Enterprise by HansaWorld. Verkkolaskutuksen käyttöönotto Ostolaskut

Transkriptio

1 *+"'+,-&./!"#$%&'#() Enterprise by HansaWorld Verkkolaskutuksen käyttöönotto Ostolaskut Elokuu 2013 Versio 7.0 Hansaworld Finland Oy Ab

2 SISÄLLYS JOHDANTO... 2 KÄYTTÖÖNOTTO... 3 Verkkolaskusopimus... 3 Yhteydet palvelimiin/portit/palomuurit... 3 Järjestelmän asetukset ja liikekumppanitiedot... 3 Yritystiedot -asetus... 3 Verkkopalvelut, rekisteröinti (tietokanta-avain)... 4 Liikekumppanitietueen tiedot... 5 Verkkolaskutuksen asetukset... 5 Verkkolaskutuksen aktivointi... 6 KÄYTTÖ... 8 ONGELMATILANTEET...9 Onko sähköinen tiedonsiirto keskeytetty?... 9 Onko Tietokannan tilanne Tuotanto?... 9 Ovatko yhteydet verkkolaskutuspalvelimiin kunnossa? Onko rekisteröityminen verkkopalveluihin tehty oikealla sopimusnumerolla? Onko palvelin käynnistetty uudelleen? Onko verkkolaskujen ajastettu toiminto päällä? YHTEYSTIEDOT Enterprise by HansaWorld Verkkolaskutus 1/12

3 JOHDANTO Tässä dokumentissa on kuvattu lyhyesti miten HansaWorld -verkkolaskujen vastanotto toimii ja miten se otetaan käyttöön. HansaWorld Verkkolaskujen vastaanotto toimii automaattisesti, käyttäjän ei tarvitse erikseen hakea laskuja palvelimelta eikä tehdä tiedotonsiirtoja ohjelmast toiseen. Vastaanottamisen aloittaminen on tehty erittäin helpoksi. Tilin avauksen lisäksi tarvitaan vain muutama asetus, jonka jälkeen laskujen vastaanottaminen sähköisesti on mahdollista. Tässä ohjeessa käydään läpi Verkkolaskujen vastaanottoon liittyvät asetukset. Enterprise by HansaWorld Verkkolaskutus 2/12

4 KÄYTTÖÖNOTTO Ostolaskujen sähköisen vastaanototn käyttöönoton vaiheet: 1. Verkkolaskusopimus 2. Järjestelmän aseukset 3. Palvelun aktivointi Verkkolaskusopimus Verkkolaskusopimukset tilataan HansaWorldiltä. Yhteystiedot löytyvät tämän asiakirjan lopusta. Verkkolaskujen vastaanotto voidaan toteuttaa HansaWorld -ohjelmistoissa seuraavalla tavalla. Yritykselle perustetaan oma verkkolaskujen vastaanottotili ja tunnukset Itellan verkkolaskukonsoliin. Huom! Uuden verkkolaskutilin avaaminen kestää noin 2-3 viikkoa. Jos palvelu toteutetaan jo olemassa olevaan tiliin (Itellan verkkolaskutili, ilman konsolia), on käyttöönotto erittäin nopeaa. Itellan operaattoritunnus on Yhteydet palvelimiin/portit/palomuurit Ulospäin suuntautuva HTTPS -liikenne tulee olla sallittu seuraaviin osoitteisiin:! presence.backup.hansaworld.com, portti 443! e-invoices.fin.hansaworld.net, portti 451! lookup.fin.hansaworld.net, portti 443 Osoitteita voidaan testata avaamalla selain palvelimelta ja syöttämällä osoiteriville esim. Järjestelmän asetukset ja liikekumppanitiedot Seuraavat asetukset tulee kirjata ja tarkistaa, 1. Yritystiedot -asetus 2. Verkkopalvelut, rekisteröinti (tietokanta-avain) 3. Liikekumppani -tietue: OVT-tunnus, Y-tunnus, laskutusosoite ja kielikoodi 4. Verkkolaskuasetukset 5. Muuta huomioitavaa Yritystiedot -asetus Järjestelmämoduuli >> Asetukset > Yritystiedot Yritystietoihin tulee lisätä Y-tunnus, verkkolaskutili, pankki1 sekä OVT-tunnus. Ilman Y-tunnusta ei verkkolaskujen vastaanotto ole mahdollista. Osoitetiedot tulee syöttää kuten kuvassa on esitetty. Pankki 1 kenttään voidaan lisätä IBAN-tilinumero konekielisessä muodossa (FI ). BIC-koodia ei tarvitse lisätä, sillä se tarkistetaan IBAN-tilinumerosta ja lisätään aineistoon niin tulostettaviin kuin finvoice-muodossa meneviin laskuihin. Enterprise by HansaWorld Verkkolaskutus 3/12

5 Verkkopalvelut, rekisteröinti (tietokanta-avain) Jotta HansaWorldin verkkopalveluita voidaan käyttää, tulee automaattisen tietokanta-avaimen haun olla käytössä. Tämä voidaan aktivoida seuraavasti: Järjestelmä >> Asetukset >> Verkkopalvelut, rekisteröinti (tietokanta-avain) Enterprise by HansaWorld Verkkolaskutus 4/12

6 Seuraavat kentät tulee täyttää: 1. Sijoitetaan Rekisteröity -kenttään (Windows: ctrl+enter / Mac: cmd+enter) -toiminnolla maaksi Suomi 2. Lisätään asiakasnumerokenttään asiakasnumero (asiakasnumero löytyy esim. laskusta) 3. Lisätää sopimusnumerokenttään sopimusnumero (sopimusnumero löytyy esim. laskusta) 4. Tallennetaan asetus Kun tiedot on tallennettu tulee asetus avata uudelleen ja painaa Rekisteröidy tietokanta-avainpalveluun -painiketta. Ruudulle tulee viesti Tietokanta-avain päivitetty onnistuneesti. Tämä kertoo onnistuneesta rekisteröitymisestä HansaWorld -järjestelmän automaattiseen tietokanta-avainpalveluun. Huom! Rekisteröityminen tulee tehdä vain yhden kerran. Jos automaattiseen tietokanta-avainpalveluun on rekisteröidytty jo aiemmin painetaan Hae tietokanta-avain. Liikekumppanitietueen tiedot Toimittajalla tulee olla kirjattuna Y-tunnus, jotta verkko-ostolaskut voidaan siirtää varsinaisiksi ostolaskuiksi. Y-tunnus kirjataan liikekumppanitietojen Yritys-välilehdelle muodossa (ilman etuliitteitä). Yritysten Y-tunnuksia voidaan hakea osoitteesta Verkkolaskutuksen asetukset Järjestelmämoduuli >> Asetukset >> Verkkolaskutuksen asetukset HUOM. Vain mainitut kohdat tulee täyttää, muut toiminnot eivät koske suomalaisia asennuksia. Verkkolaskutuksen asetuksissa on kaksi merkitsevää välilehteä: Aktivointi- ja verkkolaskut -välilehdet. Aktivointi-välilehti: Aktivointi -välilehdellä voidaan joko aktivoida kaikki verkkolaskutukseen liittyvät palvelut, tai vain osa niistä. Suomessa ei tällä hetkellä ole tarjolla muita verkkolaskutukseen liittyviä palveluita kuin verkkolaskujen lähetys ja vastaanotto, joten ensimmäiseen kohtaan tulee aina valita: Älä aktivoi. Enterprise by HansaWorld Verkkolaskutus 5/12

7 Verkkolaskujen lähetys; Valitaan Oletus (jos verkkolaskujen lähetys ei ole käytössä) tai valitaan Aktivoi (jos verkkolaskujen lähetys on käytössä) Verkkolaskujen vastaanotto: Tässä kohdassa aktivoidaan verkkolaskujen vastaanotto valitsemalla kohta Aktivoi. Verkkomaksujen lähetys: Valitaan Oletus (palvelu ei ole käytössä Suomessa). Suoraveloitus: Valitaan Oletus (palvelu ei ole käytössä Suomessa). Verkkolaskutus -välilehti: Kun verkko-ostolaskuja siirretään ostolaskuiksi voidaan laskut siirtää joko riveittäin tai konsolidoida kaikki rivit samalle toimittajan kustannustilille. Verkkolaskutuksen aktivointi Verkkolaskutuksen aktivointi on tehty edellisessä kappaleessa. Jotta tieto aktivoinnista siirtyy myös verkkolaskupalvelimelle tulee HansaWorld -työasema käynnistää uudelleen. Avattaessa järjestelmä kysyy turvallisuussyistä, onko tietokanta tuotantovai testikanta. Enterprise by HansaWorld Verkkolaskutus 6/12

8 Mikäli kyseessä on tuotantokanta, tulee valita painike Tuotantokanta. Tietokannan tilanteen voi myös tarkistaa tietokannan tilanne -asetuksesta. Asetus löytyy lisätoiminnot -moduulista. Jos tietokannan tilanne on edelleen tuntematon, tulee edellinen vaihe toistaa (kirjaudutaan uudelleen ohjelmana ja valitaan tietokannan tilanteeksi tuotanto). Kun tietokannan tilanne on muuttunut tuotannoksi, voidaan tarkistaa verkkopalveluiden tilanne järjestelmämoduulin raportilla: Järjestelmä >> Raportit >> Verkkopalveluiden tilanne >> kenttään valitaan Sijoita -toiminnolla (Windows: ctrl+enter / Mac: cmd+enter) GETSUPPLIEREINVOICE. Palvelun tulisi olla päällä. Jos palveluia ei ole voitu kytkeä, näyttää raportti virheilmoituksen palvelun aktivointiin liittyen. Enterprise by HansaWorld Verkkolaskutus 7/12

9 KÄYTTÖ Kun verkkolaskujen vastaanotto on aktivoitu ja yritykelle on lähetetty verkkolasku oikeilla tiedoilla. HansaWorld ohjaa verkkolaskut automaattisesti vastaanottajalle HansaWorldin palvelimelta. Käyttäjät, joilla on oikeus Verkko-ostolaskut -rekisteriin näkevät järjestelmään kirjautuessaan, jos uusia laskuja on vastaanotettu (Ostoreskontra >> Rekisterit >> Verkko-ostolaskut). Verkko-ostolaskurekisteri avataan Avaa -painikkeesta, jolloin nähdään verkko-ostolaskurekisteri. Painike Sulje sulkee ikkunan. Verkko-ostolaskurekisterissä olevia laskuja voidaan käsitellä tietuekohtaisesti. Kun tietue on avattu kaksoisklikkaamalla voidaan sille määrittää kaksi eri tilaa: OK tai Hylätty. Jos verkko-ostolasku hylätään täytyy sille myös määritellä hylkäyksen syy Syy -kenttään. Jos verkko-ostolaskun tilanteeksi määritellään OK, voidaan se siirtää varsinaiseksi verkkoostolaskuksi toiminnot-valikon Luo ostolasku -toiminnolla. Ennen ostolaskun hyväksymistä voidaan liitteistä tarkastella laskua pdf-muodossa, mistä se voidaan edelleen tulostaa paperille. Liitteissä voi olla myös muuta tietoa, jos lähettäjän järjestelmä den mahdollistaa. Jos verkkolaskun statusta ei ole muutettu ja yritetään luoda ostolaskua, antaa järjestelmä virheilmoituksen Väärä Status. Jos verkko-ostolaskun toimittajaa ei löydy liikekumppanirekisteristä ei verkko-ostolaskun siirtäminen ostolaskuksi onnistu. Liikekumppani tulee olla perustettuna ennen verkko-ostolaskun siirtämistä. Huom. Y-tunnusten tulee olla identtiset verkkoostolaskulla ja liikekumppanilla, jotta tietueet osataan yhdistää. Kun verkko-ostolaskusta on luotu varsinainen ostolasku käyttäytyy se kuten muutkin ostolaskut järjestelmässä. Versiosta 7.0 ( ) eteenpäin verkko-ostolasku voidaan yhdistää ostotilaukseen. Verkko-ostolaskutietueen tunnisteet -välilehdellä on kenttä Ostotilausnro, johon siirtyy automaattisesti ostotilauksen numero laskulta (kenttä voidaan myös täyttää manuaalisesti). Tämän jälkeen on mahdollista valita laskua Ostolaskuihin siirrettäessä vaihtoehto luo ostolasku ostotilaukselta. Tällöin ostotilauksen ja ostolaskun välille syntyy linkitys. Enterprise by HansaWorld Verkkolaskutus 8/12

10 ONGELMATILANTEET Jos verkkolaskut eivät saavu ohjelmaan: Ensin voidaan ajaa Järjestelmämoduulissa oleva Verkkopalveluiden tilanne -raportti: Palvelu-kentään valitaan sijoita -toimintoa (Windows: Ctrl+Enter/ Mac: Cmd+Enter) käyttäen listalta GETSUPPLIEREINVOICE. Tämän jälkeen käynnistetään raportti. Raportti kertoo onko verkkolaskujen vastaanotto tällä hetkellä aktivoituna ja onko sen aktivoitumiselle esteitä. Mikäli raportti ei anna selkeätä syytä verkkolaskutuksen pystähtymiseen voidaan seuraavat kohdat tarkistaa: Onko sähköinen tiedonsiirto keskeytetty? Järjestelmä >> Asetukset > Verkkolaskutuksen asetukset Ongelmatilanteissa kohta Sähköinen tiedonsiirto keskeytetty aktivoitu ja Syy -kenttään tulee keskeytyksen syy. Otettaessa yhteyttä HansaWorld -toimistoon on tärkeää ilmoittaa tiedonsiirron keskeytymisen syy, jotta Tukipalvelu pystyy selvittämään vikatilanteet nopeammin. Kun ongelman syy on selvitetty, voidaan kenttä tyhjentää ja poistaa ruksi kohdasta Sähköinen tiedonsiirto keskeytetty. Onko Tietokannan tilanne Tuotanto? Lisätoiminnot >> Asetukset >> Tietokannan tilanne Enterprise by HansaWorld Verkkolaskutus 9/12

11 Mikäli valinta on kohdassa Tuntematon tulee toimia kuten kohdassa verkkolaskutuksen aktivointi kuvataan. Mikäli valinta on kohdassa Testi, on Tietokannan tilanne -kysymyksen ilmestyessä ruudulle painettu painiketta Testi. Tällöin tulee ottaa yhteyttä HansaWorldin toimistoon tietokannan tilanteen muuttamiseksi takaisin tuotantoon. Ovatko yhteydet verkkolaskutuspalvelimiin kunnossa? A. Lisätoiminnot >> Asetukset >> Palveluiden välimuisti HUOM: Palvelinympäristössä, työsasemalla näkyy tässä asetuksessa vain yksi rivi: PRESENCE. Palvelimella tulisi näkyä seuraavat kolme osoitetta: BLESSDATABASE host:presence.backup.hansaworld.net portti: 443 PRESENCE host:presence.backup.hansaworld.net portti: 443 GETSUPPLIEREINVOICES host:e-invoices.fin.hansaworld.net portti: 451 Mikäli asetuksessa on eri IP -osoitteet, tulee tietueet poistaa yksi kerrallaan ja käynnistää ohjelma uudelleen. Ohjelma hakee Enterprise by HansaWorld Verkkolaskutus 10/12

12 osoitteet uudelleen automaattisesti. Mikäli näin ei käy, tulee ottaa yhteyttä HansaWorldin toimistoon. Työaseman ja palvelimen selaimella voidaan tarkistaa onko pääsy yllämainittuihin osoitteisiin sallittu. Selaimeen kirjoitetaan yksi kerrallaan jokainen IP -osoite ja portti (eroteltuna kaksoispisteellä), esim: Jos certificate -ikkuna avautuu, yhteys palvelimeen on olemassa. Mikäli yhteyttä selaimella palvelimeen ei saada, tulee tarkistaa järjestelmävalvojalta onko ulospäin suuntautuva https-liikenne sallittu em. Osoitteisiin. B. Järjestelmämoduuli >> Asetukset >> Pilvipalvelut * lookup.fin.hansaworld.net, portti 443 Mikäli IP -osoite on virheellinen, tulee tietue poistaa ja HansaWorld -ohjelman käynnistää uudelleen. Ohjelman tulisi hakea IP -osoite automaattisesti. Mikäli näin ei käy, tulee ottaa yhteyttä HansaWorldin toimistoon. Onko rekisteröityminen verkkopalveluihin tehty oikealla sopimusnumerolla? Järjestelmämoduuli >> Asetukset >> Verkkopalvelut, rekisteröinti (tietokanta-avain) Mikäli on käytetty painiketta Täytä nämä asetukset automaattisesti, on järjestelmä hakenut viimeisimmmän sopimusnumeron, mikä usein on verkkolaskutilin sopimusnumero. Rekisteröitymisessä tulee käyttää koko ohjelmiston sopimusnumeroa, Mikäli sopimusnumero on jokin muu kuin ylläpitolaskussa oleva sopimusnumero, vaihdetaan se manuaalisesti ja tallennetaan asetus. Tämän jälkeen rekisteröidytään tietokanta-avainpalveluun uudellen. Onko palvelin käynnistetty uudelleen? Mikäli verkkolaskutus on keskeytynyt, useimmiten pelkkä palvelimen uudelleenkäynnistys saa verkkolaskut lähtemään Onko verkkolaskujen ajastettu toiminto päällä? Lisätoiminnot -moduuli >> Raportit >> Idle-tehtävien lista Raportilta tulisi löytyä RECEIVEEINVOICES -palvelu. Jos palvelua ei löydy, täytyy verkkolaskupalvelu aktivoida uudelleen: Järjestelmämoduuli >> Asetukset >> Verkkolaskutuksen asetukset >> Aktivointi -välilehti Muutetaan verkkolaskujen lähetys oletukseksi ja tallennetaan asetus. Avataan asetus uudelleen ja aktivoidaan palvelu. Enterprise by HansaWorld Verkkolaskutus 11/12

13 YHTEYSTIEDOT HansaWorld antaa tarvittaessa lisätietoa verkkolaskutuksesta ja tarjoaa konsultointia palvelun käyttöönottoon. Sähköpostitse: puhelimitse: HansaWorld Finland Oy Keilaranta Espoo Enterprise by HansaWorld Verkkolaskutus 12/12