HENKILÖSTÖ- JA KOULUTUSSUUNNITELMA JA YHDENVERTAISUUSSUUNNITTELU YKSI TAPA

Transkriptio

1 1 HENKILÖSTÖ- JA KOULUTUSSUUNNITELMA JA YHDENVERTAISUUSSUUNNITTELU YKSI TAPA Henkilöstö- ja koulutussuunnitelman laatiminen on pakollista yhteistoimintalain soveltamisen piirissä olevissa yrityksissä, siis yrityksissä, joissa on vähintään 20 työntekijää. Henkilöstö- ja koulutussuunnitelmaan voidaan yhdistää myös yhdenvertaisuuslain edellyttämä yhdenvertaisuussuunnitelma, joka on pakollinen kaikille työnantajille, joiden palveluksessa on vähintään 30 työntekijää. Suunnitelma on yhdenvertaisuuslaissa työnantajalle asetetun yhdenvertaisuuden toteutumisen arvioinnin ja työolojen kehittämisvelvoitteen ilmenemä. Yhdenvertaisuussuunnitelma voidaan henkilöstö- ja koulutussuunnitelman sijasta ottaa myös osaksi muuta yrityksen suunnitelmaa tasaarvosuunnitelmaa. Henkilöstö- ja koulutussuunnitelmasta tulee käydä ilmi yrityksen koko huomioon ottaen ainakin: 1) yrityksen henkilöstön rakenne ja määrä mukaan lukien toteutuneiden määräaikaisten työsopimusten määrä sekä arvio näiden kehittymisestä; 2) periaatteet erilaisten työsuhdemuotojen käytöstä; 3) yleiset periaatteet, joilla pyritään ylläpitämään - työkyvyttömyysuhan alaisten ja ikääntyneiden työntekijöiden työkykyä sekä - työttömyysuhan alaisten työntekijöiden työmarkkinakelpoisuutta; 4) arvio koko henkilöstön ammatillisesta osaamisesta sekä ammatillisen osaamisen vaatimuksissa tapahtuvista muutoksista ja näiden syistä sekä tähän arvioon perustuva vuosittainen suunnitelma henkilöstöryhmittäin tai muutoin tarkoituksenmukaisella tavalla ryhmiteltynä; sekä 5) 1-4 kohdassa tarkoitettujen suunnitelmien toteuttaminen ja seurantamenettelyt. Henkilöstö- ja koulutussuunnitelmassa tulee lisäksi kiinnittää huomiota: 1) ikääntyvien työntekijöiden erityistarpeisiin; 2) keinoihin ja mahdollisuuksiin, joilla työntekijät voisivat tasapainottaa työtä ja perheelämää; 3) osatyökykyisten työllistämisen periaatteisiin; sekä 4) joustaviin työaikajärjestelyihin.

2 2 Henkilöstö- ja koulutussuunnitelma yksi tapa Seuraavassa esitellään yksi tapa toteuttaa henkilöstö- ja koulutussuunnitelma kuvitteellisessa autoalan yrityksessä qi. Itse suunnitelmatekstien lisäksi on joitakin kommentteja ja ohjeita, jotka on kirjoitettu kursiivilla niiden erottamiseksi varsinaisesta suunnitelmatekstistä. Henkilöstö- ja koulutussuunnitelma qi Oy qi Oy harjoittaa liiketoimintaa aloilla. Tässä kerrotaan yrityksen liiketoiminnan perusteista. Yrityksellä on toimipaikat Tässä luetellaan yrityksen toimipaikat, joita koskevia henkilöstö- ja koulutussuunnitelman sisältöjä mahdollisesti käsitellään suunnitelman eri kohdissa, jos yritys päättää toteuttaa suunnitelman toimipaikkatasoisena. Yrityksen henkilöstörakenne Yrityksen työsuhteessa olevan henkilöstön kokonaismäärä on x henkilöä. Muutos edelliseen vuoteen verrattuna on X %. Tässä kerrotaan, kuinka paljon prosentteina koko yrityksen koko henkilöstömäärä on muuttunut vuoden kuluessa. Seuraavassa kohdassa tehdään tarkempi jaottelu yrityksen määrittämällä jaottelulla. Yrityksen henkilöstö koostuu työsuhteessa olevasta henkilöstöstä seuraavasti: Koko yritys: Henkilöstöryhmä Työntekijät Toimihenkilöt Toistaiseksi voimassa Määräaikaiset Muutos ed. vuoteen (%) Kuluvan vuoden muutos (%) (arvio) Suunnitelmasta tulee ilmetä yrityksen henkilöstön rakenne ja määrä. Erityistä huomiota kiinnitetään määräaikaisten työsopimusten käyttöön tarkastelemalla toteutuneiden määräaikaisten työsopimusten määrää sekä arviota siinä tapahuvasta muutoksesta seuraavan vuoden aikana.

3 3 Lisäksi jaottelu tulee tehdä henkilöstöryhmittäin. Yllä on käytetty henkilöstön jaottelussa karkeaa jaottelua. Aivan yhtä hyvin voidaan käyttää hienojakoisempaa jaottelua, jossa toimihenkilöt on jaoteltu alaryhmiin esimerkiksi tekniset toimihenkilöt, konttoritoimihenkilöt, varaosa-, varasto- ja palveluhenkilöstö. Myös työntekijät voidaan jakaa pienempiin ryhmiin kuten yleiskorjaamo, vauriokorjaamo ja maalaamo. Tältä osin suunnitelma voidaan toteuttaa paitsi yrityksen kokonaisuuden pohjalta myös sen lisänä toimipaikkakohtaisin tarkasteluin. Silloin on hyvä käyttää samaa henkilöstöjaottelua kuin yrityskohtaisessa tarkastelussa. Toimipaikoittain henkilöstö jakaantuu: Toimipaikka X: (jos tehdään toimipaikkakohtainenkin katsaus) Henkilöstöryhmä Työntekijät Toimihenkilöt Toistaiseksi voimassa Muutos ed. vuoteen (%) Määräaikaiset Muutos ed. vuoteen (%) Työaikamuodoittain henkilöstö yrityksessä jakaantuu seuraavasti: Henkilöstöryhmä Kokoaikatyössä Osa-aikatyössä Muu Työntekijät Toimihenkilöt Henkilöstö- ja koulutussuunnitelmaa laadittaessa tulee kiinnittää huomiota mm. joustaviin työaikajärjestelyihin. Sen pohjana toimii suunnitelmassa tehty tarkastelu erilaisten työaikamuotojen käytöstä. Perusjakona tarkastelussa voidaan käyttää jakoa kokoaikatyöhön (säännöllinen työaika 7,5 tai 8 tuntia päivässä), osa-aikatyöhön (säännöllinen työaika pienempi, vaihtelevat työviikot ym.) sekä muihin (epäsäännöllinen työskentely, tarvittaessa työhön kutsuttavat ym.). Eri työsuhdemuotojen käytön periaatteet Yrityksen liiketoiminta perustuu ensisijaisesti toistaiseksi voimassa oleville, kokoaikaisille työsuhteille. Määräaikaisia työsopimuksia tehdään liiketoiminnan edellyttäessä ja samaan aikaan työsopimuslain edellytysten täyttyessä. Tällaisia ovat tyypillisesti erilaiset perhevapaa- ja vuosilomasijaisuudet, projektityöt ja muut sellaiset työt, jotka ovat luonteeltaan määräaikaisia. Vuokratyöntekijöitä käytetään tavanomaisesti töissä, joihin ei ole saatavilla omaa riittävän ammattitaidon omaavaa henkilöstöä ja jotka ovat luonteeltaan tavallisesti lyhytaikaisia. Osa-aikatyötä käytetään liiketoiminnan vaatiessa ja siihen liittyen tarvittavien joustojen aikaan saamiseksi sekä erikseen määriteltävien periaatteiden mukaisesti työ- ja perhe-elämän yhteensovittamiseksi.

4 4 Tässä käsitellään eri työsuhdemuotojen käyttöä yrityksen liiketoiminnassa koskevat periaatteet. Työsuhdemuotoja ovat paitsi työsuhteen kestoon perustuvat (toistaiseksi voimassa oleva ja määräaikainen) myös eri työaikamuotoihin perustuvat (kokoaikainen, osa-aikainen ym.). Arvio henkilöstön ammatillisesta osaamisesta Henkilöstön ammatillisen osaamisen tilaa on tässä arvioitu yrityksen nykyisen liiketoiminnan osaamisvaatimuksia vasten. Tämä arvio perustuu sekä kehityskeskusteluissa tapahtuneeseen tarkasteluun että työnantajan yleisen arvioon, jossa on vaikuttamassa ollut myös asiakastyytyväisyyskyselyistä ja asiakaspalautteista saadut tiedot. Jäljempänä on tarkasteltu, miten osaamistarpeet saattavat muuttua tulevaisuudessa. Koko henkilöstön ammatillinen osaaminen vastaa pääosin hyvin yrityksen nykyisiä tarpeita ja liiketoiminnan vaatimuksia. Ammatillista osaamista ylläpidetään ja kehitetään jatkuvalla koulutuksella, joka merkittävässä määrin perustuu jälleenmyyjäsopimuksen sisältämiin koulutussitoumuksiin. Näiden sitoumusten mukaisella koulutuksella korjaamotyöntekijöiden, teknisten toimihenkilöiden ja automyyjien ammatillinen osaaminen vastaa hyvin nykyisiä osaamistarpeita Toimistohenkilöstön sekä varaosa-, varasto- ja palvelutyöntekijöiden ammatillinen osaaminen on hyvällä tasolla ja vastaa kokonaisuutena ottaen nykyisiä osaamistarpeita. Tässä esitetään henkilöstön nykyisen osaamisen tilaa koskevan kartoituksen tulokset sekä havaittuja kehitystarpeita koskevat arviot. Arviolla ennakoidaan osaamisvaatimuksissa tapahtuvia muutoksia ja niiden syitä. Tällöin perustaa luovat yrityksen toiminnassa ennakoitavat muutokset ja niiden vaikutukset henkilöstön ammatillisen osaamisen eli tarvittavien tietojen ja taitojen tarpeisiin. Arvion tekemisessä huomioitavaa ainakin: - Mitä osaamista tarvitaan yrityksen tavoitteiden saavuttamiseksi - Mistä osaamisesta jatkossa tulee huolehtia - Miten säilytetään nykyinen osaaminen ja mitä uutta osaamista tullaan tarvitsemaan - Mitkä tekijät arvion mukaan vaikuttavat osaamistarpeiden muutokseen - Mitkä ovat mahdollisesti vaadittavat osaamistasovaatimukset, olemassa olevat tasot ja vaatimusten vaikutukset

5 5 Koulutussuunnitelma Korjaamotyöntekijöille suunnitellaan järjestettäväksi maahantuojien koulutustarjonnan sisältämää ammatillista osaamista ylläpitävää ja kehittävää koulutusta. Teknisille toimihenkilöille ja varaosahenkilöstölle suunnitellaan asiakaspalvelukoulutusta. Hallinnon henkilöstölle suunnitellaan uuden henkilöstöhallintojärjestelmän käyttöön ottamiseen liittyvää koulutusta. Osaamisarvion pohjalta laaditaan koko henkilöstöä koskeva suunnitelma osaamisen kehittämiseksi. Suunnitelmassa määritetään - lähtökohtaisesti yhden vuoden suunniteltu ammatillinen ja mahdollinen muu työnantajan järjestämä tai tukema koulutus - mutta myös mahdollisesti määriteltyjen pitkän ajan liiketoimintatavoitteiden pohjalta pitemmän ajan koulutustavoitteita. Koulutustarpeita määritettäessä hyvänä apuna ovat kehityskeskusteluissa käsitellyt yksilölliset koulutustarpeet. Määritetään myös ammatillisten tutkintojen (ammattitutkinnot ja erikoisammattitutkinnot) suorittamisen periaatteet ja tarpeet. Koulutussuunnitelman toteutumisen seuranta on edellytys koulutusvähennyksen saamiselle. Seurannan tarkoitus on saada kuva annetusta koulutuksesta ja se muodostaa pohjaa myös seuraavan vuoden koulutussuunnitelmalle. Koulutussuunnitelman seurantaan liittyy koulutusvähennyksen saamisen edellytyksenä oleva selvitys, jota käsitellään tämän ohjeen aivan lopussa. Työttömyysuhan alaisten työmarkkinakelpoisuuden ylläpitäminen Yrityksen näköpiirissä olevassa tulevaisuudessa ei ole odotettavissa työvoiman käytön vähentämistä. Tästä seuraa, että tämän koulutussuunnitelman mukaisesta ammatillisen osaamisen ylläpitämisestä ja kehittämisestä saadaan riittävästi osaamista koko henkilöstön työmarkkinakelpoisuuden ylläpitämiseksi. Todetaan, onko yrityksessä nähtävissä, että on tai tulee olemaan työttömyysuhan alaisia. Siis käytännössä arvioidaan yrityksen työllistämismahdollisuudet. tämä kohta on mahdollinen, jos yrityksessä on jo suunnitteilla tai on alkamassa suunnittelu, joka sisältää työvoiman käytön vähentämiseen tähtääviä tai sellaiseen mahdollisesti johtavia toimenpiteitä. Tässä yhteydessä on hyvä huomata myös uudelleen sijoittamista koskevat valmennusmahdollisuudet.

6 6 Jos henkilöstö- ja koulutussuunnitelmaa laadittaessa ei ole käynnistymässä työvoiman käytön vähentämiseen liittyviä yhteistoimintamenettelyjä, on tässä kohdassa hyvä pitäytyä hyvin yleisluontoisissa määrittelyissä. Siis vain periaatteita niitä tilanteita varten, jos jouduttaisiin vähentämään työvoiman käyttöä. Työ- ja perhe-elämän yhteensovittaminen Työn tuottavuus ja työntekijän hyvinvointi ovat kaksi toisiinsa kiinteästi vaikuttavaa tekijää. Työelämän ja työntekijän oman elämän yhteensovittaminen onkin keskeinen tekijä molempien osien tasapainossa. Työaikajärjestelyillä, kuten joustavat työajat, liitettynä työaikapankkiin, voidaan vaikuttaa sekä työntekijöiden että asiakkaiden tyytyväisyyteen. Työntekijän jaksamista voidaan edistä myös mahdollisuudella käyttää erilaisia lainsäädännössä olevia vapaita. Tämä koskee niin perheellisiä kuin perheettömiäkin työntekijöitä. Työntekijöiden tasapuoline kohtelu on työnantajankin kannalta tärkeää, olipa kysymys työn johtamisesta tai työssä jaksamisen eri keinoista. Kohta liittyy läheisesti seuraavaan kohtaan eli joustaviin työaikajärjestelyihin, joissa toki on kysymys myös yrityksen tarpeesta järjestää työajat liiketoiminnan kannalta parhaalla tavalla. Yhdistämällä nämä kaksi kohtaa voidaan ehkä hyvinkin löytää molemmat tarpeet huomioiva toimintapolitiikka. Työ- ja perhe-elämän yhteensovittamisessa ainakin seuraavaan kannattaa kiinnittää huomiota - perhevapaiden käytön vaikutukset ja mahdollisuudet - palveluaikojen toteuttamiseen asiakaskäyttäytyminen huomioon ottavaksi ja sen vaikutukset esim. osa-aikatyön käytön mahdollisuuksiin - työnantajalla mahdollisesti olevat palvelut kuten lastenhoitopalvelu lapsen sairastuessa - vuorotteluvapaa - etätyö Joustavat työaikajärjestely Käytössä olevista joustavista työajoista merkittävin on provisiopalkkaisten automyyjien keskimääräisen työajan järjestelmä. Myös muiden henkilöstöryhmien kohdalla selvitetään tarpeen mukaan erilaisten työaikamuotojen käyttöä. Työaikajoustoja saadaan ainakin seuraavilla keinoilla: - osa-aikatyö - liukuva työaika - työaikapankki - työaikojen porrastaminen - vuorotyö - etätyö

7 7 Koulutuksen seuranta Osatyökykyisten työllistäminen Otettava osaksi suunnitelmaa, jos yrityksessä työskentelee useita osatyökykyisiä työntekijöitä. Ei siis edellytetä varautumista siihen, miten toimitaan, jos yritys päättää ryhtyä palkkaamaan osatyökykyisiä. Jos arvioidaan, että työhön olisi palaamassa työkyvyttömyyden johdosta poissa olevia, jotka olisivat osatyökykyisiä, olisi tässä hyvä keskustella niistä periaatteista, joilla työhön paluu voi tapahtua ja miten se vaikuttaa koulutussuunnitelmaan. Työnantaja seuraa koulutussuunnitelman mukaisten koulutusten toteutumista. Seurannan perustan muodostavat esimiesten ilmoitukset, joista ilmenee kunkin koulutuksen nimi ja aihe, siihen osallistuneiden työntekijöiden nimet, koulutuksen ajankohta ja koulutuksen järjestäjä. Lisäksi yksilötasolla suunniteltujen koulutusten toteutumista seurataan kehityskeskusteluissa. Koulutuksesta annettava työntekijäkohtainen selvitys Seurantaan liittyy osana verottajan vaatima työntekijäkohtainen kirjallinen selvitys. Tämä selvitys ei ole osa koulutussuunnitelmaa, vaan verottajan verovähennyksen saamisen edellytyksenä oleva verottajalle toimitettava selvitys. Tässä selvityksessä tulee antaa erikseen jokaisesta ammatilliseen koulutukseen osallistuneesta työntekijästä ja suoritetusta koulutuksesta tiedot - mihin koulutussuunnitelman kohtaan kukin annettu koulutus sisältyy, - annetun koulutuksen perustiedot koulutuksen sisällöstä, - kunkin koulutuksen kesto tunnin tarkkuudella, - lyhyemmissä jaksoissa annetuista koulutuksista on seurattava kokonaisten kuuden tunnin koulutuspäivien kertymistä. Esimerkki: Työntekijän nimi Koulutuksen nimi Koulutuksen kesto Koulutuksen sisältö Koulutussuunnitelman kohta

8 8 Yhdenvertaisuuden edistäminen arviointi ja kehittäminen Yrityksessämme perusarvona on kaikkien työntekijöiden samanarvoinen ja syrjimätön kohtelu työntekijöinä. Tämä merkitsee, että ketään ei aseteta toista huonompaan asemaan henkilöön liittyvien tekijöiden kuten ikä, sukupuoli, etninen alkuperä ym. perusteella. Samanarvoinen kohtelu ei kuitenkaan tarkoita, etteikö samaan aikaan otettaisi huomioon työntekijöiden henkilökohtaisia ominaisuuksia ja työsuorituksen laatua ja määrää esimerkiksi työehtosopimusten palkkausjärjestelmiä sovellettaessa. Yrityksessämme on arvioitu yhdenvertaisuuden toteutumista seuraavilla alueilla: - johtaminen, - rekrytointi, - perehdyttäminen, - koulutus, - uralla eteneminen ja tehtäväjärjestely, - palkkaus, - tasa-arvoinen kohtelu, - tiedottaminen ja viestintä. Lähtökohtana arvioinnissa on ollut, että yrityksessämme tavoitteena on kaikkien työntekijöiden samanarvoinen kohtelu riippumatta heidän henkilökohtaisista ominaisuuksistaan. Arvioinnissa on tehty kunkin edellä olevan asiakohdan osalta seuraavia havaintoja: Johtaminen Rektyrointi Perehdyttäminen Koulutus Uralla eteneminen Palkkaus Tasa-arvoinen kohtelu Tiedottaminen Suoritetun arvioinnin tuloksien perusteella on päädytty seuraaviin kehittämistoimiin: Esimerkki: Johtamisen alueella lisätään esimiesten osaamista erilaisten työntekijöiden johtamisessa ja kulttuurien kohtaamisessa. Henkilöstölle kerrotaan yrityksen johtamisperiaatteista ja heidän mahdollisuuksistaan vaikuttaa omaan työhönsä. Rekrytoinnin osalta lisätään henkilöstösuunnitelmaan selkeästi näkyviin, mitkä ovat yrityksemme yleiset rekrytointiperiaatteet painottaen kunkin tehtävän erityisvaatimusten merkitystä. Koulutuksen alueella tuodaan aikaisempaa selkeämmin esille ammatilliseen koulutukseen pääsyn edellytykset ja mahdollisuudet. nämä kirjataan koulutussuunnitelmaan.

9 Tasa-arvoisen kohtelun alueella painotetaan esimiesten vastuuta häirinnän estämisessä ja nollatoleranssin toteuttamisessa. Toisaalta henkilöstölle annetaan tietoa häirinnän ilmenemisestä ja vaikutuksista terveyteen ja tuottavuuteen. 9