LOIMAAN KAUPUNKI. Tulevaisuuslautakunta Tulevaisuuslautakunta Tulevaisuuslautakunta JOHTAMISBAROMETRI 2008

Transkriptio

1 Tulevaisuuslautakunta Tulevaisuuslautakunta Tulevaisuuslautakunta JOHTAMISBAROMETRI 2008 TULA Tulevaisuuslautakunta esitti omassa palautteessaan tarkastuslautakunnan arviointikertomukseen 2006, että organisaatiossa on tarvetta johtamisjärjestelmäkoulutukseen. Mahdollisia koulutuksen tarjoajatahoja (Yritystaito, Efeko, Haus) on lähestytty tarjouspyynnöllä koulutuksen mahdollisesta toteutustavasta ja kustannuksista, kun johtamisjärjestelmän kehittämistarpeet liittyvät seuraaviin teemoihin: kaupunginhallituksen ja lautakuntien välinen työskentely valmisteluorganisaation ja päätöksentekoorganisaation välinen työskentely ryhmäkokousten suhde johtamisjärjestelmään kuuluviin toimielimiin nähden. Tarjouspyynnössä osallistujatahoiksi on esitetty esimerkiksi laajennettua johtoryhmää, kaupunginhallitusta, valtuuston puheenjohtajistoa, muiden toimielinten puheenjohtajia ja valtuustoryhmien puheenjohtajia. Oman ehdotuksensa koulutuksen järjestämisestä ovat antaneet Yritystaito, Efeko ja HAUS. Mallit ja hinnat poikkeavat toisistaan. Koulutusvaihtoehtojen tarkemmat sisältöehdotukset esitellään kokouksessa ja kokoukseen mennessä selvitetään myös referenssiorganisaatioiden kokemuksia. Kehittämisjohtajan ehdotus: Tulevaisuuslautakunta päättää hankkia jotamisjärjestelmäkoulutuksen Yritystaito Oy:ltä. Päätös: Hyväksyttiin. TULA Tulevaisuuslautakunnan johtamisjärjestelmäkoulutuksessa nostettiin esiin seuraavia toiminnan jatkokehittämisen kannalta tarpeellisia toimenpiteitä, joiden toteutustapaa kaupungin johtoryhmä on omalta osaltaan käsitellyt:

2 Hyvän valmistelun kriteerien valmistelutarve. Valtuustokauden alussa kaupunginhallitus kävisi kehityskeskustelut keskeisten lautakuntien kanssa ja toimialasta riippuen useamman lautakunnan kanssa yhdessä. Muina aikoina merkittävistä asioista tarpeen mukaan. Seurantakysely suunniteltiin järjestettäväksi kevätkaudella Lisäksi johtoryhmä antoi valmsitelijoille toimiohjeen käsitellä kaupungin johtamisjärjestelmää ja tehtyä kyselyä toimielimissä sekä toimittaa mahdolliset kehittämisajatukset tms. tarpeelliset asiat kehittämisjohtajan tietoon jatkovalmistelua varten. Erityistä raportoitavaa ei ole ilmennyt toimielinten käsittelyissä. Kehittämisjohtajan ehdotus: Tulevaisuuslautakunta päättää: 1. Esittää kaupunginhallitukselle, että tulevalla valtuustokaudella käyttöön otetaan kaupunginhallituksen ja lautakuntien välinen kehityskeskustelukäytäntö asiaselostuksessa esitetyn mukaisesti. 2. Esittää kaupunginhallitukselle, että hyvän valmistelun kriteereinä Loimaan kaupungissa noudatetaan seuraavia hallintosäännössä esitettyjä pöytäkirjan sisältövaatimuksia täydentäviä toimintaperiaatteita: Esityslistan asiaselostuksessa tuodaan esiin valmistelijan tekemälle päätösehdotukselle vaihtoehtoiset ratkaisumahdollisuudet ja niiden odotetut vaikutukset silloin, kun valmistelussa on tullut esiin useampia eduiltaan ja haitoiltaan lähes tasavertaisiksi arvioitavia vaihtoehtoja asian ratkaisemiseksi. Toimintaperiaatteella pyritään parantamaan luottamushenkilöiden mahdollisuuksia arvioida etukäteen poliittisessa päätöksenteossa mahdollisesti esiin nousevien muutosehdotusten vaikutuksia. Asiasta merkitään esityslistaan vähintään otsikko ja ilmoitus asian valmistelusta kokoukseen, mikäli asian käsittely toimielimen seuraavassa kokouksessa on erityisen tärkeää, mutta sitä ei aikataulu tms. syistä johtuen voida valmistella esityslistalle. Asian tulee tällöin olla luonteeltaan sellainen, että toimielimen voidaan katsoa pystyvän asiassa vastuulliseen päätöksentekoon normaalia lyhyemmällä etukäteisvalmistelulla. Näissä tapauksissa valmistelu tulee toimittaa toimielimen jäsenien tietoon esimerkiksi sähköisesti, mahdollisuuksien mukaan viimeistään kokousta edeltävän työpäivän aikana. Lisälistalle otetaan asioita vain, mikäli asian käsittely

3 toimielimen kyseisessä kokouksessa on erityisen tärkeää, mutta sen käsittelytarpeesta ei ole ollut tietoa vielä esityslistan koonti/lähetysvaiheessa. Lisälistalle otettavista asioista informoidaan toimielimen jäseniä vähintään sähköisesti heti, kun se on mahdollista. Toimielimen jäsenen kaupungin toimintaan liittyvät tiedustelut, lisäselvitystä vaativat asiat ja kuntalaisilta tulevat kaupungille osoitettavat viestit osoitetaan suoraan asianomaisille hallintokunnille ja viranhaltijoille. 3. Järjestää johtamisjärjestelmää koskevan seurantakyselyn elokuun 2008 jälkimmäisellä puoliskolla. Kehittämisjohtajan muutettu ehdotus: Alkuperäisen ehdotuksen kohdan 1 termi kehityskeskustelukäytäntö korvataan termillä tavoitekeskustelukäytäntö. Alkuperäisen ehdotuksen kohtaan 2 lisätään periaate: Toimielimen esittelijä ja puheenjohtaja keskustelevat esityslistan keskeisten asioiden sisällöstä ennen kokousta ja tarvittaessa ennen esityslistan valmistumista. Käsittely: Asian käsittelyn aikana Teemu Levomäki ehdotti kohtaa 1 muutettavaksi siten, että kaupunginhallitus käy tavoitekeskustelut keskeisten lautakuntien kanssa vähintään kaksi kertaa valtuustokauden aikana. Puheenjohtaja tiedusteli voiko lautakunta hyväksyä Levomäen ehdotuksen yksimielisesti. Koska kukaan ei vastustanut tätä, totesi puheenjohtaja Levomäen ehdotuksen tulleen hyväksytyksi. Päätös: Tulevaisuuslautakunta päätti: 1. Esittää kaupunginhallitukselle, että tulevalla valtuustokaudella kaupunginhallitus käy keskeisten lautakuntien kanssa tavoitekeskustelut vähintään 2 kertaa valtuustokauden aikana. 2. Esittää kaupunginhallitukselle, että hyvän valmistelun kriteereinä Loimaan kaupungissa noudatetaan seuraavia hallintosäännössä esitettyjä pöytäkirjan sisältövaatimuksia täydentäviä toimintaperiaatteita: Esityslistan asiaselostuksessa tuodaan esiin valmistelijan tekemälle päätösehdotukselle

4 vaihtoehtoiset ratkaisumahdollisuudet ja niiden odotetut vaikutukset silloin, kun valmistelussa on tullut esiin useampia eduiltaan ja haitoiltaan lähes tasavertaisiksi arvioitavia vaihtoehtoja asian ratkaisemiseksi. Toimintaperiaatteella pyritään parantamaan luottamushenkilöiden mahdollisuuksia arvioida etukäteen poliittisessa päätöksenteossa mahdollisesti esiin nousevien muutosehdotusten vaikutuksia. Asiasta merkitään esityslistaan vähintään otsikko ja ilmoitus asian valmistelusta kokoukseen, mikäli asian käsittely toimielimen seuraavassa kokouksessa on erityisen tärkeää, mutta sitä ei aikataulu tms. syistä johtuen voida valmistella esityslistalle. Asian tulee tällöin olla luonteeltaan sellainen, että toimielimen voidaan katsoa pystyvän asiassa vastuulliseen päätöksentekoon normaalia lyhyemmällä etukäteisvalmistelulla. Näissä tapauksissa valmistelu tulee toimittaa toimielimen jäsenien tietoon esimerkiksi sähköisesti, mahdollisuuksien mukaan viimeistään kokousta edeltävän työpäivän aikana. Lisälistalle otetaan asioita vain, mikäli asian käsittely toimielimen kyseisessä kokouksessa on erityisen tärkeää, mutta sen käsittelytarpeesta ei ole ollut tietoa vielä esityslistan koonti/lähetysvaiheessa. Lisälistalle otettavista asioista informoidaan toimielimen jäseniä vähintään sähköisesti heti, kun se on mahdollista. Toimielimen esittelijä ja puheenjohtaja keskustelevat esityslistan keskeisten asioiden sisällöstä ennen kokousta ja tarvittaessa ennen esityslistan valmistumista. Toimielimen jäsenen kaupungin toimintaan liittyvät tiedustelut, lisäselvitystä vaativat asiat ja kuntalaisilta tulevat kaupungille osoitettavat viestit osoitetaan suoraan asianomaisille hallintokunnille ja viranhaltijoille. 3. Järjestää johtamisjärjestelmää koskevan seurantakyselyn elokuun 2008 jälkimmäisellä puoliskolla. TULA Seurantakysely järjestettiin Vastausprosentti oli 56 %, kun vuonna 2007 se oli 72 %. Vastaajaryhmittäin ja vuosittain vastausprosentit olivat seuraavat: Ryhmä Kaupunginhallitus 64,3 % (9/14) 78,6 % (11/14) Lautakuntien pj:t 23,1 % (3/13) 38,5 % (5/13) Laajennettu johto ryh mä 69,6 % (16/23) 87,0 % (20/23)

5 Seuraavassa on esitetty tulkinta johtamisjärjestelmän kehittymisestä vuo den 2007 ky selyyn nähden kunkin väittämän osalta. Mikäli vastausvaihtoehdoista 1 ja 2 (ei pidä ollenkaan tai pitää huonosti paikkansa) yhteensä sekä vaih to eh tojen 4 ja 5 (pi tää hyvin tai erittäin hyvin paik kansa) yh teen sä vä lillä on ta pah tu nut vähintään prosenttiyksikön muutos jom paan kum paan suun taan, on tulkittu tapahtuneen lievä muutos parempaan/huonom paan. Mi käli siir ty mä on prosenttiyk sikköä, on tilanne tul kittu parantuneeksi/huonontuneeksi ja yli 40 prosenttiyksikön muutos huomattavaksi muutokseksi parempaan/huonompaan. Laskentatavassa esimerkiksi yhteensä 5 prosenttiyksikön vähene mi nen vaih to eh dois ta 1 ja 2 sekä samalla yhteensä 5 prosenttiyk si kön li sään ty minen vaihtoehdoissa 4 ja 5 muodostavat 10 pro senttiyksikön siirtymän. Kaupunginhallitus: 1.1 Keskittyy päätöksen teos saan oi kean tason asioi hin ja antaa viranhalti joille riittä västi toi mintavapauksia operatiivi sissa asioissa. 1.2 Oma työote ja il mapiiri on hyvä ja kannustaa avaraan ja uutta luo vaan ajatteluun 1.3 Yhteistyö viranhaltijoiden kanssa on sy ner gistä, asioil le uut ta li sä ar voa antavaa 1.4 Pystyy tarvittaessa nopei siin päätöksiin vai keissakin asioissa 1.5 On vahvasti sitoutunut päätöksiinsä ja vie nii tä tarmokkaasti eteen päin 1.6 Yhteistyö lautakuntien kanssa on su ju vaa ja päätösten alistamisia on har voin. Kehitysarvio v > 2008 Parantunut Selvästi parantunut 1.7 Tiedonkulku muiden toi mi joi den vä lillä toi mii hy vin 1.8 Seuraa aktiivisesti ympä ris tön muu toksia se kä tulevaisuuden kehitys tren dejä ja pystyy hei jas tamaan ne hyvin omaan toimin taansa Lautakunta/johtokunta: 2.1 on sisäistänyt hyvin roolinsa toimialan johta mi sessa. Työnjako viranhaltijoiden ja luotta mus henkilöiden kesken toimii hyvin 2.2 omaa yhdessä sovitut selkeät pelisäännöt ja nii tä myös noudatetaan 2.3 omaa riittävästi toimialan tuntemusta hyvän päätöksenteon varmistamiseksi 2.4 yhteistyö toimialan johdon kanssa on syner gis tä ja asioil le uut ta li säarvoa tuottavaa 2.5 omaa strategista näkemystä toi mi alan johta misesta 2.6 on työskentelyssään johdonmu kainen ja si tou tunut päätöksiinsä 2.7 oma työote ja ilmapiiri on hyvä ja kannustaa avaraan ja uutta luovaan ajatteluun 2.8 seuraa aktiivisesti ympäristön muutoksia se kä tulevaisuuden kehitystrendejä ja pystyy heijastamaan ne hyvin omaan toimintaansa Johtavat viranhaltijat: 3.1 ovat ammattitaitoisia ja hyvin perillä oman toi mi

6 alansa asioista 3.2 Seuraavat aktiivisesti toimialansa kehitystä ja tuovat siitä tietoa myös luottamushenki löille Selvästi parantunut 3.3 Yhteistyö luottamushenkilöiden kanssa sujuu hy vin Parantunut 3.4 Asioiden valmistelu on hyvää ja sen pohjalta voidaan tehdä hyvin päätöksiä 3.5 Tiedonkulku luottamushenkilöiden kanssa toi mii hy vin Parantunut 3.6 Pistävät luottamushenkilöiden päätökset ri peästi ja luotettavasti käytäntöön 3.7 tuovat riittävästi tietoja vastuualueensa toi minnasta 3.8 Yhteistyö alaisensa organisaation kanssa toi mii hyvin 3.9 Kehittämisasenne ja aktiivisuus on hyvä (*) Vastauskooste (vain kokoukseen osallistujille) Kehittämisjohtajan ehdotus Tulevaisuuslautakunta toteaa, et tä joh ta mis jär jes tel män toi minta on kehittynyt parempaan suuntaan johtamisbarometrin tulosten valossa. Tulevaisuuslautakunta esit tää asia se lostuksen mukaisen ke hi tysana lyy sin edel leen kau pun gin hal li tuk sen tiedoksi ja esit tää, että barometri toteutettaisiin vuosittain myös valtuustokau della Päätös: Hyväksyttiin.