1. sähköisesti virastopostiin tai muistitikulla/dvd:llä/cd:llä 2. paperisena postitse tai tiskille

Transkriptio

1 SÄHKÖINEN JUTTUKANSIO 1. Yleiset periaatteet käräjäoikeuden asiakirjaliikenteestä Yleiskansliaan saapuu oikeudenkäyntiasiakirjoja: 1. sähköisesti virastopostiin tai muistitikulla/dvd:llä/cd:llä 2. paperisena postitse tai tiskille Yleiskanslia tulostaa kaikki sähköisesti saapuvat viestit ja oikeudenkäyntiasiakirjat käsittelijän lokeroon ja lähettää ne työparin sähköpostiin, kuten tähänkin asti. Lisäksi yleiskanslia tallentaa sähköisesti saapuneet asiakirjat (mm. haastehakemukset, lausumat, todisteet ja valitusasiakirjat) sähköiseen juttukansioon. Yleiskanslia ei tallenna sähköiseen juttukansioon saatekirjelmiä eikä virastopostiin saapuvia muitakaan viestejä vaan lähettää ne edelleen työparille, jolle juttu on jaettu. Työpari harkitsee, onko viestejä tarpeen tallentaa juttukansioon. Työpari tulostaa henkilökohtaisiin sähköposteihinsa saapuneet arkistoitavat asiakirjat ja merkitsee niihin saapumisajan sekä siirtää asiakirjat sähköiseen juttukansioon. Kun asiakirjat tulostetaan saapumishetkellä, niihin voidaan heti merkitä saapumisajankohta. Jos asiakirjat tulostettaisiin vasta arkistointivaiheessa ja saapumisajankohta merkittäisiin vain Tuomakseen tai Sakariin, se saattaisi aiheuttaa epäselvyyttä siitä, mitä asiakirjaa saapumismerkinnät koskevat. Kun virastopostiin saapuneet kaikki viestit liitteineen välitetään työparin sähköpostiin, viesteistä on heti tarkistettavissa, onko ne lähetetty oikeudenkäynnin muille osapuolille. Lisäksi viestit on helposti välitettävissä näille tahoille ja viesteihin voidaan vastata sanomakopiona. Koska yleiskanslia on tallentanut viestien sisältämät liitetiedostot sähköiseen juttukansioon, työpari voi välittömästi poistaa saamansa viestin viemästä sähköpostin tallennustilaa, jos viestille ei ole käyttöä. 2. Asiaryhmät, joita sähköinen juttukansio koskee Sähköinen juttukansio otetaan käyttöön kaikissa muissa paitsi seuraavissa pääosin kansliassa käsiteltävissä asioissa avioeroasiat (HP), riidattomina pysyvät summaariset (E, W, S ja SM), kirjallisen menettelyn rikosasiat, maaoikeusasiat, ja telepakkokeinoasiat. Sähköisen juttukansion ulkopuolelle jäävät sähköiset asiakirjat välitetään käsittelijän sähköpostiin ja tulostetaan lokeroon. Maaoikeusasioiden sähköisten asiakirjojen edelleen lähettämisessä noudatetaan kuitenkin yleiskanslialle aikaisemmin annettua erillistä ohjetta. Työpari voi halutessaan luoda jutulle sähköisen kansion, vaikka sitä ei olisi yleiskansliassa luotu, esimerkiksi siinä vaiheessa, kun sille jaetaan riitaiseksi muuttunut summaarinen asia tai kun rikosasiaa ei käsitelläkään kirjallisessa menettelyssä. Velkajärjestelyasioissa on Lapin käräjäoikeuden alueen velkaneuvojien kanssa sovittu, että he lähettävät käräjäoikeuteen sähköpostitse hakemukset ja ne liitteet, jotka voivat mennä selvittäjälle. Vuokrakuitit ja vastaavat asiakirjat toimitetaan käräjäoikeudelle paperisena (niitä koskevat tiedot ovat hakemuksessa). 3. Asiakirjojen tallentaminen sähköiseen juttukansioon alkaen vireille tulevissa asioissa

2 Sähköinen juttukansio on perustettu verkkolevylle (J-levy) nimellä AAA Juttukansiot. Se sisältää omat kansiot asiaryhmittäin. Kun juttu alkaen tulee vireille, yleiskanslia luo asiaryhmän pääkansion sisälle jutulle oman alakansion asiakirjojen tallentamista varten. Alakansio nimetään diaarinumerolla ja käsittelijän nimikirjaimilla muodossa R JMO (huomaa välilyönnit ja tavuviiva). Yleiskansliassa sähköisesti virastopostiin saapuneet käräjäoikeuden oikeudenkäyntiasiakirjat ja valitusasiakirjat tulostetaan, merkitään saapumisajalla ja viedään käsittelijän lokeroon, lähetetään edelleen työparin sähköpostiin (ei muistitikulla/dvd/cd saapuneita), ja siirretään sähköiseen juttukansioon. Yleiskansliassa paperisena saapuneet asiakirjat merkitään saapumisajalla ja siirretään käsittelijän lokeroon. Työpari halutessaan skannaa ja siirtää asiakirjat sähköiseen juttukansioon. Yleiskanslia ei tallenna juttukansioon saatekirjelmiä eikä virastopostiin saapuvia muitakaan viestejä, vaan välittää ne työparille sähköpostitse. Viestit myös tulostetaan lokeroon toistaiseksi. Viestien tallentamisen juttukansioon harkitsee työpari. Työpari voi tallentaa viestin tulostamalla sen dopdf-toiminnolla tai PDF- XChange Printer toiminnolla ja nimeämällä sen esimerkiksi aiheen tai saapumispäivämäärän mukaan.

3 Kukin asiakirjatiedosto tallennetaan omanaan. Yleiskanslia ei erottele asiakirjatiedoston mahdollisesti sisältämiä liitteitä kuten todisteita omiksi asiakirjoikseen vaan sen tekee työpari. Yleiskanslia tallentaa muut kuin saatekirjelmät alkuperäisellä nimellään paitsi silloin, kun kansio sisältää ennestään samannimisen asiakirjan. Tällöin uuden asiakirjan nimen perään lisätään järjestysnumero tai päivämäärä (Lausuma pdf). Työpari voi nimetä asiakirjat osuvammilla nimillä. Vireille tulomerkinnät ja asiakirjan saapumismerkinnät tehdään Sakariin ja Tuomakseen, kuten tähänkin asti. 4. Salassa pidettävät asiakirjat Salassa pidettäviä asiakirjoja sisältävän juttukansion nimen perään kirjoitetaan teksti SALAINEN. Mikäli muutoin julkisen asian juttukansiossa on yksittäisiä salassa pidettäviksi määrättyjä asiakirjoja, niiden nimen perään on niin ikään kirjoitettava teksti SALAINEN. Aipassa salassa pidettäviä asiakirjoja pääsevät lukemaan vain kyseisiä juttua käsittelevät henkilöt. Kun käsittelijä antaa salassapitomääräyksen, hän joutuu Aipassakin salaamaan asiakirjoja manuaalisesti. Sen vuoksi salassa pidettävien asiakirjojen käsittelyä on syytä harjoitella. Salassa pidettävät asiakirjat on helppo salata pdf-editorilla (ks. PDF-XChange Editorin ohje). Salaaminen edellyttää työparikohtaisen salasanan/salasanojen luomista. Salasana voi olla kaikissa jutuissa sama tai juttukohtaisesti vaihtuva työparin helposti muistamalla systematiikalla. Juttukohtaisesti vaihtuvan salasanan etuna on sen helppo vaihdettavuus, jos salasana joutuu vääriin käsiin. Työparien tulee ilmoittaa yleiskansliaan juttujen jakajille salasanansa. Juttujen jakajat tallettavat työparien salasanat sisältävän luettelon tietoturvallisella tavalla. Näin salassa pidettävät tiedostot saadaan tarvittaessa avattua, vaikka työpari olisi estynyt käsittelemästä juttua. Salasanojen säilyttämistä varten voidaan myöhemmin luoda kansio, johon pyydetään Valtorilta käyttöoikeudet vain juttujen jakajille. 5. Ideoita työparille sähköisen juttukansion käyttämiseen Sähköistä juttukansiota voi käyttää kaiken olennaisen oikeudenkäyntiaineiston säilytys- ja työstämispaikkana. Sinne voi tallentaa esimerkiksi pdf-muotoon dopdf-toiminnolla tulostettuja sähköposteja, esitöitä, oikeuskirjallisuutta ja oikeuskäytäntöä, ja käsittelijän työkappaleen. Tällöin kaikki jutun valmistelussa, istumisessa ja ratkaisemisessa tarvittava keskeinen materiaali on samassa paikassa. Puheenjohtajan tai sihteerin vaihtuessa tai laajennettuun kokoonpanoon siirryttäessä materiaali löytyy helposti yhdestä paikasta kaikille tutun systematiikan mukaisesti. Sairaustapauksissa ei tule tietokatkoja, kun olennaista materiaalia ei ole jäänyt sähköpostiin. Asian käsittelijä voi luoda juttukansioon alakansiot puhtaille asiakirjoille ja työkappaleille. Alakansiot kannattaa nimetä selvästi esimerkiksi käyttäen nimiä puhtaat kappaleet ja työkappaleet. Asian käsittelijä käyttää asian käsittelyssä työkappaleet kansiossa olevia sähköisiä asiakirjoja ja muokkaa niitä tarpeellisin tavoin.

4 Kun asian käsittely käräjäoikeudessa päättyy, puhtaat kappaleet kansion sisältö on muutoksenhakutilanteessa siirrettävissä sellaisenaan hovioikeuteen. Asian käsittelijä voi poistaa työkappaleet kansion tai siirtää sen halutessaan mahdollista myöhempää käyttöä varten omaan henkilökohtaiselle J-aseman kansiolle (esim. OH7300 JMO) sitä varten luotuun alakansioon. Tällainen kansio on syytä nimetä sitä kuvaavalla nimellä, kuten käsitellyt R-asiat. Työkappaleet kansio on tällöin hyvä nimetä uudelleen esimerkiksi käsitellyn asian diaarinumerolla. Pdf-editorin käytön osaamistason karttuessa hovioikeudelle siirretään puhtaat kappaleet kansion sisällön ohella myös asian käsittelijän seuloma työkappale, johon on jätetty varsinaiset vetoamismerkinnät kuulustelukertomuksiin ja todisteisiin. Samoin todistajan kartasta tai valokuvasta näyttämät sijaintitiedot ja muut vastaavat merkinnät voidaan jättää näkyviin. Laajennetun kokoonpanon jäsenille luodaan työkappaleet kansioon kullekin omat nimikirjaimin merkityt työkappaleet esim. xxtyökappale JMO.pdf (huomaa välilyönti nimikirjaimien edessä). Omat jutut ja työkappaleet on helppo hakea juttukansiosta kirjoittamalla hakukenttään kansionimessä tai työkappaleessa olevat nimikirjaimet. Jos käsittelijä haluaa luoda useita juttuja sisältäviä istuntopäiväkohtaisia kansioita, sellaisen voi luoda oman kansion verkkolevylle muualle kuin AAA Juttukansiot -kansioon (esim. OH7300 JMO). Omassa kansiossa juttuja on mahdollista ryhmitellä alakansioihin myös juttutyypeittäin (H, L, R..). Omaan kansioon voi halutessaan luoda pikakuvakkeen, joka vie varsinaisten asiakirjojen säilytyskansioon AAA Juttukansiossa. (Pikakuvake: Klikkaa jutun kansio aktiiviseksi hiiren oikealla painikkeella ja valitse Luo pikakuvake kopioi pikakuvake omaan kansioosi ja poista se jutun kansiosta. Pikakuvakkeen voi myös raahata omaan kansioon, jolloin se poistuu automaattisesti jutun kansiosta.) 6. Asiakirjojen säilyttäminen ja asiakirjatilaukset Jutun kansio poistetaan sähköisestä juttukansiosta samalla, kun juttu arkistoidaan tai valitusasiakirjat siirretään hovioikeuteen. Tällöin oletettavasti merkittävin osa asiakirjapyynnöistä on tullut eikä sähköisten asiakirjojen säilyttäminen ainakaan AAA Juttukansiot -kansiossa ole tarpeen. Vanhojen juttukansioiden siivoaminen myöhemmin aiheuttaisi merkittävää lisätyötä. Tarvittaessa käsittelijä voi siirtää mahdollista myöhempää käyttöä varten tarvittavat asiakirjat omaan kansioonsa. Velkajärjestelyasioissa (HJ) noudatetaan poikkeavaa arkistointiaikaa, koska asiakirjatilauksia tulee yleensä muutamien kuukausien ajan maksuohjelman vahvistamisen jälkeen. Kun maksuohjelma on vahvistettu ja päätökseen on merkitty lainvoimaisuustieto, työpari siirtää maksuohjelman ja pdf-muotoon dopdf-toiminnolla tulostetun maksuohjelman vahvistamispäätöksen arkistokansioon (AAA Juttukansiot HJ A Vahvistetut maksuohjelmat alkuvuosi/a Vahvistetut maksuohjelmat loppuvuosi). Siirron tekevä käräjäsihteeri lisää jutun kansioon A Vahvistetut maksuohjelmat alkuvuosi, kun kansion saa poistaa 1.6. mennessä ja lisää jutun kansioon A Vahvistetut maksuohjelmat loppuvuosi, kun kansion saa poistaa mennessä. Tarkoitus on, että vahvistettu maksuohjelma löytyy kansiosta ainakin kolme kuukautta. HJ-asioiden vastuutuomarin käräjäsihteeri huolehtii arkistoitujen kansioiden tyhjentämisestä määräajan jälkeen kaksi kertaa vuodessa ja mennessä. Muissa Tuomas-asioissa yleiskanslia kopioi tilattavat asiakirjat paperisesta arkistosta. Asian ratkaisija voi

5 harkintansa mukaan toimittaa ratkaisuasiakirjan sen tilanneelle suoraan sähköisestä järjestelmästä, koska hän tietää, onko ratkaisuun tehty korjauksia. Rikosasioissa valmis-tilassa olevat tuomiot voidaan antaa tuomion tilanneille suoraan Ritu-järjestelmästä, jonne mahdolliset korjausmerkinnätkin tallentuvat.