PÄÄKÄYTTÄJÄN KÄSIKIRJA. WinHIT Suun terveydenhuollon tietojärjestelmä

Transkriptio

1 PÄÄKÄYTTÄJÄN KÄSIKIRJA WinHIT Suun terveydenhuollon tietojärjestelmä 2013

2 2 / 85 SISÄLLYSLUETTELO PÄÄKÄYTTÄJÄN KÄSIKIRJA JOHDANTO JÄRJESTELMÄNVALVOJA / PÄÄKÄYTTÄJÄ YHTEISTYÖTAHOT LISENSSITILAUKSET MYYNTIPALVELUT JA PROJEKTITILAUS ASIAKASTUKI MUUT YHTEISTYÖTAHOT WINHIT-POTILASTIETOJÄRJESTELMÄ ETÄYHTEYDET IN NET OY:N KANSSA PAIKALLISASENNUKSET JA YMPÄRISTÖN RAKENNUS YRITYS- JA HOITOLATIETOJEN HALLINTA PERUSTIETOJEN HALLINTA Yritystietojen muuttaminen YRITYSTIETOJEN TOIMINTOPAINIKKEET Osoitetiedot HOITOLATIETOJEN HALLINTA Toimintopainikkeet UUDEN HOITOLAN LUONTI HOITOLANUMERO JA ALUEKOODI HUONEIDEN LISÄÄMINEN, MUUTTAMINEN JA KYTKEMINEN HOITOLAAN Huoneen nimen muuttaminen KÄYTTÄJÄTUNNUKSIEN JA HENKILÖKUNNAN HALLINTA HENKILÖKUNTATIETOJEN LISÄÄMINEN / TYÖSUHTEEN ALOITTAMINEN Henkilökuntakortin oleelliset tiedot Henkilökuntatietojen lisääminen KÄYTTÄJÄTUNNUKSEN LUOMINEN Peruskäyttäjän oikeudet Käyttäjätunnus on jo käytössä ENSIMMÄISEN SALASANAN ASETTAMINEN SALASANAN VAIHTAMINEN Salasanan vaatimukset Unohtuneen salasanan vaihtaminen SUORITTAJAN VASTAANOTTOHOITOLAT KÄYTTÄJÄN LISÄOIKEUDET Nimi näkyy suorittajalistoilla Omat asiakkaat saavat muuttaa aikavaraustaan (Puhelinpalvelu ja WEB) Sisäinen posti, nimi näkyy viestin vastaanottajalistalla Yhteydenottoviestien käsittelyoikeus HALLINNOINTIHOITOLAT HENKILÖKUNTALISTAN TULOSTAMINEN KÄYTTÄJÄOIKEUKSIEN LISÄÄMINEN JA MUUTTAMINEN Pääkäyttäjäksi asettaminen Peruskäyttäjäksi asettaminen Harjoittelijaksi asettaminen VÄESTÖAINEISTON AJAMINEN PERUSTIETOJEN TALLENNUS JA PÄIVITYS PERUSAINEISTON TALLENNUS TIETOKANTAAN PÄIVITYSAINEISTON TALLENNUS TIETOKANTAAN MENEHTYNEIDEN HENKILÖIDEN HOIDOISTA POISTAMINEN HINNASTOJEN HALLINTA HINNASTOJEN PERUSTIETOJEN HALLINTA Hinnaston perustietojen hallinnan toimintanäppäimet UUDEN HINNASTON LUOMINEN Hinnaston muutos Hinnaston poistaminen HINNASTON TULOSTAMINEN HINTOJEN HALLINTA Hintojen hallinnan toimintanäppäimet Toimenpiteen hintahistoria Toimenpiteen hinnan muutos EHL-toimenpiteet Toimenpiteen hinnan poisto Toimenpidehintojen tulostaminen Hintalista Excel-taulukoksi HINNASTON PÄIVITYS Hinnaston päivitystapa Hinnaston käyttö Hinnaston minimikorotus ja pyöristys Hinnaston päivityksen esikatselu Hinnaston kopiointi LASKUN MITÄTÖINTI LASKUN MITÄTÖINTI LASKUTUKSEN ERIKOISTILANTEET HYVITYSLASKU RESKONTRALIITTYMIIN LASKUN MAKSAJAN VAIHTO: EDUNVALVOTTAVAT JA MUU MAKSAJA YRITYSMAKSAJAN LISÄYS KÄYNNIN JA HOITOTIETOJEN KORJAUS... 47

3 3 / Käynnin suorittaja-, hinnasto- ja sopimustiedon muuttaminen Käynnin toimenpidetietojen muuttaminen STATUKSEN KORJAUS HOITOKERTOMUKSEN KORJAUS HOITOJAKSON JA STATUKSEN TILAN MUUTTAMINEN HOITOJAKSON DIAGNOOSIN KORJAUS DIAGNOOSIKOODIN MUUTTAMINEN VIIKKOTYÖAJAN MUUTOS SIIRTOSALDOJEN SIIRTO VUODEN VAIHTEESSA MALLIT JA KOJEET UUDEN MALLIN TAI KOJEEN LISÄÄMINEN ASIAKKAALLE Mallin ja kojeen ominaisuudet Tunnisteen siirto asiakaskortille TUNNISTEEN MERKITYS Automaattinen tunniste KÄYTTÖTARKOITUKSIA AUTOMAATTISEN TUNNISTEEN KÄYTTÖÖNOTTO VÄESTÖREKISTERIN PÄIVITYS VÄESTÖREKISTERIN PÄIVITYKSEN KÄYTTÖ Päivitystiedoston vaihtaminen Väestörekisterin muutos/päivitys Väestörekisterin osittainen päivitys Väestörekisterin perustaminen/ylikirjoitus VÄESTÖREKISTERIN PÄIVITYKSEN ASETUKSET väestörekisterin lisäasetukset Palvelualueet KÄYTÖN SEURANTA (SORMENJÄLKI) KÄYTTÄJÄLOKIIN KIRJAUTUVA TIETO KÄYTÖN SEURANNAN KÄYNNISTÄMINEN Käynnistäminen resurssienhallinnan kautta KÄYTÖN SEURANNAN OIKEUDET KÄYTÖN SEURANNAN KÄYNNISTÄMINEN KÄYTÖN SEURANNAN TYÖPÖYTÄ SORMENJÄLKITAPAHTUMIEN MÄÄRÄ SORMENJÄLKITAPAHTUMAN TARKAT TIEDOT KÄYTÖN SEURANNAN HAKUTOIMINNOT HAKUEHDOT MALLIHAKU TEKSTIVIESTIN LÄHETYSTILAN SELITTEET TEKSTIVIESTISEURANNAN KÄYTTÖ Tekstiviestiseurannan välilehtien selitteet TEKSTIVIESTIEN HAKU JA TARKASTELU Toimintopainikkeiden selitteet MUISTUTUSVIESTIEN YHTEENVETO Muistutusviestien yhteenvedon selitteet TEKSTIVIESTIMALLIEN HALLINTA LYHYESTI VALMIIT TEKSTIVIESTIMALLIT Tekstiviestimallin attribuutit Tekstiviestimallien ominaisuudet TEKSTIVIESTIMALLIEN HALLINTA Tekstiviestimallien toimintapainikkeet TEKSTIVIESTIMALLIN MUUTOS -IKKUNA Tekstiviestimallin muutos-ikkunan selitteet TEKSTIVIESTIMALLIN MUUTTAMINEN INTERNETAJANVARAUSPALVELUN SEURANTA SEURANNAN KÄYNNISTÄMINEN AJANVARAUSPALVELUN SEURANNAN NÄKYMÄ TAPAHTUMIEN HAKU Istuntolista ISTUNNON TAPAHTUMAT AJANVARAUSPALVELUN TAPAHTUMIEN RAPORTOINTI JÄRJESTELMÄPARAMETRIT Järjestelmän perusparametrit Julkinen hammashuolto Muut Laskutus Tekstiviestit Ajanhallinta: Ajanvaraus ja työaika Ajanhallinta: Internet-ajanvaraus Ajanhallinta: Ilmoittautumispääte Röntgen Puheentunnistus Automaattipäivitys APUTOIMINNOT NETTIAJANVARAUKSEN SALASANA TEKSTIVIESTILÄHETYSTEN SEURANTA LYHYESTI SEURANNAN TÄRKEIMMÄT OMINAISUUDET... 69

4 4 / JOHDANTO Tämä opas on tarkoitettu WinHIT-tietojärjestelmän järjestelmänvalvojalle tai pääkäyttäjälle perehdytysohjeeksi. Ohje sisältää perustietoa WinHIT-tietojärjestelmästä sekä erilaisia käyttöohjeita liittyen laskutuksen hallintaan. Potilastietojärjestelmän varsinainen käyttöohje on olemassa erillisenä dokumenttina Järjestelmänvalvoja / Pääkäyttäjä Järjestelmänvalvojan tai pääkäyttäjän tehtäviin kuuluu mm. käyttäjätunnuksista huolehtiminen, laskutukseen liittyvät kysymykset, atk-tuen tarjoaminen sekä yhteyshenkilönä toimiminen henkilökunnan ja ohjelmistotoimittajien välillä. In Net Oy:hyn voi olla yhteydessä sekä sähköpostitse että puhelimitse. Tarvittaessa In Net Oy avustaa etäyhteyden avulla ja tulemalla paikan päälle. Tietokoneille kirjautuessa käytetään omia Windows-verkkoon liittyviä tunnuksia. Jos järjestelmänvalvojan on tehtävä muutoksia paikallisesti tietokoneen asetuksiin (esim. uuden tulostimen asennus, verkkoasetusten muuttaminen, ohjelmien asennus, ominaisuuksien muuttaminen), kirjautuu hän sisään järjestelmänvalvojana paikallisesti. WinHIT-järjestelmään kirjaudutaan WinHIT-tunnuksilla, jotka eivät ole samat kuin Windowsverkon tunnukset. Rantakatu 9

5 5 / YHTEISTYÖTAHOT Järjestelmänvalvoja tekee yhteistyötä monen eri toimijan kanssa toimien samalla yhteyshenkilönä näiden tahojen välillä. Näistä tärkeimmät on lueteltu alla. WinHIT, In Net Oy 2.1. Lisenssitilaukset Toimitusjohtaja Esko Ristkari, Koulutustilaukset ja lisenssimyynti 2.2. Myyntipalvelut ja projektitilaus Myyntipäällikkö Antti Tikkanen antti.tikkanen@innet.fi 2.3. Asiakastuki Miikka Ristkari, Tekninen- ja asiakastuki, koulutus, käyttöönotot ja dokumentit , miikka.ristkari@innet.fi Manu Behm, Asiakastuki, ohjelmointi , manu.behm@innet.fi Yhteystiedot osoitteessa (tuki) ja Kaikki sähköpostiosoitteet ovat muotoa etunimi.sukunimi@innet.fi 2.4. Muut yhteistyötahot ATK-tuki Järjestelmän ylläpitäjä: Atk-tuki: Muut: Röntgenjärjestelmät (mm. Digora, Dimaxis) Ylläpito ja tuki: Ostopalvelut Kaupungin laskutus, maksuntarkkailu ja hallinto: Kela Korvausten käsittelijä:

6 6 / WINHIT-POTILASTIETOJÄRJESTELMÄ WinHIT on Microsoft Windows ympäristöön Suomessa kehitetty suun terveydenhuollon kokonaispotilastietojärjestelmä. Ohjelmistoon kuuluu mm. hoitohenkilökunnan työjärjestykset, ajanvaraus, asiakaskortit statuksineen, hoitosuunnitelma kustannusarvioineen, laskutus, kutsujärjestelmä, tilastointi ja raportointi. Ohjelmalla hoidetaan asiakaskorttien ja statuksien hallinta, oikojien näytöt, hoitosuunnitelmat, laskutus, kutsujärjestelmä, raportointi, tilastointi, lähetteet, reseptit sekä liittymä-option kautta digitaalisten kuvien katselu. Järjestelmään kuuluu myös ajanvarausjärjestelmä, joka mahdollistaa jokaiselle työntekijälle oman työaikasuunnittelun ja työajan seurannan. WinHIT-järjestelmän sovellusarkkitehtuuri perustuu tapahtumapohjaiseen asiakas-palvelin konseptiin (client-server). Tiedonhallintajärjestelmänä toimii TITANIUM tietokanta ja järjestelmän ohjelmointikielenä pääasiassa Visual C++. Tietokanta noudattaa arkkitehtuuriltaan ns. laajennettua verkkomallia ja soveltuu siten hyvin ajantasaiseen tietojenkäsittelyyn. Käyttöympäristöstä riippuen järjestelmän tietokanta sijaitsee fyysisesti hoitolassa sijaitsevalla palvelimella, hoitolan ulkopuolella olevassa palvelimessa tai virtuaalipalvelimessa. Kaikki tietokantaan liittyvä toiminta, muokkaus ja muutokset tehdään ohjelmistotoimittajan kautta (In Net Oy). In Net Oy:lle toimitetaan riittävät käyttöoikeudet WinHIT-järjestelmän palvelimelle. Paikallinen pääkäyttäjä-tason oikeus on riittävä. Järjestelmänvalvojan / pääkäyttäjän tehtävänä on informoida ohjelmistotoimittajaa mahdollisissa ongelmatilanteista WinHIT-palvelimella ja tilanteesta riippuen osallistua ongelman selvittämiseen Etäyhteydet In Net Oy:n kanssa Järjestelmätoimittaja käyttää Teamviewer etäyhteys-ohjelmistoa, jonka asiakassovellus on mukautettu nimellä Winhit-tuki.exe. Asiakassovellus ei vaadi asennusta, joten se kannattaa olla muistitikulla aina mukana. Ongelmatapauksissa kannattaa soittaa ensin Miikka Ristkarille ja jos hän ei ole tavoitettavissa, sitten Manu Behmille. Etäyhteyden voi käynnistää myös Hoitohuone-ohjelmasta Ohje-ylävalikosta: Kuva 1 WinHIT-etätuen käynnistys

7 7 / PAIKALLISASENNUKSET JA YMPÄRISTÖN RAKENNUS Potilastietojärjestelmässä on paljon perustietoja, joita ei tarvitse päivittää aktiivisesti. Näihin lukeutuvat muun muassa yritys-, hoitola-, ja huonetiedot, toimenpidekoodistot sekä hinnastot. Suurissa ympäristöissä perustietojen paikallisella säilyttämisellä saadaan huomattavia etuja käynnistysnopeudessa. WinHIT-ohjelmistossa perustiedot päivittyvät ohjelmiston sisäisten tarkistusten perusteella. Tietyissä tapauksissa, esim. yksittäisten toimenpidekoodien muutosten ohessa, on suositeltavaa asettaa pakollinen ympäristön rakennus. Ylläpito-valikon Ympäristönrakennuksen asetus on aktiivi pääkäyttäjätunnuksille. Kun asetus laitetaan päälle, kaikki työasemat tekevät ympäristönrakennuksen seuraavan käynnistyksen yhteydessä. Kuva 2 Valitse Ylläpito-valikko ja sieltä Ympäristönrakennuksen asetus Ohjelma esittää kysymyksen ympäristön rakennuksesta: Lopuksi ohjelma esittää varmistuksen ympäristönrakennuksesta.

8 8 / YRITYS- JA HOITOLATIETOJEN HALLINTA WinHIT järjestelmä perustuu hierarkiaan, jonka mukaisesti perustiedot, esimerkiksi osoitteet, tilinumerot ja puhelinnumerot määräytyvät tulosteissa. Järjestelmässä voidaan määritellä, minkälaisella logiikalla perustiedot tulevat lomakkeisiin ja tulosteisiin. Yhden hoitolan organisaatiossa kaikki perustiedot voivat tulla yritys tasolta Kahden tai useamman hoitolan organisaatiossa osa perustiedoista voi tulla hoitola tasolta Organisaatiossa jossa on itsenäisiä vuokrahammaslääkäreitä perustiedot voivat tulla osittain monelta tasolta (Hoitolasta osoite, muut laskuttajat tiedoista yrityksen nimi ja tili) Järjestelmän perustiedot, kuten yritystiedot ja hoitolatiedot, määritetään järjestelmän käyttöönoton yhteydessä ja suuremmat muutokset tehdään järjestelmän toimittajan puolesta ylläpitoon kuuluen. Ylimpänä hierarkiassa ovat yritys/organisaatiotiedot. Organisaatioita voi olla järjestelmässä vain yksi. Seuraavaksi hierarkiassa ovat hoitolat, joita voi olla useita. Hoitoloilla on kullakin omat hoitohuoneensa. Näiden lisäksi järjestelmässä on suorittajia, jotka eivät ole suoranaisesti kytköksissä mihinkään resurssiin, mutta käyttävät yllä olevia perustietoja. Yritystiedot Suorittajat Muut laskuttajat Hoitolatiedot Hoitolatiedot Hoitolatiedot Huoneet Huoneet Huoneet Näiden perustietojen lisäksi järjestelmässä voi olla vielä laskuttajatietoja, jotka ovat käytännössä yrityksiä organisaation sisällä, kuten vuokrahammaslääkärit jotka toimivat ison klinikan sisällä. Organisaatiomallilla helpotetaan sähköisten palveluiden käyttöä järjestelmän osana.

9 9 / Perustietojen hallinta Perustietoja hallitaan Koodisto-ohjelmalla. Se käynnistetään Hoitohuone- tai Ajanvarausohjelman sisältä: Koodistoon kirjaudutaan pääkäyttäjätunnuksilla: Perustiedot-ylävalikosta löytyvät Yritystiedot sekä Hoitolat.

10 10 / Yritystietojen muuttaminen Yrityksen perustiedoissa saattavat muuttua esimerkiksi korko, oletusmaksuaika, puhelinnumerot sekä pankkitilit. Valitaan Perustiedot-valikosta Yritystiedot. Ruudulle aukeavat yrityksen tiedot. Painetaan Muuta-painiketta, jolloin tietoja voidaan muuttaa. Kun halutut tiedot on syötetty, painetaan Tallenna Yritystietojen toimintopainikkeet Toiminto Muuta Tallenna Poistu Osoitteet Selite Aktivoi lomakkeen kentät muokattaviksi. Tallentaa mahdolliset muutokset ja sulkee ikkunan. Sulkee ikkunan tallentamatta muutoksia. Talletetaan kielivaihtoehto yrityksen tiedoille Osoitetiedot Osoitteet-painikkeella avautuu Osoite-ikkuna, jonka kautta voidaan muuttaa Hoitolan nimi ja osoitetiedot painamalla ensin Muuta-painiketta. Uusi-painikkeella voidaan lisätä Hoitolalle uusi kielikäännös.

11 11 / Hoitolatietojen hallinta Hoitolan tiedoissa saattavat muuttua samat tiedot kuin yrityksenkin tiedoissa. Lisäksi hoitolan huoneiden määrä saattaa muuttua tai organisaatioon saattaa tulla uusi hoitola. Hoitoloita voi olla useampia kuin yksi. Hoitoloita selataan ikkunan vasemman reunan hoitolapuurakenteen kautta. Painetaan Muuta-painiketta, jolloin tietoja voidaan muuttaa. Kun halutut tiedot on syötetty, painetaan Tallenna. Huoneiden muutos on seuraavalla sivulla Toimintopainikkeet Toiminto Poistu Uusi Muuta Selite Sulkee ikkunan tallentamatta muutoksia. Avaa tyhjän lomakkeen uuden hoitolan luontia varten. Aktivoi lomakkeen kentät muutosten tekoa varten.

12 12 / 85 Toiminto Tallenna Huoneet Selite Tallentaa lomakkeeseen tehdyt muutokset. Avaa Hoitolan huoneet ikkunan, josta voi tarkastella valitun hoitolan työtiloja ja niiden yhteystietoja. Osoitteet Talletetaan kielivaihtoehto valitun hoitolan tiedoille Uuden hoitolan luonti Uuden hoitolan luonti tapahtuu In Net Oy:n avustuksella. Hoitola luodaan painamalla Uusi, kirjaamalla tiedot ja painamalla sen jälkeen Tallenna Hoitolanumero ja aluekoodi Hoitolat voidaan sijoittaa omille alueilleen ja numeroilleen raportointia varten. Tämä tapahtuu myös hoitolatietojen muutoksen kautta. Esimerkki: Jos organisaatiossa on 2 aluetta, joihin kuuluu toiseen 2 hoitolaa ja toiseen 3 hoitolaa, täytyy hoitoloiden hoitolanumerot olla muotoa: alue 1 hoitolanumerot 1A ja 1B, missä A ja B ovat jokin numeroista alue 2 hoitolanumerot 2A, 2B ja 2C, missä A, B ja C ovat jokin numeroista Huoneiden lisääminen, muuttaminen ja kytkeminen hoitolaan Uusi huone tehdään Huoneet-ikkunassa. Hoitolan huoneita voidaan muuttaa, kun hoitola on valittu aktiiviseksi puurakenteesta painamalla Huoneet-painiketta.

13 13 / 85 Uuden huoneen luonti tapahtuu In Net Oy:n avustuksella. Huone luodaan painamalla Uusi, kirjaamalla huoneen nimi ja painamalla sen jälkeen Tallenna Huoneen nimen muuttaminen Huoneen nimeä voidaan muuttaa, jos jos huone ei ole vielä käytössä, painamalla Muuta.

14 14 / KÄYTTÄJÄTUNNUKSIEN JA HENKILÖKUNNAN HALLINTA Uuden työntekijän aloittaessa työnsä hän tarvitsee ensimmäiseksi henkilökuntakortin, käyttäjätunnuksen ja salasanan pystyäkseen käyttämään WinHIT-ohjelmistoa Henkilökuntatietojen lisääminen / työsuhteen aloittaminen Ensin lisätään käyttäjän henkilökuntakortti. Tämän jälkeen käyttäjälle annetaan käyttäjätunnukset Henkilökuntakortin oleelliset tiedot Henkilötunnus & Nimi Nimike / virka Työsuhteen alkamispäivä Käyttäjätunnus SV numero (HML) Rekisteröintitunnus (SHG) Henkilökuntatietojen lisääminen Avataan Hoitohuone tai Ajanvaraus. Valitaan Henkilökunta-ylävalikko ja sieltä Henkilökuntatiedot. Henkilökuntatiedot ikkunassa nähdään kaikki työntekijät ryhmiteltyinä suorittajaryhmän mukaisesti haaroihin. Jokaisen haaran sisältöä voidaan tarkastella avaamalla haara tuplaklikkaamalla. Oletuksena aukenevat sisään kirjautujan tiedot. Valitaan Uusi. Täytetään tiedot. Käyttäjätunnus tulee keksiä itse, esim. 2 kirjainta sukunimestä ja 1 kirjain etunimestä.

15 15 / 85 Työsuhteen loppuminen merkitään, jos työsuhde on määräaikainen. Mikäli työsuhde on vakituinen, merkitään Viikkotyöaika tarkistettava. Valitaan nimike ja merkitään ryhmäkoodi ammattiryhmästä riippuen. Tallenna lopuksi tiedot. Kun lomake on täytetty, sitä voidaan muokata myöhemminkin. Seuraavaksi uudelle käyttäjälle luodaan käyttäjätunnus, käyttöoikeudet ja salasana Käyttäjätunnuksen luominen Käyttäjälle luodaan yksilöllinen tunnus WinHITin kirjautumista ja sen käyttöä varten. Käyttäjätunnuksella määritetään työntekijälle oikeustasot ohjelmaan ja sen sisältämiin tietoihin. Työntekijälle voidaan luoda käyttäjätunnus, vain jos perustietoihin on tallennettu käyttäjätunnus. Käyttäjätunnus aktivoidaan Luo käyttäjätunnus-painikkeella. Uuden käyttäjätunnuksen luomisen yhteydessä käyttäjälle annetaan peruskäyttäjän oikeudet Peruskäyttäjän oikeudet Peruskäyttäjälle voit luoda heti oikeudet!

16 16 / 85 Kun olet tallentanut henkilökuntakortin (käyttäjätunnus-kentän pitää olla täytetty), paina Luo käyttäjätunnus. Jos uuden henkilökunnan jäsenen Käyttäjätunnus ei ole jo käytössä, hänelle muodostuu uusi käyttäjätunnus. Peruskäyttäjän oikeuksia voi vielä säätää Käytön ohjaus-välilehdeltä Käyttäjätunnus on jo käytössä Jos valittu käyttäjätunnus on jo käytössä toisella työntekijällä, ilmoittaa ohjelma perustietojen tallennuksen yhteydessä, että käyttäjätunnus tulee vaihtaa. Henkilökuntatieto-kortti jää muutostilaan, jolloin käyttäjätunnus voidaan vaihtaa ja tallennus voidaan tehdä uudelleen Ensimmäisen salasanan asettaminen Käyttäjätunnuksen luomisen yhteydessä käyttäjälle ei luoda automaattista salasanaa. Tämän vuoksi käyttäjän tulisi välittömästi luoda turvallinen salasana ohjelman käyttöä varten. Salasanan luominen onnistuu kirjautumalla pelkällä käyttäjätunnuksella ohjelmaa ja valitsemalla henkilökuntatiedot-kortilta Vaihda salasana-painike. Kortin kentät täytetään samoin kuin salasanan vaihtamisen yhteydessä, mutta Salasana-kenttä jätetään tyhjäksi Salasanan vaihtaminen Kirjautuneena olevan käyttäjän salasana voidaan vaihtaa henkilökuntatiedoista Vaihda salasana-painikkeella. Painikkeella ohjelma avaa Salasanan vaihto-ikkunan, johon syötetään käyttäjän Salasana, Uusi salasana ja Varmista uusi. Tämän jälkeen salasana tallennetaan OKpainikkeella.

17 17 / 85 Jos uusi salasana ei ole sama kuin sen varmistava salasana, niin ohjelma varoittaa virheellisestä salasanasta. Salasana tulee syöttää yhtenevästi molempiin kenttiin uudestaan, jolloin salasanan tallennus onnistuu. Jos vanha salasana on syötetty väärin, sulkeutuu salasanan vaihto-ikkuna ja vanha salasana pysyy voimassaolevana Salasanan vaatimukset Käytettävän salasanan oltava pituudeltaan 3-8 merkkiä pitkä. Kirjain koolla ei ole merkitystä salasanaa kirjoittaessa. Jos salasana on liian lyhyt tai pitkä, ilmoittaa ohjelma uuden salasanan olevan virheellinen Unohtuneen salasanan vaihtaminen Käyttäjän salasanan voi nollata vain pääkäyttäjä oikeuksilla. Tällöin valitaan listalta työntekijä, jonka salasana halutaan nollata ja valitaan Nollaa salasana-painike.

18 18 / 85 Pääkäyttäjä valitsee uuden salasanan ja varmistaa sen. Kun salasanat ovat yhtenevät, OKpainike luo valitulle käyttäjätunnukselle uuden salasanan.

19 19 / Suorittajan vastaanottohoitolat Henkilökuntakortin Vastaanottohoitolat-välilehdeltä valitaan suorittajan vastaanottohoitolat. Tuplaklikkaamalla haluttua hoitolaa se merkitään suorittajalle valituksi. Samalla tavoin voidaan poistaa suorittajalta hoitolat, joissa hän ei enää työskentele Käyttäjän lisäoikeudet Oikeus Nimi näkyy suorittajalistoilla Näytetään viestikeskuksen yhteydenottoviestit Sisäinen posti, nimi näkyy viestien vastaanottajalistalla Omat asiakkaat saavat muuttaa aikavaraustaan (puhelinpalvelu ja WEB) Oikeus kirjata ostopalvelukäyntejä Oikeus kirjata palvelusetelikäyntejä Vastaanottohoitoloiden Selite Näytetäänkö suorittajan nimi Hoitohuone- ja Ajanvarausohjelman suorittajalistoilla (ei vaikuta mm. Recallsuorittajalistaan) Tällä valinnalla voidaan estää yhteydenotto-tekstiviestien näkyminen käyttäjälle (oikeus voidaan ottaa pois esimerkiksi kesäkandeilta) Tällä valinnalla käyttäjä voidaan poistaa sisäisen postin vastaanottajalistalta (esimerkiksi pitkien lomien tai poissaolojen ajaksi). Tällä valinnalla voidaan ohjata sitä, saavatko suorittajan asiakkaat siirtää tai peruuttaa aikojaan sähköisillä palveluilla Tällä valinnalla ohjataan suorittajan oikeutta kirjata ostopalvelukäyntejä Tällä valinnalla ohjataan käyttäjän oikeutta kirjata palvelusetelikäyntejä palvelusetelikäyttöliittymän kautta Tällä valinnalla ohjataan käyttäjän oikeutta hallinnoida valittujen

20 20 / 85 Oikeus henkilökunnan laskutuksen hallinta Vastaanottohoitoloiden henkilökunnan työjärjestysten hallinta Luovutuslokin valvoja PDF-kirje-editori käytössä Selite hoitoloiden henkilökunnan laskutusta Tällä valinnalla ohjataan käyttäjän oikeutta hallinnoida valittujen hoitoloiden henkilökunnan työjärjestystä Luovutuslokin valvojalla on oikeus tarkastella kaikille asiakkaille tehtyjä potilastietojen luovutuksia (potilaskortin tulostuksia) aikavälillä, sekä tarkastella tietyn suorittajan tekemiä luovutuksia Tällä oikeudella voidaan säätää, onko pdf-kirje-editori käytössä valitulla henkilöllä Nimi näkyy suorittajalistoilla Vaikuttaa siihen, näkyykö kyseinen henkilökunnan jäsen järjestelmän suorittajalistoilla. Jos henkilö ei tee ollenkaan vastaanottotyötä eikä tarvitse WinHITin kalentereita/työjärjestystä, hänet voidaan poistaa suorittajalistoilta Omat asiakkaat saavat muuttaa aikavaraustaan (Puhelinpalvelu ja WEB) Vaikuttaa asiakkaiden käyttämien sähköisten palveluiden toimintaan. Mikäli tämän arvo on EI, asiakkaat eivät voi muuttaa aikavarauksiaan sähköisissä palveluissa Sisäinen posti, nimi näkyy viestin vastaanottajalistalla Oikeus on oletuksena päällä (Kyllä-tilassa) Mahdollistaa suorittajan piilottamisen sisäisten viestien vastaanottajat -listalta, vaikka työsuhde olisi voimassa. Käytetään esim. palkkioajojen takia (työsuhde on oltava aktiivinen), jos; Suorittaja on lähtenyt juuri pois Suorittaja pitää ensin lomat ja jää vasta sitten eläkkeelle Käytetään, jos suorittaja on muusta syystä pitkään poissa Käytetään, jos henkilökunnan jäsen ei muusta syystä vastaanota sisäisiä viestejä Yhteydenottoviestien käsittelyoikeus Oikeus on oletuksena päällä (Kyllä-tilassa). Mikäli oikeus otetaan pois päältä (merkitään Ei-tilaan), henkilö ei enää näe yhteydenottoviestejä (asiakkaiden lähettämiä tekstiviestejä).

21 21 / 85 Hyödyllinen, jos yhteydenottoviestit halutaan kohdistaa vain tietylle suorittajalle tai käsittelijälle Hyödyllinen, mikäli yhteydenottoviestien näkyminen halutaan poistaa tietyiltä käyttäjiltä tai käyttäjäryhmiltä Tämä vaikuttaa niin tekstiviestiyhteydenottoihin kun tulevaisuudessa muihin yhteydenottomuotoihin (HITPortal-palvelun kautta tehdyt yhteydenotot) 6.7. Hallinnointihoitolat Hallinnointihoitolat tulevat ohjaamaan hoitolatasolla henkilökunnan, työaikojen ja laskutuksen hallintaa. Toistaiseksi hallinnointihoitola-oikeus ei anna käyttäjälle lisäoikeuksia ohjelmistossa. Oikeus voidaan antaa jo ennakoiden käyttäjälle Henkilökuntalistan tulostaminen Henkilökuntalista-painikkeella voidaan tehdä henkilökuntalista, joka avautuu tietokoneen oletusselaimeen. Listan voi tallentaa html-tiedostona selaimen sivun tallennuksen kautta tai sen voi tulostaa selaimen tulostus-painikkeella. Mikäli listaa ei tallenneta erilisenä tiedostona, se poistetaan automaattisesti WinHIT-ohjelmiston sammutuksen yhteydessä. Lista koostuu seuraavista sarakkeista:

22 22 / 85 Työntekijän nimi Nimike Ryhmä Erikoisala Työsuhteen aloitus- ja lopetuspäivät Käyttäjätunnus Tunnuksen käyttöoikeuden aloitus- ja lopetuspäivät Huomioitavaa Käyttäjäryhmän oikeudet Recall oikeudet Hoitolan listojen oikeudet Ylläpito oikeudet sekä muut Salasana-ohjelmalla annetut oikeudet 6.9. Käyttäjäoikeuksien lisääminen ja muuttaminen Uudella käyttäjätunnuksella on oletuksena peruskäyttäjätunnukset. Nämä oikeudet voidaan muuttaa valitsemalla Henkilökuntatiedot-kortilta haluttu suorittaja ja asetetaan hänet pää-, peruskäyttäjäksi tai harjoittelijaksi painikkeilla Pääkäyttäjäksi asettaminen Aseta pääkäyttäjäksi-painike antaa käyttäjälle pääkäyttäjän oikeudet. Tämä tarkoittaa sitä, että käyttäjällä on oikeudet käyttäjäryhmä 1:n ja ylläpito 1:n mukaan. Pääkäyttäjä pääsee WinHIT-ohjelmiston kaikkiin toimintoihin. Pääkäyttäjä oikeuksia annetaan vain henkilöille, jotka tekevät pääkäyttäjä tehtäviä.

23 23 / Peruskäyttäjäksi asettaminen Aseta peruskäyttäjäksi-painike antaa käyttäjälle peruskäyttäjän oikeudet. Tämä tarkoittaa sitä, että käyttäjällä on oikeudet käyttäjäryhmä taso 2:n, hoitolan listat 1:n ja recall 1:n mukaan. Peruskäyttäjä pystyy käyttämään ohjelmistoa täysipainoisesti hoitotyöskentelyn ja oheistoimintojen kanssa Harjoittelijaksi asettaminen Aseta harjoittelijaksi-painike antaa käyttäjälle harjoittelijan oikeudet. Tämä tarkoittaa sitä, että käyttäjällä on oikeudet käyttäjäryhmä taso 5:n mukaan. Harjoittelija oikeuksilla ei voi tarkastella toisen käyttäjän päiväkirjaa, selata asiakasrekisteriä tai tarkastella muiden kuin oman päiväkirja asiakkaan laskuja. Harjoittelija oikeuksilla voi tarkastella käyntejä sekä varattuja aikoja oman päiväkirjan asiakkaalta ja varata heille uusia aikoja sekä saada uusia asiakkaita vain toisen käyttäjän varaamina.

24 24 / VÄESTÖAINEISTON AJAMINEN Väestörekisteripäivityksen toiminnot Toiminto Polku Luetut Hae aineistot Valittu aineisto Tallennus tietokantaan Lue kantaan Osoitetiedot, Nimitiedot, Kotikunta, Ulkomaille muuttavat, Turvakielto, Kuolleet Selite Kohdekansio, josta löytyvät väestöaineiston tiedostot Kohdekansio, johon kantaan luettu tiedosto siirtyy. Päivittää kansion sisällön ohjelmaan Tuodun aineiston perustiedot Valitaan, halutaanko tietokantaan tallentaa koko perusaineisto vai päivittää aiempi aineisto Käynnistää tietojen tallennuksen tietokantaan Päivitettävien tietojen valinnat Väestön perustietotoimituksen tilaaminen Perustietotoimitus on Väestörekisterikeskuksen kertaluonteinen palvelu, jossa asiakkaalle toimitetaan ennalta sovitut perustiedot väestötietojärjestelmästä. Tiedot voidaan esimerkiksi poimia joko alueellisen rajauksen perusteella. Väestön perustietotoimitus tilataan lomakkeen avulla Väestörekisterikeskukselta hyvissä ajoin ennen tietojen sisäänajoa. In Net Oy avustaa tarvittaessa perustietotoimituksen tilaamisprosessissa.

25 25 / Väestön päivitysten tilaaminen Perustietojen päivitykset ovat kuntasidonnaisia ja useimmilla kunnilla on jo sopimus päivityspalvelusta Väestörekisterikeskuksen kanssa. Tällöin samaa päivitystiedostoa voi käyttää kaikki kunnan terveydenhuollon yksiköt ja päivityksiä voi tulla esimerkiksi kahden viikon välein Perustietojen tallennus ja päivitys Perustiedot päivitetään tietokantaan Koodisto-ohjelmasta. Koodisto avataan Hoitohuoneen Käyttö-valikosta Käynnistä-kohdasta. Kirjautumisen jälkeen ohjelma avaa Ylläpito-ikkunan, josta valitaan Päivitys-valikosta Väestörekisterin päivitys. Tämän jälkeen avautuu Väestörekisteripäivitys-ikkuna Tiedoston hakeminen

26 26 / 85 Tiedosto tuodaan ohjelmaan Valitse kansio-painikkeen avulla. Painike avaa kansioiden selausikkunan, jonka kautta voidaan etsiä kansio, jossa väestöaineisto-tiedosto sijaitsee. Kun kansio on valittu, valitaan OK. Tiedosto voidaan hakea myös suoraan kirjoittamalla Luettavat-kenttään kohdekansion polku Käsiteltyjen väestöaineistojen automaattinen siirto pois lukukansiosta Kantaan luetuille aineistoille voidaan luoda oma kohdekansio, jolloin kansion polku kirjataan tai haetaan Valitse kansio-painikkeella Luetut-kenttään. Tällöin käsitelty tiedosto siirtyy Lue kantaan-painikkeen valinnan jälkeen valittuun kansioon. Huom! Ohjelma ei automaattisesti luo kansiota, vaan kansio tulee olla luotuna ennen tiedostojen lukemista Aineiston hakeminen Kun väestöaineisto-kansio on tuotu tiedostoista ohjelmaan, valitaan Hae aineistot-painike. Tällöin ohjelma näyttää kaikki kansion sisältämät tiedostot listalla Valitun aineiston tietojen tarkastelu

27 27 / 85 Valittu aineisto-kenttä ilmoittaa aineiston luomis- ja muokkauspäivät sekä aineiston sisältämät tietokantaan siirrettävät rivimäärät Tallennettavien tietojen valitseminen Aineiston tiedoista voidaan valita tiedot, jotka halutaan tallentaa tietokantaan. Valinta tapahtuu rastimalla aktiivisten kenttien ruudut. Tällöin tiedoston ajotapahtumassa vain ennalta valitut tiedot tallennetaan tietokantaan Perusaineiston tallennus tietokantaan Kun aineistokansio on haettu ja tallennetta tiedosto valittu, voidaan perusaineiston tallentaminen tietokantaan aloittaa. Tallennus tietokantaan-kohdasta valitaan Perusaineistona ja valitaan Lue kantaan-painike. Tämän jälkeen ohjelma ilmoittaa, että perustietojen tallennus tietokantaan ollaan aloittamassa ja halutaanko tyhjentää ensin nykyinen väestörekisteri: Kyllä-painikkeella ohjelma pyytää tietojen tyhjentämiseen varmistuskoodin. Tämä koodi on aina tyhjenna rekisteri : OK-painikkeella ohjelma ensin tyhjentää aikaisemman väestörekisterin, aloittaa tiedoston lukemisen kantaan ja lopuksi avaa lokitiedoston.

28 28 / 85 Jos varmistuskoodi on kirjoitettu väärin, ilmoittaa ohjelma salasanan olevan väärä. Tällöin salasana tulee syöttää uudestaan Päivitysaineiston tallennus tietokantaan Kun aineistokansio on haettu ja tarvittaessa tallennettavat tiedot on valittu, niin voidaan perusaineiston päivittäminen tietokantaan aloittaa. Tallennus tietokantaan-kohdasta valitaan Päivitysaineistona ja valitaan Lue kantaan-painike. Tämän jälkeen ohjelma varmistaa, että perustietojen päivittäminen tietokantaan ollaan aloittamassa ja halutaanko tallennusta jatkaa: Kyllä-painikkeella ohjelma aloittaa tiedoston lukemisen kantaan ja tallennuksen loputtua ohjelma avaa raportin tietojen tallentamisesta.

29 29 / Väestöaineiston ajoraportti Kun väestöaineisto on tallennettu, avaa ohjelma ajoraportin eli väestöpäivityslokin. Lokiin kirjoitetaan ns. tarkistettavia ja huomioitavia tietoja sekä lopussa on yhteenveto tiedoista: edunvalvoja o aineiston mukana tuleva edunvalvojatieto, eli kuka on ja voimassaoloaika postitusosoite o asiakkaan laskutusosoite äidinkieli, o jos muu kuin suomi/ruotsi henkilötunnus o muutostieto kuollut o kuolinpäivä turvakielto o voimassaoloaika o tämä tieto putsaa väestö- ja asiakaskortin osoite- ja puhelintiedot Samana päivänä ajettu data raportoidaan yhden päivän tiedostoon. Tiedosto nimetään automaattisesti seuraavasti: väestöpäivitysloki_vvvvkkpp.txt 7.5. menehtyneiden henkilöiden hoidoista poistaminen Perustietojen päivittämisen jälkeen tulee tarkistaa kaikkien menehtyneiksi merkittyjen henkilöiden ajanvaraukset, recall-varaukset ja hoitojaksot. Ajanvaraukset perutaan, recallvaraukset merkitään ei toteutuneiksi ja keskeneräiset hoitojaksot merkitään päättyneiksi.

30 30 / HINNASTOJEN HALLINTA Hinnastojen hallinnan kautta voidaan lisätä ja poistaa hinnastoja, yksittäisten toimenpiteiden hintoja sekä tarkastella korvauksia, toimenpiteiden hintahistoriaa ja muita tietoja. Tätä kautta voidaan myös tulostaa hinnastot. Hinnastojen hallinta löytyy Hoitohuone-ohjelman Perustiedot -ikkunasta. Perustietojen lopussa on kaksi haaraa: Hinnastojen nimet ja Toimenpiteiden hinnat. Hinnastojen nimet-haarassa voidaan luoda hinnastoja, poistaa hinnastoja sekä ottaa hinnastot pois käytöstä väliaikaisesti. Toimenpiteiden hinnat-haarassa käsitellään hinnastojen sisältöä - siellä voidaan antaa toimenpiteille hinnat eri hinnastoille Hinnastojen perustietojen hallinta Hinnastojen nimet -haarassa on hinnastojen perustietojen hallinta.

31 31 / 85 Yllä olevan kuvan mukaisesti hinnastot on lueteltu listassa. Voimassaolo on kytketty parametriin 94, mutta sitä voidaan hallita myös tämän ikkunan kautta. Sarakkeet Numero Nimi Voimassa Hinnat Tehty Selite Hinnaston numero Hinnaston nimi Onko hinnasto käytettävissä laskutuksessa Hinnastossa olevien hintatietojen lukumäärä Hinnaston luontipäivämäärä Toimintanäppäimet ovat aktiivisena sen mukaan, onko hinnastoa valittu listalta vai ei Hinnaston perustietojen hallinnan toimintanäppäimet Toiminto Sulje Uusi Muuta Poista Tulosta Selite Sulkee Perustiedot-ikkunan Avaa uuden hinnaston luonti-ikkunan, aktiivisena aina Avaa valitun hinnaston muutosikkunan, aktiivisena kun jokin hinnasto on valittu Avaa valitun hinnaston poistoikkunan, aktiivisena kun jokin hinnasto on valittu Tulostaa valitun hinnaston tabulaattori-eroteltuna teksti-dokumenttina 8.2. Uuden hinnaston luominen Kun haluat luoda uuden hinnaston, paina Uusi -painiketta. Avautuneessa ikkunassa kysytään uuden hinnaston Hinnaston numero, Nimi sekä Voimassaolo. Hinnaston ei ole pakko olla voimassa heti, se voidaan luoda ensin ja aktivoida myöhemmin, kun hintatiedot on laitettu toimenpiteille. Talleta muutokset painamalla Tallenna. Uudella hinnastolla ei ole yhtään hintatietoa.

32 32 / Hinnaston muutos Kun haluat muokata olemassa olevaa hinnastoa, paina Muuta -painiketta. Sinulla tulee olla jokin olemassa oleva hinnasto valittuna. Tämä avaa ikkunan, jossa voit muokata valitun hinnaston nimeä sekä voimassaoloa. Hinnastonumeroa ei voi muuttaa. Talleta muutokset painamalla Tallenna Hinnaston poistaminen Kun haluat poistaa olemassa olevan hinnaston, paina Poista -painiketta. Sinulla tulee olla jokin olemassa oleva hinnasto valittuna. Lisäksi hinnaston tulee olla tyhjä, siellä ei saa olla hintatietoja. Ohjelma varmistaa poiston: Mikäli hinnastossa on hintatietoja, ohjelma varoittaa asiasta: Tällöin tulee poistaa kaikki hinnat hinnastosta ja tehdä hinnaston poisto uudestaan Hinnaston tulostaminen Kun haluat tulostaa hinnaston, paina Tulosta -painiketta. Ohjelma avaa hinnaston tekstitiedostoon. Tekstin sarakkeet on eroteltu tabulaattorilla, joten se on helppo tuoda Exceliin tai muuhun taulukkolaskentaohjelmaan.

33 33 / Hintojen hallinta Hintojen hallinnan kautta muokataan sekä hinnastojen että yksittäisten toimenpiteiden hintoja. Hintojen hallinta tapahtuu Toimenpiteiden hinnat -haaran alla. Kun hinnasto valitaan, tulevat kaikki toimenpiteet sekä niiden kyseisessä hinnastossa olevat hinnat näkyviin toimenpidelistaan. Toimenpidelistassa on seuraavat sarakkeet (osa sarakkeista ei välttämättä ole näkyvissä, käytä liukupalkkeja saadaksesi ne näkyviin). Sarake Luokka Koodi Toimenpide Hinta EHL-hinta EHL Voimaantulopäivä Tuleva hinta alkaa Tuleva hinta Tuleva EHL-hinta Kelataksa Kerroin Maksuasetus Selite Toimenpiteen luokka Toimenpiteen WinHIT-koodi, joka on useimmissa tapauksissa sama kuin STAKES-koodi Toimenpiteen nimi (tarkemmin laskuselite) Toimenpiteen nykyinen hinta Toimenpiteen nykyinen EHL-hinta EHL-merkki, joka kertoo on EHL-korvaus mahdollinen toimenpiteestä Päivämäärä jolloin nykyinen hinta tuli voimaan Seuraavan hinnan alkamispäivämäärä Toimenpiteen tuleva hinta Toimenpiteen tuleva EHL-hinta Toimenpiteen nykyinen kelataksa Toimenpiteen nykyinen HML-liiton kerroin Toimenpiteen nykyinen maksuasetus Hintojen hallinnan toimintanäppäimet Hintojen hallinta-ikkunassa olevat toimintapainikkeet eivät ole aktiivisina, jos yhtään toimenpideriviä ei ole valittu. Poikkeuksena ovat Hinnaston päivitys ja kopiointi -painikkeet, jotka voidaan kohdistuvat koko hinnastoon. Sarakkeiden otsikoita voi napsauttaa. Ne järjestävät toimenpiderivit sarakkeen mukaan ensin laskevassa, sitten nousevassa järjestyksessä. Tämä on helppo tapa etsiä haluttuja tietoja hinnastosta.

34 34 / 85 Toimenpidenäppäimet aktivoituvat, kun toimenpidelistalta valitaan yksi tai useampi toimenpide. Toiminnot löytyvät myös valikosta joka tulee oikeaa hiirennappia painamalla hinnastolistalla. Painike Historia Muuta Poista Tulosta Hinnaston päivitys Selite Näyttää toimenpiteen hintahistorian Avaa toimenpiteen hinnan muutos-ikkunan Poistaa toimenpiteen nykyisen hinnan Tulostaa valittujen toimenpiteiden hinnat ja EHL-hinnat Päivittää valitun hinnaston / valittujen toimenpiteiden hinnat Hinnaston kopiointi Kopioi valitun hinnaston uudelle hinnastonumerolle Toimenpiteen hintahistoria Hintahistoria-ikkunassa voidaan tarkastella toimenpiteiden hintatietoja. Ikkuna näyttää oletuksena valitun hinnaston hinnat.

35 35 / 85 Painamalla Näytä kaikki -nappia voidaan tarkastella kaikkien hinnastojen hintoja kyseiselle toimenpiteelle Toimenpiteen hinnan muutos Toimenpiteen hinnan muutos-ikkunassa voidaan muuttaa valitun toimenpiteen hintatietoja. Ikkuna näyttää valitun hinnaston, toimenpiteen koodin sekä nimen. Lisäksi ikkunan alareunassa näkyy toimenpiteen nykyinen hinta EHL-toimenpiteet EHL-aktivointi -kenttä kertoo, lasketaanko toimenpiteelle EHL-korvaus ja käytetäänkö toimenpiteen EHL-hintakenttää. EHL-korvaus Kelan korvaustaksa * 30 % EHL-hintakenttä Erikoishammaslääkäreiden toimenpidehinta Henkilökuntakortilla EHL-toimenpiteiden käyttö vaatii seuraavat asetukset:

36 36 / 85 Nimikkeeksi valitaan ehl-erikoishammaslääkäri ja ryhmäkoodiksi 11. Erikoisala-kenttään kirjoitetaan hammaslääkärin erikoisala, esim. Protetiikka tai Pur.fys, Kariologia. Lisäksi Koodisto-apuohjelman kautta lisätään suorittajalle EHL-tieto Toimenpiteen hinnan poisto Toimenpiteen hinnan poisto-ikkunassa voidaan poistaa listalta valittu toimenpide. Valitse ensin hintatieto ja paina sen jälkeen Poista. Kun hinta poistetaan, kysyy ohjelma varmistuksen: Lopuksi ohjelma avaa listan poistetuista hinnastoista.

37 37 / Toimenpidehintojen tulostaminen Toimenpidehinnat tulostetaan valitsemalla halutut toimenpiteet toimenpidelistasta ja painamalla Tulosta. Toimenpiteet avautuvat WordPad-ohjelmaan ja tallentuvat väliaikaistiedosto-kansioon nimellä Hintalista.txt. Voit tallentaa hinnaston toiseen paikkaan valitsemalla Tiedosto -ylävalikosta Tallenna nimellä Hintalista Excel-taulukoksi Hintalistasta voi myös tehdä Excel-taulukon (tai muun taulukon). Valitse taulukko-ohjelmasta Tuo (Import), Excel 2007-ohjelmassa valinta tapahtuu Avaa - valinnan kautta. Valitse tiedostotyypiksi Tekstitiedosto.txt Valitse hintalista.txt paikasta johon tallensit sen. Sarakkeiden tyyppi on rajaamaton, erotinmerkki on Tab (tabulaattori) Hinnaston päivitys Hinnasto voidaan päivittää kokonaisuudessaan tai vaihtoehtoisesti vain valittujen toimenpiteiden osalta. Hinnaston päivitys -nappia painettaessa ohjelma kysyy, mitkä toimenpiteet päivitetään.

38 38 / 85 Kun halutut toimenpiteet (Kaikki / Valitut) on valittu, avautuu Hinnaston päivitys-ikkuna. Tässä ikkunassa voidaan tehdä monipuolisia hinnaston muutoksia. Pääasiassa hinnastoja korotetaan %-arvolla, mutta varsinkin ostopalveluhinnastoja alustetaan myös SFA-arvolla Hinnaston päivitystapa Hinnaston päivitystapa määrittää sen, miten hintoja muutetaan. Päivitystapa Selite Alusta hinnasto SFA-arvolla Käyttää hammaslääkäriliiton kertoimia antamaan toimenpiteille SFA10-toimenpiteen hintaan perustuvat hinnat Muuta hinnasto %-arvolla Muuta hinnasto summaarvolla Korottaa tai laskee toimenpiteen hintoja %-arvolla. Syötä arvo tasalukuna, esim. 3.00, Korottaa hinnastoa tietyllä summalla, esim. 2 eurolla.

39 39 / Hinnaston käyttö Hinnaston käyttö-osassa valitaan, mitä hinnaston osia päivitetään. Jos halutaan vain tehdä perushintojen päivitys, ei näitä asetuksia tarvitse muuttaa. Käyttö Hinnaston voimaantulopäivä Hinnaston tyyppi Erikoisalahinnasto Tallennetaan nollahinnat Selite Uusien hintojen voimaantulopäivä Mitä hintatietoa muutetaan: yleishintoja, EHL-hintoja vai molempia Minkä erikoisalan hintoja muutetaan-voi valita useampia Annetaanko hinnaksi 0 euroa toimenpiteille joilla ei ollut aikaisempaa hintaa ja joita ei muuteta Hinnaston minimikorotus ja pyöristys Uusia hintoja voidaan korottaa ja pyöristää eri tavoin. Vähintään ja % valinnat sulkevat toisensa pois, mutta molempien kanssa voidaan käyttää hintojen pyöristystä Hinnaston päivityksen esikatselu Hinnaston esikatselulla voidaan tarkastella haluttujen korotusten vaikutusta hinnastoon. Aseta haluttu hinnaston päivitystapa, esim. SFA-arvo Paina Esikatselu -nappia. Ruudulle aukeaa Esikatselu-ikkuna, jossa näet toimenpiteet ja niille lasketut hinnat. Lisäksi näet mihin erikoisalaan toimenpide kuuluu, toimenpiteen kelataksan sekä kunnallisen maksuasetuksen (Suomi).

40 40 / Hinnaston kopiointi Hinnasto voidaan kopioida joko osittain tai kokonaan. Jos halutaan kopioida hinnasto vain osittain, tulee toimenpiteet valita ennen Hinnaston kopiointi -napin painamista. Ohjelma varmistaa ensin, minkä toimenpiteiden hinnat kopioidaan: Kun halutut toimenpiteet (Kaikki / Valitut) on valittu, ohjelma kysyy, mihin hinnastoon toimenpiteiden hinnat kopioidaan: Listalta valitaan haluttu kohdehinnasto, muutetaan mahdollisesti voimaantulopäivä ja painetaan Kopioi.

41 41 / LASKUN MITÄTÖINTI Kuitattua käyntiä, hoitokertomusta ja statusta voidaan peruskäyttäjän oikeuksilla korjata normaalisti 1-14 päivää hoitokäynnin päättymisen jälkeen. Pääkäyttäjä voi muuttaa tätä viivettä parametreista 87, 92 & 93: 9.1. Laskun mitätöinti Valitse asiakas jonka laskun haluat mitätöidä. Riippuen laskutus-asetuksista, lasku on joko Käteismaksut-, Pankkisiirto-tai Reskontrahaarassa. Valitse laskurivi aktiiviseksi ja paina Avoimiin. Ohjelma varmistaa että haluat varmasti mitätöidä laskun, vastaa Kyllä: Lasku on nyt Avoimissa (laskuttamatta) ja käynti voidaan korjata tai laskuttaa eri hinnoilla.

42 42 / LASKUTUKSEN ERIKOISTILANTEET Hyvityslasku reskontraliittymiin Tilanteita, joissa joudutaan tekemään hyvityslasku: Asiakkaan reklamaatio hyväksytään ja häneltä perutaan sakko- tai paikkamaksu Joudutaan jälkikäteen muuttamaan hampaan numeroa/pintaa toimenpidehistoriaan, jolloin pitää myös kirjoittaa uusi lasku. 1. Asiakasvalinnan jälkeen siirrytään laskutuksen puolelle ja valitaan laskujen käsittely. 2. Näkyviin tulee asiakkaan laskutustiedot, josta valitaan Arkistoidut. Valitaan sieltä lasku, johon hyvitys tehdään ja siirretään se avoimiin. 3. Ohjelma kysyy varmistuksen siirrolle.

43 43 / Ohjelma ilmoittaa, että laskulle tehdään hyvityslasku. 5. Reskontra aineistoon siirtyy miinusmerkkinen lasku. 6. Lasku on siirtynyt kokonaisuudessaan avoimiin. Valitaan lasku ja laskutetaan. 7. Laskuerittelyssä kaksoisklikataan sitä toimenpidettä johon hyvitys tehdään.

44 44 / Kirjoitetaan uusi hinta, yleensä summa nollataan. 10. Ohjelma kysyy poiston, jos kaikkien toimenpiteiden summa on Laskun maksajan vaihto: edunvalvottavat ja muu maksaja Joissain tilanteissa tarvitsee vaihtaa asiakkaan laskun maksajaa. Asiakkaan laskun maksaja voidaan tehdä joko asiakkaan asiakaskortille tai vaihtoehtoisesti pysyvänä yritysmaksajana järjestelmään. Asiakaskortille tehtävä maksajan vaihtaminen on helppo tapa vaihtaa asiakkaan laskun maksajaa tilapäisesti tai pysyvästi. 1. Asiakaskortin toisella välilehdellä (Alue, oma lääkäri ja sopimukset) on tietokenttä, johon voidaan kirjoittaa jonkin muun maksajan tiedot.

45 45 / Ennen laskun maksutavan valintaa valitaan uusi maksaja. Painetaan Vaihda-painiketta. Valitaan maksaja (1 vaihtoehto on asiakas, 2 vaihtoehto on asiakaskortin laskutusosoite ja loput vaihtoehdot ovat yritysmaksajia.) ja painetaan OK. Laskun voi nyt laskuttaa

46 46 / YRITYSMAKSAJAN LISÄYS Yritysmaksaja on järjestelmään merkitty yritys, järjestö, hoivayksikkö tai muu organisaatio, joka hoitaa asiakkaan laskun maksamisen asiakkaan puolesta. Yritysmaksajia ovat esimerkiksi vakuutusyhtiö, yksityinen yritys, hoitokoti, toinen kunta tai sosiaalitoimisto. Yritysmaksajat lisätään Koodisto-apuohjelman kautta. Lisäys vaatii pääkäyttäjän oikeudet. Koodisto-apuohjelmassa valitaan Perustiedot-ylävalikosta Maksajat. Maksajatietojen ylläpito-ikkunasta voidaan muuttaa tai poistaa jo tallennettuja maksajia sekä lisätä uusia.

47 47 / KÄYNNIN JA HOITOTIETOJEN KORJAUS Käynnin korjaus tarkoittaa kuitatun käynnin muutosta. Tämän voi tehdä 14 päivän kuluessa käynnin kuittauksesta, tai pääkäyttäjän oikeuksilla milloin tahansa. Kun käyntiä korjataan niin, että se vaikuttaa laskutukseen, tulee olemassa oleva lasku mitätöidä. Valitse asiakas jonka käynnin haluat korjata. Avaa käynnin korjaus Ylläpito-valikosta. Valitse haluamasi käynti ylemmästä listasta Käynnin suorittaja-, hinnasto- ja sopimustiedon muuttaminen Painamalla ylemmän listan Muuta-nappia voit muuttaa käynnin tietoja. Yleensä väärin menevät käynnin työaika, Hoitojakso tai Ostopalvelu-sopimuksen puuttuminen käynniltä. Muuta tiedot oikeiksi ja paina OK. Mikäli toimenpiteet eivät tarvitse muutoksia, käynnin voi nyt laskuttaa painamalla Laskuta.

48 48 / Käynnin toimenpidetietojen muuttaminen Alemmasta listasta voit muuttaa käynnin toimenpiteiden tietoja. Painike Uusi Muuta Poista Selite Lisää käynnille uuden toimenpiteen Valitun toimenpiteen muutos luokituksessa (toimenpide, hammas, pinta) Poistaa valitun toimenpiteen Kun olet tehnyt tarvittavat muutokset toimenpiteisiin, käynti laskutetaan painamalla Laskuta Statuksen korjaus Statuksen korjaus tarkoittaa Alku tai Loppu statuksen muuttamista. Tämän voi tehdä 14 päivän kuluessa käynnin kuittauksesta, tai pääkäyttäjän oikeuksilla milloin tahansa. Statuksen korjaus tehdään jos esim. tarkastuksen yhteydessä unohtuu merkintä tai potilaalle tehdään vahingossa toisen asiakkaan merkinnät. Jos asiakkaan loppu- tai alkustatukseen on jäänyt väärä merkintä, voidaan merkintä korjata aktivoimalla Statuksen korjaus. Valitse asiakas ja avaa Alku-tai Loppustatus jota haluat korjata. Paina status-ikkunan harmaan taustan päällä oikeaa hiirennappia ja valitse Statuksen korjaus. Voit nyt tehdä muutoksia statukseen. Tallenna status lopuksi.

49 49 / Hoitokertomuksen korjaus Hoitokertomuksen korjaus tarkoittaa tallennetun kertomuksen muuttamista. Tämän voi oletuksena tehdä 14 päivän kuluessa kertomuksen tallentamisesta, tai pääkäyttäjän oikeuksilla milloin tahansa. Hoitokertomus korjataan jos esim. kertomuksesta unohtuu jokin tieto, sitä halutaan täydentää tai potilaalle tehdään vahingossa toisen asiakkaan kertomus. Avaa hoitokertomus-ikkuna hoitopuusta. Valitse oikea Hoitokertomus-sivu. Voit muuttaa hoitokertomusta klikkaamalla Muutapainiketta. Hoitokertomusta ei voi tallentaa ennen kuin on täyttänyt Muutoksen perustelu-kentän. Tallenna lopuksi hoitokertomus.

50 50 / Hoitojakson ja statuksen tilan muuttaminen Hoitojakson ja statuksen tilaa joudutaan yleensä muuttamaan silloin, kun hoito on merkitty väärälle asiakkaalle. Tällöin väärät tiedot voidaan poistaa. Joskus voi myös käydä niin, että suorittaja unohtaa merkitä alkustatukselle kaikki tiedot. Tällöin käytetään statuksen korjausta. Mikäli halutaan vain merkitä hoitojakso päättyneeksi, se voidaan tehdä Hoitojaksonäkymältä oikean hiirennapin valikon takaa. Käynnistetään Statuksen korjaus-apuohjelma. Vain pääkäyttäjä voi käyttää statuksen korjaus-apuohjelman ominaisuuksia. Valitaan Korjaus-ylävalikosta Status. Ohjelma ilmoittaa käyttäjälle statuksen korjauksen käyttötarkoituksen. Asiakas valitaan painamalla Asiakas-painiketta.

51 51 / 85 Kirjoitetaan sen asiakkaan henkilötunnus, jonka statusta halutaan korjattavan ja painetaan Asiakasrekisteri(enter). Valitaan asiakas listalta ja painetaan Valitse. Tehdään tarvittavat muutokset statukseen sekä mahdollisesti myös saman päivämäärän hoitosuunnitelmaan. 1. Valitse haluttu status vasemmalta 2. Vaihda statuksen tila halutuksi. 3. Paina Muuta. Hoitojaksojen(=hoitosuunnitelma) muutos tapahtuu samalla tavalla.

52 52 / HOITOJAKSON DIAGNOOSIN KORJAUS Diagnoosikoodin muuttaminen Väärä diagnoosi pitää poistaa ja tehdä uudestaan. Toimintoon tarvitaan pääkäyttäjän oikeudet ja salasana (superuser).

53 53 / VIIKKOTYÖAJAN MUUTOS Kun työntekijän viikkotyöaikaa muutetaan sen jälkeen kun hänelle on jo suunniteltu työaikaa, tulee hänen työaikansa myös muuttaa järjestelmän tietoihin. 1. Avataan henkilökuntatiedot 2. Muutetaan viikkoaika henkilökuntakortille ja tallennetaan muutos.

54 54 / Tämän jälkeen siirrytään Ajanvaraus-ohjelman Työjärjestyksen suunnitteluun. Valitaan Viikkotyöaika, jonka kautta työajat voi päivittää. 4. Painetaan Valitse viikko, jolloin voidaan päivittää monta viikkoa kerrallaan. 4. Valitaan kaikki viikot joihin muutos kohdistuu, vaihdetaan työaika ja tallennetaan.

55 55 / Ohjelma haluaa suorittaa tarkistusajon ennen kuin se hyväksyy työajan muutoksen 6. Siirrytään työajan hyväksyntään tekemään tarkistusajo. 7. Valitaan Tarkastusajo. 8. Vastataan ei kaksi kertaa 9. Ohjelma ilmoittaa saaneensa ajon valmiiksi, jonka jälkeen työajanmuutos on tapahtunut.

56 56 / SIIRTOSALDOJEN SIIRTO VUODEN VAIHTEESSA Aja työjärjestysten hyväksynnästä tarkistusajo kaikille suorittajille. Otetaan ylös vuoden viimeisen jakson siirtosaldot. Valitaan Tuntikertymä. Valitaan vuoden ensimmäinen jakso. Tuntikertymän siirtyminen edelliseltä jaksolta valitaan manuaaliseksi ja syötetään halutut siirtosaldot kenttiin ja tallennetaan. Kun muutokset on tehty kaikille suorittajille, ajetaan kohdan 1. tarkistusajo uudelleen.

57 57 / MALLIT JA KOJEET Mallit ja kojeet on hallintaikkuna, jonne voidaan merkitä potilaan oikomiskojeita ja kipsimalleja (sekä muita materiaaleja). Mallit ja kojeet löytyvät Asiakas-ylävalikosta, Mallit ja kojeet-painikkeen takaa. Ikkunassa on oletuksena valittu kaikki asiakkaat. Valitse asiakas (1.) ja sitten Uusi (2.) lisätäksesi uuden kipsimallin tai muun materiaalin. 1 2 Huom! Malli listaa voi järjestellä uudestaan sarakkeiden otsikoista!

58 58 / Uuden mallin tai kojeen lisääminen asiakkaalle Uusi malli tai koje lisätään asiakkaalle Uusi-painikkeella. Muista ensin valita asiakkaan oma oksa. Kun tiedot ovat oikein, painetaan Tallenna Mallin ja kojeen ominaisuudet Toiminto Suorittaja Selite Valitse haluttu suorittaja HUOM! Ainoastaan sellaisen suorittajan, jolla on henkilökuntakortilla erikoisalana materiaali, oikomishoito tai oikoja, voi lisätä materiaalille. Päiväys Tyyppi Mikäli nimesi puuttuu listalta, ilmoita pääkäyttäjälle. Valitse materiaalin päivämäärä Valitse materiaalin tyyppi (kipsimalli, proteesi, röntgenkuva, koje) Tunniste Laita haluttu tunniste, esim. Kojeen nimi tai numero (Lahti, ) Asiakaskorti n tieto Säilytyspaikk a Tiedot Tässä näkyy asiakaskortilla oleva sen hetkinen tunniste Valitse materiaalin säilytyspaikka, hoitola tai asiakkaalla Tähän voidaan laittaa lisätietoja, kuten kojeen tyyppi Tunnisteen siirto asiakaskortille Mikäli materiaali on kipsimalli tai röntgenkuva, ohjelma kysyy, halutaanko tunniste siirtää asiakaskortille. Tunnisteen kopiointi tarkoittaa sitä, että potilaan asiakaskortin etusivulle tulee materiaalille tunniste, esimerkiksi :

59 59 / 85 Mikäli kysymykseen vastataan Ei, ei tunniste siirry hoitopuuhun Tunnisteen merkitys Tunnistetta voidaan käyttää muun muassa seuraaviin tarkoituksiin: Materiaalin tunnistamiseen o Tunniste on sama potilaan tiedoissa ja itse materiaalissa, listan kautta on helppo löytää materiaalin omistaja / vastaanottaja Materiaalin hinnan merkitsemiseen laskutustarkoituksessa o Teknikko / muu henkilö merkitsee tehdyn materiaalin potilaan tietoihin hintoineen Materiaaliin liittyvän tärkeän tiedon esiintuomiseen potilaan hoitopuussa o Esim. kojeelle voidaan antaa tunniste Korjattava tai Rikki. Tunniste voi sisältää kirjaimia, eli se voi olla esimerkiksi Veto, 350 tai Tarkista, kuten alla Automaattinen tunniste Mikäli organisaatio käyttää automaattisia tunnisteita, uutta kojetta tai mallia lisättäessä tunnisteen kohdalla lukee luodaan tallennuksessa. Tällöin tunniste luo juoksevan numeron halutusta päivämäärästä / vuodesta eteenpäin, esimerkiksi , ja niin edelleen. Myös automaattista tunnistetta voidaan myöhemmin muuttaa mikäli tarpeen Käyttötarkoituksia Mallit ja kojeet-ominaisuutta voidaan käyttää esim. seuraaviin käyttötarkoituksiin: Materiaalin tunnistamiseen Kun kipsimallissa on sama tunniste itse mallissa ja potilaan tiedoissa, on helppo selvittää kenelle nurkassa lojuva malli kuuluu Materiaalin seurantaan

60 60 / 85 Materiaalin säilytyspaikka on tiedossa, lisätieto-kenttään voidaan pistää esimerkiksi hylly / huonetieto Materiaalien hintojen seurantaan laskutustarkoituksessa Potilaskortille voidaan antaa materiaalin hintatieto heti kun esim. proteesi on valmis, jolloin laskutustilanteessa materiaalikustannukset on nopea ja helppo merkitä Teknikon ja muun hoitohenkilökunnan tehokkaaseen viestintään Teknikko tai muu henkilö voi merkitä valmiin materiaalin potilaan tietoihin heti kun se on valmis Muihin käyttötarkoituksiin Digi-kuvien sijainti (c:\kuvat\potilas..), ajanvaraustarkoitukseen (Seurataan esim. materiaalin valmistumista) Automaattisen tunnisteen käyttöönotto Mikäli järjestelmään aktivoidaan parametri 42, luodaan tunniste automaattisesti. Pääkäyttäjä pystyy tekemään aktivoinnin. Automaattisen tunnisteen käyttöönoton vaikutus kannattaa keskustella etukäteen, sillä se voi vaikuttaa esimerkiksi mallikoteloiden nimeämiseen.

61 61 / VÄESTÖREKISTERIN PÄIVITYS Väestörekisterin ajaminen vaatii pääkäyttäjän oikeudet TAI väestörekisterin päivitys-oikeudet. Väestörekisterin päivitys tehdään Koodisto-apuohjelmalla. Se avataan Hoitohuone-ohjelman Käyttö-ylävalikosta kohdasta Käynnistä. Koodisto-ohjelman käynnistyttyä valitaan Päivitys-valikosta Väestörekisterin päivitys Väestörekisterin päivityksen käyttö Väestörekisteripäivitystä ensimmäistä kertaa tehtäessä tulee tarkistaa, että asetukset ovat oikein (kohta Väestörekisterin päivityksen asetukset). Kun asetukset ovat oikein, ikkuna näyttää väestörekisteri-aineiston hakemistopolun, aineiston nimen ja päiväyksen sekä aineiston muutostietueiden lukumäärän. Normaalisti muutoksia ikkunan asetuksiin ei tarvitse tehdä. Aloita-painiketta napsautettaessa ohjelmisto aloittaa päivityksen.

62 62 / Päivitystiedoston vaihtaminen Väestörekisteritiedosto sijoitetaan ohjelman INI-tiedostossa määritettyyn kansioon (Vrekpolku=) ja sille annetaan INI-tiedostossa määritetty nimi (VrekNimi=). Vanha tiedosto voidaan haluttaessa nimetä päivämäärällä ja sijoittaa esimerkiksi alikansioon. Tämä helpottaa väestörekisteripäivitysten seuraamista Väestörekisterin muutos/päivitys Tämä on oletusasetus. Käytetään, kun väestörekisteritietoja päivitetään muutostiedoilla. Välittää asiakasrekisteriin tiedon muuttuneista väestörekisteritiedoista Väestörekisterin osittainen päivitys Aineistosta voidaan poikkeustilanteessa lukea annetulta riviltä (annetusta henkilöstä) alkaen haluttu määrä rivejä (henkilötietoja) Väestörekisterin perustaminen/ylikirjoitus Valinta Aloitus/ylikirjoitus kirjoittaa väestörekisteritiedot uudelleen, ei päivitä (muuta) asiakkaan väestörekisteritietoja. käytetään silloin, kun väestörekisteri perustetaan Väestörekisterin päivityksen asetukset Väestörekisterin asetuksia muutetaan Windows-kansion YLLAPITO.INI-tiedoston TOIMINTAosiossa olevilla määrittelyillä. [TOIMINTA] ; ; väestöaineiston tyyppi ; 1=SNI, 2=VANTAA (KT-TIETOKESKUS), 3=TURKU, ; 5=VTJ2000, 7=VRR laaja, 8=VRR suppea VrekTiedot=5 ; vrek-aineiston sijainti VrekPolku=c:\VAESTO ; vrek-aineiston tiedostonimi VrekNimi=WINHIT.DAT Vrek_loppumerkki=0 Vrek_paivita_osoite=0 Vrek_paivita_kunta=0 Vrek_luevainKuolleet=0 Vrek_luevainTurvakielto=0 ; ; Ammattinimikkeen päivittäminen asiakaskortille ; 1=asiakaskortin ammatiksi väestörekisterin ammatti ; 0=asiakaskortin ammattia ei muuteta ; 2=muutetaan jos asiakaskortin ammattikentän 1. merkki >2 Ammatti=0 ; palvelualuetiedosto=f:\vaesto\palve.txt palvelualue_oletuspaiva= ;

63 63 / väestörekisterin lisäasetukset Alla olevia asetuksia päivitetään vain poikkeustilanteissa. Vrek_loppumerkki=0 Vrek_paivita_osoite=0 Vrek_paivita_kunta=0 Vrek_luevainKuolleet=0 Vrek_luevainTurvakielto=0 Ammatti= Palvelualueet Palvelualueeseen liittyvät tiedot ovat käytössä niillä paikkakunnilla, joissa aineistoon on lisätty palvelualuetunniste.

64 64 / KÄYTÖN SEURANTA (SORMENJÄLKI) Tässä dokumentissa kuvataan In Net Oy:n tuottaman WinHIT-tietojärjestelmän käyttäjälokin, sormenjälkitiedon, sisältö. Dokumentti sisältää myös ohjeet käyttäjälokin käyttöön ja seurantaan. Sormenjälkiä on lisätty tarpeen sekä kokemuksen mukaan (väärinkäytösten seuraaminen). Aineisto ei kerro, onko esim. asiakkaan hoitokertomusta, toimenpiteitä tai hammaskarttaa luettu. Käyttäjälokin ja potilastietokannan tietojen vertailu kertoo enemmän kuin pelkkä loki, koska varsinainen tietokanta tallentaa asioita monessa tapauksessa myös tapahtumapohjaisesti ilman varsinaista käyttäjän tekemää muutosta/tallennusta. Sormenjälki on WinHITin kehityksen yhteydessä käyttöön otettu termi, joka kuvaa käyttäjän toimista jäävää yksilöitävää tunnistetta. Sormenjälki liittyy aina käyttäjätunnukseen Käyttäjälokiin kirjautuva tieto Toiminto Kirjaus Asiakaskortti Uuden asiakkaan tekeminen (uusi asiakaskortti) Asiakaskortin avaaminen (katseluun) Asiakaskortin muutos Anamneesi Uusi Muutos Asiakkaan varattu aika Uusi Katselu Muutos ja siirto Poisto Peruminen (perumisesta jää tieto myös päiväkirjaan ja hoitotoimenpiteisiin) Jonot Ajanvarausjonoon kytkeminen Asiakkaan yhteydenotto Kirjautuminen Onnistuneet kirjautumiset Epäonnistuneet kirjautumiset Aika ja paikka Päivämäärä ja kellonaika sekunnilleen Työaseman nimi sekä IP-osoite jossa tapahtuma tapahtui

65 65 / KÄYTÖN SEURANNAN KÄYNNISTÄMINEN Käytön seuranta tapahtuu Perustiedot-apuohjelmassa. Perustiedot käynnistetään joko Ajanvaraus- tai Hoitohuone-ohjelmasta. Valitaan Käyttö-ylävalikko ja sieltä Käynnistä Koodisto Käynnistäminen resurssienhallinnan kautta Vaihtoehtoisesti Perustiedot voidaan käynnistää suoraan WinHIT-kansiosta. Navigoidaan WinHIT-ohjelmiston asennuskansioon ja käynnistetään Yllapito.exe Käytön seurannan oikeudet Koodisto-ohjelma vaatii WinHIT-tietojärjestelmän käyttäjätunnukset. Käytön seuranta vaatii pääkäyttäjätason käyttöoikeudet Käytön seurannan käynnistäminen Kun Koodisto-ohjelma käynnistetään, se avautuu työpöytä-näkymään. Valitaan Käytön seuranta-ylävalikko ja sieltä Isoveli valvoo.

66 66 / Käytön seurannan työpöytä Sormenjälkitapahtumien määrä Käytön seurannan työpöytä näyttää tietokannassa olevan sormenjälkien tapahtumamäärän ikkunan otsikossa Sormenjälkitapahtuman tarkat tiedot Työpöydän alareunassa oleva suorakaide näyttää valitun sormenjälkitapahtuman tarkat tiedot Käytön seurannan hakutoiminnot Lokista voidaan hakea tietoa päivämäärävälillä käyttäen hakuavaimena käyttäjätunnusta, potilaan henkilötunnusta ja niiden yhdistelmiä.

67 67 / Hakuehdot Hakukenttä Päivämäärä ja tunnus Tunnus ja päivämäärä Kenen ja päivämäärä Kenen, tunnus ja päivämäärä Tiedon analysointi Selite Hakee päivämääräväliltä tietyn käyttäjätunnuksen tapahtumat. Jos käyttäjätunnus (TUNNUS-kenttä) on tyhjä, hakee tapahtumat päivämäärävälillä. Hakee tietyn tunnuksen tapahtumat päivämääräväliltä. Jos TUNNUS on tyhjä, hakee aakkosissa ensimmäisen käyttäjätunnuksen tapahtumat. Hakee tiettyyn henkilötunnukseen kohdistuneet tapahtumat valitulta päivämääräväliltä. Henkilötunnus tulee KENEN-kenttään. Haku kohdistuu haluttuun asiakkaan tapahtumiin, jotka ovat halutulla päivämäärävälillä ja tietyn käyttäjätunnuksen tekemiä. Haettu tieto avautuu selailuikkunaan, mutta se voidaan myös tallettaa tiedostoon ja analysoida esimerkiksi taulukkolaskentaohjelmalla Mallihaku Alla olevassa kuvassa on haettu päivämäärävälillä kaikki tapahtumat sekä valittu yksi rivi, jonka lisätiedot näkyvät ikkunan alalaidassa.

68 68 / APUTOIMINNOT Nettiajanvarauksen salasana Mikäli organisaatiossa on HITPortal ajanhallintapalvelu käytössä, voidaan kelle tahansa asiakkaalle luoda uusi kertakäyttöinen salasana ohjelmistosta. Salasanan voi luoda Asiakas-ylävalikosta sekä Hoitohuone- että Ajanvaraus-ohjelmissa. 1. Valitaan Asiakas-ylävalikko ja sieltä Ajanvarausportaalin salasana. 2. Ohjelmisto kysyy varmistuksen salasanan luomisesta. Tähän vastataan Kyllä. 3. Mikäli asiakkaalla on jo salasana, ohjelmisto varmistaa, halutaanko hänelle varmasti tehdä uusi salasana. 4. Lopuksi ohjelmisto näyttää uuden salasanan. Salasanan voi kirjoittaa asiakkaalle lapulle, tai sen voi kopioida leikepöydälle ja liittää tekstiviestiin tai toiseen dokumenttiin.

69 69 / TEKSTIVIESTILÄHETYSTEN SEURANTA LYHYESTI Tekstiviestilähetysten seuranta on ominaisuus, jolla voidaan listata, seurata ja raportoida HITPortal-palvelun kautta lähetettyjä tekstiviestejä. Seurantaikkunan käyttö vaatii pääkäyttäjän oikeudet Seurantaikkuna tukee vain HITPortalin kautta lähetettyjä tekstiviestejä Seurannan tärkeimmät ominaisuudet Seurantaikkunasta voidaan tarkastella kaikkia eri viestityyppejä halutulla ajanjaksolla. Seurantaikkunasta voidaan valita tekstiviestin lähettävä/vastaanottava asiakas päähenkilöksi. Muistutustekstiviesteistä voi katsoa yhteenvedon, joka sisältää tietoa muistutusten vaikutuksesta. Seurantaikkuna näyttää, kuinka monta tekstiviestiä päivämäärävälillä on lähetetty, siirtymässä lähetykseen ja keskeytetty Tekstiviestin lähetystilan selitteet Lähetystila Selite Lähetetty HITPortal-palvelukeskus on hakenut tekstiviestin ja se on toimitettu asiakkaalle. Mikäli viesti ei ole kiireellinen, se saattaa odottaa palvelukeskuksessa kiireellisempien viestien lähettämistä ensin. Siirtymässä Tekstiviesti odottaa lähetyshetkeään. lähetykseen Keskeytetty Tekstiviestin lähetys on keskeytetty ennen palvelukeskukseen lähtöä. Esimerkiksi asiakkaan tavallinen hoitoaika on muutettu haamuajaksi ennen muistutuksen lähtöä, jolloin WinHIT estää muistutuksen lähdön.

70 70 / TEKSTIVIESTISEURANNAN KÄYTTÖ Tekstiviestien seuranta vaatii pääkäyttäjän oikeudet. Seurantaikkuna löytyy Hoitohuone-ohjelmasta, Ylläpito-valikosta. Valitse Ylläpito-ylävalikko ja sieltä Tekstiviestilähetysten seuranta Tekstiviestiseurannan välilehtien selitteet Välilehti Hoitolan viestit Muistutukset Asiakkaan viestit Peruutusaikapalvelu Kaikki viestit Selite Tämä välilehti listaa hoitolan lähettämät viestit. Tämä välilehti sisältää sekä automaattiset että päiväkirjalta asetettavat muistutukset. Tämä välilehti sisältää asiakkailta tulleet tekstiviestit. Asiakkaat tunnistetaan, mikäli viesti sisältää henkilötunnuksen tai asiakas on kytketty viestiin. Tämä välilehti sisältää peruutusaikapalvelun viestit. Tältä välilehdeltä voidaan hakea kaikki halutun aikavälin viestit, jolloin ohjelma laskee kätevästi kokonaisviestimäärän päivämääräväliltä.

71 71 / Tekstiviestien haku ja tarkastelu Seurantaikkunassa voit valita halutun tekstiviestityypin välilehden ja hakea viestit ruudulle. Huomaa, että pitkän päivämäärävälin haku voi kestää jonkin aikaa, jos tekstiviestejä on paljon. 1. Valitse haluamasi tekstiviestikategoria. 2. Paina Hae tekstiviestit ja valitse haluamasi päivämääräväli, esim. kuukausi. 3. Kun tekstiviestit on noudettu ruudulle, voit tarkastella niitä ja käyttää ikkunan muita toimintoja Toimintopainikkeiden selitteet Toiminto Sulje Hae tekstiviestit Asiakaslistaan Valitse päähenkilöksi Yhteenveto Selite Sulkee seurantaikkunan. Hakee valitun välilehden tekstiviestit halutulta päivämääräväliltä. Vie valitun tekstiviestirivin asiakkaan valittujen asiakkaiden listaan. Valitsee valitun tekstiviestirivin lähettäjän/vastaanottajan päähenkilöksi. Näyttää yhteenvedon muistutustekstiviestien tapahtumista valitulla päivämäärävälillä. Vain Muistutukset-välilehdellä.

72 72 / MUISTUTUSVIESTIEN YHTEENVETO Seurantaikkunan Muistutukset-välilehdellä on aktiivisena painike Yhteenveto. Tämä painike antaa yhteenvedon muistutustekstiviestien tapahtumista, kun välilehdelle on haettu tekstiviestejä päivämäärävälillä. Yhteenveto on eritelty keskeytettyjen tekstiviestien ja Lähetettyjen tekstiviestien osaan Muistutusviestien yhteenvedon selitteet Tieto Keskeytetty Lähetetty Perui Perun Peton Poistettu Haamuaika Palvelukeskusvika Yhteensä Selite Tekstiviesti, jota ei lähetetty asiakkaalle. Tekstiviesti, joka lähetettiin asiakkaalle. Asiakas perui käynnin. Hoitola perui käynnin. Asiakas jätti tulematta, peruuttamaton käynti. Käynti poistettiin kokonaan ennen/jälkeen lähetyksen. Käynti merkittiin haamuajaksi ennen/jälkeen lähetyksen. Tekstiviestiä ei voitu lähettää asiakkaalle, koska lähetyskeskuksessa oli vika. Kuinka monta tapahtumaa oli yhteensä.

73 73 / TEKSTIVIESTIMALLIEN HALLINTA LYHYESTI Tekstiviestimallien avulla voidaan hallita asiakkaille lähetettävien tekstiviestien oletusmuotoja. Huomioitavaa: Tekstiviestimallit ovat käytössä vain HITPortal-palvelun kautta lähetettävissä tekstiviesteissä. Tekstiviestien oletusmallit ovat samat kuin mitä palvelu lähettää tällä hetkellä. Recall-tekstiviestit eivät ole vielä käytössä. Tekstiviestienmallien hallinta vaatii pääkäyttäjäoikeudet. Tekstiviestimallin muuttaminen vaikuttaa heti järjestelmään: uusi tekstiviestimalli on käytössä heti kun se on hyväksytty editori-ikkunassa ja tallennettu. Siksi mallien muuttamisessa tulee olla tarkkana. Tekstiviestimallit tukevat seuraavia kieliä: suomi ruotsi englanti Valmiit tekstiviestimallit Automaattinen muistutus Aikainfo varatusta ajasta Hoitolan viesti Recall ajaton Recall ajallinen Ei vielä käytössä Ei vielä käytössä Tekstiviestimallin attribuutit Tekstiviestimallit käyttävät attribuutteja, joilla ohjataan tekstiviesteille tulevia tietoja. Attribuutit mahdollistavat esimerkiksi hoitoajan tai hoitolan osoitteen lisäämisen haluttuun kohtaan tekstiviestiä Tekstiviestimallien ominaisuudet Tekstiviestimalleilla on ominaisuudet, jotka määrittelevät niiden toiminnan. Ominaisuus Tyyppi Kieli Käytössä Malliviesti Käyttäjä Selite Kertoo, missä paikassa tekstiviestiä käytetään ohjelmistossa. Kertoo, mille asiakaskortin kielelle kyseinen tekstiviesti tulee. Kertoo, onko kyseinen malli käytössä. Mikäli malli ei ole käytössä, sen mallin tekstiviestejä ei lähetetä ollenkaan. Näyttää kyseisen tekstiviestin pohjan. Näyttää kyseisen tekstiviestimallin käyttäjän. Ei ole vielä käytössä.

74 74 / TEKSTIVIESTIMALLIEN HALLINTA Tekstiviestimallien hallinta vaatii pääkäyttäjän oikeudet. Hallintaikkuna löytyy perustiedoista. 1. Valitse Ylläpito-ylävalikko. 2. Valitse Perustiedot. 3. Perustiedoista valitse Tekstiviestimallit Tekstiviestimallien toimintapainikkeet Painike Uusi Muuta Poista Tulosta Toiminto Tällä painikkeella voidaan luoda uusi tekstiviestimalli. Toiminto ei ole käytössä vielä. Tällä painikkeella voidaan muuttaa valittua tekstiviestimallia. Valitse ensin haluttu rivi. Tällä painikkeella voidaan poistaa haluttu tekstiviestimalli. Toimii ainoastaan omiin recall-tekstiviestimalleihin. Toiminto ei ole käytössä vielä. Tällä painikkeella voidaan tulostaa haluttu tekstiviestimalli. Toiminto ei ole käytössä vielä Tekstiviestimallin muutos -ikkuna Tekstiviestimallin muutos-ikkunassa voidaan muuttaa valittua tekstiviestimallia. Mikäli editori-kentän sisältöä muutetaan, tulee muutos hyväksyä klikkaamalla Käytössä-kenttä aktiiviseksi. Tällä varmistetaan, etteivät muutokset tapahdu vahingossa.

75 75 / Tekstiviestimallin muutos-ikkunan selitteet Toiminto Editorikenttä Malliviestikenttä Attribuutit Käytössä Kieli Tallenna Peruuta Palauta oletus Ohje Muuta attribuutti Selite Tässä kentässä voidaan muuttaa tekstiviestimallia. Mallissa voidaan käyttää attribuutteja. Tässä kentässä on esikatselu tekstiviestin ulkoasuun, kun siihen on liitetty attribuutin mukaiset ominaisuudet. Tässä listassa on kaikki käytössä olevat attribuutit sekä niiden organisaatiossa oleva tieto. Mikäli kenttä on tyhjä, tietoa tulee merkitä organisaation perustietoihin, esimerkiksi hoitolan puhelinnumerokenttään. Tämä ruksi kertoo, onko tekstiviestimalli käytössä vai ei. Tämä asetus kertoo, mille asiakaskortin kielelle tekstiviesti on tarkoitettu. Tallentaa tekstiviestimallin ja sulkee editori-ikkunan. Muista ruksata Käytössä -kenttä, mikäli olet muuttanut mallia ja muutokset otetaan heti käyttöön. Tämä painike peruuttaa muutokset malliin ja sulkee editori-ikkunan. Palauttaa tekstiviestimallin oletustilaan. Muutokset pitää vielä hyväksyä, ennen kuin oletusmalli tulee käyttöön. Sisältää ohjeet editori-ikkunan käyttöön. Tällä voit muuttaa haluttua attribuuttia tilapäisesti tarkastaaksesi esimerkiksi viestin pituuden tai ulkoasun. Muutos ei ole pysyvä ja poistuu kun suljet editoriikkunan.

76 76 / TEKSTIVIESTIMALLIN MUUTTAMINEN Huomaathan, että tekstiviestimallin muuttaminen vaikuttaa heti tallennuksen jälkeen tekstiviestien muodostamiseen. Ole tarkkana muutosten kanssa. 1. Valitse haluamasi tekstiviestimallin rivi. 2. Paina Muuta. Ohjelmisto avaa tekstiviestimallin muutos-ikkunan. 2. Nyt voit muuttaa Editori-kentässä olevaa tekstiviestin mallia. Voit käyttää attribuutteja tekstin seassa. Attribuutti alkaa aina #(risuaita)-merkillä. Mikäli suorittajan, hoitolan tai yrityksen tietoihin ei ole merkitty kyseisen attribuutin tietoa, esimerkiksi nettisivun osoitetta, tulee nämä päivittää järjestelmään, jotta tieto voidaan liittää tekstiviestiin. 4. Malliviesti-kenttä näyttää viestisi mallin sekä pituuden. Ohjelmisto käyttää attribuuttien malleissa pisintä mahdollista hoitolan nimeä. Huomaa, että viestissä pitää olla tilaa esimerkiksi pitkille asiakkaiden nimille. Kannattaa siis katsoa, että malliviestin pituus ei ole aivan 160 merkkiä. 5. Merkitse Käytössä-valinta, kun olet tyytyväinen tekstiviestimalliin. Mikäli ruksia ei laiteta, kyseinen malliviesti ei tule käyttöön. 6. Paina lopuksi Tallenna. Nyt voit muuttaa halutessasi toista tekstiviestimallia.

77 77 / INTERNETAJANVARAUSPALVELUN SEURANTA Järjestelmään on lisätty toiminnallisuus, jolla Internet-ajanvarauksen tapahtumia voidaan seurata asiakaskohtaisesti. Ajanvarausportaalin tapahtumat esitellään aikajärjestyksessä kirjautuneen henkilön mukaan. Tapahtumista saa myös yhteenvedon Seurannan käynnistäminen Ajanvarauspalvelun tapahtumia pääsee tarkastelemaan Ylläpito-valikosta, kohdasta Ajanvarauspalvelun tapahtumat Ajanvarauspalvelun seurannan näkymä Seurantaikkuna on jaettu kahteen osaan. Ylhäällä on istuntolista ja alapuolella tarkka kuvaus istunnon tapahtumista. Toimintapainikkeet ovat oikealla laidalla Tapahtumien haku Tapahtumat haetaan painamalla Hae asiakkaat. Ohjelma kysyy päivämäärävälin jota halutaan tarkastella.

78 78 / Istuntolista Istuntolista näyttää ajanvarauspalvelun jokaisen istunnon aikajärjestyksessä. Istunto tarkoittaa asiakkaan palveluun kirjautumista, jonka aikana voi syntyä useita tapahtumia. Alla olevassa esimerkkikuvassa nähdään testiasiakkaan istuntoja. Istuntolistan sarakkeet Istunto Kirjautunut asiakas Ikä Siirto Peruminen Varaus Vahvistus Asiakastiedot Kuvaus Päivämäärä ja aika jolloin asiakas kirjautuu palveluun Kirjautuneen asiakkaan nimi Asiakkaan ikä kirjautumispäivänä Onnistunut ajan siirto-tapahtuma Onnistunut ajan peruminen-tapahtuma Onnistunut uuden ajan varaus-tapahtuma Onnistunut ennakkovarauksen vahvistus-tapahtuma Asiakastietojen lisäys tai päivitys-tapahtuma Istunnon tapahtumat Istunnon tapahtumat-näkymä kertoo, mitä valitun istunnon aikana on tapahtunut. Näkymä myös kertoo, onko tapahtuma kohdistunut huollettavaan vai kirjautuneeseen asiakkaaseen.

79 79 / Ajanvarauspalvelun tapahtumien raportointi Yhteenveto-painikkeesta voidaan raportoida haetun päivämäärävälin tapahtumat.