6 1 kpl SAVONIA-AMMATTIKORKEAKOULU OY:N TOIMINNANOHJAUS JA LAADUNHALLINTA 10 SAVONIA-AMMATTIKORKEAKOULUN STRATEGIAN VÄLIARVIOINTI

Transkriptio

1 Aika Tiistai klo Paikka Microkadun kampuksen B-osan 5. kerroksen neuvotteluhuone B5016 (käyntiosoite: Technopolis, Microkatu 1, Kuopio) Läsnä olleet päätösvaltaiset jäsenet Iris Asikainen Matti Kartano Matti Notko (vpj.) Anna Olkkonen Anna-Maija Pietilä Sari Raassina (pj.) Kari Rajamäki Jukka Savolainen Henna Tuomainen Poissa -- Läsnäolo- ja/tai puheoikeutetut Päivi Diov, hallinto- ja henkilöstöjohtaja / pöytäkirjanpitäjä Mervi Vidgrén, toimitusjohtaja/rehtori Merja Laituri-Korhonen, talousjohtaja KÄSITELLYT ASIAT Pykälä Liite Asia 1 KOKOUKSEN AVAUS 2 KOKOUKSEN LAILLISUUS JA PÄÄTÖSVALTAISUUS 3 KOKOUKSEN TYÖJÄRJESTYKSEN HYVÄKSYMINEN 4 PÖYTÄKIRJAN TARKASTAMINEN 5 1 kpl SAVONIA-AMMATTIKORKEAKOULU OY:N JOHTOSÄÄNTÖ 6 1 kpl SAVONIA-AMMATTIKORKEAKOULU OY:N TOIMINNANOHJAUS JA LAADUNHALLINTA 7 2 kpl HALLITUKSEN TYÖJÄRJESTYS JA VUOSIKELLO 8 1 kpl SAIRAALAKADUN KIINTEISTÖN VUOKRASOPIMUS 9 1 kpl OSMAJOENTIEN KIINTEISTÖN VUOKRASOPIMUS 10 SAVONIA-AMMATTIKORKEAKOULUN STRATEGIAN VÄLIARVIOINTI 11 1 kpl SAVILAHTI-PROJEKTIIN OSALLISTUMINEN 12 TUTKINTOLAUTAKUNNAN NIMITTÄMINEN OPINTOASIAINLAUTAKUNNAN NIMITTÄMINEN kpl SAVONIA-AMMATTIKORKEAKOULU OY:N ARKISTOTOIMEN TOIMINTA-OHJE Sivu 1

2 15 TOIMITUSJOHTAJAN KATSAUS 16 MAHDOLLISET YLIMÄÄRÄISET ASIAT 17 KOKOUKSEN PÄÄTTÄMINEN Allekirjoitukset Sari Raassina puheenjohtaja Päivi Diov pöytäkirjanpitäjä Pöytäkirjan tarkastus Pöytäkirja on tarkastettu kokouspaikalla heti kokouksen päättymisen jälkeen. Iris Asikainen pöytäkirjantarkastaja Sivu 2

3 1 KOKOUKSEN AVAUS Osakeyhtiön hallituksen puheenjohtaja Sari Raassina avaa kokouksen. Kokous todettiin avatuksi. 2 KOKOUKSEN LAILLISUUS JA PÄÄTÖSVALTAISUUS Savonia-ammattikorkeakoulu oy:n allekirjoitetun osakassopimuksen 8.2 -kohdan mukaan kutsu hallituksen kokoukseen on toimitettava vähintään viisi (5) päivää ennen kutsun tarkoittamaa hallituksen kokousta. Kutsu ja esityslista tähän kokoukseen on toimitettu hallituksen jäsenille Kokous todetaan lailliseksi ja päätösvaltaiseksi. Kokous todettiin lailliseksi ja päätösvaltaiseksi. 3 KOKOUKSEN TYÖJÄRJESTYKSEN HYVÄKSYMINEN Hallitus hyväksyy kokouksen työjärjestyksen. Esitys hyväksyttiin. 4 PÖYTÄKIRJAN TARKASTAMINEN Kokouksen pöytäkirja tarkastetaan ja allekirjoitetaan välittömästi kokouksen jälkeen. Valitaan pöytäkirjantarkastaja. Pöytäkirjantarkastajaksi valittiin Iris Asikainen. Sivu 3

4 5 SAVONIA-AMMATTIKORKEAKOULU OY:N JOHTOSÄÄNTÖ Osakeyhtiön hallitus on kokouksessaan hyväksynyt Savoniaammattikorkeakoulu oy:n johtosäännön ja valtuuttanut toimitusjohtajan tekemään siihen ammattikorkeakouluasetuksen edellyttämät korjaukset ja täydennykset. - Liite: Johtosääntö alkaen Uuden ammattikorkeakoululain mukaisen osakeyhtiön hallituksen on syytä päättää Savonian toimintaa ja hallintoa ohjaavasta keskeisestä säännöstä. Hallitus käy evästyskeskustelun liitteenä olevasta Savonia-ammattikorkeakoulu oy:n johtosäännöstä ja päättää että se tuodaan hyväksyttäväksi seuraavaan hallituksen kokoukseen. Esitys hyväksyttiin. Sivu 4

5 6 SAVONIA-AMMATTIKORKEAKOULU OY:N TOIMINNANOHJAUS JA LAADUNHALLINTA Osakeyhtiön toiminnanohjauksen ja laadunhallinnan järjestämistä varten on laadittu toiminnan kuvaus. - Liite: Savonia-ammattikorkeakoulu oy:n toiminnanohjaus ja laadunhallinta Kuvaus on osa laadunhallintajärjestelmän auditointiin valmistautumista. Korkeakoulujen laatujärjestelmien auditointien toinen kierros toteutetaan Savonian osalta syksyllä Savonia-ammattikorkeakoulussa toiminnanohjaus ja laadunhallinta linkittyvät tiiviisti toisiinsa. Toiminnanohjauksella ja laadunhallinnalla on yhteinen dokumentaatio ja sähköinen järjestelmä, mikä edistää tiedon hyödyntämistä johtamisessa ja kehittämisessä. Kantavana periaatteena on edelleenkin Laatu kuuluu kaikille -ajattelu, jonka mukaisesti kaikki toiminnot ja toimijat kytkeytyvät laatutyöhön. Savonian toiminnanohjauksen viitekehyksenä käytetään Balanced Scorecardin (BSC) mukaisia näkökulmia, jotka näkyvät mm. tuloskortissa. Sen avulla varmistetaan, että toiminnassa tarkastellaan ja otetaan huomioon riittävän laajasti asiakkaiden, prosessien, henkilöstön ja talouden näkökulmat. Kehittämisen ja arvioinnin viitekehyksenä on hyödynnetty eurooppalaista EFQM-mallia. Laadunhallinta konkretisoituu yhdenmukaisina menettelyinä ja dokumentaationa toiminnanohjaus- ja laadunhallintajärjestelmässä Savonian sisäisessä intranetissä eli Santrassa. Ammattikorkeakoulun hallitus on käsitellyt kuvausta kokouksessaan (10 ). Hallitus käy evästyskeskustelun Savonia-ammattikorkeakoulu oy:n toiminnanohjauksen ja laadunhallinnan kuvauksesta. Esitys hyväksyttiin. Sivu 5

6 7 HALLITUKSEN TYÖJÄRJESTYS JA VUOSIKELLO Savonia-ammattikorkeakoulu oy:n johtosäännön 4 :n mukaan hallituksen kokousmenettelystä, päätösvaltaisuudesta sekä muista menettelytavoista määrätään tarkemmin hallituksen työjärjestyksessä. - Liite: Hallituksen työjärjestys - Liite: Hallituksen vuosikello vuodelle 2015 Hallitus käy evästyskeskustelun hallituksen työjärjestyksestä ja vuosikellosta ja päättää että ne tuodaan päätettäviksi seuraavaan kokoukseen. Esitys hyväksyttiin siten muutettuna, että klo pidettäväksi esitetty kokousaika muutettiin maanantaiksi klo 15. Sivu 6

7 8 SAIRAALAKADUN KIINTEISTÖN VUOKRASOPIMUS Savonia-ammattikorkeakoulun yhtiöittämiseen liittyen on tarpeen solmia kuntayhtymän ja osakeyhtiön kesken vuokrasopimus alkaen koskien Kuopion kaupungin (297) Hatsalan (6) kaupunginosan korttelissa nro 5 sijaitseva tontti nro 6 rakennuksineen (kiinteistötunnus on ). - Liite: Vuokrasopimus / Sairaalakatu Vuokrasopimus on voimassa siihen saakka, kun Lujatalo Oy/perustettavien yhtiöiden lukuun ja Savonia-ammattikorkeakoulun kuntayhtymän välillä allekirjoitetun esisopimuksen mukainen lopullinen kiinteistön kauppa toteutuu ja kiinteistön omistus- ja hallintaoikeus siirtyy Lujatalo Oy:lle/perustettaville yhtiöille ja Savonia-ammattikorkeakoulun kuntayhtymän vastuu kiinteistön ylläpidosta ja hoidosta päättyy. Vuokrasopimus irtisanottavissa vain jos edellä mainittu kiinteistön kauppa peruuntuu, ellei kuntayhtymän ja osakeyhtiön välillä tällöin erikseen muuta sovita. Tällöin kuntayhtymä sijoittaa perussopimuksensa 3 :n mukaisesti kiinteistön tai sen sijaan tulleet varat osakeyhtiöön. Osakeyhtiö maksaa kuntayhtymälle vuokraa todellisten kiinteistön ylläpidosta, huollosta ja hallinnoinnista aiheutuvien kulujen mukaan. Savonia-ammattikorkeakoulun kuntayhtymän yhtymähallitus käsittelee osaltaan vuokrasopimuksen kokouksessaan. Hallitus hyväksyy liitteenä olevan vuokrasopimuksen ja valtuuttaa toimitusjohtaja Mervi Vidgrénin allekirjoittamaan sen osakeyhtiön puolesta. Esitys hyväksyttiin. Sivu 7

8 9 OSMAJOENTIEN KIINTEISTÖN VUOKRASOPIMUS Savonia-ammattikorkeakoulun yhtiöittämiseen liittyen on tarpeen solmia kuntayhtymän ja osakeyhtiön kesken vuokrasopimus alkaen koskien Varkauden kaupungin (915) 5. kaupunginosan korttelissa nro 287 sijaitseva tontti nro 5 rakennuksineen (kiinteistötunnus on ). - Liite: Vuokrasopimus / Osmajoentie Vuokrasopimus on voimassa siihen saakka, kun ammattikorkeakoulun lakiin perustuvan yhtiöittämisen aikaan neuvotteluvaiheessa oleva kiinteistön kauppa toteutuu. Kiinteistökaupan jälkeen kuntayhtymän omistukseen ja hallintaan jäävä osuus kiinteistöstä ja sillä sijaitsevista rakennuksista tai niiden osista sekä myytyjen osien sijaan tulleet varat sijoitetaan kuntayhtymän perussopimuksen 3 :n mukaisesti osakeyhtiöön. Vuokrasopimus on irtisanottavissa yhden kuukauden irtisanomisajalla. Tällöin kuntayhtymä sijoittaa perussopimuksensa mukaisesti kiinteistön tai sen sijaan tulleet varat osakeyhtiöön. Osakeyhtiö maksaa kuntayhtymälle vuokraa todellisten kiinteistön ylläpidosta, huollosta ja hallinnoinnista aiheutuvien kulujen mukaan. Savonia-ammattikorkeakoulun kuntayhtymän yhtymähallitus käsittelee osaltaan vuokrasopimuksen kokouksessaan. Hallitus hyväksyy liitteenä olevan vuokrasopimuksen ja valtuuttaa toimitusjohtaja Mervi Vidgrénin allekirjoittamaan sen osakeyhtiön puolesta. Esitys hyväksyttiin. Sivu 8

9 10 SAVONIA-AMMATTIKORKEAKOULUN STRATEGIAN VÄLIARVIOINTI Savonia-ammattikorkeakoulun strategiakausi on nyt puolivälissä. Savoniassa toteutetaan strategian väliarviointi, joka alkaa viikolla 3. Koko henkilöstön ja opiskelijoiden on mahdollista osallistua arviointiin, jolle on avoin linkki Savonian sisäisessä intranetissä Santrassa. Lisäksi arviointityökalu avataan kuntayhtymän puheenjohtajille ja varapuheenjohtajille sekä osakeyhtiön hallituksen jäsenille. Arviointiin otetaan mukaan myös valikoidut työelämäkumppanit. Strategisian väliarvioinnissa käytetään INTO-työkalua, jossa käytetään väittäminä strategian toteutusohjelman tavoitteita ja toimenpiteitä. Ensimmäisen vaiheen vastausten perusteella valitaan tärkeimmät strategiset tavoitteet ja toimenpiteet, joihin pitää puuttua vielä kuluvan strategiakauden aikana. Väliarviointi tehdään siten, että tulokset on käytettävissä maaliskuussa Hallitus merkitsee asian tiedoksi. Esitys hyväksyttiin. Sivu 9

10 11 SAVILAHTI-PROJEKTIIN OSALLISTUMINEN Savonia-ammattikorkeakoulun toimitilojen strateginen suunnittelu ja tilojen käytön optimonti -raportti on valmistunut keväällä Liite: Toimitilastrategia loppuraportti Toimitilaratkaisuja on Savonia-ammattikorkeakoulu oy:n osakassopimuksessa sovittu tarkasteltavaksi mennessä. Toimitilatarkastelu on syytä aloittaa välittömästi osakeyhtiön hallituksen aloittaessa toimintansa. Kuopion kaupunki on käynnistänyt projektin, johon se kutsuu mm. Savon koulutuskuntayhtymän, Savonia-ammattikorkeakoulun, Suomen yliopistokiinteistöt ja Technopoliksen. Tavoitteena on rakentaa suunnitelma eri toimijoiden oppimisympäristöksi, joka toimisi luonnoksena alueen tarkentuvalle maankäytön suunnittelulle. Savilahti-projektin tarkoituksena on kaupungin omistamien maa-alueiden kehittämisen lisäksi tukea alueen toimijoiden omien kehitystavoitteiden toteutumista siten, että Savilahti-kokonaisuudesta muodostuu entisestäänkin vetovoimaisempi ja kilpailukyisempi keskittymä. Kumppanuudesta on tarkoitus tehdä yhteistyösopimus osapuolten kesken. Savonia-ammattikorkeakoululta odotetaan tässä vaiheessa vahvistusta osallistumisestamme yhteistyöhön. Hallitus vahvistaa Savonian osallistumisen yhteistyöhön ja valtuuttaa toimitusjohtajan tekemään yhteistyösopimuksen Savilahti-projektista. Projektisuunnitelma tuodaan hallitukseen sen valmistuttua. Esitys hyväksyttiin siten täydennettynä, että projektisuunnitelma tuodaan hallituksen käsittelyyn sen valmistuttua. Sivu 10

11 12 TUTKINTOLAUTAKUNNAN NIMITTÄMINEN Ammattikorkeakoulussa on ammattikorkeakoululain (932/2014) 19 :n mukainen tutkintolautakunta. Tutkintolautakunnan tehtävänä on käsitellä opiskelijoiden opintosuorituksia koskevat oikaisupyynnöt. Tutkintolautakuntaan kuuluu puheenjohtaja, jonka tulee olla yliopettaja tai lehtori. Muina jäseninä tutkintolautakuntaan kuuluu yksi ammattikorkeakoulun opettaja, jonka tulee edustaa eri koulutusvastuuta kuin puheenjohtaja sekä yksi opiskelijajäsen. Tutkintolautakunnan puheenjohtajalla ja kullakin jäsenellä on henkilökohtainen varajäsen. Savonian johtosäännön 6 :n mukaan tutkintolautakunnan puheenjohtajan ja jäsenet sekä heidän henkilökohtaiset varajäsenensä asettaa hallitus toimitusjohtajan esittelystä. Ehdotuksen toimitusjohtajalle opiskelijajäsenestä tekee opiskelijakunta SAVOTTA sekä puheenjohtajasta ja opettajajäsenistä koulutusvastuujohtajat. Tutkintolautakunnan toimikausi on kaksi vuotta. Hallitus nimittää Savonia-ammattikorkeakoulun tutkintolautakunnan jäseniksi ajalle seuraavat henkilöt: Varsinainen jäsen Irma Mikkonen, pj. Jukka Honkanen Varajäsen Airi Laitinen Riitta-Liisa Komulainen Opiskelijajäsenen ja varahenkilön nimet tuodaan suoraan kokoukseen. Hallitus päätti nimittää tutkintolautakunnan jäseniksi ajalle seuraavat henkilöt: Varsinainen jäsen Irma Mikkonen, pj. Jukka Honkanen Mirva Toivonen Varajäsen Airi Laitinen Riitta-Liisa Komulainen Nina Muurinen Sivu 11

12 13 OPINTOASIAINLAUTAKUNNAN NIMITTÄMINEN Savonian johtosäännön 7 :n mukaan opiskelijavalintaa ja opiskeluoikeuden menettämistä koskevien oikaisupyyntöjen käsittelemistä varten hallitus asettaa ammattikorkeakoulun opintoasiainlautakunnan. Lautakunnassa on puheenjohtajan ja varapuheenjohtajan lisäksi neljä muuta jäsentä. Lautakunnan puheenjohtajana toimii kehittämispäällikkö ja varapuheenjohtajana opintoasiainpäällikkö. Muina jäseninä opintoasiainlautakuntaan kuuluu koulutusvastuupäällikkö, opinto-ohjaaja sekä ammattikorkeakoulun yliopettaja tai lehtori ja opiskelijajäsen. Opintoasiainlautakunnan puheenjohtajan ja jäsenet sekä heidän henkilökohtaiset varajäsenensä asettaa hallitus toimitusjohtajan esittelystä. Ehdotuksen toimitusjohtajalle opiskelijajäsenestä tekee opiskelijakunta SAVOTTA sekä puheenjohtajasta ja opettajajäsenistä koulutusvastuujohtajat. Puheenjohtajalla, varapuheenjohtajalla ja kullakin jäsenellä on henkilökohtainen varajäsen. Opintoasiainlautakunnan toimikausi on kaksi vuotta. Hallitus nimittää Savonia-ammattikorkeakoulun opintoasiainlautakunnan jäseniksi ajalle seuraavat henkilöt: Varsinainen jäsen Esa Viklund, pj. Anne Koskela, vpj Kari Lehtomäki Pirjo Venhovaara Sirkka-Liisa Halimaa Varajäsen Sari Mokkila-Karttunen Mira Taskinen Timo Lipponen Mirja Halonen Erja Tengvall Opiskelijajäsenen ja varahenkilön nimet tuodaan suoraan kokoukseen. Hallitus päätti nimittää Savonia-ammattikorkeakoulun opintoasiainlautakunnan jäseniksi ajalle seuraavat henkilöt: Varsinainen jäsen Esa Viklund, pj. Anne Koskela, vpj Kari Lehtomäki Pirjo Venhovaara Sirkka-Liisa Halimaa Emmi Soukkanen Varajäsen Sari Mokkila-Karttunen Mira Taskinen Timo Lipponen Mirja Halonen Erja Tengvall Mirva Toivonen Sivu 12

13 14 SAVONIA-AMMATTIKORKEAKOULU OY:N ARKISTOTOIMEN TOIMINTA-OHJE Arkistolain ( /831) mukaan Savonia-ammattikorkeakoulu osakeyhtiön arkistotoimessa tulee noudattaa arkistotoimea koskevaa lainsäädäntöä (1 ) sekä osakeyhtiön arkistotoimesta annettuja erillisohjeita ja määräyksiä siltä osin kuin osakeyhtiö suorittaa julkista tehtävää lain tai asetuksen tai niiden perusteella annetun määräyksen nojalla. Arkistotoimi on osakeyhtiön hallinnolliset organisaatiorajat ylittävä kokonaistehtävä, jonka piiriin kuuluvat kaikki osakeyhtiön toimielimet. Arkistonmuodostajan tehtävien johdosta sille saapuneet ja sen toiminnan tuloksena syntyneet asiakirjat muodostavat arkiston riippumatta siitä, säilytetäänkö niitä keskusarkistossa, vastuualueiden väliarkistoissa tai osakeyhtiön kilpailuttamien palveluntuottajien työpisteissä. Savoniaammattikorkeakoulu osakeyhtiö on yksi arkistonmuodostaja, jolle syntyy muista riippumaton arkistokokonaisuus. Arkistolain mukaan osakeyhtiön arkistotoimen järjestäminen kuuluu yhtiön hallitukselle (9 ). Savonia-ammattikorkeakoulu oy:n hallitus on (10 ) nimennyt arkistotointa johtavaksi toimihenkilöksi hallinto- ja henkilöstöjohtajan. Yhtiön hallitus päättää yhtiön arkistonmuodostajista ja hyväksyy arkistotoimen toimintaohjeen (arkistosääntö). Toimintaohje tulee voimaan lukien ja sitä sovelletaan sen jälkeen syntyvään aineistoon. Toimintaohjetta voidaan soveltaa soveltuvin osin takautuvasti perustetun osakeyhtiön asiakirjahallintaan. - Liite: Savonia-ammattikorkeakoulu oy:n arkistotoimen toiminta-ohje Hallitus hyväksyy liitteen mukaisen Savonia-ammattikorkeakoulu oy:n arkistotoimen toiminta-ohjeen. Esitys hyväksyttiin. Sivu 13

14 15 TOIMITUSJOHTAJAN KATSAUS Toimitusjohtaja antaa lyhyen tilannekatsauksen ajankohtaisista asioista. Hallitus merkitsi toimitusjohtajan tilannekatsauksen tiedoksi. Sivu 14

15 16 MAHDOLLISET YLIMÄÄRÄISET ASIAT Ylimääräisiä asioita ei ollut. Sivu 15

16 17 KOKOUKSEN PÄÄTTÄMINEN Puheenjohtaja päätti kokouksen klo Sivu 16