Metropolia Ammattikorkeakoulu Sonja Merisalo

Transkriptio

1 3. Tekstinkäsittely Sisällysluettel 3.1 Ylimääräisten rivinvaihtjen pistaminen Päätsikk, alatsikk Sarkaimet Riippuva sisennys Rivitys, kappalevaiht, sivunvaiht Lisäys- ja krvaustila Eri näyttötilat Liittämisvaihtehdt Merkkitasn muuttaminen Päiväys Autmaattinen ja paktettu sivunvaiht Oikluku Tavutus Taulukktiminnt Sivunumeriden lisääminen Ylä- ja alaindeksin lisääminen Autmaattisen sisällysluetteln lisääminen Dkumentin sittaminen Suuraakkset Etsi / krvaa timint Ohje-timint (7)

2 3.1 Ylimääräisten rivinvaihtjen pistaminen Klikkaa Hme-välilehdellä Paragraph-khdassa Shw/Hide -nappia ( välilyönnit jne. Sitten vain pistat ne mitkä haluat. ) jllin saat esiin kaikki rivivaihdt, 3.2 Päätsikk, alatsikk Eri tsikktast saat valittua Hme-välilehdellä Styles-khdassa. Maalaa ensin tsikksi haluamasi sana ja valitse sitten sille tyyli. Hum: Js haluat tehdä autmaattisen sisällysluetteln, käytä ehdttmasti Headingtyylejä! Eli Heading 1, Heading 2, Heading 3.. Muut tyylit (esim. Title, Subtitle jne.) eivät näy autmaattisessa sisällysluettelssa. Kats autmaattisen sisällysluetteln tekeminen khdasta Otsikiden tyylejä pääset mukkaamaan kun klikkaat Styles-khdassa tyylin (esim. Heading 1) päällä hiiren ikeaa nappia ja valitset Mdify. Aukeaa uusi ikkuna, jssa vit vaikuttaa mm. fntin tyyppiin, kkn ja väriin. 3.3 Sarkaimet Viivaimen (viivittimen näköinen dkumentin yläpulella) vasemmassa reunassa n sarkainvalitsin. Sitä liikuttamalla vit määritellä valitsemasi khdan (jk khta, jssa kursri vilkkuu tai sitten maalaamasi laajempi alue) sisennystasn. Sarkaimien khtia vi mukata myös numeerisesti. Hme-välilehdellä khdassa Paragraph klikkaa sin ikeassa alanurkassa levaa pientä kuvaketta jssa n alaikealle sittava nuli. Aukeaa valintaikkuna, jssa vit khdassa Indentatin määritellä sisennykset ja khdassa Spacing sen kuinka paljn kappaleen ylä- ja alapulella n tilaa. Kun klikkaat viivaimen alapulella, saat lisättyä sarkainkhtia. Lähde: HA aspx 3.4 Riippuva sisennys Tisinaan halutaan käyttää riippuvaa sisennystä esim. pöytäkirjissa. Alla n siitä esimerkki, sisältäen hjeet: Otsikk Ensimmäinen rivi tekstiä n j tässä, seuraavat rivit pitää sisentää alkamaan samasta khdasta kuin ensimmäinen. Tämän vi tehdä esim. niin, että kirjittaa ensin tsikn, sitten klikkaa tabulatria (näppäimistöllä Caps Lckin yläpulella) kerran ja alkaa kirjittaa ensimmäistä riviä. Kun tinen rivi alkaa, klikkaa sen ensimmäisen sanan vasemmalle pulelle 2 (7)

3 ja klikkaa kerran tabulatria. Näin sisennys muuttuu samaksi kuin mistä ensimmäinen rivi alkaa. Seuraavat rivit Wrd saakin j sisentää autmaattisesti. 3.5 Rivitys, kappalevaiht, sivunvaiht Rivitys: Wrd lettaa että sananvälit vat khtia, jista tekstin vi jakaa eri riveille. Tämän vi estää käyttämällä välilyönnin tilalla (ei lisäksi!) sitvaa/yhdistävää välilyöntiä. Se nnistuu näppäimistöltä yhdistelmällä Ctrl+Shift+välilyönti. Shift = ylöspäin sittava nuli CTRL-näppäimen yläpulella. Lähde: Tekstin rivittäminen kuvan ympärille nnistuu, kun klikkaa kuvan päällä hiiren ikeaa nappia -> Wrap Text -> Valitse mieluisa. Kappalevaiht: Enter-näppäimellä. Sivunvaiht: Älä tee peräkkäisillä Entereillä, vaan kappaleen lpussa klikkaa Enteriä CTRL-näppäin phjassa. Tai vaihtehtisesti mene Insert-välilehdelle ja valitse Page Break. Rivi- ja kappalevaihtjen asetuksia pääset muuttamaan Hme-välilehdellä khdassa Paragraph -> klikkaa sin ikeassa alanurkassa levaa pientä kuvaketta jssa n alaikealle sittava nuli. Aukeaa valintaikkuna, valitse välilehdistä Line and Page Breaks. Widw/Orphan Cntrl = Leski- ja rprivien est: Leski- ja rprivit vat kappaleeseen kuuluvia yksittäisiä tekstirivejä, jtka tulstuvat tekstiruudun tai palstan ylä- tai alareunaan. Vit halutessasi valita, ettei näitä rivejä ertella muusta kappaleesta. Keep with Text = Sid seuraavaan: Tämän valintaruudun valitseminen pitää yhden tai usean valitun kappaleen yhdessä tekstiruudussa tai palstassa. Keep Lines Tgether = Pidä rivit yhdessä: Tämän valintaruudun valitseminen pitää kappaleen rivit yhdessä tekstiruudussa tai palstassa. Page Break Bafre = Alita seuraavassa tekstiruudussa: Tämän valintaruudun valitseminen alittaa varatun tilan ylittävän (=teksti jka ei mahdu tekstiruutuun, teksti piiltetaan kunnes se juksutetaan tiseen tekstiruutuun tai alkuperäisen tekstiruudun kka muutetaan) kappaleen seuraavassa tekstiruudussa. Lähde: HA aspx#BM3 3.6 Lisäys- ja krvaustila Js kirjitat tekstin sekaan, mutta kirjituksesi krvaakin lemassa levan tekstin sen sijaan että saisit kirjitettua sen väliin lisää, paina näppäimistöltä Insert / Ins näppäintä. Js Insert-näppäin ei timi, timinnn saa lisättyä myös Wrdiin. Klikkaa ikkunan alareunassa levaa harmaata palkkia hiiren ikealla napilla -> valitse Overtype. Nyt Wrd kirjittaa lemassa levaa tekstiä krvaten. 3.7 Eri näyttötilat View-ylävaliksta ja ikkunan ikeasta alakulmasta löytyvät vaihtehdt: Print Layut (perusnäkymä). 3 (7)

4 Full Screen Reading (kk näytön tila lukemista varten). Web Layut (laaja näkymä ilman reunjen harmaita alueita). Outline (tiedstn ranka, vaillinaiset mukkausmahdllisuudet). Draft (laaja näkymä ilman reunjen harmaita alueita). 3.8 Liittämisvaihtehdt Hiiren ikealla napilla: Keep Surce Frmating = säilyttää lähteessä levan mutilun. Merge Frmatting = sulauttaa liitettävän tekstin khteena levan tiedstn mutiluun. Keep Text Only = liittää tekstin ilman mitään mutiluja. 3.9 Merkkitasn muuttaminen Luettelmerkkien sisennystä saa muutettua niin, että klikkaa ensin kursrin haluttuun khtaan ja sitten painaa näppäimistöltä tabulatria (muuttaa sisennystä ikealle) tai Shift + tabulatr (muuttaa sisennystä vasemmalle). Saman saa tehtyä myös Hme-välilehdellä khdassa Paragraph napeilla Decrease Indent ja Increase Indent. Tarkempaa määrittelyä pystyy tekemään kun maalaa listan ja klikkaa hiiren ikealla napilla -> Adjust List Indents -> Vit säätää khdan tarkemmin Päiväys Päiväyksen saa lisättyä tekstin sekaan Insert-välilehdeltä khdasta Text -> Date & Time. Vit valita aukeavasta ikkunasta haluamasi mutilun. Js valitset Update autmatically päivittyy päiväys autmaattisesti. Oletuksena se ei siis le autmaattisesti päivittyvä. Ylätunnisteeseen päiväyksen saa lisättyä tuplaklikkaamalla sivun yläsassa, jllin ylätunniste aukeaa. Vaihtehtinen tapa: Insert-välilehti -> Header -> Valitse haluamasi, Blank n tyhjä versi jhn vi helpsti lisätä asiita. Ylös aukeaa Header & Fter Tls välilehti, valitse sieltä Date & time. Vit valita aukeavasta ikkunasta haluamasi mutilun. Js valitset Update autmatically päivittyy päiväys autmaattisesti Autmaattinen ja paktettu sivunvaiht Autmaattinen sivunvaiht: Sivu vaihtuu autmaattisesti kun kirjitat tekstiä ja sivu lppuu. Paktettu sivunvaiht: Klikkaa näppäimistöltä CTRL + Enter kappaleen lpussa Oikluku Review-välilehti -> Spelling & Grammar. Ignre Once = jätä humitta kerran. Ignre All = jätä kaikki samanlaiset humitta Tavutus Page Layut -välilehti -> Page Setup-si -> Hyphenatin. Valitse Autmatic niin Wrd tavuttaa autmaattisesti. Manual-valinnalla määrittelet tavutuskhdan itse. 4 (7)

5 3.14 Taulukktiminnt Taulukn luminen: Taulukn saa lutua Insert-välilehdeltä, Tables-khdasta. Kun klikkaat Table-nappia, pääset suraan maalaamaan ruuduksta kuinka mnta riviä ja kuinka mnta saraketta haluat. Klikkaa maalaamaasi aluetta ja Wrd tekee taulukn. Rivin lisääminen: Valitse rivi jnka khdalle haluat lisätä rivin -> hiiren ikealla napilla saat esiin valikn -> Insert -> Insert Rw Abve tai Insert Rw Belw. Sarakkeen lisääminen: Valitse sarake jnka khdalle haluat lisätä sarakkeen -> hiiren ikealla napilla saat esiin valikn -> Insert Clumns t the Left tai Insert Clumns t the Right. Rivien ja sarakkeiden pistaminen: Valitse pistettava rivi/sarake (yksi tai useampi) -> hiiren ikealla napilla saat esiin valikn - > Delete. Rivien ja sarakkeiden yhdistäminen: Valitse yhdistettävä alue -> hiiren ikealla napilla saat esiin valikn -> Merge Cells. Otsikn lisääminen tauluklle: Valitse kk taulukk klikkaamalla taulukn vasemmassa yläkulmassa levaa pientä kuvaketta (neljään suuntaan sittavat nulet) -> klikkaa hiiren ikealla napilla -> valitse Insert Captin -> Captin-khtaan taulukn nimi. Tarkista, että Label-khdassa lukee taulukk. Taulukn asettelu: Valitse kk taulukk klikkaamalla taulukn vasemmassa yläkulmassa levaa pientä kuvaketta (neljään suuntaan sittavat nulet) -> klikkaa hiiren ikealla napilla -> Table Prperties. Täällä vit vaikuttaa taulukn sijaintiin suhteessa tekstiin. Taulukn mutilu: Valitse kk taulukk klikkaamalla taulukn vasemmassa yläkulmassa levaa pientä kuvaketta (neljään suuntaan sittavat nulet) -> klikkaa hiiren ikealla napilla -> Brders and Shading. Täällä vit mukata mm. taulukn reunuksia Sivunumeriden lisääminen Sivunumerinti: Insert-välilehti, khdasta Header & Fter -> Page Number -> Valitse mihin khtaan ylä- tai alatunnistetta haluat lisätä sivunumerinnin. HUOM: Js lisäät tämän sen jälkeen, kun let kirjittanut j muuta ylä- tai alatunnisteeseen, pyyhkiytyvät ne pis JOS ET käytä valitse Current Psitin. Tinen tapa lisätä sivunumerinti n valita Insert-khdasta Quick Parts -> Field -> Valitse listalta Page. Sivumäärä alatunnisteeseen: Tuplaklikkaa sivun alasassa, let Header&Fter Tlsseissa -> valitse Insert-khdasta Quick Parts -> Field -> Valitse listalta NumPages. Vi valita ulkasun, paina lpuksi OK. Sivumäärä tulee alatunnisteeseen, lisää sulut sivumäärän ympärille. Sivumäärä muualle tekstiin: Insert-välilehti, khdasta Text -> Quick Parts -> Field -> Valitse listalta NumPages. Vi valita ulkasun, paina lpuksi OK Ylä- ja alaindeksin lisääminen Hme-välilehti -> Fnt-khta -> X 2 ja X 2 Saat timinnn pis päältä painamalla samaa nappia uudestaan. 5 (7)

6 3.17 Autmaattisen sisällysluetteln lisääminen Kun alitat asiakirjan työstämisen, käytä Heading-tyylejä tsikissa. Kirjita tsikk, sitten Hme-välilehti -> Styles-si -> valitse ylimmälle tsiklle Heading 1, sen alatsiklle Heading 2 ja alatsikn alatsiklle Heading 3. Pääset mukkaamaan Heading-tyylejä klikkaamalla Styles-sissa esim. Heading 1 napin päällä hiiren ikeaa nappia -> Mdify. Tee muutkset ja paina OK. Klikkaa khtaa, jhn haluat lisätä sisällysluetteln. Mene References-välilehdelle -> valitse vasemmalta Table f Cntents. Autmaattisia sisällysluettelita n kaksi, Autmatic Table 1 ja 2, valitse jmpikumpi niistä -> Sisällysluettel ilmestyy sivun khtaan, jssa klikkasit viimeksi. Autmaattista sisällysluettela pääsee mukkaamaan klikkaamalla sen päällä hiiren vasemmalla napilla ja valitsemalla sisällysluetteln yläreunaan ilmestynyt Update Table. Update page numbers nly = kun let vain kirjittanut lisää materiaaleja ja sivuja n tullut lisää. Update entire table = kun let muuttanut esim. tsikiden kirjitusasua tai lisännyt tsikita. Sisällysluetteln tsikka pääset muuttamaan klikkaamalla sitä -> vit kirjittaa suraan Cntents/Table f cntents sanjen päälle Dkumentin sittaminen Tisinaan halutaan, että sivunumerinti alkaa vasta sisällysluettelsta, ja ennen sisällysluettela pitää lla kansi, tiivistelmä ja abstract. Näin esimerkiksi pinnäytetöissä. Tällöin ei tavallinen erilainen etusivu timint ylätunnisteessa riitä. Judutaan tekemään tiedstn situs. 1. Tee tiedstsi alkuun klme tyhjää sivua, laita ensimmäiselle vaikka tsikk Kansi, tiselle Tiivistelmä, klmannelle Abstract. 2. Mene sen sivun alkuun, jlta numerinti halutaan alittaa, eli sivulle neljä, Sisällysluettel. 3. Valitse Page Layut välilehdeltä Breaks valiksta sanvaihdksi Cntinus. HUOM: Js teksti nytkähtää alaspäin, tarkista sivun yläsaa tuplaklikkaamalla, lukeek ylätunnisteen auetessa edelleen vasemmalla sinisellä phjalla Header. Js lukee, niin klikkaa kursri vilkkumaan sen sanan eteen, mihin teit sanvaihdn (mikä sana nytkähti alaspäin) ja klikkaa kerran Back space -nappia (vasemmalle sittava nuli tyypillisesti Enter-napin yläpulella). Nyt kun tuplaklikkaat sivun yläsaa, pitäisi ylätunnisteen auetessa lukea sinisellä phjalla Header -Sectin 2- (ja aiemman sivun alatunnisteessa Fter -Sectin 1-) 4. Tuplaklikkaa sivun yläsaa, khtaa jssa ylätunniste näkyy/näkyisi. 5. Pura linkitys edelliseen valitsemalla Link t previus painike. 6. Jätä ylätunnisteessa Different first page timint päälle, jtta numerinti ei vielä näy sisällysluettelsivulla, vaan vasta jhdantsivulla. 7. Pysy edelleen ylätunnisteen sisällä, skrllaa dkumentissa sivulle 5 (eli sisällysluettelsta seuraavalle). Lisätään sivunumerinti: klikkaa Page Number -nappia -> valitse esim. Tp f Page -> ikeaan yläkulmaan (Plain Number 3). 8. Valitaan, mistä numersta sivunumerinti alkaa, edelleen ylätunnisteen sisällä: valitse Page Number -valiksta Frmat Page Numbers -> valitse Start at kenttään haluamasi alittava numer -> kun haluat, että numerinti alkaa vasta sisällysluettelsta, niin valitse Valmis! Js ensimmäisessä sassa n näkyvissä vielä sivunumerinti, saat sen pis kun tuplaklikkaat tunnistetta jssa se n ja pistat maalaamalla + painamalla delete. 6 (7)

7 3.19 Suuraakkset Otsikktyyliin: Klikkaa tsikn tyylin päällä (Hme-välilehti, Styles-si) hiiren ikeaa nappia. Valitse Mdify. Klikkaa Frmat-nappia Valitse listalta Fnt Klikkaa Effects-khdassa All Caps -valintaruutua. OK. Tekstiin: Maalaa teksti, jnka haluat suurakksilla. Klikkaa valitun alueen päällä hiiren ikeaa nappia. Valitse Fnt. Valitse All Caps -valintaruutu. OK Etsi / krvaa timint Hme-välilehti, khdasta Editing (ihan ikeassa reunassa) -> Find. Kun klikkaat sanaa Find, vasemmalle tulee si, jhn vit kirjittaa sanan/sanat jita etsit. Hme-välilehti, khdasta Editing (ihan ikeassa reunassa) -> Replace. Vit hakea jnkin sanan (Find what) ja krvata sen jllain tisella (Replace with). Hme-välilehti, khdasta Editing (ihan ikeassa reunassa) -> Js klikkaat sanan Find vieressä levaa alaspäin sittavaa nulta ja valitset Advanced Find, niin saat pienen hakuikkunan esille. Sen yhdellä välilehdellä n Find, tisella Replace ja klmannella G T. Kun valitset Replace, vit suraan hakea jnkin sanan ja krvata sen jllain tisella. G T välilehdellä vit taas hypätä esim. jllekin tietylle sivulle tiedstssa Ohje-timint File -> Help Erittäin laaja hjepankki: 7 (7)