OHJE ASIAKASKUTSUJÄRJESTELMÄ EVENTALEN KÄYTTÖÖN Yleisesittely

Transkriptio

1 OHJE ASIAKASKUTSUJÄRJESTELMÄ EVENTALEN KÄYTTÖÖN Yleisesittely Vit lähettää asiakaskutsut asiakkaillesi sähköpstilla tai tulstaa kutsut ja lähettää ne pstitse. Kutsun paperikk n A4. Kutsu vi lla yksilöity asiakkaan nimellä tai vit jakaa avimia kutsuja (ei yksilöintiä tietylle henkilölle). Kutsujen määrää ei tarvitse vielä tietää, sillä palvelu n käytössäsi viimeiseen näyttelypäivään asti. Yksi kutsu ikeuttaa vain yhteen sisäänpääsyyn. Palvelun avulla vit seurata, kuka asiakkaistanne n kutsun käyttänyt ja millin. Jkainen kutsu n yksilöllinen, ja kutsun kdi luetaan asiakkaan saapuessa näyttelyyn. Kutsun kdi luetaan lipunmyynnissä jk tulstetulta kutsulta tai mbiililaitteeseen avatulta pdf-kutsulta. Asiakaskutsut laskutetaan käytön mukaan. Vit luda kutsut asiakas kerrallaan tai tuda järjestelmään asiakastiedt kerralla csvtiedstna (esim. Excelistä). Järjestelmään ladatut asiakastiedt tallentuvat vain käyttäjätunnuksenne taakse eivätkä välity järjestelmän ylläpitäjälle, tapahtuman järjestäjälle tai muille sapulille. Yksilöivät asiakastiedt pistetaan pysyvästi järjestelmästä autmaattisesti 30 päivää tapahtuman päättymisen jälkeen. Js asiakkaasi kadttaa kutsun tai unhtaa tulstetun kutsun ktiin, vit lähettää tai tulstaa käyttämättömän kutsun hänelle uudelleen. Alita palvelun käyttö lukemalla hje Miten alitan järjestelmän käytön?. Palvelun käyttöhjeen saat auki millin tahansa klikkaamalla vasemman yläkulman Sivu 1 / 7

2 Tunnuksen lunti Kun järjestelmään ludaan sinulle käyttöikeus, saat sähköpstin, jssa n hjeet tunnuksen aktivimiseen sekä salasanan luntiin. Avaa viestissä leva linkki, jllin avautuu kirjautumisikkuna: Valitse välilehti Lu tunnus, syötä sähköpstisitteesi ja kirjita salasana, jta haluat käyttää järjestelmään kirjautumiseen. Valitse sen jälkeen Rekisteröidy. Jatkssa vit kirjautua järjestelmään sitteessa käyttämällä juuri lumaasi sähköpsti-salasana -yhdistelmää. Sivu 2 / 7

3 Miten alitan järjestelmän käytön? Valitse tapahtuma, täytä yrityksen taustatiedt ja lu yksilöllinen asiakaskutsu. Valitse Tapahtuma. Valitse Kutsujayritykset. Valitse yritys, jnka tietja käsittelet. Täytä tiedt ikean reunan lmakkeelle. Lisää yrityksenne lg - se tulee näkyville asiakkaalle timitettavaan kutsuun. Tarkista ja täytä yrityksen yleiset tiedt: kutsussa tulee näkymään Yrityksen Nimi, WWW-site ja Osastnumer tapahtumassa (js sellainen n). Tee kutsusta näköisenne: lisää ma viesti asiakkaalle menevään kutsuun. Täytä laskutustiedt. Tiedn asiakaskutsujen hinnasta saat tapahtuman järjestäjältä. Khdassa Käyttäjät vit myöntää palvelun käyttöikeuden muille yrityksenne henkilöille. Kaikki yrityksenne kutsut laskutetaan yhdellä laskulla. Palvelusta saat raprtin eri käyttäjien asiakkaiden määrästä, jten lasku n helpp jyvittää eri sastjen kesken. Valitsemalla Esikatsele kutsu/lippu näet miltä lpullinen asiakaskutsu näyttää antamillasi tiedilla. Kun let tyytyväinen kutsun ulkasuun, valitse Tallenna. Miten timitan kutsun yhdelle nimetylle asiakkaalle? Valitse Tapahtuma Valitse Asiakkaat Valitse ikeasta yläkulmasta Lisää kutsuttava Syötä vähintään asiakkaan Sukunimi, Etunimen lisäämällä teet kutsusta vielä henkilökhtaisemman Js haluat lähettää kutsun sähköpstilla, lisää asiakkaan Sähköpstisite Valitse Kutsujen lukumäärä ja Tallenna Kutsun tulstus Js haluat antaa asiakkaalle paperisen kutsun, valitse Tulsta kutsuja(js et syöttänyt sähköpstisitetta, tämä n aina vaihteht) Kun pdf-kutsu avautuu, vit tulstaa sen nrmaalisti Kutsun lähettäminen sähköpstilla Js lisäsit asiakkaalle sähköpstin, valitse Lähetä kutsuja Kirjita haluamasi saateteksti asiakkaan sähköpstiin. Sähköpstissa n lisäämäsi tekstin lisäksi myös hjeet lipun käyttöön sekä linkit lippuihin. Valitse Lähetä Sivu 3 / 7

4 Pstin lähettäjänä näkyy sähköpstisite, jlla let kirjautunut järjestelmään. Näin viesti n henkilökhtaisempi ja luetaan varmemmin. Miten timitan lippuja useammalle nimetylle asiakkaalle? Valitse Tapahtuma Valitse Asiakkaat Valitse ikeasta yläkulmasta Tu.csv Vit ladata avautuvasta ikkunasta mallitiedstn tai Vit ladata kneeltasi valmiin.csv-tiedstn Tiedstn tsikiden n ltava seuraavat: firstname, lastname, , Phne, Cmpany, Title, extid, ticketcunt Kenttien merkitykset: (Etunimi[PAKOLLINEN], Sukunimi [PAKOLLINEN], Sähköpsti [pakllinen js lähetät liput sähköpstilla], Puhelin, Yritys, Nimike, Asiakasnumer, Lippujen määrä asiakkaalle[pakollinen]) Asiakastiedt eivät tule tapahtuman järjestäjän eivätkä järjestelmän ylläpitäjän tietn. Ne vat vain maa sisäistä seurantaanne varten. Sähköpstisitetta käytetään vain kutsun timittamiseen asiakkaalle. Valitse Lataa. Js järjestelmä havaitsee puuttuvia pakllisia tietja tiedstssa, se pyytää tässä vaiheessa täydentämään ne Onnistuneen siirrn jälkeen asiakkaat näkyvät listauksessa Vit valita asiakkaat yksitellen ja valita lähetätkö kutsut sähköpstilla vai tulstatk kutsut tai Vit khdentaa timenpiteet suraan kk massalle Js haluat lähettää kutsut sähköpstilla, valitse Sudattimiin seuraavat asetukset: Sähköpsti - Määritetty, Kutsun lähetysstatus - Ei lähetetty ja Kutsun status - Ei avattu Sudattimien alla näkyy kuinka mneen asiakkaaseen seuraavat timinnt khdistuvat. Valitsemalla Lähetä kutsuja avautuu ikkuna sähköpstin kirjittamista varten. Kirjitettuasi viestin valitse Lähetä. Pstin lähettäjänä näkyy sähköpstisite, jlla let kirjautunut järjestelmään. Näin viesti n henkilökhtaisempi ja luetaan varmemmin. Sivu 4 / 7

5 Js haluat jakaa asiakkaalle perinteiset paperiset asiakaskutsut, valitse Sudattimiin seuraavat asetukset: Sähköpsti - Ei määritetty ja Kutsun status - Ei avattu Sudattimien alla näkyy kuinka mneen asiakkaaseen seuraavat timinnt khdistuvat. Valitsemalla Tulsta kutsuja vit tehdä kaikista valituista kutsuista yhteisen pdf:n ja tulstaa sen. Kyseisen tiedstn vi timittaa myös ulkiseen tulstuspalveluun tai painn. Miten tulstan nimeämättömiä lippuja? Valitse Tapahtumasi alta Asiakkaat Valitse ikeasta yläkulmasta Lisää kutsuttava Lisää Erätunniste (esim. Vip-asiakkaiden kutsut ) Määrittele kutsujen määrä (1-100 kpl). Valitse Tallenna Valitse Tulsta kutsut Odta, kunnes pdf-tiedst n lutu. Tämän jälkeen vit tulstaa kutsut nrmaalisti. Kutsun paperikk n A4 (nrmaali timistpaperi) Timita kutsut asiakkaalle henkilökhtaisesti tai pstita perinteisesti Js tarvitset lisää lippuja, tee uusi erä. Kutsujen määrää ei tarvitse tietää etukäteen, niitä vi tehdä aina tarpeen mukaan. Miten näen, kenelle kutsuja n timitettu? Miten timitan uudestaan asiakkaalle tämän hävittämän kutsun? Valitse Tapahtumasi alta Asiakkaat Listalla näkyvät kaikki asiakkaat, jille let kutsuja timittanut, kuten myös nimeämättömien lippujen erät Hakusanalla vit etsiä tiettyä asiakasta Rivitsikkja klikkaamalla vit järjestää tiedt aakksjärjestykseen Käyttämällä sudattimia vit lajitella tietja vielä tarkemmin esimerkiksi kutsun timitustavan mukaan Valitsemalla listalta asiakkaan, avautuu ikeaan reunaan tietlmake. Valitsemalle Kutsut saat näkyviin asiakkaalle timitetut kutsut, nk ne Lähetetty sähköpstilla (pvm), nk kutsu Tulstettu (js let lähettänyt kutsun sähköpstilla ja myös tässä khdassa n päivämäärä, vit lettaa asiakkaan avanneen lipun) ja minä päivänä se n Käytetty. Painikkeet: Painikkeella Lisää kutsu vit tehdä asiakkaan nimellä vielä lisää kutsuja. Painike Lähetä kutsuja lähettää kaikki asiakkaan kutsut sähköpstilla (näkyy vain, js site n asiakkaalle määritetty) Tulsta kutsut antaa sinulle mahdllisuuden tulstaa asiakkaan kutsut vaikka tapahtuman aikana, js asiakas ei le muistanut ttaa niitä mukaansa tapahtumaan tullessaan. Sivu 5 / 7

6 Js sa kutsuista n j Käytetty, vit tulstaa tai lähettää yksittäisen käyttämättömän kutsun rivin lpussa levilla painikkeilla: Kirjekuri lähettää kutsun sähköpstilla ja Printteri tulstaa sen. Kirjita haluamasi saateteksti asiakkaan sähköpstiin. Sähköpstissa n lisäämäsi tekstin lisäksi myös hjeet lipun käyttöön sekä linkit lippuihin. Valitse Lähetä Pstin lähettäjänä näkyy sähköpstisite, jlla let kirjautunut järjestelmään. Näin viesti n henkilökhtaisempi ja luetaan varmemmin. Js haluat kutsun lähettäjänä näkyvän esimerkiksi yrityksen markkinintisitteen, lisää kyseinen site käyttäjiin (kats seuraava khta). Miten annan järjestelmän käyttöikeuden tiselle yrityksemme henkilölle? Valitse yritys, jhn haluat käyttöikeuden antaa (esimerkiksi Valitse tapahtuma - Valitse Kutsujayritykset - Valitse listalta ikea yritys) Avaa ikealta valikk Käyttäjät Klikkaa Kutsu käyttäjä Anna Käyttäjän nimi ja Sähköpstisite Valitse Lähetä kutsu Vastaanttaja saa sähköpstiinsa hjeet tunnuksen aktivintiin. Js sähköpsti ei jstain syystä tavita vastaanttajaa, sen vi lähettää uudestaan klikkaamalla käyttäjän tiedissa levaa kirjekuren kuvaa (kuvake pistuu, kun tunnuksen aktivinti n tehty). Rskakrin kuvaa klikkaamalla tunnuksen vi pistaa (maa tunnustaan ei pysty pistamaan). Sivu 6 / 7

7 Järjestelmän timinta Firefx-selaimessa Mzillan Firefx-selaimessa n havaittu virheellinen timint pdf-tiedstjen tulstamisessa. Kunnes Mzilla löytää siihen krjauksen, jutuu Firefx-selainta käyttäessä tekemään ylimääräisen timenpiteen, jtta kutsut tulstuvat ikein. Käyttäessäsi Firefx-selainta tulstamiseen, timi seuraavasti: Odta, että pdf-tiedst n lutu Valitse ikeasta yläkulmasta (tulstinkuvakkeen vierestä) kuvake, jssa n nuli alaspäin (Lataa) Valitse avautuvasta ikkunasta vaihteht Avaa hjelmalla Adbe Acrbat : Klikkaa OK Tulsta tiedst Adbe Acrbat -hjelmasta nrmaalisti Sivu 7 / 7