Kuntien tietotekniikka 2013

Transkriptio

1 Kuntien tietotekniikka 2013 Kuntien tietotekniikkakartoitus on Kuntaliiton tekemä selvitys kuntien ja kuntayhtymien tietotekniikasta ja tietohallinnasta. Kysely tuottaa vertailutietoa Kuntaliiton ja kuntien itsensä tarpeisiin. Edellinen kartoitus julkaistiin vuonna Tänä vuonna tietotekniikkakartoitus tehdään kahdessa osassa. Tämä kysely on lähtetty kaikkiin kuntiin ja kuntayhtymiin, minkä lisäksi samoihin aikoihin lähetetään kaikille peruskouluista ja lukioista vastaaville tahoille Koulujen tietotekniikkakartoitus On mahdollista, että molemmat kyselyt tulevat joissain organisaatioissa samoille vastaajille, jolloin pyydämme, että voitte vastata molempiin kyselyihin. Kouluista ja lukioista on haluttu tällä kertaa saada tarkempaa tietoa, koska sähköiset toimintatavat yleistyvät kouluissa voimakkaasti ja sähköiset yo-kirjoitukset on tarkoitus aloittaa Täydennä yhteystietosi * Jos kyselyyn vastaa useampi kuin yksi henkilö, heidän yhteystietonsa voi antaa kyselyn viimeiseen avoimeen tekstikenttään. Etunimi Sukunimi Tehtävänimike Sähköposti Kunta

2 2. Valitse tämä ja lisää tekstikenttään matkapuhelinnumero, mikäli haluat saada vastauspalkinnoksi ÄRRÄ-koodin. Syötä tähän se puhelinnumero, johon ÄRRÄ-koodi lähetetään tekstiviestinä. Jokainen vastaaja saa yhden koodin. Mikäli et halua vastauspalkintoa, jätä kohta tyhjäksi. Koodi lähetetään yhtä aikaa kaikille vastaajille kyselyn päätyttyä. Matkapuhelin (muodossa ) Tunnusluvut ja tietohallinnon organisointi 3. Tietotekniikkamenot 2013, 1000 Tietotekniikkamenoilla tarkoitetaan vuodelle 2013 budjetoituja menoja. Investointeja ei jaksoteta. Merkitse vastauksesi tuhansina euroina (1000 ). Oman henkilöstön palkka Laitteet Konsultointipalvelut Tietoliikenne ja tiedonsiirto (pl. puhelinmenot) Ohjelmistot, käyttöoikeudet ja ylläpito Palveluhankinnat (jotka eivät sisälly edellisiin) Kokonaismenot 4. Miten tietotekniikkamenot muuttuvat ? Laskevat Pysyvät ennallaan Kasvavat 5. Voit halutessasi antaa lisätietoja tietotekniikkamenoista alla olevaan kenttään.

3 6. Organisaation päätoimisen tietotekniikkahenkilöstön määrä vuosina 2012 ja 2013, henkilötyövuotta. Henkilöstö 2012 Henkilöstö Työasemien lukumäärä, kpl. (ml. älypuhelimet, tablet-tietokoneet, kannettavat tietokoneet jne.). Työntekijöiden käytössä Asiakkaiden käytössä Luottamushenkilöiden käytössä 8. Organisaation tietotekniikan ylläpito/ perustietotekniikka on järjestetty pääosin Oman henkilöstön voimin Ulkopuolisena työnä Kuntien yhteistyönä Kuntien omistamien tietotekniikkayritysten kautta 9. Mitä tietotekniikan ylläpitoon/perustietotekniikkaan liittyviä palveluita on ulkoistettu oman organisaation ulkopuolelle? 10. Organisaatiossa käytetään avoimen lähdekoodin ohjelmistoja Internetpalvelimissa (esim. Apache) Sovelluspalvelimissa (esim. Linux) Koulujen opetuskäytössä (esim. Moodle) Toimisto-ohjelmissa (esim. OpenOffice) Sovellusohjelmissa Julkaisujärjestelmissä (esim. Wiki) Tietokantaohjelmissa (esim. MySQL) Työasemissa käyttöjärjestelmänä (esim. Linux)

4 Toiminnan kehittäminen ja haasteet 11. Onko käytössä yhteinen alusta/järjestelmä jolla sähköiset palvelut tuotetaan? Koko organisaatiolle yhteinen Toimialakohtainen 12. Miten organisaationne toimintaa ja prosesseja on sähköistetty? Organisaatiossa on käytössä sähköinen rekrytointijärjestelmä Laskut kiertävät ja hyväksytään pelkästään sähköisessä muodossa Organisaatiolla on valmius lähettää sähköisiä laskuja. Organisaatiolla on valmius ottaa vastaan sähköisiä laskuja. Kentällä liikkuvat työntekijät (esimerkiksi kotipalvelu ja yhdyskuntatekniikka) pääsevät työssään mobiiliyhteydellä kiinni tarvitsemiinsa tietojärjestelmiin Työntekijä tekee poissaoloilmoitukset ja ne käsitellään sähköisessä muodossa Henkilöstöllä on teknisesti ja juridisesti mahdollisuus etätyöhön Asiantuntijapalveluita voidaan välittää palvelupisteisiin videoneuvottelutekniikalla Maankäytön ja rakentamisen toimialalla on käytössä sähköisiä kansalaisen kuulemisvälineitä tai palautekanavia Keskeiset ohjeet, prosessit ja toimintatavat on koottu henkilöstön käytössä olevaan järjestelmään, organisaation "laatukäsikirjaan Järjestelmissä käytetään automaattista prosessinohjausta

5 13. Miten organisaationne kokouskäytäntöjä ja asiakirjanhallinnan prosesseja on sähköistetty? Hallituksen ja valtuuston luottamushenkilöt saavat esityslistat ja liitteet pelkästään sähköisinä Luottamushenkilöllä on intranetin tai vastaavan palvelun kautta käytettävissään tarvitsemansa asiakirjat Luottamushenkilöillä on mahdollisuus osallistua kokoukseen videoneuvottelutekniikalla Valtuutetuilla on käytössään kannettavat tietokoneet tai mobiililaitteet Valtuuston istuntoja voi seurata suorana netissä. Valtuuston istunnot videoidaan ja tallenteita voi katsoa myöhemmin netistä. Organisaation työntekijöillä on mahdollisuus osallistua kokouksiin videoneuvottelutekniikalla Organisaation työntekijöillä on mahdollisuus käyttää pikaviestintää (Lynciä tai vastaavaa) Asiakirjojen ja dokumenttien hallinta on toteutettu sähköisen dokumenttienhallintajärjestelmän avulla. Toimintaan kuuluvien asioiden, asiakirjojen ja töiden hallinta, valmistelu ja päätöksenteko on järjestetty sähköisesti asiankäsittelyjärjestelmän tai asianhallintajärjestelmän avulla.

6 14. Arvioi toimialan palveluiden ja toimintojen sähköistämistä. Merkitse 1. sarakkeeseen kolme toimialaa, jossa mielestäsi palveluita ja toimintoja on sähköistetty parhaiten. Merkitse 2. sarakkeeseen kolme toimialaa, joissa palveluiden ja toimintojen sähköistämistä on hyödynnetty mielestäsi kaikkein vähiten. Jos et osaa arvioida toimialaa tai se ei koske omaa organisaatiotasi, vastaa EOS. Asuminen (esim. vuokraasunnot) Demokratia ja vuorovaikutus Elinkeinopalvelut (esim. yrityspalvelut) Hallinto Kaavoitus ja maankäytön suunnittelu Kiinteistönhuolto Kirjastot Kulttuuri (teatterit, orkesterit, museot jne.) Liikenne Liikunta Opetus ja koulutus Varhaiskasvatus (esim. päivähoito) Sosiaalipalvelut Rakentaminen Perusterveydenhuollon palvelut Erikoissairaanhoidon palvelut Ympäristö (esim. jätehuolto) 1. Palveluita on sähköistetty hyvin (valitse 3) 2. Mahdollisuuksia ei ole juurikaan käytetty hyväksi (valitse 3) EOS

7 15. Voit täydentää sähköisiä palveluita ja toiminnan kehittämistä koskevia vastauksiasi tähän. 16. Kunnan/kuntayhtymän tietohallinnon kehittymistä tällä hetkellä hidastavat seikat liittyvät eniten (valitse yksi). Vastausta voi halutessaan tarkentaa avoimeen tekstikenttään. Resursseihin tai osaamiseen (taloudelliset, henkilöstöresurssit, osaamistarpeet, kilpailuttaminen on vaikeaa) Johtamiseen (johdon sitoutuminen, toiminnan suunnittelu, strategiat) Yhteistyöhön (yhteistyön puute, organisaatiomuutokset) Markkinointiin tai viestintään (asiakastarpeita ei tunneta, palveluja ei markkinoida, viestintä ei toimi) Johonkin muuhun, mihin? En osaa sanoa 17. Organisaatiossa käynnissä tai vireillä olevat lähivuosien hankkeet Ilmoita ne tietotekniikkahankkeet, jotka erityisesti kuvaavat tietotekniikkainvestointien painopistealueita, ja/ tai joilla saattaisi mielestäsi olla merkitystä myös muille kunnille ja kuntayhtymille.

8 Avoin data Avoimella datalla tarkoitetaan tiedon avaamista kenen tahansa hyödynnettäväksi organisaation ulkopuolelle. Avoimen datan tulee olla maksutonta ja teknisesti saavutettavissa (helppo käsitellä tietokoneohjelmistoilla). Avoimen datan käyttöehdot sallivat sen uudelleenkäytön, aineisto on helposti löydettävissä ja tietoaineiston sisältö ja rakenne on kuvattu selkeästi. Esimerkkinä voi mainita mm. kunnan talousdatan, josta näkee mistä kunnan tulot ja menot muodostuvat. 18. Valitse kyllä / ei Onko organisaatiossanne jo avattu dataa? Kyllä Ei Suunnitellaanko organisaatiossane datan avaamista seuraavan vuoden 2014 aikana? Saako organisaatio tällä hetkellä tuloja joidenkin tuottamiensa tietojen myymisestä? Mikäli organisaatio saa tuloja tiedon myymisestä, aiheuttaisiko näiden tulojen menetys merkittäviä ongelmia kerätä tietoa nykyisessä laajuudessaan? (Mikäli organisaatio ei myy tietoaan, tämän kohdan voi jättää tyhjäksi) 19. Millaisia esteitä tiedon avaamiselle näette omassa organisaatiossanne? Valitse 3 tärkeintä. Ei pidetä tärkeänä asiana Osaaminen ei riitä avaamaan tietoja Aika ei riitä avaamaan tietoja Uusi kuluerä (ei taloudellisia resursseja) Riski tietosuojan kannalta Riski että ilmiö kumuloituu ja aiheuttaa jatkuvasti lisätöitä Riski että palvelinkapasiteettia tarvitaan lisää Riski että tiedon korjaamisen tarve kasvaa Menetetään tiedon myynnistä saatavat tulot.

9 20. Millaiset hyödyt voisivat saada organisaationne avaamaan tietojaan? Valitse 3 tärkeintä. Kansalaisten tiedonsaanti paranee ja tiedonvälityksen laatu paranee Kansalaisten vaikuttamismahdollisuudet ja demokratia paranevat Tiedon avaaminen lisää organisaation tiedonhallinnan laatua ja esimerkiksi vertailukelpoisemman tiedon keräämistä Ylläpidetyt tiedot tulevat nykyistä tehokkaammin käyttöön Paikallinen/seudullinen elinkeinoelämä voi hyötyä tiedoista Tiedon avaaminen houkuttelee sovelluskehittäjiä kehittämään sähköisiä palveluita, joiden kehittämiseen organisaatiolla ei ole resursseja Organisaatio saisi vastavuoroisesti maksutta käyttöönsä esim. jotain valtion ylläpitämiä tietoja, jotka nyt ovat maksullisia. 21. Tähän voi täydentää avointa dataa koskevia vastauksiasi. Voit kertoa että mikäli dataa on avattu, minkälaista dataa on avattu ja miksi? Jos organisaatio saa tuloja tiedon myymisestä, minkä toimialan tiedoista ja kuinka merkittäviä nämä tulovirrat ovat?

10 Julkisen hallinnon kokonaisarkkitehtuuria (KA) koskevat kysymykset Laki Julkisen hallinnon tietohallinnon ohjauksesta ( /634) astui voimaan Laki painottuu julkisen hallinnon, erityisesti kuntien ja valtion virastojen ja laitosten tietojärjestelmien yhteentoimivuuden lisäämiseen. Lain myötä julkisen hallinnon viranomaisille tuli kolme keskeistä velvoitetta, jotka astuvat voimaan sitten kun niitä koskevat asetukset on annettu. Velvoitteet ovat 1) suunnitella ja kuvata tietohallintonsa julkisen hallinnon tietohallinnon kokonaisarkkitehtuurin mukaisesti, 2) noudattaa tietojärjestelmien yhteentoimivuuden mahdollistamiseksi julkisen hallinnon kokonaisarkkitehtuuria ja sen edellyttämiä yhteentoimivuuden kuvauksia ja määrityksiä sekä toimialakohtaisia kuvauksia ja määrityksiä, joiden sisältö määritellään asetuksessa, 3) ottaa käyttöön sellaisia sähköisen asioinnin ja hallinnon tukipalveluja, jotka luovat edellytykset yhteentoimivuudelle. 22. Nimeä organisaation yhteyshenkilö, joka vastaa organisaatiossa Julkisen hallinnon kokonaisarkkitehtuuriin liittyvistä asioista. Nimi Sähköpostiosoite 23. Onko kunnassanne tehty Tietohallintolain mukaista kokonaisarkkitehtuurityötä (JHKA)? Kyllä Ei (siirry kysymykseen 25)

11 24. Millaista kokonaisarkkitehtuurityötä on tehty? Hallintamalli Nykytilan kuvaus Tavoitetilan kuvaus Viitearkkitehtuurimäärittely Ratkaisuarkkitehtuuri Koulutusta Verkostoitumista muiden toimijoiden kanssa Tietoarkkitehtuuri Muuta, mitä? 25. Millä kokonaisarkkitehtuurin osa-alueilla organisaatiossanne on koulutustarvetta? Kokonaisarkkitehtuurin yleisesittely Kokonaisarkkitehtuurin yleisesittelyn syventävä jatko Kokonaisarkkitehtuurityön hallinta Kokonaisarkkitehtuurityön menetelmä Projektisalkun hallinta Kokonaisarkkitehtuurin mallintaminen Muulla, millä? 26. Organisaatiossanne kokonaisarkkitehtuurin suunnitteluun, johtamiseen ja toteuttamiseen osallistuvat? Yleisjohto Tietohallinto Toimialat

12 27. Onko KA-omistajuus kunnassanne toimialoilla vai tietohallinnon edustajalla? Onko oma käytäntö mielestänne toimiva? 28. Millaisia haasteita KA:n hyödyntämiseen liittyy organisaatiossanne? Ymmärryksen puute, asiaa ei ymmärretä organisaation eri tasoilla. Organisaation lähtötilanne, toimintaympäristö, kulttuuri tai muu tilanne ei tue työn aloittamista. Työhön on tartuttu mutta se on heikosti toteutettu. KA-työtä ei organisoida tehokkaasti, se on irrallista muusta kehittämisestä, työn hallintamallia ei ole määritelty. Johto ei ymmärrä tai ole sitoutunut KA-työhön tai siihen ei ole sitouduttu tietohallinnon ulkopuolella. Muut, mitkä? 29. Kehittämisehdotuksia KA-työtä koskien. 30. Muita kommentteja. Kuvaa tähän esimerkiksi näkemyksiäsi siitä mihin suuntaan tietohallintoa pitäisi kehittää ja/ tai mitkä ovat tärkeimpiä käytänteitä, joita mielestäsi pitäisi viedä kuntien ja/tai kuntayhtymien tietohallinnossa eteenpäin. Tähän voi myös täydentää aiempia vastauksia. Kiitos! Paina vielä Lähetä. [Tallenna vastaus, jatkan myöhemmin]