KIINTEISTÖTIEDON VERKOTTUNUT HANKINTA- JA OHJAUSPROSESSI MENETTELYTAPAOHJEISTUS YLEISOHJE

Transkriptio

1 YLEISOHJE Yleisohje 1 / 9

2 1 OHJEISTUKSEN TARKOITUS määritellä, mitä tietoja rakennushankkeesta tarvitaan omistajille rakennuksen elinkaaren aikaista ylläpitoa ja käyttöä varten antaa ohjeistus tiedonkeruulomakkeiden käyttöön ja dokumenttien tuottamiseen selkiyttää vastuunjakoa ja pelisääntöjä rakennushankkeen aikana syntyvien tietojen tuottamisessa. Ohjeistus annetaan hankkeeseen osallistujille (suunnittelijoille, urakoitsijoille jne.) ohjenuoraksi ja tiedoksi jo tarjouspyyntövaiheessa. Tällöin tiedon tuottajat ovat tietoisia siitä tietosisällöstä, joka heiltä edellytetään. 2 OHJEISTUKSEN RAKENNE Ohjeistus koostuu tästä kaikille alan toimijoille yhteisestä yleisohjeesta sekä toimialakohtaisista ohjeista. Toimialakohtainen lyhenne on merkitty sivun oikeaan yläkulmaan. Toimialakohtaiset ohjeet on jaoteltu seuraavasti: Talotekninen suunnittelu, LVISTA -järjestelmät TATE Arkkitehtisuunnittelu ARK Koordinaattori KRD Rakennuttaminen RAP Yleisohje 2 / 9

3 3 TIEDON TUOTTAMISEN VAIHEET RAKENNUSHANKKEESSA Rakennushanke on jaettu ohjeistuksessa osavaiheisiin seuraavan jaon mukaisesti: Hankesuunnitteluvaihe HS Suunnitteluvaihe SU Rakentamisvaihe RA Käyttöönotto- ja ylläpitovaihe KÄ Seuraavassa on kuvattu rakennushankkeen eri vaiheissa tuotettavat tiedot ja dokumentit, joita tarvitaan sekä rakennushankkeen että käytön ja ylläpidon aikana (kuva 1). Kuva 1. Tiedon tuottaminen rakennushankkeen aikana. Yleisohje 3 / 9

4 4 TIEDON KERÄÄMINEN RAKENNUSHANKKEESSA Tiedon keräämisprosessi jakaantuu KVH -hankkeen mukaan pääpiirteissään seuraavasti (kuva 2). Rakennuttaja esitäyttää lomakkeisiin rakennuttajan täytettäväksi merkityt tiedot niiltä osin, kun ne ovat tässä vaiheessa tiedossa. Rakennuttajan tulee huolehtia siitä, että osapuolten tarjouspyyntöihin jne. sisällytetään jo ennen rakennushankkeen aloittamista määrittely siitä, mitkä tiedot tulee tuottaa. Rakennuttaja toimittaa rakennushankkeessa tarvittavat tiedonkeruulomakkeet hankkeen tiedonkeruusta vastaavalle koordinaattorille. 1) Koordinaattori täydentää tiedonkeruulomakkeisiin osapuolten tiedot sekä hankkeen tiedot (ks. luku 5) ja toimittaa kunkin työkirjan sekä alakohtaisen ohjeistuksen ja yleisohjeen sille hankkeen osapuolelle, jolle ko. tietojen täyttäminen kuuluu (tyypillisesti ao. alan vastuullinen suunnittelija, ks. esim. RakMk osa A2). Lomakkeisiin tiedon tuottaja kohtaan merkityn osapuolen velvollisuus on huolehtia, että tieto täytetään. Koordinaattorin velvollisuuksiin kuuluu varmistua siitä, että kaikki hankkeeseen osallistuvat tietoa tuottavat tai sitä muokkaavat osapuolet ovat saaneet ohjeet ja tiedonkeruulomakkeet käyttöönsä. Mikäli tiedonkeruulomakkeeseen kerätään tietoja useammalta osapuolelta (esim. usealta suunnittelualalta), koordinaattori toimittaa lomakkeen sille osapuolelle, jonka tiedot ovat ensimmäisenä saatavissa. Tämä osapuoli on velvollinen huolehtimaan siitä, että kaikkien osapuolten tiedot on täytetty lomakkeeseen ennen sen toimittamista eteenpäin. 2) Suunnittelijat toimittavat täyttämänsä lomakkeet urakoitsijoille. Suunnittelijan tehtävä on huolehtia, että kullekin urakoitsijalle toimitetaan oikeat lomakkeet. Urakoitsija vastaa siitä, että viimeisimmät ja oikeelliset (toteutuma)tiedot on täydennetty lomakkeisiin. 3) Urakoitsijat täydentävät ja / tai muokkaavat tiedot vastaamaan sen hetken tilannetta (toteutumatiedot) ja palauttavat lomakkeet takaisin sille suunnittelijalle, joka on tuottanut ko. lomakkeen suunnitteluvaiheen tiedot (suunnittelutiedot). Mikäli suunnitelmatiedot vastaavat toteutumatietoja, tietoja ei tarvitse muokata. Urakoitsija merkitsee lomakkeeseen tarkastusmerkintänsä (ks. luku 5). Koordinaattorin tulee tarvittaessa tiedottaa urakoitsijoita siitä, kelle suunnittelijalle kukin lomake palautetaan. Mikäli tiedonkeruulomakkeisiin tulee toteutumatietoja useammalta urakoitsijalta, suunnittelija toimittaa palautetun lomakkeen seuraavalle urakoitsijalle, joka edelleen täyttää omat tietonsa ja palauttaa lomakkeen suunnittelijalle jne. Suunnittelija vastaa siitä, että täydennetyt tiedonkeruulomakkeet palautuvat takaisin. 4) Suunnittelijat palauttavat täytetyt lomakkeet koordinaattorille tarkistettuaan ja tarvittaessa täydennettyään ne. Suunnittelija merkitsee tarkastusmerkinnän lomakkeeseen (ks. luku 5). Kunkin suunnittelijan tulee huolehtia siitä, että saa urakoitsijoilta toteutumatiedot tarkistettavaksi ja että tarkistuksen jälkeen lomakkeet toimitetaan eteenpäin. Yleisohje 4 / 9

5 5) Koordinaattori koostaa päivitetyistä tiedoista lopullisen kokonaisuuden, joka toimitetaan rakennuttajalle esimerkiksi CD -levyllä viimeistään rakennuksen vastaanoton yhteydessä. Rakennuttaja toimittaa tiedot kiinteistönomistajalle tietojen jatkohyödyntämistä varten. 6) Rakennuksen takuuaikana kaikilla tiedon tuottajilla on velvollisuus toimittaa alkuperäisiin asiakirjoihin päivitetyt, täydennetyt ja korjatut tiedot kiinteistönomistajalle kiinteistön tietojen ajan tasalla pitämiseksi. Kuva 2. Kiinteistötiedon kerääminen rakennushankkeessa KVH -mallin mukaan. 5 TIEDONKERUULOMAKKEIDEN KÄYTTÖ JA TÄYTTÖ Tiedonkeruulomakkeet on laadittu Microsoft Excel taulukkolaskentaohjelmalle ja sen versiolle 97 tai uudemmalle. Kukin asiakokonaisuus tai järjestelmä muodostaa yhden Excel -työkirjan (tiedoston, jonka tiedostopääte on.xls). Työkirja sisältää useita laskentataulukkoja (välilehtiä). Laskentataulukot on nimetty asiayhteyden mukaan, kuten alareunan taulukonvalitsimista (kuva 3) näkyy. KVH materiaali sisältää yhteensä 59 työkirjaa, joista 5 on ns. lisäkirjastoa eli ne täydentävät peruslomakkeita. Yleisohje 5 / 9

6 Kaikkien asiakirjapohjien ja laskentataulukkojen runko on samanlainen (kuva 3). Kussakin lomakkeessa ensimmäinen taulukko on järjestelmätason tietoja varten ja loput lomakkeet laitetietoja varten. Kuhunkin lomakkeeseen kerätään kaikki saman rakennuksen lomakkeen otsikon mukaiset tiedot, esimerkiksi kaikkien vuokrattavien tilojen tiedot. Kerättävät tiedot vaihtelevat rakennusosittain, esimerkiksi rakennusteknisillä järjestelmillä ei ole huoltotöitä. (1) Otsikko, josta ilmenee, mitkä tiedot tästä lomakepohjasta löytyvät. (2) Rakennushankkeen tunnistetiedot: hankenumero, rakennuksen nimi ja päiväys. Päiväykseen täytetään viimeisin päivämäärä, jolloin lomaketta on täytetty tai muokattu. Hankenumero ja rakennuksen nimi kopioituvat automaattisesti kaikkien saman työkirjan lomakkeiden tunnistetietoihin. (3) Paikka tarkastusmerkinnälle: tietojen tarkastajan nimelle ja tarkastuspäivämäärälle. Kohdat (1) (3) ovat kunkin lomakkeen tunnistetietoja. Niiden alla on varsinainen lomake. Hankenumeron, rakennuksen nimen ja päiväyksen osalta riittää, että tiedot täytetään järjestelmätason lomakkeeseen, josta ne kopioituvat automaattisesti kaikkiin laitetason lomakkeisiin. Tunnistetietokentät on lukittu lomakkeissa, joten niitä ei pääse täyttämään. Täytettävät tunnistekentät on merkitty tummemmalla sinisellä. Mikäli lukitus halutaan purkaa esim. sarakkeiden lisäämistä varten, valitaan Excelissä Työkalut -> Suojaus -> Poista taulukon suojaus (Tools -> Protection -> Unprotect sheet). Salasanaa ei tarvita. Tarkastusmerkinnät täytetään jokaiseen lomakkeeseen erikseen. Niissä lomakkeissa, jotka ovat yhtä sivua leveämpiä tulostettaessa, kohtien (1) (3) tunnistetiedot löytyvät lomakkeen jokaisen sivun yläreunasta. Tällöin riittää, että tiedot täyttää ensimmäiseen tunnistetietokenttään, josta ne kopioituvat automaattisesti saman lomakkeen muihin vastaaviin kenttiin. (4) Lomakeosion 1. rivillä on lueteltu otsikon määrittämän aihealueen tietoihin liittyvät ominaisuudet. Jokaisen lomakkeen viimeinen ominaisuussarake on varattu huomautuksia varten. (5) Lomakeosion 2. rivillä on mainittu kuhunkin ominaisuuteen liittyvä yksikkö. (6) Lomakeosion 3. rivillä määritellään ominaisuuksittain, kenelle hankkeen osapuolista tiedon tuottaminen kuuluu ja kenen vastuulla on, että lomakkeeseen saadaan kerättyä ja toimitettua oikeat, ajantasaiset tiedot kiinteistönomistajalle oikeassa vaiheessa. Käytetyt merkinnät on esitelty tämän ohjeen luvussa 6. (7) Kussakin lomakkeessa on mallirivi, jossa on täytetty esimerkiksi yksi laite tai järjestelmä. Lomakkeiden mallirivien esimerkkitiedot ovat vain malliksi eikä niitä pidä noudattaa orjallisesti. (8) Tiedot täytetään taulukon valkoiselle alueelle siten, että yksi rivi muodostaa aina yhden asiakokonaisuuden, esimerkiksi laitetason lomakkeissa yksi rivi on yksi laite. Yleisohje 6 / 9

7 Kuva 3. Malli tiedonkeruulomakkeesta, turvavalaistusjärjestelmät. Kukin tiedon tuottaja täyttää vain ne kohdat, jotka hänelle kuuluvat. Tiedonkeruulomakepohjat ovat malleja, joihin voidaan lisätä tarvittaessa esim. uusia ominaisuustietosarakkeita, jos muiden kuin pohjassa olevien tietojen kerääminen katsotaan tarpeelliseksi. Vastaavasti taulukkoon voidaan lisätä haluttu määrä uusia rivejä. Tiedon oikeellisuudesta ja ajantasaisuudesta vastaa se osapuoli, joka on merkitty tiedon tuottajaksi. Ko. alan urakoitsija vastaa siitä, että tiedot vastaavat toteutumatietoja. Tiedot päivitetään vastaamaan nykyhetkeä sitä mukaa, kun ne muuttuvat. Esimerkki: suunnittelija täyttää turvavalaistusjärjestelmän suunnittelutiedot lomakkeeseen, johon urakoitsija täydentää mahdollisesti muuttuneet tai puuttuvat tiedot asennettuaan ko. järjestelmän. Yleisohje 7 / 9

8 TIEDONKERUULOMAKKEET JA RAKENNUSHANKKEEN OSAPUOLET LIITE 1 X = lomakkeessa täytettäviä kenttiä Tunnus Nimi ARK KRD LVI OMI RAP RAU SÄH URK D8 Jätehuoltovarusteet X X F3 Ulkoseinät X X F5 Alakatot (lisäkirjasto) X F6 Jalkalistat (lisäkirjasto) X X F6 Kattopinnat (lisäkirjasto) X X F6 Seinäpinnat (lisäkirjasto) X X F6 Lattiapinnat X X F7 Kalusteet (lisäkirjasto) X X F7 Rakennusvarusteet X X X X F8 Siirtolaitteet X X G0 Lähtötiedot, LVI -tekniikka X G1 Kattilalaitokset X X X X G1 Lämmittävät kierrätysilmakoneet X X X X G1 Lämmitysverkostot X X X X G2 Kylmävesiverkostot X X X X G2 Lämpimän käyttöveden verkostot X X X X G2 Vesi- ja viemärikalusteet X X X X G2 Viemäriverkostot X X X X G3 Ilmastointijärjestelmät X X X X G3 VSS -ilmanvaihtolaitteet X X X X G4 IV-suorahöyrystysjärjestelmät X X X X G4 IV-jäähdytysvesiverkostot X X X X G4 Kylmiöt ja pakastinhuoneet X X X X G4 Paikalliset suorahöyrysteiset jäähdytysjärjestelmät X X X X G4 Puhallinkonvektorit X X X X G4 Vedenjäähdytyskoneikot X X X X G5 Kaasuverkostot X X X G5 Paineilmaverkostot X X X X G7 Alkusammutuskalustot X X X G7 Sprinklerilaitteet X X X G8 Keskussiivousjärjestelmät X X X X G8 Purunpoistojärjestelmät X X X X G8 Savunpoistojärjestelmät X X X X X H0 Lähtötiedot, sähkötekniikka X X H1 Autolämmitysryhmät X X X H1 Rakennuksen ulkopuoliset sähkölämmitykset X X X Yleisohje 8 / 9

9 Tunnus Nimi ARK KRD LVI OMI RAP RAU SÄH URK H1 Ulkovalaisimet X X H2 Kompensointilaitteet X X X H2 Sähkökeskukset X X H2 Yliaaltosuodattimet X X X H5 Sisävalaisimet X H6 Rakennuksen sisäpuoliset sähkölämmittimet X X X H7 Turvavalaistusjärjestelmät X X X J1 Puhelinjärjestelmät X X X J3 Äänentoisto- ja merkinantojärjestelmät X X X J5 Kulunvalvonta- ja työajanseurantajärjestelmät X X X J5 Muut turva- ja valvontajärjestelmät X X X J5 Paloilmoitusjärjestelmät X X X J5 Rikosilmoitusjärjestelmät X X X J5 Videovalvontajärjestelmät X X X J6 Rakennusautomaatio- Järjestelmät X X X Hankkeen osapuolista käytetään seuraavia lyhenteitä: ARK Arkkitehti KRD Tiedonhallinnan koordinaattori LVI LVI-suunnittelija OMI Omistaja RAP Rakennuttaja RAU Rakennusautomaatiosuunnittelija SÄH Sähkösuunnittelija URK Urakoitsija Yleisohje 9 / 9