Hankehallinnoinnin sudenkuoppa ja kulmakiviä

Transkriptio

1 Hankehallinnoinnin sudenkuoppa ja kulmakiviä Muutos 10! - Kuinka välttää hankehallinnoinnin pahimmat sudenkuopat Kankaanpää , Jari Alanko, JAKK EU-tietokeskus

2 JAKK EU-tietokeskus ja Europe Direct Tiedotus ja neuvonta EU:n politiikkoihin, lainsäädäntöön ja rahoitusohjelmiin liittyen erityisesti kohdennetun tiedon välittäminen Kansalaispalautteen välittäminen EU:n toimielimille Eurooppa-aiheisen keskustelun edistäminen EU-aiheisten esitteiden jakaminen EU-hankkeiden valmistelussa tukeminen Toimipisteet ovat kaikille avoimia Suomen Europe Direct tiedotusverkosto on pitkälti keskittynyt kansalaistiedottamiseen yleisistä EU-asioista (Eurooppatiedotukset) JAKK EU-tietokeskus on profiloitunut EU-rahoituksen kokonaisuuden asiantuntijaksi 2

3 JAKK EU-tietokeskuksen väki: Jari Alanko, kehittämispäällikkö, Nuudia Laan-Kaari, kv-koordinaattori, Satu-Maarit Sivula, kehittämispäällikkö, Sähköposti: tai 3

4 Sudenkuoppa? Hankehallinnoinnin ainut varsinainen sudenkuoppa on se, että hanke on huonosti suunniteltu Ja ilkeys siinä, että projektipäällikköparka putoaa samaan kuoppaan yhä uudelleen ja uudelleen Tai sitten matkan varrella tulee yhä uusia kuoppia ESR-hankkeen, ja minkä tahansa EU-hankkeen, keskeinen ominaisuus on se, että se on innovatiivinen, ja silloin voi aina tapahtua jotain yllättävää Ne ovat kuitenkin vain pieniä monttuja 4

5 Oleellista on idea Mitä pitäisi tehdä? Mistä tiedät, että pitäisi tehdä? Hankkeen tarve? Hanketoiminnan peruskysymykset: Kenelle Mikä on hankkeen kohderyhmä Miksi Mikä on ongelma Mitä Miten ongelma ratkaistaan Hyvälle idealle löytyy aina rahoitus Mistä ideoita löytyy? Missä ideoita kypsytetään? 5.1 Keltainen soikio kertoo, mihin ESR-hakemuksen kohtaan tieto tulee 5

6 Perinteisen hanketoiminnan mallit 1. Rahoitusohjelma auki 2. Hankehakemus 3. Hankkeen alku 4. Rahoituspäätös 5. Sopimukset 6. Mahdollinen väliraportointi 7. Hankkeen päätös 8. Loppuraportointi 9. Laitetaan mapit hyllylle ja unohdetaan koko hanke 1. Valtava innostus 2. Jumalaton hämminki 3. Helvetillinen sekaannus 4. Järkiintymisvaihe 5. Syyllisten etsintä 6. Syyttömien rankaisu 7. Hankkeeseen osallistumattomien palkitseminen 6

7 Sudenkuoppa vältetään, kun muistetaan, että hankkeen elinkaari on ympyrä Ohjelma(työ) O Määrittely Suunnittelu A & S M Rahoitus Toteutus T S Arviointi ja soveltaminen R 7

8 Sisäinen ohjelmatyö 8 EU-hankerahoitusta hakemaan tarvitaan organisaatio Julkisyhteisö, yritys tai yhdistys Millaisia pidemmän aikavälin tavoitteita organisaatiolla on? Visio Tavoitetila, määränpää, maali, Hankkeen on vietävä organisaatiota sen suuntaan Strategiat Toimintatavat visioon pääsemiseksi Hankeen tulee toimia strategioiden välineenä Hanke voi avata uusia reittejä määränpäähän Millaisia nämä SINUN organisaatiossasi ovat? Kuka tai mikä näistä asioista päättää? Ympyrä kertoo elinkaaren vaiheen O

9 Ulkoinen ohjelmatyö Hankkeisiin vaikuttavat monet erilaiset politiikka- ja strategiaohjelmat EU:n tasolta paikalliselle tasolle Ohjelmien tunteminen tuo lisää mahdollisuuksia, taustoja ja perusteita kehittämishankkeisiin Esim. ESR-hankkeisiin vaikuttavat monet muutkin ohjelmat kuin muiden muassa ESR:a säätelevä kilpailukyky- ja työllisyysohjelma Sopiiko sinun ideasi näihin ohjelmiin? 9

10 Kehittämishankkeisiin vaikuttavat tahot Toteuttajat Rahoittajat Oma organisaatio Kohderyhmä HANKE EU Valtio Yhteistyökumppanit Seutukunta Maakunta Kunta 10

11 EU:n ja valtion taso Kaikille EU-rahoitusohjelmille määritellään unionin tason tavoitteet ja linjaukset ohjelmakausittain, esim Euroopan koheesiostrategia määrittelee ESR:n ja EAKR:n yleiset tavoitteet Muista myös yleisemmät politiikkaohjelmat Pohjoinen ulottuvuus, Lissabonin strategia, Lähes kaikkien rahoitusohjelmien käytännön toteutus ja tarkempi tavoitteiden määrittely järjestetään kansallisesti tai alueellisesti Jokaisella EU:n rahoitusohjelmalla on kansallinen yhteyspiste tai henkilö Niiden toiminta vaihtelee laidasta laitaan Rakennerahastohankkeisiin vaikuttaa 7 ministeriötä lähinnä välillisesti alueellisten virastojen kautta, kuten ELY-keskukset ja maakuntaliitot Kaikki tekevät omaa ohjelmatyötään Lisäksi valtiovarainministeriö toimii tarkastusviranomaisena 11

12 Kilpailukyky- ja työllisyysohjelman hallintoviranomaiset (2007-) Kilpailukyky- ja työllisyys ohjelma ESR valtakunnallinen Länsi-Suomi Etelä-Suomi Itä-Suomi Pohjois-Suomi (Ahvenanmaa) Kilpailukyky- ja työllisyys ohjelma EAKR Länsi-Suomi Etelä-Suomi Itä-Suomi Pohjois-Suomi (Ahvenanmaa) Maa- ja metsätalousministeriö Liikenne- ja viestintäministeriö Ympäristöministeriö Työ- ja elinkeinoministeriö Sosiaali- ja terveysministeriö Opetusministeriö Sisä ministeriö TEKES Finnvera Opetushallitus ELY-keskus (15) Maakuntaliitto (19) Paikallinen toimintaryhmä (56) HANKE

13 Alue-, seutukunta- ja kuntataso Maakunnan yhteistyöasiakirja MYAK määrittelee ESR:n ja EAKR:n tavoitteet ja toimintatavat maakunnassa Maakuntasuunnitelma on pitkän aikavälin suunnitelma määrittelee maakunnan vision esim. vuodelle 2030 Maakuntaohjelma toteuttaa maakuntasuunnitelmaa kunnanvaltuustokausittain noin vuoden viipeellä Kaksivuotinen maakuntaohjelman toteuttamissuunnitelma Rakennerahastohankkeissa tarvitaan pääsääntöisesti kuntarahoitusta, jonka hakumekanismit vaihtelevat Joillakin alueilla hankkeiden kuntarahoitus hoidetaan seutukuntien kautta => seutusuunnitelmat Kuntien yhteistyökuviot ovat käymistilassa kuntaliitosten takia 13

14 Ongelman määrittäminen 5 Kenellä on ongelma => Sopiiko kohderyhmä ESR:ään? Mikä ongelma => Mikä on ongelman syy? Millaisiin osatekijöihin ongelma voidaan jakaa => Millaisilla toimenpiteillä ongelma voidaan ratkaista => Voidaanko osatekijät ratkaista ESR:n keinoilla? Mitä hyötyä kohderyhmälle ongelman ratkaisusta on => Miten ongelman lieventymistä voidaan mitata => Onko ongelma ongelma? M 14

15 ESR:N TOIMINTA-ALA Työssä olevat, yritysten henkilöstö, työorganisaatiot, yrittäjyys Työnhakijat, työttömät ja työvoiman ulkopuolella olevat Työmarkkinoilla heikossa asemassa olevat Inhimilliseen pääomaan investoiminen Kumppanuus Jäsenvaltioiden ja alueiden välinen yhteistyö ESR-PAINOPISTEET: TOIMINTALINJAT SUOMESSA Toimintalinja 1: Työorganisaatioiden, työssä olevan työvoiman ja yritysten kehittäminen sekä yrittäjyyden lisääminen Toimintalinja 2: Työllistymisen ja työmarkkinoilla pysymisen edistäminen sekä syrjäytymisen ehkäisy Toimintalinja 3: Työmarkkinoiden toimintaa edistävien osaamis-, innovaatio- ja palvelujärjestelmien kehittäminen Toimintalinja 4: Jäsenvaltioiden ja alueiden välinen yhteistyö ESR-toiminnassa Toimintalinja 5: Tekninen tuki ESR-toimintaa ohjaavat yhteiset periaatteet (tasaarvo, sosiaalinen innovaatio, kumppanuus, pienet toimijat, kestävä kehitys)

16 Hankkeen suunnittelun perusasiat: Hankkeella on aina: Alku ja loppu, joiden välissä pyritään tiettyihin tavoitteisiin suunnitelluilla toimenpiteillä ja tietyillä voimavaroilla Ks. 4TV-malli hankkeen toteuttamisesta! Liikkeelle lähdetään aina tarpeeseen perustuvasta ideasta, ei hankerahoitushaun avautumisesta Älä hätäile, vaan kysy lisätietoa, vinkkejä ja apua Tee ideastasi tiivistelmä Lue aina kaikki esitteet, hakuohjeet ja muut dokumentit rahoitusohjelmasta S 16

17 Hakemusten arviointi 1. Tekninen tarkastus 1. Onko hakemus saapunut ajoissa? ESR: Tallennettu Eura2007:n ja tulostettu sieltä 2. Ovatko hakemus ja tarvittavat liitteet kunnossa? 3. Ovatko allekirjoitukset, leimat ja kopiot kunnossa? Kaikki nämä kerrotaan hakujulistuksessa 2. Sisällön arviointi ohjelman ja tietyn haun kriteerien mukaan 1. Vastaako hakemus rahoitusohjelmaa ja toimintalinjoja? 2. Onko hakija (ja yhteistyökumppanit) osaava ja uskottava? 3. Onko toiminta tarpeellista ja järkevää rahoitusohjelmaan nähden? 17

18 Rahoituksen järjestäminen Jos kaikki on mennyt tähän asti hienosti, siis on olemassa ESR:ään soveltuva kohderyhmä, jolla on ongelma, joka voidaan ratkaista ESR:n keinoilla, on seuraavana vuorossa rahoituksen järjestäminen Ota yhteyttä ELY-keskukseen! Apua ja neuvoa saa kysyä muiltakin! Muista myös, että on olemassa muitakin rahoitusmahdollisuuksia kuin ESR Leader, EAKR, kansainväliset ohjelmat, KVJ = Kysy vaikka Jarilta R 18

19 EU-ohjelmakauden rahoitusohjelmat KOHEESIORAHASTO (ei käytössä Suomessa)??? Valtakunnallinen ohjelma, jossa valtakunnallinen osio suuralueittaiset osiot Kilpailukyky- ja työllisyystavoite ESR Etelä- Suomi Itä- Suomi EAKR Länsi- Suomi Pohjois- Suomi Alueellinen yhteistyö sisä- ja ulkorajoilla EAKR I Raja-alueyhteistyö sisärajoilla II Valtioiden välinen yhteistyö III Alueiden välinen yhteistyö IV Raja-alueyhteistyö ulkorajoilla Ahvenanmaa Manner- Suomen maaseudun kehittämisohjelma Ahvenanmaan maaseudun kehittämisohjelma Elinkeinokalatalouden toimintaohjelma Elinikäisen oppimisen ohjelma Yhteisvastuuta ja maahanmuuttajavirtojen hallintaa koskeva ohjelma Kehitysyhteistyö ja taloudellisen yhteistyön rahoitusväline VII Puiteohjelma Kansalaisten Eurooppa Media 2007 Life+ Progress Naapuruuden ja kumppanuuden rahoitusväline ENPI II Toimintaohjelma terveyden alalla Marco Polo II Perusoikeuksien ja oikeusasioiden puiteohjelma Kilpailukyvyn ja Innovoinnin puiteohjelma Rahoitusväline teollistuneiden maiden kanssa tehtävään yhteistyöhön Nuorisotoiminta-ohjelma Turvallisuutta ja vapauksien suojelua koskeva puiteohjelma Liittymistä valmisteleva tukiväline Kulttuuri Toimintaohjelma kuluttajapolitiikan alalla EU - Kanada EU - USA

20 Budjetointi Ilmaista lounasta ei ole olemassa Kaikki kulut kannattaa ottaa huomioon, kuluja ne ovat tukikelvottomatkin kulut Mitkä kulut ovat tukikelpoisia? Aiheutuvat hankkeesta ja ovat todellisia, maksettuja, tarpeellisia ja kohtuullisia Hakemuksessa mainittuja ja sopimuksessa hyväksyttyjä Sopimusaikana syntyneitä Mitkä kulut ovat tukikelvottomia? Hankkeen toteuttajan tavanomaisesta toiminnasta aiheutuvat menot 20

21 ESR-hankkeen kustannukset Aineet, tarvikkeet ja tavarat Aineelliset pienhankinnat, kuten koulutusmateriaalit jne. 2. Henkilöstökustannukset Palkat ja palkkiot sivukuluineen 3. Palvelujen ostot Matkakustannukset 5. Muut kustannukset Esim. tila- ja laitevuokrat ja poistot 6. Välilliset kustannukset Esim. hallinnon kustannukset 7. Arvonlisävero Jos ALV jää hakijan lopulliseksi kustannukseksi

22 ESR-hankkeen rahoitus 1. ESR ja valtion rahoitus 2. Kuntien rahoitus 3. Muu julkinen rahoitus Esim. organisaatiolta, joka saa normaaliin toimintaansa valtionapua 4. Yksityinen rahoitus 5. Projektin tulot Mahdolliset työvoimapoliittiset toimenpiteet, kuten työvoimakoulutus, rahoitetaan (ja haetaan) erikseen Tukiprosentti ja muut ehdot eri rahoitusten määrästä löytyvät hakuilmoituksesta tai sen liitteistä 14 22

23 Ohjausryhmä Ohjausryhmästä tulee olla hyötyä hankkeen toiminnalle ja sen keskeisin tarkoitus on ohjata hankkeen toimintaa Jäsenten valintaan kannattaa panostaa Ihmisten asiantuntijuus ja aikaresurssit Tausta-organisaatioiden sitoutuminen Ohjausryhmän oikeudellinen asema perustuu projektipäätökseen Ns. velvoittava ehto, rahoituksen saamisen edellytys Ohjausryhmän asettaa hankkeen toteuttaja Kirjallinen päätös, jossa nimetään jäsenet ja sihteeri(stö) + rahoittajan edustaja asiantuntijaksi

24 Hankkeen toteuttaminen 24 Hanketoiminnassakaan hyvin suunniteltu ei ole puoliksi tehty, mutta edes vähän sinne päin EU-hankkeiden yleinen, oleellinen elementti on innovatiivisuus Ei välttämättä mitään ihmeellistä, mitä kukaan ei ole tehnyt koskaan missään Kohderyhmä, toimintatapa, toimiala, alue jne. Hankesuunnitelmat ja rahoitushakemukset eivät ole kiveen hakattuja, niihin voi hakea muutosta Jos tehdään ja kokeillaan jotain uutta ja innovatiivista esim. kolmen vuoden ajan, mitä kertoo se, ellei mitään muutoksia tarvitse tehdä? T

25 4TV -malli = Toiminta Tavoitteet Tuotteet Tulokset Vaikutukset Hankkeen vaikuttavuus Kaikkia niitä kannattaa pohtia hanketta suunniteltaessa Oleellinen kysymys: Mitä hankkeen aikana kehitetyille välineille, työkaluille, toiminnoille jne. tapahtuu hankkeen jälkeen??? Siirtyminen organisaation normaaliin toimintaan Kaupallinen hyödyntäminen Tekijänoikeudet! Uusi hanke 25

26 Toiminta johtaa tavoitteisiin Hankkeen aikana tehdään suunniteltua toimintaa, eli toimenpiteitä, kohderyhmälle ja/tai sen kanssa ongelman ja sen osien lieventämiseksi Toimintaa varten tarvitaan resursseja: Taloudellisia => Inhimillisiä, palkallista työaikaa Toiminnan tarkoitus on johtaa tavoitteisiin, jotka on kerrottu hakemuksessa ja / tai hankesuunnitelmassa Toimintaa voidaan mitata työajan seurannalla, osallistujamäärillä, suoritetuilla tutkinnoilla jne

27 Kohderyhmä Ilman kohderyhmää ei ole hanketta Selkeä, rajattu kohderyhmä on hankkeen onnistumisen edellytys Välitön / varsinainen kohderyhmä on se joukko ihmisiä tai organisaatioita, joille hankkeen aikaansaamat tuotteet on tarkoitettu Esim. uuden opetusmenetelmän kehittämisessä opettajat Välillinen kohderyhmä on se joukko, jotka hyötyvät välittömän kohderyhmän ongelman lieventymisestä 6.2 Esim. em. opettajien oppilaat / opiskelijat / asiakkaat

28 Hankkeen viestintä Hankkeesta on viestittävä monilla eri tavoilla: Hankkeen alussa ja jo ennen sitä Markkinointi => Osallistujien hankkiminen Hankkeen aikana Tiedottaminen => Osallistujat, rahoittajat, sidosryhmät Hankkeen jälkeen Tulosten ja käytäntöjen levittäminen => Rahoittajat, muut samanlaista työtä tekevät, suuri yleisö

29 Tavoitteet synnyttävät tuotteita Kaikista hankkeista syntyy konkreettisia tuotteita (product): Esiselvityksestä syntyy selvitys ja / tai hankesuunnitelma Koulutuksen kehittämishankkeista koulutustuote Ja esim. seminaareja, koulutustilaisuuksia jne. Kylätalon kunnostushankkeesta kunnostettu kylätalo Tuotteet ovat oleellisia hankkeen pysyvyyden kannalta Valmistettava ja myytävä tuote 8.2 Muuten käytettävä tuote Hankkeen tuotteita mitataan useimmiten määrällisesti 29

30 Tuotteilla tehdään tuloksia Hankkeella ei ole tuloksia (results), sen tuotteiden käytöllä on Hankkeen aikana voidaan usein testata tuotteiden toimivuutta Syntynyttä koulutustuotetta testataan pilottikoulutuksella Kirjallista tuotetta testataan levittämällä jne. Tulosten mittaaminen on enimmäkseen laadullista Koulutustuotteen toimivuuskyselyt opiskelijoille ja kouluttajille Myytävän tuotteen käyttökelpoisuus selvitetään niiden loppukäyttäjiltä Tulosten on oltava seurausta hankkeen tavoitteiden mukaisesta toiminnasta

31 Määrälliset tulokset Määrällisiä tuloksia voivat olla esim. - Valmistuneet opintojaksot/-materiaalit ja niiden arvioinnit - Tilaisuuksien osallistujamäärät - Projektin julkaisut - Toteutunut vastavuoroisuus ja yhteistyö - Pyynnöt tulla kertomaan projektista muille - Toteutuneet henkilövaihdot - Opintoviikot tai opintopisteet, Määrällisiä tuloksia raportoidaan ESR-hankkeissa maksatushakemusten, indikaattoriseurannan ja raportoinnin yhteydessä 31

32 Maksatushakemukset ESR- ja valtion tuki hankkeen kustannuksiin maksetaan jälkikäteen maksatushakemuksen perusteella Maksatuskauden pituus määritellään hankepäätöksessä Maksatushakemus perustuu hankkeen kirjanpitoon Tukikelpoiset kustannukset (ks. Budjetointi) Erotettavissa ja yksilöitävissä organisaation kirjanpidosta Maksatushakemuksessa tarvittavat tiedot ja liitteet sovitaan viimeistään hankkeen aloituspalaverissa Ja esim. muun rahoituksen tulouttamisesta sovitaan aloituspalaverissa 32

33 Hankkeen seuranta ja raportointi Hankkeen indikaattoritietojen seuranta puolivuosittain Aloittaneet, osallistuneet, työmarkkina-asema jne. Hankkeen väliraportointi kalenterivuosittain Yhteys indikaattoriseurantaan Loppuraportissa kuvataan hankkeen toimintaa ja tuloksia Heti hankkeen toiminnan päätyttyä Yhteys väliraportteihin ja indikaattoriseurantaan Kaikkien ESR-hankkeiden maksatushakemukset ja raportit tehdään EURA 2007 järjestelmässä valmiille pohjille

34 Laadulliset tulokset Hanketuen saajan väli- ja loppuraportissa esitetyt näkemystulokset hankkeen laadullisesta onnistumisesta. Väliraportissa kerrotaan myös tulevasta toiminnasta Loppuraporttiin toimenpidesuositukset Useimmiten laadulliset tulokset ovat määrällisiä tärkeämpiä kehittämishankkeissa, esim. Siirrettävyys muille sektoreille tai alueille Yhteistyön sujuminen Eurooppalainen ulottuvuus 34

35 Tulokset aikaansaavat vaikutuksia Hankkeella ei ole vaikutuksia (effect, impact), sen tuloksilla on Hankkeen tavoitteiden mukaisen toiminnan aikaansaamilla tuotteilla ja niiden tuloksilla täytyy olla vaikutuksia Koulutustuote johtaa parempiin oppimistuloksiin Myytävä tuote helpottaa loppukäyttäjän toimintaa Julkisrahoitteisten hankkeiden tuloksilta edellytetään usein yhteiskunnallisia vaikutuksia hankkeen toiminta-alueella 7.4 Paikallisella paikallisia, kansainvälisellä unionin laajuisia Mittaaminen hankkeen aikana on usein hankalaa, jopa mahdotonta Vaikutuksista syntyy hankkeen vaikuttavuus (effectiveness) 35

36 Arviointi ja soveltaminen Arvioinnissa ei ole kyse raportoinnista Hanketta voidaan arvioida sen toiminnan kannalta Miten työ on sujunut, mitä olisi pitänyt tehdä toisin Hanketta voidaan arvioida sen tulosten kannalta Saatiinko tehdyksi sitä, mitä pitikin Arviointia pitää tehdä sisäisesti, mutta myös ulkoisesti Ulkoinen arviointi on yhä useammin rahoituksen edellytys Arviointi tuottaa hankkeesta sellaista tietoa, jota voidaan soveltaa, ja joka vaikuttaa johonkin Uusi hanke Paluu määrittelyvaiheeseen Uusi toimintatapa Sisäinen ohjelmatyö Kehittämistarpeet Ulkoinen ohjelmatyö A & S 36

37 Vaikuttaminen ohjelmatyöhön Kysymys: Ketkä muut ovat / voivat olla samaa mieltä? Esim. vastaavanlaisten hankkeiden toteuttajat Vaikuttaakseen EU-tason ohjelmatyöhön ei välttämättä tarvitse mennä Brysseliin Useimmat hankkeiden toteuttajia koskevat päätökset tehdään Suomessa Varsin usein ohjelmatasoa koskevia päätöksiä tehdään poliittisissa elimissä Kunnanvaltuusto, -hallitus, maakuntavaltuusto, -hallitus, eduskunta ja Euroopan parlamentti 37

38 Lisätietoa Rakennerahastojen mahdollisuuksista Suomessa: Rakennerahastojen mahdollisuuksista omalla alueellasi: ELY-keskukset: Maakuntaliitot: Hakemus-, maksatus-, indikaattori- ja raportointilomakkeista: EU-tason tietoa rakennerahastoista ja aluepolitiikasta: 38

39 Kertaus: Alangon Aksioomat 1. Hyvälle idealle löytyy aina rahoitus 2. Kysy mieluummin ennemmin kuin myöhemmin 3. Laita kaikki muistiin kahteen kalenteriin 4. Sisältö on aina tärkein 5. Hanke ei kiinnosta ketään 6. Hankesuunnitelma ei ole kiveen hakattu 7. Aikataulun myöhästymistä ei saa kiinni 8. Rahoittajan kanssa ei riidellä turhanpäiväisyyksistä 9. Kustannukset toteutuvat aina 10.Debet on se ikkunanpuoleinen 11.Hanke on niin kuin se raportoidaan 12. Entäs sitten? 39

40 KIITOS! 40