suunnittelu 2.1 Hallitus valitaan yhtiökokouksessa

HTML
DOWNLOAD

Koko: px

Aloita esitys sivulta:

Download "suunnittelu 2.1 Hallitus valitaan yhtiökokouksessa"

Otto Jokinen
10 vuotta sitten
Katselukertoja:

1 2 toiminta ja sen suunnittelu 2.1 Hallitus valitaan yhtiökokouksessa Yhtiökokous valitsee hallituksen. Vaaleissa valituksi tulevat eniten ääniä saaneet ehdokkaat, ellei yhtiöjärjestys määrää toisin. Yhtiöjärjestyksessä voidaan määrätä, että osa (vähemmän kuin puolet) hallituksen jäsenistä valitaan muussa järjestyksessä. Yksittäisen hallituksen jäsenen nimeämisoikeus voidaan yhtiöjärjestyksessä antaa esimerkiksi enemmistöomistajalle. Tällainen menettely on tyypillinen yhtiöissä, joissa kunta tai alkuperäinen rakennuttaja omistaa suuren osan yhtiön osakkeista. jäseniä valitaan yhtiöjärjestyksessä määrätty määrä. Jos lukumäärä on ilmoitettu enimmäis- ja vähimmäismääränä, on ennen hallituksen vaalia päätettävä valittavien jäsenten lukumäärästä. Jos yhtiöjärjestyksessä ei määrätä hallituksen jäsenmäärästä mitään, hallitukseen on valittava kolmesta viiteen varsinaista jäsentä. Jos hallitukseen kuuluu vähemmän kuin kolme jäsentä, on valittava ainakin yksi varajäsen. Yhtiökokous valitsee hallituksen ja päättää hallituksen jäsenille maksettavista palkkioista. toiminta ja sen suunnittelu 19

2 Myös hallitukselle maksettavista palkkioista päättää yhtiökokous. Päätös tulisi tehdä ennen hallituksen jäsenten valintaa. 2.2 järjestäytyminen Puheenjohtajan valinta Jos hallituksessa on useita jäseniä, hallitukselle on Yleensä hallitus valittava puheenjohtaja. Yleensä hallitus valitsee valitsee puheenjohtajan keskuudestaan yhtiökokouksen puheenjohtajan jälkeisessä järjestäytymiskokouksessaan. Näin keskuudestaan toimitaan, ellei yhtiöjärjestyksessä ole muunlaisia määräyksiä puheenjohtajan valinnasta tai ellei järjestäytymiskokouksessa. yhtiökokous ole jo hallitusta valitessaan valinnut sille puheenjohtajaa. Isännöitsijä saa olla hallituksen puheenjohtajana vain, jos yhtiöjärjestyksessä niin määrätään tai kaikki osakkeenomistajat siihen suostuvat. Jos puheenjohtaja valitaan normaaliin tapaan hallituksen järjestäytymiskokouksessa ja ehdokkaita on enemmän kuin yksi, järjestetään vaali. Vaalissa valituksi tulee se ehdokas, joka saa eniten ääniä. Äänten jakautuessa tasan arpa ratkaisee, ellei yhtiöjärjestyksessä ole mainittu tai yhtiökokouksessa päätetty muunlaisesta menettelystä. Sidonnaisuuksien ilmoittaminen järjestäytymiskokouksessa hallituksen jäsenien on hyvä ilmoittaa isännöitsijälle ja jäsenten on hyvä ilmoittaa muulle hallitukselle myös sidonnaisuutensa muihin yrityksiin. Sidonnaisuuksista voidaan ker- sidonnaisuutensa yrityksiin. muihin toa jo yhtiökokouksessa, valittaessa hallituksen jäseniä. 20 pikaopas

3 Sidonnaisuudet ilmoitetaan kirjallisesti, ja hallituksen jäsen voi toimittaa niistä hallituksen järjestäytymiskokouksen jälkeen luettelon isännöitsijälle. Ilmoituksella hallituksen jäsen selvittää, missä yrityksessä esimerkiksi hän tai hänen lähipiirinsä (esim. perhejäsen) on omistajana ja voiko omistuksella olla merkitystä taloyhtiön toiminnan kannalta. Merkitystä voi olla esimerkiksi omistuksilla huoltoliikkeistä, siivousliikkeistä, kirjanpitotoimistoista tai tilitoimistoista. Ensisijaista on tietää, mikäli hallituksen jäsen toimii määräävässä asemassa tällaisessa yhteisössä, mutta myös työntekijänä toimiminen tulee ilmoittaa. jäsenen on hyvä ilmoittaa muulle hallitukselle myös yhtiöstä omistamansa huoneistot. jäsenten perehdytys Kun hallitus on tullut valituksi, on uusien jäsenten syytä aloittaa hallitustyöskentelynsä tutustumalla yhtiön asiakirjoihin. Näitä ovat esimerkiksi yhtiön kannalta tärkeät sopimukset, kuten isännöinti-, huolto- ja siivoussopimukset sekä mahdollisiin kesken oleviin urakoihin liittyvät urakkasopimukset. jäsenen tulisi perehtyä yhtiön sopimuksiin ainakin sen verran, että hän tietää, Uusien hallituksen millaisista palvelukokonaisuuksista taloyhtiö jäsenten on on sopinut esimerkiksi isännöintiyrityksen ja syytä aloittaa huolto yrityksen kanssa ja miten palveluiden hinta määräytyy. tutustumalla yhtiön hallitustyöskentelynsä Uuden hallituksen jäsenen kannattaa tutustua myös kuntotutkimuksiin, pitkän tähtäimen asiakirjoihin. suunnitelmiin sekä muihin korjaussuunnitelmiin, joita yhtiössä on mahdollisesti laadittu edellisten hallituskausien aikana. Näistä asiakirjoista hallituksen jäsen saa hyvän yleiskuvan siitä, missä kunnossa yhtiön rakennukset ovat ja onko yhtiössä olemassa tulevaisuuden korjaussuunnitelmia. toiminta ja sen suunnittelu 21

4 Suunnitteilla olevia korjauksia voi ilmetä myös aiemmista hallituksen tai yhtiökokousten pöytäkirjoista. Tämän vuoksi myös pöytäkirjoihin on hyvä tutustua. 2.3 kokoontuminen ja päätöksenteko kokous poikkeaa monilta osin yhtiökokouksesta. Vaikka laissa on hallituksen kokouksia ja päätöksentekoa koskevia säännöksiä, voi hallitus päättää omasta työskentelystään ja kokouskäytännöistään melko vapaasti. Kokouksen koollekutsuminen puheenjohtajan tehtävänä on kutsua hallitus koolle aina tarvittaessa. Jotta puheenjohtaja voisi huolehtia tästä velvollisuudestaan, puheenjohtajan tehtävänä on kutsua hänen on seurattava tiiviisti yhtiön toimintaa ja hallitus koolle aina oltava säännönmukaisesti yhteydessä isännöitsijään. tarvittaessa. Käytännössä hallituksen puheenjohtaja ja isännöitsijä sopivat yhdessä, milloin hallituksen kokous on tarpeen pitää. Isännöitsijä hoitaa useimmiten varsinaisen kokouksen koollekutsumisen. Se, kuinka usein hallituksen tulee kokoontua, vaihtelee yhtiökohtaisesti. Kokousten määrään vaikuttavat suuresti yhtiön koko ja kulloiseenkin tilanteeseen liittyvät tarpeet. Esimerkiksi valmisteltaessa suuria peruskorjaus- tai perusparannushankkeita hallituksen on välttämätöntä kokoontua huomattavasti tavanomaista useammin. Normaalitilanteessa saattaa neljä kokousta vuodessa riittää hyvin. Kutsu hallituksen kokoukseen voidaan toimittaa vapaamuotoisesti, ellei yhtiöjärjestyksessä ole asiasta tarkempia määräyksiä. Hallitus voi myös itse päättää, millä tavoin kokoukset kutsutaan koolle ja 22 pikaopas

5 kuinka paljon ennen kokousta kutsut tulee toimittaa. Myös kokouskutsun sisällöstä hallitus saa päättää vapaasti. Suositeltavaa on, että kokouskutsussa mainittaisiin ainakin tärkeimmät käsiteltävät asiat ja että kokouskutsuun liitettäisiin asian käsittelyssä tarvittava kirjallinen aineisto. Kun hallituksen jäsenet voivat tutustua aineistoon etukäteen, asioiden käsittely kokouksessa on joutuisampaa. Asunto-osakeyhtiölaissa ei ole määritelty aikaa hallituksen koollekutsumiselle, mutta suositeltavaa on ilmoittaa hallituksen kokouksesta jäsenille kokouksesta on vähintään viikkoa ennen kokousta. Poikkeustapauksissa lyhyempikin aika riittää. Lyhyempi aika voi ilmoittaa jäsenille suositeltavaa olla perusteltu esimerkiksi silloin, kun hallituksen vähintään viikkoa on tehtävä nopea päätös, esimerkiksi korjaustöiden aloittamisesta vesivahingon rajoittamiseksi ennen kokousta. tai varoituksen antamisesta huoneiston hallintaanottomenettelyyn liittyen. puheenjohtajan on kutsuttava hallituksen kokous koolle, jos joku hallituksen jäsenistä tai isännöitsijä sitä vaatii. Vaatimus voidaan esittää vapaamuotoisesti, myös suullisesti. Vaatimuksessa kannattaa mainita, mitä asiaa vaaditaan käsiteltäväksi. Jollei hallituksen puheenjohtaja vaatimuksesta huolimatta kutsu kokousta koolle, kutsun voi toimittaa hallituksen jäsen. Tämän edellytyksenä kuitenkin on, että vähintään puolet hallituksen varsinaisista jäsenistä hyväksyy koollekutsumisen. Hyväksynnät kokouksen koolle kutsuva hallituksen jäsen voi hankkia vapaamuotoisesti. Isännöitsijä voi yksinään kutsua hallituksen koolle, jos hallituksen puheenjohtaja ei hänen vaatimuksestaan huolimatta sitä tee. toiminta ja sen suunnittelu 23

Samankaltaiset tiedostot

Näytesivut HALLITUS. 4.1 Hallituksen tehtävät

Näytesivut HALLITUS. 4.1 Hallituksen tehtävät ut iv es yt Nä 4 HALLITUS 4.1 Hallituksen tehtävät Hallitus huolehtii yhtiön hallinnosta ja muun toiminnan asianmukaisesta järjestämisestä. Hallinnon lisäksi yhtiön hallituksen tulee huolehtia yhtiön rakennusten