Turvallisuus ja varautuminen (TUR-VA) valmisteluryhmän kokous 1/ 2018

Transkriptio

1 Turvallisuus ja varautuminen (TUR-VA) valmisteluryhmän kokous 1/ 2018 Aika: Klo 10:00 11:45 Paikka: Lapin liitto, Hallituskatu 20 B Rovaniemi, iso neuvotteluhuone 4.krs Paikalla: Puheenjohtaja: Juha Tapio, ELY-keskus L-vastuualue Varapuheenjohtaja: Tero Hyttinen, ELY-keskus E-vastuualue ja TE-tsto Jäsenet: Riitta Kovanen, Kemin kaupunki Risto Varis, Sodankylän kunta Markku Taavo, Kemijärven kaupunki Timo Alaraudanjoki, ELY-keskus Y-vastuualue Ari Soppela, Lapin pelastuslaitos Lasse Kylen, Lapin shp (sairaala) asiantuntijajäsenet: Heikki Laitinen, henkilöstöjärjestöjen edustaja JUKO Annikki von Pandy, SPR/Vapepa Risto Hoppula, LapIt Skype:llä: Tero Hyttinen, Juha Tapio, Markku Alalahti Esittelijä: Martti Soudunsaari, maakuntauudistuksen valmistelu Jenni Lintula, maakuntauudistuksen valmistelu Sihteeri: Ari Soppela Poissa: Jari Aalto, Lapin Aluehallintovirasto Outi Nyberg, Länsi-Pohjan shp (sairaala) Antti Saari, Lapin shp (ensihoito) KÄSITELTÄVÄT ASIAT 1. Kokouksen avaus ja esittäytyminen Prosessisuunnittelija Martti Soudunsaari koollekutsujana avasi kokouksen ja ilmoitti työryhmän käyttävän lyhennettä TUR-VA valmisteluryhmä. Todettiin osallistujat ja osallistujat esittäytyivät. 2. Kokouksen työjärjestys valmisteluryhmän esittelijänä toimii prosessisuunnittelija Martti Soudunsaari Esitys: Kokousten sihteeriksi kutsutaan valmiuspäällikkö Ari Soppela Päätös: Hyväksyttiin kokouksen työjärjestys ja valittiin kokousten sihteeriksi Ari Soppela 3. Valmisteluryhmän puheenjohtajan valinta Esitys: Valmisteluryhmä valitsee varsinaisista jäsenistä puheenjohtajan ja varapuheenjohtajan. Päätös: Valittiin puheenjohtajaksi Juha Tapio ja varapuheenjohtajaksi Tero Hyttinen. 4. Matkalla uuteen maakuntaan valmistelun johtamisen suunnitelma ja tilannekatsaus, muutosjohtaja Marja Perälä Marja Perälän ollessa estyneenä esittelijä kävi läpi Matkalla uuteen maakuntaan, valmistelun johtamisen suunnitelma esityksen Liite 1. Päätös: Merkittiin tiedoksi.

2 5. TUR-VA valmisteluryhmän asema ja tehtävä valmistelussa valmisteluryhmän tehtävät ja asemointi valmistelussa, käsitteiden määrittely esittelijä kävi läpi esityksen Valmistelun organisoituminen , Liite 2. Maakuntavalmistelun Turvallisuus ja varautuminen osa-alue sisältää neljä laajaa kokonaisuutta: pelastustoimi, varautuminen, hyvinvoinnin ja terveyden edistäminen sekä yhdyspinnat. Päätös: Merkittiin tiedoksi 6. TUR-VA työsuunnitelma Alustava työsuunnitelma Alustava työsuunnitelma keväälle 2018 Esitys: Keskustellaan työsuunnitelmasta ja sen täydentämisestä Esittelijä esitti alustavat työsuunnitelmat (Liite 3), sekä hallituksen esityksen maakuntalaiksi (HE 15 /2017) (Liite 4) niiltä osin kuin ne liittyvät maakunnan turvallisuus- ja varautumisvelvoitteisiin sekä alueellisen varautumisen yhteensovittamiseen. Näiden pohjalta käytiin vilkas keskustelu, joissa tuli esille mm. mahdollisten alatyöryhmien tarve, valmiussuunnittelun vastuiden jakautuminen, maakunnan oma varautumistehtävä ja alueellisen varautumisen yhteensovittaminen. Esille tuli myös maakunnallisen johtamisjärjestelmän tarpeellisuus, tilannekuvan tuottaminen ja viestintä häiriötilanteissa ja poikkeusoloissa. Tavoitteena on koota vuoden 2019 aikana toimialasuunnitelmista maakunnan valmiussuunnitelma ja maakunnan johtamisjärjestelmän tulisi olla valmiina vuoden 2020 alusta. Ensihoidon osalta todettiin ERVA alueilla käynnissä olevasta lakisääteisestä velvoitteesta varautua suuronnettomuuksien ja häiriötilanteiden edellyttämiin johtokeskusjärjestelyihin. OYS:n alueella johtokeskusta ollaankin perustamassa ja se toimii jo osittain. Keskusteluissa todettiin myös tarve seurata sekä valtakunnallista että maakuntien varautumisasioiden kehittymistä ja niiden hyviä käytäntöjä. Valtakunnallista ohjausta ja yhteensovittamista tullaan myös tekemään. Päätös: Merkittiin tiedoksi 7. Nykytilan kuvaus Maakuntavalmistelun nykytila päivitetään ja Sisäministeriössä käydään JTS - simulointineuvottelu, johon on etukäteen valmisteltavana kattava tietopyyntö maakunnan tilasta. Organisaatioita pyydetään ilmoittamaan varautumiseen ja valmiussuunnitteluun liittyen: o mitä suunnitelmia on? Suunnitelman nimi ja jos nimi ei kerro sisältöä niin kuvataan lyhyesti suunnitelman sisältö; o kustakin suunnitelmasta, milloin laadittu ja/tai milloin päivitetty tai jos on keskeneräinen niin mikä on valmiusaste; o o kunkin suunnitelman laadinnasta vastaava henkilö tai vastuutaho mihin säädökseen (laki, asetus tai ministeriön määräys/ohje tms.) suunnitelma perustuu. Esitys: TUR-VA:n osalta pyydetään sähköpostilla valmiussuunnitelmia koskevat tiedot 9.2. mennessä seuraavilta organisaatiolta: sairaalat / shp:t (Lappi ja Länsi-Pohja), ELYkeskus ja pelastuslaitos. Pyydetään AVI:lta tarvittavat tiedot kuntien osalta. Päätös: Hyväksyttiin päätösesitys.

3 8. Maakuntauudistuksen viestintä ja valmisteluryhmän viestintätehtävät Maakuntavalmistelun viestinnän suunnittelija Jenni Lintula kertoi maakuntauudistukseen liittyvistä viestinnän periaatteista ja järjestelyistä sekä valmisteluryhmälle kuuluvista viestintävastuista. Hän korosti avoimuutta osana luotettavuutta sekä viestinnän tärkeyttä osana kaikkien aikojen suurinta julkisen hallinnon uudista, jossa tärkeässä osassa on mm. Tervetuloa mukaan rakentamaan tulevaisuuden maakuntaa! verkkosivut Viestinnän tulee olla selkeää, avointa sekä aktiivista kaikki me olemme viestijöitä ja toimimme linkkinä molempiin suuntiin Viestinnässä benchmarkataan muiden maakuntien valmistelua ja valtakunnallisesti pyritään luomaan ja jakamaan materiaalia Viestinnän keinoina mm. valtakunnallinen viestintäkampanja Maakunta tutuksi Syksyllä järjestetään kampanja liittyen maakuntavaaleihin Lapissa kuntakierros, ja niihin liittyen tulossa asukastilaisuuksia ollaan näkyvillä some -kanavilla, tuotetaan uutiskirjeitä jne. Jokaisessa organisaatioissa toimii viestinnän yhteyshenkilöt Henkilöstö osallistuminen on tärkeää, koska henkilöstöä kiinnostaa omaan työhön liittyvät asiat > osallisuus, osallistaminen viestinnässä on tärkeää tunnistaa omat keskeiset sidosryhmät Tarvitaanko erityisasioihin työnyrkkejä tai alatyöryhmiä esim. varautumisen viestintä, ICT- varautuminen jne? Mitä TUR-VA -yhmä haluaa maakunnan viestinnälle tuoda, esim. blogit, www-sivut? Pakollisia ovat muistio tai pöytäkirja kokouksista sekä lisäksi toivotaan lyhyt ja selkeä kokoustiedote joka kokouksesta Myös kuvat ja videot ovat tervetulleita viestintään Keskustelussa tuli esiin kysymys valmistelun ja asiakirjojen julkisuudesta, johon Jenni Lintula linjasi: Kaikki on julkista, mikä ei ole salaista ja Strategisia asioita kyllä, operatiivisia asioita ei vielä tässä vaiheessa Esittelijän mukaan konsernin hahmottuessa kriisiviestinnän työryhmä olisi tarpeen ja kriisiviestinnän suunnitelma tulisi olla käytettävissä jo vuonna 2020 Esitys: Merkitään tiedoksi viestintäsuunnittelija Jenni Lintulan esitys ja työryhmän viestinnän tehtävät Päätös: Merkittiin tiedoksi 9. Muut asiat Jenni Lintula kertoi maakunnan valmistelussa olevista kuudesta avoimesta työpaikasta, joiden haku helmikuun alkuun mennessä 10. Seuraava kokous ja kevään kokousten aikataulutus Esitys: Seuraavat kokouspäivät 26.2., 22.3., ja Päätös: Hyväksyttiin esitys varauksella, että kokousaika voi muuttua Lappi118 - harjoituksen vuoksi. Esityslistat jaetaan viikkoa aikaisemmin 11. Kokouksen päättäminen Puheenjohtaja päätti kokouksen klo JAKELU: Valmisteluryhmän jäsenet ja varajäsenet, Marja Perälä, Mika Riipi, Jenni Lintula, info@lapinmaakunta.fi

4 HE 15/2017 maakuntalaki Turvallisuus ja varautuminen

5 6 Maakunnan tehtäväalat (1-26) 1) sosiaali- ja terveydenhuolto; 2) hyvinvoinnin, terveyden ja turvallisuuden edistäminen 4) pelastustoimi; 11) maakuntakaavoitus; 12) kuntien alueiden käytön suunnittelun ja rakennustoimen järjestäminen 14) liikenneturvallisuus 16) vaarallisten kemikaalien ja räjähteiden käsittelyyn liittyvät valvontatehtävät; 20).sekä tulvariskien hallinnan tehtävät ja huolehtiminen ympäristö-, vesihuolto- ja vesistötöiden toteuttamisesta; 23) maakunnan varautuminen ja alueellisen varautumisen yhteensovittaminen; Pelastustoimen vastuut ja yhdyspinnat

6 141 Varautuminen häiriötilanteisiin ja poikkeusoloihin Maakunnan on valmiussuunnitelmin ja normaaliolojen häiriötilanteissa tai poikkeusoloissa tapahtuvan toiminnan etukäteisvalmisteluin sekä muilla toimenpiteillä huolehdittava siitä, että sen toiminta jatkuu mahdollisimman häiriöttömästi normaaliolojen häiriötilanteissa sekä poikkeusoloissa. maakunnalle varautumisvelvollisuus koskee myös maakuntakonserniin ja maakunnan toimintaan kuuluvia organisaatioita maakunnan tulee varmistaa, että siltä osin kuin on kysymys palvelujen hankinnasta ulkopuolisilta tahoilta, hankintaa koskeviin sopimuksiin on otettu tarvittavat määräykset ostettujen palvelujen turvaamisesta häiriötilanteissa ja poikkeusoloissa.

7 141 Varautuminen häiriötilanteisiin ja poikkeusoloihin valmiussuunnitelmat etukäteisvalmistelut: teknisiä ja rakenteellisia ratkaisuja muilla toimenpiteillä: koulutusta ja harjoituksia sekä tilojen ja kriittisten resurssien varauksia. myös viestinnän ja tietoliikenteen suunnittelu on osa varautumista. ohjeiden antaminen ilman eri valtuutusta. yo. 141 :n perusteluissa!

8 142 Alueellisen varautumisen yhteensovittaminen Maakunnan on huolehdittava seuraavista alueella toimivien viranomaisten, kuntien, elinkeinoelämän ja järjestöjen yhteiseen varautumiseen liittyvistä tehtävistä: 1) Alueellisesti merkittävien riskien poikkihallinnollisen arviointityön järjestäminen; 2) Turvallisuuteen vaikuttavien toimintaympäristön muutosten poikkihallinnollisen seuranta- ja arviointityön järjestäminen; 3) Varautumisen suunnittelussa tarpeellisen yhteistoiminnan järjestäminen; 4) Maakunnan alueen valmius- ja häiriötilanneharjoitusten järjestäminen. Maakunnan on ylläpidettävä yhteistyössä 1 momentissa mainittujen tahojen kanssa yhteensovittamisessa tarvittavia yhteistyörakenteita. Huoltovarmuuden turvaamisesta säädetään erikseen.

9 142 Alueellisen varautumisen yhteensovittaminen :ssä säädetään monialaisesta ja horisontaalisesta varautumistehtävästä maakunnan tulee huolehtia alueellaan toimivien viranomaisten, kuntien, elinkeinoelämän ja järjestöjen yhteiseen varautumiseen liittyvistä tehtävistä. alueen yhteisessä varautumisessa on kysymys yhteistyöstä, horisontaalisesta verkostoitumisesta ja laaja-alaisesta varautumisen yhteensovittamisesta. elinkeinoelämällä tarkoitetaan tässä yhteydessä yhteiskunnan elintärkeiden toimintojen kannalta kriittisiä yrityksiä. yo. 142 :n perusteluissa!

10 Tervetuloa rakentamaan Lapin maakuntaa! Osallistumisen kanavia ovat valmistelijoiden ja tilaisuuksien lisäksi:

11 Matkalla uuteen maakuntaan TYÖSUUNNITELMA (luonnos) Turvallisuus ja varautuminen

12 1. Tehtäväkokonaisuudet ja selvitysvastuut Pelastustoimi / Pelastuslaitoksen siirto TaHe asiat (Yleis- /taloushallinto ja henkilöstövalmisteluryhmät) Pelastuslaitoksen hankintasopimukset (yhteistyö sopimukset ja hankinnat) Paloasemakiinteistöjen hallinta /vuokrasopimukset (kiinteistö- omaisuus jne. valmisteluryhmä) SM ohjaus maakunnan pelastustoimeen Varautuminen ja valmiussuunnittelu Maakunnan (oman) varautumisen ja valmiussuunnittelun organisoinnin, toimintamallien ja yhteistyömuotojen valmistelu huomioiden valtakunnalliset linjaukset, (sis. maakunnan kriisijohtamisen ja -viestinnän) Alueellisen varautumisen yhteensovittaminen Tehtävä- ja vastuujakoselvitys pelastuslaitoksen (tilannekeskuksen) ja muiden johtamisrakenteiden välillä (maakunnan konsernirakenne / sairaalan kriisijohtamisrakenne) Tilannekuvajärjestelmän pohjana tarvittavat tieto- ja viestijärjestelmät (yhteistyössä ICT:n kanssa) huomioiden valtakunnalliset vaatimukset / käyttövelvoitteet Huomioiden yhdyspinnat ja keskeiset sidosryhmät maakunnassa Tehtävien vastuuttaminen ja resursointi, muiden työryhmien hyödyntäminen valmiussuunnittelussa Hyvinvoinnin ja terveyden edistäminen vai sisäinen turvallisuus? Maakunnan Yhdyspinnat Ensihoitopalvelun tuottamisjärjestelmä ja SoTe-/pelastustoimen yhteistyö palvelun tuotannossa ja varautumisessa/valmiussuunnittelussa Maahanmuuttajapalvelut / varautuminen ja valmiussuunnittelu ELY / Y-vastuualue; tulvat, öljyvanhingontorjunta, jne.

13 2. Tavoitteet valmistelun mennessä Maakuntavaltuuston alkuun mennessä Järjestämis- ja tuottamisvastuun alkuun mennessä 3. Tiekartta Miten tavoitteet saavutetaan, tehtäväkokonaisuuksien priorisointi. Kriittiset ajankohdat tavoitteiden suhteen (tiekartan visualisointi) 4. Organisoituminen ja osallistuminen Ryhmän jäsenet ja alatyöryhmät, sidosryhmien mukaan ottaminen 5. Resursointi Resurssitarpeet: yksi päätoiminen varautumisen ja valmiussuunnittelun valmisteluun 6. Riskien hallinta

14 Tavoitteet ja yhdyspinnat Toimialueen kehittäminen ja tavoitteet mennessä alkuun mennessä Toimeenpanon alkuun mennessä Yhdyspinnat, valmistelu- ja sidosryhmät 1 Pelastustoimen siirto Pelastustoimi osana JTSsimulointia TaHe-suunnittelu valmis. Hlstön Yt:t käyty. PTP valmis. Pelastuslaitos uudessa hallinnossa; johto- ja toimintasäännöt, delgoinnit / toimeenpano. Pelan joryt ja nk:t. Sm:n kehittämishanke huomioitu. 2 Varautumisen ja valmiussuunnittelun järjestäminen maakuntaorganisaatiossa Alueellisen varautumisen yhteensovittaminen Mahdolliset järjestämismallit kuvattu. Toimeenpanomalli on valmis ja hyväksytty. Valmius tuottaa maakunnallista tilannekuvaa. Valmiussuunnittelun käynnistäminen yhteisten periaatteiden mukaan. Kehittynyt tilannekuvajärjestelmä. Maakunnan johto, kunnat Maakunnan toimijat, sidosryhmät ja kolmas sektori 5 tilanne-keskusta (PPshp). 3 Hyte-palvelujen järjestäminen ja tuottaminen vai sisäinen turvallisuus? 4 Yhdyspinnat ja palvelujen tuottaminen Valmistelu. Maakunnan päätökset. Palvelusopimusten valmistelu. Palvelutuotanto sopimusten mukaisesti käynnistyy Sairaalat, Ensihoitokeskus (PPshp) Yhteistyöviranomaiset

15

16

17

18

19 Matkalla uuteen maakuntaan Valmistelun johtamisen suunnitelma

20 Muutosjohtajan rooli johtaa valmistelua Poliittinen seurantaryhmä ja väliaikaishallinto sekä YT-toimielin Valmistelijat, valmisteluryhmät sekä sparrausryhmät Uudistuksessa mukana olevat organisaatiot ja sidosryhmät Johtaa, koordinoi, kokoaa ja tukee uudistuksen valmistelua, rakentaa uutta sekä vastaa asetettujen tavoitteiden ja työsuunnitelman toteutumisesta. On linkkinä.

21 Muutosjohtajan tehtävä Johtaa valmistelua ison kuvan ja väliaikaisen valmistelutoimielimen päätösten pohjalta ja pitää kokonaisuus hallitusti kasassa Pilkkoa kokonaisuus osiksi ja tavoitteiksi sekä jalkauttaa nämä osaksi valmistelua Organisoida valmistelu, hankkia tarpeen mukaiset resurssit ja luoda onnistumisen mahdollisuuksia valmistelulle/valmistelijoille Viestiä, antaa palautetta, delegoida, priorisoida Toimia esittelijänä ja vastata valmistelusta Tekijä ja linkki

22 Valmistelun johtamisen vaiheet Ison kuvan muodostaminen: yhteinen näkemys mitä ja miksi tehdään? Tavoitteena, että kaikki ovat riittävän selvillä kokonaisuudesta Suunnittelu: kokonaisuudesta ja sen osista, jossa ennakoidaan tulevia toimenpiteitä (mitä, miten, kuka ja milloin) Toteutus: toteutetaan konkreettisesti suunnitellut toimenpiteet Päätöksenteko: valmistellaan asioita päätöksentekoa varten Arviointi, ennakointi ja tarvittavat muutokset: asiat muuttuvat ja tarkentuvat prosessin eri vaiheissa Valmistelun yhteensovitus valmistelun eri osa-alueiden ja valmistelijoiden kesken Yhdessä tekeminen ja dialogi - myös uudistuksessa mukana olevien organisaatioiden kanssa

23 Mitä tavoitteita valmistelulle on tällä hetkellä Ei vielä toiminnallisesti tai poliittisesti sitovia ratkaisuja Hallinnollis-operationaalisia valmistelu tehtäviä Hallintosääntö, johtosäännöt, konsernirakenne, maakunta- ja palvelutuotantostrategiat, talousarvio, investointisuunnitelmat ESIVALMISTELUN OHJAUS RYHMÄ VAPAAEHTOINEN VÄLIAIKAINEN VALMISTELU Maakunnan palveluarkkitehtuurin rakentaminen VÄLIKAIKAINEN VALMISTELUTOIMIELIN MAAKUNTAVALTUUSTO Maakunnan palvelut pelaa Nykytilan kuvaukset Uudistuksen visio Henkilöstön siirtosuunnitelman ja sopimusten valmistelu sekä maakunnan henkilöstö/työnantajapolitiikan valmistelu Omaisuuden siirrot ja vuokrasopimukset (irtain- ja kiinteä omaisuus) Sopimukset ja niiden siirron valmistelu ml. hankintojen toteuttaminen ja organisointi Henkilöstö- ja taloushallinnon tehtävien organisoinnin valmistelu tuotantoyhtiöön ICT-ratkaisujen ja järjestelmien selvittäminen sekä kokonaisarkkitehtuurin suunnittelu sekä organisoinnin valm. tuotantoyhtiöön Maakunnan konsernirakenteen valmistelu (liikelaitos, yhtiöt) Maakunnan strategioiden valmistelu Henkilöstösiirrot Omaisuus palvelukeskukselle Sopimukset kunnossa Henkilöstö- ja talousasiat org. Tieto liikkuu, palvelut pelaa Palvelutuotanto Strateginen tahtotila Valmistautuminen Työsuunnitelma vuosille Maakunnan toiminnan ja talouden järjestämisen valmistelu Maakuntavaalien järjestämiseen osallistuminen Maakunnan perustaminen Maakuntavaalit 10/2018? Maakuntavaltuuston alaiset toimielimet Maakuntajohtajan ja muun konsernin virkamiesjohdon rekrytointi Maakunta toimii Strategiset ratkaisut ml päätökset hallinnosta ja rakenteesta

24 Valmistelun strategiset asiat keväälle 2018 Valmistelua koskevien suunnitelmien päivittäminen Maakunnan tietojohtamisen toimintamallin hahmottaminen Uudistuksen valmistelun tavoitteiden määrittely Maakunnan palveluarkkitehtuurin valmistelu Konsernirakenteen valmistelun käynnistäminen (järjestäminen, liikelaitokset, yhtiöt, tuotantoyhtiöt) Maakunnan talouden suunnittelun ja budjetoinnin käynnistäminen Väliaikaishallinnon vaiheeseen valmistautuminen Maakunnan strategiatyön käynnistäminen Osallisuus ja viestintä; tiedollinen-, suunnittelu- ja päätösosallisuus

25 Valmistelun operationaalisia asioita keväällä mm Valmisteluun tarvittavan tarkennetun tiedon kokoaminen: talous, henkilöstö, ICT Yhteistyön käynnistäminen talous- ja henkilöstöhallinnon tuotantoyhtiön kanssa ICT-palvelujen järjestämissuunnitelman laatiminen Väliaikaishallinnon vaiheen rakentaminen ml. maakunnan perustaminen Maakuntavaalien järjestämiseen osallistuminen Maakuntaan siirtyvien sopimusten kokoaminen ja analysointi Maakunnan toiminnan ja talouden simulointiprosesseihin osallistuminen sekä riskikartoituksen laatiminen Henkilöstön siirtoja valmistelevat toimenpiteet Omaisuuden siirtojen ja vuokrasopimusten valmistelu sekä toimitilakartoituksen laatiminen Muu valmistelu: SOTE-tukipalveluyhtiö, vaikuttamistoimielimet, saamen kieli ja saamelaisuus Hankintojen käynnistäminen tulevan maakunnan/valmistelun tarpeisiin

26 Valmistelun strategiset asiat syksyllä 2018 Tietovarannot ja ennakoinnin toimintamalli Maakunnan strategiatyön syventäminen (palvelustrategia, palvelulupaus) Maakunnan palvelutuotannon ja palveluverkon valmistelu Ylimaakunnallinen yhteistyö tehtävissä ja palveluissa Henkilöstösuunnitelma ja henkilöstöpolitiikka Maakuntakonsernin rakentaminen liikelaitoksen, yhtiöiden ja tuotantoyhtiöiden toiminnan sisällöt maakunnan organisaation, johtamis- ja ohjausjärjestelmän rakentaminen Maakunnan talouden ja hallinnon suunnittelu Maakunnan tieto- ja viestintätekniset palvelut sekä tietohallinto

27 Valmistelun operatiiviset asiat syksyllä mm. Maakunnan budjetin valmistelu ml. henkilöstökustannukset Liikelaitoksen toiminnan organisointi ja yhtiöiden perustamiseen liittyvät valmistelevat toimenpiteet Palvelutuotannon periaatteiden valmistelu ja sopimuspohjien laatiminen Sisäisen valvonnan suunnitelma Talous- ja henkilöstöhallinnon organisointi Asiakirjahallinta ja arkistotoimi Yhteistoimintamenettelyn käynnistäminen Raportointi Valmistautuminen kuntien ja kuntayhtymien selvityksiin

28 Maakunnan valmistelun johtaminen Maakunnissa sovitaan itse valmisteluorganisaatioista ja työtavoista Toiminnallisten ja taloudellisten tavoitteiden saavuttaminen edellyttävät hyvää valmistelua, suunnittelua ja kokonaisuuden johtamista Onnistumisen kannalta olennaista on yhteinen tahtotila, yhteiset tavoitteet ja keinot niihin pääsemiseksi Muutoksen tekemiseen tarvitaan kaikki keskeiset toimijat, henkilöstö ja alueen asukkaat Valmistelun edellytyksenä on, että se on jäsentynyttä ja suunnitelmallista Vision rinnalle tarvitaan toiminnalliset ja taloudelliset tavoitteet sekä aikataulu

29 Kiitos!

30 Valmistelun organisoituminen Turvallisuus ja varautuminen (TUR-VA), valmisteluryhmä valmistelun tukena

31 Valmisteluryhmät toimivat valmistelijoille asiantuntijaryhminä ja tukevat valmistelijoiden työtä Valmisteluryhmät valmistelun tukena Valmisteluryhmissä tapahtuu maakunnallinen valmistelun koordinointi Kansallinen tiekartta ja valtakunnalliset linjaukset viitoittavat valmistelua Palveluketjuajattelu ohjaa valmisteluryhmien työskentelyä esimerkiksi arvioidaan työnjaon tarvetta ja palvelujen käytännön toteutusta yhteistyössä kumppaneiden kanssa Valmisteluryhmissä haetaan synergiaetuja ja mietitään palveluketjuajattelun pohjalta, miten tehtävät järjestetään ja tuotetaan sekä miten ne siirretään uuteen organisaatioon hallitusti Valmisteluryhmässä on mukana edustajia uudistuksessa mukana olevista organisaatioista sekä sidosryhmistä, joiden kanssa on tarpeen sopia yhteistyöstä Valmisteluryhmät voivat hyödyntää sidosryhmiä asiantuntijoina

32 Valmisteluryhmissä valmistellaan Valmisteluryhmiin käytännön työtä tuntevia henkilöitä, joilla on tehtävänalaan liittyen laajaa osaamista Valmisteluryhmän rooli on osallistua omalla asiantuntemuksellaan operatiiviseen valmisteluun, jota johtaa ja ohjaa väliaikainen valmistelutoimielin Palkatut valmistelijat valmistelevat asioita valmisteluryhmiin, mutta lisäksi tarvitaan valmisteluryhmiin osallistuvien työpanosta Valmisteltavat asiat määritellään ja aikataulutetaan sekä sovitaan vastuunjaosta arvioidaan myös henkilöstöresurssien tarve Valmisteluryhmien yhteyteen voidaan perustaa projektiluonteisia alatyöryhmiä väliaikainen valmistelutoimielin tekee päätökset näiden perustamisesta Valmistelussa huomioidaan valtakunnallisen valmistelun linjaukset ja periaatteet Maakunnallisella valmistelulla koordinoidaan ja haetaan synergiaetuja sekä valmistellaan tulevan maakunnan toimintaa yhteen sovittaa ja viitoittaa valmistelua, jota tehdään organisaatioissa

33 Valmisteluryhmien työn pääpaino tulevaisuudessa Valmisteluryhmissä visioidaan ja rakennetaan maakunnan palveluja ja toimintaa hyödyntäen digitalisaation mahdollisuudet ja monikanavaisuus sekä huomioiden talouden asettamat reunaehdot Valmisteluryhmät rikastavat ja parastavat työskentelyään tekemällä yhteistyötä muiden valmisteluryhmien ja tehtäväkohtaisten valmistelijoiden kanssa esimerkiksi yhteisiin tehtäviin liittyen Yhteisinä tehtävinä valmistellaan maakunnan viestintää, yleis- ja taloushallintoa, ICT-asioita, henkilöstöön ja palkkaukseen liittyviä asioita sekä kiinteistöjä, omaisuutta ja sote ateria-, kiinteistö-, ja siivouspalveluita Yhteiset teemat käsitellään pääsääntöisesti omissa valmisteluryhmissä, mutta valmisteluryhmät voivat omassa valmistelussa tuottaa niihin tietoa, näkemyksiä ja ehdotuksia sekä tehdä yhteistyötä Valmistelun läpileikkaavia teemoja ovat: maakunnan strategia- ja ohjelmatyö, viestintä, osallisuus, elinvoiman edistäminen ja alueiden tasapuolinen kehittäminen, ennakointi sekä tutkimus- kehittäminen- ja innovaatiot

34 Valmisteluryhmät Maakunnan strategiat (kokonaisuus) Maakunnan palvelut Yhteiset palvelut Viestintä ja osallisuus SOTEjärjestäminen Elinvoima ja elinkeinot Talous- ja yleishallinto Henkilöstön siirto ja palkkahallinto Konsernirakenne ja strategiat SOTEpalvelukonsepti Luonnonvarat ja ympäristö Kiinteistöt, toimitilat ja sekä ateria, siivous ja kiinteistöpalvelut SOTEyhdyspinnat Turvallisuus ja varautuminen ICT

35 Esitys valmisteluryhmistä muut kuin sote-tehtävät Maakunnan tehtävät pl.sote Elinvoima ja elinkeinot Luonnonvarat ja ympäristö Turvallisuus ja varautuminen Alueiden kehittämisen palvelut Kasvu- ja maahanmuuttajien palvelut Maaseudun kehittämispalvelut Liikennepalvelut Alueiden käytön palvelut Vesi- ja kalatalouden palvelut Luonnonsuojelu Ympäristöterveyden palvelut Maatalouden ja elintarviketuotannon palvelut Pelastustoimi Varautuminen Hyvinvoinnin ja terveyden edistäminen arjen turva Yhdyspinnat / Sote ja muut Vesien ja merenhoidon palvelut

36 MAKU-palveluihin koottujen valmisteluryhmien tehtävät (1/2) 1. Muodostaa kuva tehtäväalan kokonaisuudesta (nykyinen tehtävän järjestäminen, siihen käytetyt resurssit, tulokset ja vaikutukset suhteessa kokonaisuuteen) 2. Tehdä esitys valmistelun tavoitetilasta huomioiden uudistuksen visio, sovitut periaatteet sekä työlle asetetut tavoitteet 3. Laatia valmistelun työsuunnitelma, jossa määritellään Mitä, miten ja milloin asioita valmistellaan Valmistelun edellyttämät henkilöstöresurssit Valmisteltavat yhdyspinnat maakunnan sisällä ja muiden toimijoiden kanssa Keskeiset sidosryhmät sekä miten heidät otetaan mukaan valmisteluun Tavoitteet, mitä on valmiina ja mennessä sekä mitä tavoitellaan vuonna 2019 Viestintä- ja osallistumismenettelyt

37 MAKU- palveluihin koottujen valmisteluryhmien tehtävät (2/2) 4. Kartoittaa eri organisaatioissa kehitetyt hyvät käytännöt sekä laatia suunnitelma niiden hyödyntämisestä (hyvät käytännöt) 5. Hahmottaa toimintojen ja palvelujen uudistavaa järjestämismallia Löytää taloudellisia, tehokkaita ja vaikuttavia, ehkä uudenlaisiakin toimintatapoja Hahmottaa tehtävien tulevaa organisoitumista ja yhteistyötä Löytää vaihtoehtoisia malleja, miten toimitaan uudessa maakunnassa 6. Määritellä, miten palvelut ja palveluketjut tarjotaan asiakkaille Tarkastella palvelujen ja toiminnan yhdyspintoja sekä yhteistyötarpeita ja mahdollisuuksia maakunnan sisällä ja suhteessa muihin toimijoihin, jotta palvelut olisivat mahdollisimman sujuvia ja laadukkaita 7. Tarkastella valmisteluryhmiä läpileikkaavia teemoja ja arvioida niiden toteutumista kehitetyissä malleissa 8. Valmistella materiaalia muutosviestintään 9. Tehdä muut valmistelutoimielimen tai muutosjohtajan antamat tehtävät

38 Turvallisuus ja varautuminen työryhmä Esittelijä Soudunsaari Martti Puheenjohtaja Sihteeri Ari Soppela Kokoonpano Varsinainen jäsen Varajäsen Kuntien edustaja Kovanen Riitta, Kemi Varis Risto, Sodankylä Taavo Markku, Kemijärvi ELY-keskus E-vastuualue ja TE-toimisto Hyttinen Tero ELY-keskus L-vastuualue Tapio Juha Riipi Markku ELY-keskus Y-vastuualue Alaraudanjoki Timo Lapin pelastuslaitos Soppela Ari Lapin sairaanhoitopiiri (sairaala) Kylen Lasse Lapin sairaanhoitopiiri (ensihoito) Saari Antti Länsi-Pohjan sairaanhoitopiiri (sairaala) Nyberg Outi Länsi-Pohjan sairaanhoitopiiri (ensihoito) Alalahti Markku Asiantuntijajäsenet Aluehallintovirasto Aalto Jari Henkilöstöjärjestöjen edustaja Laitinen Heikki, JUKO Virtanen Harri, JAU JHL SPR/Vapaaehtoinen pelastuspalvelu von Pandy Annikki LapIT Hoppula Risto

39 Kansallisen palveluarkkitehtuurin mukainen valmistelu Alueiden kehittäminen Kasvupalvelut Maahanmuuttaja palvelut Liikenne palvelut Pelastus- ja turvallisuus Alueiden käyttö Vesi- ja kalatalous Luonnon suojelu Ympäristöterveyden huolto Vesien ja meren hoidon Maaseudun kehittäminen Maa- ja elintarviketuotanto Sote Maakunnan strategiat, elinvoima, alueen kehittäminen, hyvinvoinnin ja terveyden edistäminen Palvelut asukkaille, yrityksille ja työnantajille ja sidosryhmille sekä kumppanuudet palvelutuotannossa Viestintä ja osallisuus Ennakointi, tietovarannot sekä tutkimus, kehittäminen ja innovaatiot Organisaatiokohtaisten/tehtäväkohtaisten vastuuvalmistelijoiden nimeäminen?

40 Sujuvaa lappilaista arkea, elinvoimaa arktisesta luonnosta Tehemä pois!