JYVÄSKYLÄN YLIOPISTON TALOUSSÄÄNTÖ alkaen

Transkriptio

1 JYVÄSKYLÄN YLIOPISTON TALOUSSÄÄNTÖ alkaen Hyväksytty Jyväskylän yliopiston hallituksessa

2 1 YLEISTÄ Taloussäännön soveltamisala Yliopiston päättämät muut ohjesäännöt, joissa määrätään taloussääntöön liittyvistä asioista Sisäinen valvonta YLIOPISTON TALOUSHALLINTO-ORGANISAATIO Tilivirastotehtävät Muut tiliviraston vastuulla olevat taloudenhoidon tehtävät TOIMINNAN JA TALOUDEN SUUNNITTELU JA SEURANTA Toiminnan ja talouden suunnittelu ja suunnitteluasiakirjat Toiminta- ja taloussuunnitelma sekä talousarvioehdotus Talousarvion tilijaottelu Tulossopimukset ja sisäinen budjetti Toiminnan ja talouden seuranta MAKSULIIKE Konsernitilin piiriin kuuluvat tulo- ja menotilit Muut pankkitilit Kassatoiminnot Maksuvälineiden hyväksyminen Maksukortit ja asiakaskortit Verkkokauppa Maksunsaajan oikeellisuuden varmistaminen MENOJEN KÄSITTELY Yleistä Menopäätöksen tekijät ja heidän tehtävänsä Menojen tarkastaminen, hyväksyminen ja maksuunpano Kirjanpidon menotosite Numerotarkastus ja asiallinen tarkastus sekä numero- ja asiallisten tarkastajien tehtävät Menotositteen hyväksyminen ja hyväksyjät Maksutoimeksianto Ennakkomaksut Käyttöoikeuden myöntäminen toiselle tilivirastolle Hankinnat Matkamenot Matkamääräys Matkalasku ja matkustuspalvelut Ulkopuolisten kustantamat virkamatkat Jatkuva oman auton käyttölupa Vakuutukset Edustusmenot, huomionosoitukset, henkilöstötilaisuuksista aiheutuvat menot, kulukorvaukset ja avustukset Palkkojen, palkkioiden ja apurahojen maksu sekä palkka-aineistojen ja -menojen tarkastaminen Työ- ja käyttökorvaukset Työterveyshuollon menot Luontoisedut Ilmoitukset viranomaisille

3 6 TULOJEN KÄSITTELY Tulojen perimisen ja varojen vastaanottamisen yleiset menettelyt Tarkastaminen ja hyväksyminen Saatavien perintä ja tileistä poistaminen Sopimustoiminnan yleiset menettelyt Yhteisrahoitteinen toiminta Rakennerahastohankkeet ja suorat EU-tuet Sponsorointi Lahjoitettujen varojen vastaanottaminen Yhteisömyynti KIRJANPITO JA TULOKSELLISUUDEN LASKENTATOIMI Kirjanpitokokonaisuus Kirjanpidon tilit Kirjanpitokirjat Kirjanpidon tositteet ja niiden säilyttäminen Keskuskirjanpito Korkokustannus Tuloksellisuuden ja johdon laskentatoimi TILINPÄÄTÖS Yleiset määräykset Tilinpäätöslaskelmat, laskelmien liitteet ja tase-erittelyt Valtion tilinpäätöstä varten toimitettavat selvitykset Toimintakertomuksen laatiminen Yliopiston taseeseen sisällytetyt rahastot OMAISUUDEN HALLINTA Yleistä Omaisuuskirjanpito Arvopaperirekisteri Osakeyhtiöiden osakkeiden merkitseminen, hallinnointi ja myynti Rahoitusomaisuuden säilyttäminen Omaisuuden inventointi Omaisuuden luovutus Muut yliopiston omaisuuden hallintaan ja käyttöön liittyvät määräykset TALOUSHALLINNON TIETOJÄRJESTELMÄT TOIMENPITEET HAVAITTAESSA TALOUDENHOIDOSSA VIRHEITÄ TAI VÄÄRINKÄYTÖKSIÄ MUUT MÄÄRÄYKSET

4 1 YLEISTÄ 1.1 Taloussäännön soveltamisala Yliopiston toiminnan ja talouden suunnittelussa, maksuliikkeessä, kirjanpidossa ja tilinpäätöksessä, materiaalitoiminnoissa, hankinnoissa, muussa laskentatoimessa sekä sisäisessä valvonnassa noudatetaan - lakia valtion talousarviosta (423/88 muutoksineen), - asetusta valtion talousarviosta (1243/92 muutoksineen), - valtion maksuperustelakia (150/92 muutoksineen), - valtion maksuperusteasetusta (211/92 muutoksineen), - lakia julkisista hankinnoista (1505/92 muutoksineen) - asetusta valtion hankinnoista (1416/93 muutoksineen) - yliopistolakia (645/97 muutoksineen), - yliopistoasetusta (115/98 muutoksineen), - muuta taloushallintoa koskevaa lainsäädäntöä, lainsäädännön nojalla annettuja määräyksiä ja ohjeita sekä tätä taloussääntöä. Taloussääntöä sovelletaan Jyväskylän yliopiston toiminnan ja talouden suunnittelussa ja seurannassa, taloushallinto-organisaatiossa, kirjanpidossa, maksuliikkeessä ja johdon laskentatoimessa, yliopiston tilinpäätöksessä, omaisuuden hallinnassa sekä niiden valvonnassa ja taloudenhoidon virhe- tai väärinkäytösepäilytapauksissa. Taloussäännössä yksiköllä tarkoitetaan laitosta, erillislaitosta, tiedekunnan kansliaa, normaalikoulua ja hallintovirastoa. Yliopiston hoidossa olevien rahastojen taloudenhoidossa noudatetaan taloussäännön määräyksiä soveltuvin osin. 1.2 Yliopiston päättämät muut ohjesäännöt, joissa määrätään taloussääntöön liittyvistä asioista - hallintojohtosääntö ( muutoksineen) - Normaalikoulun johtosääntö ( muutoksineen) - Agora Centerin määräaikainen johtosääntö ( muutoksineen) - sisäisen tarkastuksen ohjesääntö ( muutoksineen) - arkistosääntö ( muutoksineen) 1.3 Sisäinen valvonta Sisäinen valvonta on toiminnan apuväline. Yliopisto arvostaa autonomista, eettistä ja vastuullista toimintaa, jolloin sisäinen valvonta koetaan luontevaksi osaksi laadukasta toimintaa. Sisäisen valvonnan tarkoituksena on varmistaa tuloksekas ja tehokas toiminta, ehkäistä resurssimenetyksiä sekä varmistaa säädösten ja määräysten noudattaminen. Sisäistä valvontaa toteutetaan yliopiston omissa toimintaprosesseissa. Toiminnan ja talouden eri prosesseissa dokumentoidaan kaikki olennaiset vaiheet. Valtuutuksissa ja tehtävien eriyttämisis- 3

5 sä eri henkilöille noudatetaan hyvää hallinnointitapaa sekä vältetään riskiä sisältäviä työyhdistelmiä. Kunkin yksikön esimiehen tulee ottaa huomioon toiminnan ja talouden järjestelyissä sisäisen valvonnan näkökohdat ja huolehtia tarpeellisten tarkastusten suorittamisesta. Toimintaprosessit tulee järjestää siten, että valta- ja vastuusuhteet on selvästi määritelty ja jokainen prosessiin osallistuva tietää tilivelvollisuutensa. Tärkeimmät työketjut on dokumentoitava niin, että johdonmukainen toiminta ja lainsäädännön toteutuminen varmistuvat. Sisäisessä valvonnassa painotetaan niitä toimintoja, joissa toiminnalliset ja taloudelliset riskit ovat suurimpia. Yliopisto tukee henkilöstöstrategiansa mukaisesti henkilöstön ammattitaitoa ja työhön sitoutumista. Yksikön johdon tulee varmistua siitä, että taloudenhoitoon ja muuhun toimintaan osallistuva henkilöstö on ammattitaitoista, tuntee toimintaan liittyvän säännöstön ja kykenee suoriutumaan tehtävistään. Sisäisen valvonnan tuottaman tiedon pohjalta on ryhdyttävä välittömästi tarvittaviin toimenpiteisiin. Epäselvyyksien tai väärinkäytösten tultua ilmi on havainnon tekijän ilmoitettava asiasta suoraan yksikön esimiehelle ja sitä kautta hallintojohtajalle. Yliopiston toimintakertomuksen sisäisen valvonnan raportoimisesta vastaa hallintojohtaja. Sisäisen valvonnan järjestämisestä ja kehittämisestä vastaavat rehtori ja hallintojohtaja, sisäisen valvonnan toteuttamisesta vastaa kunkin toimintayksikön johto. Toisen viraston tai laitoksen pyytäessä tekemään talousarvioasetuksen mukainen hallintoon liittyvä valvontatoimi tai muu hallinnollinen tarkastus, tulee pyynnön vastaanottaneen ilmoittaa tästä hallintovirastolle ja ryhtyä tarpeellisiin toimiin pyynnön täyttämiseksi. 2 YLIOPISTON TALOUSHALLINTO-ORGANISAATIO 2.1 Tilivirastotehtävät Yliopiston tilivirastotehtävien hoidosta ja kehittämisestä vastaa hallintovirasto työjärjestyksensä mukaisesti. Hallintovirasto ohjaa, koordinoi, ohjeistaa ja kouluttaa yksiköitä niille kuuluvien taloustehtävien hoidossa. Yksiköt vastaavat siitä, että niille kuuluvat taloustehtävät hoidetaan taloussäännön ja muiden annettujen ohjeiden mukaisesti. Hallintovirasto valvoo sääntöjen ja ohjeiden noudattamista. Yliopiston maksupisteiden perustamisesta ja lakkauttamisesta sekä tilintekijöistä päättää talouspäällikkö. 2.2 Muut tiliviraston vastuulla olevat taloudenhoidon tehtävät Tiliviraston kirjanpitoon liittyvien rahastojen hoidosta vastaa hallintojohtajan määräämä henkilö. Rahastojen varojen sijoittamisesta päättää hallintojohtaja. Yliopiston hoidossa olevien muiden varojen hoidosta päättää hallintojohtaja. Jyväskylän yliopiston tulotilille ohjautuvan tutkimusrahoituksen ohjaaminen edelleen edellyttää, että rahoittajan kanssa solmitussa sopimuksessa tai myöntöpäätöksessä on asiasta sovittu tai pää- 4

6 tetty. Hallintoviraston talouspalvelut vastaa rahojen välityksestä asianmukaisesti tarkastetun ja hyväksytyn tositteen perusteella. 3 TOIMINNAN JA TALOUDEN SUUNNITTELU JA SEURANTA 3.1 Toiminnan ja talouden suunnittelu ja suunnitteluasiakirjat Yliopiston toiminnan ja talouden suunnittelujärjestelmä käsittää pitkän aikavälin kokonaisstrategian, usean vuoden toiminta- ja taloussuunnitelmat, vuotuiset tulossopimukset ja talousarviot sekä näiden seurantajärjestelmät. Strategisen suunnittelun ja toiminta- ja taloussuunnittelun tarkoituksena on ohjata yliopiston toimintaa siten, että yliopisto varmistaa jatkuvan kehittymisensä ja voimistaa vaikuttavuuttaan niin alueellisesti kuin kansainvälisestikin. Yliopiston kokonaisstrategian ja merkittävät koko yliopistoa koskevat osastrategiat valmistelee hallintovirasto yhteistyössä rehtorin ja yliopiston muiden yksiköiden kanssa ja hyväksyy yliopiston hallitus. Toiminnan ja talouden suunnitteluasiakirjoja ovat toiminta- ja taloussuunnitelma ja talousarvioehdotus, opetusministeriön ja yliopiston välinen tulossopimus, hallituksen päätös voimavarojen kohdentamisen linjoista, rehtorin ja tiedekuntien/ erillislaitosten/hallintoviraston/normaalikoulun väliset tulossopimukset, rehtorin määrärahojen jakopäätökset ja tiedekuntien sisäiset määrärahanjakopäätökset. 3.2 Toiminta- ja taloussuunnitelma sekä talousarvioehdotus Tiedekunnat, erillislaitokset ja normaalikoulu laativat opetusministeriön ja hallintoviraston ohjeiden mukaisesti omasta toiminnastaan toiminta- ja taloussuunnitelman sekä talousarvioehdotuksen. Näiden pohjalta hallintovirasto valmistelee esitykset yliopiston toiminta- ja taloussuunnitelmaksi, talousarvioehdotukseksi, joiden hyväksymisestä päättää yliopiston hallitus. Hallintovirasto huolehtii työjärjestyksensä mukaisesti toiminta- ja taloussuunnitelman toimittamisesta ministeriölle sekä valtiokonttorin tietopalveluun. Lisätalousarvioesityksen ja ehdotukset arviomäärärahan ylittämiseksi hyväksyy rehtori Talousarvion tilijaottelu Esityksen opetusministeriölle yliopiston talousarvion tilijaotteluksi ja tilijaottelun muutokseksi laatii talouspäällikkö ja siitä päättää rehtori. Yliopiston sisäisen tilijaottelun päättää talouspäällikkö Tulossopimukset ja sisäinen budjetti Yliopisto tekee kolmen vuoden välein opetusministeriön kanssa tulossopimuksen, jossa sovitaan kauden tavoitteista. Sopimus tarkennetaan vuosittain hankkeiden ja voimavarojen osalta. 5

7 Ehdotuksen tulossopimukseksi ja sen tarkennukseksi laativat rehtori ja hallintovirasto hallituksen hyväksymän toiminta- ja taloussuunnitelman sekä talousarvioesityksen pohjalta. Tulossopimuksen allekirjoittavat yliopiston puolesta rehtori ja hallintojohtaja. Vuosittain käytävissä yliopiston sisäisissä tulosneuvotteluissa rehtori sopii tiedekuntien, erillislaitosten ja hallintoviraston kanssa lähivuosien toiminnan tulostavoitteet, sopimuskauden voimavarat toimintamenomäärärahojen ja virkojen osalta ulkopuolisen rahoituksen kokonaistavoitteen sekä liiketaloudellisen maksullisen palvelutoiminnan volyymin ja kannattavuustavoitteen. Määrärahojen jakamista ohjaavat opetusministeriön rahoituksen kohdennukset ja hallituksen vahvistama periaatepäätös määrärahojen jakamisen suuntaviivoista. Hallintovirastolla on työjärjestyksensä mukaisesti tulosneuvotteluissa vaadittavien asiakirjojen ja tulossopimusten valmisteluvastuu. Talouspäällikön vastuulla on koota tulossopimusten perusteella tehtävä rehtorin määrärahanjakopäätös. Tiedekunnan dekaani ja erillislaitoksen johtaja päättävät jakamattomina osoitetuttujen määrärahojen jakamisesta yksikkönsä sisällä ottaen huomioon yksikkönsä toiminta- ja taloussuunnitelman, rehtorin kanssa solmitun tulossopimuksen ja mitä hallitus on määrärahojen jaon suuntaviivoista päättänyt. Yksiköt laativat määrärahojen käyttösuunnitelman. Yliopiston yhteisten kiinteistömenojen budjetoinnista vastaa hallintoviraston tilapalvelut ja yhteisten henkilöstömenojen budjetoinnista henkilöstöpalvelut. Määrärahojen jakopäätökset muodostavat yliopiston vuosittaisen sisäisen budjetin Toiminnan ja talouden seuranta Tiedekunnat, erillislaitokset, hallintovirasto ja normaalikoulu raportoivat vuosittain toiminnastaan ja sovittujen tulostavoitteiden saavuttamisesta yliopiston johdolle tulossopimusprosessin yhteydessä. Tiedekunnat, erillislaitokset, hallintovirasto ja normaalikoulu laativat oman toimintakertomuksen. Hallintovirasto työjärjestyksensä mukaisesti vastaa toimintakertomuksen laatimisesta osana yliopiston tilinpäätöstä. Hallintoviraston talouspalvelut vastaa määrärahojen yleisseurannasta ja yliopistotason riittävyydestä. Kukin yksikkö seuraa sille osoitettujen määrärahojen käyttöä sekä vastaa niiden riittävyydestä. Erityisesti yksikön esimiehen vastuulla on huolehtia siitä, että vuosittaista budjettia ei ylitetä. Mikäli jossakin poikkeuksellisessa tilanteessa vuosittainen budjetti näyttää ylittyvän, esimiehen tulee hyvissä ajoin ilmoittaa tästä hallintoviraston talouspalveluihin ja laatia rehtorille esitys rahoitussuunnitelmaksi. 4 MAKSULIIKE Yliopiston maksuliike hoidetaan luvussa 1 mainittuja sääntöjä noudattaen riittävän yhtenäisen, luotettavan, turvallisen ja kaikki tarvittavat tiedot antavan järjestelmän avulla. Maksuliike on hoidettava hallintoviraston toimesta avattujen yliopiston pankkitilien kautta. Menot maksetaan yliopiston menotililtä tilisiirtoa käyttäen ja tulot peritään tulotilille tai kassaan. Suoraan kassasta tai tililtäottokortilla maksetaan vähäisiä menoja vain silloin, kun tilisiirto ei ole mahdollinen tai tarkoituksenmukainen. Pankkitiliä koskevat maksutoimeksiannot tekee aina kaksi tilinkäyttöön oikeutettua henkilöä yhdessä. Lähetettäessä maksutietoja pankkiin linjasiirtona on lähetettävän maksuerän aina sisällettävä kahden tilinkäyttöön oikeutetun henkilön salasanat. 6

8 4.1 Konsernitilin piiriin kuuluvat tulo- ja menotilit Meno- ja tulotilien perustamisesta ja lopettamisesta päättää talouspäällikkö. Pankkitilien avaamisessa noudatetaan Valtiokonttorin määräyksiä. Pankkien kanssa tehtävät sopimukset allekirjoittavat hallintojohtaja ja hänen määräämänsä henkilö. Maksutoimeksiantoon ja maksuaineiston lähettämiseen oikeutetut henkilöt ja heidän valtuustasonsa päättää hallintojohtaja. Näistä sekä käytettävissä olevista tileistä pidetään luetteloa hallintoviraston talouspalveluissa. Talouspalvelut valvoo kate- ja tyhjennyssiirtoja. Suoraveloitus on mahdollista vain palkkojen ja palkkioiden katteiden maksussa ja pankin palvelumaksuissa. 4.2 Muut pankkitilit Yliopiston kirjanpitoon liittyvien saldollisten pankkitilien ja valuuttatilien menettelytavoissa noudatetaan valtiovarainministeriön päätöksiä ja opetusministeriön ohjeita. Saldollisten pankkitilien avaamiseen tarvittavien lupien hakemisesta valtiovarainministeriöstä päättää talouspäällikkö. Sopimukset pankkien kanssa allekirjoittavat hallintojohtaja ja talouspäällikkö. Muista yliopiston hallinnassa olevista pankkitileistä päättää hallintojohtaja. Näissä tileissä suoraveloitus on mahdollista vain pankin palvelumaksuissa. 4.3 Kassatoiminnot Kassojen tarkoituksena on vähäisen maksuliikenteen joustava hoitaminen. Yliopiston pääkassa on talouspalveluissa, lisäksi voidaan perustaa kassoja tulojen perimistä ja vähäisten maksujen suorittamista varten. Kassojen perustamisesta päättää talouspäällikkö. Kassasta maksu on poikkeustapaus, suoraan kassasta voidaan maksuja suorittaa vain silloin, kun tilisiirto ei ole mahdollista tai tarkoituksenmukaista. Maksuja voidaan suorittaa vain pääkassasta ja niistä sivukassoista, joihin kassan perustamispäätöksessä on annettu lupa. Sivukassan kassamenot määritellään perustamispäätöksessä. Yliopiston pääkassassa ja muissa kassoissa pidettävien varojen enimmäismäärää ja kirjauksia koskevat määräykset antaa talouspäällikkö. Kassojen saldot on pidettävä mahdollisimman pienenä. Yliopiston pääkirjan kassatili alajaotellaan kassoittain. Kassoihin kertyvät varat ja satunnaiset erikseen kerätyt varat on viipymättä tilitettävä yliopiston tulotilille ja kassatulojen kirjaukset on laadittava talouspäällikön antaman ohjeen mukaan. Hallintoviraston talouspalveluissa pidetään käytössä olevista kassoista luetteloa ja valvotaan kassojen saldoa. Kassojen aukioloajoista päättää sen yksikön esimies, jossa kassa sijaitsee. Vastaanotettaessa kassamaksuja on tositteena oltava ennakolta juoksevasti numeroitu tulotosite, jonka alkuperäiskappale annetaan kuittina maksajalle. Tulotositteeseen hankitaan maksajan allekirjoitus, mikäli se on mahdollista. Kassatositteessa on mainittava maksun suorittaja, aihe ja maksupäivä sekä euromäärä ja arvonlisäverolain edellyttämät merkinnät. Kassatositteena voidaan käyttää myös koontiluetteloa. Erillistä tulotositetta ei tarvita, jos käytetään kassakonetta tai maksupäätejärjestelmää. Maksupäätejärjestelmän tulee olla yhteydessä yliopiston tulotiliin. 7

9 Käteisvarat on säilytettävä kassaholvissa, -kaapissa, -lippaassa tai muussa turvallisessa paikassa. Säilytyspaikan avaimia säilyttää asianomaisen kassan hoidosta vastaava henkilö. Pääkassan varojen ja avaimien säilyttämisestä määrää talouspäällikkö. Vara-avaimet on säilytettävä sinetöidyssä kirjekuoressa ja ne voidaan ottaa käyttöön vain kahden todistajan läsnä ollessa. Vara-avaimien säilytyskuoret sinetöidään yliopiston kirjaamossa. Kassat tarkastaa vähintään kaksi kertaa vuodessa hallintojohtajan määräämä henkilö. Kassantarkastus on suoritettava aikaa edeltäpäin ilmoittamatta. Kassantarkastuksen tulee kattaa kaikki kassanhoitajan hallussa olevat varat, säilytystapa, tositemerkinnät ja kerättävien varojen perusteet. Tarkastuksesta tehdään päivätty ja allekirjoitettu ilmoitus. Tarkastuksesta laaditaan kertomus hallintojohtajalle, jos sisäinen tarkastaja katsoo sen aiheelliseksi. 4.4 Maksuvälineiden hyväksyminen Rahasuorituksena voidaan ottaa vastaan maksukortti tai sekki. Ilman katteen varaamista voidaan pankkikorttimaksu tai varmentamaton sekki kuitenkin vastaanottaa vain siihen määrään, josta pankit ovat yleisesti sitoutuneet vastaamaan. Maksukorttisuorituksissa noudatetaan pankin ohjeita. Sekit on viipymättä toimitettava lunastettavaksi hallintoviraston talouspalveluihin. Luottokorttimaksujen vastaanottamisesta tulee sopia kirjanpitopäällikön kanssa tapauskohtaisesti erikseen. 4.5 Maksukortit ja asiakaskortit Yliopistolla voi olla käytössä maksukortteja menojen maksamista varten. Maksukorteilla ei saa nostaa käteistä eikä maksaa henkilökohtaisia menoja. Maksukortteihin liittyvät sopimukset hyväksyy ja yhdessä maksukorttia käyttävän yksikön johtajan kanssa allekirjoittaa hallintojohtaja tai hänen määräämänsä. Maksukortin haltija ja maksukorttia käyttävä yksikkö vastaavat sen käytöstä. Hallintovirasto antaa sisäiset ohjeet maksukorttien käyttöön. Hallintoviraston talouspalveluissa pidetään luetteloa yliopiston maksukorteista. Yritysten myöntämien asiakaskorttien asiakasedut tulee hyödyntää yliopiston menoihin siinä suhteessa, kun yliopiston maksamat menot ovat kerryttäneet asiakasetuja. Asiakasetujen hyödyntämisestä yliopiston menoihin vastaa kukin henkilö itse. 4.6 Verkkokauppa Ennen tilaamista menopäätöksen tekijän on hyväksyttävä tilaaminen verkon kautta. Verkon kautta hankittaessa noudatetaan hankintoja koskevia sääntöjä kuten muissakin hankinnoissa. Verkon kautta tehtyyn hankintaan liittyvät laskut tarkistetaan ja dokumentit säilytetään, kuten muiden hankintojen osalta on määrätty. Maksun hyväksyjä vastaa siitä, että yhteisöhankintojen arvonlisävero kirjataan. Lasku toimitetaan talouspalveluihin ulkomaisia laskuja hoitavalle kirjanpitäjälle, joka ilmoittaa hankinnan tullin tilastointijärjestelmään. 8

10 4.7 Maksunsaajan oikeellisuuden varmistaminen Maksunsaajarekisteri on osa yliopiston taloushallintojärjestelmää. Maksunsaaja perustetaan järjestelmään menotositteen perusteella. Yliopiston henkilökunnan osalta käytetään henkilöstöjärjestelmän tietoja. Maksunsaajan perustaja, menotositteen tallentaja ja maksatusaineiston lähettäjä ovat eri henkilöitä ulkomaanmaksuliikennettä lukuun ottamatta. 5 MENOJEN KÄSITTELY 5.1 Yleistä Kaikkien menojen käsittelyyn osallistuvien henkilöiden tulee valvoa, että ainoastaan asianmukaisesti hyväksytyt menot maksetaan ja että ne maksetaan muutoin asianmukaisesti ja oikeamääräisesti. Maksuehdoista ja laskutuksesta on sovittava tilausta tai sopimusta tehtäessä. Menopäätökset ja menoihin sitovat sopimukset on tehtävä valtiolle kokonaistaloudellisesti mahdollisimman edullisilla maksuehdoilla. Maksuehdot on hyödynnettävä mukaan lukien alennukset ja eräpäivät. 5.2 Menopäätöksen tekijät ja heidän tehtävänsä Menopäätöksen tekijöitä ovat rehtori, vararehtori, dekaani, laitoksen johtaja, erillislaitoksen johtaja, hallintojohtaja, normaalikoulun johtava rehtori tai heidän kirjallisesti määräämänsä. Ennen kuin tavaraa tai palvelua koskeva tilaus tai muu sitoumus menon maksamiseen tehdään, on menopäätöksen tekijän varmistettava menon laillisuus ja tarkoituksenmukaisuus sekä valtuuden ja rahoituksen riittävyys. Jos asiassa tarvitaan erityinen hyväksyminen tai lupa, on menopäätöksen tekijän myös se varmistettava. 5.3 Menojen tarkastaminen, hyväksyminen ja maksuunpano Kirjanpidon menotosite Tilatusta ja vastaanotetusta työ-, tavara- tai muusta suorituksesta on vaadittava lasku. Laskun on oltava osoitettu Jyväskylän yliopistolle. Laskun on oltava alkuperäinen. Jos maksu joudutaan poikkeuksellisesti suorittamaan jäljennöstä käyttäen, on tositteeseen tehtävä merkintä siitä, miksi alkuperäiskappaletta ei ole voitu käyttää. Menotositteessa on oltava päiväys, maksajan ja maksunsaajan nimet ja osoitteet, maksuyhteys, veloituksen aihe, merkintä arvonlisäverosta ja veloituserät joko laskussa tai liitteissä siten, että veloituksen oikeellisuus voidaan tarkistaa. Yliopistolle tulleeseen laskuun merkitään mahdollisuuksien mukaan tavaran tai palvelun toimituspäivämäärä. Virheellinen lasku palautetaan lähettäjälle ja tarvittaessa pyydetään hyvityslasku. Sekä veloitusettä hyvityslaskut on kirjattava kirjanpitoon. 9

11 Palveluja ostettaessa on yksikössä tarkistettava, onko palvelun myyjä merkitty ennakkoperintärekisteriin Numerotarkastus ja asiallinen tarkastus sekä numero- ja asiallisten tarkastajien tehtävät Ennen kuin menotosite esitetään hyväksyttäväksi, se on numerollisesti ja asiallisesti tarkastettava. Yksikön esimiehet määräävät yksikön numero- ja asiallisen tarkastuksen suorittajat yksiköidensä osalta sen mukaan, miten työtehtävät on organisoitu. Numerotarkastuksessa on todettava, että menotositteen maksettavaan määrään johtavat laskutoimitukset on oikein suoritettu, että sovitut alennukset on otettu huomion ja menotosite täyttää muodollisesti tositteelle asetettavat vaatimukset. Käteisalennus todentuu vasta maksatuksen yhteydessä. Asiatarkastuksessa on todettava, että menoa vastaava tavara tai palvelu on toimitettu ja vastaanotettu määrältään, lajiltaan ja laadultaan oikeana, virkamatka on asianmukaisesti suoritettu ja matkalasku on matkustussäännön mukainen sekä että laskelma, lasku tai muu tositteena oleva asiakirja on yliopistoa sitova tilauksen, sopimuksen tai päätöksen mukaisesti. Koneellista tietovälinettä käytettäessä numero- ja asiatarkastus tehdään ilman elektronista allekirjoitusta. Numero- ja asiatarkastuksen tekijöiden nimet tulee näkyä järjestelmässä selväkielisenä Menotositteen hyväksyminen ja hyväksyjät Meno on hyväksyttävä ennen maksua. Hyväksyttäessä on varmistuttava rahoituksen riittävyydestä, menon laillisuudesta sekä tositteen tarkastusmerkinnöistä ja kirjaustilien oikeellisuudesta. Hyväksymismerkinnässä tulee olla päiväys ja allekirjoitus. Koneellista tietovälinettä käytettäessä hyväksyminen allekirjoitetaan elektronisesti. Tositteen hyväksymismerkinnän tulee sisältää allekirjoittajan nimi selväkielisenä tai selväkieliseksi saatettavissa oleva henkilökohtainen tunnus sekä toimenpiteen ajankohdan yksilöivä aikaleima. Käyttöomaisuushankintojen osalta on lisäksi varmistettava, että tositteen liitteenä on käyttöomaisuuskirjanpidon edellyttämät tiedot. Puutteellisesta tositteesta vastaa hyväksyjä. Menojen tilivelvollinen ja ensisijaisvastuullinen hyväksyjä on yksikön esimies, joka vastaa kaikista yksikön menoista. Yksikön esimiehen määräämät hyväksymisvaltuudet annetaan kirjallisesti. Hyväksymisvaltuudet ja niiden muutokset toimitetaan hallintoviraston talouspalveluihin, jossa niistä pidetään luetteloa. Valtuutuksesta tulee ilmetä, mitä menoja kukin henkilö on oikeutettu hyväksymään. Erityisesti henkilön itse tulee varmistaa, että menon hyväksymisessä ei ole jääviyttä. Menon hyväksyjä ei voi hyväksyä puhtaasti itseään koskevia menoja. Esimiesten menot hyväksyy aina heidän esimiehensä. Rehtorin menot hyväksyy hallintojohtaja. Dekaanien menot hyväksyy varadekaani. Laitoksen johtajan menot hyväksyy varajohtaja. Normaalikoulun johtavan rehtorin menot hyväksyy normaalikoulun vararehtori. 10

12 Hallintojohtaja voi valtuuttaa yliopiston hallintoelimen jäsenen, joka ei ole palvelussuhteessa yliopistoon tai henkilön, joka on palvelussuhteessa Suomen Akatemiaan, hyväksymään yliopiston menoja. Asiatarkastajan ja menon hyväksyjän on oltava eri henkilöitä Maksutoimeksianto Maksutoimeksiantoon osallistuvien henkilöiden on tarkastettava, että maksutoimeksiannossa maksuun pantava summa vastaa reskontrasta tai muusta järjestelmästä ajetun lopullisen maksuluettelon summaa ja maksutapahtumien kappalemäärää, ja että maksutoimeksiannon summa sekä maksutapahtuminen kappalemäärä ovat samat kuin pankista saadun palautteen vastaavat määrät. Mahdollisen eron syyt on selvitettävä viiveettä. 5.4 Ennakkomaksut Poikkeustapauksessa voidaan yliopiston kannalta kiireellinen ja välttämätön meno maksaa ennakkona, kun ennakon maksaminen on lainsäädännön perusteella mahdollista. Ennakon maksamisen edellytyksenä on, että aikaisemmat ennakot on tilitetty ja rahoitusta on jäljellä ennakon tilitystä varten. Hallintojohtajan määräämät henkilöt päättävät ennakoiden maksamisesta. Matkaennakoista määrätään matkamenojen yhteydessä. 5.5 Käyttöoikeuden myöntäminen toiselle tilivirastolle Yliopisto voi myöntää toiselle tilivirastolle käyttöoikeuden omiin määrärahoihinsa laskutusta vastaan. Käyttöoikeudet myönnetään aina kirjallisesti ja ne allekirjoitetaan kuten sopimukset. Käyttöoikeuden myöntökirjeestä toimitetaan kopio yliopiston kirjaamoon. 5.6 Hankinnat Hankinnat on tehtävä edullisimmalla tavalla noudattaen yliopiston hallituksen erillistä periaatepäätöstä ja hallintojohtajan vahvistamia yksityiskohtaisia hankintaohjeita. Hankinnoissa hyödynnetään yliopiston tai Hansel Oy:n valtion hankintayksikkönä tekemiä puitesopimuksia. Yksikön itse kilpailuttamista hankinnoista lähetetään kirjaamoon kynnysarvojen ylittävistä hankinnoista kaikki asiakirjat tai kynnysarvon alittavista hankinnoista hankintapäätökset. Kynnysarvolla tarkoitetaan lainsäädännössä määriteltyjä raja-arvoja. 5.7 Matkamenot Matkamääräys Matkamääräyksen antajana on ensisijaisesti yksikön esimies. Matkamääräys annetaan kaikista virkamatkoista ennen virkamatkaa. Matkamääräys voidaan antaa kerralla useammasta samaan yksilöityyn tehtävään liittyvästä virkamatkasta. 11

13 Rehtorin matkamääräyksen antaa hallintojohtaja. Hallintojohtajan matkamääräyksen antaa rehtori. Dekaanien matkamääräykset antaa varadekaani. Laitoksen johtajan matkamääräyksen antaa varajohtaja. Normaalikoulun johtavan rehtorin matkamääräyksen antaa normaalikoulun vararehtori. Muiden esimiesten matkamääräyksen antaa heidän esimiehensä, joilla on menon hyväksymisoikeus. Hallintojohtaja voi valtuuttaa yliopiston hallintoelimen jäsenen, joka ei ole palvelussuhteessa yliopistoon tai henkilön, joka on palvelussuhteessa Suomen Akatemiaan hyväksymään yliopiston matkamenoja. Koneellista tietovälinettä käytettäessä matkamääräysmerkinnän tulee sisältää allekirjoittajan nimi selväkielisenä tai selväkieliseksi saatettavissa oleva henkilökohtainen tunnus sekä toimenpiteen ajankohdan yksilöivä aikaleima. Matkamääräys allekirjoitetaan elektronisesti. Matkaennakot on anottava riittävän ajoissa ennen virkamatkaa. Ennakon myöntämisen edellytyksenä on hyväksytty matkamääräys. Ennakkoa voidaan maksaa enintään 80 % matkamääräyksessä hyväksytyistä virkamatkan matkustajalle aiheuttamista menoista ja matkustussäännön edellytyksin. Matkaennakot maksetaan pankkitilille Matkalasku ja matkustuspalvelut Matkalaskun asiallinen tarkastaja vastaa myös numerotarkastuksesta. Tarkastuksessa on todettava, että virkamatka on suoritettu ja matkalasku on valtion matkustussäännön mukainen. Matkalasku on esitettävä yliopistolle viipymättä ja viimeistään kahden kuukauden kuluessa matkan päättymisestä. Talouspäällikkö voi hakemuksesta ja perustellusta syystä myöntää luvan myöhästyneenä esitetyn matkalaskun maksamiseen. Liikaa maksettu matkaennakko on palautettava välittömästi, kun matkalasku on hyväksytty. Palauttamaton matkaennakko peritään palkasta tai siirretään perintätoimiston perittäväksi, mikäli sitä ei kahden kehotuksen jälkeen ole maksettu. Yliopisto korvaa yliopiston ulkopuolisille henkilöille matkamenot verohallituksen päätöksen mukaisesti tositteita vastaan. Taksin käyttö tulee aina perustella. Matkustus- ja majoituspalveluissa tulee mahdollisuuksien mukaan hyödyntää yliopiston saamat alennukset, sarjaliput sekä noudattaa yliopiston tai valtion hankintayksikön keskitetysti kilpailuttamia sopimuksia. Tilattaessa matkustuspalveluja on varmistuttava, että matkamääräys on hyväksytty Ulkopuolisten kustantamat virkamatkat Ulkopuolisen tahon rahoittaman matkan vastaanottaminen on arvioitava kokonaisuutena suhteessa yliopiston toimintaan, rahoittajan asemaan ja odotuksiin suhteessa yliopistoon, siihen miten matka vaikuttaa tasapuolisuuteen virkatehtävien hoitamisessa ja matkan arvoon. Matka ei saa vaarantaa luottamusta Jyväskylän yliopiston ja virkamiehen toimintaan. Ulkopuolisten tahojen rahoittamat matkat edellyttävät matkamääräystä kuten muutkin matkat, matkamääräyksestä tulee ilmetä matkan rahoittaja. Matkamääräyksen antajan tehtävä on arvioida, onko matka yliopiston toiminnan kannalta perusteltu. 12

14 Ulkopuolisten rahoittamissa virkamatkoissa noudatetaan hallintojohtajan erikseen antamaa tarkempaa ohjetta Jatkuva oman auton käyttölupa Tilapäisluonteisen (yksittäistä virkamatkaa koskeva) oman auton käyttöoikeuden myöntää yksikön esimies. Oman auton käyttö tulee aina perustella. Jatkuvan oman auton käyttöluvan myöntää hallintojohtaja yksikön johtajan perustellusta esityksestä. Luvat myönnetään vain poikkeustapauksissa ja aina määräajaksi. 5.8 Vakuutukset Yliopisto ei voi ottaa vakuutuksia omaisuudelleen. Poikkeuksellisen suuren riskin tapauksissa vakuuttamisesta tulee tehdä kirjallinen esitys hallintojohtajalle. Yliopistolla on matkavakuutus ulkomaanmatkojen varalle. Tarkempia ohjeita matkavakuutuksen aktivoinnista ja ehdoista antaa hallintovirasto. 5.9 Edustusmenot, huomionosoitukset, henkilöstötilaisuuksista aiheutuvat menot, kulukorvaukset ja avustukset Valtion varoja voidaan käyttää edustustarkoituksiin vain tavanomaisen vieraanvaraisuuden tai huomaavaisuuden osoittamiseksi yliopiston tehtäväalueella toimiville sekä koulutus-, juhla tai muissa vastaavissa tilaisuuksissa yliopiston omalle henkilökunnalle. Muuta kuin varsinaiseen toimintaan tarkoitettua määrärahaa voidaan käyttää edustusluonteisiin tarkoituksiin vain, jos määrärahan käyttöperusteet sen nimenomaisesti sallivat tai määrärahan käyttötarkoitus muutoin edellyttää edustustilaisuuksien järjestämistä. Edustusmenoissa, huomionosoituksissa ja henkilöstötilaisuuksista aiheutuvissa menoissa noudatetaan hallintojohtajan antamaa tarkempaa ohjetta. Kulukorvausta voidaan maksaa yliopiston vastuulla olevien tehtävien suorittamisesta aiheutuneiden menojen perusteella. Korvauksesta on sovittava etukäteen ja se maksetaan vain alkuperäisen tositteen tai vastaavan luotettavan selvityksen perusteella. Selvityksestä tulee ilmetä virkatehtävien hoitamisen aiheuttamat toteutuneet lisäkustannukset, kiinteäluontoisia maksuja ei makseta. Yliopiston varoista ei voi maksaa avustuksia. Avustuksella tarkoitetaan vastikkeetonta suoritusta, esimerkiksi yhteisölle maksettua rahallista tukea osallistumalla keräykseen tai tuki-ilmoituksella Palkkojen, palkkioiden ja apurahojen maksu sekä palkkaaineistojen ja -menojen tarkastaminen Palkanlaskennasta ja apurahojen maksatuksesta ennakkoperintälain ja asetuksen mukaisesti huolehtii hallintoviraston henkilöstöpalvelut ja vastaa henkilöstöpäällikkö, joka antaa tarvittaessa tarkemmat määräykset palkanlaskennan toteuttamisesta ja edellyttämistä tiedoista. Palkat, palkkiot ja apurahat maksetaan tilisiirron välityksellä saajan ilmoittamaan rahalaitokseen. Palkanlaskennan perusteet ja niissä tapahtuvat muutokset sekä muut hyväksytyt palkkaukseen 13

15 vaikuttavat tekijät on ilmoitettava palkka- ja henkilöstöasioita suorittaville henkilöille kirjallisesti. Palkkaluettelon ja palkkojen tilierittelyn tarkastuksesta vastaavat hallintoviraston henkilöstösihteerit. Tarkastuksessa on todettava, että palkkaluettelo ja palkkojen tilierittely ovat sisällöltään asiallisesti ja numerollisesti oikeat. Henkilöstöpäällikkö hyväksyy ne ennen palkkojen maksua. Tarkastuksesta ja hyväksymisestä tehdään pysyvät merkinnät palkkaluetteloon. Ohjelmistotalo lähettää palkkojen, palkkioiden ja apurahojen maksatusaineiston pankkiin. Katetositteena toimivan kateluettelon hyväksyy henkilöstöpäällikkö. Palkkojen pankista periminen suoritetaan kirjallisesti ja ne allekirjoittaa henkilöstöpäällikkö Työ- ja käyttökorvaukset Kaikki yliopiston maksamat työ- ja käyttökorvaukset tulkitsee henkilöstöpäällikkö. Ennakkoperintärekisteriotteella tapahtuvat korvaukset maksetaan talouspalveluiden maksuliikenteen kautta. Ilman ennakkoperintärekisteriotetta tapahtuvat korvaukset maksetaan henkilöstö- ja palkkajärjestelmän kautta Työterveyshuollon menot Työterveyspalveluista vastaava toimittaja lähettää laskut suoraan hallintoviraston henkilöstöpalveluihin henkilöstösihteerille. Laskun tarkastuksen jälkeen käyttäjien nimilista poistetaan laskusta ja nimilista arkistoidaan yliopiston arkistoon ns. luottamuksellisena asiakirjana. Asiakirjasta ei anneta ulkopuolisille kopioita tai muutakaan tietoa. Lasku (ilman palvelujen käyttäjien nimilistaa) toimitetaan talouspalveluihin maksettavaksi Luontoisedut Luontoiseduissa noudatetaan valtiovarainministeriön ohjeita ja yliopiston päätöksiä Ilmoitukset viranomaisille Veroviranomaisille toimitettavat työnantajan vuosi-ilmoitukset hyväksyy ja allekirjoittaa henkilöstöpäällikkö. Ennakonpidätysten, lähdeverojen, sosiaaliturvamaksujen, eläkemaksujen, tapaturma- ja ryhmähenkivakuutusmaksujen, työttömyysvakuutusmaksujen, ulosottojen ja ammattiliittojen jäsenmaksujen tilitykset ja muut vastaavat hyväksyy ja allekirjoittaa henkilöstöpäällikkö. 14

16 6 TULOJEN KÄSITTELY 6.1 Tulojen perimisen ja varojen vastaanottamisen yleiset menettelyt Kaikkien tulojen käsittelyyn osallistuvien henkilöiden tulee valvoa, että yliopisto perii tulot asianmukaisesti ja oikeamääräisenä. Syntynyt saaminen on viipymättä tai tehdyn sopimuksen, sitoumuksen tai päätöksen mukaisesti laskutettava. Laskua ei ole kuitenkaan tarpeen käyttää, jos kyseessä on käteissuoritus tai muu tulo, joka on sovittu tai säädetty vaatimatta maksettavaksi tai jos maksu perustuu erilliseen asiakirjaan, josta ilmenevät maksuvelvollisuus ja maksun suorittamiseen tarvittavat tiedot. Laskutuspyynnöstä tai laskun tekemisestä vastaa se yksikkö, jolle saaminen kuuluu. Laskussa tai muussa velkomisasiakirjassa on mainittava maksaja, maksun aihe, maksettava rahamäärä, maksun vastaanottaja, eräpäivä, yliopiston tulotilin numero, viivästyskorko sekä arvonlisäverolain edellyttämät merkinnät. Laskutuksesta ja muusta tulojen vastaanottamisesta vastaa se yksikkö, jolle saaminen kuuluu ja sen tulee tarkastaa ja hyväksyä laskun oikeellisuus sekä kirjaustilit. Jos saadusta maksusuoritteesta ei ole laskua tai muuta velkomisasiakirjaa, laaditaan siitä erikseen kirjapitomerkinnöillä varustettu ja hyväksytty tulotosite siinä yksikössä, jonne tulo kirjataan. Saadun maksusuorituksen tarkastuksen sekä hyväksynnän suorittavat talouspalveluissa talouspäällikön määräämät henkilöt. Jos yksikössä on oma tulotili, tarkastuksen ja hyväksymisen suorittaa yksikön esimies tai hänen määräämänsä henkilö. Hyvityslasku tehdään, mikäli laskussa on asia- tai laskuvirhe. Hyvityslaskussa on mainittava hyvittämisen peruste ja se, mitä laskua hyvitys koskee. Hyvityslasku tarkastetaan ja hyväksytään niin kuin tuloja koskeva lasku. Saatavista pidetään myyntireskontraa hallintoviraston talouspalveluissa Tarkastaminen ja hyväksyminen Kirjanpidon menotositetta koskevia määräyksiä tulee soveltuvin osin noudattaa myös tulotositteiden käsittelyssä. Yksikön esimies määrää laskujen numero- ja asiatarkastuksen suorittajat. Yksikön esimies tai hänen määräämänsä hyväksyy tuloja koskevat laskut tai muut tulotositteet. Hallintoviraston talouspalvelut antaa tarkemmat ohjeet tulojen tarkastamisesta ja hyväksymisestä Saatavien perintä ja tileistä poistaminen Kaikkien yksiköiden tulee valvoa omia saataviaan, jotta kaikki saatavat tulevat ajallaan ja asianmukaisesti perityksi. Talouspalvelut lähettää maksumuistutukset myyntireskontrassa olevista erääntyneistä saatavista ja perii niistä viivästyskoron. Mikäli saatavaa ei makseta maksumuistutuksenkaan jälkeen, saatava siirretään perintätoimistolle. Yksiköt huolehtivat muiden saatavien perinnästä. Hallintovirasto antaa tarkemmat ohjeet yliopiston laskutusmenettelyistä, saatavien perinnästä, viivästyskorkomenettelystä sekä tileistä poistamisesta. 15

17 Esitykset saatavien poistamisesta tekee kunkin yksikön esimies ja poistopäätökset tekee talouspäällikkö. Hallintoviraston talouspalveluissa kootaan tilinpäätökseen vaadittava yhteenveto saatavien poistoista. Saatavat poistetaan kunkin yksikön rahoituksesta. Palkkasaatavien perinnästä vastaa henkilöstöpäällikkö. 6.2 Sopimustoiminnan yleiset menettelyt Sopimuksissa noudatetaan yliopiston hallituksen hyväksymää sopimuspolitiikkaa. Sopimukset tehdään esittelystä. Tutkimukseen, koulutukseen ja kansainvälisiin hankkeisiin liittyvistä sopimuksista päättää hallintovirasto esittelymenettelyä noudattaen ellei yksittäistapauksin tai yksikkökohtaisesti perustelluista syistä johtuen sopimuksia ole delegoitu, mistä päättää rehtori. Hankkeen vastuullinen johtaja ja toteuttava yksikkö ovat velvollisia huolehtimaan siitä, että kaikkien yhteistyökumppanien kanssa tehdään tarvittavat sopimukset. Vastuullinen johtaja on velvollinen huolehtimaan siitä, että tarvittavat oikeuksiensiirtosopimukset ja muut liitännäissopimukset tutkijoiden kanssa tehdään tutkimustyön alussa. Sopimukset on laadittava ottaen huomioon voimassa olevat säädökset, ohjesäännöt sekä rahoittajien asettamat ehdot. Hankkeissa syntyneiden tulosten kaupallistamiseen liittyvät sopimukset tehdään yhteistyössä tutkimus- ja rekrytointipalvelujen lakimiehen kanssa. Yksikön esimies vastaa yksikön ulkopuolisen rahoituksen kustannusvastaavuudesta ja yksittäisen suoritteen asianmukaisesta hinnoittelusta ja tulojen asianmukaisesta laskuttamisesta. Maksullisessa palvelutoiminnassa noudatetaan maksuperustelakia (150/1992). Maksullisen palvelutoiminnan tarjousten laatimisesta vastaa vastuullinen johtaja. Tarjousta tehdessä on otettava huomioon, että tarjous sitoo sen tekijää. Tarjoukset allekirjoitetaan kuten sopimukset Yhteisrahoitteinen toiminta Rahoitusta hakee yliopisto. Hakemuksen valmistelusta rahoittajan vaatimuksien mukaisesti vastaa hankkeen vastuullinen toteuttaja. Hakemukset allekirjoitetaan kuten sopimukset. Sopimusten teossa noudatetaan sopimustoiminnan yleisiä menettelyjä ja rahoittajien antamia erityisohjeita. Hankkeen vastuullinen johtaja vastaa siitä, että rahoituspäätökset toimitetaan yliopiston kirjaamoon säilytettäviksi. Toisilta valtion virastoilta tulevien rahoituspäätösten tarkastamisessa huomioidaan talousarvion budjetointiperiaatteiden noudattaminen ja arvonlisäveron käsittelyn oikeellisuus. Arvonlisäverokäsittelyn oikeellisuuden varmistamiseksi hakijan tulee olla yhteydessä hallintovirastoon ennen hankkeen tai siihen liittyvien sopimusten valmistelua Rakennerahastohankkeet ja suorat EU-tuet Hakemuksen valmistelusta rahoittajan vaatimuksien mukaisesti vastaa hankkeen vastuullinen johtaja. Rakennerahastohankkeiden ja suorien EU-tukien maksatushakemusten laadinnasta, kustannusselvityksistä ja raportoinnista vastaa se yksikkö, jolla on hankkeen toteuttamisvastuu. Hankkeen toteuttamisesta, varojen käytöstä ja raportoinnin järjestämisestä sopimuksen mukai- 16

18 sesti vastaa hankkeen toteuttava yksikkö. Hankkeen vastuullinen johtaja vastaa siitä, että rahoituspäätökset toimitetaan yliopiston kirjaamoon säilytettäviksi mikäli ne saapuvat suoraan yksikköön. Yksikkö vastaa mahdollisten rahoituspäätöksen ja sopimuksen mukaisten muiden kuin kirjanpidon dokumenttien säilyttämisestä. Hankkeissa edellytetyn tarkastustoiminnan toteutumisesta vastaa hanketta toteuttava yksikkö. 6.3 Sponsorointi Sponsorointisopimus on tehtävä kirjallisesti yliopiston ja sponsoroivan tahon välillä. Rehtori ja hallintojohtaja allekirjoittavat arvoltaan yli euron sponsorointisopimukset. Sopimukseen on kirjattava sponsoriyhteistyön koko sisältö ja arvolisäverolain edellyttämät merkinnät. Sponsorointi voi olla media- tai imagohyötyä, tavaraa tai palvelua. Sponsorointi ei saa vaarantaa luottamusta Jyväskylän yliopiston toimintaan. 6.4 Lahjoitettujen varojen vastaanottaminen Arvoltaan yli euron lahjoituksen tai testamentin vastaanottamisesta päättää yliopiston hallitus. Arvoltaan yli euron lahjoituksen tai testamentin vastaanottamisesta päättää rehtori. Muilta osin lahjoituksen tai testamentin vastaanottamisesta päättää yksikön esimies. Lahjoitusvarojen vastaanottamisen edellytyksenä on, että varat on käytettävissä yliopistolle kuuluviin tehtäviin eikä lahjoitus sisällä sellaista toimeksiantoa, jonka mukaan lahjoitusvaroilla suoritetun työn tulokset ovat yksinomaan tai pääasiallisesti lahjoittajan käytettävissä. 6.5 Yhteisömyynti Yksikössä laskuttaja vastaa siitä, että asiakkaan arvonlisäveronumero on oikea. Yhteisömyynnissä noudatetaan talouspalveluiden antamia erillisiä ohjeita. Yhteisömyynnin yhteenvetoilmoitus laaditaan hallintoviraston talouspalveluissa. 7 KIRJANPITO JA TULOKSELLISUUDEN LASKENTATOIMI 7.1 Kirjanpitokokonaisuus Yliopiston kirjanpitojärjestelmä käsittää liike- ja talousarviokirjanpidon, sisäisen kirjanpidon, rahastojen kirjanpidon sekä tarvittavat muut osakirjanpidot, joita ovat ostoreskontra, myyntireskontra, käyttöomaisuuskirjanpito, pääkassa ja sivukassat. Kirjanpito hoidetaan asetuksella valtion talousarviosta tarkoitettua riittävän yhtenäistä, turvallista ja tarvittavat tiedot antavaa järjestelmää käyttäen. Osakirjanpidot täsmäytetään pääkirjanpitoon talouspäällikön antaman erillisen ohjeen mukaisesti. Kirjanpitojärjestelmäkokonaisuuteen liittyvät asiakirjat ja tositteet säilytetään yliopiston arkistosäännön mukaisesti. 17

19 7.2 Kirjanpidon tilit Tilijärjestelmän perustana on Valtiokonttorin määräysten mukaiset tuotto- ja kululaskelman sekä taseen laatimiseksi tarvittavat liikekirjanpidon tilit, tarvittavat talousarviotilit sekä suunnittelu- ja seurantajärjestelmän edellyttämät sisäisen kirjanpidon tilit. Tilipuitteiden laadinnasta ja kirjausohjeista vastaa hallintoviraston talouspalvelut. 7.3 Kirjanpitokirjat Kirjanpitokirjoja ovat päiväkirja, liikekirjanpidon pääkirja, talousarviokirjanpidon pääkirja sekä tilinpäätös liitteineen. Rahastojen kirjanpidossa käytetään samoja kirjanpitokirjoja soveltuvin osin. Sekä perinteiset että muussa kuin paperimuodossa olevat tositteet tulee säilyttää arkistosäännön mukaisesti. Koneellista tietovälinettä käytettäessä päivä- ja pääkirjat voidaan säilyttää koneellisessa muodossa. 7.4 Kirjanpidon tositteet ja niiden säilyttäminen Tositteet numeroidaan tositelajeittain vuosittain juoksevasti. Tositteiden liitteet on varustettava numeroilla ja yhdistettävä tositteisiin. Tositteisiin, jotka olennaisesti liittyvät toisiinsa, on kumpaankin merkittävä toistensa tositenumero. Koneellista tietovälinettä käytettäessä kirjanpitomerkinnät on tehtävä siten, että konekielisesti säilytettävään tositteeseen yhdistetään tositteen numero, päiväys ja muut kirjanpitomerkinnät sekä muut kirjanpitotapahtuman tarkastusta, hyväksymistä ja maksumääräystä koskevat merkinnät. Mikäli koneellisesti säilytettävän tositteen maksumääräystä ei tehdä koneellisesti, manuaalinen maksumääräys on oltava yhdistettävissä niihin tositteisiin, joita se koskee. Konekielistä tietovälinettä käytettäessä tulee paperille kuvatun tositteen olla tulostettavissa paperille ja tietokoneen näytölle selväkieliseen muotoon ja värejä lukuun ottamatta alkuperäisen tositteen kaltaisena. Tietovälineellä laaditun tositteen tulee olla tulostettavissa selväkielisenä paperille ja tietokoneen näytölle, vaikka tositteen muoto ei vastaa alkuperäistä tositetta. Automaattitekniikalla tehdyt kirjaukset todennetaan päiväkirjalla. Hallituksen päätöksiin pohjautuvia kirjauksia ei tarvitse erikseen hyväksyä. Kirjanpitoon tehtävästä korjauksesta on laadittava tosite, joka on tarkastettava ja hyväksyttävä. Tallennusvirheen tai muun teknisen virheen korjaamista laaditun tositteen hyväksyy talouspäällikkö tai kirjanpitopäällikkö. Jos tositteella muutetaan alkuperäisen tositteen merkintöjä, tosite hyväksytään kuten alkuperäinen tosite. Korjaustositteessa on oltava korjatun tositteen numero ja korjauksen syy. Korjattavaan tositteeseen on merkittävä viittaus korjaustositteeseen. Molempiin tositteisiin on merkittävä oikaisijan allekirjoitus ja päiväys. 18

20 Tilisiirron maksuluettelot ja maksulistat säilytetään erikseen aikajärjestyksessä. Pankkisiirtotilien ja rahastojen tiliotteet arkistoidaan tilitositteiden mukana. Kirjanpitoasiakirjat säilytetään kokonaisuutena arkistosäännön mukaisesti. EU-asiakirjojen arkistoinnissa noudatetaan rahoituspäätösten ohjeita, jos niiden aikarajat ylittävät yliopiston arkistosäännön mukaiset aikarajat tai ne muutoin poikkeavat yliopiston arkistosäännöstä. 7.5 Keskuskirjanpito Hallintojohtaja määrää Valtiokonttorille lähetettävän kuukausi-ilmoituksen allekirjoittajat sekä liikekirjanpidon ja talousarviokirjanpidon kuukausittaisen täsmäytyslaskelman tarkastajat ja allekirjoittajat. Kuukausi-ilmoitus ja täsmäytyslaskelma säilytetään arkistosäännön mukaisesti. Talouspalvelut vastaa talousarviossa myönnettyjen valtuuksien ja niiden käytöstä aiheutuvien menojen seurannasta sekä valtuuksien ilmoitusvastuusta Valtiokonttorille. 7.6 Korkokustannus Investointilaskelmissa, kustannusvastaavuuslaskelmissa, kannattavuuslaskelmissa ja muissa pääomien käytön arviointia koskevissa laskelmissa käytetään Valtiokonttorin vuosittain ilmoittamaa korkoa, jollei muuta ole määrätty. 7.7 Tuloksellisuuden ja johdon laskentatoimi Yliopiston ulkoinen ohjaaminen ja sisäinen toiminnan johtaminen edellyttävät yliopiston sisäisen laskentatoimen tuottamia tietoja yliopiston taloudesta ja toiminnasta. Toiminnan tuloksellisuutta kuvaavien tunnuslukujen tuottamiseksi tarvitaan tietoja talous-, henkilöstö-, opiskelija- ja tilajärjestelmistä. Sisäinen laskenta tuottaa tietoa suunnittelun tueksi ja toiminnan tuloksellisuuden selvittämiseksi. Sisäisen laskentatoimen ja johdon raportoinnin kehittämisestä vastaa hallintovirasto työjärjestyksensä mukaisesti. Yliopiston kustannuslaskennan avulla selvitetään tulosalueiden kustannukset. Kustannusten kohdentamisessa noudatetaan mahdollisimman pitkälle aiheuttamisperiaatetta. Kustannukset kohdennetaan laskentakohteille suorina kustannuksina tai vyörytettyinä kustannuksina. Sisäisten palveluiden tuottamisessa voidaan kustannusten kohdentamiseen käyttää sisäistä laskutusta, jolloin hinnoittelussa käytetään pääsääntöisesti omakustannusarvoa. Kustannuslaskennan kehittämisestä vastaa hallintovirasto. Maksullisen toiminnan yliopistotason kannattavuuden seurantaa toteutetaan hallintoviraston toimesta. Toteuttava yksikkö vastaa maksullisen palvelutoiminnan suoritteiden hinnoittelusta kustannusvastaavuuden edellyttämällä tavalla. Maksullisen toiminnan tulot ja suorat kustannukset osoitetaan kirjanpidossa omille tileilleen. Yhteisten tukitoimintojen käyttö kohdennetaan yliopiston sisäisestä rahoitusmallista johdettuina yleiskustannuksina ja tilojen käyttö suorina kustannuksina. 19