Tarkoitus Tällä toimenpiteellä luodaan matkalasku ilman matkapyyntöä. Edellytykset

Transkriptio

1 Tarkoitus Tällä toimenpiteellä luodaan matkalasku ilman matkapyyntöä. Edellytykset Jyväskylän yliopistoon työsuhteessa oleva henkilö jolla on SA Travelin käyttöoikeus Tapahtumakoodi Luo uusi lasku Ohje sisältää mm. Tällä ohjeella ohjeistetaan luomaan matkalasku jossa käytetään matkustajalle maksettavia kululajeja ja 1 sarjan infokululajeja (lasku yliopistolle, kustannukset eivät tule matkatilin tai luottokorttiliittymän kautta matkustajan kohdennettavaksi SA Traveliin) Ohjeessa ohjeistetaan myös "turhan" kululajirivin poisto Kun kulutilityksen tyypiksi valitaan Matkalasku päivärahalaskenta on automaattisesti päällä JYU_Matkalaskun teko ilman matkapyyntöä 1 / 13

2 Toimenpide 1. Aloita tapahtuma valikkopolkua tai tapahtumakoodia käyttäen. Työpiste - matkustaja 2. Napsauta Luo uusi lasku -painiketta 3. Avaa Tyyppi valikko napsauttamalla -painiketta 4. Valitse tyypiksi Matkalasku 5. Napsauta Jatka painiketta JYU_Matkalaskun teko ilman matkapyyntöä 2 / 13

3 6. Avaa kalenteri napsauttamalla -painiketta 7. Valitse edellinen kuukausi (matkalasku tehdään tässä esimerkissä edelliselle kuukaudelle) 8. Valitse matkan aloituspäivä kalenterista 9. Täydennä tai tarkista seuraavat kentät tarvittaessa: Kenttä /V/E Kuvaus Alkuaika: Kirjoita alkuaika esim SA lisää välimerkit. akollinen tieto 10. Avaa kalenteri -painikkeella 11. Valitse näytettäväksi edellinen kuukausi 12. Valitse matkan päättymispäivä kalenterista 00: Täydennä tai tarkista seuraavat kentät tarvittaessa: Kenttä /V/E Kuvaus Loppuaika: Kirjoita loppuaika, esim SA lisää välimerkit. akollinen tieto JYU_Matkalaskun teko ilman matkapyyntöä 3 / 13

4 Kenttä /V/E Kuvaus Kohde: Kirjoita kohde, esim. Helsinki. akollinen tieto. Helsinki 14. Valitse Toiminto (matkatyyppi) riippuvalikosta 15. Valitse esim. Muu matka 16. Täydennä tai tarkista seuraavat kentät tarvittaessa: Kenttä /V/E Kuvaus Syy: * Kirjoita matkan aihe, esim. rojektikokous. akollinen tieto Lisätietoja: Kenttään voi kirjoittaa tiedon matkasihteerille ja hyväksyjälle mistä matka maksetaan. Esim. Matka maksetaan kustannuspaikalta / projektilta / sisäiseltä tilaukselta XXXXXXX. 17. Napsauta Jatka painiketta rojektikokous JYU_Matkalaskun teko ilman matkapyyntöä 4 / 13

5 18. Napsauta Uusi merkintä painiketta 19. Avaa Kululaji valikko painamalla -painiketta 20. Valitse kululaji napsauttamalla, esim. 1 Info-Hotellikulut (lasku tulee yliopistolle Rondoon käsiteltäväksi, EI matkatilin tai luottokorttiliittymän kautta) 21. Täydennä tai tarkista seuraavat kentät tarvittaessa: Kenttä /V/E Kuvaus 001 Kirjoita Tositesumma kenttään maksettava kustannus. Kuvaus: Kirjoita mikä kustannus on kysessä, esim. Hotelli Radisson SAS laza Huomautus: Kirjoita huomautus siitä että lasku tulee yliopistolle eli tämä on infokulua 22. Napsauta Hyväksy painiketta 128,00 Radisson SAS laza Lasku tulee yliopistolle JYU_Matkalaskun teko ilman matkapyyntöä 5 / 13

6 23. Napsauta Uusi merkintä painiketta 24. Avaa Kululaji valikko -painikkeella 25. Valitse Kululaji napsauttamalla, esim. 1 Info-Muut kulut (junasarjaliput, VR matkatilikorttiostot ym, kululajia EI käytetä matkatilin tai luottokorttiliittymän kautta tuleviin tapahtumiin) 26. Täydennä tai tarkista seuraavat kentät tarvittaessa: Kenttä /V/E Kuvaus JYU_Matkalaskun teko ilman matkapyyntöä 6 / 13

7 002 Kirjoita Tositesumma kenttään maksettava kustannus. Kuvaus: Kirjoita lähtöpaikka ja kohdepaikka. Esim. Jkl- Hki-Jkl, juna Huomautus: Kirjoita huomautus siitä että yliopisto on maksanut / maksaa kustannuksen 82,46 Jyväskylä-Helsinki-Jyväskylä, juna Sarjaliput 27. Napsauta Hyväksyntä ja uusi merkintä painiketta 28. Avaa Kululaji valikko napsauttamalla -painiketta 29. Valitse itsellesi maksettava kululaji, esim. 1 Oma auto/korvaus julk. muk JYU_Matkalaskun teko ilman matkapyyntöä 7 / 13

8 30. Täydennä tai tarkista seuraavat kentät tarvittaessa: Kenttä /V/E Kuvaus 003 Kirjoita Tositesumma kenttään maksettava kustannus. Kuvaus: Kirjoita lähtöpaikka ja kohdepaikka. Esim. Koti-Jkl matkakeskus 3,00 Koti-Jkl matkakeskus JYU_Matkalaskun teko ilman matkapyyntöä 8 / 13

9 Avaa kululaji valikko napsauttamalla -painiketta 32. Valitse itsellesi maksettavan kustannuksen kululaji, esim. 1 Matkaliput 33. Täydennä tai tarkista seuraavat kentät tarvittaessa: Kenttä /V/E Kuvaus Kuvaus: Kirjoita lähtöpaikka ja kohdepaikka. Esim. Jkl matkakeskus-koti 34. Napsauta Hyväksy painiketta Jkl keskusta-koti, bussi JYU_Matkalaskun teko ilman matkapyyntöä 9 / 13

10 35. Mikäli haluat poistaa laskulta turhan kulurivin, valitse hiirellä poistettava rivi 36. Rivi avautuu, napsauta oista painiketta 37. Napsauta Uusi merkintä painiketta 38. Avaa Kululaji valikko napsauttamalla -painiketta 39. Valitse itsellesi maksettavan kustannuksen kululaji, esim. 1 Matkaliput JYU_Matkalaskun teko ilman matkapyyntöä 10/ 13

11 40. Kirjoita kustannuksen summa, esim. 3, Avaa kalenteri -painikkeella 42. Valitse kalenterista kustannuksen muodostumisen oikea päivämäärä 43. Täydennä tai tarkista seuraavat kentät tarvittaessa: Kenttä /V/E Kuvaus Kuvaus: Kirjoita lähtöpaikka ja kohdepaikka. Esim. Jkl matkakeskus-koti 44. Napsauta Hyväksy painiketta Jkl keskus-koti, bussi JYU_Matkalaskun teko ilman matkapyyntöä 11/ 13

12 45. Napsauta Jatka painiketta 46. Napsauta Näytä kululomake painiketta jos haluat katsoa matkalaskuasi kuvaruututulosteena JYU_Matkalaskun teko ilman matkapyyntöä 12/ 13

13 47. Laita Täppä kohtaan Tallenna ja lähetä hyväksyttäväksi 48. Avaa matkasihteeri listaus napsauttamalla - painiketta 49. Valitse oma matkasihteerisi riippuvalikosta napsauttamalla 50. Napsauta Jatka painiketta 51. Napsauta Lopeta painiketta. Matkalaskusi on reitittynyt matkasihteerille asiatarkastettavaksi. Toimita matkaan liittyvät liput ja tositteet paperille teipattuna valitsemallesi matkasihteerille. Kirjoita tiedoksi myös nimesi, matkapäivä(t) ja matkakohde JYU_Matkalaskun teko ilman matkapyyntöä 13/ 13