Optima-kokousalustan käyttö tutkintotoimikuntien työssä

Koko: px

Aloita esitys sivulta:

Download "Optima-kokousalustan käyttö tutkintotoimikuntien työssä"

Jari Nurmi
8 vuotta sitten
Katselukertoja:

1 Optima-kokousalustan käyttö tutkintotoimikuntien työssä Oili Niittynen, ulkopuolinen sihteeri Tietojenkäsittelyn tutkintotoimikunta Rahoitus- ja vakuutusalan tutkintotoimikunta Kiinteistönvälitysalan tutkintotoimikunta Aikuiskoulutuksen asiakirjat,

2 Käyttöohje tutkintojen järjestäjille Mistä on kysymys? Tutkintojen järjestäjät tallentavat tutkintotoimikunnalle lähetettävät aineistot suoraan Opetushallituksen sähköiselle kokousalustalle Optimaan. Alkuperäiset (tarvittaessa allekirjoitetut) asiakirjat lähetetään kirjepostina sihteerille arkistointia varten. Todistukset lähetetään puheenjohtajalle tai sihteerille sopimuksen mukaan. Toimikunnan päätökset näkyvät vain asianomaisille 2

3 Periaate lyhyesti Tutkinnon järjestäjä: -kirjautuu Optimaan -luo uuden kansion haluamansa (yleensä seuraavan) kokouksen kohdalle -tallentaa sinne käsiteltäväksi tarkoitetun aineiston viimeistään 10 päivää ennen kokousta. -katsoo kokouksen jälkeen päätöksen 3

4 Mikä on aineistoa? Järjestämissopimusten hakeminen: -järjestämissopimus ja -suunnitelma, yhteyshenkilöt-liite, tarvittavat muut liitteet ja lomakkeet Esitykset osaamisen tunnustamiseksi Tutkintojen hyväksyminen: -esitykset, arviointiyhteenvedot, arvioijat Uudet arvioijat hyväksyttäväksi Ilmoitukset tutkintotilaisuuksista Muutokset 4

5 Siirtyminen Optimaan Siirry osoitteeseen Kirjaudu sisään toimikunnan sihteeriltä saamillasi tunnuksella ja salasanalla. Tunnus koostuu tutkinnonjärjestäjän tunnisteesta ja toimikunnan numerosta. Esimerkki: opisto Salasana on tutk.järjestäjä-kohtainen ei henkilökohtainen. Salasana tulee vaihtaa heti ensimmäisellä käyntikerralla. Valitse vasemmasta yläreunasta Oma tila-työkalu. ja sitten käyttäjätiedoista Vaihda salasana. Mikäli salasana vaihdon jälkeen unohtuu, ota yhteys: 5

6 Siirtyminen oikealle kohdalle Klikkaa auki sen kokouksen kansio, johon olet viemässä tiedostoja. Avaa sen alta kansio Tutkintojen järjestäjät. 6

7 Kansion luonti Luo kansio oman organisaatiosi eli tutkinnonjärjestäjän nimellä klikkaamalla Uusi objekti ja valitsemalla Kansio. Kirjoita kansion nimi (tutkinnon järjestäjän oppilaitos) ja paina lopuksi OK. 7

8 Käyttöoikeuksien määrittely Jotta muut tutkinnon järjestäjät eivät pääse näkemään materiaalianne, määrittele Käyttöoikeudet -kohdasta luku- ja kirjoitusoikeudet Varmista, että ainoat rastit ovat Tutkintotoimikunnan kohdalla! Poista muut rastit. 8

9 Tiedostojen siirto Seuraavaksi voit ladata (eli siirtää omalta tietokoneeltasi Optimaan) tiedostot kohdasta Uusi objekti. Valitse Tuo omalta koneelta, Tiedosto Käyttöoikeuksiin ei tarvitse tehdä muutoksia. Tiedostot tuodaan yksi kerrallaan. 9

10 Muutokset / poistaminen Kun haluat tehdä muutoksia tai poistaa tiedoston pääset objektin hallintaan klikkaamalla tiedostonimen perässä olevaa rattaan kuvaa. 10

11 Useita asioita samaan kokoukseen Mikäli samaan kokoukseen on tulossa sekä järjestämissopimushakemuksia liitteineen että tutkintojen hyväksymisesityksiä tai muita päivityksiä, tulee eri asiaryhmille perustaa erilliset kansiot. Esimerkiksi Hakemus, Tutkinnot, Ilmoitus tutkintotilaisuuksista, Päivitetty arvioijaluettelo jne. Tämä helpottaa kokouksen esityslistan laadintaa. Kirjaudu lopuksi ulos järjestelmästä näytön oikeasta yläkulmasta. 11

12 Määräaika ja kokouksen päätökset Tutkinnon järjestäjien kansiot sulkeutuvat 10 pv ennen kokousta (tai sovitusti). Kokouksen jälkeen kokouksen yhteyteen tulee Kokouksen päätökset niminen kansio, jonka alle tulee kunkin käsitellyn asian päätöksestä tiedotus. Päätökset näkyvät vain asianomaisille. Erillisiä paperisia pöytäkirjanotteita ei postiteta. 12

13 Käyttöohje tutkintotoimikunnan jäsenille Tutustu ohjeisiin tutkintojen järjestäjille Perehdy käsiteltävään aineistoon ennen kokousta Tulosta itsellesi kokouksessa tarvitsemasi asiakirjat Sähköisen kokouksen aikana: Kirjaa kommenttisi kunkin asiakohdan yhteydessä olevalle keskustelualueelle. Voimassaolevat järjestämissopimukset / tutkintotilastot / laadunvalvontasuunnitelmat / pysyväisohjeet jne. on tallennettu erikseen omiin kansioihinsa. 13

14 Kiitos! Tutkintotoimikunnan sihteeri vastaa mielellään kysymyksiinne ja ottaa vastaan kehittämisideoita. Kiitoksia yhteistyöstä!

Samankaltaiset tiedostot

OPTIMAN KÄYTTÖOHJE NÄYTTÖTUTKINTOJEN JÄRJESTÄJILLE 27.9.2012

1 (5) OPTIMAN KÄYTTÖOHJE NÄYTTÖTUTKINTOJEN JÄRJESTÄJILLE 27.9.2012 Tietojenkäsittelyn tutkintotoimikunta 8327 Tutkintojen järjestäjät tallentavat toimikunnalle lähetettävät aineistot suoraan Opetushallituksen