Terveydenhuollon Atk-päivät Jyväskylän paviljonki Marko Helenius, Advanco Oy

Transkriptio

1 Erikoissairaanhoidon prosessimallinnus Terveydenhuollon Atk-päivät Jyväskylän paviljonki Marko Helenius, Advanco Oy

2 Miksi mallintaa prosesseja? Prosessimainen ajattelutapa ohjaa kokonaisuuksien optimointiin, pois osaoptimoinnista Järkeväksi koettu tapa kuvata monimutkaista systeemistä maailmaa Yksinkertaistettu korvike systeemimallille Perusta kapasiteetin arviointiin ja optimointiin Työkalu toiminnan suunnitteluun ja kehittämiseen Toiminto- / työkokonaisuuksien hahmottamisen ja viestinnän apu Osoittaa vaiheiden keskinäiset riippuvuussuhteet Osoittaa tarvittavat resurssit ja niiden käytön vaiheen Järjestelmien tarpeet Tietojärjestelmät ja niiden kehittäminen Laatujärjestelmät Mittaus ja raportointijärjestelmät Toimintolaskennan tarpeet, arvon muodostumisen seuranta, Ym

3 Onko se oikeasti prosessi? Ilmaisua prosessi, käytetään liian usein, liian löysästi. meidän asiakasprosessi, hallintoprosessimme, päivähoidon prosessi, vanhustenhuollon prosessi, meidän laadun prosessi, Prosessit ja toiminnot menevät helposti sekaisin Prosessit ja systeemit menevät helposti sekaisin Prosessin määritteitä lyhyesti: Prosessi tarkoittaa yleisesti edistymistä. Prosessi on sarja suoritettavia toimenpiteitä, jotka tuottavat määritellyn lopputuloksen. Prosessin toteuttaminen ja prosessin mukaisesti toimiminen voi viedä aikaa, tilaa, vaatia resursseja tai asiantuntemusta. Prosessissa tapahtumat ja suoritteet toistuvat samankaltaisina jostain määritellystä näkökulmasta tarkasteltuna. (Wikipedia, ) Process: Set of interrelated resources and activities that transform inputs to outputs. (ANSI/ISO/ASQC A8402) / Juran s Quality Handbook

4 Ydinprosessi, ESH Toimintaympäristö; sidosryhmät kuten perusterveydenhuolto ja sosiaali- /hoivapalvelut Organisaatio (ESH) Hoidon tarve Lähete Konsultaatio t yms. SLA,.. Jatkohoito Kotiutus Yksityiset palveluntarjoajat

5 Prosessihierarkia Prosessikartta Ydinprosessi / pääprosessi Role Tukiprosessi Aliprosessi / osaprosessi Role Delivery Check delivery Registration Delivery Muokattu lähteestä; Moisio Työohje, Työnkuvaus

6 ESH-(potilas)prosessin tulee olla Aivan ensin; Turvallinen asiakkaalle ja työntekijöille Vaikuttava => selkeät tavoitellut vaikutukset kohtuullisilla resursseilla Selkeä; ei liikaa vaiheita, ei liikaa ehdollisia riippuvuuksia prosessipolulle Työntekijät oppivat ja ymmärtävät Voidaan esittää myös potilaalle Robusti; häiriöitä ja vaihtelua sietävä Oikein mitoitettu, ei viritetty äärimmilleen Resursseiltaan joustava Poikkeavaa polkua etenevä potilas ei haittaa normaalisti etenevää prosessia

7 Prosessi on johdettavissa, kun Prosessilla on vastuuhenkilö Prosessi on kuvattu Johto tunnistaa prosessin ja pitää sitä tärkeänä Prosessin kyvykkyydelle ja toiminnalle on luotu tavoitteet / vaatimukset Mittauspisteet ja mittarit on määritetty Mittarit tuottavat luotettavaa dataa

8 Prosessimallinnuksen asteita Vuokaaviot ja Luonnokset vaiheet kuvattu järjestys Prosessikaavio vaiheet ja järjestys resurssit tunnistettu Prosessikuvaus vaiheet ja järjestys resurssit tunnistettu mittauspisteet volyymit Prosessin ohjausmalli Lisäksi vaihtoehtojen arviointi, simulointi Automatisoitu mittaus Reaaliaikaisuus (?) x% x% x% x% x% IDEOINTI, SUUNNITTELU MALLINNUS, PROSESSIEN DOKUMENTOINTI JA PILOTIT KEHITTÄMINEN, OPTIMOINTI, OHJAUS

9 Prosessin dokumentoinnista Usein asiakirja Yleensä seuraavat perustiedot soveltamisalue asiakkaat ja tärkeät sidosryhmät Keskeiset suoritteet (ja suoritetavoitteet) Tärkeät mittarit / tunnusluvut Prosessikaavio (tai vuokaavio) Syötteet / tuotokset Henkilö- ja muut resurssit vastuut; mm. prosessinomistaja

10 Lisämateriaalia Prosessikuvauksen tulee olla Selkeä Ei liian yksityiskohtainen. Esitetyt yksityiskohdat harkittuja ja perusteltuja Tehty sovituilla symboleilla ja logiikalla Helposti tunnistettavissa Aihe, rajaus, päiväys, versio, tekijä, Vaiheissa lyhyet, selkeät tekstikuvaukset näkyvissä Vaiheeseen liittyvä lisäinformaatio prosessiaskeleen korttiin Jos julkaistaan paperilla, rajattu määrä boxeja per sivu prosessiaskelta max. Todellisuutta kuvaava, realistinen Nykytilan prosessikuvaus = kuten oikeasti toimitaan Tavoitetilan kuvaus = kuten halutaan toiminnan tapahtuvan

11 Prosessimallinnuksen vaiheet 1. Tunnista asiakas, sidosryhmät ja toimintakenttä 2. Tunnista toiminnan tavoite / tuotteet / suoritteet 3. Tunnista pää- ja tukiprosessit 4. Laadi prosessikartta 5. Kerää kasaan toimintaa tunteva (pieni) työryhmä, viimeistään nyt 6. Tunnista toimintaan / prosessiin liittyvät resurssit 7. Pura pääprosessit vaiheisiin ja osaprosesseihin 8. Valitse kuvaustapa, symbolit ja termit 9. Kuvaa ja määritä prosessit, työryhmässä 10. Määritä prosessin tavoitteet 11. Laadi prosessille mittarit 12. Määritä prosessin omistaja ja vastuut. Selkiytä vastuut linjan ja prosessin välillä KÄYTTÖÖNOTTO 1. Pilotoi prosessi 2. Valmenna prosessin osallisia yhteistyöhön, tiedota 3. Arvioi, analysoi ja kehitä prosessia 4. Ohjaa ja johda prosessia, laadi älykäs kannustinjärjestelmä

12 Keinoja prosessien virtautukseen Vaiheiden toteutusjärjestyksen uudelleen arviointi Samojen työvaiheiden uudelleen toistot pois Turhien (lisäarvoa tuottamattomien) vaiheiden poisto Rinnakkaisten tai peräkkäisten työvaiheiden yhdistäminen Peräkkäisten vaiheiden suunnittelu samaan aikaan tapahtuviksi Samankaltaisten prosessien yhdistäminen Pullonkaulojen avartaminen ja ohjaus Rinnakkaisten / vaihtoehtoisten reittien volyymin optimointi

13 Esim. vaihtoehtoisten reittien volyymin optimointi (leikkauspotilas, tulotapa ja reitti) Päivy stys Sisääntulo Suoraan leikkauks. Vihreä linja Osasto (Pos, trauma) Leikkaus Kotiutus + post.op. Vuodeosasto / Teho- Kotiutus + post.op. Vaikutus -2 pv t = 0 0 % (VL) Tavoite 20 % (VL) Päiki Preop Leikkaus Kotiutus + post.op. 55 % 55 % Leiko Preop Leikkaus Vuodeosasto Kotiutus + post.op. -1 pv 0 % 40 % FAST / Per.po. Pre-op Leikkaus Vuodeosasto Kotiutus + post.op. -2 pv 25 % (*) 5 % (*) 0 % (FAST) 25 % (FAST) Ortopedia Pre-op Leikkaus Vuodeosasto Kotiutus + post.op. 20 % kaikki Fast + Leiko (*) = perinteinen potilas, tulo edellisenä iltapäivänä vanhaan tyyliin

14 Prosessien läpäisykyvystä Prosessin läpäisykyky = pullonkaulan läpäisykyky = prosessin kapasiteetti kyseisellä hetkellä Määräytyy minimitekijän perusteella, tapauskohtaisesti. Esim: Niukka henkilöresurssi (salihoitajat, anestesialääkäri, ) Erikoisosaaminen (käsikirurgia, ortopedia, ) Infrastruktuuri (Salien lukumäärä, odotustilat, kalliit laitteet, vuodepaikat, ) Pullonkaulat tulee kartoittaa, analysoida ja optimoida prosessikohtaisesti. Samankaltaisissakin prosesseissa eroja eri organisaatioiden välillä.

15 Uusia haasteita ESH-prosessimalleille Entistä tiiviimpi yhteistyö perusterveydenhuollon kanssa Aidosti yhteiset hoitoketjut, jotka muuttuvat todellisiksi prosesseiksi Lisääntyvät konsultaatiot (korvaavat osin hoitoa ja käyntejä). Lisää hoitoprosessien osia ulkoistetaan yksityisille palveluntarjoajille Tietojärjestelmien yhteensovittaminen Mittaaminen, raportointi ja laadunhallinta Prosessien hallinta/ohjaus vaatii palvelutasosopimusten käyttöä Lyhyet (kilpailutetut) alihankintasuhteet ESH-toimintamallien muuttuminen, muutosnopeuden kiihtyminen Prosessiperusteinen ESH:n tuotannonohjaus ja optimointi AITOA PROSESSIEN BENCHMARKINGIA TULEE KEHITTÄÄ, TUNNUSLUVUT EIVÄT YKSIN RIITÄ

16 LIITEMATERIAALIA, ESIMERKKI AKUUTTI Uusia LEIKKAUShaasteita ESH-prosessimalleille