Uusi Kunta projektin tilanne. Puheenjohtajien jaosto

Transkriptio

1 Uusi Kunta projektin tilanne Puheenjohtajien jaosto Järvenpään kaupunki Minna Lohtander

2 Puheenjohtajien jaosto Aiheet: A. Poliittisen päätöksentekorakenteen valmistelu työryhmän nimeäminen aikatauluraamien tarkastelu B. Valtuustoseminaarin osallisuusmallin työskentelyn tulokset Järvenpään kaupunki Minna Lohtander

3 A) Poliittisen päätöksentekorakenteen valmistelu; työryhmän nimeäminen ja aikataulun tarkastelu Järvenpään kaupunki Minna Lohtander

4 Uusi Kunta -projektin työryhmät ja teemat Visio ja strategia Kaupunkistrategian uudistaminen; visio, tulevaisuuskuvat, toimintaajatus ja arvot. Strategisten päämäärien, indikaattorien, valtuustokauden sekä talousarviovuoden tavoitteiden asettaminen (strategisen kehittämisen tiekartta). Prosessit ja palvelut - kaupungin ydin-, avain-, palvelu- ja tukiprosessien ja palvelujen tarkistaminen, yhteisen toiminnan prosessien kehittäminen maakunnan suuntaan, asukkaiden ja muiden sidosryhmien osallistumista, vaikuttamista, oma-aloitteista tekemistä ja yhteisöllisyyttä tukevien palvelujen ja toimintatapojen kehittäminen (Järvenpään osallisuusmalli). Organisaatio ja johtaminen - prosesseja tukevan organisaation suunnittelu, johtamisen kehittäminen uuutta työkulttuuria (mm.itseohjautuvuus) tätä tukevaan suunntaan, hallintokulttuurin uudistaminen avoimeen, mahdollistavaan ja osallistavaan suuntaan, (SOTE tukiprosessien palvelujen ja henkilöstöresurssien selvitys ja siirto). Poliittinen päätöksentekorakenne poliittisen päätöksenteon ja luottamushenkilöorganisaation linjaaminen prosessien kanssa. Kaupunginvaltuuston, kaupunginhallituksen ja muiden toimielimien koko ja tehtävät. Säännöt ja sopimukset kaupungin hallintosäännön sekä muiden sääntöjen päivitys, allianssisopimuksen yms. sopimusten päivitys. Talous uuden organisaation mukaisten talousrakenteiden suunnittelu ja talousarvion laatiminen. Tiedonhallinta, ICT, digitalisaatio uudistusten toteutus tietojärjestelmissä mm. organisaatio-, henkilöstö- ja taloustiedonhalllinta, kaupungin hallinnon sekä päätöksenteon tiedonhallinnan ja tietojärjestelmien kehittäminen (asianhallintajärjestelmä, raportoinnin kehittäminen), digitalisoinnin esim. kuntalaisten sähköisen asioinnin sekä osallisuuden ja vaikuttamisen digitaalisten ratkaisujen kehittäminen, esim. MunJäke mobiiliosallistaminen. Työ aloitettu Työ ei ole alkanut Järvenpään kaupunki Minna Lohtander

5 Työryhmien organisointi ja resurssit Projektiryhmä Projektipäällikkö: Minna Lohtander * Työ syventyy toimialoja laajemmin osallistavissa alatyöryhmissä Jäsenet: Antti Peltola, Päivi Autere, Tuula Alkula/viestintäjohtaja?, Tanja Hiilinen-Häsä, Virpi Kolehmainen, Petja Harakka, Kirsi Rinne, Pentti Laari, Tero Seitsonen, Mari Karsio ja Matleena Ylitalo (siht.) Visio ja kaupunkistrategia* Prosessit ja palvelut* Organisaatio ja johtaminen* Työryhmän pj: Minna Lohtander Jäsenet: Olli Naukkarinen, Antti Peltola, Marju Taurula, Olli Keto-Tokoi, Päivi Autere, Tanja Hiilinen-Häsä, Tuula Alkula/viestintäjohtaja, Tero Seitsonen, Mari Karsio Työryhmän pj: Minna Lohtander Jäsenet: Marju Taurula, Kristiina Kariniemi-Örmälä, Päivi Autere, Olli Keto-Tokoi, Antti Peltola, Tanja Hiilinen-Häsä, Tero Seitsonen, Marjut Suo, Mari Karsio, Pentti Laari, Matleena Ylitalo (työryhmän sihteeri) Työryhmän pj. Päivi Autere Jäsenet: Virpi Kolehmainen, Marju Taurula, Olli Keto-Tokoi, Kariniemi-Örmälä, Petja Harakka, Minna Lohtander, Tanja Hiilinen-Häsä, Kirsi Rinne, Antti Peltola, Matleena Ylitalo (työryhmän sihteeri) Poliittinen päätöksenteko Työryhmän pj. Jäsenet: Kaupungin johtoryhmän esitys: Poliittisen päätöksentekorakenteen valmistelevana työryhmänä toimii Puheenjohtajien jaosto, kaupungin johtoryhmän tukemana. Säännöt ja sopimukset Työryhmän pj. Petja Harakka Työryhmän jäsenistö tarkentuun myöhemmin. Talous Tiedonhallinta, ICT, digitalisaatio Työryhmän pj. Antti Peltola Jäsenet: Kirsi Rinne, Topi Luostarinen, Anne Mäkiprosi, (työryhmän jäsenistö tarkentuu työryhmän aloittaessa toimintanta) Työryhmän pj. Pentti Laari Jäsenet: Jukka Kuusela (TOS, CaseM projekti), Seppo Oksa, Hanna Downton (ICT sote), Mirja Kakkonen, Minna Lohtander, Jouni Vastamäki, Kirsi Rinne 5

6 Uusi Kunta -projektin aikataulu Visio ja strategia Visio, tulevaisuuskuvat ja arvot Strategiset päämäärät, indikaattorit ja kehittämisen tiekartta Prosessit ja palvelut Ydin-, tuki-, avain-, palvelu- ja prosessien tarkistus Yhteisen toiminnan prosessit, tarkistukset Maakuntauudistuksen tarkentuessa. (Alueellinen sote kehitys) Organisaatio ja johtaminen Johtamisjärjestelmän uudistaminen Organisaatio ja henkilöstöresurssit (vaiheittain, alueellinen sote kehitys huomioiden) Yhteistoiminta Poliittinen päätöksentekorakenne Valtuuston, kaupunginhallituksen ja muiden toimielimien koko ja tehtävät Säännöt/sopimukset Päivitys prosesseja, palveluita, johtamista ja päätöksentekoa tukevaksi Talous Uuden organisaation talousrakenteet Uuden organisaation budjetin laadinta valmis Visio, tulevaisuuskuvat ja arvot Ydin/tukiprosessit v ja v päätös Maakuntien väliaikaishallinto aloittaa toimintansa Avain/palveluprosessit valmistelu käyttöönoton valmistelu käyttöönotto Strategisen kehittämisen tiekartta Strategian raportointi 2018 perustuen talousarviotavoitteisiin Alueellinen SOTE järjestämiskuntayhtymä Organisaatio ja johtamisjärjestelmä, henkilöstöresurssit (SOTE tuotannon aiheuttamat muutokset ), yhteistoiminta Maakuntavaalit 10/2018 Siirtymän valmistelu Yhteisen toiminnan prosessit Uusi visio ja kaupunkistrategia voimaan Sopimukset Maakunnat aloittavat toimintansa Organisaatiotarkistukset, henkilöstöresurssit , yhteistoiminta Pilotointi (itseohjautuvuus), henkilöstösiirtymän ja organisaatiomuutosten valmistelu ja siirtymävaihe Poliittinen päätöksentekorakenne Siirtymävaihe Talousrakenteet Säännöt Talousarvio 2019 Kuuden sote tuotantokuntayhtymä Talousrakenteet Talousarvio 2020 Tiedonhallinta ja ICT Tiedonohjaus (TOS), asianhallinta, digiosallistamisen kokeilut ICT henkilöstö- ja taloushallinto Huom. kaikki digitalisointi ja ICT ei tässä Asianhallinta CaseM Innoduel kokeilu MunJäke kokeilu Digitalisointi HR ja HR ja Siirtymän talous Järvenpään valmistelu kaupunki Minna talous Lohtander Siirtymän valmistelu 6 ICT ICT

7 Uusi Kunta päätöksentekoaikataulu 2018 Kevät 2018 KH KH esitys valtuustoon visio, tulevaisuuskuvat ja arvot, ydin- ja tukiprosessien tarkistaminen Pj jaosto Tilannekatsaus KV KV päätös: visio, tulevaisuuskuvat ja arvot KV päätös: ydin- ja tukiprosessien tarkistaminen KH ? KH päätös: avainprosessit (KH päätös: ohjaus-, ja tukiprosessit sekä palveluprosessit niiden alla Syksy 2018 elokuu 2018 Ltk päätös: palveluprosessit syyskuu 2018 lokakuu 2018 marraskuu 2018 joulukuu 2018 KV päätös: Strategisen kehittämisen tiekartta KV päätös: Poliittinen päätöksentekorakenne KV päätös: Hallintosääntö Etenemisen ja aikataulun suunnittelu (tarkennetaan kun syksyn kokouskalenteri on hyväksytty) Järvenpään kaupunki Minna Lohtander

8 B) Valtuustoseminaarin osallisuusmallin työskentelyn tulokset Järvenpään kaupunki Minna Lohtander

9 Valtuustoseminaarin ryhmätyö osallisuusmallin kehittämiseksi TEHTÄVÄ 1 TEHTÄVÄ 2 Osallisuuden keinojen valinta; mistä eniten hyötyä asiakkaille ja toteutusmahdollisuudet Osallisuuden keinojen ja tavoitteiden priorisointi ja sijoittaminen kehittämisen tiekartalle HYÖTY ASIAKKAAL LE, VAIKEA TOTEUTTAA HITTI idea idea 2019 Tavoitteet 2020 Tavoitteet HUTI EI SUURTA HYÖTYÄ ASIAKKAALL E idea 2021 Tavoitteet 9

10 Osallisuuteen liittyvien keinojen ja tavoitteiden tiekartta TAVOITE: TIEDOTTAMINEN JA VIESTINTÄ KUNTOON, VIRKAMIESTEN TAVOITETTAVUUDEN PARANTAMINEN 2019 Tiedottaminen ja viestintä - verkkosivujen uusiminen - verkkotiedottaja - tiedottaminen selkokielellä Virkamiesten tavoitettavuus - kaupunginjohtajan blogi - kyselytunnit - chat Aloitteet ja ideat - asukkaiden ideailta 4krt/v - aloitteiden seuraaminen mahdolliseksi Osallistava budjetointi I Digitaaliset vuorovaikutuskanavat - MunJäke sovellus I (osallistaminen) Yhteiskehittäminen ja palaute - palvelumuotoilu - kokemusasiantuntioiden hyödyntäminen - palautteen keruu, myös asiakkaan kohtaamisen yhteydessä - sparrausryhmät Osallistamisen edellytykset - toimintakulttuurin muutos (halu) - riittävä resursointi Tapahtumat - kaupunkitapahtumat - pop-up tapahtumat Tilat - kohtaamistatilat ja paikat, olohuoneet - tiloja toiminnalle ja nuorille TAVOITE: OSALLISTAVA BUDJETOINTI JA MAHDOLLISUUS VAIKUTTAA OMAAN ASUINALUEESEEN 2020 Osallistava budjetointi II - kaupunginosabudjetointi Aloitteet ja ideat - asukkaiden ideariihi - innovaatioryhmät Kuntalaisäänestykset Digitaaliset vuorovaikutuskanavat - MunJäke sovellus II (vuorovaikutteinen, korjaustarpeet kentältä ) Yhteiskehittäminen ja palaute - projektimainen kuntavaikuttaminen - alueelliset kävelyt ja esittelyt - palautteiden hyödyntäminen Osallistamisen edellytykset - yhteisömanageri Tilat - tilojen tehostaminen (uusien suunnittelu) - vapaat tilat (Etälä yhteisöille) TAVOITE: OSALLISUUDEN VAHVISTAMINEN YHTEISKUNNASSA (ÄÄNESTYSPROSENTTI 100%, ASIALLINEN KESKUSTELU JO VUOSIA) 2021 Osallistava budjetointi III - eri väestöryhmille korvamerkityt Virkamiesten tavoitettavuus - virkamiesten kyselytunti Aloitteet, ideat, yhteiskehittäminen, palaute - kyselyt kuntalaisille eri keinoin Osallisuuden vahvistaminen / verkostoitumisen tuki - kuntalaisten koulutus (jo koulutusasteilla vapaasti valittavat opinnot, opiston kurssit) - työntekijöiden ja työnantajien kohtaaminen Tilat - tilojen tarjoaminen yhdistyksille ja yrityksille