KIINTEISTÖPALVELUIDEN YHTENÄISET SOPIMUSKÄYTÄNNÖT (YPA2) Juha-Matti Junnonen Antti Tieva. Teknillinen korkeakoulu

Transkriptio

1 1 KIINTEISTÖPALVELUIDEN YHTENÄISET SOPIMUSKÄYTÄNNÖT (YPA2) Juha-Matti Junnonen Antti Tieva Teknillinen korkeakoulu

2 2 Sisältö 1. Johdanto... 4 OSA I Operatiivisen kiinteistöjohtamisen hankintaprosessi Kiinteistöjohtamisen mallit Hankintaprosessin kuvaus Hankintaprosessin vaiheet Tarveselvitysvaihe Suunnitteluvaihe Tarjouspyyntövaihe Tarjouksen laatiminen OSA II Kiinteistöpalveluiden hankintaprosessi Palvelujen hankintaprosessin yleiskuvaus Kiinteistöpalvelun tarveselvitysvaihe Kiinteistöpalvelun tarveselvitysvaiheen osaprosessit Hankinnan lähtötietojen selvittäminen Kiinteistön nykytilan kartoittaminen Omistajan tavoitteiden selvittäminen Käyttäjien tarpeiden selvittäminen Kiinteistöpalvelun hankinnan suunnitteluvaihe Kiinteistöpalvelun hankinnan suunnittelun vaiheet Kiinteistöpalvelun organisointitavan suunnittelu Kiinteistöpalvelun tavoitetason suunnittelu Palvelukuvausten laadinta Tarjouspyyntövaihe Tarjouspyyntövaiheen asiakirjat Tarjouspyynnön laadinta Tarjousten vertailu Sopimusneuvottelu Tarjouksen laatiminen LIITE 1: KIINTEISTÖPALVELUIDEN SOPIMUSOHJELMAMALLI LIITE 2. KIINTEISTÖPALVELUSOPIMUSMALLI LIITE 3. ASUINKIINTEISTÖJEN ISÄNNÖINTIPALVELUIDEN TARJOUSPYYNTÖMALLI LIITE 4. TOIMITILAKIINTEISTÖJEN MANAGEERAUSPALVELUT (operatiivinen kiinteistöjohtaminen) 89

3 3 LIITE 5. ASUINKIINTEISTÖJEN RAKENNUSTEN JA TEKNISTEN JÄRJESTELMIEN HOITO JA KUNNOSSAPITO, ULKOALUEIDEN HOITO JA KUNNOSSAPITO SEKÄ SIIVOUS LIITE 6. TOIMISTOKIINTEISTÖN RAKENNUSTEN JA TEKNISTEN JÄRJESTELMIEN HOITO JA KUNNOSSAPITO, ULKOALUEIDEN HOITO JA KUNNOSSAPITO SEKÄ SIIVOUS LIITE 7. TOIMISTOKIINTEISTÖJEN KÄYTTÄJÄPALVELUIDEN PALVELUKUVAUKSESSA MÄÄRITETTÄVÄT SEIKAT

4 4 1. Johdanto Kiinteistöalan sopimuksiin vaikuttavissa käytännöissä on viime vuosina tapahtunut muutoksia. Kiinteistöpalvelualan ja isännöintipalveluiden yleiset sopimusehdot ovat uusiutuneet vuonna Lisäksi kiinteistöalalle on luotu kiinteistöpalveluiden yleiset laatuvaatimukset (KiinteistöRYL). KiinteistöRYL:ssä on luotu yleiset laatuvaatimukset operatiiviseen kiinteistöjohtamiseen, rakennusten ja teknisten järjestelmien hoitoon ja kunnossapitoon, ulkoalueiden hoitoon ja kunnossapitoon, siivouspalveluille, jätehuoltoon sekä käyttäjäpalveluille. KiinteistöRYL:ssä laatuvaatimukset kuvataan pitkälti toiminnallisten laatuvaatimusten avulla, jolloin tilaajan ei enää tarvitse kuvata, millä keinoilla tavoiteltuun lopputulokseen päästään. Toisaalta tämä asettaa tilaajalle uusia vaatimuksia siten, että lähtötilanteen kuvaaminen on tärkeä. Yhtenäisten sopimuskäytäntöjen kehittäminen hankkeen lähtökohtina ovat olleet tapahtuneet em. kehitysaskeleet sekä nykyisen sopimuskäytännön epäyhtenäisyys. Hankkeen tavoitteena on kehittää kiinteistöjohtamispalveluiden ja kiinteistöpalveluiden hankinta-asiakirjamallit, jotka ottavat huomioon sekä uudet yleiset sopimusehdot että KiinteistöRYL hankkeen tulokset. Erityisesti KiinteistöRYL hankkeessa luotujen yleisten laatuvaatimusten osalta tarvitaan yhteisiä ja yhtenäisiä pelisääntöjä niiden käytössä. Lisäksi tavoitteena on hahmottaa hyvän tavan mukainen kiinteistöpalveluiden hankintaprosessi. Kehitettyjen asiakirjamallien tarkoituksena on toimia ohjeena siitä mitä asioita asiakirjoissa pitäisi olla sekä antaa esimerkkejä siitä miten asiat on mahdollista määrittää. Käytännössä asiakirjat on aina räätälöitävä kyseeseen hankintaan sopiviksi ottaen huomioon hankittava palvelu sekä kiinteistö ja omistajien hankinnalle asetettavat tavoitteet. Yhtenäisten sopimuskäytäntöjen kehittäminen -hankkeen keskeisiä tuloksia ovat kiinteistönpalveluiden hankinnan prosessikuvaus ja prosessin eri vaiheista laaditut toimintaohjeet. Kiinteistönpalveluiden hankintaprosessiin kuuluvat toiminnot muodostavat kokonaisuuden, jonka tuloksena syntyvät tarvittavat hankintaan liittyvät asiakirjat. Prosessi kuvataan kiinteistönpalvelun tilaajan näkökulmasta tarkasteltuna. Tarjouspyyntöasiakirjojen laadinnan tavoitteena on se, että niiden avulla tilaaja löytää sellaisen palveluntuottajan, joka pystyy tuottamaan edullisimman palvelun haluttuun laatutasoon ja kykenee kehittämään kiinteistön ylläpitoa yhteistyössä tilaajan kanssa. Lisäksi huolellisesti laadittujen tarjouspyyntöasiakirjojen avulla parannetaan tarjousten vertailtavuutta, autetaan palvelusopimuksen solmimisen taustalla tehtävää päätöksentekoa parhaan mahdollisen vaihtoehdon valinnassa sekä lopulta parannetaan myös sopimuskaudella toteutetun kiinteistönpalvelun laatua. Tämän raportin liitteenä ovat seuraavat hankinta-asiakirjamallit: Kiinteistöpalveluiden sopimusohjelmamalli Kiinteistöpalvelusopimusmalli Asuinkiinteistöjen isännöintipalveluiden tarjouspyyntömalli Toimitilakiinteistöjen manageerauspalveluiden tarjouspyyntömalli Asuinkiinteistöjen rakennusten ja teknisten järjestelmien hoidon ja kunnossapidon, ulkoalueiden hoidon ja kunnossapidon sekä siivouksen tarjouspyyntömalli

5 5 Toimistokiinteistöjen rakennusten ja teknisten järjestelmien hoidon ja kunnossapidon, ulkoalueiden hoidon ja kunnossapidon sekä siivouksen tarjouspyyntömalli Toimistokiinteistöjen käyttäjäpalveluiden palvelukuvauksessa määritettävät seikat

6 OSA I Operatiivisen kiinteistöjohtamisen hankintaprosessi 6

7 7 1. Kiinteistöjohtamisen mallit Kiinteistöjohtamisen mallit jaetaan kolmeen ryhmään: johtamisvastuumalliin, kustannusvastuumalliin ja kokonaisvastuumalliin. Eri mallit jaetaan tilaaja- ja palveluntuottajan välille muodostuvan johtamisvastuun ja sopimussuhteen mukaan. Johtamisvastuumallissa kiinteistöjohtoyritys toimii tilaajan edustajana ja edunvalvojana. Tilaaja hankkii kiinteistöjohtoyrityksen johtamaan palveluja ja suorittamaan palvelujen laadunhallintaa (kuva 1). TILAAJA KJ = kiinteistöjohtoyritys PT = palveluntuottaja KJ TTJ - yritys = sopimussuhde PT PT PT PT PT PT PT = johtamissuhde Kuva 1. Johtamisvastuumalli Palveluntuottajat voivat olla tilaajan omia palveluyksiköitä tai ulkopuolisia palveluntuottajia. Tilaaja valitsee ensimmäiseksi kiinteistöjohtoyrityksen, jonka jälkeen kiinteistöjohtoyritys kilpailuttaa tarvittaessa ulkopuoliset palvelut. Sopimukset tehdään suoraan tilaajan ja palveluntuottajien välille. Tilaajalla on siis useampi sopimussuhde. Hän on sopimussuhteessa sekä kiinteistöjohtoyritykseen että ulkopuolisiin palveluntuottajiin. Kustannusvastuumallissa tilaaja hankkii erikoistuneen kiinteistöjohtoyrityksen kilpailuttamaan ja johtamaan palveluja. Kiinteistöjohtoyritys tekee erilliset palvelusopimukset ulkopuolisten palveluntuottajien kanssa omiin nimiinsä, tilaajan hyväksymien palveluntuottajien kanssa (kuva 2). TILAAJA KJ = kiinteistöjohtoyritys PT = palveluntuottaja KJ TTJ - yritys = sopimussuhde PT PT PT PT PT PT PT = johtamissuhde Kuva 2. Kustannusvastuumalli

8 8 Kustannusvastuumallissa tilaaja on sopimussuhteessa ainoastaan kiinteistöjohtoyrityksen kanssa. Tilaaja maksaa kiinteistöjohtoyrityksen tuottamasta johtamisesta palkkion, joka voidaan sitoa kiinteistöjohtoyrityksen suoritukseen. Palkkion lisäksi tilaaja maksaa kiinteistöjohtoyritykselle ulkopuolisten palveluntuottajien kustannukset. Kiinteistöjohtamiseen palkattu yritys vastaa tilaajalle niin palvelutoiminnan taloudellisesta kuin laadullisesta lopputuloksesta. Kokonaisvastuumallissa kiinteistöjohtoyritys tilaajayrityksen toimeksiannosta johtaa omia ja ulkopuolisia palveluja sovittuun kiinteään kokonaishintaan. Kokonaisvastuumallissa kiinteistöjohtoyritys tuottaa suurimman osan palveluista omalla organisaatiollaan. Osan palveluista kiinteistöjohtoyritys voi hankkia ulkopuolilta palveluntuottajilta. Kiinteistöjohtoyrityksellä on vastuu niin palvelujen johtamisesta kuin tuottamisesta (kuva 3). TILAAJA Vastuualue KJ TTJ - yritys KJ = kiinteistöjohtoyritys PT = palveluntuottaja PT PT PT PT PT PT PT = sopimussuhde = johtamissuhde Kuva 3. Kokonaisvastuumalli Tässä raportissa keskitytään ainoastaan johtamisvastuumallin mukaisen kiinteistöjohtamisen kuvaamiseen. Johtamisvastuumallissa palveluntuottaja valmistelee palvelukuvauksessa määriteltyjen kiinteistö- ja käyttäjäpalvelujen sopimukset, pyytää ne tilaajan kanssa sovituilta tarjoajilta sekä suorittaa kiinteistö- ja käyttäjäpalveluntuottajien valinnat yhteistyössä tilaajan kanssa. Tilaaja tekee sopimukset ulkopuolisten palveluntuottajien kanssa omiin nimiinsä. Palveluntuottaja huolehtii palveluntuottajien laskujen sopimuksenmukaisuuden tarkistamisesta. Tilaaja maksaa palveluntuottajien laskut. Kiinteistöjohtoyrityksen palkkio perustuu tavallisesti vastuuhenkilön ja tämän tukiorganisaatiossa olevien henkilöiden työvoimakustannuksiin. Tehtävät on usein jaettu palvelukuvauksessa kiinteään palkkioon kuuluviin tehtäviin ja yksikköhinnoin korvattaviin tehtäviin. Lisäksi maksetaan erikseen korvattavista tehtävistä ennakkoon sovittu palkkio. Näitä erikseen korvattavia palveluja ovat esimerkiksi kiinteistöjen myyminen, perusparannukset ja vuokralaisten hankkimiset.

9 9 2. Hankintaprosessin kuvaus Kiinteistöjohtopalvelujen hankinta- ja sopimusprosessilla tarkoitetaan prosessia, jossa kiinteistöjohtopalvelut hankitaan ja toteutetaan tyydyttämään kiinteistön omistajan ja käyttäjien tarpeet. Kiinteistöjohtaminen on useimmiten tilaajan ydinliiketoimintaa merkittävästi tukevaa toimintaa. Kiinteistöjohtopalvelun hankintaprosessi muodostuu tarveselvitys-, suunnittelu-, ja tarjouspyyntövaiheesta. Hankintaprosessin avulla luodaan edellytykset oikein määritellylle kiinteistöjohtosopimukselle sekä sen perustalle rakentuvalle hyvälle laadunhallinnalle ja yhteistyölle. Kiinteistöjohtopalvelujen tarveselvitysvaiheessa selvitetään kiinteistön omistajan ja käyttäjien tarpeet kiinteistöjohtamiselle. Kiinteistönomistajan kiinteistöstrategia antaa suuntaviivat kiinteistöjohtopalvelun sisällölle ja hankinnalle. Suunnitteluvaiheessa määritellään puolestaan palvelujen hankkimista ja toteuttamista varten tarvittavat tiedot. Tarjouspyyntövaiheessa etsitään sopivin yhteistyökumppani palvelujen toteuttamiseen. Haltuunottovaiheen tarkoituksena on helpottaa palvelujen siirtoa palveluntuottajalle ja luoda edellytykset toimivalle yhteistyösuhteelle sopimusaikana. Sopimusaikainen toiminta muodostuu sopimusaikaisesta yhteistyöstä ja laadunhallinnasta sekä toiminnan kehittämisestä. Kiinteistöjohtamisessa korostuu tilaajan ja kiinteistöjohtoyrityksen välisen yhteistyön ja luottamuksen merkitys. Oleellisia tekijöitä toimivan sopimussuhteen luomisessa on selkeät tavoitteet, mitä tilaaja ja palveluntuottaja haluavat saada aikaan ja kuinka he yhdessä pääsevät siihen sitoutuminen, sekä tilaajan että palveluntuottajan koko organisaation sitoutuminen sopimukseen ja yhteistyöhön luottamus, kiinteää yhteistyötä on vaikeata rakentaa, ellei luottamus ole kaikilla tasoilla kommunikointi, hyvä molemminpuolinen kommunikointi kokonaisvastuu, vastuuotto tehdyistä ratkaisuista ja valinnoista yhteistyö, kyky ja valmius tehdä yhteistyötä eri toimijoiden kanssa

10 10 3 Hankintaprosessin vaiheet 3.1 Tarveselvitysvaihe Kiinteistöjohtamisen tarveselvitysvaihe muodostuu nykytilanteen analysoinnista, kiinteistöjohtamisen tavoitteiden asettamisesta ja organisointitavan valinnasta. Tarveselvitysvaiheen tavoitteena on kiinteistöjohtopalvelujen suunnittelun edellyttämien tietojen selvittäminen. Tarveselvitysvaiheen lähtötietoina ovat kiinteistökohteiden tiedot ja asiakirjat sekä organisaatioiden strategiat. Tarveselvitysvaiheen tuloksena saadaan nykytilanteen kuvaus, kiinteistöjohtamisen tavoitteet ja organisointitapa. Nykytilanteen analysointivaiheessa selvitetään kiinteistökohteiden tiedot ja asiakirjat sekä kartoitetaan kiinteistöjohtamisen lähtötaso haastattelemalla mahdollisuuksien mukaan nykyistä vastuuja palveluorganisaatiota sekä muita osapuolia kuten käyttäjiä. Nykytilanteen analysointivaiheessa tehdään myös kiinteistöjen nykytilan analyysi, jossa selvitetään kiinteistöjen tekninen ja toiminnallinen kunto sekä taloudellinen tilanne, mikäli näitä ei ole jo aiemmin tehty. Nykytilanteen analyysi auttaa tilaajaa saamaan selkeän käsityksen kiinteistön kunnosta ja palvelujen laatutasosta sekä toteutusmalleista. Ulkopuolisten kiinteistöjohtopalvelujen hankintaan vaikuttavat kiinteistön omistajan kiinteistöstrategia ja käyttäjien liiketoimintastrategiat. Näiden perusteella määritellään tarkemmin kiinteistöjohtamiselle asetettavat tavoitteet. Ennen palvelujen hankinnan suunnittelua on tärkeätä selvittää, mitä palveluja kiinteistöjen omistaja ja käyttäjät tarvitsevat, jotta palvelutarjonta saadaan kohtaamaan todellista tarvetta. Kiinteistöjohtopalveluissa korostuu enemmän omistajan tai yrityksen liiketoiminnan tarpeet kuin lopullisten käyttäjien, kun taas kiinteistö- ja käyttäjäpalveluissa lopullisten käyttäjien merkitys on suurempi. Kiinteistöjohtopalvelujen organisointitavan valintavaiheessa analysoidaan ja verrataan eri kiinteistöjohtamisen malleja keskenään parhaan mahdollisen palvelukonseptin löytämiseksi. Lisäksi voi käydä niin, että nykyinen kiinteistöjohtamisen organisointitapa todetaan parhaaksi vaihtoehdoksi. Jos prosessissa päädytään tähän, kiinteistöjohtamisen prosessi jatkuu nykyisten palvelujen suunnitelmien ja toimintatapojen kehittämisellä.

11 11 TARVESELVITYSVAIHE TAVOITE Määrittää kiinteistöjohtamiselle asetettavat tavoitteet LÄHTÖTIEDOT Kiinteistön tiedot ja asiakirjat, omistajan kiinteistöstrategia VAIHEET 1. Selvitä kiinteistöihin liittyvät tiedot ja asiakirjat Nykyiset palvelut, niiden sisältö ja organisointitapa Haastattele tarvittaessa nykyistä kiinteistöjohtoorganisaatiota nykyiset ongelmat kehittämistarpeet Haastattele tarvittaessa muita osapuolia Tee tarvittaessa lisäselvityksiä esim. kiinteistön nykytilan analyysi: kiinteistöjen tekninen ja toiminnallinen kunto ja taloudellinen tilanne käyttäjätyytyväisyysselvitys 2. Kokoa nykytilanteen kuvaus Kiinteistöt määrätietoineen Kiinteistöjen kunto Palvelujen nykyinen laatutaso 3. Selvitä kiinteistöjen omistajan ja käyttäjien strategiat 4. Selvitä kiinteistöjen omistajien ja käyttäjien tarpeet kiinteistöille kiinteistöjohdolle sopimusaikaiselle yhteistyölle sopimusaikaiselle laadunhallinnalle 5. Määritä kiinteistöjohtamispalvelujen tavoitteet TULOS NYKYTILANTEEN KUVAUS, KIINTEISTÖJOHTAMISEN TAVOITTEET JA ORGANISOINTITAPA 3.2 Suunnitteluvaihe Suunnitteluvaiheen tehtäviä ovat hankinnan suunnittelu, kiinteistöjohtamisen palvelukuvauksen laadinta ja tarjouspyynnön laadinta. Suunnitteluvaiheen tavoitteena on selvittää kiinteistöjohtopalvelujen hankinnan edellyttämät tiedot. Suunnitteluvaiheen lähtötietoina ovat nykytilanteen kuvaus, kiinteistöjohtamisen tavoitteet ja kiinteistöjohtamisen organisointitapa. Suunnitteluvaiheen tuloksena saadaan hankintasuunnitelma, palvelukuvaus ja tarjouspyyntöasiakirjat. Tarjouspyyntöasiakirjat sisältävät tarjouspyyntökirjeen, sopimusohjelman, vastuurajaliitteen, palvelukuvauksen ja tarjouslomakkeen.

12 12 Hankittavan kiinteistöjohtamisen sisältö vaihtelee muun muassa sopimuskohteiden erityispiirteistä sekä osapuolten tarpeista johtuen. Kiinteistöjohtopalvelujen sisältöön ja suunnitteluun vaikuttavat muun muassa kiinteistön asema tilaajaorganisaation toiminnassa. Palvelujen suunnittelun ensimmäisenä vaiheena on palvelujen hankinnan suunnittelu. Tässä vaiheessa määritellään hankintamenettely, hankinnan vaiheet ja aikataulu sekä tarjoajien valintakriteerit. Suunnitteluvaiheeseen sisältyy myös palvelukuvauksen laatiminen. Palvelukuvauksessa kuvataan tilaajan vaatimukset palveluille ottaen huomioon organisaation toimintaperiaatteet ja muiden osapuolten tarpeet. Palvelukuvauksen laadinnassa voidaan hyödyntää KiinteistöRYL:n kuvaamia yleisiä laatuvaatimuksia. Näihin voidaan palvelukuvauksessa viitata tai niistä voidaan palvelukuvauksessa poiketa, jolloin laatuvaatimus on kirjoitettava kokonaisuudessaan palvelukuvaukseen. Palvelukuvauksessa voidaan myös kuvata tarpeelliset menettelytavat, joita tarvitaan palvelujen lopputuloksen saavuttamiseksi. Palvelukuvaukseen kirjataan myös käyttäjien vaatimukset ja odotukset kiinteistöjohtopalveluille sekä varmistetaan, että lopullisten käyttäjien odotukset ovat yhteensopivat markkinoihin nähden sekä kiinteistöjohtoyritysten toteutettavissa. Hyvin laadittu palvelukuvaus varmistaa, että kiinteistöjohtoyrityksellä ja tilaajalla on yhteinen käsitys palvelusisällöstä. Tämä auttaa ehkäisemään ristiriitoja myöhemmissä vaiheissa. Tarjouspyyntöasiakirjojen merkitys korostuu kiinteistöjohtamisen hankinnassa. Tarjouspyyntöasiakirjoissa on oltava vähintään seuraavat kohdat määriteltynä: kiinteistöt, joita hankittava kiinteistöjohto käsittää kiinteistöjohtamisen tavoitteet palvelukuvaus tarjouksen muodostaminen valintakriteerit tarjouksen toimittamiseen liittyvät tiedot. Tarjouspyyntöasiakirjoissa kiinnitetään huomiota siihen, että tarjouksista saadaan mahdollisimman vertailukelpoisia keskenään. Tätä varten on tarjouspyyntöasiakirjoihin hyvä sisällyttää tarjouslomake, jotta saadut tarjoukset ovat samanmuotoisia.

13 13 SUUNNITTELUVAIHE TAVOITE LÄHTÖTIEDOT VAIHEET TULOS Suunnitella kiinteistöjohtamisen hankinnan toteutus Nykytilanteen kuvaus, kiinteistöjohtamisen tavoitteet ja organisointitapa 1. Määritä hankittavat palvelukokonaisuudet ja niiden sisältö 2. Määrittele vastuurajat kustannus- ja tuottamisvastuun jakautuminen osapuolten kesken 3. Määrittele osapuolten velvollisuudet ja vastuut omistajan käyttäjien palveluntuottajan ulkopuolisten palveluntuottajien 4. Kokoa palvelukuvaus nykytilanteen kuvaus kiinteistöjohtamisen tavoitteet palvelusisältö 5. Suunnittele palvelujen hankintaprosessi hankintamenettely hankinnan vaiheet ja aikataulu palvelujen tarjoajien valintakriteerit 6. Laadi ja kokoa kaupalliset asiakirjat sopimusohjelma vastuurajaliite tarjouslomake 7. Laadi ja kokoa palvelusisältöä kuvaavat asiakirjat palvelukuvaus piirustukset 8. Kokoa tarjouspyyntöasiakirjat tarjouspyyntökirje kaupalliset asiakirjat palvelusisältöä kuvaavat asiakirjat TARJOUSPYYNTÖASIAKIRJAT

14 Tarjouspyyntövaihe Tarjouspyyntövaihe muodostuu tarjoajien valinnasta, tarjousten vertailusta, vastuuhenkilöiden ja organisaation arvioinnista ja sopimusneuvotteluista. Tarjouspyyntövaiheen tavoitteena on parhaimman mahdollisen sopimuskumppanin löytäminen. Tarjouspyyntövaiheen lähtötietoina ovat suunnitteluvaiheen tulokset eli hankintasuunnitelma, palvelukuvaus ja tarjouspyyntöasiakirjat. Tarjouspyyntövaiheen tuloksena saadaan sopimus tilaajan ja palveluntuottajan välillä. Tarjoajien valinnassa valitaan tarjouskilpailuun osallistuvat kiinteistöjohtoyritykset. Valinnassa kiinnitetään huomiota muun muassa kiinteistöjohtoyrityksen toimialaan, toiminta-alueeseen, kokemukseen, ammattitaitoon, resursseihin ja erityisosaamiseen. Mihin asioihin kulloisessakin tapauksessa kiinnitetään huomiota, riippuu paljolti tilaajan intresseistä ja sopimuksen laajuudesta ja sisällöstä. Tarjousten vertailu vaatii jokaisen tarjouksen huolellista analysointia ja tarjousten vertaamista keskenään. Tarjousten vertailussa käytetään painotettua pisteytystä apuna arvioitaessa, kuinka hyvin tarjoukset kohtaavat tarjouspyynnössä esitetyt asiat. Tätä painotettua pisteytystä tarkastellaan yhdessä hintatarjouksen kanssa etsittäessä sopivinta sopimuskumppania. Kiinteistöjohtopalvelusta saadut tarjoukset avataan kaikki yhtä aikaa. Tällä tavoin tarjouksen antajat saavat tasapuolisen kohtelun. Kun kaikki tarjoukset on avattu, voidaan tehdä niiden alustava vertailu. Jos tarjouksista puuttuu vertailun kannalta olennaisia tietoja, voidaan samalla päättää tarvittavista tarkennuksista ja täydennyksistä. Tarjouksia vertailtaessa on koko ajan syytä muistaa kiinteistön ominaispiirteet, kiinteistöstrategia ja ne osaamisen alueet, joita kohteen kiinteistöjohtaminen edellyttää. Esimerkiksi vanhan, lähivuosina perusparannuksia kaipaavan kohteen hoidossa on tekninen asiantuntemus eduksi. Vastaavasti uudessa kohteessa kiinteistön vastaanottoon ja vakuuksien valvontaan liittyvät tehtävät vaativat hallinnollista asiantuntemusta. Ennen lopullista päätöstä voidaan vielä haastatella tarjouksissa mahdollisesti esitetyt suosittelijat. Tätä kautta on mahdollista saada tietoja kiinteistöjohtoyrityksen toiminnasta sekä asiantuntemuksesta. Kiinteistöjohtoyrityksen valinnassa keskeisiä valintakriteereitä ovat: hinta kokemus maine vastuuhenkilö tekninen ja hallinnollinen osaaminen resurssien laatu ja määrä sijainti Ennen lopullista kiinteistöjohtoyrityksen valintaa pyydetään tarjoajilta selvitystä potentiaalisista vastuuhenkilöistä. Palveluja johtavan henkilön asiantuntemus ja kokemus on erittäin merkittävä valintakriteeri.

15 15 Kiinteistöjohtoyrityksen valinnan jälkeen järjestetään sopimusneuvottelut, joiden pohjalta lopullinen kiinteistöjohtosopimus laaditaan. Sopimusneuvotteluissa on viimeistään syytä käydä kiinteistöstrategia läpi. Sopimusneuvotteluissa pyritään saamaan tilaajan ja tulevan kiinteistöjohdon välille yhteisymmärrys siitä, millä tavoin kiinteistöä lähivuosina hoidetaan. Sopimusneuvotteluissa käydään läpi muun muassa: sopimusehdot palvelukuvaus tiedon omistusoikeus salassapitovelvollisuus maksuperusteet palkkiojärjestelmä palvelujen arviointi muutosten ennakoiminen.

16 16 TARJOUSPYYNTÖVAIHTE TAVOITE LÄHTÖ- TIEDOT VAIHEET Valita kiinteistöjohtoyritys Hankintasuunnitelma, tarjouspyyntöasiakirjat 1. Selvitä potentiaaliset tarjoajat ja heidän tausta esim. toimiala toiminta-alue kokemus ammattitaito resurssit: henkilöstö, tekniset, taloudelliset erityisosaaminen 2. Varmista potentiaalisten tarjoajien halukkuus tarjota 3. Lähetä tarjouskilpailuun osallistuville tarjoajille tarjouspyyntöasiakirjat 4. Järjestä tarjoajille yhteinen toimeksiannon esittelytilaisuus 5. Avaa saadut tarjoukset yhtä aikaa 6. Tarkista tarjousten tarjouspyynnönmukaisuus ja hyväksymiskelpoisuus Selvitä vaihtoehtotarjousten kelpoisuus 7. Laadi tarjousvertailutaulukko Aseta tarjoajat paremmuusjärjestykseen 8. Valitse vastuuhenkilöiden haastatteluun parhaiten menestyneet tarjoajat Haastattele vastuuhenkilöitä Arvioi vastuuhenkilöiden soveltuvuutta Laadi vastuuhenkilöjen vertailutaulukko Aseta tarjoajat paremmuusjärjestykseen 9. Valitse sopimusneuvotteluihin parhaiten menestynyt tarjoaja Varmista, että sopimuksen osapuolet ymmärtävät sopimuksen keskeiset seikat ja sopimuksesta aiheutuvat sitoumukset samalla tavoin 10. Kokoa sopimusasiakirjat sopimus sopimusneuvottelupöytäkirja sopimusohjelma palvelukuvaus vastuurajaliite tarjouspyynnön tarkennus tarjouspyyntö tarjous ISE Järjestä sopimuksen allekirjoitustilaisuus TULOS SOPIMUS

17 17 4. Tarjouksen laatiminen Kiinteistöjohtoyrityksen tarjous sisältää muun muassa tarjoajayrityksen tiedot, suunnitelman palvelujen tuottamisesta sekä veloitusperusteet. Jos tarjoaja ei pysty toimittamaan jotain pyydettyä palvelua, ilmoitetaan siitä tarjouksessa. Tarjousprosessin yhtenä haasteena, on varmistaa, että tarjoukset ovat tarjouspyynnön mukaiset. Epäselvät kohdat tarjouspyynnössä saattavat vaatia lisäselvennystä tarjouspyynnön esittäjältä. Kiinteistöjohtopalvelua koskevasta tarjouksesta tulisi aina ilmetä, minkälaisesta ja minkä kokoisesta yrityksestä on kysymys. Tämän vuoksi tarjouksessa olisi oltava tiedot, mm. siitä: paljonko ja minkälaista henkilökuntaa toimistossa on (isännöitsijöitä, kirjanpitäjiä, muuta toimistohenkilökuntaa, tekniikan asiantuntijoita jne.) kauanko yritys on toiminut alalla (perustamisvuosi) sekä onko yritys ISA-auktorisoitu. Tarjouksessa olisi myös aina oltava tiedot vastuuvakuutuksesta. Lisäksi olisi oltava selvitykset kiinteistöjohtamisen kannalta keskeisistä ATK-ohjelmista sekä varahenkilöjärjestelyistä lomien aikana. Tarjouksen liitteenä tulisi olla kyseisen yrityksen käyttämä tuloslaskelma- ja tasemalli, jotta tarjouksia verrattaessa nähdään asianomaisen toimiston kirjanpidosta tuotettavien asiakirjojen laatu. Tarjouksessa on aina mainittava vastuuhenkilön nimi riippumatta siitä, onko kysymyksessä yhden henkilön yritys tai useita työntekijöitä käsittävä yritys. Tarjouksesta on myös käytävä ilmi vastuuhenkilön peruskoulutus, kiinteistöalan tutkinnot, mahdollinen auktorisointi sekä aikaisempi työkokemus. Jos tarjouksen tekijä on alueellinen kiinteistönhoitoyhtiö tai muu toimialaltaan laajahko yritys, tarjouksessa on oltava mainittuna myös sen henkilön nimi ja pätevyys, joka on yrityksessä päävastuussa kiinteistöjohtotehtävistä. Kiinteistöjohtopalvelua koskeva hintatarjous esitetään tarjouspyynnön mukaisena. Yleensä tarjous pyydetään kuukausipalkkiona. Ellei tarjouksessa ole muuta mainittu, esitettyyn kuukausipalkkioon voidaan katsoa sisältyvän kaikki ne tehtävät, jotka isännöintiä koskevissa tehtäväluetteloissa on mainittu kuuluviksi kiinteään kokonaispalkkioon. Jotta tarjouksen pyytäjälle ei kuitenkaan syntyisi epätietoisuutta siitä, mitä tehtäviä kokonaispalkkioon sisältyy, tarjouksen yhteydessä olisi syytä viitata em. tehtäväluetteloon tai se liitetään osaksi tarjousta. Tarjouksesta tulisi lisäksi käydä ilmi tärkeimpien erillisveloitukseen oikeuttavien tehtävien veloitusperusteet sekä isännöinnistä aiheutuvien toimistokulujen laskutusperiaatteet. Tarjoukseen sisältyy tavallisesti myös ehdotus isännöintipalkkion ja muiden veloitusperusteiden tarkistusmenettelystä. Menettelynä voidaan käyttää yleisten sopimusehtojen (ISE 2007) mukaista tai muuta vastaavaa menettelyä. Tarjouksen antajan kannalta on eduksi, jos tarjouksessa on mainittu yksi tai useampia suosittelijoita. Nämä voivat olla esim. ennestään isännöitävänä olevien taloyhtiöiden hallitusten puheenjohtajia.

18 18 TARJOUS TAVOITE LÄHTÖTIEDOT PROSESSI Tuottaa hyvä ja tarjouspyynnön mukainen tarjous Tarjouspyyntö 1. Käy läpi tarjouspyyntöasiakirjat: palvelun tavoitetason kuvaus olosuhdetavoitteet kulutustavoitteet käyttäjätyytyväisyystavoitteet yms. palvelukuvaus sopimusohjelma: osapuolien vastuut ja velvollisuudet tiedon ylläpito ja luovuttaminen käytettävät alihankkijat pidettävät kokoukset ja katselmukset palkkiot ja hyvitykset sekä sopimussakot yms. vastuurajaliite. kustannusvastuut toteutusvastuut yms. 2. Laadi tarjous huolellisesti - tarjouksen oltava kaikin osin tarjouspyynnön mukainen - määrittele tarjoushinta huolellisesti - ilmoita tärkeimpien erillisveloitukseen oikeuttavien tehtävien veloitusperusteet sekä tehtävistä aiheutuvien toimistokulujen laskutusperiaatteet - määrittele työtehtäviin käytettävä tuntimäärä huolellisesti - ilmoita yrityksesi tiedot - ilmoita paljonko ja minkälaista henkilökuntaa toimistossa on (isännöitsijöitä, kirjanpitäjiä, muuta toimistohenkilökuntaa, tekniikan asiantuntijoita jne.) - ilmoita kauanko yritys on toiminut alalla (perustamisvuosi) - ilmoita onko yritys ISA-auktorisoitu - ilmoita tiedot vastuuvakuutuksesta - ilmoita selvitykset kiinteistöjohtamisen kannalta keskeisistä ATKohjelmista sekä varahenkilöjärjestelyistä lomien aikana - ilmoita vastuuhenkilöksi esitettävän henkilön nimi ja koulutus - kokoa tarjouspyynnössä edellytetyt tarjouksen liitteet TULOS SAAVUTETAAN TARJOUSKILPAILUUN KILPAILUKYKYINEN TARJOUS

19 19 OSA II Kiinteistöpalveluiden hankintaprosessi

20 20 1. Palvelujen hankintaprosessin yleiskuvaus Hankintaprosessi käynnistyy, kun kiinteistö- ja käyttäjäpalveluille asetetut tarpeet tunnistetaan (kuva 4). Käyttäjien osallistuminen tarpeiden määrittämiseen on usein tarpeellista, koska palvelutuotanto tapahtuu usein tiiviissä yhteistyössä käyttäjien kanssa. Tarpeiden huolellinen selvittäminen ja dokumentointi luovat perustan palveluiden hankinnalle. Useissa palveluissa tarpeiden kartoituksella ja määrittämisellä on kaksijakoinen vaikutus sopimuksen sisältöön. Se on tarpeellista palveluntuottajan palvelusisällön määrittämiseksi, mutta toisaalta sen avulla määritellään myös ne toimenpiteet, joilla tilaaja avustaa palveluntuottajaa palvelutuloksen aikaansaamiseksi. Palvelun tarpeiden määrittämisen ja palvelun sisällön kuvaamisen jälkeen analysoidaan palvelujen hankintavaihtoehdot. Hankintavaihtoehtojen analysointi sisältää potentiaalisten palveluntuottajien etsinnän ja arvioinnin sekä alustavan kustannusarvion laatimisen. Potentiaalisten palveluntuottajien valinnassa on hyödyllistä selvittää heidän referenssikohteensa ja muiden tilaajien kokemukset ko. palveluyrityksestä. Selvitykset on tehtävä riittävän laaja-alaisesti ja tyypillisiä selvitettäviä asioita ovat yrityksen maine, yrityksen palvelu- ja laadunvarmistusten suoritustapa, henkilöstön ammattitaito ja koulutusjärjestelmä, avainhenkilöiden tausta ja yrityksen aktiivisuus kehittämisessä. Näille tekijöille voidaan antaa painoarvot ja arvioida palveluntuottajien paremmuutta. Palvelutuottajan valintaan on yleensä kaksi päämenettelytapaa; tarjouskilpailumenettely ja neuvottelumenettely. Mikäli potentiaalisia tarjoajia on riittävästi ja palvelun sisältö voidaan määrittää riittävällä tarkkuudella, on tarjouskilpailumenettely yleensä suositeltavin. Julkisen tilaajan on noudatettava aina hankintalainsäädäntöä ja sen asettamia ehtoja. Yksityinen tilaaja ei ole sidottu hankintalainsäädäntöön vaan voi toimia valitsemallaan tavalla. Tarjouskilpailussa voidaan käyttää rajoitettua, esivalinnan sisältävää tai avointa menettelyä. Rajoitetun menettelyn yhteydessä tarjouspyyntö lähetetään vain ennalta valituille tarjoajille. Vaikka em. termit liittyvät lähinnä julkisiin hankintoihin, on niiden sisältö kuitenkin samankaltainen myös yksityisten yritysten tekemissä hankinnoissa. Avointa menettelyssä kaikki halukkaat voivat tehdä tarjouksen. Esivalinnan sisältävässä tarjouskilpailussa tilaaja määrittää esivalintakriteerit, jotka voivat perustua esimerkiksi tarjoajan taloudelliseen ja tekniseen suorituskykyyn sekä henkilöresursseihin. Tarjouskilpailu käydään esivalintakriteerit täyttävien tarjoajien kesken. Neuvottelumenettelyä voidaan käyttää esimerkiksi tilanteessa, jossa potentiaalisia tarjoajia on vain yksi tai palvelun sisältöä ei ole kuvattu. Tässä tilanteessa palvelun kustannusrakenteen tunteminen edesauttaa hintaneuvotteluissa oikean hintatason määrittämisessä. Neuvottelumenettelyä käytettäessä voidaan neuvotteluja käydä yhden tai useamman tarjoajan kanssa. Potentiaaliset palveluntuottajat voivat myös tehdä tarjouksen, jossa he itse kuvaavat palvelunsa sisällön. Tämän tyyppinen toimintatapa sopii, jos tilaaja uskoo, että palveluntuottajalla on osaamista, josta tilaajalla ei ole selkeää käsitystä. Tällöinkin palvelutarpeiden kuvaaminen on tärkeää, jotta palveluntuottaja saa selkeän käsityksen tilaajan haluaman palvelun sisällöstä. Vaikeutena tämän tyyppisten tarjousten arvioinnissa on tarjousten vertailukelpoisuus. Lisäksi tarjouksen laatiminen on työlästä ja saattaa aiheuttaa isoja kustannuksia. Voi olla välttämätöntä, että tilaaja