4. Rekisterin nimi Peppi opiskelijahallinnon, opetuksen ja opiskelun suunnittelujärjestelmä

Transkriptio

1 1. Rekisterinpitäjä Centria-ammattikrkeakulu Oy Talnpjankatu 2, Kkkla Puhelin (06) Rekisteriasiista vastaava henkilö ja yhteyshenkilö Vastaava henkilö: Mari Emmes, pintasiainpäällikkö, puh Yhteyshenkilö: Elina Ovaskainen, pääkäyttäjä, puh Tietsujavastaavan yhteystiedt Centria-ammattikrkeakulu Oy, Tietsujavastaava, Talnpjankatu 2, Kkkla, Puhelin (06) , sähköpsti: 4. Rekisterin nimi Peppi piskelijahallinnn, petuksen ja piskelun suunnittelujärjestelmä Järjestelmä mudstuu seuraavista rekistereistä: Perusrekisteri (piskelijarekisteri) Hakijarekisteri Opetuksen suunnittelu Opiskelun suunnittelu Resurssien suunnittelu ja varaus 5. Henkilötietjen käsittelyn tarkitus Perusrekisteriin rekisteröidään Centria-ammattikrkeakulun piskelijat, piskelijiden pintsuunnitelmat, pintsuritukset ja näiden arviinnit sekä pettajat ja muu henkilökunta. Opetuksen ja piskelun suunnittelun käyttötarkitus n petussuunnitelmien, lukuvusisuunnittelun, pettajien työajansuunnittelun, pintjen tteutussuunnitelmien, ppimistapahtumien ja piskelijiden henkilökhtaisten piskelusuunnitelmien sekä erilaisten petukseen ja pintihin liittyvien tdistusten ja raprttien tuttaminen. Perusrekisteri sekä petuksen ja piskelun suunnittelujärjestelmä vat Centria-ammattikrkeakululle välttämätön timien hitamisen ja timinnan suunnittelun, tteutuksen, arviinnin ja seurannan väline. Rekisteröidyt (piskelijat, pettajat, muu henkilöstö) henkilöt vat asiansaisia Centrian pinthallintn liittyvissä asiissa. Järjestelmään rekisteröidään vain ammattikrkeakulun suunnittelun ja timinnan kannalta tarpeelliset tiedt. Opiskelun suunnittelun (HOPS) tietja ylläpidetään piskelijan ikeuksien ja etujen turvaamiseksi. Rekisterin ylläpitäminen ja käyttö perustuvat Centria-ammattikrkeakulun tutkint- ja hallintsääntöön sekä ammattikrkeakuluja kskevaan lainsäädäntöön: Ammattikrkeakululaki (L932/2014) Valtineuvstn asetus ammattikrkeakuluista (A1129/2014) Valtineuvstn asetus krkeakulujen yhteishausta (A293/2014)

2 Laki valtakunnallisista pint- ja tutkintrekistereistä (L884/2017) Opinttukilaki (L65/1994) Opinttukiasetus (A260/1994) Henkilötietlaki (L523/1999) Laki viranmaisten timinnan julkisuudesta (L621/1999) Hallintlaki (L434/2003) Hallintlainkäyttölaki (L586/1996) Asetus viranmaiseen timinnan julkisuudesta ja hyvästä tiednhallintatavasta (A1030/1999) 6. Rekisterin tietsisältö Opiskelijan tiedt piskelijanumer ppijan kansallinen ppijanumer (OID) sukunimi, etunimet, kutsumanimi, (entinen sukunimi) henkilötunnus, syntymäaika, sukupuli kansalaisuus äidinkieli, asiintikieli, kulusivistyskieli yhteystiedt (site, puhelinnumer, sähköpsti) lähimaisen tiedt ktikunta, asuinkunta, maa ulkmaalaisen passinumer kulutuslukitus, kulutushjelma/kulutus, ryhmä kulutusmut petuspiste petuskieli piskelutyyppi tutkint, tutkintnimike, suritettava laajuus, vaadittu laajuus phjakulutus läsnäl-, valmistumis- ja ertiedt pint-ikeusaika, kausimaksimit, käytetyt kaudet henkilökhtainen pintsuunnitelma (HOPS) ja siihen liittyvät tiedt pintsuritukset ja arviinti, suritetut laajuudet, surituspäivämäärät, arviijat kansainväliset piskelu- ja harjitteluvaihdt pintjen edistyminen tdistusmerkinnät, direktiivit ja pätevyydet rahitus rganisaatiyksikkö piskeluikeuteen ja rliin liittyvät lisätiedt tietjen luvuttamista kskevat luvat Opintsuunnitelmatiedt, HOPS suunnitelma pintjen surittamiseksi pintihin ilmittautumiset pintsuritustiedt

3 aiemmin hankitun saamisen tunnustaminen (AHOT) pintjen arviinnit pintjen arviijat surituspäivämäärät suritetut laajuudet pintjen edistyminen kehityskeskustelut pettajatutrit ja pint-hjaajat Hakijan tiedt Opintplku/Oili-palveluista tutavat hakijatiedt ( piskelijan henkilötiedt (etunimet, kutsumanimi, sukunimi, hetu, ppijanumer) sitetiedt äidinkieli ja asiintikieli kansalaisuus phjakulutustiedt hakukhteeseen ja kulutukseen liittyvät tiedt ilmittautumis- ja maksutiedt piskelijavalinnan tulsten julkaisulupaan liittyvät tiedt Henkilökunnan tiedt kutsumanimi sukunimi sähköpsti esimies rganisaatikdi timipaikkakdi kustannuspaikkakdi nimike käyttöikeusrli aktiivisuustiet (nk työsuhteessa) Opetuksen suunnittelu petussuunnitelmatiedt pinnt (pintkknaisuudet, pintjakst, jakstus) tutkinnn rakenteet petussuunnitelmat lukuvusisuunnitelmatiedt lukuvusisuunnittelu pintjakstteutukset tteutuksen pettajat pettajan resurssit tteutuksella työaikasuunnitelmat vusityöaika vapaajakst

4 työpanksen jakautuminen: petus, hjaus, tki, hallinnlliset, muut sähköisesti hyväksytty työaikasuunnitelma tteutussuunnitelmatiedt tteutussuunnitelman kuvaus arviintikriteerit ja arviintimenetelmät aikataulut, ppimistapahtumat ja pettajat 7. Säännönmukaiset tietlähteet Opetushallituksen ylläpitämä valtakunnallinen hakijarekisteri, Opintplku Opetushallituksen ylläpitämä valtakunnallinen OILI-rekisteri Avimen ammattikrkeakulun sekä muiden ammattikrkeakulujen ristiinpiskeluja tekevien piskelijiden piskelija- ja ilmittautumistiedt siirretään Centria-kulutushakulmakkeen kautta. Muiden Opintplun tai kulutuskalenterin ulkpulella levien kulutusten piskelijatiedt siirretään henkilötietlmakkeista Opiskelijatietja päivitetään piskelijiden eramis- ja valmistumisilmituksista sekä piskelijiden piskeluikeuden jatkhakemuksista. Opiskelijiden läsnältiedt päivitys tapahtuu uusien piskelijiden salta OILI-palvelun kautta. Jatkavat piskelijat tekevät lukuvusittain läsnälilmittautumisen Peppiin. Opiskelijat päivittävät itse yhteystietnsa Peppiin. Henkilörekisten tiedt päivittyvät talushallintjärjestelmästä tutavilla työsuhdetiedilla 8. Tietjen säännönmukaiset luvutukset Centria-ammattikrkeakulun säännönmukaiset tietjen luvutukset perustuvat eri laeissa määriteltyihin viranmaisten tiednsaantiikeuksiin. Krkeakulujen piskeluikeus-, ilmittautumis-, tutkint- ja pintsuritustietjen keskitettyä säilytystä ja käyttöä varten n valtakunnallinen tietvarant, jhn ktaan krkeakulujen piskelijatietja sisältävien rekisterien tietsisältöä ja jnka kautta tämä sisältö tarjtaan tietturvallisella teknisellä käyttöyhteydellä piskelijavalintarekisterin ja krkeakulujen yhteisten piskelijavalintapalveluiden käyttöön. Krkeakulu vi käyttää tietvaranta myös muussa timinnassaan ja luvuttaessaan tieta viranmaisille ja muille krkeakuluille. (Laki 884/2017, 23 ) Tietjen säännönmukaiset luvutukset krkeakulujen valtakunnallisen tietvarannn kautta: Opetushallitus, Opiskelijavalintarekisteri Opiskelijavalintarekisteriä ylläpitää petushallitus. Ylipistt ja ammattikrkeakulut sallistuvat rekisterinpitn. Krkeakulu luvuttaa piskelijatietja teknistä käyttöyhteyttä käyttäen krkeakulujen valtakunnallisen tietvarannn kautta piskelijavalintarekisterin ja krkeakulujen yhteisten piskelijavalintapalveluiden käyttöön. (Laki 884/2017, 23, 26 ). Opetushallitus, Opint- ja tutkinttietjen luvutuspalvelu (Kski-palvelu)

5 Opetushallitus ylläpitää pint- ja tutkinttietjen luvutuspalvelua, jnne luvutetaan krkeakulujen valtakunnalliseen tietvarantn sisältyviä 25 :n tarkitettuja tietja.(laki 884/2017). Kski-palvelun käyttöliittymän avulla henkilö vi katsa ja käyttää laissa 884/2017 tarkitettuihin rekistereihin ja tietvarantihin sisältyviä mia tietjaan. Viranmaiset saavat palvelusta tietja teknisen käyttöyhteyden avulla. Opetushallitus vi avata käyttöyhteyden sellaiselle viranmaiselle, jlla n lain njalla ikeus tietjen käsittelyyn. Opetus- ja kulttuuriministeriö Opetus- ja kulttuuriministeriö tuttaa tietvarannsta kulutuksen ja tutkimuksen arviinnin, kehittämisen, tilastinnin sekä muun seurannan ja hjauksen edellyttämiä tietaineistja (Laki 884/2017, 26 ). Tilastkeskus Krkeakulu luvuttaa piskelijatieta Tilastkeskukselle (Tilastlaki 280/ ) teknisenä tallenteena suraan ja krkeakulujen valtakunnallisen tietvarannn kautta. Kansaneläkelaits Krkeakulu luvuttaa piskelijarekisterinsä tietja Kansaneläkelaitkselle (Opinttukilaki /65) krkeakulujen valtakunnallisen tietvarannn kautta: piskelijiden läsnältiedt ja niissä tapahtuneet muutkset, tutkinnt, keskeyttämiset sekä pinttukea saavien piskelijiden pintjen seurantatiedt. Valvira Krkeakulu luvuttaa piskelijatietrekisterinsä tietja teknistä käyttöyhteyttä käyttäen krkeakulujen valtakunnallisen tietvarannn kautta Ssiaali- ja terveysalan lupa- ja valvntavirast Valviran (Laki ja asetus terveydenhulln ammattihenkilöistä L559/1994, A564/1994) käyttöön: suritetut tutkinnt ja pätevyydet, keskeytyneet pinnt ja pintikeuksien menetykset kaikista Valviran valvnnan piiriin kuuluvista ammattiryhmistä. University Admissins Finland knsrti Krkeakulu luvuttaa piskelijarekisterinsä tietja teknistä käyttöyhteyttä käyttäen krkeakulujen valtakunnallisen tietvarannn kautta University Admissins Finland knsrtille krkeakulujen lakisääteisen tehtävän hitamiseksi: tietjen tarkistamisen kansainvälisiin maisterihjelmiin hakeneilta, jtka vat ilmittaneet phjakulutuksekseen sumalaisen krkeakulututkinnn. Tietvarannsta haetaan teknisellä käyttöyhteydellä käsittelyprsessissa tarvittavat hakijan henkilö-, piskeluikeus-, tutkint- ja pintsuritustiedt. Oppijan seurantakyselyt Krkeakulu luvuttaa rekisteriinsä kuuluvia tietja krkeakulujen tietvarannn kautta ppijan seurantakyselyille seuranta-, tilastinti- ja tutkimuskäyttöön (HetiL 14, 15). Tietvarannsta pimitaan tiedt piskelijista ja heidän pinttiedistaan seuranta-, tilastinti- ja tutkimuskäyttöön seurantakyselyiden taustatiedksi. Seurantakyselyt keräävät tieta, jta hyödynnetään krkeakulujen laadunvarmistuksen, petussuunnittelun ja petuksen sekä piskelijiden hjauksen kehittämiseksi (pinnt ja niiden sujuvuus, tutkinnn surittaneiden työllistyminen ja sijittuminen työelämään).

6 Tilastkeskuksen FIONA-etäkäyttöpalvelu Krkeakulu vi päätöksellään luvuttaa tietja tietvarannn kautta tutkimuskäyttöön. Tilastkeskuksen FIONA-etäkäyttöpalvelu n tietturvallinen tutkimusaineistjen käsittelyympäristö tutkimuksessa tarvittaville aineistille. Henkilön sura tunnistaminen estetään Tilastkeskuksen FIONA- järjestelmään tulevissa aineistissa. VIRTA-aineistn käyttölupia vivat hakea viranmaiset, laitkset, tutkimushankkeen vastuulliset jhtajat tai yksittäiset tutkijat, jilla n rganisaatinsa kautta lupa FIONA-järjestelmän käyttöön. VIRTA-aineistn luvuttaminen tutkimuskäyttöön FIONA-etäkäyttöjärjestelmässä edellyttää rekisterinpitäjän eli krkeakulun myöntämää tutkimuslupaa. PURO-palvelu Krkeakulupiskelijat vivat tarkistaa mat VIRTAssa levat suritus-ja tutkinttietnsa tämän palvelun kautta. Lisäksi piskelijalla n mahdllisuus siirtää tisessa krkeakulussa tekemiään pintsurituksia ktikrkeakulun hyväksiluettavaksi. TUUDO Opiskelija vi malla sustumuksellaan hakea TUUDO-mbiilisvelluksesta mia tietjaan. Käyttäjähallinta Tietja siirretään lisäksi Centria-ammattikrkeakulun käyttäjähallintajärjestelmään tarvittavien käyttäjätunnusten ylläpitämiseksi ja ppimisympäristön työtiljen mudstamiseen. Sähköinen asiinti Tietja siirretään Sähköiseen asiintiin, jssa piskelijat vivat tehdä erilaisia piskeluikeuteen liittyviä hakemuksia (jatkaikahakemus, siirthakemus, erilmitus, tutkinttdistushakemus) ja tdistustilauksia. Opint-pas Opetussuunnitelmat ja pintjaksjen tteutusten tiedt siirretään sähköiseen pintppaaseen. Pyynnöstä tietja luvutetaan uikmaalaisviranmaiselle ja pliisiviranmaiselle maassa leskeluluvan tarkistamiseen. Centria-ammattikrkeakulu luvuttaa harkinnan mukaan tietja krkeakulua hyödyttäviin muiden yhteisöjen tekemiin tutkimuksiin ja kyselyihin. Pyytäjän n esitettävä rekisterinpitäjälle tietjen käyttötarkitus sekä muut tietjen luvuttamisen edellytyksiin vaikuttavat seikat. Tietjen luvutuksen edellytyksenä n tutkimuslupa ja suunnitelma. Centria-ammattikrkeakulu nudattaa hyvää rekisteröintitapaa ja edellyttää, että tietjen luvutusta hakevalla n asiallinen yhteys khderyhmään, jnka tietja pyydetään. Henkilörekisterilain mukaan tietja saa käyttää vain siihen tarkitukseen, jta varten ne n luvutettu. Nimi- ja sitetietjen käyttäjän tulee ilmittaa, mistä tiedt n saatu. Ammattikrkeakulun timinnan suunnittelua, seurantaa ja arviintia varten järjestelmästä tutetut raprtit ja tilasttiedt eivät sisällä henkilötietja.

7 9. Tietjen siirt EU:n tai ETA:n ulkpulelle Järjestelmän tietja ei siirretä EU:n tai Eurpan talusalueen ulkpulelle. 10. Rekisterin sujauksen periaatteet Peppi-järjestelmä n tarkitettu vain Centria-ammattikrkeakulun sisäiseen käyttöön. Peppijärjestelmää käytetään Internet selaimen kautta malla henkilökhtaisella käyttäjätunnuksella ja salasanalla. Palvelin sijaitsee Eduix Oy:n knesalitilassa. Järjestelmän käyttäjille määritellään käyttöikeudet käyttäjäryhmäkhtaisesti. Henkilön käyttöikeuksia vidaan myös laajentaa, vähentää tai pistaa, js työnkuva muuttuu. Järjestelmän käyttöikeus pistetaan henkilön siirtyessä pis niistä tehtävistä, jita varten hänelle n annettu käyttöikeus. Henkilön käyttöikeus pistuu autmaattisesti työsuhteen tai piskeluikeuden päättyessä. Järjestelmän käyttäjät vivat käyttöikeuksiensa mukaan tuttaa järjestelmästä tulsteita ja raprtteja. Henkilötietja sisältävät tulsteet ja raprtit hävitetään silppuamalla tai tietsujajätteenä. 11. Tarkastusikeus Opiskelijalla ja työntekijällä n mahdllisuus nähdä ja tarkistaa itseään kskevat tiedt. Opiskelija vi antaa sustumuksensa tai kieltää nimi- ja sitetietjensa luvuttamisen suramarkkinintiin ja/tai kulutusmarkkinintiin. Tiedt vat piskelijan itsensä muutettavissa Peppi-piskelijaliittymän kautta. Opiskelijarekisteriin rekisteröidyllä n ikeus tutustua ja nähdä häntä itseään kskevat tiedt ja pyynnöstä saada niistä kpit pinttimiststa. Osan tiedistaan piskelija vi tarkistaa Peppipiskelijaliittymän kautta. Henkilörekisteriin kirjatulla n ikeus nähdä tietnsa. Kirjattu vi tarkistaa san rekisteröidyistä tiedistaan Peppi-pettajaliittymän kautta. Kattavat tiedt vi pyytää timipisteen henkilörekisterin vastuukäyttäjältä. Opiskelija ja henkilökuntaan kuuluva vi katsa järjestelmästä itseään kskevat tiedt. Opiskelijalla n mahdllisuus nähdä ja tarkastaa hänestä rekisteröidyt tiedt ja niiden ajantasaisuus. Opiskelija vi henkilökhtaisesta pintsuunnitelmastaan (HOPS) henkilö- ja piskelutietnsa ikeellisuuden ja ajantasaisuuden. Opiskelija vi tarkastella ja mukata HOPSinsa sisältämiä pintjaksja, ilmittautua pintjaksille, nähdä pintsurituksensa ja arviinnit, pintpistekertymän ja pintjen edistymisen. Opiskelijalla n ikeus saada pinttimiststa virallinen piskelutdistus ja pintsurituste. 12. Oikeus vaatia tiedn krjaamista tai pista Rekisterinpitäjän n ilman aiheetnta viivytystä ma-alitteisesti tai rekisteröidyn vaatimuksesta ikaistava, pistettava tai täydennettävä rekisterissä leva, käsittelyn kannalta virheellinen, tarpeetn, puutteellinen tai vanhentunut henkilötiet. On tarpeen humiida, että rekisterinpitäjällä saattaa lla muita lain edellyttämiä vaatimuksia jatkaa henkilötietjen käsittelyä jllin pistamispyyntö evätään. Rekisteröidyllä n ikeus vaatia tiedn krjaamista. Opiskelijatiedt, jita piskelija ei vi itse päivittää,

8 krjataan järjestelmään piskelijan ilmituksen mukaisesti. Tiedn krjaamisen hitaa Centrian piskelijarekisterin vastuukäyttäjä. Henkilörekisteriin kirjattujen tiedt krjataan henkilön ilmituksen mukaisesti. Tiedn krjaamisen hitaa Centrian henkilörekisterin vastuukäyttäjä.