8 SISÄISEN TARKASTUKSEN LOPPURAPORTTI RAPORTOINNIN KOKONAISUUDEN TARKASTUS 9 TALOUS-, HENKILÖSTÖ- JA TIETOHALLINNON PROSESSIKARTOITUS

Transkriptio

1 Aika Maanantai klo Paikka Microkadun kampuksen B-osan 5. kerroksen neuvotteluhuone B5016 (käyntiosoite: Technopolis, Microkatu 1, Kuopio) Läsnä olleet päätösvaltaiset jäsenet Iris Asikainen Anna Olkkonen Matti Notko (vpj.) Anna-Maija Pietilä, saapui klo pykälän 5 käsittelyn aikana Sari Raassina (pj.) Kari Rajamäki Jukka Savolainen Henna Tuomainen Poissa Matti Kartano Läsnäolo- ja/tai puheoikeutetut Päivi Diov, hallinto- ja henkilöstöjohtaja / pöytäkirjanpitäjä Mervi Vidgrén, toimitusjohtaja/rehtori Merja Laituri-Korhonen, talousjohtaja KÄSITELLYT ASIAT Pykälä Liite Asia 1 KOKOUKSEN AVAUS 2 KOKOUKSEN LAILLISUUS JA PÄÄTÖSVALTAISUUS 3 KOKOUKSEN TYÖJÄRJESTYKSEN HYVÄKSYMINEN 4 PÖYTÄKIRJAN TARKASTAMINEN 5 2 kpl OPETUS- JA KULTTUURIMINISTERIÖN OHJEET SOPIMUSKAUDEN VALMISTELUUN JA VUODEN 2016 NEUVOTTELUIHIN SEKÄ AMMATTIKORKEAKOULUJEN ASEMOINTITILASTOT 6 1 kpl STRATEGIATYÖ kpl OSAKEANNISTA PÄÄTTÄMINEN 8 SISÄISEN TARKASTUKSEN LOPPURAPORTTI RAPORTOINNIN KOKONAISUUDEN TARKASTUS 9 TALOUS-, HENKILÖSTÖ- JA TIETOHALLINNON PROSESSIKARTOITUS 10 MÄÄRÄAIKAISEN KOULUTUSVASTUUPÄÄLLIKÖN TEHTÄVÄ KULTTUURIALAN, LUONNONVARA-ALAN JA SOSIAALI- JA TERVEYSALAN KOULUTUSVASTUUALUEELLE 11 1 kpl HALLITUKSEN VUOSIKELLO VUODELLE 2016 Sivu 1

2 12 TOIMITUSJOHTAJAN KATSAUS 13 MAHDOLLISET YLIMÄÄRÄISET ASIAT 14 KOKOUKSEN PÄÄTTÄMINEN Allekirjoitukset Sari Raassina puheenjohtaja Päivi Diov pöytäkirjanpitäjä Pöytäkirjan tarkastus Pöytäkirja on tarkastettu kokouspaikalla heti kokouksen päättymisen jälkeen. Matti Notko pöytäkirjantarkastaja Sivu 2

3 1 KOKOUKSEN AVAUS esitys Osakeyhtiön hallituksen puheenjohtaja Sari Raassina avaa kokouksen. Puheenjohtaja Sari Raassina avasi kokouksen. 2 KOKOUKSEN LAILLISUUS JA PÄÄTÖSVALTAISUUS esitys Savonia-ammattikorkeakoulu oy:n allekirjoitetun osakassopimuksen 8.2 -kohdan mukaan kutsu hallituksen kokoukseen on toimitettava vähintään viisi (5) päivää ennen kutsun tarkoittamaa hallituksen kokousta. Kutsu ja esityslista tähän kokoukseen on toimitettu hallituksen jäsenille Kokous todetaan lailliseksi ja päätösvaltaiseksi. Kokous todettiin lailliseksi ja päätösvaltaiseksi. 3 KOKOUKSEN TYÖJÄRJESTYKSEN HYVÄKSYMINEN esitys Hallitus hyväksyy kokouksen työjärjestyksen. Esitys hyväksyttiin. 4 PÖYTÄKIRJAN TARKASTAMINEN esitys Kokouksen pöytäkirja tarkastetaan ja allekirjoitetaan välittömästi kokouksen jälkeen. Valitaan pöytäkirjan tarkistaja. Pöytäkirjantarkastajaksi valittiin Matti Notko. Sivu 3

4 5 OPETUS- JA KULTTUURIMINISTERIÖN OHJE SOPIMUSKAUDEN VALMISTELUUN JA VUODEN 2016 NEUVOTTELUIHIN SEKÄ AMMATTIKORKEAKOULUJEN ASEMOINTITILASTOT Opetus- ja kulttuuriministeriö (OKM) on lähettänyt korkeakouluille ohjeet sopimuskauden valmistelusta ja vuoden 2016 neuvotteluista. - OKM:n ohje (OKM/39/210/2015) Ohjeessa tarkennetaan OKM:n kirjeessä (OKM/8/210/2015) kuvattuja ohjauskäytänteitä sopimuskaudella , annetaan yksityiskohtaisempi aikataulu sopimuskaudelle ja hallitusohjelmasta johdetut kehittämislinjaukset valmistauduttaessa vuonna 2016 käytäviin ministeriön ja korkeakoulujen välisiin neuvotteluihin. Savonia-ammattikorkeakoulun ja OKM:n välinen neuvottelu järjestetään tiistaina klo Helsingissä. OKM on lähettänyt ammattikorkeakouluille tiedoksi myös asemointitilastot eli tietoa ammattikorkeakoulujen alakohtaisesta asemoitumisesta ammattikorkeakoulusektorilla. Aineisto tukee ammattikorkeakoulujen rakenteiden uudistamisessa. - OKM:n kirje (OKM/77/592/2015) esitys Hallitus merkitsee asian tiedoksi. Esitys hyväksyttiin. Sivu 4

5 6 STRATEGIATYÖ Savonian strategiaprosessi on alkanut viime keväänä. Aikataulutuksen osalta on tehty suunnitelma niin henkilöstön, opiskelijoiden kuin kumppaneidenkin osallistumisesta strategiatyön valmisteluun. Lähtökohtana on, että strategia toimitetaan Opetus- ja kulttuuriministeriöön (OKM) mennessä. Strategia toimii OKM:n ja Savonian välisen tavoitesopimuksen asiakirjana. Korkeakouluilta edellytetään tiedot strategisista päätöksistä ja valmistelussa olevista toimista rakenteiden ja toimintatapojen uudistamiseksi sekä konkreettiset aikataulut ml. mahdolliset sopimukset ja tieto eri tahojen sitoutumisesta toimenpiteisiin koskien profilointia korkeakoulujen ja tutkimuslaitosten työnjako ml. tutkimuksen ja osaamisen hyödyntämistä tukevien palvelurakenteiden ja prosessien uudistaminen alakohtaista työnjakoa ja koulutustarjonnan muutoksia sekä muuta korkeakouluverkon rationalisointia korkeakoulun sisäistä rakenteellista kehittämistä sekä hallinto- ja korkeakoulupalveluiden uudistamista. Hallitukselle esitellään strategiaprosessin etenemisen tilannekatsaus. - Liite: Savonian strategia (luonnos) esitys Hallitus käy evästyskeskustelun strategian jatkotyöstämiselle. Esitys hyväksyttiin. Sivu 5

6 7 OSAKEANNISTA PÄÄTTÄMINEN Savonia-ammattikorkeakoulu oy:n osakaskunnat ovat allekirjoittamallaan osakassopimuksella sopineet Savonia-ammattikorkeakoulu oy:n omistusrakenteesta ja sen toteuttamisesta. Omistusjärjestelyt on sovittu toteutettavaksi siten, että kuntayhtymä luovuttaa Kuopiossa Sairaalakadun ja Varkaudessa Opiskelijankadulla sijaitsevan kiinteistön tuoton osakeyhtiölle käytettäväksi Opetus- ja kulttuuriministeriön edellyttämällä tavalla. Sairaalakadun kiinteistön myynnin viivästymisen johdosta Varkauden Opiskelijankadun kiinteistö on tarkoituksenmukaista siirtää osakeyhtiölle vuoden 2016 aikana, koska varainsiirtoverolain 43 c kiinteistöjen luovutuksen verovapaudesta koulutuksen rakennejärjestelyissä on voimassa vuoden 2016 loppuun saakka. Omistusjärjestelyt esitetään toteutettavaksi siten, että Savoniaammattikorkeakoulu oy päättää OYL 9:3 :n mukaisesta osakeannista antamalla merkittäväksi uusia osakkeita maksua vastaan liitteenä olevasta osakeannista ehdoista ilmenevän mukaisesti. Savonia-ammattikorkeakoulun kuntayhtymälle puolestaan esitetään päätettäväksi, että kuntayhtymä päättää luovuttaa Varkauden Opiskelijankadulla sijaitsevan kiinteistön (kiinteistötunnus V) jäsenkunnilleen Iisalmen, Kiuruveden, Kuopion ja Varkauden kaupungeille perussopimuksen peruspääomaosuuksien suhteessa ja edelleen Iisalmen, Kiuruveden, Kuopion ja Varkauden kaupungeille päätettäväksi, että ne merkitsevät Savonia-ammattikorkeakoulu oy:n osakeannissa merkittäväksi antamia uusia osakkeita osakeantiehtojen mukaisesti ja maksavat osakemerkinnän luovuttamalla apporttina Varkauden Opiskelijakadulla sijaitsevan kiinteistön omistamiensa osuuksien suhteessa. Edellä kuvattuun perustuen hallitukselle esitetään, että hallitus päättää kutsua koolle ylimääräisen yhtiökokouksen päättämään liitteestä ilmenevien ehtojen mukaisesta osakeannista. - Liite: Osakeannin ehdot esitys Hallitus päättää kutsua koolle ylimääräisen yhtiökokoukseen ja esittää yhtiökokoukselle, että se päättää antaa merkittäväksi uusia osakkeita maksua vastaan (OYL 9:3) liitteenä olevasta osakeannin ehdoista ilmenevän mukaisesti. Esitys hyväksyttiin. Lisäksi hallitus valtuutti toimitusjohtaja päättämään tarkemmin ylimääräisen yhtiökokouksen päivämäärän ja kutsumaan ylimääräisen yhtiökokouksen koolle hallituksen päätöksen mukaisesti. Sivu 6

7 8 SISÄISEN TARKASTUKSEN LOPPURAPORTTI RAPORTOINNIN KOKONAISUUDEN TARKASTUS Hallitus on kokouksessaan hyväksynyt sisäisen tarkastuksen suunnitelman. Savonia-ammattikorkeakoulu oy ostaa sisäisen tarkastuksen palvelut BDO Audiator Oy:ltä palvelusopimuksen mukaisesti. Vuoden 2015 sisäisen tarkastuksen kohteeksi esitettiin johdon raportoinnin kokonaisuutta, sisältäen talouden, toiminnan ja henkilöstötulosten raportoinnin. Tarkastuksen kohteena ovat raportointikäytännöt ja raportoinnin oikeaaikaisuus. Savonia-ammattikorkeakoulussa on osakeyhtiöittämisen yhteydessä uudistettu talouden pidon ja kirjaamisen malli (ns. talousmalli) vastaamaan ensinnäkin osakeyhtiön virallista tuloslaskelma- ja tasekaavaa ja toiseksi yhtiön uutta organisaatiorakennetta ja hallintosääntöä vastuualueineen. Lisäksi talousmallin uudistamisessa on otettu huomioon Opetus- ja kulttuuriministeriön AMKtalouskoodiston määräykset koskien virallista tilinpäätösraportointia ja taloustiedon keruuta. Tarkastuksen keskeisimmät havainnot olivat, että kokonaisuutenaan talouden, toiminnan ja henkilöstötulosten raportointikäytännöt ovat toimivia ja oikeaaikaisia. Myös kontrolleja pidettiin riittävinä eikä ohjeistuksen riittävyyden ja ajantasaisuuden osalta ollut merkittävää huomautettavaa. Raportin sisältämät suositukset tarkastuskohteittain olivat: 1. Uusien raportointikäytäntöjen käyttöön ottamisen kattavasti Savonian eri yksiköissä kannalta suositeltiin, että raportointiominaisuuksien käytöstä järjestetään käyttäjille koulusta 2. Uusien käytäntöjen tueksi annettujen ohjeiden, dokumentointivaatimusten ja aikataulujen osalta suositeltiin, että ostolaskujen kierrättämisessä selvitetään mahdollisuus vähentää yksittäisen laskun asiatarkastajien määrää ja että lomapalkkajaksotukset kirjataan osavuosiraportteihin. 3. Raportoinnin käytäntöjen tueksi annettujen ohjeiden puutteellisuuden osalta suositeltiin, että osavuosiraportoinnin ohjeistusta tarkennetaan tavoitteiden saavuttamisen mittaamisen osalta (tavoite, toteuma, poikkeama, syy poikkeamaan), laadullisten mittareiden osalta sekä toimintaa yleisesti kuvaavaa tekstiä tiivistämällä. 4. Raportoinnin hyödyntämisen osalta suositeltiin, että kerätään ja raportoidaan euromääräisiä tietoja suunnitelluista, haetuista sekä toteutuksessa olevista hankkeista. Lisäksi suositeltiin CRM-ohjelman käyttöönottoa sekä tietohallinnon ja -turvallisuuden palvelutavoitteiden lisäämistä tuloskorttiin. Raportin suosituksiin on osittain reagoitu jo ennakoivasti mm. siten, että CRMjärjestelmä on jo käyttöönottovaiheessa ja säännölliset hankekatsaukset ovat sekä johtoryhmän että hallituksen esityslistoilla. Osavuosikatsauksen raportointia helpotetaan jo tulossopimusten tavoiteasetantaa terävöittämällä siten, että tavoitteiden saavuttamisen mittarit on etukäteen mietitty ja niistä on näin ollen helpompi raportoida. Lomapalkkajaksotukset tehdään vuoden 2016 alusta lukien kuukausittain. Raportointiohjelmien käyttöä opastetaan käytännön raportointitilanteissa mm. esimiesfoorumeissa ja koulutusvastuualueiden johtoryhmien- ja henkilöstökokouksissa. Raportointiohjelmat esitellään myös uusien työntekijöiden perehdyttämistilaisuuksissa. Lisäksi taloussihteerit neuvovat ja opastavat tarpeen mukaan. Tietohallinnon ja -turvallisuuden Sivu 7

8 keskeiset palvelutavoitteet lisätään korkeakoulupalveluiden tulossopimukseen vuodesta 2016 alkaen. esitys Hallitus merkitsee asian tiedoksi. Esitys hyväksyttiin. Sivu 8

9 9 TALOUS-, HENKILÖSTÖ- JA TIETOHALLINNON PROSESSIKARTOITUS Enfo Zender suoritti syksyn aikana talous-, palkka- ja tietohallinnon prosessikartoituksen. Tavoitteena oli tavanomaisten talous- ja henkilöstöhallinnon prosessien Tilauksesta kassaan, Hankinnasta maksuun ja Rekisteröinnistä raportointiin työpajakäsittelyn aikana päästä selvyyteen siitä, onko Savonian nykyinen toimintatapa paras mahdollinen, mitkä ovat prosessien kipupisteet ja voisiko prosesseja jotenkin virtaviivaistaa ja toimintaa tehostaa. ICT-kartoituksen tavoitteena on lisäksi kuvata kokonaisvaltainen järjestelmäarkkitehtuuri ja tehtävien hoito. Analyysin perusteella myös järjestelmäarkkitehtuuriin annettiin jatkosuosituksia. Avainhenkilöiden ajankäyttö kartoitettiin tehtäväkyselyllä sekä haastatteluin. Prosessien kustannuksista muodostettiin KPI (Key Performance) - suorituskykymittarit, joita on loppuraportissa verrattu vastaavien organisaatioiden arvoihin. Arvojen perusteella on nykytilan lisäksi mahdollista muodostaa käsitys tavoitetilasta, mihin loppuraportissa suositelluilla jatkotoimenpiteillä tähdätään. Kartoituksen tulosten ja jatkotoimenpidesuositusten esittelytilaisuus oli Loppuraportista koostettu tiivistelmä esitellään hallituksen kokouksessa. esitys Hallitus merkitsee selvityksen tiedoksi ja käy evästyskeskustelun jatkotoimenpiteistä. Esitys hyväksyttiin. Sivu 9

10 10 MÄÄRÄAIKAISEN KOULUTUSVASTUUPÄÄLLIKÖN TEHTÄVÄ KULTTUURIALAN, LUONNONVARA-ALAN JA SOSIAALI- JA TERVEYSALAN KOULUTUSVASTUUALUEELLE Savonian uudistettu johtamisjärjestelmä tuli voimaan lukien. Sen mukaisesti sosiaali- ja terveysalalla on yksi koulutusvastuupäällikkö. Koulutusvastuupäällikkö toimii lähiesimiehenä noin 70 työntekijälle kahdella paikkakunnalla. Koulutusvastuupäällikön vastuualueella on 10 tutkintoohjelmaa. Opiskelijamäärä on noin Seuraavien vuosien aikana Savoniassa on varmistettava monien suurten muutosten toteutuminen käytännön toiminnassa. Näitä ovat mm. opetushenkilöstön työaikasuunnittelun uudistaminen, tiimitoiminnan edelleen kehittäminen ja tulevan strategian jalkauttaminen. Nämä kaikki muutokset edellyttävät esimiestyöltä mahdollisuutta olla vahvasti mukana arjessa johtamisessa, toiminnan kehittämisessä ja tiimien tukena. Henkilöstön hyvinvoinnin tukeminen on keskeistä muutosten tuoman epävarmuuden välttämiseksi ja uudistuvan toimintatavan ja -kulttuurin haltuun ottamiseksi. Vastuualueen laajuus sosiaali- ja terveysalalla on liian suuri edellä kuvattujen vastuiden hoitamiseksi. Edellä selostetun vuoksi toimitusjohtaja arvioi perustelluksi kahden vuoden määräaikaisen koulutusvastuupäällikön tehtävän julistamisen sisäisesti haettavaksi kulttuurialan, luonnonvara-alan ja sosiaali- ja terveysalan koulutusvastuualueelle vastaamaan hoitotyön osa-alueelta ja siihen kuuluvan henkilöstön esimiestyöstä. Johtosäännön ( ) 5 :n mukaan toimitusjohtaja päättää hallituksen hyväksymien perusteiden mukaisesti ammattikorkeakoulun organisaatiosta. esitys Hallitus hyväksyy organisaation muuttamisen perusteet kulttuurialan, luonnonvara-alan ja sosiaali- ja terveysalan koulutusvastuualueelle esityksen mukaisesti. Muutoksen toimeenpanosta ja siihen liittyvistä ehdoista päättää toimitusjohtaja. Esitys hyväksyttiin. Sivu 10

11 11 HALLITUKSEN VUOSIKELLO VUODELLE 2016 Savonia-ammattikorkeakoulu oy:n johtosäännön 4 :n mukaan hallituksen kokousmenettelystä, päätösvaltaisuudesta sekä muista menettelytavoista määrätään tarkemmin hallituksen työjärjestyksessä. Hallituksen työjärjestyksen 8. kohdan mukaan hallitus pitää kokoukset vuosittain vahvistettavan vuosikellon mukaan. - Liite: Hallituksen vuosikello vuodelle 2016 Hallituksen vuosikelloa täsmennetään syksyn osalta keväällä esitys Hallitus hyväksyy vuosikellon vuodelle Esitys hyväksyttiin siten muutettuna, että hallituksen kokous alkaa klo Sivu 11

12 12 TOIMITUSJOHTAJAN KATSAUS Toimitusjohtaja antaa lyhyen tilannekatsauksen ajankohtaisista asioista ml. talous- ja hankekatsaus. esitys Hallitus merkitsee katsauksen tiedoksi. Toimitusjohtaja antoi kokouksessa tilannekatsauksen ajankohtaisista tiedoksi seuraavasti: - Savonia-ammattikorkeakoululle ja Karelia-ammattikorkeakoululle osoitetun kirjelmän agrologikoulutuksen järjestämisestä Pohjois-Karjalassa ja siihen annettavan rehtorin esittämän vastauksen. - Rehtorin antama tilannekatsaus sisäministeriön asettaman pelastustoimen päällystökoulutuksen siirtämistä koskevan työryhmän työskentelystä. Savonian hanketilanne: Käynnissä 74 kpl rahoituskäsittelyssä 29 kpl valmistelussa 20 kpl Hallitus merkitsi toimitusjohtajan katsauksen tiedoksi. Sivu 12

13 13 MAHDOLLISET YLIMÄÄRÄISET ASIAT Ylimääräisiä asioita ei ollut. Sivu 13

14 14 KOKOUKSEN PÄÄTTÄMINEN Puheenjohtaja päätti kokouksen klo Sivu 14