELIN TOIMINNOT TUOTETYYPPIEN HUOLTO- PANEELIN TOIMINNOT TIETOJEN VALMISTELU TUOTETYYPPEJÄ KÄYTTÄVÄN TILAUKSEN KÄYTTÖÖN PÄÄRYHMÄN MÄÄRITTÄMINEN USEILLE TUOTETYYPEILLE KERRALLA TUOTETYYPIN TILAUSKIELTO TUOTETYYPIN PRIORISOINTI OSTOHINNAN MUKAISEKSI TUOTTEIDEN TILAUSTAVAN OLETUKSEN ASETTAMINEN HINNOITTELUTUOTE- KÄSITTELY TUOTETYYPIN TYYPPIKOODIN VAIHTAMINEN, TUOTETYYPPIEN YHDISTÄMINEN TUOTETYYPIN TYYPPIKOODIN VAIHTAMINEN VAPAASTI

3 TUOTETYYPIN TYYPPIKOODIN VAIHTAMINEN TIETYN LIITETYN TUOTTEEN KOODIKSI KAHDEN TUOTETYYPIN YHDISTÄMINEN MYYNTITOIMINTOJEN TUOTETYYPPIKÄSITTELYT YLEISTÄ VASTAAVAT TUOTTEET TUOTELISTALLA KELTAISELLA TAUSTALLA TUOTETYYPPIVALINNASTA USEIDEN TUOTTEIDEN HAKU KERRALLA VASTAAVIEN TUOTTEIDEN NÄYTTÖJÄRJESTYKSEN VALITSEMINEN VASTAAVILLE TUOTTEILLE KÄYTETTÄVIEN TAUSTAVÄRIEN VALINNAT HAETTAESSA USEITA TUOTTEITA, TUOTETYYPPIVALINTA JOKAISELLE VASTAAVIEN TUOTTEIDEN HAUSSA NÄKYVIEN TIETOJEN MÄÄRITTÄMINEN HÄLYTYSRAJOJEN ASETTAMINEN TUOTERUUDULLA TUOTETYYPIN RAJOILLE TUOTETYYPPIEN HYLLYPAIKAN KÄSITTELY HYLLYPAIKAN MUUTTAMINEN KOKO TUOTETYYPILLE KERRALLA TUOTETYYPPIEN KÄSITTELYN ERIKOISTOIMINTOJA RINNAKKAISTUOTETYYPPIEN KÄSITTELY NIMIEN JA HYLLYPAIKKOJEN PÄIVITTÄMINEN TUOTETYYPIN TUOTTEILLE TUOTEVERTAILUJEN TALLENTAMINEN STANDARDIMUOTOON TUOTETYYPPIEN LUKEMINEN TIEDOSTOISTA YLEISTÄ VERTAILUPALVELUSTA LADATTAVIEN VERTAILUJEN KÄSITTELY POIKKEAVIEN TOIMITTAJANUMEROIDEN KÄYTTÖ TUOTEVERTAILUJEN LUENNASSA MUIDEN KUIN VAKIOMUOTOISTEN VERTAILUJEN AJAMINEN TUOTETYYPPIEN PERUSTAMISESSA HUOMATTAVAA HÄLYTYSRAJAN JA HYLLYPAIKAN SIIRTYMINEN TUOTTEELTA TUOTETYYPILLE

4 YLEISTÄ TÄSTÄ OSIOSTA Tämä ohjekansion osio keskittyy varaosakaupan toimintoihin ja niistä erityisesti tuotetyyppeihin ja pääryhmiin. Osio koskee näin ollen ensisijaisesti varaosa- ja konekauppaa tekeviä yrityksiä. Lisäksi osiossa on mukana joitakin muita näihin liittyviä toimintoja. Koska korjaamotoiminnassa voidaan usein toimia ilman vastaavien tuotteiden ja pääryhmittelyn käyttöä, voidaan tämä osio korjaamokäytössä mahdollisesti ohittaa, ainakin käytön alkuvaiheessa. Kuitenkin myös korjaamo voi luonnollisesti hyödyntää näitä toimintoja. 4

5 PÄÄRYHMIEN KÄSITTELY YLEISTÄ Pääryhmät ovat yrityksen oma vapaa ryhmittely tuotteille. Se on samalla tuoteryhmittelyn ylin taso. Seuraava esimerkki havainnollistaa miten pääryhmittely selkiyttää tuotteiston käsittelyä ja raportointia. Pääryhmän toimintaperiaate on selostettu myös ohjeen Yleistä- osiossa. PÄÄRYHMÄ 1 Pakoputkistot Tuoteryhmä XXX Pakoputket Valmistaja X Tuoteryhmä YYY Pakoputket Valmistaja Y Tuoteryhmä ZZZ Pakoputken jatkeet Valmistaja X Tuoteryhmä BBB Pakoputken tiivisteet Valmistaja E PÄÄRYHMÄ 2 Iskunvaimentimet PÄÄRYHMÄ 3 Tuoteryhmä AAA Iskunvaimentimet Valmistaja X Tuoteryhmä CCC Kaasuiskunvaimentimet Valmistaja Y Tuoteryhmä DDD Sport iskunvaimentimet Valmistaja X Pääryhmittelyn tekee normaalisti aina yritys itse, eli sitä ei saada valmiina ohjelman mukana. Tämä on seurausta siitä että ryhmittely riippuu paljon yrityksen omista tarpeista. Kukin yritys haluaa säilyttää raportoinnissaan ja alennuspolitiikassaan vapaat kädet, jonka takia ryhmiä ei yleensä voida kopioida yrityksestä toiseen. Kun ryhmittely tehdään itse, sen sisältö myös tunnetaan 100%:sti, joka on tärkeää jotta ryhmiä tulee käytettyä tehokkaasti. Pääryhmittelyn teko ei ole järjestelmässä pakollista, sillä ilman sitäkin tullaan toimeen, mutta sen tekemisestä on paljon apua mm. seuraavissa suhteissa: myyntiraportit huomattavasti helpompi lukea kun saadaan raportti rajattuna helpommin koko pääryhmästä. Ei siis tarvitse rajata usealla maahantuojien tuoteryhmällä yksi kerrallaan tietojen pitäminen yllä helpompaa, esimerkiksi hinnoittelukertoimia ja minimikateprosentteja voidaan pitää yllä pääryhmällä ja päivittää prosentti helposti kaikille siihen kuuluville tuoteryhmille voidaan käyttää hyväksi pääryhmälle määrättäviä lisätoimintoja kuten tilauskauden määrittelyä (kausiluontoiset tuotteet) ja varoitusta jos ollaan tilaamassa tuotteita jotka eivät ole kiertäneet. monet yritykset käyttävät pääryhmiä myös asiakasalennusten määrittelemisessä. Voidaan määritellä alennus joka tulee kerralla kaikille pääryhmään kuuluville tuotteille. inventoinnissa on helppo rajata inventointilistoille esimerkiksi kaikki akut, sen sijaan että joudutaan rajaamaan jokaisen toimittajan akut erikseen, tuoteryhmänsä mukaan 5

6 MIKSI LUODA PÄÄRYHMÄT? Pääryhmien käyttö ei ole itsestään selvää ohjelman käytössä. Monet käyttävät ohjelmaa ilman pääryhmittelyä, ja näin ohitetaan yksi suhteellisen työläs vaihe tietojen syöttämisvaiheessa. Pääryhmittely tuo kuitenkin mukanaan paljon mahdollisuuksia ja hyötyjä, joista tässä muutama esimerkki. Tuotteita voidaan hinnoitella pääryhmätasolla, esimerkiksi asiakkaille sama alennus kaikista pakoputkista, ja kaikkien pääryhmien myyntihinnat voidaan puolestaan laskea esimerkiksi kaavalla ostohinta * 1,5. Pääryhmittelyn avulla saadaan selkeä raportti, paljonko on myyty esimerkiksi pakoputkia tai iskunvaimentimia, ilman kaikkien eri tuoteryhmien myyntilukujen yhdistelemisestä Inventaariota tehtäessä voidaan ottaa inventointilista helposti esimerkiksi kaikista sisälämmittimistä, ilman että joudutaan miettimään, missä kaikissa tuoteryhmissä näitä tuotteita on, ja ottamaan useita eri listoja tai rajauksia Tuotteita voidaan hakea ja käsitellä eri tilanteissa pääryhmän avulla Myyntiruudun ryhmittäinen haku toiminnon avulla voidaan pääryhmittelyn ollessa tehtynä helposti hakea tuotteita, esimerkiksi hakupuun avulla selata suodattimet suodattimet bosch tapaan, ilman että tarvitsee esimerkiksi muistaa tuoteryhmien numeroita ulkoa tai käyttää ylimääräisiä hakuruutuja. Saadaan selkeät raportit, paljonko esimerkiksi pakoputkien varastonarvo on, ja varastonarvoja voidaan seurata pääryhmittäin. Ilman pääryhmiä seuranta on hankalampaa tietojen yhdistelemistä Tarkat hyödyt ovat yrityskohtaisia, mutta näistä asioista lähtevät liikkeelle yleensä syyt tehdä pääryhmittely. Ohjelman eri toimintojen avulla se on kuitenkin suhteellisen nopeaa. Koska ei ole olemassa montaa täsmälleen samoja tuotteita myyvää ja samoja toimittajia käyttävää yritystä, joka haluaisi ryhmitellä tuotteet samalla tavalla, on pääryhmittely yleensä tehtävä yrityskohtaisesti. Vaikka alussa tiedot olisivatkin yhdenmukaiset, eroja alkaa tulla tietojen ylläpidovaiheessa, jonka vuoksi niiden keskitetty ylläpito ei ole yleensä mahdollista. Toimittajilta kun tulee uusia tuoteryhmiä monesti kuukausittain. Tiettyjä malleja pääryhmitelyyn voi tarvittaessa kysyä ohjelmistotuesta lisäpalveluna, mutta mahdolliset valmiit ryhmäjaottelut ovat luonnollisesti maksullista palvelua. Ne voi kuitenkin tehdä maksutta itse kohtuullisella työllä. 6

7 PÄÄRYHMIEN HALLINTARUUTU Pääryhmien hallintaruutu avataan päävalikon välilehdeltä Tiedot, kohdasta Pääryhmät. Pääryhmiä voidaan rajata yläreunan rajauksin mm. toimittajalla, koodilla ja nimellä. Rajatut pääryhmät näkyvät rajausten alla. Pääryhmän tiedot voidaan avata kaksoisnapsauttamalla sitä. Kohdassa Pääryhmään kuuluvat tuoteryhmät näkyvät tuoteryhmät, jotka kuuluvat pääryhmään. Normaalisti tuoteryhmät liitetään pääryhmiin aina niiden seurantaryhmän perusteella. Tuoteryhmää kaksoisnapsauttamalla voidaan avata kyseisen tuoteryhmän tietoruutu. Kun ryhmittelyä laitetaan kuntoon, ei siis välttämättä tarvitse poistua välillä pääryhmäruudulta ja mennä erikseen tuoteryhmien hallintaruudulle. Niiden alla tulevat mahdolliset poikkeukset, eli tuoteryhmät jotka kuuluvat pääryhmään siten, että tuoteryhmän pitää kuulua sekä tiettyyn seurantaryhmään että tiettyyn alennusryhmään (kaksoisehto). Uuden pääryhmän perustaminen perustaminen tapahtuu alareunen Uusi- F3 toiminnolla sekä ryhmän tietojen avaaminen Tiedot F4 painikkeella (tai kaksoisnapsauttamalla suoraan pääryhmää). Alareunasta voidaan myös poistaa pääryhmä. Painikkeella Päivitä rajattujen pääryhmien tuoteryhmille pääryhmän hinnoittelutiedot, voidaan päivittää kerralla hinnoittelutiedot usean pääryhmän osalta niihin kuuluville tuoteryhmille. 7

8 PÄÄRYHMÄN LISÄÄMINEN JA MUUTTAMINEN Kun pääryhmäruudulta käynnistetään uuden pääryhmän perustaminen tai avataan vanha, avautuvan Pääryhmän muuttaminen- ruudun tiedot ovat seuraavat: Pääryhmän koodi ja nimi, joka voidaan valita vapaasti. Ryhmänumeroiden valinnassa on todettu hyväksi tehdä numerointi niin, että väliin mahtuu tarvittaessa numeroita. Esimerkiksi aloitetaan ryhmittely numeroilla 100,200,300, jotta voidaan myöhemmin perustaa väliin ryhmiä 101, 102 jne. Pääryhmän toimittaja. Pääryhmälle pitää aina valita toimittaja, mutta suositus on aina YLEINEN. Toimittajan määrittämismahdollisuus tarkoittaa, että periaatteessa on mahdollista perustaa sama pääryhmäkoodi usealle toimittajalle. Tätä ei kuitenkaan suositella, vaan pääryhmät kannattaa perustaa toimittajalle YLEINEN. Minimikate. Kun tämä minimikate määritellään pääryhmälle, se on helppo siirtää kaikille pääryhmään kuuluville tuoteryhmille. Hinnoittelukate, eli hinnoittelukerroin. Kun se määrätään tässä, se on helppo siirtää kaikille pääryhmään kuuluville tuoteryhmille. Pystysuunnassa avautuvalla välilehdellä Lisätiedot ovat lisäksi seuraavat tiedot: 8

9 Tilauskaudella voidaan määrätä, että pääryhmän tuotteita tilataan esimerkiksi vain syyskuusta tammikuuhun. Näin tuotteilta ei tarvitse nollata hälytysrajoja siksi jaksoksi, kun niitä ei haluta tilata. Maksimi varastoaika on kuukausia, esimerkiksi 12 tai 24 kk. Kun tuotetta tilataan hälytysrajojen perusteella, ja tuotteen edellisestä ostokerrasta on kulunut yli 12 kk, ohjelma näyttää tähden varoituksena, että tuote ei kierrä ja sitä ei ehkä kannata pitää varastossa. Tullinimikkeellä ei ole ohjelmassa erityiskäsittelyä, se on muistiinpano- tyyppinen tieto. Näiden alapuolella näkyvät mitkä tuoteryhmät tällä hetkellä kuuluvat tähän pääryhmään. Jos päällä on asetus Tuotteiden pääryhmälinkitys, lisäksi näkyy kohta Seutanraryhmän ja alennusryhän perusteella kuuluvat. Ne ovat tuoteryhmiä, jotka eivät kuulu kokonaisuudessaan pääryhmään, vaan ainoastaan tietystä seurantaryhmästä ne tuotteet, joiden alennusryhmä on myös tietty. PÄÄRYHMÄN ASIAKASRYHMÄKOHTAISET JA ASIAKASKOHTAISET ALENNUKSET Alareunassa näkyvät pääryhmälle määritellyt asiakas- ja asiakasryhmäalennukset, ja siinä niitä voi myös lisätä ja poistaa. Asiakasalennuksen voi myös avata muuttamista varten kaksoisnapsauttamalla sitä. PÄÄRYHMÄN HAKUTOIMINTO Esimerkiksi tuoteryhmienhallintaruudulla pääryhmää voidaan hakea hakutoiminnolla. Tässä toiminnossa voidaan rajata toimittajalla, koodilla ja nimellä. 9

10 TUOTERYHMIEN TARKENNETTU JAKO PÄÄRYHMIIN KÄYTTÖTARKOITUS Tuoteryhmä 100 Suodattimet Alennusryhmä 1 Alennusryhmä 2 Pääryhmä edulliset suodattimet Pääryhmä kalliimmat suodattimet Pääryhmä 200 Pakoputkistot Alennusryhmä 1 Alennusryhmä 2 Pääryhmä edulliset pakoputket Pääryhmä kalliimmat pakoputket Kun jaetaan tuoteryhmiä pääryhmiin, halutaan joskus sama tuoteryhmä jakaa alennuskoodeittain eri pääryhmiin. Eli jos toimittajalla on olemassa erikseen tuote- ja alennusryhmät, pitää niiden jatko tehdä tarkasti, koska ostoalennukset poikkeavat, ja eri tuoteryhmät ehkä hinnoitellaan eri kateprosentilla. Tämä tulee erityisesti tarpeen jos käytetään omahinnoittelua eli lasketaan myyntihinnat ostohinnasta. Esimerkki: tuoteryhmän tuotteilla 014 on alekoodeja 31 ja 79. Yhdistelmä 014 ale 31 voidaan haluta kohdistumaan pääryhmään 100 ja yhdistelmä 014- ale 79 pääryhmään 101. Mikäli asiakasalennukset ja katehinnoittelu menevät pääryhmien perusteella, ei voida suoraan määrätä että tuoteryhmän 014 tuotteille annettaisiin sama alennus, tai että hinta laskettaisiin samalla katteella, koska siitä saadaan toimittajalta siis eri alennus. Toisaalta: vaikka alennus on sama, ei ole aina järkevää hinnoitella tuotteita samalla katteella asiakkaille. Näissä tapauksissa voidaan jako pääryhmiin tehdä tällaisen linkitystaulukon avulla. Linkitystaulukko voidaan tehdä vain poikkeustapauksista, joissa siis samaan tuoteryhmään kuuluu useita alennusryhmiä. Käyttöesimerkki: Toimittajalla on alennusryhmän 1 alennuksena 20 % ja alennusryhmän 2 alennuksena 40 %. Suodattimilla on tuoteryhmä 100 suodattimet, ja osalla tuotteista on alennusryhmä 1 ja osalla 2. Koko suodatin-ryhmää ei siis voida liittää pääryhmään, koska tällöin asiakkaat saisivat kaikista saman alennuksen. Tällöin määritellään, että tuoteryhmä 100 / alennusryhmä 1 ohjataan tiettyyn pääryhmään ja tuoteryhmä 100 / alennusryhmä 2 taas toiseen pääryhmään. Näistä asiakkaille annetaan sitten erilaiset alennukset, ja myös hinnoittelukertoimet voidaan määrätä erikseen. 10

11 TIETOJEN SYÖTTÄMINEN Poikkeavat linkitykset syötetään pääryhmien hallinnassa. Toiminto laitetaan päälle kohdasta Yleiset asetukset Tuotteet Tuotteiden pääryhmälinkitys. Tällöin pääryhmäruudulla on näkyvissä osio Seurantaryhmän ja alennusryhmän perusteella kuuluvat. Näitä voidaan muokata Muokkaa- näppäimellä, jolloin avautuu ylemmässä kuvassa näkyvä ruutu Tuoteryhmien liittäminen pääryhmiin. Tällä ruudulla voidaan lisätä linkityksiä (F3) tai muuttaa niitä (F4). Sekä poistaa painikkeella Poista valittu liitos. Nämä ryhmittelyt ohittavat normaalit tuoteryhmien ryhmittelyt pääryhmiin. Ruudulla voidaan rajata esimerkiksi tietyn toimittajan linkitykset toimittajanumerolla ja Rajaa painikkeella. Tai katsoa mihin pääryhmiin tietty seurantaryhmä on linkitetty, syöttämällä seurantaryhmä rajaamalla. AKTIIVISTEN TUOTTEIDEN PÄÄRYHMÄTIEDON PÄIVITTÄMINEN, KUN RYHMITTELYJÄ MUUTETTU Tuotteiden hallinnassa, alareunan painikkeen Lisätoiminnot alla on toiminto Päivitä kaikkien aktiivisten tuotteiden pääryhmätieto. Tämä on syytä ajaa aina kun tuoteryhmiä on vaihdettu uusiin pääryhmiin, perustettu uusia pääryhmiä tai muissa tilanteissa kun ryhmittelyä on muutettu. Kullakin aktiivisella tuotteella on tiettyjä toimintoja varten tiedoissaan pääryhmä, jotta tietoa ei esimerkiksi tuotteiden hakuvaiheessa jouduta määrittelemään sen kautta, mihin tuoteryhmään tuote kuuluu, ja mihin pääryhmään tuoteryhmä on linkitetty. Tätä varten toimintoa tarvitaan ajoittain käyttää. Normaaleissa hinnastopäivityksissä ja tuotemuutoksissa tieto päivittyy, mutta se on suositeltavaa ajaa läpi esimerkiksi ennen inventaariota, jos se tehdään pääryhmittäin. Samoi jos eri pääryhmäraportteja ajetaan, esimerkiksi varaston arvoja pääryhmittäin, tämä ajo on syytä suorittaa. HINNOITTELUKERTOIMEN KÄYTÖN VALITSEMINEN PÄÄRYHMILLÄ 11

12 Pääryhmien hallinnassa voidaan kullekin pääryhmälle valita hinnoittelukertoimen käyttötapa erikseen. Vaihtoehtoina ovat Ei käytössä, Myyntihinta tai Myynti- ja tarjoushinta. Merkitys on, että näin tietyille pääryhmille voidaan määrätä hinnoittelutavaksi pääryhmän kertoimet, ja samaan aikaan tehdä hinnoittelu jonkin toisen toimittajan tuotteille tuoteryhmätasolla. Tarve on erityisesti nettohinnoittelua harjoittavien toimittajien tapauksessa, koska näiden hinnoittelu pitää erottaa muiden samassa pääryhmässä olevien muiden toimittajien hinnoittelusta. PÄÄRYHMÄTASOLLA HINNOITTELU KAHDELLA ERI KATEPROSENTILLA Pääryhmälle voidaan valita hinnoittelutavaksi myös sekä myyntihinta että tarjoushinta, joilla on eri kertoimet. TUOTTEEN OHJAAMINEN POIKKEAVAAN PÄÄRYHMÄÄN Tuotteelle voidaan käsitellä poikkeavaa pääryhmää, mm. sellaisten tuotteiden kanssa, joiden toimittajalta ei saada hinnastoa. Jos esimerkiksi yhdeltä toimittajalta hankitaan vain yksittäisiä tuotteita, eikä sille haluta perustaa täydellistä tuoteryhmittelyä, voidaan tuote liittää suoraan tiettyyn pääryhmään. Samoin tietyt tuotteet voidaan liittää poikkeavaan pääryhmään, kuin mihin niiden tuoteryhmä kuuluu. Näin saadaan ko. tuotteille käyttöön halutun pääryhmän asiakasalennukset, tuotteet oikean pääryhmän inventaariolistoille, ja raporteissa haluttuun pääryhmään. Tällöin kohdassa Yleiset asetukset Tuotteet Tuotekohtainen pääryhmän määrittäminen otetaan käyttöön pääryhmän määrittäminen tuotekohtaisesti. Jos ominaisuus on päällä, voi se hieman hidastaa esimerkiksi tuotteiden alennuksen hakua, joten asetus laitetaan päälle vain tarvittaessa. Tuotekohtaisesti poikkeava pääryhmä syötetään tietoruudulla, jossa painetaan hiiren oikeaa, ja valikosta Valitse pääryhmä manuaalisesti. Tällöin avautuu pääryhmän valintaruutu. Samalla kun pääryhmä valitaan, tuotteelle menee päälle automaattisesti valintaruksi Älä muuta pääryhmää automaattisesti. Näin pääryhmä ei jatkossa muutu tuoteryhmän mukaiseksi. Poikkeava pääryhmä vaatii, että tuote on aktiivinen, ja ohjelma muuttaa tarvittaessa automaattisesti tuotteen aktiiviseksi. PÄÄRYHMÄN KERTOIMIEN PÄIVITTYMINEN TUOTERYHMÄLLE Kun tuoteryhmä vaihdetaan uuteen pääryhmään, ohjelma kysyy Haluatko käyttää pääryhmän kertoimia. Näin tuoteryhmä saa hinnoittelukertoimensa ja minimikatteensa automaattisesti. 12

13 PÄÄRYHMITTELYN TEKO JA TUOTERYHMIEN LINKITTÄMINEN PÄÄRYHMÄRUUDULTA Tuoteryhmät voidaan liitää pääryhmiin tuoteryhmäruudulta sekä pääryhmien hallintaruudulta. Tuoteryhmien hallintaruudulta tämä tapahtuu valitsemalla liitettävät tuoteryhmät (sinisiksi), ja painamalla alareunan painiketta Linkitä pääryhmään. Pääryhmäruudulta tuoteryhmien linkittäminen pääryhmään tapahtuu linkitettyjen tuoteryhmien oikealta puolelta painikkeella Lisää. Tästä linkitys vouidaan myös poistaa. Jos esimerkiksi perustetaan pääryhmä Autolämmittimet, tallennetaan tämä ryhmä ensin, ja avataan se tallentamisen jälkeen. Tällöin voidaan syöttää Lisää- painikkeella siihen kuuluvat tuoteryhmät. Linkittämistä ei voi tehdä, ennen kuin ryhmä on siis olemassa. Lisäystoiminnolla voidaan lisätä kerralla useita tuoteryhmiä, valitsemalla niitä useita Ctrl tai Shift näppäimen avulla. PÄÄRYHMÄN JA TUOTERYHMÄN MUUTTUMISEN ESTÄMINEN TUOTEKOHTAISESTI Tuotteen tiedoissa voidaan valita hinnastopäivitystä varten valinta Ei muuteta pääryhmää automaattisesti. Tällöin jos tuote on määritelty tiettyyn pääryhmään, se ei muutu, vaikka tuotteen tuoteryhmä toimittajalla vaihtuisi. Samalla tavalla voidaan lukita myös tuoteryhmät omalla ruksillaan. Tämä valinta lukitsee sekä tuotteen alennus- että seurantaryhmän. Molemmat estovalinnat koskevat myös hintojen laskemista toiminnolla Osto- ja myyntihintojen laskenta, sekä Hintojen erikoislaskenta. Näitä valintoja käytetään erikoistarpeisiin, mm. jos on tehty toimittajien ryhmistä poikkeava oma tuoteryhmittely. 13

14 TUOTETYYPPIEN HALLINTA TUOTETYYPPIEN KÄYTTÖ YLEISESTI Ohjelmassa toisiaan vastaavat tuotteet voidaan linkittää ns. tuotetyypeiksi. Se on kattonimitys usealle samantyyppiselle tuotteelle. Nimitykselle on paljon synonyymejä, esim. vastaavat tuotteet korvaavat tuotteet vertailutuotteet Ohjelmassa käytetään nimitystä tuotetyyppi, koska nimitys "vastaavien tuotteiden ketju" tms. on moniselitteinen ja hankala sana. Ohjelmassa on huomioitu, että tuotteita voidaan ajatella myynnin kannalta sekä yksittäisinä tuotteina (jolla on aina yksi toimittaja) yhtenä tuotteena riippumatta siitä, keneltä toimittajalta tai minkä merkkisenä se on hankittu (=tuotetyyppi) Tuotetyyppien avulla yhdistetään yhdeksi tuotetyypiksi esimerkiksi eri toimittajien toisiaan vastaavat tuotteet, jotka muuten olisivat pelkästään erillisiä tuotteita. Tuotetyyppejä voidaan käyttää esimerkiksi myyntitapahtumissa. Tuotetyyppejä voidaan siis kuvata näin: Tuotetyyppi X "Etuputki Opel Corsa" Toimittajan 1 Tuote A Toimittajan 2 Tuote B Toimittajan 3 Tuote C Tuotetyyppien avulla voidaan automatisoida toimintaa sekä myynnissä sekä ostotoiminnassa. Myyntiruudussa vastaavat tuotteet saa näkyviin asetusten määräämänä joko aina tuotteen haussa tai erikseen F10 näppäimellä. Myös ostotilausruudulla sekä tuotteiden haku- ja hallintaruuduilla on sama F10 näppäimellä käynnistyvä toiminto. TUOTETYYPPIEN HALLINTARUUTU Tuotetyyppien hallintaruudulla voidaan selata, lisätä, muuttaa sekä poistaa tuotetyyppejä. Lisätoiminnot- välilehdellä voidaan puolestaan tehdä tuotetyyppien huoltoon ja tuotetyyppien laajamittaisempaan käyttöönottoon liittyviä toimintoja. Uusien tuotetyyppien lisääminen ja muokkaaminen onnistuvat esimerkiksi myyntiruudulta, mutta esimerkiksi koko tuotetyypin poistaminen tehdään aina tämän ruudun kautta. Toiminto käynnistetään Tiedot välilehden kohdasta Tuotetyypit. Tuotetyyppejä voidaan ruudulla rajata mm. tyyppikoodin, nimen sekä myyntihinnan perusteella. Lisäksi voidaan rajata mm. viimeksi muutettuja tai pääryhmän mukaan, jos ne on ajettu tuotetyypeille. 14

15 Ruudun alareunassa näkyvät kuhunkin tuotetyypiin kuuluvat tuotteet. Siellä niiden tietoja voidaan käsitellä hiiren oikean näppäimen avulla tai funktionäppäimillä. Yleisin hakutoiminto ruudulla on painike Etsi tuotekoodilla (F2). Tällöin syötetään tuotekoodi ja toimittajanumero, ja ohjelma siirtyy sen tuotetyypin kohtaan, josta tuote löytyy. Toimittajanumeroa ei ole pakollista antaa, jolloin siirrytään ensimmäiseen tuotetyyppiin, josta tuotekoodi löytyy. Ruudun alareunasta voidaan lisätä, muuttaa ja poistaa tuotetyyppejä sekä muuttaa useita kerralla. Voidaan myös nostaa valituissa (eli värjätyissä) tuotetyypeissä tietyn toimittajan tuotteet prioriteetiltään ykköseksi, jolloin saadaan ohjelma tilaamaan niitä oletuksena. TUOTETYYPPIEN LISÄÄMINEN Lisää -painike (F3) hallintaruudulla avaa tuotetyypin lisäämisruudun. Ruudun Liitä tuote -painikkeella liitetään tuotetyyppiin halutut tuotteet. Tämä on normaalisti ensimmäinen vaihe tuotetyypin perustamisessa. Ensimmäisen tuotteen hakeminen tuo ruudulle oletukseksi kyseisen tuotteen nimen, ja tuotetyypin koodiksi tuotekoodin. Samoin hyllypaikan ja hälytysrajat, jos tuotteella on nämä. Sen jälkeen voidaan hakea muita tuotteita, ja muokata tietoja. Kannattaa huomioida, että kun käytetään Liitä tuote- toimintoa, voidaan hakea myös kerralla useita tuotteita. Tämä on hyödyllistä, jos esimerkiksi samaa tuotetta on saatavissa usealta toimittajalta. 15

16 Tuotekoodin suorasyöttö- ruksivalinnalla ohjelma ei avaa tuotteiden hakuruutua, vaan voidaan syöttää tuotekoodi suoraan ruudulla. Etuna on, että tuotetyypin tiedot eivät poistu hakuvaiheessa näkyvistä, ja syöttö voi olla nopeampaa. Ellei tuotetta löydy annetulla koodilla, avautuu tuotteiden hakuruutu. OK- painikkeella tallennetaan tiedot. OK, uusi -painikkeella tallennetaan uusi tuotetyyppi ja siirrytään suoraan uuden tuotetyypin lisäämiseen. Huom! Ensin kannattaa siis aina hakea ensimmäinen tuote tuotetyyppiruudulle, ja vasta sen jälkeen alkaa täydentää tietoja. Ensimmäiseltä tuotteelta tulee suoraan tyyppikoodi, joten sitä ei tarvitse syöttää käsin, samoin nimi ja muita tietoja. Ensin kannattaa näin ollen hakea se tuote, josta haluaa tuotetyypin koodin, jota voidaan käyttää jatkossa ns. päänumerona kyseisille tuotteille. TUOTETYYPIN TIETOJEN MUUTTAMINEN Muuta- painike avaa Tuotetyypin muuttaminen- ruudun. Ruudun käyttö on hyvin pitkälle samanlaista kuin edellä kerrottu uuden tuotetyypi perutaminen. Liitä tuote -painikkeella tässä voidaan esimerkiksi lisätä tuotetyyppiin uusi tuote. Tyypillisesti muutosvaiheessa muutetaan esimerkiksi hyllypaikkaa ja hälytysrajoja, sekä muutetaan tuotteiden järjestystä eli prioriteettiä. Tuotteen voi tarvittaessa poistaa tuotetyypistä menemällä sen kohdalle ja painamalla Poista liitos. Tällä tarkoitetaan, ettei tuotetta itseään poisteta, vaan sen liittäminen tuotetyyppiin peruutetaan. OK -painikkeella hyväksytään muutokset, Peruuta- painikkeella poistutaan peruuttaen muutokset. 16

17 TUOTETYYPIN LISÄMÄÄRITYSTEN ASETTAMINEN Tuotetyyppien hallintaruudun alareunassa, tuoterivien kohdalla painettaessa hiiren oikeaa näppäintä, avautuu valikko, josta voidaan muuttaa tuotetyyppiin kuuluvien tuotteiden tietoja. Valikossa näkyy myös toimintojen kohdalla funktionäppäin, jolla sama voidaan tehdä näppäimistöllä. Valikosta voidaan vaihtaa tuotteen tilaustapaa (tuote/tuotetyyppi) valita tuote hinnoittelutuotteeksi (tästä tarkemmin omassa kohdassaan myöhempänä) valita tuote tilauskieltoon vaihtaa tuotetyypin koodiksi kohdalla olevan tuotteen tuotekoodi priorisoida tuotetyypin tuotteet ostohinnan mukaan, edullisin ykkösprioriteetille Lisäksi tuoterivien kohdalla PgUp/ PgDn näppäimillä voidaan vaihtaa tuotteiden keskinäistä prioriteettijärjestystä, jonka avulla voidaan määrätä, mitä tuotetta ohjelma tilaa ensisijaisesti. APUVALIKON TOIMINNOT TUOTETYYPPIEN KOHDALLA OLTAESSA Tuotetyyppien kohdalla oltaessa (ei alareunan tuotteiden) hiire oikealla apuvalikosta löytyy toiminto, jolla voidaan vaihtaa kaikkien valittujen eli värjättyjen tuotetyyppien tilauskriteeriksi kerralla esim. ostohinta tai prioriteetti. Lisäksi valikossa on ruksivalinta, että uutta tuotetyyppiä lisättäessä ohjelma siirtyy lisäämisen jälkeen tuotetyypin kohdalle listassa. USEIDEN TUOTETYYPPIEN MUUTTAMINEN KERRALLA Tuotetyyppien hallinnassa voidaan toiminnolla Muuta valittuja muuttaa useille tuotetyypeille tiettyjä tietoja kerralla. Ennen muuttamista valitaan muutettavat tuotetyypit joko Ctrl- tai Shift -näppäin pohjassa. Tiedot joita voidaan muuttaa, ovat hälytys-, optimi-, ja tilausmäärä. 17

18 TUOTETYYPPIEN RAJAAMINEN VIIMEISELLÄ MUUTOSPÄIVÄLLÄ Tuotetyyppien hallintaruudun rajausta muutospäivällä voidaan käyttää hyväksi, kun on ajettu tuotevertailuja, joka on synnyttänyt uusia tuotetyyppejä, tai lisännyt tuotteita entisiin. Ajon jälkeen voidaan siis rajata esimerkiksi kuluvana päivän muuttuneet, ja esimerkiksi käydä läpi näiden hälytysrajat tai hyllypaikat, tai muuten tarkistaa ja täydentää niiden tiedot. 18

19 TUOTETYYPPIEN KÄSITTELY SUORAAN MYYNTI- JA TUOTTEIDEN HALLINTATOIMINNOISSA YLEISTÄ Edellä käsiteltiin Tuotetyyppien hallinta- toiminnon käyttö. Siinä käsiteltyjä tuotetyyppien perustamis- ja muuttamistoimintoja voidan käyttää myös suoraan eri myynti- ja ostotoiminnan ruuduilta. Esimerkiksi tuotteiden hallintaruudulla voidaan perustaa suoraan uusi tuotetyyppi. Samoin esimerkiksi myyntiruudulla hiiren oikealla tai F10:llä nähdään tuotetyypin valintaruutu, ja sieltä näppäimellä Tuotetyypin tiedot päästään suoraan tuotetyypin muuttamisruutuun, joka käsiteltiin edellä. Seuraavassa käydään läpi näitä eri puolilla ohjelmaa olevia tuotetyyppien käsittelytoimintoja. TUOTETYYPIN PERUSTAMINEN KOHDALLA OLEVAN TUOTTEEN POHJALTA Tuotteiden hallinta- ja hakuruudulla hiiren oikealla käynnistyy toiminto Uusi tuotetyyppi tuotteen pohjalta. Tämän avulla voidaan kohdalla olevan tuotteen pohjalta perustaa nopeasti uusi tuotetyyppi, ilman että ensin mennään tuotetyypin lisäämiseen ja haetaan tuote uudelleen. Kun kyseinen tuote on pohjalla, tarvitaan sen jälkeen vain hakea toinen vastaava tuote, ja tallentaa tuotetyyppi F12:lla. Toiminto näkyy harmaana, jos tuote kuuluu ennestään tuotetyyppiin. TUOTETYYPIN TUOTTEET TUOTTEIDEN HALLINNASSA VARASTOSALDOINEEN Tuotteiden hallintaruudulle voidaan valitsemalla ruksi Näytä tuotetyypin tuotteet alareunassa saada näkymään vastaavat tuotteet pysyvästi ruudun alareunaan. Valinta tallentuu konekohtaisesti. Näille varattua tilaa voidaan ruudulla säätää venyttämällä kyseistä kohtaa hiirellä. Ruudun alareunaan saadaan tällöin näkymään kiinteästi myös tuotetyypin tuotteiden yhteenlaskettu varastosaldo. 19

20 HINNOITTELUTUOTTEEN VAIHTAMINEN USEILLE TUOTETYYPEILLE KERRALLA Hinnoittelutuotteen vaihtaminen voidaan tehdä kerralla kaikille rajatuille tuotetyypeille. Esimerkkinä otetaan, että kaikkien öljynsuodatinten hinnoittelu halutaan tehdä päätoimittajan mukaan, ja myydä korvaavat tuotteet päätoimittajan hinnalla. Tällöin tuotteiden hallintaruudulla valitaan ensin ruksi Näytä tuotetyypin tuotteet alareunassa. Näiden alareunaan näkyviin tulevien tuotteiden kohdalta, hiiren oikeaa painamalla, käynnistetään toiminto Hinnoittelutoimittajan vaihto. Ensin kannattaa rajata normaalien tuoterajauksien avulla esimerkiksi tietyn toimittajan yksi tuoteryhmä. Sen jälkeen hinnoittelutuotteet voidaan asettaa tuoteryhmä kerrallaan. Kannattaa huomioida, ettei tätä toimenpidettä voi perua, eli jos hinnoittelutuotteet halutaankin jälkeenpäin kokonaan pois, se vaatii kaikkien tuotteiden läpikäynnin manuaalisesti. On siis syytä olla huolellinen! VASTAAVIEN TUOTTEIDEN PRIORITEETIN NOSTAMINEN KERRALLA VALITUILLE TUOTTEILLE Tuotteiden päätoimittajaa on mahdollista vaihtaa vastaavien tuotteiden kesken. Eli vaihtaa tietyn toimittajan tuotteet prioriteetille 1, tietyiltä tuotetyypeiltä kerralla. Toiminto vastaa siis kysymykseen, Miten valitaan, että ohjelma tilaisi kaikki pakoputket oletuksena tietyltä toimittajalta, ja suodattimet toiselta?. Ensin mennään tuotteiden hallintaruutuun. Rajataan ensin tuotteet, joille halutaan tehdä muutokset. Jos esimerkiksi halutaan muuttaa prioriteettia kaikkien pakoputkien osalta, rajataan ensin yhden toimittajan pakoputket. Kannattaa rajata sen toimittajan tuotteet, jonka tuotteet ovat parhaiten mukana tuotetyypeissä (eli kenen pakoputkia on eniten kyseisessä tuoteryhmässä). Sen jälkeen valitaan sinisiksi tuotteet, jotka käydään läpi. Tämä onnistuu painamalla tuotteiden kohdalla hiiren oikeaa, ja valikosta Valitse kaikki rajatut. Valinta saattaa kestää hetken. Sen jälkeen tuotteet ovat ruudulla valittuina (sinisinä). Jos halutaan ruudulta pois tuotteet, joilla ei ole vastaavia tuotteita, voidaan tyyppikoodi-kenttään kirjoittaa EITYHJÄ. Sen jälkeen kaikki rivit näkyvät ruudulla värjättyinä, kts. kuva. 20

21 Sen jälkeen laitetaan vastaavat tuotteet näkyviin ruudun alareunaan, ruksaamalla Näytä tuotetyypin tuotteet alareunassa. Seuraavaksi ruudun alareunasta, tuotteiden kohdalta painetaan hiiren oikeaa ja sieltä Nosta tilausprioriteettiä (F11). Ohjelma kysyy toimittajanumeroa, jonka tuotteet nostetaan ylimmälle prioriteetille. Tällöin ajo alkaa, ja lopuksi voi käydä tarkistamassa prioriteettijärjestyksen. TUOTETYYPPIEN LUENNASSA TILAUSKIELTOON MERKINTÄ, AJETTAESSA KORVAAVIA TUOTTEITA Toimittajalta voidaan saada tiedosto, jossa vasemmalla puolella on uusi tuotekoodi ja oikealla puolella vanha, korvattu tuotekoodi. Tällaisen tiedoston perusteella on mahdollista ajaa vanha tuotekoodi tilauskieltoon, jolloin se näkyy vastaavien tuotteiden listalla punaisena. Tuotetyyppien luentaruudulla on kohta Tilauskieltoon merkitseminen. Siinä valintaan, merkitäänkö tilauskieltoon vasemman- tai oikeanpuoleinen sarake. Jo esikatselussa näytetään punaisena tuote, joka tullaan merkitsemään tilauskieltoon. Toiminto osaa päivittää myös jo vanhat tuotetyypit, joissa tuotteet ovat mukana, eli toiminto ei koske ainoastaan uusia, lisättäviä vastaavuuksia. 21

22 TUOTETYYPPIEN MUUTOSAJOT Tuotetyyppien tietoja voidaan nähdä tuotteiden hallintaruudun alareunassa, valitsemalla Näytä Tuotetyypin tuotteet alareunassa. Ruudun alareunassa avautuu hiiren oikealla valikko, josta löytyy Tuotetyyppien hallintatoiminnot. Näitä käytettäessä toimintajärjestys on useimmissa tapauksissa, että rajataan ensin tuotteet, sitten hiiren oikealla painetaan Valitse kaikki rajatut, ja käynnistetään jokin toiminnoista. Ensin on suositeltavaa tarkistaa, että on olemassa varmuuskopio edeltävästä tilanteesta. TUOTETYYPIN TILAUSKRITEERIN VAIHTAMINEN KERRALLA KAIKILLE VALITUILLE Toiminnolla vaihdetaan kerralla valituille tuotetyypeille tilauskriteeriksi Ostohinta, Prioriteetti tai Oletus. VALITTUJEN TUOTETYYPPIEN 1. PRIORITEETIN TUOTTEIDEN TILAUSTAVAN VAIHTAMINEN Toiminnolla Vaihda valittujen 1. prioriteetin tuotteiden oletustilaustavaksi tuotetyyppi muutetaan kaikki 1. prioriteetin tuotteet noudattamaan tilaamisessa tuotetyypin tietoja. Tällä voidaan varmistaa, että ohjelma alkaa varmasti tuotteita tuotetyypin tietojen mukaisesti, jos tuotevertailujen ajossa niille on esimerkiksi mennyt tilaustavaksi Tuotteen mukaan, ja nimenomaan halutaan ohjelman tilaavan prioriteetti 1- tuotetta. TYYPPIKOODIEN VAIHTAMINEN VALITTUJEN PÄÄTUOTTEEN TUOTEKOODIKSI Toiminnolla voidaan muuttaa kaikille valituille tuotteille (=niiden tuotetyypeille) kerralla tyyppikoodia. Tyyppikoodiksi muutetaan sen tuotteen tuotekoodi, joka on kussakin tuotetyypissä prioriteetti 1- tuote. Eli päätoimittajan tuotekoodista tulee tuotetyyppien tyyppikoodi. Tämä ajo koskee valittuna olevia tuotteita / niiden tuotetyyppejä. Rajoituksena tässä ajossa on, että tyyppikoodina ei saa olla ennestään millään rajatulla tuotetyypeillä se koodi, joksi ajo koodin muuttaa. Ajo keskeytyy, jos tyyppikoodiksi yritetään muuttaa tyyppikoodia, joka on olemassa jo ennestään, tai tuotetyypin koodi on jo ennestään sama. 22

23 VALITUISTA TUOTETYYPEISTÄ VAIN PRIORITEETTI 1- TUOTTEIDEN MUUTTAMINEN AKTIIVISIKSI Jos halutaan muuttaa aktiiviseksi jokaisessa tuotetyypissä tuote, jonka prioriteetti on 1, se tapahtuu tällä toiminnolla kaikkiin valittuihin tuotetyyppeihin kerralla. Tällöin käytetään toimintoa Muuta valittujen 1. prioriteetin tuotteet aktiivisiksi. Tilattavan tuotteen on normaalisti syytä olla aktiivinen. HUOMATTAVAA EDELLÄMAINITUISTA TOIMINNOISTA Edellä kerrotut toiminnot ovat erikoistoimintoja vain kokenutta käyttäjää varten, joka tuntee edellä mainitut tiedot ennestään. Tarvittaessa toiminnot on mahdollista tehdä helpdeskin avustuksella. Lisäkoulutusta näiden käyttöön on myös mahdollista sopia erikseen. Hyötynä on, että voidaan välttää tuotekortiston läpikäyminen tuote kerrallaan, jos esimerkiksi vaihdetaan toimittajaa koko tuoteryhmille. Yrityksen tietokannan tiedoista riippuen jotakin toimintoa ei välttämättä voida käyttää, joten toimintojen käytössä on syytä huomioida niiden rajoitukset. 23

24 TUOTETYYPPIEN HALLINNAN LISÄTOIMINNOT YLEISTÄ Lisätoiminnot avautuvat painamalla Tuotetyyppien hallinta- ruudulta Lisätoiminnnot- välilehteä. Tällöin näkyvissä ovat seuraavat toiminnot. Näitä toimintoja tarvitaan pääasiassa tuotetyyppien ja ohjelman käyttöönottovaiheessa. Nämä ovat pääosin toimintoja, jotka suorittavat saman toimenpiteen automaattisesti kaikille tuotetyypeille. Samat toimenpiteet voi tehdä käsin erikseen jokaiselle tuotetyypille. HUOM! Nämä toiminnot käyvät koko tuotekortiston läpi, jonka takia on tärkeää, ettei näitä ajeta kesken päivää. Sillä ne hidastavat ohjelman käyttöä kaikilla koneilla. Esim. tuotteita voi olla miljoona, ja ne käydään näissä ajoissa kaikki läpi. Seuraavassa on kerrottu tarkemmin kustakin toiminnosta. Poista tuotetyypit, joihin kuuluu yksi tai ei yhtään tuotetta Tämä painike on näkyvissä aina. Esimerkiksi tietoja siirrettäessä muista ohjelmista, tai muokattaessa tietoja, voi syntyä tilanne, että tietokannassa on tuotetyyppejä, johon kuuluu vain yksi tai ei yhtään tuotetta. Nämä "orpotuotteet" voidaan poistaa tällä toiminnolla. TUOTETYYPPIEN KÄYTTÖÖNOTTO- PANEELIN TOIMINNOT Seuraavat toiminnot tulevat näkyviin, kun laitetaan ruksi kohtaan Tuotetyyppien käyttöönotto. 24

25 Numeroi tilausprioriteetit alkaen ykkösestä Kun aletaan käyttää automaattista tilaamista, pitää tuotteet priorisoida, mistä tilataan ensisijaisesti. Tämä toiminto alustaa numeroinnit, siten että tuotteet saavat prioriteetin 1, 2, 3 jne. Nämä pitää sitten käydä tuotetyyppi kerrallaan läpi ja laittaa järjestykseen. Toinen tapa on merkitä prioriteetit tuotteille sitä mukaa kun niitä tilataan, laittamalla käsin valinta aluksi aina päälle. Tuotetyyppitilauksen käyttöönottoon kuuluvat toiminnot ovat seuraavat: Laske hälytysrajat, tilausmäärät ja optimivarastot Kopioi tuotteille määrätyt hälytysrajat jne. niille tuotetyypeille, joihin ne kuuluvat. Jos useita tuotteita kuuluu samaan tuotetyyppeihin, määrät lasketaan yhteen tuotetyypille. Kuuluu tuotetyyppitilauksen käyttöönottotoimiin, tehtävä suunnitelmallisesti. Ei siis kokeiltavaksi! Merkitse kaikki tuotetyyppien tuotteet käyttämään tuotetyyppitilausta Tällöin kaikki tuotteet alkavat seuraamaan tuotetyyppitilausta. Kuuluu tuotetyyppitilauksen käyttöönottotoimiin, tehtävä suunnitelmallisesti. Ei siis kokeiltavaksi! Myöhempänä tässä ohjeessa on kerrottu käytännössä, miten kyseisten toimintojen suorittaminen tapahtuu osana tuotetyyppikohtaisten tilausrajojen käyttöönottoa. TUOTETYYPPIEN HUOLTO- PANEELIN TOIMINNOT Seuraavat toiminnot tulevat näkyviin kun ruksataan kohta Tuotetyyppien huolto. Luo tuotteen tiedoissa esiintyviä tuotetyyppejä vastaavat tuotetyypit Varmistaa, että kaikki ne tuotetyypit on perustettu tietokantaan, joihin on liitetty tuotteita. Kyseessä on rutiininomainen varmistustoimenpide joka kannattaa ajaa ennen toiminnon käyttöönottoa. Aseta tuotteiden tietoihin tyyppikoodi mikäli se puuttuu Kyseessä on rutiininomainen varmistustoimenpide joka kannattaa ajaa ennen toiminnon käyttöönottoa. Nollaa tuotteiden tiedoista niiden tuotteiden tyyppikoodi, jota vastaavaa tuotetyyppiä ei löydy Tuotekortistossa tapahtuu jatkuvasti numeromuutoksia, ja näin ollen monenlaisia tilanteita sattuu. Sen takia on mahdollista ajaa tällä toiminnolla ajo, joka poistaa ne vertailut tuotteilta, joiden tuotetyyppi on poistettu. Tämä siis mahdollistaa sen, että mikäli halutaan poistaa vertailut helposti esim. sadalta saman tyyppiseltä tuotteelta, poistetaan vain tuotetyypit tuotetyyppien hallinnasta, ja sen jälkeen suoritetaan tämä ajo. Näin ei jouduta käymään läpi kaikkia niitä tuotteita, joita vertailuun kuuluu. Määritä tuotetyypeille pääryhmä Tämä toiminto käy läpi tuotetyypit, ja määrittää kunkin tuotetyypin pääryhmäksi ensimmäisen siihen kuuluvan tuotteen pääryhmän. Eli pääryhmä kopioidaan prioriteetti 1- tuotteelta tuotetyypille. Tätä pääryhmää voidaan sen jälkeen käyttää tuotetyyppien rajaamiseen tuotetyyppien hallintaruudulla. Näin on mahdollista esimerkiksi käydä kaikki saman pääryhmän tuotetyypit kerralla. TIETOJEN VALMISTELU TUOTETYYPPEJÄ KÄYTTÄVÄN TILAUKSEN KÄYTTÖÖN Mennään päävalikon välilehdelle Tiedot, kohtaan Tuotetyypit. Mennään välilehdelle Lisätoiminnot. Täällä ovat toiminnot, joita tarvitaan tuotetyyppipohjaisen tilaamisen käyttöönotossa. Oletetaan, että lähtötilanteessa kaikilla tuotteilla on olemassa hälytysrajat. Eikä tuotetyyppiin kuuluvia tuotteita ole laitettu prioriteettijärjestykseen. Ohjelma ei siis alussa tiedä, missä järjestyksessä tuotteita on tarkoitus tilata kustakin tuotetyypistä. 25

26 Ohjelma toimii niin, että se käy tuotteet läpi ja katsoo, onko jollakin tuotetyypin tuotteista hälytysraja. Jos on, tuotteen hälytys- ja optimirajat siirretään tuotetyypille. Jos usealla tuotteella on samassa tuotetyypissä rajoja, voidaan valita, lasketaanko ne yhteen vai siirretäänkö vain suurimmat rajat. Seuraavassa on kerrottu koko toiminta, kun käyttötapa aloitetaan. Suoritetaan Numeroi tilausprioriteetit alkaen ykkösestä. Tämä numeroi tuotetyypissä tuotteiden tilausprioriteetit. Seuraavat kohdat ajetaan harkinnan mukaan. Epäselvissä tapauksissa ne on joka tapauksessa suositeltava suorittaa. Seuraavassa on kerrottu, mitä ne tekevät. Poista tuotetyypit, joissa ei ole yhtään tuotetta poistaa tuotetyypit, joihin ei kuulu tuotteita. Ei välttämätöntä, mutta siivoaa tietokantaa ja estää ehkä myös virhetilanteita. Laske hälytysrajat, tilausmäärät ja optimivarastot laskee tuotetyypille siihen kuuluvien tuotteiden tiedoista esim. hälytysrajat. Tärkeä toiminto. Jos esimerkiksi kahdella vastaavalla tuotteella on molemmilla hälytysrajana yksi, voidaan alavalinnalla valita, lasketaanko nämä yhteen, vai siirretään vain suurimmat yhden tuotteen rajat tuotetyypille. Merkitse kaikki tuotetyyppien tuotteet käyttämään tuotetyyppitilausta on tehtävä, jotta tuotetyyppitilausta voidaan käyttää, ellei käydä joka tuotteen ruudulla merkitsemässä tilaustavaksi Tuotetyypin mukaan. Tämä siis merkitsee kaikille tuotetyypin tuotteille tilaustavaksi Tuotetyypin mukaan. Muille tuotteille se jää Tuotteen mukaan. Nollaa niiden tuotteiden tyyppikoodi, jota vastaavaa tyyppikoodia ei löydy: Jos on tuotteita, joille on tyyppikoodina koodi, jolla ei löydy tuotetyyppiä, ajo nollaa koodin tuotteen tiedoista. Tämä kannattaa suorittaa esimerkiksi, jos tilausehdotusta otettaessa tulee virheilmoituksia. Sen ajaminenkaan ei haittaa, vaikkakin voi kestää pitkään. Tuotetyyppitilaus toimii siten, että kun tuotetyyppiin kuuluvien tuotteiden yhteenlaskettu varastomäärä alittaa tai saavuttaa tuotetyypin hälytysrajan (tämä on valinnaista), automaattinen lisääminen ehdottaa tilattavaksi tuotetta, jolle on asetettu prioriteetiksi 1, tai ostohinta on alhaisin (valitaan ruudulla). Kun tuotetyyppitilaaminen on otettu käyttöön, kannattaa laittaa päälle myös asetus Yleiset asetukset Tuotteet Tuotteen oletustilaustapa. Kun tähän asetetaan Tuotetyypin mukaan, uudet tuotetyyppeihin lisättävät tuotteet tulevat tuotetyypin mukaan tilattaviksi. PÄÄRYHMÄN MÄÄRITTÄMINEN USEILLE TUOTETYYPEILLE KERRALLA Tuotetyyppien hallintaruudulla, välilehdellä Lisätoiminnot on toiminto Määritä tuotetyypeille pääryhmä. Se käy läpi kaikki tuotetyypit ja määrittää pääryhmäksi prioriteetiltaan 1- tuotteen pääryhmän. Ajo tapahtuu avaamalla Lisätoiminnot välilehden, ja ruksaamalla Tuotetyyppien huolto. 26

27 Sen jälkeen ruksataan Määritä tuotetyypeille pääryhmä, poistetaan muut ruksivalinnat ja painetaan Suorita valitut toiminnot. TUOTETYYPIN TILAUSKIELTO Tuotetyypin tietoruudulla on valintaruksi Tilauskielto. Tämä kielto näkyy vastaavien tuotteiden ruudun otsikossa. Myös kaikki tuotetyyppiin kuuluvat tuotteet näkyvät punaisella taustalla, kun tämä on valittuna. Toiminnon ensisijainen tarkoitus on, että kun tuotteita käydään läpi ja todetaan tuotetyyppi vanhentuneeksi, voidaan yhdellä kertaa varmistaa, ettei mitään tuotetyypin tuotetta enää tilata. Jos tuotetyypillä on tilauskielto, ohjelma huomauttaa, jos siihen kuuluvaa tuotetta yritetään lisätä tilausehdotukselle lisäämistoiminnolla. Näin pyritään estämään tilaaminen mahdollisimman aikaisin. Jos tuotetyypillä on tilauskielto, automaattisessa lisäämisessä (hälytysrajoilla), tuotetyypin tuotteet jäävät automaattisesti pois tilauksesta. Lopuksi ruudulle tulostuu raportti tuotteista, joilla on tilauskielto, mutta joilla on vielä hälytysrajat. Listan mukaan ne voidaan nollata. Tämä on tarpeen etenkin monimyymäläjärjestelmissä, jolloin tilauskiellot laitetaan päätoimipisteessä, mutta sivuliikkeissä voi olla ennestään hälytysrajoja asetettuna. TUOTETYYPIN PRIORISOINTI OSTOHINNAN MUKAISEKSI Tuotetyypin tietoruudulla voidaan hiiren oikean valikosta tai näppäilyllä Ctrl+P, priorisoida tuotetyypin tuotteet ostohinnan mukaiseen järjestykseen. Ostohinnaltaan edullisimmasta tulee siis prioriteetti 1 tuote. Tämän jälkeen prioriteettejä voi ruudulla vapaasti muokata. TUOTTEIDEN TILAUSTAVAN OLETUKSEN ASETTAMINEN Tuotteiden tilaustavan oletukseksi voidaan valita tuotetyypin mukaan. Tällöin lisättäessä uutta tuotetta tuotetyyppiin, ohjelma ehdottaa sen tilaustavaksi tällöin Tuotetyypin mukaan. Asetus on siis tärkeä asettaa päälle, jos siirrytään pääasiallisesti käyttämään tuotetyypin mukaan tilaamista. Asetus on kohdassa Yleiset asetukset Tuotteet Tuotteen oletustilaustapa. Monimyymäläkäyttö: Ohjelma myös noudattaa tätä asetusta, jos käytetään monimyymälätoimintoja ja tuotetyyppien synkronointia. Sivuliikkeisiin uutta tuotetyyppiä perustettaessa sen tilaustapa tulee tietyissä tapauksissa tämän asetuksen mukaan. 27

28 HINNOITTELUTUOTE- KÄSITTELY Hinnoittelutuote- käsittely tarkoittaa, että tietty tuote tuotetyypissä valitaan hinnoittelutuotteeksi, ja myytiinpä mikä tahansa tuote tuotetyypistä, se hinnoitellaan kuten hinnoitelutuote. Paitsi, että tuotteen hinta tulee hinnoittelutuotteen mukaan, tulevat myös samat alennukset kuin hinnoittelutuotteesta. Asiakkaan kannalta on siis täysin sama hinta, myytiinpä mikä tahansa vastaavista tuotteista. Tietty tuote asetetaan tuotetyypin tietoruudulla hinnoittelutuotteeksi hiiren oikealla löytyvällä toiminolla (pikanäppäin F10). Sama onnistuu myös tuotteiden hallintaruudulla, kun tuotetyypin tuotteet on asetettu näkyviin ruudun alareunassa. Valinta on siellä hiiren oikean takana (tai Alt+F10). Tuotetyypin hinnan määräävä hinnoittelutuote määrää siis myös asiakasalennukset. Eli asiakas saa normaalisti aina alennukset hinnoittelutuotteen mukaan, riippumatta siitä, mikä tuotetyypin tuotteista myydään. Kate lasketaan toki aina todellisen toimitetun tuotteen mukaan (normaalisti myyntihinta miinus keskihinta). HINNOITTELUTUOTTEEN KÄYTÖN LISÄVALINTOJA Tässä on neuvottu joitakin hinnoittelutuotteen käytön lisävalintoja. Hinnoittelutuotteen käyttö on mahdollista sulkea pois asiakkailta, joille myydään asiakasnumerolla. Eli ns. tukkuasiakkaiden hinnoittelu voidaan tehdä normaalina hinnoitteluna (tuotteen oman hinnan ja siitä annettavien alennusten mukaan). Tämä toimintatapa voidaan asettaa päälle kohdasta Yleiset asetukset Tuotetyypit Hinnoittelutuote vain myytäessä ilman asiakasnroa. Toinen lisävalinta on, että hinnoittelutuotetta ei käytetä siinä tapauksessa, jos nimenomaan myytävällä tuotteella on voimassaoleva myyntitukkuhinta. Myyntitukkuhinta- käsittely on ohjelman erikoistoiminto. Tämä asetetaan päälle kohdasta Yleiset asetukset Tuotetyypit Ei noudateta hinnoittelutuotetta, jos tuotteella myyntitukkuhinta. Erikoisvalintoihin kuuluu myös valinta, noudatetaanko hinnoittelutuotetta tilanteessa, että tuotteen oman hinnoittelun mukainen tuote olisi korkeampi. Oletuksena on Kyllä. Vaihtamalla tämän asentoon Ei, hinnoittelutuotteen käyttö ohitetaan kun tuotteen oma hinta on kalliimpi. Tämän käyttöä voidaan perustella sillä, että valinnan avulla kalliimmat vaihtoehdot/merkit voidaan sijoittaa samaan tuotetyyppiin, ja niillä käyttää niiden omaa hinnoittelua. Toki valinta jonkin verran poistaa selkeyttä hinnoittelusta, eikä ole hinnoittelutuotteen perusidean mukainen. Valinta on Yleiset asetukset Tuotetyypit Käytä hinnoittelutuotetta, vaikka tuotteen hinta korkeampi. MUUTA HINNOITTELUTUOTTEEN KÄYTÖSTÄ Myös myyntitoimintojen yhteydessä on kerrottu hinnoittelutuotteen käytöstä myynnissä. Näihin kannattaa tutustua, jos hinnoittelutuote- käsittely otetaan käyttöön. 28

29 TUOTETYYPIN TYYPPIKOODIN VAIHTAMINEN, TUOTETYYPPIEN YHDISTÄMINEN TUOTETYYPIN TYYPPIKOODIN VAIHTAMINEN VAPAASTI --> Tuotetyypin koodi voidaan vaihtaa tarvittaessa. Tällöin avataan tuotetyypin muuttamisruutu, ja painetaan tyyppikoodin kohdalla hiiren oikeaa. Apuvalikosta löytyy toiminto Muuta tyyppikoodi. TUOTETYYPIN TYYPPIKOODIN VAIHTAMINEN TIETYN LIITETYN TUOTTEEN KOODIKSI Tuotetyypin koodiksi voidaan vaihtaa tietyn siihen kuuluvan tuotteen tuotekoodi. Tämä tapahtuu menemällä tuotetyypin muuttamisruudulle. Siellä mennään alareunaan halutun tuotteen kohdalle. Painetan hiiren oikeaa, ja avautuvasta valikosta valitaan Aseta tämän tuotteen koodi tyyppikoodiksi. KAHDEN TUOTETYYPIN YHDISTÄMINEN Jos haetaan tuotetyyppiin Liitä tuote- toiminnolla tuotetta, joka kuuluu jo toiseen tuotetyyppiin, tulee vaihtoehto, että tuotetyypit yhdistetään toisiinsa. Ruudulla näkyvät, mitä tuotteita kuuluu tähän toiseen tuotetyyppiin. Vaihtoehtona ruudulla on, että vaihdetaan vain haettu tuote uuteen tuotetyyppiin, tai kaikki siihen kuuluvat tuotteet. Jos kaikki tuotteet siirretään vanhasta tuotetyypistä uuteen, voidaan myös valita, että vanha tuotetyyppi poistetaan samalla. Tarvittassa voidaan palata peruuttamalla. 29

30 MYYNTITOIMINTOJEN TUOTETYYPPIKÄSITTELYT YLEISTÄ Myyntitoimintojen ohjeissa on käsitelty tavallisimmat myyntiruutujen tuotetyyppien käsittelytilanteet, kuten että tuotehaun jälkeen avautuu yleensä tuotetyypin tuotteet (määrätyllä asetuksella). Perustoimintoja on myös, että tuotetyypin tiedot saadaan avattua tarvittaessa hiiren oikealla tai F10:llä tuoterivin kohdalta. Seuraavassa käydään läpi näiden toimintojen erityistoimintoja ja erilaisia asetuksia. VASTAAVAT TUOTTEET TUOTELISTALLA KELTAISELLA TAUSTALLA Monessa tilanteessa auttaa, että tuotelistaa selattaessa näkee suoraan, jos jollekin tuotteelle löytyy vastaavia tuotteita. Tämä saadaan näkyviin niin että tuotelistaa selattaessa tuotteet, joille löytyy vastaavia, näkyvät keltaisina. Näiden keltaisten rivien kohdalla vastaavat tuotteet saadaan auki F10:llä. Asetus on kohdassa Yleiset asetukset Tuotetyypit Näytä tuotetyypilliset keltaisella. TUOTETYYPPIVALINNASTA USEIDEN TUOTTEIDEN HAKU KERRALLA Tuotetyypin valintaruudulta voidaan hakea useita tuotteita kerralla, tuotteiden hakuruudun tapaan. Tämä tapahtuu pitämällä Ctrl näppäintä pohjassa, jolloin kun painetaan OK, kaikki valitut tuotteet tulevat esimerkiksi myyntiruudulle. VASTAAVIEN TUOTTEIDEN NÄYTTÖJÄRJESTYKSEN VALITSEMINEN Vastaavien tuotteiden valintaruudun järjestys, jossa tuotteet näytetään, voidaan valita kohdasta Yleiset asetukset Tuotteet Tuotetyyppien näyttöjärjestys. Vaihtoehdot ovat: Oletus / Prioriteetti / Toimittajanro / Tuotekoodi/ Ostohinta. Näin nähdään siis haluttaessa esimerkiksi ykköstuote ylimmäisenä. Huom! Jos järjestykseksi valitaan muu kuin Oletus, on tärkeää, että tuotetyyppien tiedot ovat ajan tasalla. Jos tuotetyyppejä on lisätty muuten kuin tuotetyypin tiedoissa painikkeella Liitä tuote, voivat tuotetyypit tarvita huoltoajoa. Tämä suoritetaan tuotetyyppien hallinnan Lisätoiminnot- välilehdellä kohdassa Tuotetyyppien huolto. Ruudulla kaikki oletusruksit voi jättää päälle, ja käynnistää huolto kohdasta Suorita valitut toimenpiteet. Ongelmatilanteessa järjestys kannattaa palauttaa oletukseksi. VASTAAVILLE TUOTTEILLE KÄYTETTÄVIEN TAUSTAVÄRIEN VALINNAT Seuraavat värivalinnat ovat olemassa, koska tietyillä näytöillä ja väreillä tiedot voivat näkyä epäselvästi. Tuotetyyppiruudulla saadaan haluttaessa pois punainen taustaväri tilauskiellossa olevilta tuotteilta. Valinta tapahtuu ruudun ruksista Näytä tilauskiellot punaisella. Ruksin arvo tallentuu konekohtaisesti. 30

31 Yleiset asetukset Tuotetyypit- välilehdellä on asetus Tuotetyyppiin kuuluvien taustaväri, jolle vaihtoehtona on normaalin sinisen rinnalla Keltainen. Tämä vaikuttaa Automaattinen lisääminen ja Tilauskirja- ruutuihin. Valinta on, koska joillakin näytöillä tietoja on siniseltä pohjalta vaikea erottaa. HAETTAESSA USEITA TUOTTEITA, TUOTETYYPPIVALINTA JOKAISELLE Jos tuotteiden hakuruudulta valitaan useita tuotteita kerralla, voidaan jokaisen kohdalla avata vastaavat tuotteet. Asetus on Yleiset asetukset Tuotetyypit Näytä tuotetyyppivalinta kaikille, haettaessa useita. VASTAAVIEN TUOTTEIDEN HAUSSA NÄKYVIEN TIETOJEN MÄÄRITTÄMINEN Vastaavien tuotteiden valintaruudussa voidaan valita, mitä tietoja tuotteista näytetään. Tämä tapahtuu hiiren oikealla tuotteiden kohdalla avautuvasta valikosta Lisäsarakkeet. Valinnaisia tietoja ovat Toimittaja, Tarjoushinta, Tukkuhinta ja Leveä nimikenttä. HÄLYTYSRAJOJEN ASETTAMINEN TUOTERUUDULLA TUOTETYYPIN RAJOILLE Myös tuotteen tietoruudulla voidaan syöttää suoraan hälytysrajat tuotetyypille, jos tuote kuuluu tuotetyyppiin ja tuotteen tilaustapana on Tuotetyypin mukaan. Tällöin tuoteruudulla näytetään suoraan tuotetyypin tilaustiedot. Eli tiedot tulevat tuotetyypin tiedoista, ja vaikuttava yhtä lailla muihin tuotetyypin tuotteisiin (eli ovat yhteiset tuotteille). Jos kysymyksessä ovat tuotetyypin tiedot, tiedot näkyvät keltaisella taustavärillä, muutoin valkoisella. 31

32 TUOTETYYPPIEN HYLLYPAIKAN KÄSITTELY HYLLYPAIKAN MUUTTAMINEN KOKO TUOTETYYPILLE KERRALLA Hyllypaikka on hyvä laittaa tuotetyypin tietoihin, jos saman tuotetyypin vastaavat tuotteet pidetään yleensä samassa hyllypaikassa. Tuoteruudussa sekä varaston käsin muuttamisruudussa, jos hyllypaikkaa muutetaan ja tuote kuuluu tuotetyyppiin, tulee hyväksyttäessä kysymys Päivitetäänkö hyllypaikka kaikille tuotetyypin tuotteille. Tällöin hyllypaikka muuttuu samaksi kaikille tuotetyypin tuotteille. Haluttaessa tämä toiminto voidaan ottaa pois käytöstä kohdasta Yleiset asetukset Tuotetyypit Kysy tuotetyypin tuotteiden hyllypaikan muuttamista. 32

33 TUOTETYYPPIEN KÄSITTELYN ERIKOISTOIMINTOJA RINNAKKAISTUOTETYYPPIEN KÄSITTELY Rinnakkaistuotetyyppien käsittely on kehitetty tilanteisiin, joissa kaksi tuotetyyppiä ovat osittain vastaavia keskenään. Toinen tuotetyyppi voi esimerkiksi sisältää edullisemman vaihtoehdon ja toinen tuotetyyppi kalliimman, ja molemmat sopivat samaan tarkoitukseen. Tällä tavalla tämä rinnakkainen vaihtoehto voidaan nähdä haun yhteydessä. Toiminto laitetaan päälle kohdasta Yleiset asetukset Tuotetyypit Rinnakkaistuotetyyppien käyttö. Tämän jälkeen mahdollisuus tulee näkyviin ohjelman ruuduille. Tuotetyypin valintaruudun yläreunassa on tällöin alasvetovalikko Rinnakkaistuotetyypit. Se on harmaana, ellei tuotetyypille ole olemassa rinnakkaistuotetyyppejä. Muussa tapauksessa valikosta on valittavissa muut tuotetyypit. Tällöin ohjelma vaihtaa kyseisen tuotetyypin ruudulle. Valikon oikealla puolella on painike Lisää, jolla voidaan liittää olemassa oleva toinen tuotetyyppi rinnakkaistuotetyypiksi. Tällöin pitää olla tiedossa tarkka tyyppikoodi, sillä lisäämisessä ei ole erillistä hakutoimintoa tuotetyypille. Ohjelma hallitsee tilanteet, että tyyppikoodeja myöhemmin muutetaan toiseksi, eli rinnakkaisuudet säilyvät huolimatta tällaisista muutoksista. Rinnakkaistuotetyypit ovat käsin syötettävä tieto, niitä ei normaalisti ajeta suoraan tiedostoista. Joissakin tapauksissa toiminnon käyttö on välttämätöntä edellisestä järjestelmästä siirtymisen jälkeen. NIMIEN JA HYLLYPAIKKOJEN PÄIVITTÄMINEN TUOTETYYPIN TUOTTEILLE Päävalikon kohdassa Tietojen ylläpito Huoltotoiminnot ruudulla on toiminto Tuotetyyppien nimeäminen. Se laittaa ensinnäkin tuotetyypeille nimeksi ensimmäisen tuotteen nimen, joka kuuluu tuotetyyppiin (prioriteettijärjestyksessä). Toiminto kysyy myös, päivitetäänkö hyllypaikat tuotetyypeille. Tällöin päivitetään kaikille tuotteille hyllypaikaksi tuotetyypin hyllypaikka. Tätä voidaan käyttää, kun on esimerkiksi luettu tuotetyyppien luennassa tuotekortistoon uusia tuotteita, ja halutaan päivittää uusille tuotteillekin tuotetyypin yhteinen hyllypaikka. 33

34 Kuten muitakin huoltotoimintoja, toimintoa kannattaa käyttää tarvittaessa helpdeskin opastuksella, ja se on tarkoitettu ennen kaikkea käyttöönottovaiheeseen, eikä yleensä käytetä sen jälkeen kun tuotetyypit ovat käytössä. TUOTEVERTAILUJEN TALLENTAMINEN STANDARDIMUOTOON Tuotevertailuja voidaan tallentaa tuotteiden hallinnassa FuturSoft- muotoon. Tallentaminen tapahtuu ruudun alareunassa tuotetyypin rivien kohdalla hiiren oikealla, Tallenna valitut vertailutiedostoksi. Ohjelma kysyy tiedostonimeä. Näin voidaan vertailujen rajaamisessa käyttää kaikkia tuotteiden rajauksia, rajata juuri tietyn tuoteryhmän, toimittajan tms. tuotteet ja viedä kaikki niihin liittyvät vertailut tiedostoon. Vertailut voidaan ajaa toisessa ohjelmassa sisään, mutta sen ajaminen tapahtuu aina omalla vastuulla ja vaatii huolellisuutta. 34

35 TUOTETYYPPIEN LUKEMINEN TIEDOSTOISTA YLEISTÄ Ohjelmaan voidaan ajaa tuotteiden vertailutaulukkoja. Näitä saa esim. maahantuojilta, FuturSoftin vertailupalvelusta ja muilta tahoilta jotka vertailuja tuottavat. Vertailutiedostoja ajetaan mm. silloin kun tietyt kokonaiset tuoteryhmät vaihtuvat toisiin, jolloin uudet tuotteet löytyvät vanhoilla numeroilla. Yksittäisten tuotteiden keskinäiset sopivuudet perustetaan sitten yleensä erikseen kun yhteensopivuus selvitetään. Levykkeiden ajamisen edellytyksenä on että tiedosto on tekstimuotoinen eli ns. Ascii. Kullakin rivillä tulee olla vertailtavat tuotteet rinnakkain niin että kaikkien kenttien leveys on sama. Eli esim. viisi tuotetta rinnakkain ja kunkin pituus 20. Tarvittaessa tiedostoja voidaan muokata mm. Excel taulukkolaskenta - ohjelmalla mikäli yrityksessä sellainen on. Kolmannet osapuolet voivat toki tiedostoja myös muokata erikoispalveluna. Vertailujen sisäänajo tapahtuu seuraavassa neuvottujen vaiheiden kautta. VERTAILUPALVELUSTA LADATTAVIEN VERTAILUJEN KÄSITTELY FuturSoft on yhteistyössä maahantuojien kanssa luonut vakiomuodon vertailutiedostojen toimittamisessa. Sen tunnistaa tiedostonimen alkutunnuksesta AFP_ ja TXT - tiedostotyypistä. Tiedosto voi siis olla nimeltään esim. AFP_jarrupalat_merkki1_merkki2.txt. Kun haetaan vakiomuotoa oleva tiedosto, ohjelma tulkitsee sen tiedot automaattisesti. Ohjelma täyttää siirron vaatimat asetukset oikeanlaisiksi ja avaa tiedot esikatseluun. Sen jälkeen rivit voidaan tarkistaa ruudulla, ja käynnistää luenta suoraan Suorita luenta painikkeesta. Ohjelman antama ilmoitus on seuraava, kun tiedosto haetaan, ja ohjelma tunnistaa sen olevan vakiomuotoa. Ohjelma täyttää ruudulla olevat asetukset automaattisesti. Sen jälkeen aukeaa esikatselu, jossa voidaan selata vertailuja. Vertailussa näkyy koko vertailu, kuitenkin max riviä. Se näyttää seuraavasti: 35

36 Luenta osaa käsitellä monia aineistosta riippuvaisia virhetilanteita. Jos vertailutiedostossa on esimerkiksi kahta eri tuotetta, mutta näistä toista ei löydy omasta tietokannasta, ohjelma ei perusta tällöin koko tuotetyyppiä (johon tulisi vain yksi tuote), vaan ohittaa kyseisen vertailurivin. Luentaruudussa on tärkeä valinta, joka liittyy tilanteeseen, että tuotteilla on jo hälytysrajat, ja näitä tuotteita liitetään tuotetyyppeihin. Sen vuoksi, jotta tuotteella oleva yksilöllinen hälytysraja säilyy, ruudulla valitaan laitetaanko liitettävien tuotteiden tilaustavaksi edelleen Tuotteen mukaan. Tämä tulee yleensä aina olla juuri näin, jotta tuotteet säilyttävät omat hälytysrajansa. Sen jälkeen hälytysrajoja voi tuote kerrallaan muuttaa menemään tuotetyypin mukaan. POIKKEAVIEN TOIMITTAJANUMEROIDEN KÄYTTÖ TUOTEVERTAILUJEN LUENNASSA Tuotetyyppien luentaruudulla on valinta, jolla voidaan syöttää vertailun vasemmalle ja oikealle sarakkeelle poikkeavat toimittajanumerot. Nämä ohittavat tällöin vertailutiedostossa olevat toimittajanumerot. Valmiita, ja tiettyyn toimittajanumeroon sidottuja tuotevertailuja voidaan siis ajaa tällä tavalla myös, jos yrityksellä on käytössä näille vakiosta poikkeavat omat toimittajanumerot. MUIDEN KUIN VAKIOMUOTOISTEN VERTAILUJEN AJAMINEN On hyvä muistuttaa, että vertailun ajaminen koneelle väärin sekoittaa vertailut, ehkä jopa korvaamattomalla tavalla. Ole sen takia huolellinen vertailujen ajossa. On hyvä katsoa ensin tekstinkäsittelyohjelmalla, millaista aineistoa tiedostossa on, ellei kyseessä ole FuturSoftin vertailupalvelusta ladattu tiedosto. Tekstinkäsittelyohjelmassa pitää ottaa ylös, minkä levyiset sarakkeet ovat, ja montako niitä on. Niiden pitää olla tasalevyisiä kaikkien sarakkeiden osalta. Tätä ei tarvitse tehdä mikäli selvä ohje on olemassa leveyksistä. Käynnistä ohjelma ja mene välilehdelle - Tietojen ylläpito, klikkaa Tuotetyyppien luenta Hae tiedosto Selaa - näppäimellä. Haku tapahtuu normaalin tiedoston avausruudun avulla. Mikäli kyseessä on (edellä neuvottu) FuturSoftin tiedosto. se löytyy c:\tukkurit-kansiosta. Laita kentät Sarakkeet ja Sarakeleveys oikeiksi, kts. edellä. 36

37 Ennen vertailun ajoa kannattaa huomioida, että vertailujen ajo hidastaa järjestelmää. Suurta tiedostoa ei ole syytä ajaa kesken työpäivän. Ajo alkaa painikkeesta Aja koneelle. Tämä kestää vertailutiedoston laajuudesta riippuen muutamasta minuutista tunteihin. Jos vertailuja on esim. tuhat, ajoaika saattaa olla esim. 15 min. Tämän jälkeen tiedot on ajettu, ja voidaan poistua toiminnosta. Lopuksi on hyvä mennä tuotetyyppien hallintaan, selata kyseiset tuotteet esiin ja tarkistaa niiden tiedot. Voi olla tarpeen täydentää niiden tiedot sen jälkeen ja määrätä esim. tilausprioriteetit, eli mikä tuote on ensisijainen kussakin tuotetyypissä. TUOTETYYPPIEN PERUSTAMISESSA HUOMATTAVAA Ensimmäistä tuotetta lisättäessä tuotetyyppiin ohjelma hakee perustiedot automaattisesti ensimmäiseltä tuotteelta: tuotekoodi, nimi, hyllypaikka, hälytys, optimiraja/tilausmäärä. Eli uusi tuotetyyppi perustetaan painamalla esim. tuotelistalta näppäintä Uusi tuotetyyppi, ja sen jälkeen suoraan Liitä- näppäimellä syöttää vastaavat tuotteet. Ensiksi kannattaa liittää se tuote joka on "päätuote" eli ensisijainen tuote jolla on ennestään esim. hälytysrajat, hyllypaikka ym. 37

38 HÄLYTYSRAJAN JA HYLLYPAIKAN SIIRTYMINEN TUOTTEELTA TUOTETYYPILLE Tuotevertailujen ajamisessa on hälytysrajojen siirtämiseksi entisiltä yksittäisiltä tuotteilta tuotetyypeille, ominaisuus, jolla huolehditaan siitä, että aikaisemmin yksittäisellä tuotteella olleet tiedot siirretään tuotetyypille. Tuotetyyppien luentaruudulla on valinnan Tuotteen/tuotetyypin mukaan yhteydessä ruksi Hälytysrajan puuttuessa, käytä tuotteen rajaa/hyllypaikkaa. Tällöin jos tuote liitetään entiseen tuotetyyppiin, ja tuotteella on hälytysraja, mutta tuotetyypillä ei, hälytysraja kopioidaan tuotetyypin tietoihin. Jos ajon yhteydessä perustetaan automaattisesti uusi tuotetyyppi, hälytysraja siirretään tuotteelta, mikäli sillä on hälytysraja. Samalla tavalla toimitaan tällöin hyllypaikan suhteen. 38