Hannikainen Marja. Seppälä Merja. Muut Janhunen Heli pöytäkirjanpitäjä

Transkriptio

1 Iitin kunta Pöytäkirja 7/ Tarkastuslautakunta Aika klo 17:00-18:40 Paikka Kunnantalo, kunnanhallituksen kokoushuone Saapuvilla Pasila Olli Saarelma Markku Hannikainen Marja Nikula Juha Nurmi Yrjö Seppälä Merja Talja Arja puheenjohtaja varapuheenjohtaja jäsen jäsen jäsen jäsen jäsen Muut Janhunen Heli pöytäkirjanpitäjä Suhonen Hannu asiantuntija Kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus Todettiin. Asiat :t Allekirjoitukset Olli Pasila puheenjohtaja Heli Janhunen pöytäkirjanpitäjä Pöytäkirjan tarkastus Hyväksytty kokouksessa Pöytäkirja ollut yleisesti nähtävänä kunnantalolla klo Kunnantalo Pöytäkirjanpitäjä Heli Janhunen

2 Iitin kunta Pöytäkirja 7/ Tarkastuslautakunta Käsitellyt asiat Pykälä nro Sivu 45 Luottamushenkilökuuleminen Tarkastuslautakunnan edellisen kokouksen pöytäkirjan 82 tarkastaminen 47 Sidonnaisuuksien ilmoittaminen tarkastuslautakunnalle Tilivelvollisten määrittely Tarkastuslautakunnan arviointisuunnitelma ja työohjelma Tilaisuudet, neuvottelut ja koulutus Tarkastuslautakunnan muut asiat ja seuraava kokous 92

3 Iitin kunta Pöytäkirja 7/ Tarkastuslautakunta Luottamushenkilökuuleminen 93/ /2017 Tarkastuslautakunta Vasemmistoryhmä on ainoa viime kuntavaaleissa 2017 valtuustopaikkoja saanut ehdokaslista, jolla ei ole edustusta tarkastuslautakunnassa. Tarkastuslautakunta tarjoaa vasemmistoryhmän edustajalle mahdollisuuden esittää huomioita kunnan tilanteesta ja näkemyksensä, mihin tarkastustoiminnassa tulisi kiinnittää huomiota. puheenjohtaja Tarkastuslautakunta kuulee ja merkitsee tiedoksi valtuutettu Hannu Suhosen esittämät näkökohdat. Tarkastuslautakunta hyväksyi puheenjohtajan ehdotuksen yksimielisesti.

4 Iitin kunta Pöytäkirja 7/ Tarkastuslautakunta Tarkastuslautakunnan edellisen kokouksen pöytäkirjan tarkastaminen Tarkastuslautakunta Tarkastuslautakunta päätti tarkastaa kokouksistaan laaditut pöytäkirjat kulloinkin seuraavassa kokouksessa. Pöytäkirjat pidetään nähtävillä hyväksymistä seuraavan viikon tiistaina. Oheismateriaali: edellisestä, pidetystä kokouksesta laadittu pöytäkirja Tarkastuslautakunta hyväksyy pöytäkirjan sisällön. Tämä asia käsiteltiin esityslistasta poiketen kohdan 2 luottamushenkilökuuleminen jälkeen. Tarkastuslautakunta teki pöytäkirjaluonnokseen muutamia muutoksia ja hyväksyi sen muutetussa muodossa.

5 Iitin kunta Pöytäkirja 7/ Tarkastuslautakunta Tarkastuslautakunta Tarkastuslautakunta Sidonnaisuuksien ilmoittaminen tarkastuslautakunnalle 94/ /2017 Tarkastuslautakunta Kuntalain 84 :n mukaan kunnan luottamushenkilön ja viranhaltijan on tehtävä sidonnaisuusilmoitus johtotehtävistään sekä luottamus toimistaan elinkeinotoimintaa harjoittavissa yrityksissä ja muissa yhteisöissä, merkittävästä varallisuudestaan sekä muista sidonnaisuuksista, joilla voi olla merkitystä luottamus- ja virkatehtävien hoitamisessa. Velvollisuus ilmoittaa sidonnaisuuksista koskee kunnanhallituksen ja maan käyttö- ja rakennuslaissa (132/1999) tarkoitettuja tehtäviä hoitavan toimielimen jäseniä, valtuuston ja lautakunnan puheenjohtajaa ja varapuheenjohtajia, kunnanjohtajaa, pormestaria ja apulaispormestaria sekä kunnanhallituksen ja lautakunnan esittelijää. Ilmoitus on tehtävä kahden kuukauden kuluessa siitä, kun henkilö on valittu tehtäväänsä. Sidonnaisuusilmoitus tehdään tarkastuslautakunnalle, joka valvoo ilmoitusvelvollisuuden noudattamista ja saattaa ilmoitukset valtuuston tiedoksi. Kunnan on pidettävä sidonnaisuuksista rekisteriä yleisessä tietoverkossa, jollei salassapitoa koskevista säännöksistä muuta johdu. Tarkastuslautakunnan on saatettava sidonnaisuusilmoitukset valtuustolle tiedoksi vuosittain vuoden ensimmäisessä valtuuston kokouksessa (Hallintosääntö 55 ). Kokoukseen toimitetaan jo saadut sidonnaisuusilmoitukset. puheenjohtaja Tarkastuslautakunta käy läpi kokoukseen mennessä saadut sidonnaisuusilmoitukset ja saattaa hyväksytyt ilmoitukset tiedoksi kunnanvaltuustolle sekä julkaisee ne kunnan kotisivuilla. Tarkastuslautakunta merkitsi saapuneet sidonnaisuusilmoitukset tiedoksi ja päätti lähettää kehotuksen tehdä sidonnaisuusilmoitus, niille joilta ilmoitus puuttuu, syyskuun loppuun mennessä (30.9.). Asia tulee uudelleen käsittelyyn tarkastuslautakunnan seuraavassa kokouksessa. Sidonnaisuusilmoitukset annetaan kunnanvaltuustolle tiedoksi

6 Iitin kunta Pöytäkirja 7/ marraskuussa. Tarkastuslautakunta Kuntalain 84 :n mukaan kunnan luottamushenkilön ja viranhaltijan on tehtävä sidonnaisuusilmoitus johtotehtävistään sekä luottamus toimistaan elinkeinotoimintaa harjoittavissa yrityksissä ja muissa yhteisöissä, merkittävästä varallisuudestaan sekä muista sidonnaisuuksista, joilla voi olla merkitystä luottamus- ja virkatehtävien hoitamisessa. Tarkastuslautakunnan on saatettava sidonnaisuusilmoitukset valtuustolle tiedoksi vuosittain vuoden ensimmäisessä valtuuston kokouksessa (Hallintosääntö 55 ). Kokoukseen toimitetaan jo saadut sidonnaisuusilmoitukset. Tarkastuslautakunta käy läpi kokoukseen mennessä saadut sidonnaisuusilmoitukset ja saattaa hyväksytyt ilmoitukset tiedoksi kunnanvaltuustolle sekä julkaisee ne kunnan kotisivuilla. Tarkastuslautakuntä kävi läpi kokouspäivänä klo mennessä saapuneet sidonnaisuusilmoitukset. Sidonnaisuusilmoituksissa kiinnitettiin huomiota seuraaviin seikkoihin: omistukset vesistöjen rannoilla ja kaava-alueen rajalla ovat olennaisia asianomaisen ilmoitusta on kunnioitettava, sitä ei voida muuttaa yksipuolisesti tarkastuslautakunnan edellisessä kokouksessaan tekemää päätöstä muutetaan ja päätetään että, kaikki sidonnaisuusilmoitukset viedään joulukuun valtuuston käsittelyyn. Niille henkilöille, jotka eivät ole ilmoitusta jättäneet laaditaan karhukirje, jossa pyydetään toimittamaan ilmoitus lokakuun loppuun mennessä, jolloin ehtii käsittelyyn. ne jotka eivät ole toimittaneet selvitystä mainitaan erikseen valtuuston pykälässä. Tarkastuslautakunta Kuntalain 84 :n mukaan kunnan luottamushenkilön ja viranhaltijan on tehtävä sidonnaisuusilmoitus johtotehtävistään sekä luottamus toimistaan elinkeinotoimintaa harjoittavissa yrityksissä ja muissa yhteisöissä, merkittävästä varallisuudestaan sekä muista sidonnaisuuksista, joilla voi olla merkitystä luottamus- ja virkatehtävien hoitamisessa.

7 Iitin kunta Pöytäkirja 7/ Tarkastuslautakunta käy läpi kokoukseen mennessä saadut sidonnaisuusilmoitukset. Tarkastuslautakunta kävi läpi kokoukseen mennessä saadut sidonnaisuusilmoitukset ja saattaa hyväksytyt ilmoitukset tiedoksi kunnanvaltuustolle sekä julkaisee ne kunnan kotisivuilla. Liitteet Sidonnaisuusrekisteri 2017

8 Iitin kunta Pöytäkirja 7/ Tarkastuslautakunta Tilivelvollisten määrittely 131/ /2017 Tarkastuslautakunta Kuntalaki 125 Tilintarkastuskertomus ja sen käsittely Tilintarkastajan on annettava valtuustolle kultakin tilikaudelta kertomus, jossa esitetään tarkastuksen tulokset. Kertomuksessa on myös esitettävä, onko tilinpäätös hyväksyttävä ja voidaanko toimielimen jäsenelle ja asianomaisen toimielimen tehtäväalueen johtavalle viranhaltijalle (tilivelvollinen) myöntää vastuuvapaus. Jos tilintarkastaja havaitsee, että kunnan hallintoa ja taloutta on hoidettu vastoin lakia tai valtuuston päätöksiä eikä virhe tai aiheutunut vahinko ole vähäinen, tilintarkastuskertomuksessa on tehtävä asiasta tilivelvolliseen kohdistuva muistutus. Muistutusta ei voida kohdistaa valtuustoon. Tarkastuslautakunnan on hankittava tilintarkastuskertomuksessa tehdystä muistutuksesta asianomaisen selitys sekä kunnanhallituksen lausunto. Valtuusto päättää toimenpiteistä, joihin tarkastuslautakunnan valmistelu, tilintarkastuskertomus ja siinä tehty muistutus antavat aihetta. Hyväksyessään tilinpäätöksen valtuusto päättää vastuuvapaudesta tilivelvollisille. Talousarviokirjassa 2017 on tilivelvolliset kohdassa mainittu seuraavaa: Tilivelvollisiksi on määritelty alkaen seuraavat: Toimielin Kunnanhallitus Perusturvalautakunta Koulutuslautakunta Kulttuuri- ja vapaaaikalautakunta Tekninen lautakunta Rakennuslautakunta Viranhaltija kunnanjohtaja, hallinto- ja talousjohtaja perusturvajohtaja sivistystoimen johtaja kirjasto- ja kulttuuritoimenjohtaja tekninen johtaja rakennustarkastaja Tilivelvollisia ovat kunnan toimielinten jäsenet ja toimielinten alaisuudessa olevat johtavat viranhaltijat, joista päättää kunnanvaltuusto. Tarkastuslautakunta määrittelee tilivelvolliset ja esittää kunnanvaltuustolle,

9 Iitin kunta Pöytäkirja 7/ että se päättää kuntalain 125 :n mukaisiksi tilivelvollisiksi valtuuston valitsemien toimielinten jäsenet ja esitetyt johtavat viranhaltijat. Tarkastuslautakunta esittää kunanvaltuustolle, että se määrittelee tilivelvollisiksi seuraavat toimielinten jäsenet ja toimielinten tehtäväalueen johtavat viranhaltijat: Toimielin Kunnanhallitus Koulutuslautakunta Kulttuuri- ja vapaa-aikalautakunta Tekninen lautakunta Rakennuslautakunta Viranhaltija kunnanjohtaja, hallinto- ja talousjohtaja sivistystoimenjohtaja sivistystoimenjohtaja tekninen johtaja rakennustarkastaja

10 Iitin kunta Pöytäkirja 7/ Tarkastuslautakunta Tarkastuslautakunta Tarkastuslautakunnan arviointisuunnitelma ja työohjelma 93/ /2017 Tarkastuslautakunta Arvioinnin suunnittelu ja arviointimenetelmät Tarkastuslautakunnan tehtävänä on arvioida, ovatko valtuuston asettamat tavoitteet kunnassa ja kuntakonsernissa toteutuneet ja onko toiminta järjestetty tuloksellisessa ja tarkoituksenmukaisella tavalla. Tarkastuslautakunnan arviointitoiminnan tulee perustua arviointisuunnitelmaan (121.4 ), joka voidaan tarkastuslautakunnan niin päättäessä antaa tiedoksi valtuustolle. Arvioinnin tulee olla objektiivista ja luotettavaa ja sen tulisi tukea päätöksentekoa ja toiminnan kehittämistä. Arviointi voi perustua mm. kuntastrategiaan, talousarvioon ja -suunnitelmaan, päätöksiin, tilinpäätökseen, raportointitietoon ja muuhun tarkastuslautakunnan hankkimaan tietoon. Arviointi tulisi kohdistaa tuloksellisuuden kannalta keskeisiin tavoitteisiin ja toimintoihin. Työohjelma Kuntalain 121 :n mukaan tarkastuslautakunnan tehtävänä on: valmistella valtuuston päätettävät hallinnon ja talouden tarkastusta koskevat asiat; arvioida, ovatko valtuuston asettamat toiminnan ja talouden tavoitteet kunnassa ja kuntakonsernissa toteutuneet ja onko toiminta järjestetty tuloksellisella ja tarkoituksenmukaisella tavalla; arvioida talouden tasapainotuksen toteutumista tilikaudella sekä voimassa olevan taloussuunnitelman riittävyyttä, jos kunnan taseessa on kattamatonta alijäämää; huolehtia kunnan ja sen tytäryhteisöjen tarkastuksen yhteensovittamisesta; valvoa 84 :ssä säädetyn sidonnaisuuksien ilmoittamisvelvollisuuden noudattamista ja saattaa ilmoitukset valtuustolle tiedoksi; valmistella kunnanhallitukselle esitys tehtäviään koskeviksi hallintosäännön määräyksiksi sekä arvioinnin ja tarkastuksen talousarvioksi. Edellä mainitut tarkastuslautakunnan tehtävät voidaan jakaa kolmeen tehtäväkokonaisuuteen: hallinnon ja talouden tarkastuksen järjestäminen, arviointi ja muut tehtävät. Tarkastuslautakunta käy alustavan keskustelun arviointisuunnitelmasta, työohjelmasta ja toimintatavoista.

11 Iitin kunta Pöytäkirja 7/ Arviointisuunnitelma koskee koko neljää vuotta ja työohjelma koskee yhtä vuotta. Kattavaa suunnitelmaa on hankala tehdä, asiat aktivoituvat eri aikoihin. Aiemmin talouden ja hallinnon tarkastaminen on jäänyt tilintarkastajan vastuulle. Seuraavan kokouksen teema voisi olla mitä hallintoalueita käydään läpi. tavoitteiden ja mittareiden kehittäminen asetetaan kysymykset etukäteen, ei tyydytä ympäripyöreisiin selostuksiin : Tarkastuslautakunta Tarkastuslautakunta jatkaa keskustelua arviointisunnitelmasta ja työohjelmasta seuraavassa kokouksessa. Tarkastuslautakunta jatkaa keskustelua arviointisunnitelmasta ja työohjelmasta. annetaan kokouksessa. Puheenjohtaja antoi kokouksessa alustavan suunnitelman ohjelmaksi: Työohjelma ja arviointisuunnitelma ei ole julkinen. Hallinto, tekninen, sivistys, päivähoito, tilinpäätös ja akuutit asiat tarkastelun kohteiksi Vuoden 2018 painopisteitä ovat mm. - mahdollinen yhteistilaisuus Päijät-Hämeen tarkastuslautakuntien kanssa - PHHYKY:n edustaja kertomaan laskutuksesta ja toiminnasta Joulukuu 2017 (vuoden 2017 tarkastukseen liittyvä) 1. vierailu Haapakimolan koululla klo tilintarkastaja tulee klo Tarkastuslautakunta hyväksyi puheenjohtajan ehdotuksen yksimielisesti.

12 Iitin kunta Pöytäkirja 7/ Tarkastuslautakunta Tilaisuudet, neuvottelut ja koulutus Tarkastuslautakunta BDO; Kuntatalous ja tarkastuslautakunnat, Auditio-konferenssi Helsinki-Tukholma-Helsinki ehdotus kokouksessa. Puheenjohtaja esitteli tiedoksi tulleen koulutuksen ja totesi, että monet lautakunnan jäsenet ovat jo aiemmin syksyllä osallistuneet koulutukseen. Tarkastuslautakunta hyväksyi puheenjohtajan ehdotuksen yksimielisesti.

13 Iitin kunta Pöytäkirja 7/ Tarkastuslautakunta Tarkastuslautakunnan muut asiat ja seuraava kokous Tarkastuslautakunta Sopimus tilintarkastuspalveluiden tuottamisesta on allekirjoitettu KPMG Julkishallinnon Palvelut Oy:n kanssa Merkitään muut asiat tiedoksi. Seuraava tarkastuslautakunnan kokous on klo 17.00, ennen kokousta järjestetään tarkastuskäynti Haapa-Kimolan koulun remontoituihin tiloihin. Tarkastuslautakunta hyväksyi puheenjohtajan ehdotuksen yksimielisesti.