Liikuntatieteellisen tiedekunnan kansainvälisten maisteriohjelmien alumnitoiminnan kehittäminen

Transkriptio

1 Liikuntatieteellisen tiedekunnan kansainvälisten maisteriohjelmien alumnitoiminnan kehittäminen Auli Pitkänen, suunnittelija Loppuraportti Alumnius-hanke Liikuntatieteellinen tiedekunta Jyväskylän yliopisto

2 Taustaa Liikunta- ja terveystieteiden tiedekunnalla on jo melkoisen pitkä ja menestyksekäs historia kansainvälisten maisteriohjelmien järjestämisessä. Master s Degree Programme (MDP) in Sport Science and Management ja MDP in Biology of Physical Activity -ohjelmat ovat olleet käynnissä syksystä 2005 lähtien, MDP in Sport and Exercise Psychology 2007 lähtien ja European Masters in Sport and Exercise Psychology 2009 lähtien. Tänä aikana näistä ohjelmista on valmistunut maisteriksi yhteensä yli 100 opiskelijaa, joista suomalaisia on n. 20% ja ulkomaalaisia 80%. Kyseisten maisteriohjelmien toiminta on kuluneiden vuosien aikana saatu rakennettua hyvin suunnitelmalliseksi ja toimivaksi, yhtä suurta puutetta lukuun ottamatta. Ohjelmilla ei ole ollut minkäänlaista suunnitelmaa alumnitoiminnan järjestämiseksi ja alumnihengen luomiseksi alumnien, opiskelijoiden ja henkilökunnan välillä. Näin ollen olemme hukanneet valitettavasti suurta potentiaalia, jota voisimme hyödyntää paremman opiskeluilmapiirin luomisessa, ohjelmien sisällön kehittämisessä ja uusien opiskelijoiden rekrytoinnissa. Miten hankkeeseen lähdettiin ja mitä tavoiteltiin? Keväällä 2012 toteutettiin kysely LTK:n kv.maisteriohjelmista valmistuneille ja valmistumassa oleville koskien heidän työllistymistään ja näkemyksiään opintojen antamista tiedoista ja taidoista. Samalla selvitettiin myös valmistuneiden kiinnostusta alumnitoimintaan ja 80% kyselyyn vastanneista (kyselyyn vastasi yhteensä 62 vastaajaa) oli kiinnostunut olemaan mukana ohjelmien alumnitoiminnassa, tavalla tai toisella. Vastaajien toiveissa oli mm. yhteisiä tapaamisia, mahdollisuus tulla luennoimaan ohjelmissa, oman alumnijärjestön luominen ja mahdollisuus saada tietoa ohjelmien ajankohtaisista asioista. Lisäksi moni vastaaja kertoi omia näkemyksiään ohjelmien sisällön kehittämisestä ja kuinka he itse voisivat olla tässä avuksi. Alumnius-hankehaku osui siis oivaan ajankohtaan alumnitoiminnan kehittämisen kannalta. Hankehakemuksessa konkreettisiksi tavoitteiksi asetettiin seuraavat toimenpiteet: 1. Työelämäluentosarjan järjestäminen osana maisteriohjelmien toimintaa 2. Sähköisen uutiskirjeen luominen ja lähettäminen alumneille 3. Alumnien yhteystietojen keräämisen ja päivittämisen systematisointi 4. Liikuntalaiset.fi-portaalin kehittämistyön uudelleen käynnistys 5. Alumnitapahtumien järjestäminen 6. Aktiivinen osallistuminen tiedekunnan alumnityöryhmän toimintaan Mitä tehtiin ja saavutettiin? 1. Työelämäluentosarjan järjestäminen osana maisteriohjelmien toimintaa Alumnitoiminnan kehitttäminen nähdään erittäin tärkeänä moneltakin eri kannalta juuri kv.maisteriohjelmissa, koska opiskelijat tulevat opintoihin hyvin monenlaisilla taustoilla ja erilaisista 2

3 kulttuureista. Koska ohjelmista ei valmistu mihinkään tiettyyn ammattiin tai ammattinimikkeeseen, saattaa opiskelijoilla usein olla vaikeuksia hahmottaa tulevaa työuraansa opintojen aikana ja jopa opinnoista valmistuttuaan. Opiskelijoita kyllä ohjataan pohtimaan ja reflektoimaan omaa osaamistaan ja omia tulevaisuuden suunnitelmiaan jo opintojen alkuvaiheessa, mutta tähän tarvittaisiin heille apuja. Tähän liittyen ajateltiin, että alumneja tulisi hyödyntää paljon nykyistä paremmin tekemään näkyväksi ne urapolut, joita heillä on ollut. Tätä varten oli tarkoituksena rakentaa alumnien työelämäluentosarja, jonka luennot järjestetään syksyn 2012 ja kevään 2013 aikana. Aivan suunnitelman mukaista luentosarjaa ei saatu syksyn 2012 aikana toteutettua, mutta ohjelmien opetussuunnitelmiin liittyvillä kursseilla ja luennoilla kävi luennoimassa ohjelmista valmistuneita alumneja, joskaan siis ei täysin suunnitelmallisesti. Samalla he pystyivät kuitenkin myös kertomaan omasta työurastaan. Lisäksi kv.maisteriohjelmien alumnipäivässä piti luennon kuusi (6) ohjelmista valmistunutta alumnia. Luentojen sisällöt keskittyivät alumnien kokemuksiin ohjelmissa opiskelusta, heidän reitistään työelämään ja kokemuksistaan työelämässä sekä vinkeistä nykyisille opiskelijoille. 2. Sähköisen uutiskirjeen luominen ja lähettäminen alumneille Alumnikyselyn mukaan alumnit ovat kiinnostuneita kuulemaan ohjelmien nykytilanteesta ja ajankohtaisista tapahtumista. Alumnit nähdään myös tärkeänä voimavarana esim. ohjelmien markkinoinnissa tuleville hakijoille. Tätä varten rakennettiin sähköinen uutiskirje, joka sai nimekseen Liikunta International Alumni Newsletter ja jonka ensimmäinen numero lähetettiin Uutiskirje sisälsi mm. tietoja tulevista alumnitapahtumista, ajankohtaisia uutisia maisteriohjelmista ja tulevasta hakukierroksesta sekä Liikunnalla järjestettävistä kv.kongresseista ja linkkejä mm. ohjelmien Facebook-sivuille ja blogeihin. Uutiskirje sai erittäin hyvän vastaanoton ja päätellen lisääntyneestä liikenteestä mm. FB-sivuilla ja blogeissa, alumnit myös lukivat uutiskirjettä ja olivat kiinnostuneita uutiskirjeen aiheista. Uutiskirjeelle on tämän jälkeen tehty karkea pohja ja aikataulutus, joiden perusteella uutiskirjettä jatkossa kootaan ja lähetetään. Seuraava uutiskirje lähetetään Alumnien yhteystietojen keräämisen ja päivittämisen systematisointi Haasteena kv.maisteriohjelmissa on se erityispiirre, että suuri osa valmistuneista opiskelijoista lähtee valmistumisen jälkeen töihin ympäri maailman ja heidän tavoittamisensa valmistumisen jälkeen on usein haasteellista ja yhteys heihin katkeaa helposti. Tämän vuoksi on tärkeää luoda myös toimintamalli, jolla kerätään valmistumassa olevilta heidän yhteystietonsa. Tätä varten oli tarkoitus muokata mm. tutkinnonhakulomaketta niin, että valmistuvan opiskelijan tulisi antaa sellainen s- postiosoite, joka hänellä on käytössä myös valmistumisen jälkeen. Lisäksi tavoitteena oli luoda esite ohjelmien alumnitoiminnasta ja esite annetaan valmistuneelle tutkintotodistuksen mukana. 3

4 Yhteystietojen keräämistä tutkinnonhakulomakkeesta on alettu tehdä systemaattisemmin ja myös suomenkielisistä ohjelmista valmistuneiden osoitteet kerätään nykyään automaattisesti Exceltaulukkoon. Myös osoitteen oikeellisuuteen kiinnitetään tarkemmin huomiota. Tiedekunnan omaa alumniesitettä ei ole vielä tehty, mutta kv.ohjelmista valmistuneille annetaan yliopiston alumnitoiminnasta kertova esite, joka on nyt myös saatavilla englanniksi. 4. Liikuntalaiset.fi-portaalin kehittämistyön uudelleen käynnistys Seuraava kehitysaskel yhteystietojen keräämisestä käsin on portaali, johon jo opiskelijat liittyisivät jo opiskeluaikanaan, jolloin emme missään vaiheessa kadottaisi yhteyttä valmistuneisiin. Tähän tarkoitukseen on LTK:ssa suunniteltu Liikuntalaiset.fi portaalia, jonka kehitystyö oli hankkeen alkaessa valitettavasti seisahduksissa. Portaaliin on suunniteltu koottavaksi niin alumnit, nykyiset opiskelijat kuin henkilökuntakin sillä ajatuksella, että alumnius alkaa siitä hetkestä, kun opiskelija aloittaa opintonsa. Kv.maisteriohjelmien alumniprojektin avulla myös tähän koko tiedekuntaa koskevaan alumniportaalin käynnistämiseen saatiin lisäpuhtia ja samalla siihen tuotiin näkökulmaa kv.opiskelijoiden ja alumnien kannalta. Portaaliin liittyen selvitettiin mm. sen liittämistä osaksi yliopiston Alumninet-portaalia ja erilaisten toiminnallisuuksien lisäämistä ja muokkaamista tiedekunnan tarpeisiin. Tavoitteena on lanseerata portaali tiedekunnan juhlavuoden yhteydessä loppuvuodesta Alumnitapahtumien järjestäminen Tavoitteena oli tehdä vuosittaisten alumnitapaamisten järjestämisestä suunnitelma ja aikataulutus. LTK:n kv.maisteriohjelmien ensimmäinen alumnipäivä järjestettinkin ke Mukana tapahtumassa oli n. 40 henkilöä eli alumneja, opiskelijoita ja henkilökuntaa. Klo pidettiin 6 kpl alumniluentoja, joissa alumnit kertoivat omista kokemuksistaan ohjelmissa ja työelämässä. Lisäksi esiteltiin keväällä 2012 tehdyn työllistymiskyselyn tuloksia. Iltatilaisuudessa oli alumneilla, opiskelijoilla ja henkilökunnalla mahdollisuus verkostoitua keskenään ja lisäksi heitä pyydettiin pienissä ryhmissä miettimään alumniutta ja miten alumnitoimintaa voitaisiin kehittää tiedekunnassa ja ohjelmissa. LTK:n juhlavuoden 2013 tilaisuuksien yhteyteen la on päätetty järjestää yksi iso alumnitapahtuma kaikille oppiaineille, niin suomenkielisille kuin englanninkielisillekin. Tapahtuman sisällä on tarkoitus järjestää eri vuosiluokkien ja oppiaineiden omia kokoontumisia. Näihin tapahtumiin kutsuttaisiin tietenkin myös opiskelijat ja henkilökuntaa, jotta voidaan luoda kaivattua yhteishenkeä ja verkostoja. 4

5 6. Aktiivinen osallistuminen tiedekunnan alumnityöryhmän toimintaan Alumnius-hankkeen innoittamana dekaani nimitti koko tiedekunnan alumnitoimintaa suunnittelevan työryhmän toukokuussa Mukana on jäseniä kaikilta laitoksilta ja myös kv.maisteriohjelmista. Työryhmän tavoitteena on kehittää ja koordinoida tiedekunnan alumnitoimintaa, jonka on huomattu olevan hyvin pirstaleista ja eri tavoin järjestettyä eri oppiaineissa. Työryhmä jatkaa toimintaansa ainakin vielä juhlavuoden 2013 ajan. Ketkä olivat mukana toteutuksessa? Liikunta- ja terveystieteiden tiedekunnan kansainvälisten maisteriohjelmien alumnitoimintaa kehitetti hankkeen aikana suunnittelija (päivittäisestä työajasta n. 25 %) ja lisäksi mukana oli tiedekunnan kv.suunnittelija ja maisteriohjelmien henkilökuntaa. Jatkossa toiminnan kehittämiseksi tulee kerätä ajatuksia myös alumneilta ja opiskelijoilta. Tätä tietoa kerätään mm. alumnitapahtuman palautelomakkeella. Alumnihanketta vietiin lisäksi eteenpäin tiiviissä yhteistyössä tiedekunnan alumnityöryhmän kanssa. Mihin hankerahaa käytettiin? Suurin osa hankerahoituksesta meni suunnittelijan palkkaan (syyskuu-joulukuu, n. 25 % päivittäisestä työajasta). Toinen suuri kuluerä oli järjestetty alumnipäivä ja varsinkin sen iltatilaisuus. Alumnipäivässä luennoineille alumneille ei maksettu palkkiota, mutta heille hankittiin palkkioksi JY:n T-paidat. Luentopalkkion maksaminen koettiin haasteelliseksi, koska osa puhujista oli palvelussuhteessa JY:oon, joten heille ei olisi voitu palkkiota kuitenkaan maksaa. Itsearviointi ja jatkosuunnitelmat Hanke ja hankeraha toimi erinomaisena käynnistäjänä alumnitoiminnan kehittämiseksi sekä kv.maisteriohjelmien että koko tiedekunnan tasolla. Aiemmin alumnitoiminnan kehittämisestä oli keskusteltu, mutta viimeinen sysäys toiminnan kehittämisen käytännön toteutukseen oli jäänyt puuttumaan. Yksittäisistä tuotoksista suurimpia onnistumisia olivat uutiskirje ja alumnipäivä, joista molemmista saatiin erittäin hyvää palautetta ja niitä tullaan käyttämään myös jatkossa osana ohjelmien alumnitoimintaa. Uutiskirjeelle on jo tehty aikataulutus, jonka mukaan uutiskirjettä jatkossa lähetetään. Vuoden 2013 alumnipäivä tullaan järjestämään osana tiedekunnan juhlavuoden tapahtumia lauantaina Lisäksi koko tiedekunnan alumnityöryhmän perustaminen oli hyvä lisätuotos hankkeesta ja oli hienoa, että ajatus lähti oikeastaan kv.maisteriohjelmista ja laajeni koko tiedekuntaan. Työryhmän 5

6 työn avulla tiedekunnan alumnitoimintaa on saatu kartoitettua ja nyt on paremmin tiedossa, millaista toimintaa eri oppiaineilla on jo olemassa ja miten toimintaa voisi mahdollisesti koordinoida jatkossa. Koordinoinnin puute ainakin huomattiin syksyn aikana: viikon sisällä marraskuussa järjestettiin 3 eri alumnitapahtumaa, eivätkä tapahtumien järjestäjät tienneet toinen toistensa tapahtumista ennen alumnityöryhmän työtä. Hankkeella tavoiteltiin myös maisteriohjelmien sisälle lisää alumnihenkeä, joka toisi yhteen alumneja, opiskelijoita ja henkilökuntaa. Tässä onnistuttiin osittain. Alumnit ja opiskelijat kävivät mielenkiintoisia keskusteluja alumnipäivän aikana ja rakensivat hienosti uusia verkostoja. Henkilökunnan saaminen mukaan toiminnan suunnitteluun ja osallistumaan tapahtumiin vaatii vielä hieman lisäponnisteluja. Henkilökunnan rooli alumnius-hengen nostattajina nähdään kuitenkin erittäin tärkeänä. Ajatus oli, että myös alumni- ja opiskelijajäseniä saataisiin mukaan hankkeen toteuttamiseen, mutta näin ei valitettavasti käynyt. Tarkoituksena on kuitenkin kerätä alumneilta ja opiskelijoilta tietoa alumnitoimintaan liittyvistä tarpeista vielä loppuvuoden 2012 aikana ja käyttää tätä tietoa toiminnan kehittämisessä edelleen. Kaiken kaikkiaan alumnius-hanke koettiin onnistuneeksi ja sen avulla saatiin aloitettua monenlaista aivan uutta toimintaa, joka tulee jatkumaan myös jatkossa. Erityisesti Liikuntalaiset.fi portaalin kehitystyö ja lanseeraus nähdään erinomaisena mahdollisuutena viedä alumnitoiminta aivan uudelle tasolle jatkossa. 6