Arhenius Päivi. Järvenpää Keijo Korhonen Kirsti Mäkipää Eelis Nordfors Hannele Uusitalo Heikki

Transkriptio

1 1 KOKOUSAIKA Maanantai klo KOKOUSPAIKKA Torikadun olohuone LÄSNÄOLLEET JÄSENET: Kivistö Henna-Riikka Arhenius Päivi Hakala Pekka Immonen Anna-Kaisa Järvenpää Keijo Korhonen Kirsti Mäkipää Eelis Nordfors Hannele Uusitalo Heikki puheenjohtaja, vt. kirkkoherra, varapj MUUT: Norokorpi Eero Ilottu Ari kirkkovaltuuston puheenjohtaja kirkkovaltuuston varapuheenjohtaja, estynyt Käsiteltävät asiat: ALLEKIRJOITUKSET: Henna-Riikka Kivistö puheenjohtaja Karolina Puuska sihteeri PÖYTÄKIRJAN TARKASTUS: Pöytäkirja on tarkastettu Hämeenkyrössä / 2019 / 2019 _ PÖYTÄKIRJAN NÄHTÄVILLÄOLO: Pöytäkirja on yleisesti nähtävillä kirkkoherranvirastossa Todistaa: Ilmoitustaulun hoitaja

2 2 AIKA: Maanantai klo PAIKKA: Torikadun olohuone KÄSITELTÄVÄT ASIAT: 26 KOKOUKSEN AVAUS, LAILLISUUDEN JA PÄÄTÖSVALTAISUUDEN TOTEAMINEN 27 PÖYTÄKIRJAN TARKASTAJAT 28 TYÖJÄRJESTYKSEN HYVÄKSYMINEN 29 TARKASTETUN PÖYTÄKIRJAN NÄHTÄVILLÄOLO 30 SEURAKUNNALLISEN TOIMINNAN PÄÄLUOKAN TALOUSARVIOYLITYKSEN HYVÄKSYMINEN 31 TILINPÄÄTÖS JA TOIMINTAKERTOMUS VASTUUVAPAUDEN MYÖNTÄMINEN HALLINTOA JA TALOUTTA HOITANEILLE 33 VAHVISTUSILMOITUSKIRJE 34 TILINTARKASTAJAN VALINTA 35 HENKILÖSTÖASIA (EI JULKINEN) 36 LUOTTAMUSHENKILÖPALKKIOT 37 SEURAKUNTAPASTORIN IRTISANOUTUMINEN 38 KUULUTUSMENETTELY HÄMEENKYRÖN SEURAKUNNAN HAUTAUSMAILLA 39 VIRANHALTIJAPÄÄTÖKSET 40 MUUT ASIAT 41 TIEDOKSI 42 OIKAISUVAATIMUSOHJE, VALITUSOSOITUS JA KOKOUKSEN PÄÄTTÄMINEN Henna-Riikka Kivistö vt. kirkkoherra, kirkkoneuvoston puheenjohtaja

3 3 26 KOKOUKSEN AVAUS, LAILLISUUDEN JA PÄÄTÖSVALTAISUUDEN TOTEAMINEN KJ 9:1 : Kokouksen kutsuu koolle puheenjohtaja kirkkoneuvoston päättämällä tavalla. Kn 10 /99: Kokouskutsu on toimitettava ille viimeistään kolme (3) päivää ennen kokousta. KL 7:4 : Seurakunnan toimielin on päätösvaltainen, kun enemmän kuin puolet istä on saapuvilla. PÄÄTÖSESITYS: Todetaan kokous laillisesti kokoon kutsutuksi ja päätösvaltaiseksi. 27 PÖYTÄKIRJAN TARKASTAJAT Kn ohjesääntö 6 : Pöytäkirjan tarkastaa kaksi kokouksen valitsemaa tarkastajaa tai, jos kokous niin päättää, kirkkoneuvosto kokouksessaan. PÄÄTÖSESITYS: Valitaan kaksi pöytäkirjantarkastajaa, jotka toimivat myös ääntenlaskijoina. Aakkosjärjestyksessä seuraavat ovat Mäkipää Eelis ja Nordfors Hannele.

4 4 28 TYÖJÄRJESTYKSEN HYVÄKSYMINEN PÄÄTÖSESITYS: Esityslista päätösehdotuksineen hyväksytään työjärjestykseksi. 29 TARKASTETUN PÖYTÄKIRJAN NÄHTÄVILLÄOLO PÄÄTÖSESITYS: Tämän kokouksen tarkastettu pöytäkirja on yleisesti nähtävillä 14 päivää ajalla kirkkoherranvirastossa Ilmoitus nähtävillä olosta on seurakunnan ilmoitustaululla.

5 5 30 SEURAKUNNALLISEN TOIMINNAN PÄÄLUOKAN TALOUSARVIOYLITYKSEN HYVÄKSYMINEN ESITTELIJÄ: Talouspäällikkö Hämeenkyrön seurakunnan kirkkovaltuusto on määrittänyt seurakunnallisen toiminnan sitovuustasoksi valtuustoon nähden pääluokkatason toimintakatteen, eli kulujen ja tulojen neton. Vuoden 2018 toteuma seurakunnallisen toiminnan pääluokassa on ylittynyt ,38 euroa. Talousarvioylityksen syynä ovat muun muassa seuraavat toteumat talousarviossa: Maksutuotot eivät toteutuneet siinä määrin kuin oli odotettu (erotus 8.381,34 euroa) ja henkilöstökuluissa oli hieman ylitystä (2.191,36 euroa). Lisäksi ostopalveluna toteutettaviin toimintoihin varatut määrärahat eivät olleet linjassa edellisten vuosien toteumien kanssa (7.120,73 euroa). Kuljetuspalveluiden kustannukset nousivat talousarviovuonna, mitä ei ollut voitu ennakoida (5.633,00 euroa). Lisäksi elintarvikekulujen kohdalla maksettiin vuosina syntyneitä kuluja, joita ei ollut laskutettu ajallaan (11028,99 euroa). PÄÄTÖSEHDOTUS: Kirkkoneuvosto päättää esittää kirkkovaltuustolle, että se hyväksyy seurakunnallisen toiminnan pääluokan toimintakatteen ylityksen yhteensä ,38 euroa.

6 6 31 TILINPÄÄTÖS JA TOIMINTAKERTOMUS 2018 ESITTELIJÄ: Talouspäällikkö Hämeenkyrön seurakunnan tilinpäätös vuodelta 2018 on ,55 euroa ylijäämäinen. Vuosikate on ,38 euroa. Vuosikatetta paransivat kertaluonteiset erät, Kyröskosken seurakuntatalon myynti (myyntivoitto ,46 euroa) ja Kaitavuoren metsäalueen rauhoittaminen (korvaus ,00 euroa). Verotuloja ja valtionrahoitusta vuonna 2018 kertyi ,96 euroa, missä on laskua edelliseen vuoteen ,38 euroa. Seurakunnallisen toiminnan pääluokka ylittyi ,38 euroa. Toisaalta hautaustoimen pääluokka alittui merkittävästi ,87 euroa. Hautaustoimen alitukseen vaikuttivat toisaalta säästöt palkkakuluissa, toisaalta liian alhaisiksi arvioidut maksutuotot. Hautainhoitorahaston tulos on ,24 euroa alijäämäinen. Hautainhoitorahaston sopimuksia kattava pääoma on ,18 euroa. Pääoma on ,90 euroa alikatteinen. Liitteenä Tasekirja, joka sisältää tilinpäätöksen ja toimintakertomuksen (Liite 1) PÄÄTÖSEHDOTUS: Kirkkoneuvosto päättää esittää: 1. kirkkovaltuuston hyväksyttäväksi vuoden 2018 tilinpäätöksen, joka sisältää toimintakertomuksen, tuloslaskelman, rahoituslaskelman, taseen ja käyttötalouden ja investointien toteutumisvertailut sekä erillisenä kirjanpitona hoidetun hautainhoitorahaston tuloslaskelman ja taseen. 2. Vuoden 2018 ylijäämän ,55 euron kirjaamista ylialijäämätilille. 3. mikäli tilintarkastajilla ei ole huomautettavaa, esittää kirkkoneuvosto kirkkovaltuustolle, että se päättää tilinpäätöksen vahvistamisesta.

7 7 32 VASTUUVAPAUDEN MYÖNTÄMINEN HALLINTOA JA TALOUTTA HOITANEILLE ESITTELIJÄ: Talouspäällikkö Kirkkojärjestys 9 3. mom. Kirkkoneuvoston on esitettävä tilinpäätös ja tilintarkastuskertomus sekä siihen mahdollisesti liittyvät vastineet kirkkovaltuuston käsiteltäväksi. Kirkkovaltuuston on päätettävä tilinpäätöksen vahvistamisesta ja vastuuvapauden myöntämisestä kesäkuun loppuun mennessä. ESITTELIJÄN PÄÄTÖSESITYS: Kirkkoneuvosto päättää esittää kirkkovaltuustolle, että kirkkovaltuusto päättää vastuuvapauden myöntämisestä Hämeenkyrön seurakunnan hallintoa ja taloutta hoitaneille luottamushenkilöille ja viranhaltijoille tilikaudelta VAHVISTUSILMOITUSKIRJE ESITTELIJÄ: Talouspäällikkö Tilintarkastaja on pyytänyt osana tilintarkastusprosessia kirkkoneuvostolta vahvistusilmoituskirjeen. Vahvistusilmoituskirje pyydetään vuosittain tilinpäätöksen tarkastuksen yhteydessä ennen tilintarkastuskertomuksen antamista. Vahvistusilmoituskirjeellä tilintarkastaja hankkii kirjallisen vahvistuksen siitä, että johto on täyttänyt lakisääteiset velvollisuutensa, jotka koskevat tilinpäätöksen antamista ja sitä, että tilintarkastajalle annetaan täydelliset tiedot. Vahvistusilmoituskirjeen tarkoituksena ei ole määritellä vastuita eikä lisätä johdon vastuuta yli lain säännösten. Pääasiallisena tarkoituksena johdon näkökulmasta on se, että vahvistettavia asioita harkitaan entistä huolellisemmin. Toimivan johdon odotetaan tietävän riittävästi vahvistusilmoituskirjeessä mainituista asioista, tai sen odotetaan tehneen asianmukaisiksi katsomiaan tiedusteluja pystyäkseen antamaan

8 8 pyydetyn kirjallisen vahvistusilmoituksen. Vahvistusilmoituskirje on liitteenä. (Liite 2.) ESITTELIJÄN PÄÄTÖSESITYS: Kirkkoneuvosto päättää antaa vahvistusilmoituskirjeen tilintarkastajalle ja päättää, että kirjeen allekirjoittavat kirkkoherra kirkkoneuvoston puheenjohtajana ja talousjohtaja. 34 TILINTARKASTAJAN VALINTA ESITTELIJÄ: Talouspäällikkö Hämeenkyrön seurakunnan tilintarkastusta on hoitanut BDO Audiator Oy. Vastuullisena tilintarkastajana on toiminut Vesa Keso, ja avustavana tarkastajana Merja Laakkonen. Tilintarkastuksesta vuosille on pyydetty tarjoukset BDO Audiator Oy:ltä ja Revisium Oy:ltä. Molemmilla tilintarkastusyhteisöillä on vahva kokemus seurakuntatalouden tarkastamisesta. ESITTELIJÄN PÄÄTÖSESITYS: Kirkkoneuvosto päättää esittää kirkkovaltuustolle, että se hyväksyy BDO Audiator Oy:n tarjouksen. Vastuullisena tarkastajana Markus Mäkelä JHT, HT, ja avustavana tarkastajana Merja Laakkonen.

9 9 35 HENKILÖSTÖASIA (EI JULKINEN) 36 LUOTTAMUSHENKILÖPALKKIOT ESITTELIJÄ: Kirkkoherra Aiemmin KN LUOTTAMUSHENKILÖIDEN KOKOUSPALKKIOISTA PÄÄTTÄMINEN ESITTELIJÄ: Kirkkoherra ESITTELIJÄN EHDOTUS: Hämeenkyrön seurakunnan luottamushenkilöille maksetaan palkkiota luottamustehtävän hoitamisesta sekä matkakorvausta kokouksiin kulkemisesta. Palkkiota maksetaan luottamushenkilöille kirkkovaltuuston ja kirkkoneuvoston kokouksiin osallistumisesta sekä vaalilautakunnan kokouksiin osallistumisesta. Palkkio maksetaan myös katselmuksesta, neuvottelusta tai muusta toimituksesta, johon toimielimen tai erikseen nimetty edustaja osallistuu toimielimen päätöksen perusteella ja josta laaditaan pöytäkirja, pyydetty lausunto, raportti tai selostus. Palkkiota ei sovelleta toimielimen kokoukseen kutsuttuun asiantuntijaan eikä toimielimen järjestämään iltakouluun tai muuhun vastaavaan toimintaan. Luottamushenkilöpalkkio maksetaan kerran vuodessa. Kirkkoneuvoston ja valtuuston kokouksista palkkio maksetaan pöytäkirjojen läsnäoloilmoitusten perusteella ilman eri hakemusta. Muista palkkioista luottamushenkilöiden tulee oma-aloitteisesti hakea palkkiota kunkin vuoden joulukuun alkuun mennessä. Luottamushenkilöiden kokousmatkoista suoritetaan käytetyn kulkuneuvon mukaista matkakustannusten korvausta soveltuvin osin kirkon yleisen virka- ja työehtosopimuksen mukaisesti. Normaaleista kokousmatkoista aiheutuvat matkakustannukset ilmoitetaan kokouksen läsnäoloilmoituksen yhteydessä ja ne maksetaan kokouspalkkioiden yhteydessä ilman eri laskutusta. Muista matkoista luottamushenkilön tule omaaloitteisesti hakea korvausta kunkin vuoden joulukuun alkuun mennessä.

10 10 Luottamushenkilöille maksettavat palkkiot Hämeenkyrön seurakunnassa luottamushenkilökaudella : Kirkkovaltuuston kokous 30 Kirkkoneuvoston kokous 30 Vaalilautakunnan kokous 30 Muu tämän pykälän mukainen kokous 30 ESITTELIJÄN PÄÄTÖSESITYS: Kirkkoneuvosto päättää esittää kirkkovaltuustolle hyväksyttäväksi aiemmin KN käsitellyt luottamushenkilöpalkkiot.

11 11 37 SEURAKUNTAPASTORIN IRTISANOUTUMINEN ESITTELIJÄ: Kirkkoherra Seurakuntapastori Mari Metsävainio on irtisanoutunut virastaan Hänellä on kahden viikon irtisanoutumisaika, minkä johdosta hänen virkasuhteensa päättyy Kyseisen papinviran täyttämisestä on syytä käydä tässä vaiheessa perusteellinen keskustelu, jossa otetaan huomioon seurakunnan toiminnan tarpeet ja toisaalta taloudelliset resurssit. ESITTELIJÄN PÄÄTÖSESITYS: Kirkkoneuvosto merkitsee saaneensa tiedoksi Mari Metsävainion eroilmoituksen seurakuntapastorin virasta. Neuvosto käy alustavan keskustelun seurakuntapastorin viran täyttämisestä tai täyttämättä jättämisestä.

12 12 38 KUULUTUSMENETTELY HÄMEENKYRÖN SEURAKUNNAN HAUTAUSMAILLA ESITTELIJÄ: Talouspäällikkö Hämeenkyrön seurakunnan hautausmailla toteutetaan kuulutusmenettely sekä hoitamattomien hautojen että hallinta-ajaltaan päättyneiden hautojen osalta. Hoitamattomien hautojen osalta määritelmänä on, että haudalle ei ole ostettu seurakunnan tarjoamaa hautainhoitoa, ja sitä ei ole silmämääräisen arvion mukaan kitketty tai muuten hoidettu. Monivuotisen perennan istuttaminen haudalle ei ole riittävää haudanhoitoa, jos perennaa ei kitketä. Jos haudan hoito on laiminlyöty, kirkkoneuvosto voi velvoittaa hautaoikeuden haltijaa kunnostamaan haudan vuoden määräajassa siitä, kun päätös on annettu hänelle tiedoksi. Jollei hän sitä tee, kirkkoneuvosto voi julistaa hautaoikeuden menetetyksi. (KL 17:5) Hautausmaatyöntekijät ovat tehneet listaa hoitamattomista haudoista. Lista tarkastetaan vielä keväällä 2019 ja käsitellään KN kokouksessa, jonka jälkeen kuulutusmenettely alkaa välittömästi. Hauta palautuu seurakunnalle, mikäli haudan hoitoa ei ole aloitettu mennessä. Hallinta-ajaltaan päättyneiden hautojen osalta kuulutusmenettely aloitetaan samoin Haudoille asetetaan tiedote hautaoikeuden päättymisestä. Hauta palautuu seurakunnan haltuun, mikäli hautaoikeutta ei ole jatkettu kuulutusajan loppuun mennessä. ESITTELIJÄN PÄÄTÖSESITYS: Kirkkoneuvosto päättää, että 1) hoitamattomiksi todetut haudat kuulutetaan hoitamattomuudesta KL 17 luvun 5 mukaan. Kaikille niille haudanhaltijoille, joille löytyy osoite, lähetetään kirjallisesti tieto kuulutuksesta. Kuulutettaville haudoille asetetaan siitä ilmoittava tiedotekilpi. Kuulutus julkaistaan lisäksi paikallislehti Uutisoiva:ssa ja seurakunnan nettisivuilla. Hauta palautuu seurakunnalle, mikäli haudan hoitoa ei ole aloitettu mennessä. 2) hallinta-ajaltaan päättyneet haudat kuulutetaan. Kaikille niille haudanhaltijoille, joille löytyy osoite, lähetetään kirjallisesti tieto kuulutuksesta. Kuulutettaville haudoille asetetaan siitä

13 13 ilmoittava tiedotekilpi. Kuulutus julkaistaan lisäksi paikallislehti Uutisoiva:ssa ja seurakunnan nettisivuilla. Hauta palautuu seurakunnan haltuun, mikäli hautaoikeutta ei ole jatkettu kuulutusajan loppuun mennessä. 39 VIRANHALTIJAPÄÄTÖKSET Kahden kausityöntekijän palkkaaminen rippikoulu-, varhaisnuoriso- ja diakoniatyön leirityöhön. 40 MUUT ASIAT 41 TIEDOKSI Kirkkoherranviraston muutto Isopappilaan Työpaja-asia Musiikkityön lisämäärärahan tarve Sähkön hankinta alkaen Vaasan sähköstä 42 OIKAISUVAATIMUSOHJE, VALITUSOSOITUS JA KOKOUKSEN PÄÄTTÄMINEN Puheenjohtaja päätti kokouksen klo