LOIMAAN KAUPUNKI PÖYTÄKIRJA 7/ Otsikko Sivu

Transkriptio

1 LOIMAAN KAUPUNKI PÖYTÄKIRJA 7/ Tulevaisuuslautakunta AIKA klo 16:30-17:00 PAIKKA Rauman kaupungintalo KÄSITELLYT ASIAT Otsikko Sivu 47 KOKOUKSEN LAILLISUUS JA PÄÄTÖSVALTAISUUS 3 48 PÖYTÄKIRJANTARKASTAJIEN VALINTA 4 49 LOIMAAN LINJA -STRATEGIAN VALMISTELU 5 50 LOIMAAN ASUINPAIKKAMARKKINOINTIKAMPANJA TULEVAISUUSLAUTAKUNNAN OSAVUOSIKATSAUS II/ LOIMAAN LINJA -STRATEGIAN TOTEUTTAMISSUUNNITELMAN TO- TEUMA JOHTAMISBAROMETRI VIRANHALTIJAPÄÄTÖKSET TULEVAISUUSLAUTAKUNNAN SEURAAVA KOKOUS 22

2 LOIMAAN KAUPUNKI PÖYTÄKIRJA 7/ Tulevaisuuslautakunta AIKA klo 16:30-17:00 PAIKKA Rauman kaupungintalo OSALLISTUJAT LÄSNÄ Salminen Pauli puheenjohtaja Jalovaara Simo jäsen Rantanen Anne jäsen MUU Poso Mauri nuorisovalt.edustaja Virtanen Leena kh:n edustaja Suikkanen Sami kehittämisjohtaja, sihteeri Kopu Jorma kaupunginjohtaja POISSA Levomäki Teemu varapuh.johtaja Laitila Marja-Liisa jäsen Godenhielm Lars-Petter Kauppakamari ry:n edustaja Koivula Tapani Yrittäjät ry:n edustaja Mutala Mika kh:n puheenjohtaja ALLEKIRJOITUKSET Puheenjohtaja Pöytäkirjanpitäjä Pauli Salminen Sami Suikkanen KÄSITELLYT ASIAT PÖYTÄKIRJAN Loimaalla 30. päivänä syyskuuta 2008 TARKASTUS Anne Rantanen Simo Jalovaara PÖYTÄKIRJA Hallintopalvelukeskuksen kirjaamossa YLEISESTI NÄHTÄVILLÄ Sami Suikkanen pöytäkirjanpitäjä

3 LOIMAAN KAUPUNKI PÖYTÄKIRJA 7/ Tulevaisuuslautakunta KOKOUKSEN LAILLISUUS JA PÄÄTÖSVALTAISUUS TULA Puheenjohtaja totesi kokouksen lailliseksi ja päätösvaltaiseksi.

4 LOIMAAN KAUPUNKI PÖYTÄKIRJA 7/ Tulevaisuuslautakunta PÖYTÄKIRJANTARKASTAJIEN VALINTA TULA Pöytäkirjantarkastajiksi valittiin Anne Rantanen ja Simo Jalovaa ra.

5 LOIMAAN KAUPUNKI PÖYTÄKIRJA 7/ Tulevaisuuslautakunta Tulevaisuuslautakunta Tulevaisuuslautakunta LOIMAAN LINJA -STRATEGIAN VALMISTELU TULA Tulevaisuuslautakunnan tavoitteena 2008 on Loimaan linja -stra tegian pohjaehdotuksen valmistelu tulevalle valtuustokaudelle. Kuntaliitosohjausryhmän hyväksymän aikataulusuunnitelman mu kaan lautakunta antaa ehdotuksensa elo-syyskuun aikana siten, että ohjausryhmä voi käsitellä asiaa lokakuusta alkaen. Lisäksi em. ohjausryhmä on esittänyt, että tuleva kehittämisjohtaja Mat ti Tunkkari osallistuu valmisteluun ja että asiassa kuullaan myös Alas taron ja Mellilän kuntia. Loimaan linja -strategian toteutus- ja seurantatyössä on kuluneen strategiakauden aikana noussut esiin kaksi rakenteellista kehittämistarvetta: yksinkertaistaminen ja tuloskorttiohjauksen kehittäminen siten, että kaupunkitason tuloskorttiohjaus soveltuu monipuolistuvan organisaatiorakenteen kaikkien osien hyödyn nettäväksi. Strategian perusteista on valmistella ensimmäinen versio, jonka valmistelu jatkuu edelleen lautakunnan kokoukseen mennessä ja joka toimitetaan sähköisesti lautakunnan jäsenille ennen kokousta. Voi mas sa ole va Loi maan lin ja -stra te gia on näh tä vis sä verkko-osoit teessa maa.fi/loi maan_kaupun gin_st ra te gia * Luonnos kaupungin tasapainotetusta tuloskortista ( ) * Loimaan linja -strategia (luonnos , jaettu kokouksessa) Tulevaisuuslautakunta päättää pyytää mennessä kuntaliitosvalmistelun hal linnon, sivistystoimen, sosiaali- ja terveystoimen se kä ym pä ristö- ja teknisen toimen työryhmiltä näkemykset noin kol mes ta tär keimmästä strategisesta tavoitteesta työryhmän oman toi men alan kehittämisen kannalta siten, että tavoitteita tarkastellaan Loi maan linja -strategian tarkistusversion tasapai no te tun tu los kor tin nä kö kulmista. Lisäksi tulevaisuuslautakunta päättää jär jestää elo kuussa strategian valmisteluseminaarin, johon kutsutaan kuntaliitosvalmistelun ohjausryhmä, toimialakohtaiset työryhmät ja liitoskuntien hal li tuk set.

6 LOIMAAN KAUPUNKI PÖYTÄKIRJA 7/ Pöytäkirjamerkintä: Asia käsiteltiin kokouksessa jaetun päivätyn Loimaan lin ja -stra te gian ja sen si sältämän tuloskorttiluonnoksen pohjalta. TULA Strategialuonnoksessa esitettävää kaupunkitason tuloskorttia on kehitetty edelleen huomioiden mm mennes sä kuntaliitos työ ryh miltä saatu palaute. * Loimaan linja -strategia (luonnos ) (*) Kuntaliitostyöryhmien palaute (jaettu kokouksessa 21.8.) Tulevaisuuslautakunta hyväksyy Loimaan linja stra tegian päi vä tyn luon nok sen kä sittelyn pohjaksi koolle kut sutta vas sa strate gia se mi naarissa. Kehittämisjohtajan muutettu ehdotus: Tulevaisuuslautakunta hyväksyy Loimaan linja stra tegian päivätyn luonnoksen esiteltäväksi kuntaliitosoh jausryhmälle Tulevaisuuslautakunta valmistelee oh jausryhmän kokouksessa saadun palautteen pohjalta lopullisen eh do tuk sensa esiteltäväksi yhdistyvien kuntien val tuus tojen yhtei sessä seminaarissa. Seminaari korvaa aiemmin elo kuussa järjes tettäväksi päätetyn valmisteluseminaarin. Hyväksyttiin kehittämisjohtajan muutettu ehdotus. TULA Strategialuonnoksen jatkovalmistelussa on tehty muu tok sia mm. tuloskortissa käytettävään termistöön ja mittaristoon. Johtoelin ten roo le ja kä sit televään osioon on li sätty lau ta kunnan aiemmin kau pun gin hal li tuk sel le te ke mä ja siellä hyväksytty eh dotus kau pungi hal li tuksen ja toimielinten välisistä tavoitekeskusteluista. Em. muutokset edelliseen versioon nähden on merkitty luonnosversioon sinisellä tekstillä. Kuntaliitosohjausryhmän esittelyssä nousi esille myös ehdotuksia tavoitteiden edelleen konkretisoimisesta. Strategian valmistelu jatkuu saadun palautteen näkökulmasta lautakunnan kokoukseen asti. * Loimaan linja -strategia, luonnos

7 LOIMAAN KAUPUNKI PÖYTÄKIRJA 7/ * Väestönkasvutavoite tilastojen valossa * Loimaan linja -strategia, ehdotus (jaettu kokouksessa) Tulevaisuuslautakunta päättää ehdottaa kaupunginhalli tuk selle, että se esit tää uu del le val tuus tolle Loimaan linja -strate gian ( ) hyväksymistä uu deksi Loi maan kau pungin stra tegiaksi kau delle Ennen kaupunginhallitusta strategiaehdotus viedään kuitenkin kun ta lii tos ohjausryhmän käsiteltäväksi.

8 LOIMAAN KAUPUNKI PÖYTÄKIRJA 7/ Tulevaisuuslautakunta Tulevaisuuslautakunta Tulevaisuuslautakunta Tulevaisuuslautakunta LOIMAAN ASUINPAIKKAMARKKINOINTIKAMPANJA 2008 TULA Kaupungin markkinointisuunnitelmassa tarkoitukseen on varattu tulevaisuuslautakunnan resursseja Vaikuttavuudeltaan riittävän kampanjan aikaansaamiseksi on välttämätöntä hyödyn tää yhteistyötä ja muita aiemmin toteutettuja sekä käynnissä ole via markkinointitoimenpiteitä. Näitä ovat kaupungin strategia huo mioiden mm: Turku-Tampere -yhteysvälin hyödyntäminen (mm. Log On Baltic, Pro Ysitie) elinkeinoelämän ja kaupungin markkinointiyhteistyö Loimaan muuttoliikeanalyysi (raportti päivitetään tänä vuonna tuoreella tilastoaineistolla). Yhtenä vaihtoehtona on muodostaa kampanja Loimaaportti-tyyp pisesti kampanjasivustosta, sinne ohjaavasta suoramarkkinoin nis ta sekä ulkomainonnasta. Asiasta on ol tu yhtey des sä kau pun gin ai em piin mark ki noin ti yh teis työ kump pa neihin, mutta koko nais to teu tuk sesta ei ole vie lä muo tou tu nut tyy dyttävää näkemystä. Tulevaisuuslautakunta päättää jatkaa asian valmistelua asiaselostuksessa esitetyistä lähtökohdista. TULA Yhteismarkkinoinnista on keskusteltu kaupungin ja Loimaan suu rim pien työn an ta ja yri tys ten yh teis työtapaamisessa Place Marketing Oy:ltä on pyydetty kampanjaehdotus käydyn keskustelun pohjalta. Ehdotus saadaan käyttöön tulevaisuuslau takunnan kokoukseen mennessä. * Place Marketing: Loimaan asukasmarkkinointi; Taustaa/kustannusarvio (jaettu kokouksessa). Asian valmistelua jatketaan edelleen konkretisoita van kam pan-

9 LOIMAAN KAUPUNKI PÖYTÄKIRJA 7/ jaehdotuksen pohjalta selvittämällä mahdollisesti mukaan lähteviä yri tyk siä. Lisäksi selvitetään koulukaupunkinäkökulmasta Loimaan am mat ti- ja ai kuis opis ton halukkuus olla mukana yhteismarkki noinnissa. TULA Place Marketing Oy on toimittanut hahmotelman kam pan jan vi su aa li ses ta ja sisällöllisestä ideasta. Hahmotelmaa lienee tar peen pohtia ja terävöittää mm. työnantajanäkökulmasta, mi käli em. suunnitelluilta yhteistyökumppaneilta toivotaan merkittä vää osal listumista kampanjan toteutuskustannuksiin. Mahdollisilta yhteistyökumppaneilta pyydetään näkemyksiä sisältöehdotuksesta tulevaisuuslautakunnan kokoukseen mennessä. (*) Place: Taustaa/kustannusarvio ja esimerkkejä luovaan toteutukseen (jaettu vain kokoukseen osallistuville) * Kustannusarvio/Loimaan asukasmarkkinoinnin huomiota herättävä ja loimaa.fi-sivuston asukkaiden palvelua kehittävä ilmoituskampanja Turun Sanomissa syksyllä 2008 (jaettu kokouksessa) Tulevaisuuslautakunta päättää toteuttaa asukasmarkkinointikam panjan syksyllä 2008 seuraavasti: 1. Kaupungin verkkosivuille valmistellaan ja toteutetaan pysyvä "Muuta Loi maalle" tms. osio, jonka perustana on tii vistetty tieto mm. va paista tonteista, asunnoista, työpaikoista ja opiskelumahdolli suuksista Loimaalla. Elinkeinoelämä pyritään kytkemään yhteismarkkinoin tiin siten, että em. perusinformaa tion lisäksi sivustolle tavoitellaan saata vaksi loimaalaisten ns. kärkiyritys ten puheenvuoroja Loimaan hy vistä puolista sijainti- ja asuinpaikkakuntana. Vastaavasti "Muuta Loimaalle" -linkkiä markkinoidaan yrityksille sijoitettavaksi näiden omille verkkosivuille, esimerkiksi rekrytoin tiosioiden yhteyteen. 2. Loimaata ja em. sivustoa markkinoidaan syksyllä 2008 Turun Sanomissa esi merkiksi 4 x ½ sivun tai 7 x ¼ si vun mainos kampanjalla, jonka arvo on n Tehdyn yhteistyö kumppanikartoituksen pe rusteella ilmoituskampanja ja sen kustannusvastuu toteutetaan yhteistyössä Loimaan ammatti- ja aikuisopiston kanssa. Kampan jaa voidaan lisäksi tukea mahdollisuuksien mukaan erikseen loi maalaisten yri-

10 LOIMAAN KAUPUNKI PÖYTÄKIRJA 7/ tysten omien työpaikkailmoitusten yhteydessä. 3. Kampanja-, sivusto- ja ilmoitusaineistosuunnittelun asiantuntijapalvelu han kitaan Place Marketingilta sen toimittaman kustannus arvion perusteella siten, et tä siihen käytettäväksi varataan enin tään Kehittämisjohtaja neuvottelee ja sopii Loimaan am matti- ja aikuisopiston kanssa ilmoituskampanjan yksityis kohtai sesta toteutuksesta ja kustannusjaosta em. lähtökoh dista. TULA Tarkennetussa toteutussuunnittelussa on noussut esiin idea kor vata il moituskampanja osittain mainosteipatulla paikallis bus silla Turussa ja Turun työssäkäyntialueella. JCDecaux on tarjon nut em. vuo den mai nos ai kaa (2009) hintaan 7480 (alv 0 %). Lisäk si mai nos suunni tel masta riippuen kustannuksiksi tulee n (alv 0 %) teippauksesta. Hyvin toteutettuna idea on koettu hyväksi sekä kaupungin että Loimaan ammatti- ja aikuisopiston sekä Place Marketingin kesken. Kyseessä olisi myös uudenlainen avaus kuntamarkkinoinnissa. Tarkennettujen neuvottelujen perusteella ensin toteutettaisiin www-si vustosuunnittelu ja sivuston käyttöönotto. Ilmoitus- ja paikallisbussimainonta toteutetaan tämän jälkeen joko (alkaen) marraskuussa tai tammikuussa mm. bussimainostilan saatavuudesta riippuen. Asiaa tar ken ne taan lau ta kun nan kokoukseen. Lehti-ilmoituskampanjan osuutta vähennettäisiin vastaavas ti siten, että kokonaiskampanjan kustannustaso säilyy aiemmin päätetyllä tasolla. Tulevaisuuslautakunta hyväksyy kampanjatoteutuksen muutoksen asiaselostuksessa esitetyllä tavalla.

11 LOIMAAN KAUPUNKI PÖYTÄKIRJA 7/ Tulevaisuuslautakunta TULEVAISUUSLAUTAKUNNAN OSAVUOSIKATSAUS II/2008 TULA Osavuosikatsaus II/2008 laaditaan tilanteen mukaan. Tulevaisuuslautakunnan toiminnallisten tavoitteiden toteumatilan ne kyseisessä ajankohdassa on seuraava: PÄÄMÄÄRÄ 2008 Asiakasnäkökulma: 1. Kaupungin hallinto hyötyy lautakunnan sille tuottamis ta ehdotuksista ja toi menpiteis tä. 2. Ulkoiset sidosryhmät hyöty vät lautakun nan toiminnas ta Loimaan lin ja stra tegian tavoittei den toteutumista edistävässä toiminnassaan. KRIITTISET ME- NESTYSTEKIJÄT 1. Riittävä toimi valta ja vaiku tuskanavat lau takunnan osaa misen saami seksi muun hal linto-organisaa tion käyttöön. 2. Yhteydet keskeisiin kehittäjäosapuoliin ja riittävät ta lou-delliset re surssit. Prosessi- ja rakennenäkökulma Alueellisen yhteistyön rakenteet tukevat Loimaan kehittämistä merkittävästi myös seutuyhteistyöllä. Osaamisnäkökulma: Loimaan ja seudun alueellisten organisaatioiden tavoit teet tukevat toisi aan/ovat yh den suuntaiset. Tulevaisuuslautakun nan käytössä on ajan ta sainen tietämys ja kehit tämisosaaminen. Erityis-asiantuntemuksen kytkeminen lautakunnan työskentelyyn. TAVOITTEET Loimaan linjan toteuttamissuunnitelman 2008 valmiste lu. 2. Loimaan linja -stra tegialuonnoksen valmis telu kpl kehittämisseminaareja organisaatiolle. 4. Osallistuminen n. 2 3:een sidosryhmävetoiseen kehityshankkeeseen/ toimenpiteeseen. Kehittämiskeskuksen, SEU TU-hankkeen ja ammat tikorkeakoulun kehittä mistoiminnan hyödyntä minen kaupungin näkökul masta. Asiantuntijoiden ja muiden kehittämisorganisaatioide n hyödyntämi nen lautakunta työskentelyssä. MITTARIT Yksilöidyt toimenpiteet: 1. Tehty ja hallituksessa hyväksytty. 2. Alustava ehdotus tehty, lopullinen tehdään syyskuussa. 3. Ei järjestetty toistaiseksi: erillinen strategiaseminaari korvataan liitoskuntien yhteisellä valtuustoseminaarilla. 4. Toteutettu mark ki nointi suun nitelman mu kai sia rahoitustoimenpiteitä. Yksilöidyt konkretisoituneet toimenpiteet: - SEUTU-hankeasioissa pää tetty aluearkkitehti- ja SE NU-toiminnan vakinaistamisista. - Turun AMK:n kautta tuotettu pienimuotoinen Loimaan esittelyvideo. Järjestetyt tutustu miskäynnit, asiantunti ja vierailut, koulutuk set ja seminaareihin osallistu minen: - Hyödynnetty kaupunkikeskustojen kehittämissuunnittelussa ja markkinoin nissa. Talousnäkökulma: Kehittämisresurssit onnistutaan kohdentamaan lisäarvoa tuottavalla tavalla. 1. Toteutettavien hankkeiden ja toi menpiteiden vai kuttavuus. 2. Riittävät kehit tä- 1. Niittukulman alueen liiketoimintamarkkinointi. 2. Kaupungin talouskehitystä tukeva asuin- 1. Alueen tonttimyyntias te: Ei myyntiä, 6600 m2 (n. 62 % päämarkkinointialueesta) käsittävä varauspyyn-

12 LOIMAAN KAUPUNKI PÖYTÄKIRJA 7/ mis resurssit. paikkamarkkinointi. 3. Ulkopuolisen rahoituksen merkittävä hyö dyntäminen viljasiilojen taidevalaistuksen to teutushankkeessa. 4. Yhdistymisavustuskäy tösuunnitelman tarken nus vuo delle tö me nossa kau punkin halli tuksen kä sittelyyn. 2. Nettomuuttomuutos valitussa kohde ryhmässä (analyysi tehtä vissä aikaisintaan 2009): Ei vielä mitat tavissa. 3. Kaupungin omarahoitus alle 1/3: Rahoituspäätösten mu kainen osuus n. 32 % investointikustannuksi ta.) 4. Valmis suunnitelma: Tarkennus hyväk sytty valtuustossa Taloudellinen toteuma tilanteessa oli eli 75,0 %. Lautakunnan sitovuustasolla jaoteltuna: Yleinen kehittäminen (62,8 %) Suhdetoiminta (84,9 %) Kuntien yhteistyö (77,5 %). Seuraavat talousarviota koskevat muutostarpeet ovat ole massa: Muutostarve vuoden 2008 tavoitteisiin: Kaupunginhallitus on pää töksellään ottanut Niittukulman eritasoliittymäalueen markkinoinnin itselleen, josta syystä talousnäkökulman tavoite 1, Niittukulman alueen liiketoimintamarkkinointi on tarpeen siirtää kaupunginhallituksen tavoitteeksi. Muutostarve vuoden 2008 määrärahoihin: Em. kaupunginhal lituk sen päätöksestä johtuen tulevaisuuslauta kunnan te kemä Niittukulman aluetta koskeva markkinointi palveluhankinta toteutui siten, että kustannukset 9500 (alv 0 %) siirtyivät vuo delle Lisäksi tulevaisuuslautakunnan resursseista on maksettu kaupunginhallituksen alaisen mark kinointityöryhmän päätösten perusteella n kohteen ulkomainontakustannuksia. Em. syistä johtuen lautakunnan toteuma sisältää n kustannuksia, joita ei ole huomioitu lautakunnan vuoden 2008 talousarviossa. Markkinointiin perustuvien määrärahojen lisäystarve on tällä perusteel la em Seudullisen asukaslukuperusteisen laskutuksen lopullisesta toteutumisesta ei ole vielä täyttä varmuutta. Koska tätä osuutta voi jäädä käyttämättä ja näin käytettäväksi esimerkiksi markkinointiin, ei täs sä vai hees sa edellä mainitusta huolimatta ole pe rus teltua teh dä li sä ta lous ar vio esi tystä.

13 LOIMAAN KAUPUNKI PÖYTÄKIRJA 7/ Tulevaisuuslautakunta merkitsee tiedokseen osavuosikatsauksen ja kaupungin osavuosikatsausta varten ilmoitetut muutostarpeet vuoden 2008 tavoitteisiin ja määrärahoihin. Lautakunta ei kuitenkaan esitä tässä vaiheessa lisätalousarviota, koska seudullisen asukaslukuperusteisen laskutuksen toteutumisasteesta ei ole vielä varmuutta.

14 LOIMAAN KAUPUNKI PÖYTÄKIRJA 7/ Tulevaisuuslautakunta LOIMAAN LINJA -STRATEGIAN TOTEUTTAMISSUUNNITELMAN TOTEUMA TULA Suunnitelman toteumatilanne osavuosikatsauksen II/2008 tilan teen mukaan on tii vis tetty erityisesti kärkitoimenpiteiden 2008 osal ta lii te taulukkoon. * Loimaan linja -strategian toteuttamissuunnitelman 2008 toteuma Tulevaisuuslautakunta merkitsee tilanteen tiedokseen ja esittää kaupungin hallintopalvelukeskukselle sen liittämistä lisäinformaatioksi kaupungin osavuosikatsaukseen II/2008.

15 LOIMAAN KAUPUNKI PÖYTÄKIRJA 7/ Tulevaisuuslautakunta Tulevaisuuslautakunta Tulevaisuuslautakunta JOHTAMISBAROMETRI 2008 TULA Tulevaisuuslautakunta esitti omassa palautteessaan tarkastuslau takunnan arviointikertomukseen 2006, että organisaatiossa on tarvetta johtamisjärjestelmäkoulutukseen. Mahdollisia koulutuksen tarjoajatahoja (Yritystaito, Efeko, Haus) on lähestytty tarjouspyynnöllä koulutuksen mahdollisesta toteutustavasta ja kustannuksista, kun johtamisjärjestelmän kehittämistarpeet liittyvät seuraaviin teemoihin: kaupunginhallituksen ja lautakuntien välinen työskentely valmisteluorganisaation ja päätöksenteko-organisaation välinen työskentely ryhmäkokousten suhde johtamisjärjestelmään kuuluviin toimi elimiin nähden. Tarjouspyynnössä osallistujatahoiksi on esitetty esi mer kiksi laajennettua johtoryhmää, kaupunginhallitusta, valtuus ton puheenjohtajistoa, mui den toi mi elinten puheenjohtajia ja val tuus toryhmien puheenjohtajia. Oman ehdotuksensa koulutuksen järjestämisestä ovat antaneet Yritystaito, Efeko ja HAUS. Mallit ja hinnat poikkeavat toisistaan. Koulutusvaihtoehtojen tarkemmat sisältöehdotukset esitellään kokouksessa ja kokoukseen mennessä selvitetään myös referenssiorganisaatioiden kokemuksia. Tulevaisuuslautakunta päättää hankkia jotamisjärjestelmäkoulutuksen Yritystaito Oy:ltä. TULA Tulevaisuuslautakunnan johtamisjärjestelmäkoulutuksessa nostettiin esiin seuraavia toiminnan jatkokehittämi sen kannalta tarpeellisia toimen pi teitä, joi den toteutustapaa kau pun gin joh toryh mä on omal ta osal taan kä si tel lyt: Hyvän valmistelun kriteerien valmistelutarve. Valtuustokauden alussa kaupunginhallitus kävisi kehityskes-

16 LOIMAAN KAUPUNKI PÖYTÄKIRJA 7/ kustelut keskeisten lautakuntien kans sa ja toimialasta riippuen useamman lautakunnan kanssa yhdessä. Muina aikoi na mer kit tävistä asioista tarpeen mukaan. Seurantakysely suunniteltiin järjestettäväksi ke vät kau della Lisäksi johtoryhmä antoi valmsitelijoille toimiohjeen käsitellä kaupungin johtamisjärjestelmää ja tehtyä kyselyä toimielimissä sekä toimittaa mahdolliset kehittämisajatukset tms. tarpeelliset asiat kehittämisjohtajan tietoon jatkovalmistelua varten. Erityistä raportoitavaa ei ole ilmennyt toimielinten käsittelyissä. Tulevaisuuslautakunta päättää: 1. Esittää kaupunginhallitukselle, että tulevalla valtuustokaudel la käyttöön otetaan kau punginhallituksen ja lautakuntien välinen kehityskeskustelukäytäntö asiaselostuksessa esitetyn mukaisesti. 2. Esittää kaupunginhallitukselle, että hyvän valmistelun kriteereinä Loimaan kaupungissa noudatetaan seuraavia hal lin tosään nös sä esi tet ty jä pöy tä kir jan sisältövaatimuksia täydentä viä toimintaperiaatteita: Esityslistan asiaselostuksessa tuodaan esiin valmistelijan te ke mäl le pää tös ehdotukselle vaihtoehtoiset ratkaisumahdolli suudet ja nii den odo tetut vaikutukset silloin, kun valmistelus sa on tullut esiin useam pia eduil taan ja hai toiltaan lä hes tasa vertaisiksi ar vioi tavia vaih to ehtoja asian rat kaise mi seksi. Toimintaperiaatteella pyri tään paran ta maan luotta mushenkilöiden mah dolli suuksia ar vioida etu käteen poliitti sessa pää tök sen teossa mahdollisesti esiin nou se vien muutos eh do tusten vai kutuksia. Asiasta merkitään esityslistaan vähintään otsikko ja ilmoitus asian valmistelusta kokoukseen, mi käli asian käsittely toi mi eli men seuraa vas sa kokouksessa on erityisen tärkeää, mutta sitä ei ai ka tau lu- tms. syis tä johtuen voida val mis tel la esityslistalle. Asian tulee tällöin olla luonteeltaan sellainen, että toimielimen voidaan katsoa pystyvän asiassa vastuulliseen päätöksen te koon normaalia lyhyemmällä etukäteisvalmistelulla. Näissä ta pauk sissa val mis telu tu lee toi mit taa toimi eli men jä senien tie toon esi mer kiksi säh köi sesti, mah dol li suuk sien mu kaan vii meis tään ko kousta edeltävän työpäi vän aika na. Lisälistalle otetaan asioita vain, mikäli asian kä sit tely toimielimen kyseisessä kokouksessa on eri tyisen tärkeää, mutta sen käsittelytarpeesta ei ole ol lut tie toa vielä esityslis tan koonti-/lähetysvaiheessa. Lisälistalle otet ta vista asioista informoi daan toimieli men jäseniä

17 LOIMAAN KAUPUNKI PÖYTÄKIRJA 7/ vä hintään sähköisesti heti, kun se on mahdollista. Toimielimen jäsenen kaupungin toimintaan liittyvät tieduste lut, li säselvitystä vaativat asiat ja kuntalaisilta tulevat kau pungille osoitettavat viestit osoitetaan suoraan asianomaisille hallintokun nille ja viranhaltijoille. 3. Järjestää johtamisjärjestelmää koskevan seurantakyselyn elo kuun 2008 jälkimmäisellä puoliskolla. Kehittämisjohtajan muutettu ehdotus: Alkuperäisen ehdotuksen kohdan 1 termi kehityskeskustelukäytäntö kor vataan termillä tavoitekeskustelukäytäntö. Alkuperäisen ehdotuksen kohtaan 2 lisätään periaate: Toimielimen esittelijä ja puheenjohtaja keskustelevat esityslistan keskeisten asioiden sisällöstä en nen kokousta ja tarvittaessa ennen esityslistan valmistumista. Käsittely: Asian käsittelyn aikana Teemu Levomäki ehdotti kohtaa 1 muutettavaksi siten, et tä kaupunginhallitus käy tavoitekeskustelut kes keis ten lau ta kuntien kanssa vähintään kaksi kertaa valtuustokau den ai kana. Puheenjohtaja tiedusteli voiko lautakunta hyväksyä Levomäen ehdotuksen yksimielisesti. Koska kukaan ei vastustanut tätä, totesi puheenjohtaja Levomäen ehdotuksen tulleen hyväksytyksi. Tulevaisuuslautakunta päätti: 1. Esittää kaupunginhallitukselle, että tulevalla valtuustokaudel la kaupunginhallitus käy kes keis ten lau ta kuntien kanssa tavoitekeskustelut vähintään 2 kertaa valtuustokauden aika na. 2. Esittää kaupunginhallitukselle, että hyvän valmistelun kriteereinä Loimaan kaupungissa noudatetaan seuraavia hal lin tosään nös sä esi tet ty jä pöy tä kir jan sisältövaatimuksia täydentä viä toimintaperiaatteita: Esityslistan asiaselostuksessa tuodaan esiin valmistelijan te ke mäl le pää tös ehdotukselle vaihtoehtoiset ratkaisumahdolli suudet ja nii den odo tetut vaikutukset silloin, kun valmistelus sa on tullut esiin useam pia eduil taan ja hai toiltaan lä hes tasa vertaisiksi ar vioi tavia vaih to ehtoja asian rat kaise mi seksi. Toimintaperiaatteella pyri tään paran ta maan luotta mushenkilöiden mah dolli suuksia ar vioida etu käteen poliitti sessa pää tök sen teossa mahdollisesti esiin nou se vien muutos eh do tusten vai kutuksia.

18 LOIMAAN KAUPUNKI PÖYTÄKIRJA 7/ Asiasta merkitään esityslistaan vähintään otsikko ja ilmoitus asian valmistelusta kokoukseen, mi käli asian käsittely toi mi eli men seuraa vas sa kokouksessa on erityisen tärkeää, mutta sitä ei ai ka tau lu- tms. syis tä johtuen voida val mis tel la esityslistalle. Asian tulee tällöin olla luonteeltaan sellainen, että toimielimen voidaan katsoa pystyvän asiassa vastuulliseen päätöksen te koon normaalia lyhyemmällä etukäteisvalmistelulla. Näissä ta pauk sissa val mis telu tu lee toi mit taa toimi eli men jä senien tie toon esi mer kiksi säh köi sesti, mah dol li suuk sien mu kaan vii meis tään ko kousta edeltävän työpäi vän aika na. Lisälistalle otetaan asioita vain, mikäli asian kä sit tely toimielimen kyseisessä kokouksessa on eri tyisen tärkeää, mutta sen käsittelytarpeesta ei ole ol lut tie toa vielä esityslis tan koonti-/lähetysvaiheessa. Lisälistalle otet ta vista asioista informoi daan toimieli men jäseniä vä hintään sähköisesti heti, kun se on mahdollista. Toimielimen esittelijä ja puheenjohtaja keskustelevat esityslistan keskeisten asioiden sisällöstä en nen kokousta ja tarvittaessa ennen esityslistan valmistumista. Toimielimen jäsenen kaupungin toimintaan liittyvät tieduste lut, li säselvitystä vaativat asiat ja kuntalaisilta tulevat kau pungille osoitettavat viestit osoitetaan suoraan asianomaisille hallintokun nille ja viranhaltijoille. 3. Järjestää johtamisjärjestelmää koskevan seurantakyselyn elo kuun 2008 jälkimmäisellä puoliskolla. TULA Seurantakysely järjestettiin Vastausprosentti oli 56 %, kun vuonna 2007 se oli 72 %. Vastaajaryhmittäin ja vuo sittain vastausprosentit olivat seuraavat: Ryhmä Kaupunginhallitus 64,3 % (9/14) 78,6 % (11/14) Lautakuntien pj:t 23,1 % (3/13) 38,5 % (5/13) Laajennettu johto ryh mä 69,6 % (16/23) 87,0 % (20/23) Seuraavassa on esitetty tulkinta johtamisjärjestelmän kehittymisestä vuo den 2007 ky selyyn nähden kunkin väittämän osalta. Mi käli vastausvaihtoehdoista 1 ja 2 (ei pidä ollenkaan tai pitää huo nosti paikkansa) yhteensä sekä vaih to eh tojen 4 ja 5 (pi tää hyvin tai erittäin hyvin paik kansa) yh teen sä vä lillä on ta pah tu nut vä hintään prosenttiyksikön muutos jom paan kum paan suun taan, on tulkittu tapahtuneen lievä muutos parempaan/huonom paan. Mi käli siir ty mä on prosenttiyk sikköä, on tilanne tul kittu parantuneeksi/huonontuneeksi ja yli 40

19 LOIMAAN KAUPUNKI PÖYTÄKIRJA 7/ prosenttiyksikön muutos huomattavaksi muutokseksi parempaan/huonompaan. Laskentatavassa esimerkiksi yhteensä 5 prosenttiyksikön vähene mi nen vaih to eh dois ta 1 ja 2 sekä samalla yhteensä 5 prosenttiyk si kön li sään ty minen vaihtoehdoissa 4 ja 5 muodostavat 10 pro senttiyksikön siirtymän. Kaupunginhallitus: 1.1 Keskittyy päätöksen teos saan oi kean tason asioihin ja antaa viranhalti joille riittä västi toi mintavapauksia operatiivi sissa asioissa. 1.2 Oma työote ja il mapiiri on hyvä ja kannustaa ava raan ja uutta luo vaan ajatteluun 1.3 Yhteistyö viranhaltijoiden kanssa on sy ner gistä, asioil le uut ta li sä ar voa antavaa 1.4 Pystyy tarvittaessa nopei siin päätöksiin vai keissakin asioissa 1.5 On vahvasti sitoutunut päätöksiinsä ja vie nii tä tar mokkaasti eteen päin 1.6 Yhteistyö lautakuntien kanssa on su ju vaa ja pää tösten alistamisia on har voin. Kehitysarvio v > Lievästi parantunut - Parantunut - Selvästi parantunut 1.7 Tiedonkulku muiden toi mi joi den vä lillä toi mii hy vin Lievästi parantunut 1.8 Seuraa aktiivisesti ympä ris tön muu toksia se kä tu levaisuuden kehitys tren dejä ja pystyy hei jasta maan ne hyvin omaan toimin taansa Lievästi parantunut Lautakunta/johtokunta: 2.1 on sisäistänyt hyvin roolinsa toimialan johta mises sa. Työnjako viranhaltijoiden ja luotta mushenki löiden kesken toimii hyvin 2.2 omaa yhdessä sovitut selkeät pelisäännöt ja niitä myös noudatetaan 2.3 omaa riittävästi toimialan tuntemusta hyvän päätöksenteon varmistamiseksi 2.4 yhteistyö toimialan johdon kanssa on syner gis tä ja asioil le uut ta li säarvoa tuottavaa 2.5 omaa strategista näkemystä toi mi alan johta misesta 2.6 on työskentelyssään johdonmu kainen ja si toutunut päätöksiinsä 2.7 oma työote ja ilmapiiri on hyvä ja kannustaa ava raan ja uutta luovaan ajatteluun 2.8 seuraa aktiivisesti ympäristön muutoksia se kä tu levaisuuden kehitystrendejä ja pystyy heijasta maan ne hyvin omaan toimintaansa Lievästi parantunut - - Lievästi parantunut Johtavat viranhaltijat: 3.1 ovat ammattitaitoisia ja hyvin perillä oman toi mialansa asioista Lievästi parantunut 3.2 Seuraavat aktiivisesti toimialansa kehitystä ja tuo vat siitä tietoa myös luottamushenki löille Selvästi parantunut 3.3 Yhteistyö luottamushenkilöiden kanssa sujuu hyvin Parantunut 3.4 Asioiden valmistelu on hyvää ja sen pohjalta voidaan - tehdä hyvin päätöksiä 3.5 Tiedonkulku luottamushenkilöiden kanssa toi mii hy vin Parantunut 3.6 Pistävät luottamushenkilöiden päätökset ri peästi Lievästi ja luotettavasti käytäntöön parantunut 3.7 tuovat riittävästi tietoja vastuualueensa toi minnasta Yhteistyö alaisensa organisaation kanssa toi mii Lievästi

20 LOIMAAN KAUPUNKI PÖYTÄKIRJA 7/ hy vin parantunut 3.9 Kehittämisasenne ja aktiivisuus on hyvä Lievästi parantunut (*) Vastauskooste (vain kokoukseen osallistujille) Kehittämisjohtajan ehdotus Tulevaisuuslautakunta toteaa, et tä joh ta mis jär jes tel män toi minta on kehittynyt parempaan suuntaan johtamisbarometrin tulosten valossa. Tulevaisuuslautakunta esit tää asia se lostuksen mukaisen ke hi tysana lyy sin edel leen kau pun gin hal li tuk sen tiedoksi ja esit tää, että barometri toteutettaisiin vuosittain myös valtuustokau della

21 LOIMAAN KAUPUNKI PÖYTÄKIRJA 7/ Tulevaisuuslautakunta VIRANHALTIJAPÄÄTÖKSET TULA Seuraava viranhaltijapäätös: Kehittämisjohtaja : Kokous- ja kehittämis matka Rau malle Tulevaisuuslautakunta merkitsee viranhaltijapäätöksen tiedokseen.

22 LOIMAAN KAUPUNKI PÖYTÄKIRJA 7/ Tulevaisuuslautakunta TULEVAISUUSLAUTAKUNNAN SEURAAVA KOKOUS TULA Lautakunta päättää seuraavan kokouksensa ajankohdasta. Tulevaisuuslautakunta ei päätä tässä vaiheessa seuraavan kokouksen ajankohdasta, vaan asiasta sovitaan erikseen myöhemmin.