E. Brent Kelly, vastaava analyytikko ja osakas, Wainhouse Research Marty Parker, johtaja, UniComm Consulting, LLC. Päivitetty elokuussa 2009

Transkriptio

1 Neuvottelutoimintojen edut Kuinka neuvottelutoiminnot voivat auttaa organisaatioita tehostamaan liiketoimintaansa ja pienentämään kustannuksia haastavassa talousympäristössä E. Brent Kelly, vastaava analyytikko ja osakas, Wainhouse Research Marty Parker, johtaja, UniComm Consulting, LLC Päivitetty elokuussa 2009

2 ii Neuvottelutoimintojen edut Tiivistelmä Kaikenkokoiset ja tyyppiset organisaatiot etsivät uusia keinoja liiketoiminnan tehostamiseen sekä samanaikaiseen kustannusten pienentämiseen ja kestävän kehityksen tukemiseen. Näiden tavoitteiden saavuttamiseksi monet organisaatiot ovat alkaneet hyödyntää audio ja verkkoneuvottelun uusia ohjelmistopohjaisia neuvottelu ja yhteistyöratkaisuja sekä edelleen videotekniikan mahdollistamaa kasvotusten käytävää neuvottelua. Näitä ratkaisuja käyttävät yritykset kertovat saavuttaneensa liiketoiminnassaan mitattavissa olevia tuloksia, kuten tehostaneensa toimintojaan, säästäneensä kokonaiskustannuksissa ja pienentäneensä ekologista jalanjälkeään. Seuraavassa esitellään joitakin liiketoimintaetuja, joita yritykset ovat saavuttaneet ottamalla käyttöön neuvottelu ja yhteistyöratkaisuja. Lisäksi tiedote sisältää yhdistetyn viestinnän ja yhteistyöjärjestelmien kasvua koskevia markkinatietoja sekä käyttäjäpalautetta siitä, mitkä ryhmät hyötyvät eniten näistä ratkaisuista. Lisäksi kuvataan tekijöitä, joita yritysten on syytä ottaa huomioon neuvotteluratkaisun valinnassa ja käyttöönotossa, esimerkiksi kaikkien neuvottelukustannusten budjetointi ja investointien tuoton tarkastelu muustakin kuin puhtaasti taloudellisesta näkökulmasta. Omistamisen kokonaiskustannusten analyysi osoittaa, että integroitu isännöity neuvotteluratkaisu voi tuoda jopa 95 prosentin säästöt verrattuna erillisten audio, video ja verkkoneuvottelupalveluiden tarjoajiin. Lisäksi toimitilakohtainen yhdistetyn viestinnän ratkaisu voi säästää kustannuksia jopa 97 prosenttia verrattuna erillisten isännöityjen palveluiden käyttämiseen kaikissa organisaation neuvottelutarpeissa.

3 iii Neuvottelutoimintojen edut Sisällys Tiivistelmä... ii Neuvottelutoimintojen tarve on suuri... 1 Neuvottelutoimintojen tyypit... 1 Neuvottelutoimintojen käytön räjähdysmäinen kasvu... 3 Neuvotteluratkaisujen vaikutus liiketoimintaan... 3 Liiketoiminnan tehostaminen neuvottelutoimintojen avulla... 4 Kustannusten pienentäminen... 5 Kestävä kehitys... 6 Neuvottelujärjestelmäinvestoinnin tärkeimmät tekijät... 6 Neuvotteluiden ja kokousten nykyisten kustannusten arviointi... 6 Neuvotteluratkaisujen valintaperusteet... 7 Käyttöönottovaihtoehtojen valintatekijöitä...10 Omistamisen kokonaiskustannuksiin vaikuttavia tekijöitä ja esimerkkejä neuvottelujärjestelmistä Microsoftin neuvotteluratkaisut Microsoft Office Live Meeting Microsoft Office Communications Server 2007 Release 2 (OCS 2007 R2) Microsoft OCS ja Live Meeting neuvottelujärjestelmänä Käytännön kokemukset osoittavat neuvottelujärjestelmien edut Loppusanat Liite: Tietoja tekijöistä... 24

4 1 Neuvottelutoimintojen edut Neuvottelutoimintojen tarve on suuri Samalla kun globaali työn, tavaroiden ja palveluiden toimitusketju on tiivistynyt ja tehostunut, se on samalla monimutkaistunut ja aiheuttanut yhä kasvavan globaalin viestintä ja yhteistyötarpeen toimittajien, valmistajien, tutkimuksen ja tuotekehityksen, myynnin, markkinoinnin ja taloushallinnon välillä. Myös palveluorganisaatioiden sekä hallinto ja koulutusalan on asiakaspalvelun tehostamiseksi parannettava joustavuuttaan ja tietojen hyödyntämistä. Kaikentyyppiset ja kokoiset organisaatiot tunnustavat kilpailukyvyn kannalta välttämättömän tarpeen virtaviivaistaa yrityksen sisäistä tietojen ja asiantuntemuksen hyödyntämistä, eli tietoketjua, tarvittiin tietoja ja asiantuntemusta missä päin maailmaa tahansa. Nykyisessä taloustilanteessa suurimman taloudellisen hyödyn saavat todennäköisesti ne yritykset, jotka pystyvät tiivistämään ja tehostamaan tietoketjujaan, sekä näiden yritysten tärkeimmät yhteistyökumppanit. Neuvottelutoimintojen tyypit Neuvottelu ja yhteistyö ovat kulmakiviä tietoketjujen ja liiketoimintaprosessien tehostamisessa. Seuraavassa esitellään useimpien yritysten käyttämät neljä reaaliaikaisten neuvottelutekniikoiden tyyppiä. Integroidusta ympäristöstä, jossa käyttäjät voivat valita saumattomasti erilaisia neuvottelutiloja, voidaan käyttää termiä yhdistetyt neuvottelutoiminnot. Pikaviestintä Yksinkertaisin neuvottelutoiminto on tekstipohjainen pikaviestintä vähintään kahden osapuolen välillä. Pikaviestintä on hyödyllinen toiminto, kun on kyse lyhyestä kaksisuuntaisesta viestinnästä; sitä käytetään yleensä, kun osapuolten tarpeisiin riittävät lyhyet kysymykset, vastaukset ja/tai huomautukset. Kun on tarvetta pidempiin keskusteluihin useamman osapuolen kesken, suositellaan pysyvää ryhmäkeskustelua, joka on laajempi monen osapuolen neuvotteluympäristö. Kuva 1. Vuorovaikutteisuuden tunne lisääntyy käytettäessä monipuolisempia neuvottelutiloja. Vuorovaikutteisuus Neuvottelutila

5 2 Neuvottelutoimintojen edut Äänineuvottelu Äänineuvotteluun osallistuminen tarjoaa ryhmäkeskustelua monipuolisemman neuvottelukokemuksen. Äänineuvottelussa käyvät ilmi keskustelun äänensävyt, mikä voi edistää ymmärtämistä ja myös itse neuvotteluja. Äänineuvottelun etuna on sen käyttömahdollisuus lähes mistä tahansa yleisen puhelinverkon tai matkapuhelinverkon kautta tai Internetissä VoIP tekniikan avulla. Verkkoneuvottelu Verkkoneuvottelussa asiakirjat ja sovellukset voidaan jakaa visuaalisesti kahden tai useamman osapuolen tai sijainnin kesken. Tämä reaaliaikainen tietojen jakamismahdollisuus on merkittävä etu suhteessa äänineuvotteluun, koska osallistujat voivat nähdä, kommentoida ja/tai tallentaa keskustelussa käsiteltäviä aiheita, mikä parantaa sekä keskittymistä että aiheiden muistamista. Videoneuvottelu Sisällön kannalta monipuolisin neuvottelutyyppi on videoneuvottelu, jossa videokuva yhdistyy ääni ja verkkoneuvottelujen ominaisuuksiin. Yrityksille suunnatut videoneuvotteluratkaisut jakautuvat neljään tasoon: 1) henkilökohtaisissa tietokoneissa toistettava työpöytävideo; 2) esimiestason erilliset videolaitteet; 3) kokoushuonejärjestelmät laadukkaine näyttöineen, kameroineen ja mikrofoneineen; 4) puolen miljoonan dollarin telemaattiset järjestelmät, joissa luodaan teräväpiirtotekniikan ja monikanavaäänen avulla vaikutelma yhdestä fyysisestä tilasta. Neuvottelutekniikan tai tekniikkayhdistelmän valinta määräytyy sekä tavoitteiden että käytettävissä olevien tilojen mukaan. Äänineuvottelutekniikka on eniten käytetty ratkaisu, sillä se edellyttää vain äänitekniikkalaitteistoa; pikaviestinnän sekä millä tahansa tietokoneella toteutettavan verkkoneuvottelun suosio lisääntyy nopeasti tekniikoiden helppokäyttöisyyden ja edullisuuden vuoksi. Monet neuvottelut aloitetaan pikaviestintäistuntona, joka kehittyy monipuolisemmaksi, ääni, verkko ja videotoimintoja sisältäväksi neuvotteluksi. Perinteisesti nämä neljä eri neuvottelutekniikkaa on toteutettu erillisin järjestelmin. Käyttäjien on pitänyt päättää etukäteen, mitä tekniikkaa tai tekniikkayhdistelmää käytetään; järjestelmien käyttöliittymien erilaisuus hämmensi käyttäjiä, ja järjestelmät edellyttivät erillisiä käyttäjätunnuksia ja salasanoja. Lisäksi videoneuvotteluja varten tarvittiin erilliset laitteistot, usein jopa erikoislaitteistot. Tämä jakautunut ympäristö rajoitti tilanteeseen sopivimpien tekniikoiden valintaa sekä lisäsi henkilöstö ja hallintokuluja merkittävästi. Monille yrityksille on välttämätöntä yhtenäistää järjestelmänsä kustannusten pienentämiseksi ja neuvottelujen sujuvoittamiseksi.

6 3 Neuvottelutoimintojen edut Neuvottelutoimintojen käytön räjähdysmäinen kasvu Tuoreista markkinatiedoista ilmenee, että ääni, video ja verkkoneuvottelutoimintojen kokonaiskäyttömäärä ja käyttötiheys ovat kasvaneet valtavasti. Esimerkiksi: Puhelupalvelun avulla toteutettujen äänineuvotteluiden kesto kasvoi maailmanlaajuisesti 55 % vuosina ja lähestyi jo 60:tä miljardia minuuttia. Toimitilakohtaisten verkkoneuvotteluratkaisuiden nimettyjen loppukäyttäjien määrä kasvoi 48 % ajanjakson aikana ja saavutti 31 miljoonaa. Myytyjen yritysvideojärjestelmien päätepisteiden kokonaismyynti kasvoi 43 % peräti myytyyn kappaleeseen, joista merkittävä ja yhä kasvava osa on teräväpiirtolaitteita (HD laitteita) 1. On selvää, että neuvottelutoimintojen käyttö kasvaa yrityksissä räjähdysmäisesti, mikä vaikuttaa selvästi liiketoimintaan. Neuvotteluratkaisujen vaikutus liiketoimintaan Organisaatiot ottavat käyttöön neuvotteluratkaisuja, koska niiden vaikutus liiketoimintaan on merkittävä. Tuoreet loppukäyttäjätutkimukset osoittavat, että yritykset ottavat käyttöön neuvottelutekniikoita tehostaakseen tuottavuutta ja hallitakseen kustannuksia. Kuva 2. Tärkeimmät syyt, miksi yritykset käyttävät yhdistettyjä viestintä ja yhteistyöratkaisuja 2. Tuottavuus Productivity 86% % Kustannussäästöt Cost Reduction 78% % Muut Other 13% % Liiketoiminnan Business jatkuvuus Continuity 10% % Tuottojen Revenue Growth kasvu 5% % 0% % 20% % 40% % 60% % 80% % 100% % Source: Wainhouse Research, July 2008 Lähde: Wainhouse Research, heinäkuu Tiedot koottu vuosien 2007 ja 2008 Unified Communications Products ja Services ennusteista, jotka on julkaissut Wainhouse Research. Lisätietoja on osoitteessa Unified Communications Survey, Wainhouse Research, heinäkuu Vastaajia oli 112, joista 43 oli yli työntekijän yrityksiä ja 35 yli tuhannen työntekijän yrityksiä. Loput vastaajat olivat pieniä ja keskisuuria yrityksiä.

7 4 Neuvottelutoimintojen edut Liiketoiminnan tehostaminen neuvottelutoimintojen avulla Organisaatiot tehostavat neuvottelutoimintojen avulla liiketoiminnan tulosta, sillä toiminnot nopeuttavat viestintää ja yhteistyötä usein eri puolilla maailmaa olevien tiimin jäsenten, yhteistyökumppaneiden, asiakkaiden ja kaikkien arvoketjun osapuolten kesken. Toiminnoista on apua varsinkin seuraavilla alueilla: Yksittäisiä työntekijöitä ja kokonaisia tiimejä koskeva tuottavuuden parantaminen ja tulosten saavuttaminen entistä nopeammin Tutkimustuloksemme osoittavat, että monet neuvottelu ja viestintäratkaisut tehostavat työntekijöiden tuottavuutta, kun he voivat ottaa yhteyttä työtovereihinsa aina tarvittaessa, toteuttaa projekteja ilman viiveitä ja tehdä nopeita päätöksiä. Myös tiimit saavat tarvittavan asiantuntemuksen käyttöönsä ja ratkaisevat ongelmia paljon aiempaa nopeammin. Kuvassa 3 ovat sisäiset toimintoryhmät, jotka käyttäjien mukaan hyötyvät ratkaisuista eniten. Etuja ovat sekä lyhentyneet ratkaisu, markkinoilletuontija tuottoajat että pienentyneet projektikustannukset 3. Kuva 3. Loppukäyttäjäryhmät, jotka hyötyvät eniten neuvottelu ja yhteistyötoiminnoista. Monet näistä ovat tietyn yrityksen sisäisiä ryhmiä Unified Communications Survey, Wainhouse Research, heinäkuu Sama Unified Communications Survey, Wainhouse Research, heinäkuu Loppukäyttäjiltä kysyttiin: Jos yrityksessäsi otettaisiin käyttöön neuvottelu ja yhteistyöratkaisuja, mitkä yrityksesi käyttäjäryhmät hyötyisivät ratkaisuista eniten? Voit valita monta vaihtoehtoa. Kaavio vastaa niiden kyselyyn vastanneiden prosenttiosuutta, jotka valitsivat jonkin ratkaisuista hyötyvän käyttäjäryhmän.

8 5 Neuvottelutoimintojen edut Myyntikierron nopeuttaminen Myyntihenkilöstön tuottavuus paranee, kun he voivat keskustella asiakkaiden ja mahdollisten asiakkaiden kanssa neuvottelutoimintojen avulla, eikä aikaa kulu matkustamiseen. Tietysti myös henkilökohtaisia tapaamisia tarvitaan, mutta käyttämällä neuvottelu ja viestintäratkaisuja myyntihenkilöstö voi pitää helposti yhteyttä entistä suurempaan asiakasjoukkoon ja tekemään enemmän kauppoja kuin koskaan ennen. Työntekijöiden löytäminen ja säilyttäminen Työntekijöiden uusi sukupolvi on oppinut jo varhain käyttämään pikaviestintää, tavoitettavuustietoja, monimuotoista mediaa sekä verkko ja videoneuvottelutoimintoja, ja pitää näitä työkaluja välttämättöminä sekä työssä että yksityiselämässä. Työssä ei ole enää olennaista työpaikka vaan työtehtävät, ja työtä tehdäänkin usein normaalien toimistoaikojen ulkopuolella ja muualla kuin tavallisessa työympäristössä. Kustannusten pienentäminen Yritysten tehokkuus ja tuottavuushyötyjen lisäksi kustannusten pienentäminen on tärkeä syy yhteistyö ja viestintätoimintojen käyttämiseen. Matkakustannusten vähentäminen Verkko ja videoneuvottelut sekä muut yhdistetyn viestinnän toiminnot mahdollistavat osallistumisen kokouksiin, koulutukseen ja erilaisiin tapahtumiin ilman fyysistä läsnäoloa. Monen osapuolen videoneuvottelut, joissa hyödynnetään kaikkia neljää tasoa (ks. s. 2), ovat osoittautuneet arvokkaaksi työkaluksi organisaatioille, jotka ovat ottaneet käyttöön matkustusrajoituksia tai haluavat vain tehostaa toimintaansa. Videoneuvotteluissa osallistujat saavat tunteen monipuolisesta vuorovaikutuksesta ilman matkustustarvetta. Useat yritykset ovat kertoneet, että osallistujat keskittyvät videotapaamiseen verkkoneuvottelua paremmin, koska tietävät muiden osallistujien seuraavan heitä ja heidän reaktioitaan keskustelussa. Kiinteistö ja toimitilakustannusten pienentäminen Osa yrityksistä on havainnut, että jos työntekijät voivat työskennellä kotoa tai edullisemmista tiloista käsin, saavutetaan valtavia säästöjä. Neuvottelutyökaluilla nämä etätyöntekijät voivat osallistua täysipainoisesti kokouksiin ja yhteistyöprojekteihin kotoaan käsin. Jotkin yritykset vähentävät uusien ja käytössä olevien toimitilojen kustannuksia pienentämällä kalliiden tilojen henkilölukua ja käyttämällä sen sijaan etähenkilökuntaa, joka on heti tavoitettavissa ääni, video ja verkkotoimintojen avulla. Asiakkaiden ongelmien ratkaiseminen nopeasti ja edullisesti Puhelinpalvelukeskuksissa on jo pitkään ollut käytössä siirtokäytäntöjä, jotta asiakkaiden yhteydenottoihin voidaan vastata ripeästi. Kun henkilökohtaisessa asiakaspalvelussa työskentelevä henkilökunta voi nähdä kollegoidensa tavoitettavuustiedot ja kutsua heidät kokoukseen tai järjestää monen osapuolen neuvottelun asiantuntijoiden kanssa, asiakkaiden ongelmat voidaan ratkaista nopeasti, mikä puolestaan pienentää asiakassuhteiden ylläpitoon kuluvia kustannuksia.

9 6 Neuvottelutoimintojen edut Entistä pienemmät IT ja puhelininfrastruktuurin rakennus ja ylläpitokustannukset Yhdistetyn viestinnän ja neuvottelutoimintojen käyttöönotossa on olennaista integrointimahdollisuus käytössä oleviin hakemistoihin, viestijärjestelmiin ja puhelinverkkoon. Toimitilapohjainen neuvotteluratkaisu tuo joustavuutta, joten organisaatiot voivat yksinkertaistaa yhteistyötoimintojensa hallintaa, hyödyntää IT resurssinsa optimaalisesti ja luopua erillisten järjestelmien käytöstä. Kestävä kehitys Monet organisaatiot ovat ottaneet ekologisesti kestävän kehityksen osaksi yleistä tavoitteenasetteluaan tai yritysvastuuta ja sosiaalista vastuuta koskevia käytäntöjään. Nämä yritykset pyrkivät pienentämään hiilijalanjälkeään, missä neuvottelu ja viestintätoiminnot voivat auttaa. Liikematkailun ja työmatkailun hiilijalanjäljen pienentäminen Yhä useammat yritykset raportoivat neljännesvuosi ja vuosikatsauksissaan hiilijalanjälkensä pienentämisestä. Vähennykset syntyvät lähinnä entistä tehokkaamman energiankäytön ja matkustamisen vähentämisen seurauksena. Neuvottelutekniikan käyttöönoton mahdollistama matkustamisen vähentäminen voi tietenkin pienentää fossiilisten polttoaineiden kulutusta sekä hiilidioksidipäästöjä ja muita ilmakehään joutuvia kasvihuonepäästöjä. Neuvottelujärjestelmäinvestoinnin tärkeimmät tekijät Organisaatioiden, jotka haluavat investoida kattavaan yhteistyö ja viestintäjärjestelmään, on otettava huomioon lukuisia tekijöitä, jotka liittyvät sekä itse ratkaisuun että organisaation kustannuksia ja investoinnin tuottoa koskeviin päätöksiin. Seuraavassa esitellään useita tärkeitä tekijöitä. Neuvotteluiden ja kokousten nykyisten kustannusten arviointi Kun organisaatiot miettivät tarpeisiinsa parhaiten soveltuvaa neuvottelujärjestelmää, on tärkeää määrittää peruskustannustaso. Se saattaa vaatia huolellisuutta, sillä neuvottelukustannukset jakautuvat koko yritykseen, kun jokaisella osastolla on käytössä eri järjestelmät ja eri palveluntarjoajat ja satunnainen neuvottelutoimintojen käyttö veloitetaan yrityksen luottokorteilta tai lisätään kuluraportteihin. Seuraavassa esitellään huomioon otettavia kustannustekijöitä. Käytössä olevista järjestelmistä ja palveluista on yleensä mahdollista kerätä seuraavat tiedot: Ääni, video ja verkkopalveluiden käyttö ja kustannukset: Palveluntarjoajat toimittavat yleensä laskutuksen yhteydessä kuukausittaiset erittelyt, joista ilmenee kokonaiskäyttö minuuteissa, järjestettyjen neuvotteluiden kokonaismäärä sekä neuvotteluiden keskimääräinen kesto ja osallistujamäärä. Jos käytettävissä ovat useiden kuukausien tai vuosineljännesten tiedot, voidaan hahmottaa yleisiä käyttösuuntauksia. Kun neuvottelukustannuksia haetaan korvattaviksi, ne pitää kerätä kokonaiskustannuksiksi.

10 7 Neuvottelutoimintojen edut Sisäinen palvelimen käyttö: Jos yrityksessä on otettu käyttöön sisäiset neuvottelujärjestelmät, oli kyse perinteisistä laitteistopohjaisista versioista tai uudemmista ohjelmistopohjaisista järjestelmistä, käyttötiedot ilmenevät järjestelmäraporteista. Lisäksi neuvottelujärjestelmän kapasiteetin määrittämisessä on hyödyllistä ottaa huomioon käyttöhuiput. On suositeltavaa kiinnittää huomiota suuntauksiin, jotka ilmentävät neuvottelutoimintojen käytön kasvua ja kapasiteettivaatimuksia. Kokoustilojen käyttö: Jos organisaatiossa on käytössä jonkinlainen kokoustilojen varausohjelma, kyseisten tilojen käyttötiheydestä on yleensä mahdollista luoda raportti. Tämä on erityisen tärkeää sellaisten videojärjestelmillä ja telemaattisilla ratkaisuilla varustettujen tilojen suhteen, joiden käyttö pienentää matkustustarvetta. Lisäksi talousosasto voi ehkä määrittää muualla kuin yrityksen tiloissa järjestettyjen kokousten kuukausi tai vuosikustannukset. Sen jälkeen voidaan arvioida, voitaisiinko kyseisiä kokouksia ja niihin liittyviä matkoja vähentää neuvotteluohjelmiston avulla. Näiden tietojen pohjalta voidaan tehdä perusteltuja päätöksiä siitä, kuinka saavutetaan uuden yhdistetyn viestinnän ja yhteistyöratkaisun mahdollistamat tuottavuushyödyt ja kustannussäästöt. Neuvotteluratkaisujen valintaperusteet Uuden neuvottelujärjestelmän kapasiteetin ja koon määrittämisen lisäksi järjestelmän hankinnassa ja käyttöönotossa on myös muita tärkeitä kriteereitä. Käyttäjäkokemukset ja roolit: Ehkä tärkein neuvottelu ja yhteistyöratkaisun valintakriteeri on käytön helppous ja miellyttävyys; järjestelmän käyttökokemuksen on oltava kaikille käyttäjille yhtenäinen ja joustava. Parhaat tulokset ja kustannussäästöt saavutetaan, jos neuvottelutyökalut ovat käytettävissä suoraan käyttäjien liiketoimintatyökaluista, kuten sähköpostista, kalentereista, tehtävistä, jaetuista työtiloista, asiakirjojen luonti ja analysointityökaluista ja sovellusportaaleista. Neuvotteluratkaisun pitäisi vastata tulevien käyttäjäryhmien tarpeita: useimmat tietotyöntekijät sekä palvelutyöntekijät (esimerkiksi logistiikka, tukipalvelut) tarvitsevat PC pohjaiset neuvottelutoiminnot. Tiimit, johtajat ja prosessipäälliköt (esimerkiksi laadunhallinta) tarvitsevat myös kokoushuoneen neuvottelutoiminnot. Jos suunnitelmissa on käyttää neuvottelutoimintoja asiakkaiden kanssa ja päätöksenteossa, jonkinlaiseen telemaattiseen järjestelmään investointi voi olla tarpeen.

11 8 Neuvottelutoimintojen edut Etäkäyttö kaikkialta: Monipuolisen käyttökokemuksen takia on tärkeää tarjota paras mahdollinen toimintojen taso jokaista käyttötilaa ja tapahtumaa varten ottaen huomioon taloudelliset näkökohdat sekä kunkin käyttäjätilan turvallisuus. Ääni, video ja verkkoneuvottelutoimintojen pitäisi olla kaikkien osapuolten käytettävissä tilanteeseen sopivimmalla laitteella, kuten PC työaseman, verkkoselaimen ja neuvottelutilojen avulla sekä mahdollisimman laajasti langattomien laitteiden ja puhelinten avulla. Neuvottelun asianmukaisen turvallisuuden pitäisi säilyä, ja yleisen puhelinverkon puheluita lukuun ottamatta kaikkien mediavirtojen salauksen pitäisi olla mahdollista. Vastaavien toimintojen tulisi olla myös muiden kuin työntekijöiden, esimerkiksi asiakkaiden ja yhteistyökumppaneiden, käytettävissä. Sovellukset yrityksen toimintoja ja liiketoimintaprosesseja varten: Jotta neuvotteluratkaisu on mahdollisimman hyödyllinen, se pitää voida integroida työntekijöiden päivittäiseen työnkulkuun. Tätä voidaan tukea kolmella tavalla: (1) neuvottelujärjestelmien erikoiskäyttö dokumentoidun prosessin sisällä, kuten neuvottelutyökalujen käyttö laadunhallinnassa ja sen dokumentoinnissa; (2) neuvottelutyökalujen integrointi muihin sovelluksiin, kuten jaettuihin työtiloihin, jotta neuvottelutoimintojen käyttö on yhtä luontevaa kuin sähköpostin kirjoittaminen; ja (3) neuvottelutoimintojen läpinäkyvä integrointi muihin liiketoimintasovelluksiin (kuten videoneuvottelutoiminnon yhdistäminen suoraan lääketieteen sovellukseen radiologin tai patologin ja yleislääkärin välistä vaivatonta neuvottelua varten). Käyttöönottovaihtoehtojen joustavuus: Tehokkuuden ja taloudellisuuden takia neuvotteluratkaisusta pitäisi olla valittavissa erilaisia vaihtoehtoja, kuten paikallinen tai isännöity versio sekä yhdistelmäratkaisu. Vaikka paikallinen järjestelmä mahdollistaa tiiviin ja saumattoman integroinnin käyttäjän koko yhdistetyn viestinnän ympäristöön ja sitä suositaan hallittavuuden ja turvallisuuden takia, suurempia kokouksia ja huippukuormitusta varten tarvitaan yleensä isännöity vaihtoehto. Molemmissa tapauksissa on tärkeää, että käytettävissä on samanlainen käyttöliittymä ja asiakasohjelmat, jotta voidaan taata läpinäkyvyys käyttäjälle. Paikallisen sovelluksen pitäisi myös olla skaalattavissa pienistä suurin kokoonpanoihin, sekä laajaa käyttöönottoa ja kasvua varten että parasta mahdollista keskitettyjen ja hajautettujen tai alueellisten järjestelmien yhdistelmää varten. Yhden toimittajan tuki: Asiakkaan kannalta toivottavin ratkaisu on yleensä yksi yhtenäinen järjestelmäinfrastruktuuri, jotta käyttöönotto ja toimintakustannukset voidaan minimoida. Yhden toimittajan ratkaisut eivät edellytä suuria investointeja suunnittelu ja asiantuntijapalveluihin, kun järjestelmää yhdistetään käytössä olevaan viestintäympäristöön. Lisäksi yhden toimittajan järjestelmien ylläpito ja huolto on helpompaa kuin useita toimittajia tai tekniikoita sisältävien järjestelmien.

12 9 Neuvottelutoimintojen edut Arkkitehtuuri ja Roadmap suunnittelu: Järjestelmäarkkitehtuurin on tuettava korkeimpia luotettavuus ja suojaustasoja, jotta järjestelmä vastaa yrityksen tarpeita ja suojaa yrityksen tietoja riittävästi. Edellä mainitut skaalautuvuus ja joustavuus ovat olennaisia sujuvien päivitysten kannalta tekniikoiden, toimintojen, käyttöliittymien ja standardien kehittyessä. Yleensä ohjelmistopohjainen, moduuleista koostuva arkkitehtuuri on kannattavin investointi. Lisäksi toimittajan pitäisi pystyä toimittamaan asianmukainen investoinnin Roadmap suunnitelma, jotta järjestelmän käyttöikä on mahdollisimman pitkä ja investointi tuottaa parhaan mahdollisen tuoton. Omistamisen kokonaiskustannukset: Vaikka omistamisen kokonaiskustannukset eivät ole ainoa valintaperuste, ne on tärkeää ottaa huomioon, sillä ne kuvaavat järjestelmän taloudellista vaikutusta IT osastoon ja operatiivisiin yksiköihin. Ihanteelliset omistamisen kokonaiskustannukset antavat yritykselle liiketoimintaedun sekä luovat pohjaa tuleville investoinneille. Omistamisen kokonaiskustannukset sisältävät käyttöliittymien valinnan, toteutuksen ja käyttöönoton kustannukset, järjestelmien ylläpitokulut ja jatkuvat päivityskustannukset sekä järjestelmän hallinta ja tukikulut, mukaan lukien käyttäjien tukeminen jatkuvin puhelintuki ja koulutuspalveluin. Joissakin tapauksissa, kun yhdistetyn viestinnän koko järjestelmän käyttöönottoa ei ole vielä vahvistettu tai kun IT prioriteetit, resurssit tai pääomabudjetit asettavat omat rajoituksensa, omistamisen kokonaiskustannukset voidaan optimoida aloittamalla täysin yhteensopivalla isännöidyllä ratkaisulla ennen paikallista asennusta. Toiminnot, hallinta ja vaatimustenmukaisuus: Neuvotteluratkaisun on muun tekniikan tavoin istuttava sujuvasti ja synergisesti yrityksen operatiivisiin, hallinnollisiin ja vaatimustenmukaisuutta koskeviin käytäntöihin. Esimerkiksi neuvottelujärjestelmien pitäisi sisältää mahdollisuus toimintojen kirjaamiseen lokitiedostoon sekä tarvittaessa viestinnän tallentamiseen tiettyjen määräysten noudattamista varten. Lisäksi neuvottelujärjestelmien pitäisi tukea tehokkaita todennus, käytönvalvonta ja raportointitoimintoja, jotta varmistetaan järjestelmän turvallinen ja asianmukainen käyttö. Tällaiset tehokkaat työkalut auttavat ehkäisemään korvaustoimista aiheutuvia suuria kustannuksia ja mahdollisia sakkoja. Useita näistä valintaperusteista käsitellään tarkemmin seuraavissa luvuissa.

13 10 Neuvottelutoimintojen edut Käyttöönottovaihtoehtojen valintatekijöitä Koska neuvottelujärjestelmävaihtoehtoja on runsaasti, tietyt strategiset suuntaviivat voivat auttaa investointipäätöksessä. Kuten kaikissa liiketoimintapäätöksissä, tähänkin vaikuttavat lukuisat liiketoiminta arvoa tuottavat tekijät 5. Suosittelemme noudattamaan seuraavia ohjeita: 1. Keskity ensin vaatimuksiin ja liiketoiminnan tehostamiseen. Oli taloudellinen tilanne mikä tahansa, kaikilla yrityksillä niin julkisilla kuin yksityisilläkin on liiketoimintatavoite saavutettavana. Jos joillakin välittömillä toimilla voidaan vähentää matka ja kiinteistökustannuksia tai pienentää useille neuvottelutoimintojen palveluntarjoajille maksettavia maksuja, ne toimet kannattaa tehdä sekä säästöjen että muiden neuvottelujärjestelmäinvestointien rahoittamisen takia. Sen jälkeen kannattaa etsiä neuvottelutoimintopohjaista ratkaisua, jolla voidaan palvelusta tinkimättä virtaviivaistaa prosesseja sekä vähentää hukkaan menevää aikaa ja työtä. Neuvottelutoimintoja kannattaa tarkastella viestinnän kokonaisratkaisun olennaisena osana eikä erillisenä järjestelmäinvestointina. Saatavilla on isännöityjä ratkaisuja, jotka voidaan integroida päivittäiseen työnkulkuun ja jotka hyödyntävät käytössä olevia IP verkkoja ääni, video ja verkkoneuvottelutoimintojen toteuttamiseen. Monet yritykset ottavat myös käyttöön paikallisia yhdistetyn viestinnän ratkaisuja, jotka tukevat tavoitettavuutta, pikaviestintää, etäkäyttöä sekä työntekijöiden ja ryhmien saumatonta siirtoa neuvotteluihin työpöytä ja työnkulkusovelluksista. Paikallinen ratkaisu on sopiva myös, jos yrityksellä on säädös tai hallintovaatimuksia tai tietoturvaan liittyviä haasteita. 2. Keskity sitten omistamisen kokonaiskustannuksiin. Käytössä olevista erillisjärjestelmistä luopuminen ja mahdollisesti useiden kalliiden ulkoistettujen neuvottelupalveluiden toteuttaminen sisäisinä ratkaisuina tuo merkittäviä säästöjä. Lisäksi yhtenäinen järjestelmäinfrastruktuuri on toteutus ja käyttökustannuksiltaan huomattavasti erillisjärjestelmiä edullisempi, ja integroitu asiakasohjelma vähentää tukipalveluihin kohdistuvaa kuormitusta. Käyttöoikeus ja ylläpitovaihtoehdot ovat olennainen osa omistamisen kokonaiskustannusten analyysia. 3. Hyödynnä isännöityjä ratkaisuja siirtymissä ja käyttöhuipuissa. Yhteensopiva isännöity neuvotteluratkaisu mahdollistaa sisäisten ja ulkoisten käyttäjien ryhmien vaiheistuksen sekä käyttöhuippujen hallinnan, esimerkiksi alueellisten käynnistysten ja asiakkaille suunnattujen verkkoseminaarien aikana. Isännöidyistä palveluista voi olla hyötyä myös, jos IT resurssit ovat kuormitettuja, kuten lyhyiden siirtymisjaksojen tai budjettijakson aikana. Jos asiakasohjelmissa voidaan käyttää sekä sisäisiä että isännöityjä palveluita, tukikustannukset pystytään minimoimaan. 5 Lisätietoja valinnasta isännöidyn palvelun ja paikallisen neuvottelujärjestelmän välillä on Microsoftin verkkoneuvotteluratkaisun valitsemista käsittelevässä tiedotteessa, joka on ladattavissa Microsoft Download Centeristä.

14 11 Neuvottelutoimintojen edut Omistamisen kokonaiskustannuksiin vaikuttavia tekijöitä ja esimerkkejä neuvottelujärjestelmistä Pienentyneet omistamisen kokonaiskustannukset voivat olla merkittävä etu, kun harkitaan neuvotteluratkaisun vaihtamista. Seuraavassa taulukossa vertaillaan omistamisen kokonaiskustannuksia neljässä vaihtoehdossa, jotka sisältävät työntekijän yrityksen tarvitsemat neuvottelupalvelut ääni, video ja verkkoneuvottelutoimintoineen 6. Taulukko 1. Omistamisen kokonaiskustannusten analyysi, jossa vertaillaan erillisiä isännöityjä neuvotteluratkaisuja integroituihin isännöityihin neuvottelujärjestelmiin ja toimitilakohtaisiin neuvotteluratkaisuihin. 6 Lähtökohdat: 1 neuvottelu päivässä henkilöä kohden, 240 päivänä vuodessa, 60 minuuttia/neuvottelu, palvelukustannukset videoneuvottelussa ovat 0,35 dollaria/minuutti, palvelukustannukset äänineuvottelussa 0,10 dollaria/minuutti, 5 prosentissa neuvotteluista käytetään videotekniikkaa, palvelukustannukset verkkoneuvottelutoiminnoista ovat 54,96 dollaria henkeä kohden vuodessa, kaikista palveluista ja ohjelmistokäyttöoikeuksista saadaan 30 prosenttia määräalennusta, asennuskustannukset ovat valistunut arvio, järjestelmänvalvonnan kuormituksen kustannukset ovat dollaria vuodessa, tukipalveluiden/käyttäjätuen kuormituksen kustannukset ovat dollaria vuodessa. Nämä kustannukset eivät sisällä verkkosuunnittelua tai päivityksiä tai mahdollisen puhelinverkkoratkaisun suunnittelua ja integrointia IP tekniikalla toteutettavia ääni ja videotoimintoja varten.

15 12 Neuvottelutoimintojen edut Tärkeimmät kustannustekijät ovat seuraavat: Palvelukustannukset: Palvelukustannukset ovat kustannuksia, jotka isännöidyn palvelun tarjoaja veloittaa ääni, video ja verkkoneuvottelupalveluista. Eri palveluntarjoajan käyttäminen jokaista toimintoa varten on selkeästi kallein vaihtoehto. Kustannusten laskennassa on käytetty 30 prosentin määräalennusta listahinnoista. Käyttöoikeudet: Tämä on yhdistetyn viestinnän ohjelmistokäyttöoikeuksien listahinta, kun siitä on vähennetty normaali 30 prosentin määräalennus. Huomaa, että hinta sisältää kaikkien tarvittavien ohjelmisto osien käyttöoikeudet, kuten palvelinpohjaisen järjestelmäohjelmiston, mahdollisen tietokantaohjelmiston ja yhdistetyn viestinnän ohjelmistojen käyttöoikeudet. Palvelimet: Tämä kohta sisältää kaksi yhdistetyn viestinnän ratkaisun palvelinta ja kaksi tietokantapalvelinta järjestelmän vikasietoisuuden varmistamiseksi. Lisäksi tarvitaan palvelimia mahdollisia hakemistokomponentteja varten, mutta oletuksena on, että nämä ovat yrityksellä valmiina. Hallinta: Toimitilakohtainen yhdistetyn viestinnän sovellus aiheuttaa välttämättömiä hallintakustannuksia yritykselle. Näiden arvioidaan olevan 1/3 yhden työntekijän palkkakustannuksista. Käyttäjätuki: Sekä paikalliset että isännöidyt ratkaisut edellyttävät vähintään yhden työntekijän työpanosta tukipalveluita ja järjestelmänvalvontaa varten. Ylläpito: Ohjelmiston ylläpitokustannukset vastaavat todellisia listakustannuksia vähennettynä normaalilla 30 prosentin alennuksella. Isännöidyt ratkaisut: Kaksi vasemmanpuoleista saraketta sisältävät omistamisen arvioidut kokonaiskustannukset erillisistä ääni, video ja verkkoneuvottelutoiminnoista verrattuna isännöityyn integroituun neuvotteluratkaisuun. Integroidun ratkaisun kustannukset ovat huomattavasti pienemmät kuin erillisten palveluiden kulut kahdesta syystä: (1) integroitu ratkaisu on saatavilla kiinteään käyttäjä ja vuosikohtaiseen hintaan, ja (2) integroidussa ratkaisussa hyödynnetään voice ja video over IP tekniikoita kalliimpien perinteisten ääni ja videoneuvottelujärjestelmien sijaan. Integroidun isännöidyn palveluratkaisun kustannukset ovat noin 1/20 erillisten ääni, video ja verkkoneuvottelupalveluiden kuluista (integroidun ratkaisun dollarin kustannukset verrattuna erillispalveluiden dollarin kuluihin, kun käytössä ei ole kiinteitä, vapaan käytön sisältäviä hintoja IP ääni, video ja verkkoneuvotteluissa).

16 13 Neuvottelutoimintojen edut Paikalliset ratkaisut: Kaksi oikeanpuoleista saraketta sisältävät omistamisen kokonaiskustannukset kattavasta toimitilakohtaisesta yhdistetyn viestinnän ratkaisusta, joka sisältää neuvottelutoimintojen lisäksi pikaviestinnän, tavoitettavuustoiminnot ja jatkuvan ryhmäkeskustelun sekä yrityksen puhelin ja matkapuhelinkäytön. Järjestelmän Koko sarake sisältää järjestelmän omistamisen kokonaiskustannukset, jotka ovat hieman korkeammat kuin integroidun isännöidyn palvelun kustannukset, koska se sisältää niin paljon toimintoja neuvottelutoimintojen lisäksi. Jotta saadaan kuva myös paikallisen neuvottelujärjestelmän vastaavasta kustannustasosta, kokonaiskustannuksista on määritetty kolmannes (33 %) neuvottelutoiminnoille 7 (neuvottelutoiminnot ovat yksi yhdistetyn viestinnän kolmesta tärkeästä toimintoryhmästä). Tämä määritetty kustannuserä on edullisin kaikista vaihtoehdoista, sillä kulut ovat vain 29,33 dollaria käyttäjää kohden vuodessa, tai noin puolet vastaavasta integroidusta isännöidystä palvelusta. Paikallisessa ratkaisussa kuluja aiheuttavat ohjelmistokäyttöoikeuksien lisäksi järjestelmän asennus ja asetusten määritys sekä jatkuva hallinta ja ylläpito. Näiden asiantuntijapalveluiden kustannukset sisältävät myös asennettaessa tehtävät käyttäjämääritykset sekä jonkin verran verkkokoulutusta. Käyttäjämäärän kasvaessa sekä koko järjestelmän että neuvottelutoimintojen osuuden kustannukset käyttäjää kohden pienenevät. Pienet organisaatiot: Pienille organisaatioille (~500 käyttäjää 8 ) isännöidyn neuvottelupalvelun kustannukset pysyvät suunnilleen samoina käyttäjää kohden vuodessa, ainoastaan pienemmistä alennusprosenteista aiheutuu pientä kustannusten nousua. Paikallisen järjestelmän neuvottelutoiminnon kustannukset nousevat noin 46 dollariin käyttäjää kohden vuodessa, mikä puoltaa edelleen koko yhdistetyn viestinnän järjestelmän integrointiin perustuvaa paikallista neuvotteluratkaisua. Yhteenveto: Monet yritykset suosivat paikallisia ratkaisuja, koska ne ovat työntekijöiden ja ryhmien käytettävissä välittömästi sekä sisältävät tavoitettavuustoiminnot ja välittömät, ajoittamattomat ja monimuotoiset neuvottelutoiminnot; lisäksi laadukkaimmissa ratkaisuissa on erinomaiset äänitoiminnot, jotka voivat korvata puhelinvaihteen ja tuoda näin merkittäviä lisäsäästöjä. Yhdistetyn viestinnän ratkaisussa työntekijät voivat aloittaa välittömästi neuvottelun käyttäen ääni, video tai verkkotoimintoa tai näiden yhdistelmää. Yhteenvetona voidaan todeta, että joko isännöity tai toimitilakohtainen täysin integroitu neuvotteluratkaisu on omistamisen kokonaiskustannuksiltaan edullisin, sillä normaalit neuvottelukustannukset pienenevät vähintään 90 prosenttia. 7 Tiedot ovat vain vertailua varten. Koska neuvottelutoiminnot sisältyvät yhdistetyn viestinnän kokonaisratkaisuun, tämä 1/3:n kustannusosuus on määritetty, jotta yhdistetyn viestinnän järjestelmän neuvottelukustannuksia ja isännöidyn ympäristön neuvottelukustannuksia voidaan vertailla realistisesti. 8 Taulukko ei sisällä kustannuksia 500 työntekijän organisaatioille, mutta kustannustaso voidaan arvioida taulukon tietojen ja alaviitteen 5 lähtökohtien perusteella.

17 14 Neuvottelutoimintojen edut Microsoftin neuvotteluratkaisut Microsoft on johtava ohjelmistopohjaisten yhdistetyn viestinnän ja neuvottelujärjestelmien kehittäjä ja toteuttaja, ja se on kehittänyt neuvotteluratkaisuistaan kaksi käyttöönottovaihtoehtoa sekä lukuisia asiakasohjelmia ja laitteita, joihin yritykset voivat neuvottelu ja yhteistyötarpeissaan luottaa. Seuraavissa kuvauksissa käsitellään ensin isännöityä versiota, Microsoft Office Live Meetingiä, ja sen jälkeen paikallista Microsoft Office Communications Server 2007 R2 (OCS 2007 R2) järjestelmää, joka on yksi Microsoftin yhdistetyn viestinnän ratkaisuvalikoiman kulmakivistä ja sisältää Live Meetingin toiminnot. Microsoft Office Live Meeting Microsoft Office Live Meeting on kokonaisvaltainen isännöity yhdistetyn viestinnän (ääni, verkko ja videotoiminnot sisältävä) neuvottelupalvelu. Järjestelmää käytetään verkkoselaimen ja Internet yhteyden avulla. Yleensä asennetaan yksinkertainen, käyttökokemusta parantava selaimen laajennus, joka ei kuitenkaan ole välttämätön. Microsoft Office Live Meeting sisältää kaikki toiminnot, joita voidaan odottaa modernilta verkkoneuvotteluympäristöltä, mukaan lukien mahdollisuus näyttää esityksiä, asiakirjoja, selaimia ja mitä tahansa muita sovelluksia. Live Meeting sisältää myös luonnoslehtiötoiminnon, jonka avulla osallistujat voivat lisätä kaikkiin esityksiin huomautuksia. Isännöity Live Meeting palvelu on myös erinomainen ympäristö tapahtumille tai verkkoneuvotteluille, joissa on runsaasti osallistujia. Microsoft Office Live Meeting asiakasohjelma tarjoaa mahdollisuuden käyttää sekä isännöidyn että paikallisen järjestelmän toimintoja. Microsoftin IP äänitoimintojen avulla Live Meetingin osallistujat voivat ottaa osaa verkkoneuvotteluun käyttämällä tietokoneensa mikrofonia ja kaiuttimia sekä tavallista verkkokameraa videokuvan siirtämiseen. Osallistujat voivat nauttia erinomaisesta äänenlaadusta jopa Internet yhteyttä käytettäessä. Käyttäjät voivat myös osallistua neuvotteluun tavallisella puhelimella.

18 15 Neuvottelutoimintojen edut Eräs Live Meetingin ainutlaatuisista ominaisuuksista on käyttäjien mahdollisuus ottaa käyttöön neuvotteluhuoneen kannettava Polycom CX ääni ja videotoistojärjestelmä. Polycom CX5000 näyttää 360 asteen kuvan huoneesta ja välittää sen muualla oleville osallistujille. Polycom CX5000:n avulla neuvottelun osallistujat voivat nähdä kaikkien osallistujien ruumiinkielen, mikä tehostaa neuvotteluja, varsinkin jos kyseessä on monikulttuurinen ympäristö tai kaikki osallistujat eivät voi käyttää äidinkieltään. Polycom CX5000 tukee myös laajakaistaääntä, joten neuvottelun osallistujat saavat nauttia täyteläisestä äänentoistosta. Polycom CX5000 Kuva 4. Live Meeting konsoli, jossa Polycom CX5000 videojärjestelmä. Microsoft Office Communications Server 2007 Release 2 (OCS 2007 R2) OCS 2007 R2, yksi Microsoftin yhdistetyn viestinnän ratkaisun kulmakivistä, on paikallinen palvelinpohjainen ratkaisu, joka sisältää monipuoliset tavoitettavuustoiminnot, pikaviestinnän, yrityspuhelintoiminnot, normaalin ja teräväpiirtomuotoisen videokuvan, kahden ja monen pisteen väliset ääni ja videoneuvottelutoiminnot sekä verkkoneuvottelutoiminnot. OCS 2007 R2:ssa on ohjelmistopohjaiset ääni, video ja verkkoneuvottelutoiminnot, ja se voi tukea satoja samanaikaisia ääni ja/tai videoneuvotteluistuntoja. OCS 2007 R2:lla yritykset voivat välttää isännöityjen ääni ja videoneuvottelutoimintojen palveluntarjoajien veloittamat palvelukustannukset, mikä tuo merkittäviä säästöjä neuvottelukuluihin. 9

19 16 Neuvottelutoimintojen edut Asiakassovellukset: OCS 2007 R2:n neuvottelutoiminnot ovat käytettävissä työpöydällä, verkkoselaimessa, mobiililaitteissa tai huonekohtaisena ratkaisuna seuraavien neljän ensisijaisen käyttöliittymän avulla: 1. Office Communicator asiakasohjelmalla kaikkia neuvottelutoimintoja (ääni, video, verkkosovellusten jakaminen) voidaan käyttää PC tietokoneesta osana koko yhdistetyn viestinnän järjestelmää. 2. Office Communicator Web Access mahdollistaa vastaavan kokemuksen useimmissa yleisissä selaimissa, kuten Microsoft Internet Explorerissa sekä Mozilla Firefox ja Apple Safari selaimissa. 3. Office Communicator Mobilen avulla monia neuvottelutoimintoja voidaan hallita Windows Mobilesta useissa älypuhelimissa, vaikka ääni ja video tietenkin toistetaan asianmukaisella laitteella (esimerkiksi matkapuhelimen äänilinkin kautta). 4. Live Meeting Console kuten edellä on kuvattu. Kuva 5. Office Communicatorin laaja ja suppea käyttöliittymä sekä mobiilikäyttöliittymä. Office Communicator Office Communicator Web Access Office Communicator Mobile Äänineuvottelu OCS 2007:ssä: OCS 2007 R2 sisältää lisäksi äänineuvottelutoiminnot puhelinverkon kautta soittaville käyttäjille. Vaikka useimmat käyttäjät niin sisäiset kuin kutsutut vieraatkin käyttävät mieluiten OCS 2007 R2 asiakasohjelmia, kuten edellä mainittua Office Communicatoria tai Communicator Web Accessia, joskus sisäinen käyttäjä tarvitsee tavallista puhelinyhteyttä ja asiakkaiden, yhteistyökumppanien ja muiden ulkoisten osallistujien on helpointa käyttää puhelinverkkoa. Heillä on tällöin tietenkin käytettävissään tutut laadukkaat äänineuvottelutoiminnot, ja OCS 2007 R2 asiakasohjelmia käyttävä neuvottelun järjestäjä voi neuvottelukonsolin avulla hallita jokaista puhelinlinjaa sekä vaimentaa linjan, poistaa vaimennuksen tai katkaista linjan.

20 17 Neuvottelutoimintojen edut Useat yhteistyökumppanit ovat kehittäneet Microsoftin kanssa OCS 2007 R2:n ääniominaisuuksia. Jabra ja Plantronics ovat kehittäneet huippulaatuisia PC kuulokemikrofoneja toivoville käyttäjille sekä Bluetooth tekniikalla toimivia että langallisia OCS yhteensopivia kuulokemikrofoneja. Niille käyttäjille, jotka haluavat käyttää kuulokemikrofonin sijaan luurimikrofonia, LG Nortel ja Polycom ovat luoneet OCS 2007 R2 yhteensopivia pöytäpuhelimia. Aiemmissa alaviitteissä on lisätietoja yhteistyökumppaneiden äänilaitteista OCS 2007 R2:ta varten 10. Verkkoneuvottelu OCS 2007:ssä: OCS 2007 R2:ssa voidaan käyttää kahta verkkoneuvotteluvaihtoehtoa: työpöydän jakamista ja Live Meetingiä. Jaetussa työpöydässä käyttäjä voi käynnistää välittömän yhteistyöistunnon, jossa osallistujat kutsutaan neuvotteluun pikaviestillä. Kun osallistujat hyväksyvät neuvottelukutsun, he näkevät välittömästi esittäjän näytön. Jos käyttäjät haluavat hyödyntää kaikkia Live Meetingin yhteistyötoimintoja, Live Meeting on saatavilla myös paikallisena ratkaisuna OCS 2007 R2:n kanssa ja se voidaan asentaa erilliselle palvelimelle OCS 2007 R2 palvelinroolissa. Se sisältää kaikki isännöidyn Live Meetingin toiminnot. Kuva 6. Office Communicatorin välittömän jaetun työpöydän näkymä. Videoneuvottelu OCS 2007:ssä: OCS 2007 R2 sisältää kolmentasoisia videoneuvottelutoimintoja, joista kutakin tukevat vastaavat Microsoftin ja lukuisten yhteistyökumppaneiden laitteistot: Työpöydän videoneuvottelutoiminnot: Kuvan 7 mukaisesti Office Communications Server ja Live Meeting mahdollistavat molemmat työpöydän videoneuvottelun OCS 2007 R2:ssa edullisten verkkokameroiden avulla, ja videokuva on helppo lisätä pikaviestikeskusteluihin, äänipuheluihin ja verkkoneuvotteluihin. Jos OCS 2007 R2:n videoneuvottelussa on nähtävä useita osallistujia samanaikaisesti, järjestelmä on integroitava kolmannen osapuolen esimerkiksi Tandbergin tai Polycomin ryhmäkäyttöön tarkoitetun videoneuvotteluratkaisun kanssa (lisätietoja alla). 10 Lisätietoja laitteista on osoitteessa us/bb aspx

21 18 Neuvottelutoimintojen edut Kuva 7. Office Communicator 2007 R2:n videoneuvottelu. Ääni /videotoimintojen neuvotteluhuonelaajennus : OCS 2007 ja Live Meeting tukevat molemmat Polycom CX5000 laitteistoa, jonka avulla käyttäjät voivat nähdä verkkoneuvottelun kaikki osallistujat samanaikaisesti kuvan 4 mukaisesti. Integrointi telemaattisiin järjestelmiin ja ryhmävideoneuvottelujärjestelmiin: OCS 2007 R2 sisältää teräväpiirtoisen (HD, 720p) kahden pisteen välisen videoneuvottelutoiminnon. Useissa tapauksissa on kuitenkin muodostettava yhteys Polycomin tai Tandbergin videoneuvotteluratkaisun avulla. Nämä kaksi yritystä ovat integroineet päätelaitteensa, mukaan lukien Tandbergin MXP videoyksiköt ja Polycomin HDX, RPX ja TPX videoyksiköt Office Communicatorin kanssa. Office Communicatorin videoikkuna voidaan laajentaa koko näytön kokoiseksi välittämään Tandbergin ja Polycomin videopäätelaitteiden kuva. Lisäksi Tandbergin ja Polycomin videopäätelaitteiden tavoitettavuustiedot (käytössä / ei käytössä) näkyvät Office Communicatorin tuttavaluettelossa, joten yhteyden muodostaminen näihin päätelaitteisiin onnistuu hiiren napsautuksella. Jommankumman yhteistyökumppanin monen pisteen palveluiden tai yhdyskäytävätoimintojen avulla Office Communicator voi olla vuorovaikutuksessa videon kautta sekä telemaattisiin järjestelmiin että perinteisiin H.323 ja H.320 videojärjestelmiin.

22 19 Neuvottelutoimintojen edut Microsoft OCS ja Live Meeting neuvottelujärjestelmänä Järjestelmävaihtoehtojen valintaperusteita ja niihin liittyviä tietoja käyttöönoton vaihtoehdoista, omistamisen kokonaiskustannuksia ja toimintoja voidaan käyttää Microsoft OCS:n ja Live Meetingin arviointiin yrityksen neuvotteluratkaisuksi. Seuraavassa taulukossa tarkastellaan Microsoftin neuvotteluratkaisuja edellisessä luvussa määritettyjen kahdeksan (8) valintaperusteen suhteen. Ominaisuus Käyttäjäkokemus Etäkäyttö kaikkialta Arviointi ja pisteytys (5=korkein) [5] Microsoft OCS ja Live Meeting sisältävät kattavan valikoiman integroituja asiakasohjelmia tietokoneita, verkkoselaimia, puhelimia ja langattomia laitteita varten. Käyttökokemus vastaa Office työkalujen ja sovellusten käyttöä, ja asiakasohjelmien käyttöliittymät voidaan upottaa liiketoimintasovelluksiin. OCS:ssa neuvottelutoiminnot on integroitu koko yhdistetyn viestinnän järjestelmään, joten viestintä onnistuu saumattomasti kaikissa yhteystiloissa. [5] OCS ja Live Meeting mahdollistavat molemmat etäkäytön mistä tahansa suojattujen ja salattujen IP tiedonsiirtotyökalujen avulla. Asiakkaat, yhteistyökumppanit ja muut tahot voidaan helposti ottaa mukaan neuvotteluihin. OCS 2007 R2 tukee neuvotteluun liittymistä soittamalla. Ääni ja videoyhteydet voidaan muodostaa OCS 2007 R2:lla palomuurien läpi, eivätkä käyttäjät tarvitse näennäistä yksityisverkkoa (VPN). Huomautukset Microsoft Office Communicator (MOC) toimii johdonmukaisesti sekä paikallisessa OCS järjestelmässä että isännöidyissä Live Meeting palveluissa. Polycom CX5000 on ainutlaatuinen ja tehokas sekä taloudellisuudeltaan luokkansa paras neuvotteluhuoneen työkalu. Ulkoiset käyttäjät eivät tarvitse käyttäjätiliä, jotta heidät voidaan kutsua OCS tai Live Meeting neuvotteluihin, sillä osallistuminen on mahdollista kaikkien yleisimpien verkkoselainten avulla.

23 20 Neuvottelutoimintojen edut Ominaisuus Sovellukset yrityksen toimintoja varten Joustavat käyttöönottovaihtoehdot Yhden toimittajan tuki Arkkitehtuuri ja Roadmap suunnittelu Arviointi ja pisteytys (5=korkein) [4] OCS ja Live Meeting sisältävät API liittymät neuvotteluohjelmiston integrointiin yrityksen sovelluksiin. [4] Paikalliset OCS järjestelmät voidaan skaalata pienistä järjestelmistä (kymmeniä käyttäjiä yhdellä palvelimella) erittäin suuriksi järjestelmiksi (yli käyttäjää useilla palvelimilla) yhdessä integroidussa ohjelmistoympäristössä. Isännöityjä ja paikallisia järjestelmiä voidaan myös sekoittaa, jotta saavutetaan paras mahdollinen joustavuus. Paikallinen OCS sisältää myös alan johtavat yhdistetyn viestinnän toiminnot. [4] Microsoftin neuvottelutoiminnot ovat täysin integroitu Officeohjelmistopaketin osa. Tuki sisältää yleensä järjestelmäintegroijan, joka toimii ensimmäisenä yhteyspisteenä ja välittäjänä Microsoftin tukeen. Software Assurance ylläpito tarjoaa jatkuvat ohjelmisto ja suojauspäivitykset. [5] Ohjelmistopohjainen neuvottelujärjestelmä on selvästi tulevaisuuden tarpeisiin sopivin arkkitehtuuri. Microsoftin Roadmap suunnitelma on yhtenevä koko Microsoftin Office ohjelmistopaketin kanssa. Huomautukset Microsoft on julkaissut avoimia API liittymiä, joita kuka tahansa voi käyttää ratkaisujen tehostamiseen tai upottamiseen. Vaikka Microsoftin ratkaisu sisältää nykyisin teräväpiirtovideon, käyttöönotto käytössä olevassa neuvotteluympäristössä edellyttää yhdyskäytäviä protokollanmuuntoa varten tai kolmannen osapuolen integroituja ratkaisuja. Microsoftin voidaan olettaa jatkavan päätepistevaihtoehtojen ja teräväpiirtotoimintojen kehittämistä ja laajentamista.

24 21 Neuvottelutoimintojen edut Ominaisuus Omistamisen kokonaiskustannukset Toiminnot, hallinta ja vaatimustenmukaisuus Arviointi ja pisteytys (5=korkein) [5] Sekä OCS että Live Meeting palvelut ovat taloudellisia ratkaisuja. Ohjelmistopohjainen täysin integroitu OCS järjestelmä on pienentänyt paikallisen neuvottelujärjestelmän kustannuksia merkittävästi. Mahdollisuus jatkuvaan yhdistelmäkäyttöön tukee ihanteellisia omistamisen kokonaiskustannuksia. [5] Microsoftin neuvottelutoiminnot ovat tällä alueella johtavia ratkaisuja kirjaamis, tallennus, suojaus ja käytönvalvontatoimintoineen. Huomautukset Kun arvioidaan hintalaatusuhdetta, Microsoftin ratkaisut ovat kustannuksiltaan erittäin kilpailukykyisiä. Microsoft on investoinut merkittävästi ratkaisujensa tietoturvaan ja ylläpidon vaivattomuuteen. Yhteenvetona voidaan todeta, että Microsoftin ohjelmistopohjaiset neuvotteluratkaisut saavat huippupisteet kaikkien valintaperusteiden suhteen. Keskiarvo 4,63 on vuoden 2009 huipputulos alalla, jossa suositaan nykyisin ohjelmistopohjaisia ratkaisuja. Microsoftin OCS 2007 R2 ja Live Meeting ovat selvästi varteenotettavia vaihtoehtoja, kun harkitaan yrityksen neuvottelujärjestelmiä ja palveluita koskevia investointeja. Käytännön kokemukset osoittavat neuvottelujärjestelmien edut Seuraavat loppukäyttäjien kokemukset todistavat, että Microsoftin neuvottelu ja yhteistyöratkaisut, Office Live Meeting ja OCS 2007 R2, tuottavat mitattavissa olevaa liiketoiminta arvoa (lisätietoja on osoitteessa studies.aspx). Intel Intel on maailman suurin puolijohdesirujen valmistaja, jonka vuoden 2007 liikevaihto oli 38,3 miljardia Yhdysvaltain dollaria. Tämä työntekijän yritys etsi yhdistetyn viestinnän ratkaisua, jolla voitaisiin tehostaa sen globaalien toimintojen yhteistyötä. Intel valitsi tarpeisiinsa parhaana ratkaisuna Microsoft Office Communications Server 2007:n ja varusti kaikki työntekijänsä tavoitettavuus, pikaviestintä ja vertaisviestintätoiminnot sisältävällä Office Communicatorilla. Tietyillä työntekijöillä on käytössään myös OCS:n Conferencing ja Enterprise Voice toiminnot, jotka korvaavat pöytäpuhelimet ja mahdollistavat yrityksen sisäiset äänineuvottelut. Ensimmäisenä vuonna Intel havaitsi äänineuvottelukustannusten pienentyneen 20 prosenttia, ja yritys pystyi myös pienentämään matkustus ja logistiikkakuluja sekä matkustamisen ympäristövaikutuksia.