Tarkastettu pöytäkirja on nähtävänä kaupungin verkkosivulla klo 9:00 lähtien

Transkriptio

1 Jämsän kaupunki Pöytäkirja 3/ Tarkastuslautakunta Aika klo 15:30-19:45 Paikka Talouspalvelujen kokoushuone, Talvialantie 2, 2 krs Läsnäolleet Kokko Jyrki puheenjohtaja Niivee Esa varapuheenjohtaja Hiekkamäki Lea jäsen Lajunen Jaakko jäsen Mäntylä Erkki jäsen Salminen Helena jäsen Selenius Pirjo jäsen Muut läsnäolleet Järvinen Riitta pöytäkirjanpitäjä Käsitellyt asiat :t Kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus Todettiin. Allekirjoitukset Jyrki Kokko puheenjohtaja Riitta Järvinen pöytäkirjanpitäjä Pöytäkirjan tarkastus Jämsä Helena Salminen Pirjo Selenius Pöytäkirja yleisesti nähtävänä Tarkastettu pöytäkirja on nähtävänä kaupungin verkkosivulla klo 9:00 lähtien pöytäkirjanpitäjä Riitta Järvinen

2 Jämsän kaupunki Pöytäkirja 3/ Tarkastuslautakunta Käsitellyt asiat Sivu 13 Työjärjestyksen hyväksyminen 3 14 Henkilöstökertomus 2018 ja henkilöstösuunnitelma 2019 sekä tulevaisuustyö hyvinvointimittareiden näkökulmasta / hallintojohtaja Auli Korhonen ja työhyvinvointikoordinaattori Hannele Rahkonen 15 Tilinpäätös 2018, taloudellisten ja toiminnallisten tavoitteiden toteutuminen, selvitykset merkittävistä poikkeamista / Jämsän Vesi ja Jäte liikelaitokset, liikelaitosjohtaja Tarja Kuisma 16 Tilinpäätös 2018, taloudellisten ja toiminnallisten tavoitteiden toteutuminen, selvitykset merkittävistä poikkeamista / Jämsän Ateria-, Puhtaus- ja tekstiilipalvelut liikelaitos, liikelaitoksen johtaja Mervi Västinen Arviointikertomus 2018 / Valmistelu 7 18 Tilintarkastuspalveluiden hankinta Muut asiat /Sidonnaisuusilmoitukset 10 Muutoksenhakuohjeet

3 Jämsän kaupunki Pöytäkirja 3/ Tarkastuslautakunta Työjärjestyksen hyväksyminen Tarkla Jämsän kaupungin hallintosääntö: Asiat käsitellään esityslistan mukaisessa järjestyksessä, jollei toimi elin toisin päätä Toimielin voi esittelijän ehdotuksesta tai puheenjohtajan ehdotuksesta ottaa enemmistöpäätöksellä käsiteltäväksi asian, jota ei ole mainittu kokouskutsussa. Työjärjestys hyväksyttiin.

4 Jämsän kaupunki Pöytäkirja 3/ Tarkastuslautakunta Henkilöstökertomus 2018 ja henkilöstösuunnitelma 2019 sekä tulevaisuustyö hyvinvointimittareiden näkökulmasta / hallintojohtaja Auli Korhonen ja työhyvinvointikoordinaattori Hannele Rahkonen Tarkla Kokouksessa kuultaville on lähetetty kutsu ja tarkastuslautakunnan työohjelma Tarkastuslautakunta kuulee hallintojohtaja Auli Korhosta ja työhyvinvointikoordinaattori Hannele Rahkosta henkilöstökertomuksesta 2018, henkilöstösuunnitelmasta 2019 sekä tulevaisuustyöstä hyvinvointimittareiden näkökulmasta. Ehdotuksen mukainen. Henkilöstösuunnitelmaa käsitellään vasta lisätalousarvion hyväksymisen jälkeen.

5 Jämsän kaupunki Pöytäkirja 3/ Tarkastuslautakunta Tilinpäätös 2018, taloudellisten ja toiminnallisten tavoitteiden toteutuminen, selvitykset merkittävistä poikkeamista / Jämsän Vesi ja Jäte liikelaitokset, liikelaitosjohtaja Tarja Kuisma Tarkla Tarkastuslautakunnan kokouksessa varmistuneet kokouspäivät ja työohjelman kuulemisaiheet on ilmoitettu asianosaisille Tarkastuslautakunta kuulee liikelaitosjohtaja Tarja Kuismaa Jämsän Vesi ja Jäte liikelaitoksen taloudellisten ja toiminnallisten tavoitteiden toteutumisesta vuonna 2018, mahdollisten merkittävien poikkeamien syistä sekä siitä, kuinka ostopalvelusopimukset tukevat Jämsän kaupungin strategiaa. Ehdotuksen mukainen. Tarja Kuisman ollessa estynyt, kokouksessa olivat kuultavina vesihuoltopäällikkö Pekka Karppinen Jämsän Vesi liikelaitokselta ja jätehuoltopäällikkö Isto Vaheri Jämsän Jätehuolto liikelaitokselta.

6 Jämsän kaupunki Pöytäkirja 3/ Tarkastuslautakunta Tilinpäätös 2018, taloudellisten ja toiminnallisten tavoitteiden toteutuminen, selvitykset merkittävistä poikkeamista / Jämsän Ateria-, Puhtaus- ja tekstiilipalvelut liikelaitos, liikelaitoksen johtaja Mervi Västinen Tarkla Tarkastuslautakunnan kokouksessa varmistuneet kokouspäivät ja työohjelman kuulemisaiheet on ilmoitettu asianosaisille Tarkastuslautakunta kuulee liikelaitoksen johtajaa Mervi Västistä Jämsän Ateria-, Puhtaus- ja tekstiilipalvelut liikelaitoksen taloudellisten ja toiminnallisten tavoitteiden toteutumisesta vuonna 2018, mahdollisten merkittävien poikkeamien syistä sekä siitä, kuinka ostopalvelusopimukset tukevat Jämsän kaupungin strategiaa. Ehdotuksen mukainen.

7 Jämsän kaupunki Pöytäkirja 3/ Tarkastuslautakunta Tarkastuslautakunta Arviointikertomus 2018 / Valmistelu Tarkla Kaupunginhallitus käsittelee Jämsän kaupungin tilinpäätöstä ja henkilöstökertomusta vuodelta 2018 maaliskuun lopulla. Tilinpäätös ja henkilöstökertomus toimitetaan tarkastuslautakunnan jäsenille kaupunginhallituksen käsittelyn jälkeen. Puheenjohtaja: Lautakunta keskustelee arviointikertomuksen laatimisesta ja aikataulusta. Tarkastuslautakunnan jäsenet tekevät koosteen muistiinpanoistaan mennessä ja lähettävät ne pöytäkirjanpitäjälle. Tarkla Tarkastuslautakunta käsittelee arviointikertomusluonnosta. Lautakunta käsittelee kokoukseen mennessä saaduista lautakunnan jäsenten havainnoista tehtyä yhteenvetoa. Ehdotuksen mukainen.

8 Jämsän kaupunki Pöytäkirja 3/ Tarkastuslautakunta Tilintarkastuspalveluiden hankinta / /2019 Tarkla Valmistelija: talousjohtaja Ari Luostarinen, puh Tilintarkastajan toimikauden pituutta ei ole kuntalaissa enää sidottu tarkastuslautakunnan eikä valtuuston toimikauteen. Vuonna 2016 toiminut tarkastuslautakunta on valmistellut tilintarkastusyhteisön valinnan suorahankintana vuosille Esityksen on kaupunginvaltuusto hyväksynyt (KV ). Nykyinen tilintarkastussopimus BDO Audiator Oy:n kanssa päättyy, kun tilikaudelta 2018 on tehty tilintarkastus ja tilintarkastaja antanut tarkastuskertomuksensa. Perusteluna aiempaan päätökseen oli, että nykyinen valtuusto valittiin huhtikuussa 2017 käydyissä kuntavaaleissa ja toimikausi alkoi kesken kalenterivuotta Tulevan valtuustokauden aikana tapahtuu merkittäviä muutoksia kuntien organisaatiossa ja lakisääteisissä tehtävissä. Sosiaali- ja terveystoimen oli suunniteltu siirtyvän maakunnan hoitoon ja vastuulle lukien valtuustokauden puolivälissä. Sosiaali- ja terveystoimen siirrolla maakuntiin on vaikutuksensa myös hankittavan lakisääteisen tilintarkastuksen määrään ja sen tarpeeseen. Uudistus on sittemmin myöhästynyt ja näillä näkymin uudistus tulee voimaan aikaisintaan vuonna Hankintalain (1397/2016) mukaan kaupungin tulee kilpailuttaa ns. kynnysarvot ylittävät hankinnat. Tilintarkastuspalvelujen hankinnan arvo lasketaan hankittavien tarkastuspalveluiden vuosittaisen arvon mukaan kerrottuna sopimuskauden pituudella. Hankintalain uudet kansalliset kynnysarvot ovat olleet voimassa alkaen ja palveluhankinnassa kynnysarvo on nyt euroa. Kynnysarvot ovat arvonlisäverottomia. Kansallisen kynnysarvon alittavissa ns. pienhankinnoissa ei ole valitusoikeutta markkinaoikeuteen. Jämsän kaupungin lakisääteisen tilintarkastuksen laajuus on 35 tarkastuspäivää vuodessa, josta vastuullisen tarkastajan osuus on 25 päivää. Lisäksi on erityistoimeksiantona hankittu muutamia projektien tarkastuspalveluja ja asiantuntijapalveluita. Kaupungin tytäryhtiöiden tilintarkastuksesta vastaa pääsääntöisesti sama tilintarkastusyhteisö kuin kaupungin hallinnon, toiminnan ja talouden tarkastuksesta. Vuonna 2018 on kaupungin vastuullinen tilintarkastaja vaihtunut tarkastajan vaihtaessa työnantajaa. Tavoitteena olisi, ettei tarkastaja vaihtuisi yhtä usein kuin vastuullinen tarkastushenkilö on viime vuosina vaihtunut, henkilön vaihtuminen aiheuttaa aina uuden tutustumisen asiakenttään ja kaupungin tilanteeseen, joka osaltaan kuormittaa myös kaupungin

9 Jämsän kaupunki Pöytäkirja 3/ Tarkastuslautakunta organisaatiota. Lisäksi organisaatiossa on uudelleen järjestelyitä meneillään ja yllättäviäkin henkilöiden poisjääntejä, joiden tehtävien hoitoa on paikattu sisäisin järjestelyin. Palvelujen hankinnan vaihtoehtoina on kilpailuttaa hankinta vuosille tai tehdä tilintarkastuspalvelujen hankinta suorahankintana ko. tilivuosille, koska hankinnan arvo alittaa kansallisen kynnysarvon. Suorahankinta voidaan tehdä perustellusta syystä. Koska sote- ja maakuntauudistuksen voimaantulo siirtyy ja sen tuomat muutokset pystyy pätevästi ennakoimaan tilintarkastuspalvelujen hankinnassa vasta myöhemmin. Ratkaisua puoltaa myös meneillään olevat organisaation järjestelyt ja sitä kautta aiheutuva aikapula. Valittavan tilintarkastusyhteisön kanssa laaditaan sopimus tilintarkastuspalveluista. Nykyinen tilintarkastusyhteisö BDO Audiator Oy:n on jättänyt tarjouksen ( ) tilintarkastuspalveluista vuosille Tarkastuslautakunta päättää esittää kaupunginvaltuustolle, että Jämsän kaupungin tilintarkastuspalvelut vuosille hankitaan BDO Audiator Oy:ltä tarjouksen mukaisesti. Ehdotuksen mukainen. Liitteet Liite 1 Tilintarkastustarjous vuosille

10 Jämsän kaupunki Pöytäkirja 3/ Tarkastuslautakunta Muut asiat /Sidonnaisuusilmoitukset Tarkla Tarkastuslautakunta voi ottaa käsiteltäväkseen lautakunnan puheenjohtajan ja jäsenten sekä tilintarkastajan esille ottamia asioita. Keskusteltiin puuttuvista sidonnaisuusilmoitusten tarkistuksista.