SUUN TERVEYDENHUOLLON HOITOTARVIKKEET JANAKKALAN JA HATTULAN PERUSTERVEYDENHUOLLON YHTEISTOIMINTA- ALUEELLE

Transkriptio

1 TARJOUSPYYNTÖ SUUN TERVEYDENHUOLLON HOITOTARVIKKEET JANAKKALAN JA HATTULAN PERUSTERVEYDENHUOLLON YHTEISTOIMINTA- ALUEELLE 1. YLEISTÄ Janakkalassa suun terveydenhuolto toimii kahdella terveysasemalla, Turengissa ja Tervakoskella. Henkilöstöön kuuluu Janakkalassa 6-7 hammaslääkäriä, kolme suuhygienistiä ja 8-9 hammashoitajaa. Hattulassa on yksi hammashoitola, jossa työskentelee kolme kokoaikaista ja yksi puolipäiväinen hammaslääkäri, kaksi suuhygienistiä ja viisi hammashoitajaa. Pyydämme tarjoustanne suun terveydenhuollon hoitotarvikkeista tämän tarjouspyynnön ja sen liitteiden mukaisesti hankintakaudelle sekä mahdollisuutta jatkaa hankintakautta kahdella lisävuodella (1+1) samoin ehdoin. Varsinaisen hankintakauden pituus johtuu siitä, että suunnitteilla on jossain vaiheessa seudullinen kilpailutus. Tarjouksen tulee olla tämän tarjouspyynnön ja sen liitteiden sisällön mukainen ja tarjoukseen on liitettävä pyydetyt selvitykset. Tarjouspyynnön jatkossa Janakkala Hattulan terveydenhuollon yhteistoiminta-aluetta kutsutaan Tilaajaksi ja tarjoajaa Toimittajaksi. 2. TARJOUSPYYNNÖN KOHDE Tarjouspyynnön kohteena on suun terveydenhuollon tarvikkeiden toimittaminen Tilaajalle. Tuotteiden tarkempi yksilöinti on esitetty tarjouspyynnön liitteenä 1 olevassa tarjouslomaketaulukossa. Taulukossa on määritelty ne tuotteet, jotka ovat käytössä tällä hetkellä. Tarjouksen voi tehdä lueteltujen tuotteiden lisäksi laadultaan ja käyttöominaisuuksiltaan samanlaisista tuotteista. Mikäli tarjottu tuote ei ole laadultaan ja käyttöominaisuuksiltaan vastaava, hylätään se vertailusta. Tällä tarjouspyynnöllä kilpailutetaan volyymituotteet, jotka on esitetty tarjouspyynnön liitteellä 1. Vuosikulutusarviot ovat suuntaa antavia eivätkä ne sido ostajaa. Hankinta kuuluu EU-kynnysarvon ylittäviin tavarahankintoihin ja siihen sovelletaan näin ollen EU-kynnysarvot ylittävien hankintojen säännöksiä. Hankinta toteutetaan avoimena hankintamenettelynä. Hankinnasta on ilmoitettu HILMASSA sekä Janakkalan kunnan internetsivuilla osoitteessa

2 3. HINTOJEN ESITTÄMINEN Hinnat on ilmoitettava kiinteinä ja sitovina sopimuskaudelle koskien myös mahdollista ensimmäistä optiovuotta. Toiselle optiovuodelle on mahdollista tehdä hinnantarkistus, josta tulee ilmoittaa 4 kuukautta ennen optiovuoden alkua. Hinnat on ilmoitettava arvonlisäverottomina (alv 0 %). Hintojen tulee sisältää mahdolliset nk. vuosialennukset ja muut alennukset. Hintojen tulee sisältää kaikki tilausten käsittelystä, pakkaamisesta, toimituksesta ja laskutuksesta aiheutuvat kustannukset. Hintoihin tulee sisältyä koulutus, tuote-esittelyt ja käytönopastukset tarvittaessa sopimustuotteiden osalta hankintakauden aikana. Tarjoajan on pystyttävä tarjoamaan 90 prosenttia liitteen 1 tuotteista. Mikäli hintaa ei ole ilmoitettu jonkin tuotteen osalta, tarkoittaa se sitä, että toimittajalla ei ole kyseistä tuotetta. Tilaajalla on oikeus muokata liitettä 1 tarvittaessa, jotta tarjoukset saadaan vertailukelpoiseksi keskenään. Liitteen 1 mukaisten tuotteiden lisäksi pyydetään tarjouksessa antamaan alennusprosentit mahdollisille muille tarjoajan tuotteille (ilmoitetaan tarjousliitteellä). Kokonaisuutena tilaajan tarvikehankinnat ovat vuositasolla euroa. 4. TARJOAJAAN LIITTYVÄT KELPOISUUSVAATIMUKSET Tarjouksessa tulee olla tarjoajan yleisesittely, Y-tunnus sekä yhteyshenkilöt ja yhteystiedot (osoite, puhelin, sähköpostiosoite). Tarjoaja, jolla ei voida katsoa olevan teknisiä, taloudellisia tai muita edellytyksiä hankinnan toteuttamiseksi tai joka on laiminlyönyt verojen tai lakisääteisten sosiaalimaksujen suorittamisen, voidaan sulkea pois tarjouskilpailusta. Tarjoukseen liitettävät selvitykset (eivät saa olla 3 kuukautta vanhempia): veroviranomaisen todistus verojen maksamisesta tai verovelkatodistus ja selvitys siitä, että maksusuunnitelma on tehty. työeläkekassan ja /tai vakuutusyhtiön todistus eläkevakuutuksen todistus eläkevakuutuksen ottamisesta ja eläkevakuutusmaksujen suorittamisesta tai selvitys siitä, että erääntyneitä eläkevakuutusmaksuja koskeva maksusuunnitelma on tehty. Tarjoajien soveltuvuutta koskevat muut asiakirjat pyydetään tarvittaessa erikseen myöhemmin. Tarjotuilla tuotteilla tulee olla terveydenhuollon laitteita ja tarvikkeita koskevan lain (1505/1994 muutoksineen) mukainen hyväksyntä. Tuotteilla tulee olla EU-direktiivin mukainen CE-merkintä (ilmoitettava tarjouksessa).

3 5 MAKSUEHTO, VIIVÄSTYSKORKO JA SAKKO Maksuehto 21 pv netto. Lyhyempää ei hyväksytä ja pidemmästä ei tarjousvertailussa hyvitetä. Viivästyskorko on enintään voimassa olevan korkolain mukainen. Viivästyssakko: JYSE TARVIKKEIDEN TILAUS JA TOIMITUS Tarjoajalla tulee olla verkkotilausmahdollisuus ja tuotevalikoimasta tulee olla sähköinen katalogi (ilmoitettava tarjouksessa). Toimitus: TOP, hammashoitolat FIN01. FIN01 (vapaasti perillä purettuna tilaajan osoittamaan paikkaan, kuljetus vakuutettuna tarjoajan lukuun, ei pientoimituslisiä) Hoitotarvikkeita käyttävät yksiköt Turengin hammashoitola, Tapailankuja 8, TURENKI. Tervakosken hammashoitola, Kivimiehentie 2, TERVAKOSKI. Hattulan hammashoitola, Jaakonkuja 1, PAROLA Toimituksen tulee olla tilaajalla viiden (5) arkipäivän kuluessa tilauksesta. Jos sopimustoimittaja ei pysty toimittamaan sopimustuotteita ilmoitetun toimitusajan kuluessa (5 arkipäivää), on siitä ilmoitettava tilaajalle ensi tilassa. Jälkitoimitukseen jääneiden tuotteiden toimitusaika on ilmoitettava mahdollisimman täsmällisesti. Mikäli sopimustuotteeksi valittua tuotetta ei voida toimittaa lainkaan tai sen jälkitoimitusaika on yli kaksi viikkoa, toimitaan seuraavasti: ensisijaisesti sopimustoimittaja selvittää korvaavan tuotteen ja ennen toimitusta varmistaa tuotteen sopivuuden Tilaajalta. Korvaavan tuotteen hinta voi olla korkeintaan voimassa oleva sopimushinta. toissijaisesti, mikäli tilaaja joutuu itse hankkimaan sopimustuotteita vastaavaa tuotetta toiselta toimittajalta, on sopimustoimittaja velvollinen korvaamaan tilaajalle aiheutuneet mahdolliset lisäkustannukset sen osalta. Toimittaja voi Tilaajan siihen suostuessa korvata sopimuksen mukaiset tuotteet toisilla tuotteilla. Korvaavien tuotteiden on täytettävä sopimuksessa esitetyt vaatimukset. Mikäli Tilaaja hyväksyy korvaavan tuotteen, voi sen hinta olla korkeintaan sama kuin alkuperäisen korvattavan tuotteen hinta. Tarjoajan tulee toimittaa vuosittain tai erikseen pyydettäessä tuotekohtaiset ostoraportit hammashoitoloittain (ilmoitettava tarjouksessa).

4 7. TARJOUSTIETOJEN JA HANKINTA-ASIAKIRJOJEN JULKISUUS Hankinta-asiakirjat ovat asiakirjojen julkisuutta koskevan lainsäädännön mukaan pääsääntöisesti julkisia. Hankintapäätös ja sen liitteet ovat julkisia päätöksen allekirjoituksen jälkeen. Muut hankintaasiakirjat ovat julkisia sopimuksen teon jälkeen. Tarjoajalla on oikeus saada tieto asiansa käsittelyyn liittyvistä hankinta-asiakirjoista päätöksen allekirjoittamisen jälkeen. Tarjousasiakirjojen julkisuutta säätelee laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta (621/1999). Hankintaan osallistuvan yrityksen toimittamat tarjousasiakirjat ja tiedot tulevat pääsääntöisesti julkisiksi tai asianosaisjulkisiksi hankintaprosessin yhteydessä. Tarjouksen tai tarjousten valintaperusteet, hinnat ja muu sisältö siltä osin kuin ne eivät sisällä salassa pidettävää tietoa tulevat julkisiksi. Tarjoajaa pyydetään merkitsemään toimittamaansa aineistoon selkeästi, mitkä tiedot se katsoo kuuluvan liike- tai ammattisalaisuuden piiriin. Ne on erotettava selvästi muusta aineistosta tarjouksessa merkinnällä LUOTTAMUKSELLINEN. Tämän jälkeen hankintayksikkö tekee erillisen päätöksen mahdollisesta salassapidosta. Hintaa ei pidetä liiketai ammattisalaisuutena (JulkL 11 ). Tarjousten avaustilaisuus ei ole julkinen. 8. TARJOUSTEN KÄSITTELY 1) Tarjoajan soveltuvuuden arviointi 2) Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen. Tarjouksen tulee vastata tarjouspyyntöä ja sen liitteitä sekä niissä mainittuja vaatimuksia. 3) Tarjousten kokonaistaloudellisen edullisuuden vertailu tarjouspyynnössä esitetyin perustein. 4) Hankintapäätös. 5) Hankintasopimuksen tekeminen. 9. TARJOUSTEN VERTAILU JA VALINTAPERUSTEET Ne tarjoukset, jotka täyttävät palveluntarjoajille ja tarjouksille asetetut vaatimukset ja selvitykset vertaillaan alla esitetyillä kriteereillä ja valintaperusteilla Tarjoajan tulee pystyä tarjoamaan 90 prosenttia liitteen 1 tuotteista. Tarjouksen perusteena on kokonaistaloudellinen edullisuus, johon vaikuttavat hinta ja logistiikka. Hinnan osuus on 85 prosenttia ja logistiikan 11 prosenttia ja koulutuksen 4 prosenttia. Hinta Edullisin tarjous saa 85 pistettä. Muiden pistemäärä saadaan kaavalla

5 (edullisin hinta / vertailuhinta) x 85. Logistiikka Toimitusaika tilauksesta (max 5 pistettä) (ilmoitetaan tarjousliitteessä) toimitusaika 1 pv tilauksesta: 5 pistettä toimitusaika 2 pv tilauksesta 4 pistettä toimitusaika 3 pv tilauksesta 3 pistettä toimitusaika 4 pv tilauksesta 2 pistettä toimitusaika 5 pv tilauksesta 1 piste Logistiikkatoiminta (max 6 pistettä) Tarjoukseen tulee liittää kokonaiskuvaus logistisesta toiminnasta. Koulutus (max 4 pistettä) (ilmoitetaan tarjousliitteessä) Tarjouksessa pyydetään ilmoittamaan tarjoajan tilaajalle järjestämä maksuton koulutus vuositasolla kaksi päivää 4 pistettä puolitoista päivää 3 pistettä yksi päivä 2 pistettä puoli päivää 1 piste ei koulutusta 0 pistettä 10. HANKINTAPÄÄTÖS Hankintapäätöksen tekee Janakkalan ja Hattulan kuntien yhteinen toimielin, terveysjaosto. Hankintapäätöksestä toimitetaan ilmoitus kirjallisena kaikille tarjoajille. 11. HANKINTASOPIMUS JA SOPIMUSEHDOT Hankinnassa noudatetaan julkisten hankintojen yleisiä sopimusehtoja. Pidätetään oikeus olla hyväksymättä mitään annetuista tarjouksista. Pidätetään oikeus keskeyttää hankinta, jos: - saadaan vain yksi (1) hyväksyttävissä oleva tarjous; - tilaajan käytössä olevat rahat eivät riitä hankinnan toteuttamiseen; - yhtään tarjousta ei ole hyväksytty; - tarjouspyynnössä olevan tulkinnanvaraisuuden vuoksi tarjoukset eivät ole vertailukelpoisia. Tilaajalla on velvollisuus hylätä tarjouspyyntöä vastaamattomat tarjoukset, puutteelliset tarjoukset sekä tarjoukset, joihin ei ole liitetty vaadittuja selvityksiä. Tarjoajalla ei ole oikeutta vaatia korvausta tarjouksen tekemisestä. Tarjoaja sitoutuu tässä tarjouspyynnössä

6 esitettyihin ehtoihin. Tarjouksia, jotka eivät täytä tarjouspyynnön ehtoja, ei käsitellä. Tilaaja varaa mahdollisuuden neuvotella valitun Tarjoajan kanssa tarjouspyynnön mukaisista yksityiskohdista ennen sopimuksen tekemistä. Hankintapäätös ei tarkoita sitä, että valittu tarjous tulisi kokonaisuudessaan Tilaajaa sitovaksi. Tarjouksessa saattaa olla hankintayksikön näkökulmasta sellaisia kohtia, joita hankintayksikkö ei voi hyväksyä ilman tarkentavia neuvotteluja, vaikkakaan kyseiset kohdat eivät ole sinällään olleet tarjouspyynnön ehtojen vastaisia. Hankintapäätös ei luo sopimussuhdetta Tilaajan ja Tarjoajan välille, vaan hankinnasta tehdään erillinen kirjallinen sopimus. Sopimus Tilaajan ja valitun Tarjoajan välillä katsotaan syntyneeksi vasta, kun hankintapäätös on saanut lainvoiman ja hankinnasta on allekirjoitettu erillinen kirjallinen sopimus. Sopimus tulee voimaan allekirjoitushetkellä ja on voimassa sopimuskauden ajan, ellei sitä tilaajan toimesta irtisanota/pureta. Tarjoajalla ei ole yksipuolista oikeutta irtisanoa sopimusta. Sopimuksen yksityiskohtia voidaan sopimuksen voimassaoloaikana yhteisesti sopien tarkistaa ilman koko sopimuksen purkamista tai irtisanomista. Asiakirjojen pätevyysjärjestys: 1. Sopimus liitteineen 2. Tarjouspyyntö liitteineen 3. Julkisten hankintojen yleiset sopimusehdot (JYSE 2009 Palvelut) 4. Tarjous liitteineen (tarjouksessa annetut tiedot tulevat osaksi sopimusta) Ennen irtisanomista/purkamista on toiselle sopijapuolelle poikkeuksetta varattava mahdollisuus neuvotteluihin, jotka on saatettava päätökseen 14 päivän kuluessa neuvottelupyynnön esittämisestä. Valitulla Tarjoajalla ei ole oikeutta siirtää tehtyä hankintasopimusta kolmannelle osapuolelle ilman Tilaajan kirjallista suostumusta. Tarjoaja on vahingonkorvausvelvollinen, jos ei kykene järjestämään sopimuksen mukaisia hankintoja sopimusaikana. Näissä tapauksissa Tilaajalla on oikeus keskeyttää laskujen maksaminen. 12. TARJOUSTEN JÄTTÄMINEN JA VOIMASSAOLO Sitova tarjous liitteineen tulee toimittaa allekirjoitettuna postitse kahtena kappaleena klo mennessä. Tarjouksen tulee olla voimassa 6 kuukautta edellä mainitusta päivästä lukien. Osoite: Vappu Lehmus Janakkalan kunta Turengin terveysasema Johtava terveyskeskushammaslääkäri Tapailankuja TURENKI

7 Tarjouskuoreen merkintä Tarjous suun terveydenhuollon hoitotarvikkeista. Tarjouksen liitteet tulee lähettää sähköpostitse klo mennessä osoitteeseen Sähköpostiviestin aihekenttään tulee kirjoittaa Suun terveydenhuollon tarvikkeet. Tarjoaja sitoutuu tarjouksen jättäessään automaattisesti tässä tarjouspyynnössä esitettyihin ehtoihin. Tarjoukset on tehtävä suomen kielellä. Myöhästyneitä tarjouksia ei oteta huomioon. 13. TARJOUSKILPAILUUN LIITTYVÄT KYSYMYKSET Tarjouspyyntöön ja sen sisältöön liittyvät kysymykset tulee toimittaa sähköpostitse osoitteeseen klo mennessä. Tarjoajien tasapuolisen kohtelun takia kysymyksiin ei vastata puhelimitse. Kysymyksiin laaditaan kirjalliset vastaukset niiden käsittelyn jälkeen ja vastaukset julkaistaan klo mennessä Janakkalan kunnan internet -sivuilla osoitteessa liitetiedostossa Vastaukset suun terveydenhuollon hoitotarvikkeita koskevan tarjouskilpailun kysymyksiin. 14. YHTEYSTIEDOT Johtava terveyskeskushammaslääkäri Janakkalan kunta / Turengin terveysasema Tapailankuja TURENKI Puh. (03) vappu.lehmus@janakkala.fi Janakkalan ja Hattulan yhteisen toimielimen, terveysjaoston puolesta Matti Valtonen perusturvajohtaja Janakkalan kunta LIITTEET Liite 1 Tarjouslomake